BAB I

PENGANTAR KESEKRETARIATAN

Tujuan Instruksional Khusus:

Setelah mempelajari bab ini, mahasiswa diharapkan mampu:
1. Menjelaskan pengertian kesekretariatan.
2. Menjelaskan hubungan antara kesekretariatan, sekreatriat dan sekretaris.
3. menjelaskan peranan dan lingkup tugas sekretariat.

1.1 PENDAHULUAN
Setiap organisasi baik yang berbentuk perusahaan swasta, pemerintah
maupun sosial dalam upaya mencapai tujuan organisasi secara berhasil guna dan
berdaya guna memerlukan adanya pembagian tugas, pelimpahan wewenang,
rincian tugas individu yang terlibat dalam organisasi tersebut. Disamping itu,
dalam suatu organisasi harus pula ditetapkan kaitan kerjasama antara satu pihak
dengan pihak lainnya yang pelaksanaannya harus sistematis, sehingga dapat
dijadikan acuan bagi para pelaksananya.

1.2 PENGERTIAN KESEKRETARIATAN

Kesekretariatan dapat diartikan sebagai segala pekerjaan atau aktivitas yang
dilakukan oleh sekretariat, sedangkan pengertian sekretariat menurut The Liang
Gie (1986), dalam Kamus Administrasi Perkantoran adalah: “Sekretariat
merupakan sebutan untuk suatu organisasi yang tugas pokoknya melaksanakan
berbagai kerja ketata-usahaan”.
Menurut Webster’s Third New International Dictionary (1982), sekretariat
adalah:
 The office of position of a secretary
 a secretarial corps (as in a business office): the working force of secretaries
or the clerical staf of an organization:
o The government administrative department presided over by a secretary
general or cabinet secretary.

1
 2

o The quarters occupied by a government secretariat.

o The staff of secretariat.
Artinya kurang lebih:
 Kantor atau posisi seorang sekretaris
 Suatu kelompok pekerja sekretaris (seperti dalam suatu kantor/ perusahaan):
Suatu kerja yang terdiri dari sekretaris-sekretaris atau staff kantor dari suatu
organisasi,
o Bagian administrasi pemerintah yang diketuai oleh seorang sekretaris
jendral, atau sekretaris kabinet.
o Suatu tempat yang dikuasai oleh suatu sekretariat pemerintah.
o Staf sekretariat.
Kemudian Moekijat (1986) memberikan pengertian sekretariat dalam tiga
pengertian, yaitu:
 Pada mulanya sekretariat merupakan sekedar tempat seorang sekretaris
bertugas,
 Kemudian mengalami perkembangan bahwa sekretariat merupakan suatu
organisasi tempat sekretaris melakukan tugas dalam bidang tata keterangan,
tata warkat atau tata usaha,
 Dan akhirnya sekretariat merupakan suatu organisasi tempat sekretaris
beserta pembantunya melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap
pekerjaan pokok atau administrasi. Segenap rangkaian kegiatan penataan
terhadap pekerjaan pokok ini dapat dinamakan sebagai kegiatan penunjang,
maka dapatlah kiranya sekretariat merupakan satuan organisasi yang
melakukan aktivitas penunjang terhadap satuan organisasi lain agar berjalan
lancar dalam usaha mencapai tujuan pokok.
Dari pengertian-pengertian di atas, ternyata sekretariat dapat mencakup tiga
maksud, yaitu:
 Kantor atau tempat kerja seorang sekretaris, misalnya kantor sekretaris
seorang pimpinan, ruang Kepala Bagian Tata Usaha;
 3

 Kelompok sekretaris atau pegawai yang tugas pokoknya melakukan tugas

tata-usaha, misalnya karyawan bagian umum atau bagian tata usaha suatu
organisasi;
 Bagian dari suatu organisasi yang melakukan kegiatan ketatausahaan untuk
menunjang tercapainya tujuan organisasi, misalnya Bagian Tata Usaha, atau
Bagian Umum, atau Bagian Administrasi Umum, Kantor Pusat, sering juga
disebut Sekretariat Umum.
Dari pengertian di atas dapatlah dihubungkan antara kesekretariatan,
sekretariat dan sekretaris, menjadi sebagai berikut:
- kesekretariatan adalah pekerjaannya,
- sekretariat adalah tempatnya,
- sedangkan sekretaris adalah pelaku atau orangnya.
Kesekretariatan sering juga disebut ketatausahaan, praktek perkantoran,
prosedur perkantoran atau administrasi dalam arti sempit, pekerjaan kantor, dan
aktivitas kantor.

1.3 MACAM-MACAM SEKRETARIAT

Jika dilihat kembali pengertian sekretariat, maka dapatlah dikatakan bahwa
ada tiga macam sekretariat, yaitu sebagai berikut:
a. Sekretariat yang hanya ditangani oleh satu orang sekretaris. Sekretariat ini
biasanya merupakan sekretariatnya seorang pimpinan. Misalnya, sekretariat
Direktur Utama, sekretariat Manager Personalia, Sekretariat Manager
Produksi, dan lain-lain.
b. Sekretariat yang ditangani oleh beberapa sekretaris. Sekretariat ini biasanya
merupakan sekretariat dari suatu bagian pada suatu organisasi. Misalnya
Sekretariat Bagian Produksi, Sekretariat Bagian Personalia, dan sebagainya.
c. Sekretariat sebagai bagian suatu organisasi, sekretariat ini merupakan
sekretariatnya suatu organisasi. Sekretariat ini sering disebut sebagai
Sekretariat Umum, Bagian Umum, Bagian Administrasi Umum atau Kantor
Pusat.
 4

1.4 PERANAN DAN LINGKUP TUGAS SEKRETARIAT

Dari pengertian sekretariat dapat dikatakan peranan sekretariat adalah
melakukan aktivitas penunjang terhadap satuan organisasi lain untuk
memperlancar aktivitas pokoknya, sehingga dapat memperlancar dalam usaha
mencapai tujuan pokok.
Untuk memahami aktivitas penunjang yang dilakukan oleh sekretariat, ada
baiknya kita kutip pendapat The Liang Gie (1986, hal 26) dalam bukunya
Administrasi Perkantoran Modern yang menyebutkan: “... tata usaha dirumuskan
sebagai segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah,
mengganda, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan
dalam suatu organisasi”. Pendapat ini hampir sama dengan yang dikemukakan
oleh Huffman dan kawan-kawan (1965), bahwa pada dasarnya kantor akan
mempunyai tiga fungsi utama yaitu: “record keeping, communication,
computation”.
Uraian ketiga fungsi diatas dijelaskan sebagai berikut.
 Record Keeping. Aktivitas ini dapat mencakup menerima, mencatat,
menyimpan dan memelihara catatan-catatan data dan informasi yang
dibutuhkan oleh suatu organisasi.
Aktivitas menerima informasi dapat berupa:
o Menerima surat dari organisasi lain,
o Menerima laporan dari suatu bagian,
o Menerima dari media masa,
o Atau dari sumber-sumber informasi yang lain.
Aktivitas mencatat adalah mencatat tentang informasi dan data yang
diterima; baik waktu, isi maupun sumbernya. Misalnya yang berhubungan
dengan penerimaan surat dari organisasi lain; hal-hal yang akan dicatat adalah
tanggal penerimaannya, isi ringkasnya (untuk surat bukan rahasia),
pengirimnya, tujuannya (dialamatkan kepada siapa), dan identitas suratnya
(nomor, tanggal, perihal).
Aktivitas penyimpanan biasanya akan bersamaan dengan penemuan
kembali atau pengembalian atau pemeliharaannya, yaitu menyimpan dan
 5

menemukan kembali apa-apa yang telah dicatat dan diterima. Tujuannya

untuk dijadikan sumber data dan informasi perusahaan atau organisasi. Jika
dikaitkan dengan penerimaan surat tadi, maka setelah dibaca dan diproses,
surat tersebut tidak langsung dibuang; tetapi harus disimpan terlebih dahulu
untuk waktu tertentu. Sebab mungkin pada suatu saat kelak akan dibutuhkan
kembali, misalnya untuk mempermudah penyelesaian, jika muncul suatu
masalah yang berkaitan dengan surat tersebut.
 Communication atau komunikasi, adalah aktivitas saling berhubungan antara
satu pihak dengan pihak lain untuk suatu tujuan tertentu. Dalam suatu
organisasi komunikasi dapat dilakukan secara intern atau ekstern.
Komunikasi intern maksudnya komunikasi yang terjadi dalam sebuah
organisasi. Seperti misalnya :
o Direktur memberikan memo kepada Kepala Bagian Personalia;
o Kepala Bagian Produksi menelpon Kepala Bagian Pemesaran;
o Kepala Keuangan memberikan perintah kepada bawahannya;
o Direktur mengadakan rapat dengan staffnya
Yang dimaksud komunikasi secara ekstern adalah komunikasi yang
dilakukan oleh suatu organisasi oleh pihak-pihak lain diluar organisasi yang
bersangkutan, misalnya:
o PT. Usaha Tani mengirim surat ke PT. Usaha Mina;
o Direktur Yayasan Sentosa menelpon PT. ABC;
o Perusahaan A menerima kunjungan studi wisata dari suatu SMA;
o Direktur PT. ASLI bertemu dengen Direktur CV. DANU untuk
membicarakan masalah bisnis di Hotel MAORI
Apabila dilihat dari segi bentuknya, komunikasi kantor ada 2 macam,
yaitu komunikasi lisan dan tertulis. Yang dimaksud komunikasi lisan adalah
komunikasi yang dilakukan secara lisan. Beberapa contoh dari komunikasi
lisan adalah: rapat, menerima tamu, menelpon, dan tatap muka langsung
antara dua orang atau lebih, wawancara dan sebagainya, sedangkan yang
dimaksud dengan komunikasi tertulis adalah komunikasi yang dilakukan
 6

secara tertulis, seperti misalnya: memo, laporan, surat, telegram, telex, dan
lain-lain.
Bentuk komunikasi yang paling sering terjadi pada suatu kantor adalah
komunikasi tertulis. Bentuk komunikasi ini sering dijadikan sebagai ukuran
banyak sedikitnya aktivitas suatu kantor atau organisasi.
 Computation atau komputasi, adalah proses pengolahan data yang ada
sehingga dapat menjadi informasi yang berharga untuk suatu organisasi.
Misal data perkembangan jumlah produksi diolah dari angka-angka menjadi
bentuk grafik, sehingga lebih mudah dibaca. Contoh lain dari aktivitas ini
adalah melakukan perhitungan-perhitungan, seperti menghitung jam lembur
untuk keperluan pembayaran atau penggajian karyawan. Aktivitas ini sering
juga disebut dengan aktivitas data processing atau pemrosesan data. Karena
untuk saat ini aktivitas pengolahan data sering dilakukan dengan
mempergunakan komputer, maka sering juga bagian sekretariat yang
melakukan fungsi pengolahan data disebut sebagai Bagian Komputer atau
sering disebut Bagian Informatika dan Komputer.
Dengan demikian, dapatlah dikatakan bahwa sekretariat mempunyai
peranan sebagai pengelola informasi dan komunikasi suatu organisasi.
Pengelolaan informasi berupa rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat,
mengolah (computation), menggandakan, mengirim, dan menyimpan (record
keeping) keterangan-keterangan. Pengelolaan komunikasi mencakup
komunikasi internal dan ekternal suatu organisasi.
Untuk melaksanakan aktivitas tadi, perlu didukung oleh adanya alat-alat
dan mesin-mesin. Maka dari itu aktivitas sekretariat juga tidak akan terlepas
dari peralatan dan mesin-mesin. Seperti untuk mempermudah dalam
pengumpulan data digunakan formulir, untuk menghitung digunakan mesin
hitung, untuk membuat catatan-catatan dipergunakan mesin ketik, untuk
mengolah data digunakan computer lain dan sebagainya.
Dari uraian diatas dapatlah disimpulkan bahwa sekretariat, dalam
menjalankan perannya secara garis besar mempunyai tiga aktivitas utama berikut
ini.
 7

 Pengelolaan Informasi, yang meliputi antara lain:

o Penerimaan surat, laporan dan bentuk-bentik informasi lain, baik dari
dalam maupun dari luar suatu organisasi,
o Pencatatan informasi yang telah diterima,
o Manajemen kearsipan dan filing,
o Pengolahan informasi.
 Pengelolaan Komunikasi, yang meliputi antara lain:
o Pengiriman surat dan bentuk informasi lain, baik ke dalam maupun ke
luar organisasi,
o Rapat,
o Memorandum,
o Menerima tamu dan bertamu.
 Pengelolaan mesin dan peralatan kantor, yang antara lain meliputi:
o Pembuatan formulir,
o Pengelolaan mesin-mesin kantor,
o Pengelolaan kertas-kertas atau stasioneri.

1.5 EVALUASI
1. Jelaskan pengertian dari sekretariat dan kesekretariatan!
2. Bagaimana hubungan antara sekretaris, sekretariat dan kesekretariatan?
3. Ada berapa macam sekretariat yang saudara ketahui? Jelaskan disertai
contoh!
4. Sebutkan ruang lingkup kegiatan sekretariat!