APPLIKASI HUMAN RESOURCE

INFORMATION SYSTEM

Diusulkan Oleh :

Beni Septian (41815110222)

Indra Komara (41815110227)

Munawar Holil (41815110221)

 BAB I

1.1. Latar Belakang

Sistem Informasi adalah sebuah perangkat lunak yang memiliki fungsi sebagai sarana
mengatur dan mengolah data. Sistem Informasi bertujuan untuk mengolah data agar bisa
menghasilkan informasi matang yang berguna bagi para pemakainya.

Human Resources adalah orang-orang yang bertugas untuk mengelola tenaga kerja yang ada
pada suatu perusahaan, mulai dari proses perekrutan calon tenaga kerja hingga pengelolaan
para tenaga kerja yang sudah ada di perusahaan.

Human Resources Information System (HRIS) adalah suatu perangkat lunak yang berfungsi
untuk menjalankan tugas sehari-hari dari bagian Human Resources mulai dari pengelolaan
data karyawan, absensi, dan sebagainya.

Di zaman seperti sekarang setiap perusahaan pada umumnya menggunakan HRIS untuk
memudahkan kerja staff HRD dalam melakukan pengelolaan data karyawan, seperti data
pribadi karyawan, data absensi karyawan, data izin/cuti karyawan dan juga data-data seperti
gaji untuk karyawan sesuai golongan-golongan posisi mereka dalam perusahaan. Selain itu
dengan menggunakan HRIS, karyawan lain juga dapat merasakan manfaatnya seperti bisa
mengajukan cuti dengan mudah, dimana saja, dan kapan saja. HRIS juga memberikan
manfaat bagi perusahaan yaitu, dengan adanya HRIS maka data-data karyawan akan terkelola
dan tersimpan secara komputerisasi sehingga memudahkan perusahaan bila suatu saat
membutuhkan data karyawan untuk keperluan kenaikan jabatan, kenaikan gaji, dan
sebagainya.
 1.2. Identifikasi Masalah

Berdasarkan Latar Belakang, penulis memberikan identifikasi masalah sebagai berikut :

1. System HRIS yang digunakan banyak perusahaan sebatas pencatatan data karyawan
2. Tidak terintegrasinya system HRIS dengan proses recruitment pada banyak perusahaan
3. Karyawan perusahaan meminta slip gaji ke HRD secara manual

1.3. Tujuan Penelitian

Tujuan dari rancangan applikasi ini adalah :

1. Untuk Manajemen
Membuat Data Karyawan lebih tersistem, tertata dengan baik mudah di akses dan aman,
proses perekrutan karyawan bisa di telusuri dan lebih mudah diakses, membuat “pay slip /
slip gaji” melalui sistem sehingga mengurangi resiko human error dan mempercepat
pembuatan slip gaji, pihak manajeman dapat monitoring absensi karyawan dengan mudah.
2. Untuk Karyawan
Karyawan bisa mengakses data pribadi dan juga melihat data karyawan lain dengan mudah,
bisa melihat slip gaji dengan mudah tanpa harus minta terlebih dahulu ke HRD dan
menunggu beberapa hari.
3. Untuk Pelamar
Pelamar lebih mudah mendapat informasi lowongan kerja apa saja yang tersedia di
perusahaan.

1.4. Keluaran yang Diharapkan

Dengan adanya System ini diharapkan dapat meningkatkan produktivitas bagian HR

pada perusahaan dan meningkatkan efektifitas pada proses bisnis pada bagian manajemen
sumber daya manusia khususnya pada proses perekrutan karyawan, manajemen data
karyawan dan penghitungan gaji karywan.
 BAB II

Landasan Teori

2.1 Pengertian SIstem

Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling
berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.Sebagian besar sistem
terdiridari subsistem yang lebih kecil yang mendukung sistem yang lebih besar. (Romney dan
Steinbart, 2015:3)

2.1.1 Tujuan Sistem

tujuan sistem menurut (Azhar Susanto, 2013:23) : Target atau sasaran akhir yang ingin
dicapai oleh sistem. Agar supaya target tersebut bisa tercapai, maka target atau sasaran
tersebut harus diketahui terlebih dahulu ciri-ciri atau kriterianya. Upaya mencapai sasaran
tanpa mengetahui ciri-ciri atau kriteria dari sasaran tersebut kemungkinan besar sasaran
tersebut tidak akan pernah tercapai. Ciri-ciri atau kriteria dapat juga digunakan sebagai tolak
ukur dalam menilai suatu keberhasilan suatu sistem dan menjadi dasar dilakukannya suatu
pengendalian.

2.2 Pengertian Informasi

informasi adalah “data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti
bagi yang menerimanya, sedangkan data merupakan sumber informasi yang menggambarkan
suatu kejadian yang nyata”. (Agus Mulyanto, 2009:12)

2.3 Pengertian Sistem Informasi

menurut Krismaji (2015:15) : Sistem informasi adalah cara-cara yang diorganisasi untuk
mengumpulkan, memasukkan, dan mengolah serta menyimpan data, dan cara-cara yang
diorganisasi untuk menyimpan, mengelola, mengendalikan, dan melaporkan informasi
sedemikian rupa sehingga sebuah organisasi dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
 2.3.1 Ciri-Ciri Sistem Informasi

Berikut ciri-ciri sistem informasi menurut Ardana dan Lukman :

1. Satu Kesatuan: Satu-Kesatuan organisasi,

2. Bagian-Bagian: ada manajemen, karyawan, pemangku kepentingan (stakeholder) lainnya,
gedung kantor, sub-sistem komputer (perangkat keras, perangkat lunak, perangkat jaringan,
sumber dayamanusia, basis data dan informasi).
3. Terjalin erat: tercermin dalm bentuk hubungan, interaksi, prosedur kerja antar manajemen,
4. Mencapai tujuan: menghasilkan informasi yang berkualitas bagi manajemen dan pemangku
kepentingan lainnya

2.3.2 Tujuan Sistem Informasi

menurut Azhar Susanto (2013: 23) Tujuan Sistem Informasi sebagai berikut: “Tujuan
sistem merupakan target atau sasaran akhir yang ingin dicapai oleh suatu sistem. Agar supaya
target tersebut bisa tercapai, maka target atau sasaran tersebut harus diketahui terlebih dahulu
ciri-ciri atau kriterianya. Upaya mencapai suatu sasaran tanpa mengetahui ciri-ciri atau
kriteria dari sasaran tersebut kemungkinan besar sasaran tersebut tidak akan pernah tercapai.
Ciri-ciri atau kriteria dapat juga digunakan sebagai tolak ukur dalam menilai suatu
keberhasilan suatu sistem dan menjadi dasar dilakukannya suatu pengendalian “.

2.4 Manajemen Sumber Daya Manusia

Manajemen sumber daya manusia didefinisikan sebagai suatu strategi dalam menerapkan
fungsi-fungsi manajemen yaitu planning, organizing, leading and controlling, dalam setiap
aktifitas atau fungsi operasional sumber daya manusia mulai dari proses penarikan, seleksi,
pelatihan dan pengembangan, penempatan yang meliputi promosi, demosi dan transfer,
penilaian kinerja, pemberian kompensasi, hubungan industrial, hingga pemutusan hubungan
kerja, yang ditujukan bagi peningkatan kontribusi produktif dari sumberdaya manusia
organisasi terhadap pencapaian tujuan organisasi secara lebih efektif dan efisien (Sofyandi,
2009:6)
 2.5 HRIS

HRIS merupakan sistem informasi untuk mendukung kegiatan-kegiatan manajer di

fungsi sumber daya manusia. Fungsi ini dulunya bernama fungsi department personalia
sekarang diubah namanya menjadi fungsi SDM untuk menunjukan bahwa manusia didalam
organisasi adalah sumber daya ekonomis yang penting. (Jogiyanto HM , 2005: 249).

2.5.1 Tujuan HRIS

Menurut Priansa (2014:148), pengembangan SDM dalam organisasi memiliki banyak
tujuan, baik secara internal maupun eksternal. Tujuan pengembangan SDM secara internal
seperti:
1. Meningkatkan produktivitas kerja.
2. Meningkatkan efisiensi organisasi.
3. Meningkatkan efektivitas organisasi.
4. Mencegah kerusakan fasilitas organisasi.
5. Mengurangi kecelakaan kerja.
6. Meningkatkan pelayanan internal.
7. Meningkatkan moral karyawan.
8. Membuka kesempatan dalam pengembangan karir.
9. Mengembangkan leadership skill dalam diri karyawan.
10. Suksesi kepemimpinan.
11. Meningkatkan kompensasi yang akan diterima karyawan terlatih.

Tujuan pengembangan SDM secara eksternal seperti:

 Mampu memenuhi kebutuhan (tuntutan) pelanggan.

 Mampu menghadapi persaingan bisnis.

 Mampu menghadapi persaingan dalam tingkat global.

 Semakin tingginya biaya karyawan, dimana perusahaan memilih mempekerjakan karyawan

dalam jumlah sedikit namun mereka dapat mengemban pekerjaan yang banyak.

 Semakin langkanya sumber daya energi.

 2.6 REKRUTMEN

2.6.1 Pengertian dan Tujuan Rekrutmen

Menurut Rivai (2009:148), rekrutmen sebagai suatu rangkaian kegiatan yang dimulai
ketika sebuah perusahaan memerlukan tenaga kerja dan membuka lowongan pekerjaan
sampai mendapatkan calon yang diinginkan atau memenuhi kualifikasi sesuai dengan jabatan
atau lowongan yang ada.

2.6.2 Proses Perekrutan

Menurut T. Hani Handoko (2008:69), proses perekrutan secara ringkas dapat dijelaskan
dengan gambar berikut:

Gambar 2.1 Proses Rekrutmen menurut T. Hani Handoko (2008:69)

Sumber: T. Hani Handoko, 2008

Menurut Handoko (2008:70), proses rekrutmen memiliki beberapa istilah popular:

1. Job Analysis (Analisis jabatan)

Merupakan prosedur untuk menentukan tanggung jawab dan persyaratan, keterampilan dari
sebuah pekerjaan dan jenis orang yang akan di pekerjakan.
2. Job Description (Uraian Jabatan)
Uraian jabatan adalah mengihktisarkan fakta – fakta yang diberikan oleh analisis jabatan
dalam susunan yang sistematis. Uraian jabatan merupakan garis – garis besar yang ditulis dan
dimaksudkan untuk memberikan keterangan tentang fakta – fakta yang penting dari jabatan
yang diperlukan.

3. Job Specification (Persyaratan Jabatan)

Persyaratan pekerjaan adalah catatan mengenai syarat – syarat minimum yang harus dimiliki
untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan baik.

4. Job Evaluation (Penilaian Jabatan)

Penilaian jabatan adalah kegiatan yang dilakukan guna membandingkan nilai dari suatu
jabatan dengan nilai dari jabatan dengan jabatan lainnya.

5. Job Classification (Penggolongan Jabatan)

Penggolongan jabatan adalah pengelompokan jabatan – jabatan yang memiliki nilai yang
sama.

2.7 RAD

2.7.1 Pengertian RAD

Menurut Whitten (2007), RAD (Rapid Application Development) adalah suatu
pendekatan desain sistem yang menggunakan teknik terstruktur, prototyping dan JAD (Joint
Application Development) untuk mengembangkan sistem secara cepat. RAD juga diartikan
sebagai sebuah strategi pengembangan sistem yang menekankan kecepatan pengembangan
melalui keterlibatan pengguna yang ekstensif dalam konstruksi, cepat, berulang dan
bertambah serangkaian prototype bekerja sebuah sistem yang pada akhirya berkembang ke
dalam sistem final.
2.8. Software Pendukung
2.8.1. PHP

PHP adalah singkatan dari PHP : Hypertext Preprocessor. Di mana huruf ‘P’ pada kata PHP
merupakan singkatan dari kata PHP itu sendiri atau yang sering disebut rekursif.
Maksud dari rekursif adalah PHP memiliki kemampuan / fungsi untuk memanggil dirinya
sendiri. Pengertian PHP adalah bahasa pemrograman script server side yang sengaja
dirancang lebih cenderung untuk membuat dan mengembangkan web.
PHP merupakan bahasa pemrograman paling populer yang digunakan dalam membuat
sebuah website. Berdasarkan survei dari Wtechs pada tahun 2014, bahasa pemrograman PHP
merupakan bahasa pemrograman server-side yang paling populer dibandingkan ASP.NET
maupun dengan Java.

2.8.2. MYSQL

MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL (bahasa
Inggris: database management system) atau DBMS yang multialur, multipengguna, dengan
sekitar 6 juta instalasi di seluruh dunia. MySQL AB membuat MySQL tersedia
sebagai perangkat lunak gratis di bawah lisensi GNU General Public License (GPL), tetapi
mereka juga menjual di bawah lisensi komersial untuk kasus-kasus di mana penggunaannya
tidak cocok dengan penggunaan GPL.

Tidak sama dengan proyek-proyek seperti Apache, di mana perangkat lunak dikembangkan
oleh komunitas umum, dan hak cipta untuk kode sumber dimiliki oleh penulisnya masing-
masing.

2.8.3. Bootsrap

Bootstrap adalah sebuah framework css yang dapat digunakan untuk mempermudah
membangun tampilan web. Bootstrap pertama kali di kembangkan pada pertangahan 2010 di
Twitter oleh Mark Otto dan Jacob Thornton. Saat ini Bootstrap dikembangkan secara open
source dengan lisensi MIT.
 BAB III
3.1. Metode Penelitian

3.1.1. Metode Pengumpulan data

1. Observasi
2. Studi Pustaka
3. Studi Literatur

3.1.2. Metode Pengumpulan data

Dalam siklus RAD, terdapat beberapa tahapan, yang terdiri dari:

1. Requirment Planning
2. Design Workshop
3. Implementasi dan Testing
 Gambar 3.1 Sistematika Penelitian

3.1.3. Requirment Planning / Analisis

Kami malakukan analisis pada sistem HRIS menggunakan metode PIECES :

1. Performance

Sistem Baru

Pada HRIS yang kami buat, karyawan dapat dengan mudah melihat data
sendiri dan karyawan lain, karyawan juga dapat melakukan penganjuan cuti atau izin secara
online dan dapat di monitoring secara mudah, selain itu karyawan juga bisa melihat slip gaji
dengan mudah tanpa perlu meminta terlebih dahulu ke bagian HRD.

Dengan HRIS ini Pihak Manajemen dapat dengan mudah melihat absensi
karyawan secara realtime dan mudah, mempermudah bagian HRD dalam melakukan
pendataan karyawan dan training apa saja yang pernah diikuti oleh karyawan.

Saling integrasi antara system perekrutan, pendataan karyawan, absensi, cuti

dan penggajian sehingga mempemudah manajemen dan haryawan dalam operasional
perusahaan.
 Sistem Lama

Sistem lama tidak memiliki sistem perekrutan sehingga tidak terintegrasi,

sistem lama juga perkrutan masih secara manual dan belum melalui sistem dan perhitunggan
gaji tidak sesuai dengan kebijakan yang ada di indonesia seperti adanya potongan pph 21

2. Information

Sistem Baru

Dengan Sistem Baru informasi dari proses perekrutan, data karyawan, gaji
saling terhubung dan karyawan dan juga manajemen dapat akses sesuai dengan level nya
masing – masing.

Sistem Lama

Informasi dalam sistem lama khususnya penggajian tidak akurat karena tidak
adanya potongan pph 21 dan juga informasi mengenai perekrutan karyawan tidak ada pada
sistem

3. Economy
Sistem Baru
Sistem ini lebih efisiensi karena informasi saling terhubung, dengan sistem
pembangunan sistem lokal lebih mahal dalam jangka pendek, namun dalam jangka panjangan
biaya yang dikelurkan akan sedikit karena proses perekrutan, absensi, izin, cuti, penghitungan
gaji dan slip gaji melalui sistem.

Sistem Lama
Sistem lama hanya sebatas management data dan absensi sehingga kurang
efisien. Tidak ada fitur rekrutmen dan juga perhitungan gaji yang menimbulkan biaya
tambahan seperti kertas untuk print.
4. Control
Sistem Baru
Dengan Pembuatan sistem lokal data lebih bisa di kontrol dan aman, setiap
jabatan mempunya role / peran masing masing masing sehingga data lebih efisien dan juga
aman.

Sistem Lama
Sistem Lama di titik beratkan pada HRD dalam management data sehingga
control berada pada HRD dan juga admin.

5. Efficiency
Sistem Baru
Sistem Baru memiliki module atau proses yang saling terintergari / terhubung
sehingga kinerja operasional dalam Human resource lebih efisien khusunya dalam hal
perekrutan, manajemen data karyawan, absensi, izin, cuti, penghitungan gaji dan melihat slip
gaji.

Sistem Lama
Sistem lama tidak memiliki penghitungan gaji dan juga perekrutan sehingga
informasi tidak efisien yang berhubungan dengan hal tersebut

6. Service
Sistem Baru
Dengan Sistem berada di lokal memungkinkan perusahaan dapat akses
sistem lebih cepat dan selalu tersedia. Karyawan, HRD dan Manajemen memiliki peran / role
masing masing pada sistem sesuai dengan porsi masing masing.

Sistem Lama
Data yang dihasilkan sistem lama hanya sebatas manajemen data karywan
dan absensi sehingga banyak hal yang tidak memenuhi proses bisnis pada bagian sumber
daya manusia
3.1.4. Perancangan Use Case Diagram

Setelah actor terindentifikasi, tahap perencanaan selanjutnya adalah mengindentifikasi Use

Case , berikut detailnya :

Gambar 3.2 Usecase Data Management Karyawan

Gambar 3.3 Usecase Absensi dan Izin Cuti karyawan

Gambar 3.4 Usecase Payroll

Gambar 3.5 Usecase Applicant Tracking

3.1.5. Perancangan Activity Diagram

Activity Diagram menggambarkan aktifitasaktifitas yang terjadi dalam sistem dan user.
Berikut ini adalah activity diagram yang terdapat pada HRIS :

Gambar 3.6 Activity Diagram Absensi

Gambar 3.7 Activity Diagram Izin Cuti Karyawan

Gambar 3.8 Activity Diagram Payrol

Gambar 3.9 Activity Diagram Recruitment Tracking
Gambar 3.10 Activity Diagram Training Tracking
Gambar 3.11 Activity Diagram Portal
3.1.6. Perancangan Class Diagram

Class diagram dari HRIS ini adalah sebagai berikut:

Gambar 3.12 Class Diagram Absensi dan Izin Cuti Karyawan

Gambar 3.13 Class Diagram Payrol

Gambar 3.14 Class Diagram Recruitment Tracking

Gambar 3.15 Class Diagram Training Tracking

Gambar 3.16 Class Diagram Portal

3.2. Design GUI

Gambar 3.2.1 Design Form Login

Gambar 3.2.2 Design Halaman uatama For HRD

Gambar 3.2.1 Design Halaman Utama

3.3. Testing dan Implementasi

Pengujian yang digunakan adalah pengujian blackbox (eksternal). Pengujian eksternal

(blackbox testing) yaitu melakukan pengujian terhadap aplikasi dengan cara mengecek satu
persatu link yang ada dengan menggunakan table pengujian, apakah link tersebut sudah
sesuai seperti yang diharapkan atau belum.

4. Jadwal Pengembangan Sistem

September Oktober November Desember

No Kegiatan
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Penyusunan Proposal
2 Pengumpulan Data
Metode RAD
3 Requirment Planning
4 Design Workshop
Design GUI
Data management
Abensi & Cuti
Payrol
Recruitment v
Training Tracking
SSO
5 Testing & Implementasi
6 Pameran
Daftar Pustaka

[1] “Pendekatan Penelitian: Contoh dan Penjelasannya”. Internet :

http://sosiologis.com/pendekatan-penelitian March. 08, 2018 [July. 23, 2018].

[2] “Subjek Penelitian: Pengertian dan Contohnya”. Internet : http://sosiologis.com/subjek-

penelitian February. 13, 2018 [July. 23, 2018].

[3] “Metode Pengumpulan Data dalam Penelitian”. Internet :

http://ciputrauceo.net/blog/2016/2/18/metode-pengumpulan-data-dalam-penelitian February. 18, 2018
[July. 23, 2018].

[4] Burhanuddin , Affid “Pengumpulan Data dan Instrumen Penelitian”. Internet :

https://afidburhanuddin.wordpress.com/2013/05/21/pengumpulan-data-dan-instrumen-penelitian-3/ May.
21, 2013 [July. 23, 2018].

[5] Basri ,Seta “Uji Validitas dan Reliabilitas Instrumen Penelitian dengan SPSS”. Internet :
http://setabasri01.blogspot.com/2012/04/uji-validitas-dan-reliabilitas-item.html

April. 20, 2012[July. 23, 2018].

[6] Risky “Teknik Analisis Data Kualitatif, Kuantitatif, Menurut Para Ahli [Lengkap]”.
Internet : https://pastiguna.com/teknik-analisis-data/ Desember. 07, 2016 [July. 23, 2018].