RS.

Harapan
Pematangsiantar SELEKSI PENERIMAAN KARYAWAN

No. Dokumen No. Revisi Halaman

1/3

Tanggal Terbit Ditetapkan

Direktur
PROSEDUR
TETAP

Dr. Usman Ginting

Pengertian Mekanisme penerimaan karyawan baru oleh tim seleksi yang
ditetapkan oleh Direktur Rumah Sakit.bersama Kasi Administrasi dan
Personalia rumah sakit Harapan

Tujuan 1. Kerangka acuan langkah-langkah seleksi calon karyawan

2. Mendapatkan sumber daya manusia yang bermutu
3. Proses penerimaan karyawan dikoordinir oleh bagian
kepegawaian dan dilaksanakan bersama-sama dengan tim seleksi
4. Pengambilan keputusan tentang penerimaan atau penolakan
dilakukan secara musyawarah dalam rapat direksi
5. Penerimaan atau penolakan disampaikan secara tertulis dan
ditandatangani oleh Direktur
6. Pembuatan SK Karyawan Orientasi dan Kontrak oleh Direktur
RS. Harapan

Kebijakan 1. Penerimaan karyawan baru dilakukan untuk:

a. Pengembangan pelayanan
b. Menggantikan karyawan yang pensiun atau keluar
2. Mendapatkan calon karyawan dilakukan dengan:
a. Mengambil lamaran yang sudah ada
b. Mencari tenaga dari instansi-instansi pendidikan

Prosedur Kerja 1. Seleksi Administrasi:

Kasi Administrasi dan Personalia mencatat dan meneliti
kelengkapan administrasi calon karyawan berikut:
a. Surat lamaran pekerjaan
b. Pasphoto terakhir 3 x 4 sebanyak 2 lembar
c. Fotocopy Kartu Tanda Penduduk (KTP)
d. Fotocopy Ijazah terakhir
e. Fotocopy surat pengalaman kerja (kalau ada)
f. Daftar Riwayat Hidup
g. Transkrip nilai Akademik
h. Bagi Perawat atau Bidan melampirkan Fotocopy Surat Ijin
Perawat/Bidan (SIP/SIB)
Pelamar yang lolos seleksi administrasi ini, dipanggil untuk mengikuti
wawancara pendahuluan, test meliputi test keahlian dan test psikologi.
Dalam surat panggilan tercantum hari/tanggal, jam, tempat wawancara
akan dilakukan.
 RS. Harapan
Pematangsiantar SELEKSI PENERIMAAN KARYAWAN

No. Dokumen No. Revisi Halaman

2/3

Tanggal Terbit Ditetapkan

Direktur
PROSEDUR
TETAP

Dr. Usman Ginting

Prosedur Kerja 2. Wawancara Pendahuluan; TEST
Kasi Administrasi dan Personalia bersama tim seleksi
melaksanakan test melaksanakan test berupa test Kecerdasan
Umum, test Psikologi, dan Test Keahlian. Dalam tahap ini juga
bagian Personalia melakukan wawancara pendahuluan meliputi
motivasi pelamar, latarbelakang pendidikan, pengalaman kerja
sebelumnya, dan berapa gaji yang diharapkan. Jika memenuhi
persyaratan dan atau ada lowongan yang sesuai dengan
latarbelakang pendidikan pelamar, maka kepada pelamar
diberikan formulir lamaran untuk mengisi data pribadi lengkap.
3. Formulir Lamaran
Pelamar mengisi formulir lamaran dengan data pribadi lengkap
dan benar, data orangtua, jumlah saudara, anak keberapa, riwayat
pendidikan, serta pengalaman kerja pelamar
4. Referensi untuk calon karyawan yang sudah pernah bekerja
(sejauh memungkinkan)
Kasi Administrasi dan Personalia meminta informasi tertulis dan
lisan tentang pekerjaan dan catatan singkat prestasi pelamar
sebagai berikut:
a. Tanggal masuk bekerja di tempat kerja sebelumnya
b. Jenis pekerjaan yang dilakukan
c. Posisi pelamar pada saat keluar dari tempat kerja sebelumnya
d. Alasan pelamar mengadakan PHK
e. Kompensasi balas jasa yang diterima pelamar
5. Wawancara dengan Atasan Langsung
Calon karyawan yang sudah mengikuti test dan wawancara
pendahuluan, mengikuti wawancara dengan atasan langsung pada
tanggal, hari, jam dan tempat yang sudah ditentukan.
6. Test Kesehatan
Calon karyawan yang dinyatakan lulus test dan wawancara
dipanggil untuk mengikuti test kesehatan pada tanggal, hari, jam
dan tempat yang telah ditentukan. Dokter tetap Poliklinik Umum
RS. Harapan melakukan pemeriksaan kesehatan pelamar meliputi
pemeriksaan fisik, pemeriksaan darah dan urin rutin, foto thorax,
HbsAg, Widal (khusus untuk Bidan). Selanjutnya, dokter
membuat Surat Keterangan Sehat.
 RS. Harapan
Pematangsiantar SELEKSI PENERIMAAN KARYAWAN

No. Dokumen No. Revisi Halaman

3/3

Tanggal Terbit Ditetapkan

Direktur
PROSEDUR
TETAP

Dr. Usman Ginting

Prosedur Kerja 7. Setelah mengikuti semua alur test, Tim seleksi membuat laporan
hasil test kepada Direksi untuk ditindaklanjuti.

8. Direksi mengeluarkan rekomendasi kepada Kasi Administrasi dan

Personalia untuk mengirim surat panggilan kerja bagi yang
dinyatakan lulus dan mengeluarkan SK Pengangkatan dan
Perjanjian Kerja Karyawan Pelatihan/Kontrak yang
ditandatangani oleh Direktur RS. Harapan.

9. Kasi Administasi dan Personalia mengirimkan surat panggilan

kerja kepada calon karyawan yang dinyatakan lulus dan surat
pemberitahuan kepada calon karyawan yang tidak lulus. Kasi
Administrasi dan Personalia juga menyiapkan format SK
Pengangkatan dan Perjanjian Karyawan Pelatihan/Kontrak dan
kemudian ditandatangani oleh Direktur RS. Harapan

10. Kasi Administrasi dan Personalia menyerahkan SK Pengangkatan

dan Perjanjian kepada calon karyawan.

11. Kasi Administrasi dan Personalia menyerahkan calon karyawan

kepada bagian-bagian sesuai permintaan.

Unit Terkait Tim Seleksi, Calon Karyawan, Kasi Administrasi dan Personalia,
Kepala Ruangan/Penyelia Langsung, Anggota Direksi
 RS. Harapan
Pematangsiantar KARYAWAN PELATIHAN

No. Dokumen No. Revisi Halaman

1/2

Tanggal Terbit Ditetapkan

Direktur
PROSEDUR
TETAP

Dr. Usman Ginting

Pengertian Karyawan yang sudah dinyatakan lulus dan diterima sebagai karyawan
pelatihan selama satu tahun sebelum pengangkatan menjadi karyawan
tetap rumah sakit Harapan.

Tujuan 1. Untuk menilai kemampuan dan keahlian karyawan baru yang telah
diterima sebelum diangkat menjadi karyawan tetap.
2. Membantu karyawan baru untuk beradaptasi dan mengaplikasikan
kemampuan dan keterampilannya

Kebijakan Karyawan yang baru bergabung dengan rumah sakit Harapan perlu
mengikuti masa pelatihan untuk beradaptasi dan mengaplikasikan
kemampuan dan keterampilannya. Dengan mengikuti masa pelatihan
ini, karyawan dinilai apakah sudah memenuhi syarat untuk diangkat
menjadi karyawan tetap.

Prosedur Kerja 1. Kasi Administrasi dan Personalia memberikan orientasi kepada

karyawan Pelatihan pada awal hari kerjanya agar karyawan
memiliki pemahaman yang lebih detail mengenai pekerjaan dan
rumah sakit Harapan.
2. Selama masa pelatihan, karyawan tinggal di asrama kecuali laki-
laki.
3. Selama tinggal di asrama wajib membayar living cost sesuai
dengan ketentuan yang dikeluarkan oleh Yayasan Harapan
Pematangsiantar.
4. Selama masa pelatihan, karyawan tidak boleh menikah kecuali ada
hal-hal yang sudah dibicarakan terlebih dahulu.
5. Kasi Administrasi dan Personalia dan tim seleksi, Kasi Unit dan
Kepala Bidang terkait bertanggungjawab atas pelaksanaan masa
pelatihan.
6. Sekali tiga bulan, Kasi Administrasi dan Personalia membagikan
blanko penilaian karyawan pelatihan kepada kepala ruangan
karyawan terkait. Penilaian kinerja karyawan pelatihan hendaknya
diberikan secara objektif. Nilai karyawan pelatihan dibuat
berbentuk angka dengan kriteria 60 – 100 dinyatakan lulus dan
disertai keterangan-keterangan jika diperlukan.
7. Sebelum hasil penilaian diserahkan kepada Kepala Bidang, Kepala
ruangan sudah menyampaikannya kepada Karyawan Pelatihan agar
karyawan pelatihan dapat memperbaiki dan mengembangkan diri.
 RS. Harapan
Pematangsiantar KARYAWAN PELATIHAN

No. Dokumen No. Revisi Halaman

2/2

Ditetapkan
Direktur
PROSEDUR Tanggal Terbit
TETAP

Dr. Usman Ginting

Prosedur Kerja 8. Hasil penilaian dari setiap unit ditandatangani oleh kepala ruangan
dan kepala bidang yang bersangkutan dan diberikan kepada Kasi
Administrasi dan Personalia.
9. Tiga (3) bulan sebelum masa pelatihan berakhir, karyawan
pelatihan membuat surat permohonan kepada Direktur RS. Harapan
untuk diterima menjadi karyawan tetap RSU Harapan
Pematangsiantar atau mengundurkan diri.
10. Bagi karyawan fungsional yang mengajukan permohonan
membuat Karya Tulis Ilmiah sesuai dengan judul KTI yang telah
dibicarakan dengan kepala bidangnya masing-masing.
11. Kasi Unit terkait yang dihunjuk menjadi pembimbing KTI dan
tidak boleh ikut sebagai penguji.
12. Karyawan masa pelatihan mempersentasekan Karya Tulis Ilmiah
di hadapan karyawan lain sesuai dengan waktu yang ditentukan
dari bagian Personalia. Peserta persentase Karya Tulis Ilmiah
adalah Direksi, kepala ruangan semua unit keperawatan, khusus
kepala ruangan dimana karyawan bersangkutan bekerja, dokter
yang berkaitan dengan topik Karya Tulis Ilmiah, dan Kasi
Administrasi dan Personalia.
13. Kasi Administrasi dan Personalia merekap hasil penilaian dari
setiap unit dan nilai KTI yang selanjutnya diteruskan kepada
Direksi untuk diputuskan apakah karyawan tersebut memenuhi
syarat atau tidak untuk menjadi karyawan tetap. Karyawan
dinyatakan lulus masa pelatihan apabila nilai finalnya tidak kurang
dari 65.

Unit Terkait Kasi Administrasi dan Personalia, Kepala ruangan, Anggota Direksi,
 RS. Harapan
Pematangsiantar PENGANGKATAN KARYAWAN TETAP

No. Dokumen No. Revisi Halaman

1/1

Ditetapkan
Direktur
PROSEDUR Tanggal Terbit
TETAP

Dr. Usman Ginting

Pengertian Karyawan Pelatihan/Kontrak ditetapkan menjadi karyawan tetap
sesuai dengan persyaratan yang sudah ditentukan

Tujuan Kerangka acuan langkah-langkah pengangkatan karyawan tetap

Kebijakan 1. Pengangkatan karyawan merupakan penetapan status karyawan dari
karyawan pelatihan/kontrak menjadi karyawan tetap setelah
memenuhi persyaratan tertentu
2. Pengangkatan karyawan ditetapkan dengan Surat Keputusan
Yayasan yang ditandatangani Ketua Yayasan

Prosedur Kerja 1. Kasi Administrasi dan Personalia mempersiapkan surat

pemberitahuan karyawan pelatihan yang lulus dan permohonan
untuk diangkat menjadi karyawan tetap yang akan ditujukan
kepada Yayasan Harapan.
2. Surat Pemberitahuan dan Permohonan tersebut ditandatangani
oleh Direktur RS. Harapan dan diserahkan kepada Yayasan untuk
disetujui.
3. Yayasan menyetujui calon karyawan tetap yang diusulkan dan
mengeluarkan Surat Keputusan Pengangkatan Karyawan Tetap
4. Yayasan mendistribusikan Surat Keputusan tersebut kepada yang
bersangkutan, Anggota Direksi dan file karyawan yang
bersangkutan

Unit Terkait Kasi Administrasi dan Personalia, Anggota Direksi, Karyawan

pelatihan, Yayasan
 RS. Harapan
Pematangsiantar KARYAWAN KONTRAK

No. Dokumen No. Revisi Halaman

1/1

Ditetapkan
Direktur
PROSEDUR Tanggal Terbit
TETAP

Dr. Usman Ginting

Pengertian Karyawan kontrak adalah tenaga kerja yang diangkat menjadi
karyawan rumah sakit Harapan yang berlangsung paling lama 2 tahun
dan dapat diperpanjang lagi untuk 1 tahun

Tujuan Sebagai kerangka acuan langkah-langkah pengangkatan karyawan

kontrak

Kebijakan 1. Pengangkatan karyawan merupakan penetapan status karyawan dari

karyawan pelatihan/kontrak menjadi karyawan tetap setelah
memenuhi persyaratan tertentu
2. Pengangkatan karyawan kontrak ditetapkan dengan Surat
Keputusan Yayasan yang ditandatangani Ketua Yayasan

Prosedur Kerja 1. Calon karyawan kontrak mengikuti seleksi sesuai dengan

prosedur seleksi calon karyawan
2. Kasi Administrasi dan Personalia mengusulkan pengangkatan
calon karyawan kontrak kepada Direksi setelah dinyatakan
lulus seleksi
3. Direksi mengajukan permohonan pengangkatan pegawai
kontrak dengan melampirkan surat lamaran kerja
4. Yayasan Harapan mengeluarkan SK pengangkatan pegawai
kontrak selama 2 (dua) tahun sesuai dengan perjanjian kerja
dan sesudahnya dapat diperpanjang kembali.
5. Yayasan Harapan mengingatkan karyawan bersangkutan jika
masa kontraknya habis agar dibuat pembaharuan kontrak kerja.
6. Perpanjangan kontrak disetujui jika memenuhi syarat DP-3
dan juga adanya permohonan dari karyawan yang
bersangkutan.
7. Yayasan Harapan membuat Kesepakatan Kerja Bersama
dengan karyawan bersangkutan.

Unit Terkait Ka. Seksi Administrasi dan Personalia, Direktur, Yayasan

 RS. Harapan
Pematangsiantar KARYAWAN HONORER

No. Dokumen No. Revisi Halaman

1/1

Ditetapkan
Direktur
PROSEDUR Tanggal Terbit
TETAP

Dr. Usman Ginting

Pengertian Karyawan honorer adalah tenaga kerja penunjang umum yang
diangkat menjadi tenaga honorer Rumah Sakit Harapan

Tujuan Sebagai kerangka acuan langkah-langkah pengangkatan karyawan

honorer

Kebijakan 1. Pengangkatan karyawan penunjang umum yang merupakan

penetapan status karyawan honorer Rumah Sakit Harapan
2. Pengangkatan karyawan honorer ditetapkan dengan Surat
Keputusan Direktur Rumah Sakit Harapan

Prosedur Kerja 1. Calon karyawan honorer mengikuti seleksi sesuai dengan prosedur
seleksi calon karyawan
2. Kasi Administrasi dan Personalia mengusulkan pengangkatan
karyawan honorer/harian kepada Direksi untuk mengisi formasi
yang kurang berdasarkan usul dari unit kerja dengan melampirkan
surat lamaran kerja
3. Direksi membuat Surat Keputusan dan Kesepakatan Kerja
Bersama dengan karyawan bersangkutan.

Unit Terkait Ka. Seksi Administrasi dan Personalia dan Direksi

 RS. Harapan
Pematangsiantar MUTASI

No. Dokumen No. Revisi Halaman

1/1

Ditetapkan
Direktur
PROSEDUR Tanggal Terbit
TETAP

Dr. Usman Ginting

Pengertian Perpindahan karyawan dari satu unit ke unit lain.
Tujuan 1. Memperluas wawasan karyawan melalui pengalaman nyata
2. Mempertahankan formasi ketenagaan yang seimbang pada setiap
bagian
3. Penyesuaian dengan latar belakang pendidikan dan keterampilan
4. Menyeimbangkan formasi ketenagaan di bagian-bagian
5. Mengurangi kejenuhan kerja di suatu tempat
6. Promosi dan Sanksi
Kebijakan 1. Pada dasarnya setiap karyawan dapat dimutasikan atau
dirotasikan baik atas permohonannya sendiri atau ditugaskan oleh
Direksi
2. Setiap karyawan baru, baik yang ikatan dinas maupun yang tidak
ikatan dinas dapat mengikuti program mutasi atau rotasi
3. Karyawan yang menolak perintah rotasi atau mutasi dikenakan
sanksi dinas
4. Mutasi dilaksanakan setelah ada persetujuan antara bagian-bagian
yang terkait
Prosedur Kerja 1. Melakukan mutasi karyawan berdasarkan program rumah sakit
2. Membicarakan usulan mutasi karyawan dalam rapat antara Seksi
Pelayanan, Seksi Keperawatan, serta Kepala Ruangan meliputi:
3. Membicarakan usulan mutasi pada rapat Direksi
4. Meneruskan usulan tersebut oleh Kepala Seksi Pelayanan ke
Kepala Bidang Administrasi dan Keuangan dan Personalia
melalui rapat Direksi
5. Kasi personalia menyampaikan keputusan rapat mengenai Mutasi
kepada karyawan yang bersangkutan sebelum Surat Keputusan
Direktur dikeluarkan
6. Menyiapkan Surat Keputusan Direktur oleh Personalia tentang
mutasi atau rotasi karyawan yang bersangkutan
7. Meminta tanda tangan Direktur dan mencatat dalam file
karyawan
8. Menyerahkan Surat Keputusan Direktur kepada yang
bersangkutan dengan tembusan kepada Anggota Direksi dan
Kepala Ruangan pada tempat tugas yang baru
9. Menyerahkan hal-hal yang menjadi tanggungjawabnya dalam
tugas lama dan melapor ke tempat tugas yang baru dan mulai
bekerja sesuai waktu yang ditentukan
Unit Terkait Karyawan, Kepala Ruangan, Anggota Direksi, Personalia, Direktur
 RS. Harapan
Pematangsiantar PROMOSI

No. Dokumen No. Revisi Halaman

1/1

Ditetapkan
Direktur
PROSEDUR Tanggal Terbit
TETAP

Dr. Usman Ginting

Pengertian Suatu kenaikan pangkat/jabatan dalam struktur organisasi

Tujuan Kerangka acuan langkah-langkah promosi karyawan RS. Harapan

Kebijakan 1. Setiap karyawan berhak untuk dipromosikan
2. Promosi karyawan dilakukan dengan melihat:
a. Prestasi karyawan
b. Konduite
c. Kemampuan untuk menduduki jabatan yang dimaksud
d. Lowongan jabatan yang akan diisi
3. Promosi disertai dengan peningkatan hak dan kewajiban
4. Promosi diusulkan melalui kepala keperawatan yang bersangkutan
kepada Direksi

Prosedur Kerja 1. Melakukan mutasi karyawan berdasarkan program rumah sakit

2. Membicarakan usulan mutasi karyawan dalam rapat antara Seksi
Pelayanan, Seksi Keperawatan, serta Kepala Ruangan meliputi:
3. Meneruskan usulan tersebut oleh Kepala Seksi Pelayanan ke
Kepala Bidang Administrasi dan Keuangan dan Personalia
melalui rapat Direksi
4. Membicarakan usulan mutasi pada rapat Direksi
5. Menyiapkan Surat Keputusan Direktur oleh Personalia tentang
mutasi atau rotasi karyawan yang bersangkutan
6. Meminta tanda tangan Direktur dan mencatat dalam file
karyawan
7. Menyerahkan Surat Keputusan Direktur kepada yang
bersangkutan dengan tembusan kepada Anggota Direksi dan
Kepala Ruangan pada tempat tugas yang baru
8. Melaporkan kepada atasan langsung oleh karyawan yang
bersangkutan dan menyelesaikan semua tugas serta menyerahkan
inventaris yang menjadi tanggung jawabnya
9. Melapor ke tempat tugas yang baru dan mulai bekerja sesuai
waktu yang ditentukan

Unit Terkait Karyawan, Kepala Ruangan, Anggota Direksi, Personalia, Direktur

 RS. Harapan
Pematangsiantar PENGEMBANGAN/PELATIHAN SUMBER DAYA MANUSIA

No. Dokumen No. Revisi Halaman

Ditetapkan
Direktur
PROSEDUR Tanggal Terbit
TETAP

Dr. Usman Ginting

Pengertian Pengembangan pengetahuan dan keterampilan sumber daya manusia
rumah sakit Harapan Pematangsiantar
Tujuan Meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit Harapan Pematangsiantar
Kebijakan 1. Meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit perlu adanya
pengembangan pengetahuan dan keterampilan sumber daya
manusia rumah sakit
2. Pimpinan memberikan kesempatan kepada sumber daya manusia
untuk mengikuti pendidikan atau pelatihan lanjutan dalam bidang
yang sesuai dengan kebutuhan rumah sakit dan kemampuan
karyawan yang bersangkutan
3. Rumah sakit menyediakan anggaran untuk pengembangan sumber
daya manusianya
4. Karyawan-karyawan yang akan mengikuti pelatihan dikoordinir
bagian Diklat rumah sakit
5. Karyawan-karyawan yang mengikuti pendidikan atau pelatihan di
luar rumah sakit wajib membagikan ilmunya kepada karyawan
yang lain.

Prosedur Kerja 1. Bagi karyawan yang akan mengikuti pendidikan/pelatihan

atas permohonan sendiri:
a. Karyawan membuat atau mengajukan permohonan kepada
Direktur melalui Personalia dengan melampirkan:
 Surat persetujuan dari Kepala Bagian Keperawatan
 DP3 terakhir
 Informasi pendidikan yang diminta
 Biaya selama pendidikan
 Lamanya pendidikan
 Tempatnya pendidikan
 Bila mungkin menyerahkan brosur dari institusi
pendidikan yang dimaksud
 Persyaratan lainnya yang diperlukan
 RS. Harapan
Pematangsiantar PENGEMBANGAN/PELATIHAN SUMBER DAYA MANUSIA

No. Dokumen No. Revisi Halaman

Ditetapkan
Direktur
PROSEDUR Tanggal Terbit
TETAP

Dr. Usman Ginting

Prosedur Kerja b. Permohonan karyawan akan dibicarakan dalam rapat Direksi
c. Mengeluarkan Surat Tugas oleh Kepala Seksi Personalia yang
disampaikan kepada yang bersangkutan dengan tembusan
kepada kepala bidang Keperawatan
d. Menyelesaikan administrasi yang diperlukan untuk pendidikan
tersebut oleh karyawan yang bersangkutan

2. Karyawan-karyawan yang mengikuti pendidikan atau

pelatihan di luar rumah sakit atas usul Manajemen Sumber
Daya Manusia/DIKLAT:
a. Bagian Personalia/DIKLAT mengajukan nama-nama karyawan
yang perlu mendapat pengembangan lewat pendidikan atau
pelatihan dengan memperhatikan DP3 terakhir yang dilengkapi
dengan data-data:
1. Brosur pendidikan/pelatihan yang akan diikuti
2. Biaya, tempat dan jadwal pendidikan/pelatihan
3. Gambaran kinerja karyawan yang bersangkutan
b. Direksi dalam rapatnya menentukan nama karyawan yang akan
diutus
e. Mengeluarkan Surat Tugas oleh Kepala Seksi Personalia yang
disampaikan kepada yang bersangkutan dengan tembusan
kepada kepala bidang keuangan dan kepala bidangnya masing-
masing
f. Karyawan meminta biaya pelatihan/pendidikan kepada kepala
bidang keuangan dan menyelesaikan administrasi yang
diperlukan untuk pendidikan tersebut.

Unit Terkait Direksi, Kasi Personalia/Diklat, kepala ruangan dari karyawan yang
bersangkutan, karyawan
 RS. Harapan
Pematangsiantar ORIENTASI KARYAWAN BARU

No. Dokumen No. Revisi Halaman

1/1

Ditetapkan
Direktur
PROSEDUR Tanggal Terbit
TETAP

Dr. Usman Ginting

Pengertian Orientasi adalah suatu kegiatan untuk memperkenalkan calon
karyawan baru yang sudah lulus melalui ujian seleksi dengan
lingkungan Rumah Sakit secara umum yang dimulai dari pengenalan
struktur organisasi sampai pada peraturan-peraturan karyawan dan
secara khusus sistem operasional tugasnya serta para karyawan yang
sudah ada
Tujuan a. Kerangka acuan langkah-langkah pelaksanaan orientasi karyawan
baru di rumah sakit Harapan
b. Karyawan baru mengetahui gambaran tentang rumah sakit
Harapan
c. Mempermudah karyawan baru dalam melaksanakan tugasnya
sesuai dengan ketentuan yang berlaku

Kebijakan a. Setiap karyawan baru diwajibkan mengikuti program orientasi

secara umum dan khusus sesuai dengan bidang pelayanannya
masing-masing
b. Pelaksanaan program orientasi umum dikoordinir oleh bagian
Personalia bersama DIKLAT atau bagian yang ditunjuk
c. Setelah mengikuti program orientasi umum, diwajibkan
mengikuti orientasi khusus di bagian masing-masing
d. Pelaksanaan orientasi khusus dikoordinir dan diserahkan
sepenuhnya kepada kepala bagiannya dengan materi sesuai
dengan kebutuhan masing-masing bagian

Prosedur Kerja Kriteria Pelaksanaan:

1. Mengikuti program orientasi umum, meliputi:
a. Struktur organisasi
b. Visi dan Misi Rumah Sakit
c. Situasi dan Disiplin Kerja di Rumah Sakit
d. Dikoordinir oleh bagian Personalia dan tim DIKLAT RS.
Harapan
2. Mengikuti program orientasi khusus sesuai dengan bidangnya
masing-masing
3. Menentukan tempat tugas dari masing-masing karyawan baru

Unit Terkait Bagian Personalia, Tim Diklat, dan Direksi

 RS. Harapan
Pematangsiantar MEMBUAT SURAT PERINGATAN

No. Dokumen No. Revisi Halaman

1/1

Ditetapkan
Direktur
PROSEDUR Tanggal Terbit
TETAP

Dr. Usman Ginting

Pengertian Setiap pelanggaran tata tertib dan disiplin kerja setimpal dengan berat
ringannya pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan tersebut, perlu
mendapat teguran baik lisan maupun teguran tulisan
Tujuan Kerangka acuan langkah-langkah untuk mengurus pembuatan surat
peringatan

Kebijakan Setiap karyawan yang melakukan pelanggaran tata tertib dan disiplin
harus mendapat teguran baik lisan maupun tertulis
Prosedur Kerja 1. Kepala ruangan karyawan/ti yang melanggar tata tertib dan disiplin
kerja melaporkan secara tertulis tentang pelanggaran yang
dilakukan oleh karyawan yang bersangkutan apabila kesalahan
tidak bisa diselesaikan.
2. Kepala bagian terkait memanggil karyawan yang bersangkutan dan
dapat meneruskan laporan tersebut kepada Direktur apabila
masalahnya belum juga dapat diselesaikan
3. Selanjutnya, Direktur bersama anggota Direksi memberikan
disposisi kepada Bagian Personalia untuk membuat Surat
Peringatan kepada karyawan yang bersangkutan
4. Bagian Personalia membuat Surat Peringatan yang dimaksud yang
ditandatangani oleh Direktur rumah sakit
5. Selain secara point 2 di atas, kepala bagian terkait bisa juga
langsung meneruskan laporan pelanggaran tata tertib/disiplin kerja
dan rekomendasi untuk memberikan peringatan tertulis terhadap
karyawan/ti tertentnu kepada Kasi Administrasi dan Personalia.
6. Setelah point 2 atau point 3, Kasi Administrasi dan Personalia
meneliti laporan dan rekomendasi dengan Peraturan Perusahaan
RS. Harapan
7. Mendistribusikan surat peringatan tersebut kepada:
a. Yang bersangkutan
b. Kepala ruangan yang bersangkutan
c. Direksi
d. File Karyawan yang bersangkutan

Unit Terkait Bagian Personalia, Direksi

 RS. Harapan
Pematangsiantar PENGURUSAN SURAT IZIN CUTI DILUAR TANGGUNGAN

No. Dokumen No. Revisi Halaman

Ditetapkan
Direktur
PROSEDUR Tanggal Terbit
TETAP

Dr. Usman Ginting

Pengertian Karyawan yang izin di luar tanggungan karena alasan penting dengan
izin dari personalia atau kepegawaian dan yang dapat
dipertanggungjawabkan
Tujuan Kerangka acuan langkah-langkah untuk mengurus cuti di luar
tanggungan

Kebijakan Cuti atas permintaan sendiri sesuai dengan kebutuhan

Prosedur Kerja Kriteria pelaksanaan:

1. Membuat permohonan cuti di luar tanggungan serta alasannya
diajukan kepada Direktur melalui Kepala Ruangan untuk
mendapatkan persetujuan
2. Direktur meneliti permohonan cuti
3. Direktur menyetujui dan menandatangani surat permohonan
cuti di luar tanggungan tersebut dan meneruskan ke Kepala
Bidang Keperawatan dan selanjutnya ke Personalia
4. Personalia mencatat dan mencocokkan hak cuti tersebut
dengan data yang ada di file kepegawaian dan
mendistribusikan ke arsip pada file yang bersangkutan

Unit Terkait Kepala Unit yang bersangkutan, Kepala Bidang yang

bersangkutan, Personalia, dan Direktur
 RS. Harapan
Pematangsiantar PENGURUSAN SURAT CUTI HAMIL/MELAHIRKAN

No. Dokumen No. Revisi Halaman

1/1

Ditetapkan
Direktur
PROSEDUR Tanggal Terbit
TETAP

Dr. Usman Ginting

Pengertian
Cuti karena hamil dan melahirkan dan pengurusan cuti disesuaikan
dengan peraturan yang sudah ditetapkan
Tujuan 1. Pelayanan tidak terganggu
2. Karyawati yang hamil dan melahirkan mendapatkan cuti sesuai
prosedur yang sudah ditetapkan
3. Kepala ruangan dapat mengatur pengganti jaga si perawat yang
cuti

Kebijakan 1. Cuti hamil diberikan selama satu setengah bulan sebelum

melahirkan dan satu setengah bulan setelah melahirkan
2. Karyawan yang telah mendapat cuti hamil tidak berhak mendapat
cuti tahunan pada tahun yang sama
Prosedur Kerja Kriteria Pelaksanaan:
1. Karyawan melampirkan surat keterangan kehamilan yang dibuat
dokter atau bidan yang memeriksa dan menyerahkan kepada kepala
ruangan untuk mendapatkan persetujuan
2. Kepala ruangan meneliti surat permohonan hak karyawati tersebut
untuk mendapatkan cuti hamil sesuai ketentuan yang berlaku
3. Kepala ruangan menyetujui dan menandatangani surat
permohonan cuti hamil tersebut dan meneruskannya ke Kepala
Bidang Keperawatan
4. Kepala Bidang Keperawatan menyetujui dan menandatangani surat
permohonan cuti hamil tersebut dan meneruskannya ke bagian
Personalia
5. Bagian personalia mencatat dan mencocokkan cuti hamil
karyawati tersebut sesuai dengan data yang ada di file
kepegawaian
6. Apabila karyawati sudah melahirkan, menyerahkan Surat
Keterangan Kelahiran ke bagian Personalia untuk diarsipkan ke
file yang bersangkutan

Unit Terkait Karyawan yang bersangkutan, Kepala Ruangan, Kepala Bagian

yang bersangkutan, Direktur dan Yayasan
 RS. Harapan
Pematangsiantar PENGURUSAN CUTI KARENA SAKIT

No. Dokumen No. Revisi Halaman

1/1

Ditetapkan
Direktur
PROSEDUR Tanggal Terbit
TETAP

Dr. Usman Ginting

Pengertian Karyawan yang menderita sakit berhak atas cuti sakit jika disertai
surat keterangan dari dokter yang berwewenang dan untuk jangka
waktu sebagaimana tercantum pada surat keterangan tersebut
Tujuan 1. Pelayanan tidak terganggu
2. Karyawan yang sakit bisa istirahat sampai sembuh
3. Kerangka acuan langkah-langkah untuk mengurus cuti karena sakit
4. Kepala ruangan dapat mengatur pergantian dinas

Kebijakan Adanya surat izin istirahat atau diwajibkan istirahat oleh dokter
Rumah Sakit Harapan
Prosedur Kerja Kriteria Pelaksanaan:
1. Memeriksakan diri ke Poliklinik rumah sakit Harapan dengan
dokter poliklinik yang telah ditunjuk
2. Melapor dan menyerahkan surat keterangan istirahat dari
dokter kepada kepala ruangan yang bersangkutan
3. Kepala ruangan/supervisor mengatur pergantian dinas agar
pelayanan rumah sakit tidak terganggu
4. Menandatangani surat keterangan sakit tersebut oleh kepala
ruangan sebagai tanda sudah mengetahui surat tersebut
5. Kepala ruangan menyerahkan surat keterangan sakit kepada
Kepala Bagian Keperawatan dan diteruskan ke bagian
personalia
6. Bagian personalia mencatat pada daftar dan menyimpan ke file
karyawan yang bersangkutan

Unit Terkait Personalia, Kepala Ruangan, Kepala Bidang yang bersangkutan

 RS. Harapan
Pematangsiantar PENGURUSAN CUTI TAHUNAN

No. Dokumen No. Revisi Halaman

1/1

Ditetapkan
Direktur
PROSEDUR Tanggal Terbit
TETAP

Dr. Usman Ginting

Pengertian Setiap karyawan yang telah berkarya secara terus menerus selama dua
belas bulan dan setiap dua belas bulan masa kerja berikutnya, berhak
atas cuti tahunan selama dua belas hari kerja dalam satu tahun
Tujuan 1. Kerangka acuan langkah-langkah untuk mengurus cuti karena sakit
2. Dapat dipergunakan oleh setiap karyawan untuk keperluan
karyawan sendiri

Kebijakan 1. Adanya persetujuan dari kepala ruangan

2. Adanya persetujuan dari personalia
3. Ada formulir cuti dari bagian personalia
4. Setiap kepala ruangan membuat daftar urutan karyawan yang
cuti selama satu tahun mulai dari bulan Januari secara
bergiliran agar pelayanan tidak terganggu

Prosedur Kerja Kriteria Pelaksanaan:

1. Karyawan meminta formulir permohonan cuti tahunan kepada
bagian personalia
2. Mengisi dan menandatangani lalu menyerahkannya kepada
kepala ruangan yang bersangkutan untuk mendapatkan
persetujuan
3. Kepala ruangan meneliti surat permohonan cuti dan
mencocokkan dengan hak cuti dan pengaturan jadwal cuti
karyawan di unitnya, kebutuhan tenaga dan rencana kegiatan di
bagian yang bersangkutan
4. Kepala ruangan menyetujui dan menandatangani surat
permohonan cuti tahunan tersebut dan meneruskannya kepada
Kepala Bagian Keperawatan, selanjutnya diteruskan kepada
bagian Personalia
5. Bagian Personalia mencatat dan mencocokkan hak cuti
karyawan tersebut sesuai dengan data yang ada di file
kepegawaian

Unit Terkait Personalia, Kepala Ruangan dan Kepala Bagian dari karyawan
yang bersangkutan
 RS. Harapan
Pematangsiantar PELAYANAN PENGOBATAN KARYAWAN/KELUARGA

No. Dokumen No. Revisi Halaman

1/1

Ditetapkan
Direktur
PROSEDUR Tanggal Terbit
TETAP

Dr. Usman Ginting

Pengertian Setiap karyawan memperoleh jaminan kesehatan sebagai berikut:
a. Setiap karyawan mendapat ruang perawatan sesuai dengan
golongannya, seperti berikut:
1) Golongan III, ruang perawatan kelas I
2) Golongan II, ruang perawatan kelas II
3) Golongan I, ruang perawatan kelas III
b. Rumah Sakit Harapan menanggung ruang perawatan dan
pemeriksaan diagnostic/penunjang medis 100 %
c. Obat dan Honor dokter dibayar dari JPKK dan karyawan yang
bersangkutan dengan perincian sebagai berikut:
1) Obat generic 100 % dari JPKK
2) Obat paten 50 % dari JPKK dan 50 % dari karyawan yang
bersangkutan
d. Pemeriksaan di Poliklinik/rawat jalan dari keluarga karyawan
yang sah yang masih menjadi tanggungan tidak
dipungut/ditanggung rumah sakit Harapan, sedangkan obat dan
pelayanan penunjang medis lainnya dibayar oleh karyawan
yang bersangkutan.
e. Karyawan yang cuti hamil mendapat gaji penuh dan jaminan
kesehatannya seperti yang berlaku umum

Tujuan 1. Kerangka acuan langkah-langkah untuk melayani pengobatan

karyawan dan keluarganya
2. Memberikan jaminan pemeliharaan kesehatan bagi seluruh
karyawan, keluarga yang masih menjadi tanggungan dan anak-
anak tanpa membatasi jumlah anak karyawan

Kebijakan Pengobatan dilakukan di rumah sakit Harapan dan sesuai dengan

kesanggupan rutin yang diberlakukan untuk pasien umum dan tidak
termasuk kacamata, protesa, keperluan kosmetika, gigi palsu dan
perawatan infertility

Prosedur Kerja 1. Karyawan mendaftarkan diri/keluarga ke loket pendaftaran dan

menunggu gilirannya dipanggil
2. Menunggu di instalasi rawat jalan untuk mendapatkan
pelayanan
3. Mengantar resep dan dibawa ke instalasi farmasi untuk
mendapatkan obat-obatan
 RS. Harapan
Pematangsiantar PELAYANAN PENGOBATAN KARYAWAN/KELUARGA

No. Dokumen No. Revisi Halaman

1/2

Ditetapkan
Direktur
PROSEDUR Tanggal Terbit
TETAP

Dr. Usman Ginting

Prosedur Kerja 4. Melanjutkan pengobatan bila diperlukan, maka dokter yang
memeriksa membuat rujukan kepada dokter konsultasi yang
ada di rumah sakit Harapan
5. Memberikan surat izin istirahat maksimal untuk 3 hari, kecuali
untuk penyakit tertentu, seperti cacar air, patah tulang besar,
mata merah (conjunctivitis), parotitis
6. Mengetahui karyawan mendapat anjuran rawat inap tetapi
menolak, diberikan istirahat maksimal 2 (tiga) hari. Bila pada
pemeriksaan kedua (setelah istirahat) masih sakit, maka harus
dirawat.
7. Menunjuk dokter karyawan adalah dokter tetap yang sedang
bertugas saat di instalasi rawat jalan. Untuk penyakit-penyakit
akut dan gawat darurat dapat dilayani oleh dokter lain yang
sedang bertugas di IGD

Unit Terkait Poliklinik, IGD, ICU, VK, Radiologi, Laboratorium, Administrasi

Keuangan, JPKK dan semua instalasi unit yang terkait di rumah
sakit Harapan
 RS. Harapan
Pematangsiantar JAMSOSTEK

No. Dokumen No. Revisi Halaman

1/1

Ditetapkan
Direktur
PROSEDUR Tanggal Terbit
TETAP

Dr. Usman Ginting

Pengertian Program Jamsostek atau Jaminan Sosial Tenaga Kerja merupakan
program pemerintah yang bertujuan memberikan perlindungan dasar
bagi tenaga kerja guna menjaga harkat dan martabat sebagai manusia
dalam mengatasi resiko-resiko yang timbul. Program jamsostek
memberikan jaminan dan perlindungan terhadap resiko sosial ekonomi
yang ditimbulkan kecelakaan kerja, hari tua dan meninggal. Program
Jamsostek diselenggarakan berdasarkan UU No. 13 tahun 2004.
Tujuan Acuan langkah-langkah dalam penyelenggaraan Jamsostek di rumah
sakit Harapan

Kebijakan Rumah sakit Harapan mengikutsertakan semua karyawan dalam

program Jamsostek atau Jaminan Sosial Tenaga Kerja yang meliputi:
1. Kecelakaan
2. Jaminan Kematian
3. Tabungan Hari Tua
Prosedur Kerja Kriteria Pelaksanaan:
1. Karyawan yang bersangkutan mengisi formulir Jamsostek dan
ditandatangani oleh Direktur diteruskan kepada bagian
Administrasi rumah sakit.
2. Bagian Personalia menyerahkan formulir yang sudah diisi ke
kantor PT. Jamsostek untuk diproses sebagai peserta dan rumah
sakit mendapat pertinggal sebagai arsip
3. Bagian kepegawaian mengisi formulir Jamsostek 2 dan bagian
keuangan melakukan pembayaran iuran bulanan sesuai dengan
peraturan PT. Jamsostek.

Unit Terkait Semua karyawan rumah sakit Harapan, bagian Administrasi Umum
dan Keuangan
 RS. Harapan PENGURUSAN PELAPORAN KLAIM SANTUNAN
Pematangsiantar JAMSOSTEK ATAS KECELAKAAN KERJA KARYAWAN
No. Dokumen No. Revisi Halaman
1/1

Ditetapkan
Direktur
PROSEDUR Tanggal Terbit
TETAP

Dr. Usman Ginting

Pengertian Setiap karyawan rumah sakit Harapan pada saat pengangkatannya
didaftarkan sebagai peserta Jamsostek. Untuk itu, setiap karyawan dan
pihak rumah sakit berhak atas klain santunan pertanggungan bila
terjadi kecelakaan kerja
Tujuan Kerangka acuan langkah-langkah untuk mengurus pelaporan dan
klaim santunan Jamsostek bila terjadi kecelakaan kerja

Kebijakan Setiap karyawan dan pihak rumah sakit Harapan berhak atas klaim
santunan bila terjadi kecelakaan kerja
Prosedur Kerja Kriteria Pelaksanaan:
1. Mendapatkan pengobatan atau perawatan semestinya oleh
karyawan yang mengalami kecelakaan kerja dapat langsung
berobat ke Instalasi Gawat Darurat Rumah Sakit Harapan
2. Bagian kepegawaian menyiapkan formulir kecelakaan bentuk
KK.2 formulir Jamsostek dan surat pengantar yang ditujukan
kepada kepala kantor Departemen Tenaga Kerja yang tembusannya
disampaikan kepada PT. Jamsostek
3. Kepala bagian Administrasi Umum dan Personalia mengoreksi
surat pengantar dan selanjutnya diajukan kepada Direktur untuk
ditandatangani. Dalam waktu 2 x 24 jam setelah kejadian
kecelakaan, bagian kepegawaian sudah harus menyelesaikan proses
laporan
4. Karyawan yang bersangkutan setelah sembuh atau dinyatakan
sehat atau cacat oleh dokter melapor ke Bagian Kepegawaian
5. Bagian kepegawaian menyiapkan formulir surat keterangan dokter
bentuk KK-4 formulir Jamsostek 3 b untuk diisi oleh dokter yang
melakukan pertolongan pertama atau yang merawatnya
6. Bagian kepegawaian mengurus klaim santunan Jamsostek, yaitu:
a. Mengumpulkan nota-nota pengobatan, perincian, kwitansi, copy
resep dan surat istirahat di bagian terkait
b. Menyiapkan surat pengantar klaim santunan yang ditujukan kepada
pimpinan PT. Jamsostek, diparaf oleh Kepala Bagian Umum dan
personalia dan ditandatangani oleh Direktur
c. Menyampaikan alamat yang dituju

Unit Terkait Kepala Bagian Umum dan Personalia, Karyawan yang bersangkutan
 RS. Harapan
Pematangsiantar PENGISIAN SLIP KERJA LEMBUR

No. Dokumen No. Revisi Halaman

1/1

Ditetapkan
Direktur
PROSEDUR Tanggal Terbit
TETAP

Dr. Usman Ginting

Pengertian Kerja lembur hanya dilakukan untuk menyelesaikan pekerjaan yang
tidak dapat ditunda atau karena suatu program yang harus
dilaksanakan atas penugasan Direksi atau pejabat lain yang ditunjuk
Tujuan Kerangka acuan langkah-langkah untuk mengisi slip kerja lembur

Kebijakan 1. Kerja lembur hanya dilakukan atas penugasan Direksi atau pejabat
lain yang ditunjuk
2. Adanya format yang baku
Prosedur Kerja Kriteria Pelaksanaan:
1. Mengisi slip lembur dari jam awal lembur sampai akhir jam kerja
lembur
2. Menandatangani slip lembur oleh karyawan yang bersangkutan
dan kepala ruangan, kemudian mengetahui atasan tidak langsung
(kepala bagian yang bersangkutan)
3. Menyerahkan slip kerja lembur setiap tanggal 20 kepada Bagian
Keuangan untuk menghitung kelebihan jam kerja lemburnya dan
Bagian Personalia memasukkannya ke dalam daftar gaji bulanan
karyawan

Unit Terkait Semua bagian terkait

 RS. Harapan PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA
Pematangsiantar ATAS PERMOHONAN SENDIRI
No. Dokumen No. Revisi Halaman
1/1

Ditetapkan
Direktur
PROSEDUR Tanggal Terbit
TETAP

Dr. Usman Ginting

Pengertian Hubungan kerja antara karyawan dan rumah sakit dapat putus atas
permohonan karyawan sendiri. Permohonan berhenti harus diajukan
sekurang-kurangnya satu bulan sebelumnya. Bagi karyawan yang
memangku jabatan struktural, permohonan diajukan 3 bulan
sebelumnya. Tujuan penetapan tentang waktu tersebut dimaksudkan
agar rumah sakit dapat mencari penggantinya supaya kegiatan
pelayanan tidak mengalami gangguan.
Tujuan Kerangka acuan langkah-langkah untuk melakukan pemutusan
hubungan kerja atas permohonan sendiri

Kebijakan 1. Pemberhentian karyawan dengan hormat dilakukan dalam

bentuk karyawan mengundurkan diri atau keluar atas
Permintaan sendiri
2. Pada prinsipnya rumah sakit mencegah terjadinya pemutusan
hubungan kerja (PHK) apabila ada kesesuaian antara rumah
sakit dan karyawan
3. Pemutusan hubungan kerja antara rumah sakit dengan
karyawan diatur dalam peraturan pokok kepegawaian Yayasan
Harapan
Prosedur Kerja Kriteria Pelaksanaan:
1. Bagian kepegawaian menerima surat permohonan berhenti
karyawan non struktural setelah satu bulan atau tiga bulan
untuk karyawan structural.
2. Bagian kepegawaian menerbitkan surat permohonan
pemberhentian dan pengalaman kerja yang diparaf koreksi oleh
bagian Administrasi Umum dan Personalia disampaikan
kepada Direktur untuk ditandatangani dan selanjutnya
diteruskan kepada Yayasan
3. Yayasan mengeluarkan Surat Keputusan Pemberhentian
tersebut
4. Administrasi Yayasan mendistribusikan Surat Keputusan
tersebut kepada:
a. Karyawan yang bersangkutan
b. File karyawan yang bersangkutan

Unit Terkait Karyawan yang bersangkutan, Kepala bagian yang bersangkutan,

Personalia, Direktur dan Yayasan
 RS. Harapan PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA
Pematangsiantar KARENA USIA PENSIUN
No. Dokumen No. Revisi Halaman
1/1

Ditetapkan
Direktur
PROSEDUR Tanggal Terbit
TETAP

Dr. Usman Ginting

Pengertian Pemutusan hubungan kerja dapat dilakukan apabila karyawan telah
mencapai usia 55 (lima puluh lima) tahun. Pemutusan hubungan kerja
karena usia pensiun ini memperhatikan UU No.13 Pasal 167 yang
mengatur tentang uang pesangon dan uang jasa. Di samping itu, RS.
Harapan menyelenggarakan Dana Hari Tua yang tergabung dengan
Yayasan Dana Pensiun Konferensi Wali Gereja Indonesia (YDP-KWI)
dan PT. Jamsostek.

Tujuan Sebagai kerangka acuan langkah-langkah untuk mengurus pemutusan

hubungan kerja karena karyawan telah mencapai usia pensiun

Kebijakan 1. Pemberhentian karyawan dengan hormat dilakukan dalam bentuk

karyawan sudah mencapai usia 55 (lima puluh lima) tahun.
2. Pemutusan hubungan kerja antara rumah sakit dengan karyawan
diatur dalam peraturan pokok kepegawaian Yayasan Harapan

Prosedur Kerja 1. Tiga bulan sebelum seorang karyawan mencapai usia pensiun atau
genap lima puluh lima tahun, Bagian Personalia menyiapkan Draft
Surat Pemberitahuan kepada yang bersangkutan, meminta paraf
koreksi dari Kepala Bagian Administrasi dan Keuangan.
Selanjutnya, disampaikan kepada Direktur untuk ditandatangani.
Tembusan surat pemberitahuan tersebut disampaikan kepada:
a. Anggota Direksi
b. Kepala ruangan dari yang bersangkutan
c. Kasi Administrasi dan Personalia
d. Yayasan Harapan
2. Bagi karyawan yang belum pernah mengambil cuti panjang, dapat
mengambil cuti panjang selama dua bulan sebagaimana diatur
dalam peraturan pokok kepegawaian rumah sakit Harapan
3. Yayasan Harapan memproses masa pensiun karyawan sehingga SK
dapat dikeluarkan pada hari “H” 55 tahun.
 RS. Harapan PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA
Pematangsiantar KARENA USIA PENSIUN
No. Dokumen No. Revisi Halaman
1/2

Ditetapkan
Direktur
PROSEDUR Tanggal Terbit
TETAP

Dr. Usman Ginting

Prosedur Kerja 4. Pada saat usia pensiun tiba, Yayasan menyiapkan Surat Keputusan
Pemutusan Hubungan Kerja karena karyawan/ti mencapai usia
pensiun atas nama karyawan/ti yang bersangkutan. Tembusan surat
keputusan ini disampaikan kepada:
a. Direktur RS. Harapan
b. Anggota Direksi
c. FKK
d. Disnaker Kota Pematangsiantar
5. Dengan adanya SK Pemberhentian ini maka karyawan
bersangkutan dapat mengurus Dana Pensiun dari DHT – KWI
Jakarta (jika masuk peserta) dan Jaminan Hari Tua dari Jamsostek.
Dengan rasa kekeluargaan dan jika karyawan yang bersangkutan
bersedia dapat diadakan acara perpisahan sekaligus penyampaian
ucapan terima kasih atas pengabdian.

Unit Terkait Kepala ruangan, kepala bagian yang bersangkutan, karyawan yang
bersangkutan, Kepala Bagian Administrasi Umum dan Keuangan,
Personalia
 RS. Harapan SURAT-SURAT MASUK
Pematangsiantar
No. Dokumen No. Revisi Halaman

Ditetapkan
Direktur
PROSEDUR Tanggal Terbit
TETAP
Dr. Usman Ginting

Pengertian
Mekanisme penerimaan surat-surat dinas yang ditujukan kepada
pimpinan rumah sakit maupun unit-unit kerja rumah sakit.
Tujuan Sebagai pedoman pelaksanaan proses penerimaan surat masuk
menurut administrasi ketatausahaan yang tertib, teratur dan efisien.

Kebijakan Proses surat masuk yang mencakup penerimaan, penelitian,

pengagendaan, pendisposisian, penyelesaian dan pengarsipan harus
menurut administrasi ketatausahaan yang tertib, teratur dan efisien
Prosedur Kerja
1. Surat masuk diterima oleh kasi administrasi.
2. Kasi administrasi meneliti dan memilah-milah surat :
 Surat melalui pos atau kotak pos untuk direktur, unit kerja
lainnya dan untuk karyawan langsung diserahkan oleh kasi
personalia
 Surat yang salah alamat dikembalikan kekantor Pos terdekat
atau ke alamat sipengirim.
3. Petugas administrasi menerima surat dari kasi administrasi yang
ditujukan kepada direktur untuk kemudian dibaca dan meneliti
lampiran dan kelengkapan surat lainnya.
4. Petugas administrasi mencatat dalam buku agenda ”Surat
Masuk” tentang:
 Nomor Agenda surat masuk
 Asal surat/pengirim
 Tanggal dan nomor surat
 Perihal/isi ringkas
5. Memberi lembar disposisi dan mengisi kolom-kolom dalam
lembar disposisi:
 Surat diterima dari
 Tanggal surat
 Nomor Surat
 Tanggal diterima surat
 Perihal / Isi ringkas
6. Menyampaikan surat kepada direktur, untuk diketahui sisinya
untuk selanjutnya direktur mengisi istruksi lanjutan dalam
lembar disposisi.
7. Surat diteruskan sesuai dengan disposisi direktur untuk
kemudian diproses dalam waktu masksimal 2 hari.
8. Surat dengan disposisi diarsipkan, langsung dimasukkan dalam
arsip surat masuk dikantor administrasi.
Unit Terkait 1. Agenda Surat masuk
2. Lembar disposisi
3. File arsip surat masuk
 RS. Harapan
Pematangsiantar SURAT-SURAT KELUAR

No. Dokumen No. Revisi Halaman

Ditetapkan
Direktur
PROSEDUR Tanggal Terbit
TETAP

Dr. Usman Ginting

Pengertian
Meliputi surat-surat dinas direktur rumah sakit yang ditujukan kepada
pihak luar maupun intern
Tujuan Sebagai pedoman pelaksanaan proses surat keluar menurut
administrasi ketatausahaan yang tertib, teratur dan efisien.

Proses surat keluar yang meliputi pengonsepan, penelitian,

pengetikan, penggandaan, pengexpedisian/pendistribusian,
pengagendaan dan pengarsipan

Prosedur Kerja

Unit Terkait
 RS. Harapan
Pematangsiantar
No. Dokumen No. Revisi Halaman

Ditetapkan
Direktur
PROSEDUR Tanggal Terbit
TETAP

Dr. Usman Ginting

Pengertian

Tujuan

Kebijakan

Prosedur Kerja

Unit Terkait
 RS. Harapan
Pematangsiantar
No. Dokumen No. Revisi Halaman

Ditetapkan
Direktur
PROSEDUR Tanggal Terbit
TETAP

Dr. Usman Ginting

Pengertian

Tujuan

Kebijakan

Prosedur Kerja

Unit Terkait
 RS. Harapan
Pematangsiantar
No. Dokumen No. Revisi Halaman

Ditetapkan
Direktur
PROSEDUR Tanggal Terbit
TETAP

Dr. Usman Ginting

Pengertian

Tujuan

Kebijakan

Prosedur Kerja

Unit Terkait
 RS. Harapan
Pematangsiantar
No. Dokumen No. Revisi Halaman

Ditetapkan
Direktur
PROSEDUR Tanggal Terbit
TETAP

Dr. Usman Ginting

Pengertian

Tujuan

Kebijakan

Prosedur Kerja

Unit Terkait
 RS. Harapan
Pematangsiantar
No. Dokumen No. Revisi Halaman

Ditetapkan
Direktur
PROSEDUR Tanggal Terbit
TETAP

Dr. Usman Ginting

Pengertian

Tujuan

Kebijakan

Prosedur Kerja

Unit Terkait
 RS. Harapan
Pematangsiantar
No. Dokumen No. Revisi Halaman

Ditetapkan
Direktur
PROSEDUR Tanggal Terbit
TETAP

Dr. Usman Ginting

Pengertian

Tujuan

Kebijakan

Prosedur Kerja

Unit Terkait
 RS. Harapan
Pematangsiantar
No. Dokumen No. Revisi Halaman

Ditetapkan
Direktur
PROSEDUR Tanggal Terbit
TETAP

Dr. Usman Ginting

Pengertian

Tujuan

Kebijakan

Prosedur Kerja

Unit Terkait
 RS. Harapan
Pematangsiantar
No. Dokumen No. Revisi Halaman

Ditetapkan
Direktur
PROSEDUR Tanggal Terbit
TETAP

Dr. Usman Ginting

Pengertian

Tujuan

Kebijakan

Prosedur Kerja

Unit Terkait
 RS. Harapan
Pematangsiantar
No. Dokumen No. Revisi Halaman

Ditetapkan
Direktur
PROSEDUR Tanggal Terbit
TETAP

Dr. Usman Ginting

Pengertian

Tujuan

Kebijakan

Prosedur Kerja

Unit Terkait
 RS. Harapan
Pematangsiantar
No. Dokumen No. Revisi Halaman

Ditetapkan
Direktur
PROSEDUR Tanggal Terbit
TETAP

Dr. Usman Ginting

Pengertian

Tujuan

Kebijakan

Prosedur Kerja

Unit Terkait
 RS. Harapan
Pematangsiantar
No. Dokumen No. Revisi Halaman

Ditetapkan
Direktur
PROSEDUR Tanggal Terbit
TETAP

Dr. Usman Ginting

Pengertian

Tujuan

Kebijakan

Prosedur Kerja

Unit Terkait
 RS. Harapan
Pematangsiantar
No. Dokumen No. Revisi Halaman

Ditetapkan
Direktur
PROSEDUR Tanggal Terbit
TETAP

Dr. Usman Ginting

Pengertian

Tujuan

Kebijakan

Prosedur Kerja

Unit Terkait
 RS. Harapan
Pematangsiantar
No. Dokumen No. Revisi Halaman

Ditetapkan
Direktur
PROSEDUR Tanggal Terbit
TETAP

Dr. Usman Ginting

Pengertian

Tujuan

Kebijakan

Prosedur Kerja

Unit Terkait
 RS. Harapan
Pematangsiantar
No. Dokumen No. Revisi Halaman

Ditetapkan
Direktur
PROSEDUR Tanggal Terbit
TETAP

Dr. Usman Ginting

Pengertian

Tujuan

Kebijakan

Prosedur Kerja

Unit Terkait
 RS. Harapan
Pematangsiantar
No. Dokumen No. Revisi Halaman

Ditetapkan
Direktur
PROSEDUR Tanggal Terbit
TETAP

Dr. Usman Ginting

Pengertian

Tujuan

Kebijakan

Prosedur Kerja

Unit Terkait
 RS. Harapan
Pematangsiantar
No. Dokumen No. Revisi Halaman

Ditetapkan
Direktur
PROSEDUR Tanggal Terbit
TETAP

Dr. Usman Ginting

Pengertian

Tujuan

Kebijakan

Prosedur Kerja

Unit Terkait
 RS. Harapan
Pematangsiantar
No. Dokumen No. Revisi Halaman

Ditetapkan
Direktur
PROSEDUR Tanggal Terbit
TETAP

Dr. Usman Ginting

Pengertian

Tujuan

Kebijakan

Prosedur Kerja

Unit Terkait
 RS. Harapan
Pematangsiantar
No. Dokumen No. Revisi Halaman

Ditetapkan
Direktur
PROSEDUR Tanggal Terbit
TETAP

Dr. Usman Ginting

Pengertian

Tujuan

Kebijakan

Prosedur Kerja

Unit Terkait
 RS. Harapan
Pematangsiantar
No. Dokumen No. Revisi Halaman

Ditetapkan
Direktur
PROSEDUR Tanggal Terbit
TETAP

Dr. Usman Ginting

Pengertian

Tujuan

Kebijakan

Prosedur Kerja

Unit Terkait
 RS. Harapan
Pematangsiantar
No. Dokumen No. Revisi Halaman

Ditetapkan
Direktur
PROSEDUR Tanggal Terbit
TETAP

Dr. Usman Ginting

Pengertian

Tujuan

Kebijakan

Prosedur Kerja

Unit Terkait
 RS. Harapan
Pematangsiantar
No. Dokumen No. Revisi Halaman

Ditetapkan
Direktur
PROSEDUR Tanggal Terbit
TETAP

Dr. Usman Ginting

Pengertian

Tujuan

Kebijakan

Prosedur Kerja

Unit Terkait
 RS. Harapan
Pematangsiantar
No. Dokumen No. Revisi Halaman

Ditetapkan
Direktur
PROSEDUR Tanggal Terbit
TETAP

Dr. Usman Ginting

Pengertian

Tujuan

Kebijakan

Prosedur Kerja

Unit Terkait
 RS. Harapan
Pematangsiantar
No. Dokumen No. Revisi Halaman

Ditetapkan
Direktur
PROSEDUR Tanggal Terbit
TETAP

Dr. Usman Ginting

Pengertian

Tujuan

Kebijakan

Prosedur Kerja

Unit Terkait
 RS. Harapan
Pematangsiantar
No. Dokumen No. Revisi Halaman

Ditetapkan
Direktur
PROSEDUR Tanggal Terbit
TETAP

Dr. Usman Ginting

Pengertian

Tujuan

Kebijakan

Prosedur Kerja

Unit Terkait
 RS. Harapan
Pematangsiantar
No. Dokumen No. Revisi Halaman

Ditetapkan
Direktur
PROSEDUR Tanggal Terbit
TETAP

Dr. Usman Ginting

Pengertian

Tujuan

Kebijakan

Prosedur Kerja

Unit Terkait
 RS. Harapan
Pematangsiantar
No. Dokumen No. Revisi Halaman

Ditetapkan
Direktur
PROSEDUR Tanggal Terbit
TETAP

Dr. Usman Ginting

Pengertian

Tujuan

Kebijakan

Prosedur Kerja

Unit Terkait
 RS. Harapan
Pematangsiantar
No. Dokumen No. Revisi Halaman

Ditetapkan
Direktur
PROSEDUR Tanggal Terbit
TETAP

Dr. Usman Ginting

Pengertian

Tujuan

Kebijakan

Prosedur Kerja

Unit Terkait

No. Dokumen No. Revisi Halaman

Ditetapkan
Direktur
PROSEDUR Tanggal Terbit
TETAP

Dr. Usman Ginting

Pengertian

Tujuan

Kebijakan
Prosedur Kerja

Unit Terkait

Pengertian

Tujuan

Kebijakan

Prosedur Kerja

Unit Terkait