KATA PENGANTAR

Dalam rangka menunjang penyelarasan pendidikan tinggi dengan dunia kerja, sangat
diperlukan masukan dari para lulusan agar perguruan tinggi (PT) lebih mempersiapkan
calon lulusan untuk siap berkarya di dunia kerja. Sebagai bentuk tanggung jawab
terhadap masyarakat, perguruan tinggi perlu melacak para lulusan untuk mengetahui
k iner ja da n kese lar asa n ke ma mpua n lu l usan denga n kebut uhan d i du n ia
k er ja.
Oleh sebab itu setiap perguruan tinggi diharapkan mempunyai program k a j i a n
t e l u s u r a n a l u m n i b e r u p a tracer study yang bertujuan untuk mengetahui
penyerapan dan posisi lulusan dalam dunia kerja; menyiapkan lulusan sesuai dengan
kompetensi yang diperlukan di dunia kerja; membantu program pemerintah dalam rangka
memetakan dan menyelaraskan kebutuhan dunia kerja dengan kompetensi lulusan yang
diperoleh dari perguruan tinggi.

Sehubungan dengan hal tersebut Subdit Penyelarasan Direktorat Pembelajaran dan

Kemahasiswaan, Ditjen Pendidikan Tinggi, Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan,
menyediakan dana program H ibah Pusat Karir dan Tracer Study bagi 30 perguruan tinggi
yang memenuhi persyaratan. Untuk memperlancar pelaksanaan program hibah ini, maka
diterbitkan buku panduan yang memuat informasi tentang tujuan program hibah;
deskripsi program; persyaratan; proses seleksi; kriteria; administrasi proposal hibah;
sistematika penulisan proposal dan komponen biaya yang diusulkan. Sosialisasi tentang
tracer study ini telah kami lakukan pada bulan Februari 2013 yang dihadiri oleh lebih dari
200 perguruan tinggi c.q. pusat karir dan sejenisnya.

Pusat Karir di perguruan tinggi, selain bertugas untuk memberikan bekal kepada lulusan
untuk menghadapi kehidupan di masyarakat, juga melakukan tracer study.
Hasil tracer study ini akan berguna untuk menyusun strategi dalam proses pembelajaran dan
meningkatkan mutu yang berkelanjutan.

Jakarta, Mei 2013

Direktur Pembelajaran dan Kemahasiswaan

ttd

Illah Saillah
NIP 1958085211982112001

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .......................................................................................... i

DAFTAR ISI ........................................................................................................ ii
A. PENDAHULUAN ....................................................................................... 1
B. TUJUAN .......................................................................................................2
C. DESKRIPSI PROGRAM...............................................................................3
D. PERSYARATAN PENGAJUAN USULAN ...................................................3
E. PROSES SELEKSI.........................................................................................4
F. ADMINISTRASI PROPOSAL DAN HIBAH.................................................4
G. SISTEMATIKA PENULISAN PROPOSAL....................................................5
H. KOMPONEN PROGRAM DAN BIAYA YANG BOLEH DIUSULKAN…...6
Lampiran 1 : Contoh Format Sampul Depan ...........................................................7
Lampiran 2 : Contoh Lembar Pengesahan..............................................................8

ii
A. PENDAHULUAN

Keberhasilan lulusan perguruan tinggi (PT) dalam memasuki dunia kerja merupakan salah
satu indikator outcome pembelajaran dan relevansi PT bagi masyarakat. Dengan demikian,
PT bertanggung jawab tidak hanya untuk melengkapi lulusan dengan kompetensi tertentu
(output pembelajaran) tetapi juga wajib memfasilitasi dan menjembatani lulusan
memasuki dunia kerja. Keberadaan Pusat Karir di PT mencerminkan tanggung jawab dan
layanan PT bagi lulusan baru pada khususnya, dan mahasiswa pada umumnya sebagai
calon lulusan.

Pusat Karir PT memiliki beragam fungsi, mulai dari upaya perkenalan terhadap profesi
dan pekerjaan, pelatihan untuk meningkatkan employability (kesiapan dan kemampuan
menembus dunia kerja), dan melacak keberadaan dan kiprah lulusan setelah meninggalkan
PT, terutama terkait dengan periode transisi memasuki dunia kerja. Keseluruhan fungsi
pusat karir dapat dilaksanakan sepanjang siklus pembelajaran di PT, mulai awal memasuki
dunia pendidikan tinggi sampai selesai dan memasuki tahap kehidupan pasca pendidikan
tinggi.

Salah satu cara untuk menggali informasi berkaitan dengan transisi dari kuliah ke
pekerjaan adalah dengan melaksanakan suatu studi yang dikenal dengan istilah tracer
study. Tracer study adalah studi mengenai lulusan lembaga penyelenggara pendidikan
tinggi (Schomburg, 2003). Istilah lain yang juga sering digunakan adalah “Graduate
Surveys”, “Alumni Researches”, dan “Follow-up Study”. Istilah-istilah tersebut merujuk
pada pengertian yang “hampir” sama dengan istilah tracer study yang untuk
selanjutnya akan digunakan dalam panduan ini.

Tracer study adalah studi pelacakan jejak lulusan/alumni yang umumnya dilakukan 1-
3 tahun setelah lulus dan bertujuan untuk mengetahui outcome pendidikan dalam
bentuk transisi dari dunia pendidikan tinggi ke dunia kerja, situasi kerja terakhir, dan
aplikasi kompetensi di dunia kerja. Output pendidikan yaitu penilaian diri terhadap
penguasaan dan pemerolehan kompetensi, proses pendidikan berupa evaluasi proses
pembelajaran dan kontribusi pendidikan tinggi terhadap pemerolehan kompetensi serta
input pendidikan berupa penggalian lebih lanjut terhadap informasi sosiobiografis
lulusan.

Tracer study dapat menyediakan informasi untuk kepentingan evaluasi hasil

pendidikan tinggi dan selanjutnya dapat digunakan untuk penyempurnaan dan
penjaminan kualitas lembaga pendidikan tinggi bersangkutan. Di samping itu tracer
study juga menyediakan informasi berharga mengenai hubungan antara pendidikan
tinggi dan dunia kerja profesional, menilai relevansi pendidikan tinggi, informasi bagi
para pemangku kepentingan (stakeholders), dan kelengkapan persyaratan bagi akreditasi
pendidikan tinggi.
1
Tracer study sudah dijadikan salah satu syarat kelengkapan akreditasi oleh Badan
Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT), juga merupakan kelengkapan dalam
dokumen Evaluasi Diri yang diperlukan dalam pengajuan proposal melalui
Kemdikbud. Meskipun demikian, dalam kenyataannya, tracer study yang dilakukan
masih sangat bervariasi dari segi kualitas. Pemanfaatan informasi yang diperoleh juga
belum optimal. Karena akreditasi dilakukan di level fakultas atau program studi,
tracer study biasanya dilakukan di level fakultas/program st udi. Akibat nya
gambaran utuh di tingkat universitas atau antar-universitas belum tersedia.

Tracer study paling tepat dilaksanakan oleh Pusat Karir di tingkat PT karena, (1)
memiliki populasi target yang sama, yaitu lulusan baru, (2) menghindari terjadinya
ketimpangan pelayanan bagi mahasiswa dan lulusan akibat tidak meratanya kemampuan
fakultas/program studi (3) pelaksanaan tracer study menjadi terinstitusionalisasi sehingga
dapat lebih terjamin regularitasnya, (4) posisi Pusat Karir di struktur PT memungkinkan
alokasi sumber daya bagi pelaksanaan tracer study, (5) efisiensi sumber daya dan (6)
efektivitas pemanfaatan hasil karena terjaminnya komparabilitas data.

Untuk pengembangan pusat karir dan pelaksanaan tracer study di tingkat PT, maka
Ditjen Dikti Kemdikbud RI mengembangkan program hibah kompetitif yang disebut
Program Hibah Pusat Karir dan Tracer Study (PKTS). Hibah ini bertujuan untuk
mengembangkan Pusat Karir dalam hal fungsi pelaksanaan tracer study. Melalui hibah
ini juga diharapkan tracer study PT yang akan dilaksanakan menggunakan disain dan
metodologi yang standar sehingga hasilnya dapat diperbandingkan (benchmark).

B. TUJUAN

Tujuan Umum
Penyelenggaraan Program Hibah Pusat Karir dan Tracer Study bertujuan untuk
memfasilitasi PT dalam mengembangkan pusat karir PT dan melaksanakan tracer study
yang tepat di tingkat PT.

Tujuan Khusus
Program Hibah Pusat Karir dan Tracer Study bertujuan untuk:
1) Memetakan struktur, sistem, dan fungsi Pusat Karir PT;
2) Menjamin pelaksanaan tracer study di Pusat Karir PT;
3) Memetakan kegiatan lulusan PT di dunia kerja;
4) Memetakan kesenjangan kompetensi lulusan dan tuntutan dunia kerja;
5) Mengetahui penyerapan, proses, dan posisi lulusan dalam dunia kerja;
6) Menyiapkan lulusan sesuai dengan kompetensi yang diperlukan di dunia kerja;
7) Membantu program pemerintah dalam rangka memetakan kegiatan lulusan PT
Indonesia di dunia kerja; dan
8) Memetakan kesenjangan kompetensi lulusan dan tuntutan dunia kerja.

2
C. DESKRIPSI PROGRAM

Program Hibah Pusat Karir dan Tracer Study (PKTS) adalah program hibah yang
diberikan untuk penyelenggaraan tracer study di tingkat PT yang dilaksanakan oleh
Pusat Karir PT. Jumlah dana hibah yang diberikan adalah sebesar Rp 50.000.000,-
(lima puluh juta rupiah). Durasi program adalah 6 bulan dimulai sejak bulan Juni
s. d . November 2013. Subyek tracer study adalah seluruh lulusan PT dua tahun
sebelumnya (lulusan tahun 2011) di PT pengusul yang diunduh dari Pangkalan Data
Perguruan Tinggi (PDPT). Hasil Tracer Study wajib dipresentasikan pada acara
workshop yang akan diselenggarakan oleh Dikti pada bulan Oktober 2013 dan PT
pemenang wajib mengalokasikan anggaran (transport dan akomodasi) untuk mengikuti
workshop tersebut.

D. PERSYARATAN PENGAJUAN USULAN

Perguruan Tinggi pengusul memenuhi persyaratan sebagai berikut:

1. terdaftar dan berada di lingkungan Kemdikbud RI;
2 . tidak menyelenggarakan program yang bertentangan dengan kebijakan Ditjen
Dikti, seperti, kelas jauh, ijazah palsu, program lain tanpa ijin, atau tidak sedang
dikenakan sanksi oleh Ditjen Dikti;
3. memiliki pusat karir di tingkat perguruan tinggi minimal 1 tahun (dibuktikan dengan
SK Rektor);
4. menyelenggarakan tracer study di tingkat PT;
5. persentase pelaporan ke PDPT minimal 85%;
6. persentase lulusan dibanding mahasiswa menjadi salah satu kriteria seleksi;
7. mengajukan surat pernyataan dari pimpinan PT untuk melaksanakan program hibah
Pusat Karir dan Tracer Study dan menyediakan dana pendamping minimal 20% dari
dana yang diterima;
8. TS mencakup seluruh populasi lu lu sa n (sensal bukan sampel) untuk satu angkatan
(single cohort) yaitu lulusan tahun 2011;
9. kelengkapan dan keluasan tema pada instrumen TS menjadi salah satu kriteria seleksi
dan wajib mencakup seluruh pertanyaan pada TS online Dikti
(http://evaluasi.dikti.go.id/tracerstudy/database/form);
10. wajib mengalokasikan anggaran (transport dan akomodasi) untuk mengikuti
workshop;
11. Softcopy yang dikirim melalui email dengan memberikan nama file :
kodept_namapt_pkts2013

3
E. PROSES SELEKSI

Pelaksanaan seleksi proposal dan evaluasi dokumen proposal (desk evaluation) akan
dilakukan oleh T im Reviewer Ditjen Dikti dengan jadwal proses seleksi tahun
anggaran 2013 pada Tabel 1.

Tabel 1. Jadwal Proses Seleksi Hibah Pusat Karir dan Tracer Study Tahun Anggaran 2013

Kegiatan Waktu
Pengumuman Hibah PKTS 2013 2 – 10 Mei 2013
 Batas akhir pemasukan proposal 10 Mei 2013 (pukul 16.00 WIB)
 Evaluasi proposal 13-21 Mei 2013
 Pengumuman pemenang hibah 22 Mei 2013
 Penandatanganan dokumen kontrak (mail) 23- 31 Mei 2013
 Pelaksanaan hibah Juni – November 2013
 Seminar/Presentasi hasil hibah Oktober - November 2013
 Laporan pelaksanaan hibah 30 November 2013

F. ADMINISTRASI PROPOSAL DAN HIBAH

Proposal dalam bentuk soft copy (format pdf) dengan nama file
kodept_namapt_pkts2013.pdf dan subject: Proposal Hibah PKTS 2013 dikir im melalu i
email: penyelarasan.belmawa@dikti.go.id dan hard copy (1 eksemplar) dijilid dengan
format sampul (warna merah) seperti pada lampiran dikirim ke:

Direktorat Pembelajaran dan Kemahasiswaan

Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Kementerian
Pendidikan dan Kebudayaan Kompleks Kemdikbud
Gedung D, Lantai 7
Jalan Jenderal Sudirman Pintu Satu,
Senayan, Jakarta 10270
Telp. : (021) 579 460 73;
Faks. : (021) 579 460 72

Proposal harus sudah diterima oleh Direktorat Pembelajaran dan Kemahasiswaan pada
tanggal 10 Mei 2013 (paling lambat pukul 16.00 WIB). Proposal yang disampaikan di
luar batas waktu yang telah ditetapkan tidak akan diproses.

4
H. G. SISTEMATIKA PENULISAN PROPOSAL

Sistematika dan Isi

Proposal ditulis dengan sistematika sebagai berikut.

Abstrak
Bagian ini berisi rangkuman informasi singkat tentang Pusat Karir PT (struktur, sistem dan
fungsi), hasil evaluasi diri serta output dan outcomes yang diharapkan pada akhir pelaksanaan
program.

Bab I. Informasi Umum

Informasi Perguruan Tinggi (maksimum 2 halaman)
Bagian ini menjelaskan hal-hal di bawah ini:
a. Pendahuluan
Pendahuluan berisi visi dan misi PT dengan penjelasannya.

b. Pusat Karir PT
Bagian ini menjelaskan stuktur organisasi P u s a t K a r i r P T , bagaimana lembaga tersebut
dikelola dan dampaknya terhadap pengembangan pendidikan tinggi bagi PT pengusul, serta
fungsi dan aktivitas yang dijalankan oleh Pusat Karir PT tersebut.

c. Rencana Pelaksanaan TS
Bagian ini menjelaskan tujuan, tahapan, dan manajemen pelaksanaan tracer study dalam
perencanaan pengembangan PT jangka panjang.

d. Dampak Hibah di Perguruan Tinggi

Bagian ini menjelaskan dampak yang terjadi dari penerimaan hibah bagi PT pengusul.

Bab II. Latar Belakang Pelaksanaan Program

a. Gambaran target responden lulusan PT pengusul tahun 2011
b. Gambaran laporan update data lulusan di PDPT oleh PT pengusul
c. Kebutuhan terhadap data tracer study
d. Situasi pelaksanaan tracer study terkini di PT pengusul

Bab III. Metodologi TS

a. Disain
b. Subyek
c. Metode pelacakan
d. Instrumen

Bab IV. Aktivitas dan penjadwalan

a. Organisasi Program
Organisasi program harus mengandung unit yang melaksanakan hibah, unit yang memonitor
dan mengevaluasi, dan keterkaitannya dengan struktur organisasi yang ada (organogram).
Deskripsi tugas dan tanggung jawab masing-masing unit serta daftar nama personil
pelaksana harus ditetapkan (curriculum vitae sebaiknya disertakan).
5
 b. Aktivitas dan Penjadwalan
Jadwal implementasi keseluruhan aktivitas/kegiatan dibuat seperti Ta bel di bawah ini:

Tabel: Jadwal aktivitas

No Deskripsi Aktivitas Jun Jul Agt Sep Okt Nov

Bab V. Anggaran yang diusulkan

Bagian ini berisi anggaran yang diusulkan untuk pelaksanaan Hibah PKTS. Usulan
anggaran harus dapat memberikan gambaran yang jelas tentang dana yang diperlukan
untuk pelaksanaan PKTS dan dana pendamping PT pengusul.
Usulan anggaran disampaikan secara rinci peruntukannya.

Lampiran
Bagian ini berisi :
1. Data Pendukung (SK Pusat Karir, pernyataan komitmen yang ditandatangani oleh pimpinan
perguruan tinggi (Rektor/Ketua/Direktur).
2. Fotokopi rekening perguruan tinggi dan alamat bank, NPWP perguruan tinggi, Nama
pimpinan perguruan tinggi(Rektor/Ketua/Direktur)

H. KOMPONEN PROGRAM DAN BIAYA YANG BOLEH DIUSULKAN

Dana yang diusulkan sudah termasuk pajak sesuai dengan aturan perundangan yang
berlaku, terkait secara logis dengan program pengembangan yang diusulkan, dan disertai
argumentasi serta justifikasi yang kuat tentang pemanfaatannya.

Komponen biaya yang diusulkan adalah sebagai berikut.

1. Manajemen program
2. Transportasi
3. Komunikasi
4. Honorarium teknisi dan administrasi

Lampiran 1 : Contoh Format Sampul Depan

 PROPOSAL

Program Hibah Pusat Karir dan Tracer Study (PKTS)

(Judul Program)
(Nama Perguruan Tinggi)

Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan
April 2013

7
 Lampiran 2 : Contoh Lembar Pengesahan

1. Perguruan Tinggi : <Nama Perguruan Tinggi>

2. Lembaga Pengusul : <Nama Lembaga>

3. Judul Usulan Program :

4. Penanggung Jawab
Nama :
Jabatan : Pembantu Rektor Bidang Akademik (PR I)
Alamat :
Telepon :
Faks :
E-mail :

7. Ketua Pelaksana :
Nama :
Jabatan : Kepala Pusat Karir / Lembaga Pengusul
Alamat :
Telepon :
Mobile Phone :
Faks :
E-mail :

< Tempat, tanggal…………..>

Disampaikan oleh,
< pimpinan perguruan tinggi >

(…………………………………)