SUKSES PRESENTASI
Oleh: Rhenald Kasali
Di lain pihak, minat untuk menjadi TA begitu besar. Maklum, selain bisa
banyak belajar, gaji dan tunjangannya lumayan untuk menyambung
hidup. Di samping itu, bebas uang kuliah. Tempaan terbesar bagi seorang
kandidat doktor sebenarnya bukan di dalam kelas, tetapi bagaimana
mengelola hidupnya agar tahan banting sampai semuanya selesai. Maka
wajar kalau posisi TA selalu menjadi rebutan, dan yang sudah
menggenggamnya masih harus berupaya keras mempertahankannya.
Dalam keadaan yang demikian saudara tentu harus tahu diri. Tidak
mungkin audience dipaksa lama-lama mendengarkan presentasi saudara.
Saudara cukup memberikan garis besar dan merangsang mereka untuk
membaca sendiri. Berikan clue bagaimana menjawab pertanyaan-
pertanyaan pokok, dan tentu saja berikan email address saudara kalau
mereka ada pertanyaan. Dalam hal ini sekali lagi pointers yang sudah
dibagikan dimuka akan sangat berguna.
PRESENTASI (19)
MOOD
Mood, kata ahli prilaku John C. Mowen, bukanlah
merupakan bagian dari kepribadian, melainkan suatu
keadaan perasaan yang muncul sewaktu-waktu (transient)
pada situasi tertentu. Durasinya pendek, dan tidak
berlangsung secara persisten. Celakanya, kata Mowen lagi,
mood berpengaruh besar terhadap daya ingat (recall of
information) seseorang. Ketika seseorang sedang sedih ia
akan ingat hal-hal yang menyedihkan, dan ketika ia senang ia akan lebih
banyak ingat pada hal-hal yang menyenangkan. Hal-hal inilah yang
dikomunikasikan seseorang pada situasi tertentu.
VISUAL
"If a picture paints a thousand words…"
Dikutip dari lagu "If" oleh "Bread"
Saya yakin banyak pembaca yang suka dengan syair lagu di
atas. Sebuah lagu yang me-retrieve ingatan kita ke masa lalu.
Lagian pula, sebuah syair yang indah, yang mengingatkan
kita betapa sebuah lukisan sanggup menguraikan seribu
makna. Nah, apa kaitannya dengan tips kita kali ini?
Kalau kita memperhatikan anak-anak, mereka suka sekali dengan buku
bacaan yang banyak gambarnya. Tintin, Asterix, Lucky Luke, Dragon Ball,
Doraemon, Conan, dan Mulan adalah contoh dari sekian banyak buku
anak-anak lainnya. Mereka bisa tertawa terkekeh, tersenyum atau
merasa gregetan hanya dengan melihat gambar kartun ini. Tanpa
membaca isinya, mereka bisa menangkap pesan dari gambar tersebut.
Audience itu mirip dengan anak-anak. Presentasi Saudara akan mudah
dipahami audience jika Saudara menyertakan alat bantu visual. Apalagi
jika Saudara akan mempresentasikan data-data numerikal, maka Saudara
harus mempersiapkan grafik, bagan atau tabel. Dengan alat bantu ini,
presentasi Saudara akan jauh lebih efektif dibandingkan jika Saudara
mengatakannya secara lisan. Dan, jangan lupa, alat bantu ini juga
merupakan bukti akan pernyataan-pernyataan Saudara.
Lebih dari itu, penyajian visual ini tidak hanya sekadar grafik dan tabel
saja. Sekarang, dengan menggunakan software tertentu-misalnya
powerpoint-kita bisa menggabungkan suara, foto, clip art, animasi dan
video cameradalam satu file presentasi. Kita juga bisa menghubungkan
antar text, antar file dalam satu presentasi. Kemampuan mengolah
program ini, akan membuat citra presentasi Saudara bertambah. Paling
tidak, Saudara telah memberikan kesan pertama kepada audience bahwa
Saudara siap melakukan presentasi.
Memilih Media
“Dalam seni yang penting bukan apanya, melainkan
bagaimananya”
Alexander Solzhenitshyn, Suatu Hari dalam Kehidupan Ivan
Denisovitch
Apabila suka memancing, tentu tahu bedanya memancing
ikan besar dan ikan kecil. Ikan laut biasanya memiliki berat lebih dari 5
kilogram. Ada kiat-kiat tersendiri untuk memancing ikan sebesar ini.
Pertama, pakailah mata kail dan senar yang sesuai dengan berat ikan
tersebut. Karena apabila Saudara memakai senar untuk ikan kecil
(biasanya lebih tipis), jika ditarik oleh ikan yang besar, dijamin pasti
putus. Jika Saudara ingin mendapat ikan yang lebih kecil, gantilah mata
kail dan senar dengan ukuran yang sesuai pula. Yang kedua, aturlah jarak
pengapung dengan timah. Jika Saudara ingin mendapat ikan kecil, aturlah
jarak pengapung dengan timah itu agak dekat. Karena biasanya ikan kecil
suka hidup di permukaan air. Demikian sebaliknya dengan ikan yang
besar. Jarak antara pengapung dengan timah diatur agak jauh, karena
ikan besar lebih suka hidup di air yang dalam.
Melakukan presentasi sebenarnya mirip dengan memancing. Meskipun
umpannya sama, untuk audience yang berbeda, diperlukan media yang
berbeda pula. Inilah tips yang perlu Saudara perhatikan;
Pertama, preferensi dari audience. Perhatikanlah keinginan audience.
Ada beberapa audience yang ingin melihat presentasi hanya lewat
infokus. Misalnya Bos besar Anda. Ada juga yang ingin mempunyai
handouts, bahkan ada yang ingin menanyakan sampai ke hal-hal yang
paling detail.
Kedua, tujuan presentasi. Jika berharap ada banyak diskusi, hindarilah
pemakaian 35mm slide yang terlalu banyak. Ruangan yang gelap akan
menciptakan suasana “Saya Berbicara, Anda Mendengar”. Audience
seolah-olah anak SD tahun 70-80-an-,“Duduk, Diam, Dengar”. Jadi,
perhatikanlah fasilitas seperti ini. Jika kurang tepat pemakaiannya, bisa
jadi runyam.
Ketiga, tersedianya alat-alat yang diperlukan. Jika memakai fasilitas
overhead, pastikan ruangan presentasi tersedia proyektor. Jika memakai
35 mm slide, pastikan adanya dim light atau bisa juga pakai proyektor.
Jika presentasi akan memakai powerpoint, pastikanlah tersedia infokus.
Jika sudah, cek sekali lagi 15 menit sebelum presentasi dimulai.
Keempat, jumlah audience. Pakailah handouts, jika jumlah audience
Saudara sekitar 3 sampai 5 orang. Jika di bawah 20 orang pakailah
flipchart. Jika audience Saudara mencapai ratusan orang, pakailah
overhead atau 35 mm slide atau yang lebih modern pakailah powerpoint
yang sudah dihubungkan ke infokus (lengkapnya, lihat pada tips Jumlah
Audience).
Pemakaian ini bukanlah harga mati, artinya bisa saja Saudara melakukan
presentasi dihadapan 3-5 orang dengan memakai infokus. Atau mem-
fotocopy handouts Saudara untuk seluruh audience yang hadir. Saran
saya, kombinasi adalah paling bagus. Persiapkanlah handouts dan
powerpoint Saudara sekaligus. Selain audience akan memperoleh hasil
yang paling maksimal, juga apabila tiba-tiba komputer Saudara hang,
Saudara masih punya overhead.
Presentasi (27)
Mendesain Presentasi
Manusia memang berbeda-beda. Satu pesan yang sama, bisa
berbeda sekali maknanya, jika ditangkap oleh orang yang
berbeda. Satu contoh sederhana, bacalah urutan gambar
bintang berikut ini;
Bacalah dengan urut. Saya yakin hampir semuanya akan membaca:
bintang satu, bintang dua, bintang tiga dan empat. Kenapa saya begitu
yakin Anda semua membaca seperti itu? pertama, karena Anda orang
Indonesia, dan yang kedua, cara membaca Anda dari kiri ke kanan.
Sekarang coba berikan urutan tersebut ke teman Anda yang ada di
negara Timur Tengah, misalnya Mesir (tentu saja kalau Anda punya
teman di sana). Tanyakan urutan gambar bintang itu. Anda pasti terkejut
mendengar jawabannya. Mereka menjawab-tentu saja dengan bahasa
Mesir-bintang empat, bintang tiga, bintang dua dan bintang satu. Dalam
hati Anda berkata,“Aneh, kok jawabannya bisa terbalik ya?”
Konsep Visual
"What is to use this book?" thought Alice "Without picture"
Lewis Carrol, Alice in Wonderland.
Sahabat saya, Moeslim Abdulrahman, pernah menulis kisah
yang menarik dalam salalh satu bukunya yaitu Kang Thowil
dan Siti Marginal (1995). Singkatnya begini. Di rumah salah
satu tokoh buku tersebut, yang bernama Wak Kri, ada
gambar wayang yang menempel di dinding. Gambar wayang
yang ditempel di dinding itu ternyata diganti sesuai dengan
umur sang punya rumah.
Konon, ketika si Wak Kri masih muda, tulis Moeslim, gambar yang
dipajang adalah Gatotkaca. Bagi Wak Kri, tokoh ini menggambarkan
kegagahan, suka berkelahi, dan suka pakai aji-ajian. Pokoknya ia simbol
dari hal yang berbau kedigdayaan. Tapi waktu Wak Kri lagi puber, sedang
jadi rebutan gadis-gadis, tokoh yang dipajang adalah Janaka, sebutan lain
Arjuna. Lalu, saat Wak Kri sudah cukup umur, Janaka diganti dengan
Kresna. Tokoh yang bijak, pintar, sakti dan pandai berunding. Tokoh ini
pun, lanjut Moeslim, juga akan diganti dengan Semar, jika usia Wak Kri
sudah di atas 65 tahun.
Saya jadi bertanya-tanya, gambar wayang apa yang akan dipasang, jika
umur Wak Kri mencapai 100 tahun lebih. Jangan-jangan gambar Togog,
saudaranya Semar. Togog ini, kata Emha Ainun Najib, budayawan, adalah
tokoh (pengamat) yang suka memberi pendapat, saran ke kerajaan hitam
Astina. Sayangnya, kalangan Astina tidak pernah menggubris nasehat
Togog.
Bagi saya sendiri, Wak Kri tampaknya sedang mengekspresikan dirinya
lewat sifat wayang tersebut. Juga, yang paling tersirat, Wak Kri agaknya
menganalogikan usia dirinya sendiri dengan usia tokoh-tokoh wayang
yang amat dikaguminya. Lebih dari itu, gambar wayang tersebut juga
merupakan kebanggaan bagi dirinya. Ia akan senang jika ditanya tentang
arti dari simbol-simbol tersebut. Dan, simbol-simbol non verbal ini akan
membuat kharisma tersendiri bagi tamu atau tetangganya yang sudah
mengerti makna wayang tersebut.
Simbol-simbol yang memberikan pesan-pesan non verbal ini, menurut
ahli psikologi memberikan lebih banyak makna dibandingkan pesan
verbal. Contoh lain. Sewaktu Saudara duduk dibangku SMP atau SMA,
Saudara menaksir seorang gadis. Saat itu, semua perasaan ingin Saudara
ungkapkan tapi biasanya masih malu-malu. Maklum, masih "anak
bawang", jadi tidak berani mengatakannya secara langsung. Cara yang
paling tepat, biasanya adalah lewat surat. Anehnya, Saudara jadi heran,
ternyata tidak sepatah kata pun yang tepat untuk mengungkapkan
perasaan Saudara. Akhirnya, Saudara menggambar simbol hati (heart)
yang ditembus panah di kertas surat cinta itu.
Dari kedua contoh ini, kita bisa menangkap bahwa perasaan atau emosi
itu lebih cepat disampaikan lewat pesan visual (non verbal) ketimbang
pesan verbal. Selain itu, pesan yang tersirat dari gambar juga lebih
mudah dipahami.
Sama halnya dengan cerita-cerita di atas, demikian juga dengan
presentasi. Kita bisa mengembangkan ide-ide visual, tapi harus sesuai
dengan topik yang akan disampaikan.
Holchombe dan Stein (1990), memberikan tips sebagai berikut:
Pertama, gunakan analogi. Seperti kisah Wak Kri, Saudara bisa
menggunakan analogi atau metafora atau apa saja yang berhubungan
dengan topik Saudara. Dengan analogi yang cerdas, Saudara bisa
menceritakan dengan bahasa yang sederhana, lugas, dan menarik.
Misalnya, Saudara bisa mengatakan,"Gambar ini mirip dengan..."
Kedua, gunakanlah visual sesuai dengan data yang ada. Cobalah berlatih
mengungkapkan kata-kata dan rekam pembicaraan tersebut. Putar dan
dengarkan. Petunjuk untuk membuat visualisasi biasanya dari kata kerja,
karena kata kerja menunjukkan suatu kegiatan (action). Misalnya,
desentralisasi struktur perusahaan akan mendukung tuuan persuahaan.
Support inilah kata kerja tersebut. Bisa dengan semacam gambar tiang
yang berdiri tegak menahan tujuan tersebut, atau bisa dengan tanda
panah yang mengarah kepada tujuan perusahaan.
Ketiga, yakinkan bahwa visual ini sesuai dengan kata-kata yang ingin
Saudara kembangkan. Inginnya tampil menarik, salah-salah visualnya
tidak sesuai. Maka, sebelum presentasi dimulai, uji dulu di depan teman-
teman. Siapa tahu ada pesan visual yang tidak sesuai dengan kata-kata
yang ingin disampaikan.
Presentasi (31)
Antara Data dengan Visual