Anda di halaman 1dari 9

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Rumah sakit merupakan suatu layanan masyarakat yang memberikan
pelayanan medis rawat jalan maupun rawat inap yang meliputi kegiatan
kuratif dan rehabilitatif. Fungsi rumah sakit adalah menyelenggarakan
pelayanan medis dan pelayanan penunjang. Rumah sakit merupakan unit
pelayanan padat karya yang di dalamnya banyak ilmu yang digunakan salah
satunya ilmu rekam medis.
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.
269/MENKES/PER/III/2008 rekam medis merupakan berkas yang berisikan
catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,
tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Keberadaan
rekam medis sangat diperlukan dalam menunjang terlaksananya kegiatan
pelayanan kesehatan di suatu fasilitas pelayanan kesehatan.
Dalam pelayanan rumah sakit, penyelenggaraan rekam medis
merupakan salah satu faktor yang menentukan baik buruknya mutu pelayanan
rumah sakit. Tanpa dukungan petugas rekam medis yang baik dan benar
pelayanan rumah sakit kurang berhasil dalam meningkatkan mutu pelayanan.
Melihat pentingnya penyelengaraan rekam medis di suatu unit pelayanan
kesehatan, salah satu upaya untuk mewujudkan mutu pelayanan rekam medis
adalah dengan ditunjang fasilitas dan sumber daya manusia yang tepat dengan
beban kerja yang ada. Pelayanan rekam medis yang baik dan bermutu
tercermin dari pelayanan yang ramah, cepat serta nyaman. Masing - masing
dokumen rekam medis pasien akan didistribusikan ke unit rawat jalan dan
unit rawat inap sesuai dengan tujuan pasien dan pengiriman dokumen rekam
medis tersebut dilakukan oleh petugas filling. Dokumen rekam medis wajib
dijaga kerahasiaannya dan wajib mengamankan isi dan fisik dokumen rekam
medis.

1
Berkas rekam medis bertujuan untuk menunjang tercapainya tertib
administrasi dalam upaya peningkatan mutu pelayanan kesehatan di rumah
sakit. Untuk mencapai hal tersebut pengisian atau pencatatan data rekam
medis di rumah sakit yang dilakukan oleh dokter atau dokter gigi dan atau
tenaga kesehatan lainnya yang berwenang harus lengkap supaya
menghasilkan informasi yang berkualitas.
Setiap pelayanan yang diberikan kepada pasien harus selalu tercatat
pada berkas rekam medis yang bersangkutan agar tercipta kesinambungan
data rekam medis. Berkas rekam medis milik sarana pelayanan kesehatan.
Artinya, sarana pelayanan kesehatan memiliki tanggung jawab penuh untuk
menjaga, memelihara, dan menyediakan berkas rekam medis kembali saat
dibutuhkan oleh petugas kesehatan, pasien, atau pun pihak lain pada fasilitas
pelayanan kesehatan yang bersangkutan. Berkas rekam medis juga memiliki
fungsi untuk melindungi petugas medis maupun non medis ketika terjadi
kasus hukum. Maka dari itu, sarana pelayanan kesehatan khususnya petugas
rekam medis harus bisa meminimalisir permasalahan yang terjadi di bagian
rekam medis. Salah satu permasalahan yang sering terjadi yaitu missfile dan
duplikasi berkas rekam medis.
Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk membuat
makalah dengan judul “Missfile dan Duplikasi Berkas Rekam Medis serta
Solusi untuk Menanganinya”. Makalah ini diharapkan dapat memberikan
sumbangan pemikiran terhadap persoalan pembelajaran mahasiswa.
B. Rumusan Masalah
Dari latar belakang di atas maka diperoleh rumusan masalah sebagai
berikut :
1. Apa yang dimaksud dengan missfile dan duplikasi ?
2. Bagaimana permasalahan missfile dan duplikasi ini dapat terjadi?
3. Bagaimana dampak terjadinya missfile dan duplikasi?
4. Bagaimana solusi untuk mengurangi permasalahan missfile dan
duplikasi?

2
C. Tujuan
Berdasarkan rumusan masalah di atas tujuan dibuatnya makalah ini
yaitu untuk :
1. Mengetahui pengertian missfile dan duplikasi
2. Mengetahui permasalah missfile dan duplikasi yang terjadi
3. Mengetahui dampak dari terjadinya missfile dan duplikasi
4. Mengetahui solusi dalam mengurangi permasalahan missfile dan duplikasi

D. Kegunaan Makalah
Makalah ini disusun dengan harapan memberikan kegunaan baik secara
teoretis maupun secara praktis. Secara teoretis, makalah ini berguna untuk
menambah wawasan, terutama tentang hal yang berkaitan dengan berkas
rekam medis. Secara praktis makalah ini diharapkan bermanfaat bagi:
1. Penulis, sebagai media untuk menambah pengetahuan dan konsep
keilmuan khususnya tentang missfile dan duplikasi dokumen rekam medis;
2. Pembaca, sebagai media informasi tentang missfile dan duplikasi dokumen
rekam medis.
E. Prosedur Makalah
Penulis menyusun makalah ini dengan menggunakan metode study
literatur. Metode study litelatur yaitu menggunakan referensi teori untuk
menyelesaikan permasalahan yang ditemukan.

3
BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Missfile dan Duplikasi Data Rekam Medis


Missfile adalah kesalahan dalam penempatan dokumen rekam medis
karena terkendala ruang filling yang kurang luas. Filling merupakan tempat
penyimpanan dokumen rekam medis yang berpengaruh dalam pemberian
informasi mengenai riwayat penyakit seorang pasien. Informasi yang
berkesinambungan dapat terwujud dengan adanya sistem informasi yang baik.
Duplikasi data rekam medis adalah keadaan dimana dokumen atau data
rekam medis mengganda. Mengganda yang dimaksud adalah nomer rekam
medis yang rangkap sehingga pasien mempunyai dua atau lebih berkas
rekam medis dengan nomor rekam medis yang sama.
B. Faktor terjadinya missfile dan duplikasi
Faktor yang mempengaruhi terjadinya missfile dan duplikasi ini terjadi
diantaranya diakibatkan oleh faktor – faktor berikut ini :
1. Sarana pengendalian dokumen rekam medis
Sarana pengendalian dokumen rekam medis di bagian filiing
menggunakan rak file, buku ekspedisi, dan menggunakan tracer. Buku
ekspedisi digunakan dalam membantu mengetahui keberadaan dokumen
yang sedang dipinjam. Dengan adanya catatan peminjaman dokumen
maka petugas dapat lebih mudah menemukan dokumen yang dipinjam di
poliklinik, bangsal maupun pihak terkait yang lain. Sedangkan tracer
digunakan untuk mempermudah letak dokumen yang dipinjam. Jumlah
dokumen rekam medis pada rak yang semakin banyak mengakibatkan rak
file menjadi sesak sehingga tracer semakin sulit digunakan. Sehingga, jika
ada rumah sakit yang tidak menggunakan rak file, buku ekspedisi dan
tracer maka hal tersebut yang dapat menyebabkan kejadian missfile dan
duplikasi berlanjut.

4
2. Pengetahuan Petugas Rekam Medis
Petugas rekam medis yang berperan dalam pengendalian dokumen rekam
medis yaitu petugas filling. Tugas pokok dan fungsi petugas filling adalah
mengambil dan memasukkan dokumen rekam medis, mendistribusikan
dokumen rekam medis, serta menata dan menyimpan kembali dokumen
rekam medis ke rak filling. Namun di lapangan, pengetahuan petugas
pengendalian dokumen rekam medis di bagian filling masih kurang cukup.
Tingkat pendidikan terakhir petugas juga sangat berpengaruh terhadap
tingkat kejadian missfile. Semakin tinggi pendidikan petugas maka
semakin rendah angka kejadian missfile, namun apabila pendidikan
petugas filling rendah maka angka kejadian missfile akan semakin tinggi.
Pendidikan petugas menjadikan faktor penyebab terjadinya missfile,
karena pemahaman petugas terhadap penjajaran dokumen rekam medis
masih sangat kurang.
3. Tidak adanya SPO (Standar Prosedur Operasi) dalam pelaksanaan di
bagian filling dan sistem penjajaran berkas menjadi salah satu penyebab
yang sangat potensial pada kejadian missfile dan duplikasi berkas rekam
medis.
C. Akibat dari kejadian missfile dan duplikasi
Berikut ini beberapa akibat yang ditimbulkan dari kejadian missfile dan
duplikasi :
1. Kejadian missfile mengakibatkan dokumen yang telah dipinjam menjadi
tercecer dan sulit ditemukan;
2. Kerahasiaan dokumen pasien menjadi tidak terjamin karena dokumen yang
dipinjam tidak dikembalikan lagi ke rak filling yang merupakan tempat
menyimpan dokumen rekam medis dan hanya petugas filling saja yang
boleh memasuki ruangan tersebut;
3. Kejadian duplikasi mengakibatkan dokumen dokumen pasien menjadi
tidak berkesinambungan. Misalnya satu nomer rekam medis terdapat dua
nama atau mengganda, dan bisa pula dua nomer rekam medis untuk satu
nama;

5
4. Nomor rekam medis pasien mengganda dan menyulitkan tenaga medis
untuk mencari riwayat rekam medis pasien.
D. Solusi untuk Mengurangi Permasalahan Missfile dan Duplikasi
Semakin banyak terjadi missfile dan duplikasi dokumen rekam medis,
maka diperlukan solusi untuk menguranginya. Berikut ini beberapa solusi
untuk mengurangi kejadian missfile dan duplikasi :
1. Mengubah sistem rekam medis berbasis kertas menjadi rekam medis
berbasis elektronik. Namun, Negara Indonesia belum menerapkan rekam
medis elektronik secara penuh karena banyak pihak yang berpendapat
bahwa rekam medis elektronik belum memiliki dasar hukum yang jelas,
dan terhalang faktor finansial;
2. Melakukan cross check ke segala tempat berdasarkan alur berkas untuk
memastikan keberadaan berkas rekam medis;
3. Melakukan rekrutmen SDM dengan kompetensi dan kualifikasi dari D3
Rekam Medis, serta diadakan pelatihan sesuai kebutuhan;
4. Sediakan SPO (Standar Prosedur Operasional) bagi petugas yang
bersangkutan dan gunakan sistem penyimpanan TDF (Terminal Digit
Filling) ;
5. Penggunaan buku ekpedisi peminjaman berkas rekam medis;
6. Aplikasi Rekam medik digunakan untuk menyimpan data-data rekam
medik pasien sehingga data tersaji lebih baik dan mengurangi
penggandaan data dan juga mengefekifkan proses pendataan pasien.
Berdasarkan permasalahan tersebut maka dibuatlah sebuah aplikasi rekam
medis menggunakan PHP MySQL. Aplikasi rekam medis berbasis Web
PHP MySQL ini dibuat untuk mempermudah pekerjaan pada suatu klinik
atau rumah sakit, baik sistem rawat jalan, maupun rawat inap. Seperti yang
kita ketahui, data yang berkaitan pasien, rekam media, data obat sangatlah
penting. Data registrasi pasien ini merupakan salah satu aset penting
dakam sebuah klinik karena data registrasi pasien ini terkait dengan semua
laporan yang ada. Seperti berapa jumlah pasien, rekam medis, dan lain
lain.

6
BAB III
SIMPULAN DAN SARAN

A. Simpulan
Berdasarkan pembahasan pada bab sebelumnya, maka dapat ditarik
kesimpulan sebagai berikut :
1. Missfile adalah kesalahan dalam penempatan dokumen rekam medis
karena terkendala ruang filling yang kurang luas. Duplikasi data rekam
medis adalah keadaan dimana dokumen atau data rekam medis
mengganda.
2. Permasalahan missfile dan duplikasi ini dapat terjadi karena beberapa
faktor seperti sarana pengendalian dokumen rekam medis yang tidak
lengkap, pengetahuan petugas rekam medis dalam pengendalian dokumen
rekam medis yang masih rendah dalam sistem penjajaran dokumen dan
tidak adanya SPO dalam pelaksanaan di bagian filling dan sistem
penjajaran berkas
3. Dampak terjadinya missfile dan duplikasi dokumen yang telah dipinjam
menjadi tercecer dan sulit ditemukan, kerahasiaan dokumen pasien
terancam karena dokumen yang dipinjam tidak dikembalikan lagi ke rak
filling yang merupakan tempat menyimpan dokumen rekam medis dan
hanya petugas filling saja yang boleh memasuki ruangan tersebut,
dokumen dokumen pasien menjadi tidak berkesinambungan dan nomor
rekam medis pasien mengganda dan menyulitkan tenaga medis untuk
mencari riwayat rekam medis pasien
4. Solusi untuk mengurangi permasalahan missfile dan duplikasi yaitu dengan
mengubah sistem rekam medis berbasis kertas menjadi rekam medis
berbasis elektronik, melakukan cross check, melakukan rekrutmen SDM
yang tepat, sediakan SPO (Standar Prosedur Operasional), dan aplikasi
rekam medis.

7
B. Saran
Berdasarkan simpulan penelitian di atas, dapat dikemukakan beberapa saran
sebagai berikut :
1. Permasalahan missfile dan duplikasi data rekam medis dapat dikurangi
dengan menggunakan rekam medis elektronik;
2. Sumber daya manusia yang bekerja atau bertugas di bagian rekam medis
harus memiliki pendidikan yang sesuai dengan bidangnya;

8
DAFTAR PUSTAKA

Triyanti, E. dan Weningsih, R.I. (2018) Manajemen Informasi Kesehatan III.


Jakarta : Pusat Pendidikan Sumber Daya Manusia Kesehatan.

Karlina, Destri (2016). “Kejadian Misfile dan Duplikasi Berkas Rekam Medis
sebagai Pemicu Ketidaksinambungan Data Rekam Medis”. Jurnal Kesehatan
Vokasi 1. (1). 44-52.

Anda mungkin juga menyukai