Anda di halaman 1dari 53

RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN

( RPP )

Sekolah : SMK N
Mata Pelajaran : Otomatisasi Tata Kelola Sarana Prasarana
Kelas/ Semester : XI / 1 ( Satu )
Materi Pokok : Mesin-mesin kantor
Alokasi Waktu : 1350 menit (1 x 30 JP )

A. Kompetensi Inti :
1. Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.
2. Menghayati dan mengamalkan perilaku jujur, disiplin, santun, peduli (gotong royong, kerja
sama, toleran, damai), bertanggung-jawab, responsif, dan proaktif melalui keteladanan,
pemberian nasehat, penguatan, pembiasaan, dan pengkondisian secara berkesinambungan
serta menunjukkan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam
berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri
sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.
3. Memahami, menerapkan, menganalisis, dan mengevaluasi tentang pengetahuan faktual,
konseptual, prosedural, dan metakognitif sesuai dengan bidang dan lingkup
kerja Otomatisasi dan Tata Kelola Sarana Prasarana pada tingkat teknis, spesifik, detil, dan
kompleks, berkenaan dengan ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora
dalam konteks pengembangan potensi diri sebagai bagian dari keluarga, sekolah, dunia kerja,
warga masyarakat nasional, regional, dan internasional.
4. Melaksanakan tugas spesifik dengan menggunakan alat, informasi, dan prosedur kerja yang
lazim dilakukan serta memecahkan masalah sesuai dengan bidang kerja Otomatisasi dan Tata
Kelola Perkantoran. Menampilkan kinerja di bawah bimbingan dengan mutu dan kuantitas
yang terukur sesuai dengan standar kompetensi kerja. Menunjukkan keterampilan menalar,
mengolah, dan menyaji secara efektif, kreatif, produktif, kritis, mandiri, kolaboratif,
komunikatif, dan solutif dalam ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang
dipelajarinya di sekolah, serta mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan
langsung. Menunjukkan keterampilan mempersepsi, kesiapan, meniru, membiasakan, gerak
mahir, menjadikan gerak alami dalam ranah konkret terkait dengan pengembangan dari yang
dipelajarinya di sekolah, serta mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan
langsung.

B. Kompetensi Dasar dan Indikator Pencapaian Kompetensi


Kompetensi Dasar
3.5 Menerapkan penggunaan mesin-mesin kantor (office machine)
4.5. Melakukan pengelompokkan ruang lingkup administrasi sarana dan prasarana

Indikator Pencapaian Kompetensi:


3.5.1. Menjelaskan definisi mesin-mesin kantor
3.5.2. Menguraikan jenis-jenis mesin kantor
3.5.3. Mengemukakan prosedur pengoperasian mesin-mesin kantor
3.5.4. Mengemukakan prosedur pemeliharaan mesin-mesin kantor
4.5.1. Melakukan identifikasi mesin-mesin kantor berdasaran kebutuhan/tuntutan pekerjaan
dengan tepat
4.5.2. Menggunakan mesin-mesin kantor dalam menyelesaikan pekerjaan kantor dengan tepat
sesuai standar prosedur yang berlaku
4.5.3. Memelihara mesin-mesin kantor setelah dipergunakan sesuai dengan standar/petunjuk
manual

C. Tujuan Pembelajaran
Pertemuan I
1. Melalui kegiatan diskusi peserta didik mampu Menjelaskan definisi mesin-mesin kantor
dengan baik
2. Melalui kegiatan diskusi peserta didik mampu menguraikan jenis-jenis mesin kantor dengan
jelas
3. Melalui kegiatan diskusi peserta didik mampu melakukan identifikasi mesin-mesin kantor
berdasaran kebutuhan/tuntutan pekerjaan dengan tepat

Pertemuan II
4. Melalui kegiatan diskusi peserta didik mampu Mengemukakan prosedur pengoperasian
mesin-mesin kantor secara tepat
5. Melalui kegiatan diskusi peserta didik mampu Mengemukakan prosedur pemeliharaan
mesin-mesin kantor dengan tepat
6. Melalui kegiatan diskusi peserta didik mampu menggunakan mesin-mesin kantor dalam
menyelesaikan pekerjaan kantor dengan tepat sesuai standar prosedur yang berlaku dengan
benar
7. Melalui kegiatan diskusi peserta didik mampu memelihara mesin-mesin kantor setelah
dipergunakan sesuai dengan standar/petunjuk manual

Nilai Karakter
1. Religius
2. Disiplin
3. Kerja sama
4. Rasa ingin tahu
5. Tanggung jawab
6. Teliti
7. Komunikatif

D. Materi Pembelajaran
1. Materi Pembelajaran Reguler
Memahami Ruang Lingkup Administrasi Sarana dan Prasarana
3.5.1. Menjelaskan definisi mesin-mesin kantor
3.5.2. Menguraikan jenis-jenis mesin kantor
3.5.3. Mengemukakan prosedur pengoperasian mesin-mesin kantor
3.5.4. Mengemukakan prosedur pemeliharaan mesin-mesin kantor

Faktual :
- Peralatan dan perlengkapan di kantor tata usaha sekolah
Konseptual :
- Pengertian administrasi sarana dan prasarana
Prosedural :
- Klasifikasi sarana dan prasarana kantor
Metakognitif :
- Menginventarisasi sarana dan prasarana kantor

2. Materi Pengayaan
- Kegiatan pada suatu kantor sebagai penerapan administrasi sarana dan prasarana

3. Materi remedial
- Menguraikan ruang lingkup administrasi perkantoran

E. Metode Pembelajaran
 Metode : diskusi dan penugasan
 Model : discovery learning

F. Media/Alat dan Bahan


a. Media/Alat Pembelajaran : - (gambar ruang kantor diambil dari
firqotunnajiyah.com/sarana-prasarana/)
- LCD Proyektor
- Power Point
b. Bahan Pembelajaran : slide
G. Sumber Belajar
a. Buku :
Nama Pengarang : Muhammad Lutfi Hakim
Sri Widiyani
Tahun penerbitan : 2018
Judul buku : Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana
Kota penerbitan : Surakarta
Penerbit : Mediatama (312 halaman)
b. Situs Internet : Mesin-mesin kantor
https://kecsmgtengah.semarangkota.go.id/sarana-dan-prasarana
Tahun : 2018

H. Langkah-Langkah Pembelajaran
Pertemuan Pertama
Definisi Mesin-Mesin Kantor
Alokasi
Kegiatan Kegiatan Pembelajaran
Waktu
Pendahuluan Guru :
 Orientasi 20 menit
 Guru masuk kelas tepat waktu dan mengucapkan
salam.
 Guru mengingatkan ketua kelas memimpin doa
saat pembelajaran akan dimulai. (Religius)
 Guru mengisi agenda kelas dan mengabsen siswa
(Disiplin)
 Apersepsi
 Guru memberikan informasi mengenai
kompetensi, materi
 Guru Menjelaskan penilaian yang dilakukan.
 Guru Memberikan Pre Tes
 Guru Mengelompokkan siswa
 Motivasi
 Memberikan gambaran tentang definisi mesin-
mesin kantor
 Guru menyampaikan tujuan pembelajaran pada
pertemuan yang berlangsung

Inti Mengamati (Literasi) 230 menit


1. Stimulus
 Peserta didik mengamati gambar mesin-mesin
kantor
 Peserta didik melakukan pengamatan dengan
membaca secara berkelompok (Berfikir kritis).

Menanya
2. Identifikasi Masalah
 Setiap kelompok diberikan handout slide
presentasi dan bukti memorial untuk diamati
bersama-sama (Rasa Ingin Tahu)
 Peserta didik menentukan letak permasalahan
yang harus diselesaikan berdasarkan tayangan
yang diberikan.
 Peserta didik saling melakukan tanya jawab
mengenai tugas yang diberikan.

Mengumpulkan informasi
3. Mengumpulkan Data
 Peserta didik mengumpulkan informasi dengan
berdiskusi dan membaca berbagai litelatur
mengenai sarana dan prasarana di sekolah.
 Peserta didik berdiskusi mengecek pandangan
dan bertukar pikiran denga teman kelompoknya
mengenai permasalahan yang sedang dibahas
berdasarkan literatur dan pengetahuan yang
dimilikinya (Kerjasama)

Mengkomunikasikan
4. Melakukan Verifikasi
 Salah satu kelompok tampil untuk
mempresentasikan hasil diskusinya, dalam
menyelesaikan permasalahan melalui solusi yang
disimpulkan oleh kelompoknya sesuai dengan
waktu yang diberikan (Komunikatif).
 Peserta didik di kelompok lain memperhatikan
proses presentasi.

Mengasosiasikan
5. Menarik Kesimpulan
 Peserta didik dipersilahkan untuk memberikan
komentar terhadap hasil presentasi temannya dan
dipersilahkan mengoreksi bila ada kesalahan
(Teliti)
Penutup  Kesimpulan 20 menit
 Guru membuat butir-butir kesimpulan mengenai
definisi mesin-mesin kantor

 Evaluasi
 Guru melakukan penilaian dengan teknik tertulis
yaitu menilai dengan memberi paraf pada hasil
kesimpulan dari setiap kelompok

 Refleksi
 Melakukan refleksi terhadap kegiatan yang
sudah dilaksanakan.

 Arahan untuk kegiatan berikutnya


 Guru menyampaikan kegiatan belajar yang
dikerjakan sebagai pekerjaan rumah yaitu
membaca materi berikutnya.
 Guru memberitahukan kegiatan belajar yang
akan dikerjakan pada pertemuan berikutnya
yaitu administrasi sarana dan prasarana

Pertemuan kedua dan ketiga


Jenis-Jenis Mesin Kantor
Alokasi
Kegiatan Kegiatan Pembelajaran
Waktu
Pendahuluan Guru :
 Orientasi 20 menit
 Guru masuk kelas tepat waktu dan mengucapkan
salam.
 Guru mengingatkan ketua kelas memimpin doa
saat pembelajaran akan dimulai. (Religius)
 Guru mengisi agenda kelas dan mengabsen siswa
(Disiplin)
 Apersepsi
 Guru memberikan informasi mengenai
kompetensi, materi
 Guru Menjelaskan penilaian yang dilakukan.
 Guru Memberikan Pre Tes
 Guru Mengelompokkan siswa
 Motivasi
 Memberikan gambaran tentang manfaat
mempelajari pelajaran jenis-jenis mesin kantor
 Guru menyampaikan tujuan pembelajaran pada
pertemuan yang berlangsung

Inti Mengamati (Literasi) 230 menit


1. Stimulus
 Peserta didik mengamati gambar jenis-jenis
mesin kantor
 Peserta didik melakukan pengamatan dengan
membaca secara berkelompok (Berfikir kritis).

Menanya
2. Identifikasi Masalah
 Setiap kelompok diberikan handout slide
presentasi dan bukti memorial untuk diamati
bersama-sama (Rasa Ingin Tahu)
 Peserta didik menentukan letak permasalahan
yang harus diselesaikan berdasarkan tayangan
yang diberikan.
 Peserta didik saling melakukan tanya jawab
mengenai tugas yang diberikan.

Mengumpulkan informasi
3. Mengumpulkan Data
 Peserta didik mengumpulkan informasi dengan
berdiskusi dan membaca berbagai litelatur
jenis-jenis mesin kantor
 Peserta didik berdiskusi mengecek pandangan
dan bertukar pikiran denga teman kelompoknya
mengenai permasalahan yang sedang dibahas
berdasarkan literatur dan pengetahuan yang
dimilikinya (Kerjasama)

Mengkomunikasikan
4. Melakukan Verifikasi
 Salah satu kelompok tampil untuk
mempresentasikan hasil diskusinya, dalam
menyelesaikan permasalahan melalui solusi yang
disimpulkan oleh kelompoknya sesuai dengan
waktu yang diberikan (Komunikatif).
 Peserta didik di kelompok lain memperhatikan
proses presentasi.

Mengasosiasikan
5. Menarik Kesimpulan
 Peserta didik dipersilahkan untuk memberikan
komentar terhadap hasil presentasi temannya dan
dipersilahkan mengoreksi bila ada kesalahan
(Teliti)
Penutup  Kesimpulan 20 menit
 Guru membuat butir-butir kesimpulan mengenai
jenis-jenis mesin kantor

 Evaluasi
 Guru melakukan penilaian dengan teknik tertulis
yaitu menilai dengan memberi paraf pada hasil
kesimpulan dari setiap kelompok

 Refleksi
 Melakukan refleksi terhadap kegiatan yang
sudah dilaksanakan.

 Arahan untuk kegiatan berikutnya


 Guru menyampaikan kegiatan belajar yang
dikerjakan sebagai pekerjaan rumah yaitu
membaca materi berikutnya.
 Guru memberitahukan kegiatan belajar yang
akan dikerjakan pada pertemuan berikutnya

Pertemuan ke empat dan kelima


Prosedur Pengoperasian Mesin-Mesin Kantor
Alokasi
Kegiatan Kegiatan Pembelajaran
Waktu
Pendahuluan Guru :
 Orientasi 20 menit
 Guru masuk kelas tepat waktu dan mengucapkan
salam.
 Guru mengingatkan ketua kelas memimpin doa
saat pembelajaran akan dimulai. (Religius)
 Guru mengisi agenda kelas dan mengabsen siswa
(Disiplin)
 Apersepsi
 Guru memberikan informasi mengenai
kompetensi, materi
 Guru Menjelaskan penilaian yang dilakukan.
 Guru Memberikan Pre Tes
 Guru Mengelompokkan siswa
 Motivasi
 Memberikan gambaran tentang prosedur
pengoperasian mesin-mesin kantor
 Guru menyampaikan tujuan pembelajaran pada
pertemuan yang berlangsung

Inti Mengamati (Literasi) 230 menit


1. Stimulus
 Peserta didik mengamati gambar jenis-jenis
mesin kantor
 Peserta didik melakukan pengamatan dengan
membaca secara berkelompok (Berfikir kritis).

Menanya
2. Identifikasi Masalah
 Setiap kelompok diberikan handout slide
presentasi dan bukti memorial untuk diamati
bersama-sama (Rasa Ingin Tahu)
 Peserta didik menentukan letak permasalahan
yang harus diselesaikan berdasarkan tayangan
yang diberikan.
 Peserta didik saling melakukan tanya jawab
mengenai tugas yang diberikan.

Mengumpulkan informasi
3. Mengumpulkan Data
 Peserta didik mengumpulkan informasi dengan
berdiskusi dan membaca berbagai litelatur
prosedur pengoperasian mesin-mesin kantor
 Peserta didik berdiskusi mengecek pandangan
dan bertukar pikiran denga teman kelompoknya
mengenai permasalahan yang sedang dibahas
berdasarkan literatur dan pengetahuan yang
dimilikinya (Kerjasama)

Mengkomunikasikan
4. Melakukan Verifikasi
 Salah satu kelompok tampil untuk
mempresentasikan hasil diskusinya, dalam
menyelesaikan permasalahan melalui solusi yang
disimpulkan oleh kelompoknya sesuai dengan
waktu yang diberikan (Komunikatif).
 Peserta didik di kelompok lain memperhatikan
proses presentasi.

Mengasosiasikan
5. Menarik Kesimpulan
 Peserta didik dipersilahkan untuk memberikan
komentar terhadap hasil presentasi temannya dan
dipersilahkan mengoreksi bila ada kesalahan
(Teliti)
Penutup  Kesimpulan 20 menit
 Guru membuat butir-butir kesimpulan mengenai
prosedur pengoperasian mesin-mesin kantor

 Evaluasi
 Guru melakukan penilaian dengan teknik tertulis
yaitu menilai dengan memberi paraf pada hasil
kesimpulan dari setiap kelompok

 Refleksi
 Melakukan refleksi terhadap kegiatan yang
sudah dilaksanakan.

 Arahan untuk kegiatan berikutnya


 Guru menyampaikan kegiatan belajar yang
dikerjakan sebagai pekerjaan rumah yaitu
membaca materi berikutnya.
 Guru memberitahukan kegiatan belajar yang
akan dikerjakan pada pertemuan berikutnya
Pertemuan keenam
Prosedur Pemeliharaan Mesin-Mesin Kantor
Alokasi
Kegiatan Kegiatan Pembelajaran
Waktu
Pendahuluan Guru :
 Orientasi 20 menit
 Guru masuk kelas tepat waktu dan mengucapkan
salam.
 Guru mengingatkan ketua kelas memimpin doa
saat pembelajaran akan dimulai. (Religius)
 Guru mengisi agenda kelas dan mengabsen siswa
(Disiplin)
 Apersepsi
 Guru memberikan informasi mengenai
kompetensi, materi
 Guru Menjelaskan penilaian yang dilakukan.
 Guru Memberikan Pre Tes
 Guru Mengelompokkan siswa
 Motivasi
 Memberikan gambaran tentang prosedur
pemeliharaan mesin-mesin kantor
 Guru menyampaikan tujuan pembelajaran pada
pertemuan yang berlangsung

Inti Mengamati (Literasi) 230 menit


1. Stimulus
 Peserta didik mengamati gambar prosedur
pemeliharaan mesin-mesin kantor
 Peserta didik melakukan pengamatan dengan
membaca secara berkelompok (Berfikir kritis).

Menanya
2. Identifikasi Masalah
 Setiap kelompok diberikan handout slide
presentasi dan bukti memorial untuk diamati
bersama-sama (Rasa Ingin Tahu)
 Peserta didik menentukan letak permasalahan
yang harus diselesaikan berdasarkan tayangan
yang diberikan.
 Peserta didik saling melakukan tanya jawab
mengenai tugas yang diberikan.

Mengumpulkan informasi
3. Mengumpulkan Data
 Peserta didik mengumpulkan informasi dengan
berdiskusi dan membaca berbagai litelatur
prosedur pengoperasian mesin-mesin kantor
 Peserta didik berdiskusi mengecek pandangan
dan bertukar pikiran denga teman kelompoknya
mengenai permasalahan yang sedang dibahas
berdasarkan literatur dan pengetahuan yang
dimilikinya (Kerjasama)

Mengkomunikasikan
4. Melakukan Verifikasi
 Salah satu kelompok tampil untuk
mempresentasikan hasil diskusinya, dalam
menyelesaikan permasalahan melalui solusi yang
disimpulkan oleh kelompoknya sesuai dengan
waktu yang diberikan (Komunikatif).
 Peserta didik di kelompok lain memperhatikan
proses presentasi.

Mengasosiasikan
5. Menarik Kesimpulan
 Peserta didik dipersilahkan untuk memberikan
komentar terhadap hasil presentasi temannya dan
dipersilahkan mengoreksi bila ada kesalahan
(Teliti)
Penutup  Kesimpulan 20 menit
 Guru membuat butir-butir kesimpulan mengenai
prosedur pengoperasian mesin-mesin kantor

 Evaluasi
 Guru melakukan penilaian dengan teknik tertulis
yaitu menilai dengan memberi paraf pada hasil
kesimpulan dari setiap kelompok

 Refleksi
 Melakukan refleksi terhadap kegiatan yang
sudah dilaksanakan.

 Arahan untuk kegiatan berikutnya


 Guru menyampaikan kegiatan belajar yang
dikerjakan sebagai pekerjaan rumah yaitu
membaca materi berikutnya.
 Guru memberitahukan kegiatan belajar yang
akan dikerjakan pada pertemuan berikutnya

I. Penilaian
1. Teknik Penilaian
a. Sikap Spritual dan sosial
b. Pengetahuan : Tertulis (Uraian)
c. Ketrampilan : Penugasan (Pengamatan)
2. Instrument Penilaian (Terlampir)
3. Pembelajaran Pengayaan : Tertulis (Uraian)
4. Pembelajaran Remedial (Pembelajaran ulang)

Disahkan Oleh : Rengat, Juli 2018


Kepala Sekolah, Guru Mata Pelajaran,

Drs. AHMAD BASTARI,MM MAINENG CATRILIS,S.Pd


NIP. NIP.19650422 199203 1 006 NIP -
LAMPIRAN MATERI

KD 3.5

BAB V
MENGGUNAKAN MESIN-MESIN

A. MENGENAL MESIN KANTOR

1. Pengertian mesin kantor

Dalam KBBI dijelaskan bahwa mesin adalah perkakas untuk menggerakkan


atau membuat sesuatu yang dijalankan dengan roda digerakkan oleh tenaga
manusia ataua motor penggrak menggunakan bahan bakar minyak atau negaga
alam. Dalam koteks perkantoran defenisi mesin kantor menurut Gie (2012)
yakni segenap alat yang dipergunakan untuk mencatat, mengirim,
menggandakan, mengolah bahan keterangan yang bekerja secara mekanis,
elektrik, magnetik atau secara kimiawi.
Berdasarkan pengertian diatas, maka dapat kita simpulkan bahwa mesin
kantor digunakan untuk kegiatan meliputi:
a. Menghimpun
Kegiatan mencari dan mengumpulkan informasi yang diperlukan oleh
suatu organisasi sehinga siap dipergunakan jika sewaktu-waktu diperlukan.
b. Mencatat
Kegiatan membukukan setiap informasi yang dihimpun ke dalam bentuk
tulisan, grafik, gambar, lukisan, rekaman suara dan rekama gambar
maupun dalam bentuk simbol atau kode sebingga cepat dibaca, dilihat,
didengar dan dikirim kepada pihak yang membutuhkan untuk dipakai atau
disimpan. Kegiatan mencatat meliputi menulis, mengetik,
mengagendakan, memberi nomor, memberi cap, registrasi, memfoto,
merekam, membuat grafik, tabel ,diagram dan lain sebagainya.
c. Mengolah bahan keterangan
Kegiatan mengubah data yang diperoleh kedalam bentuk yang mempunyai
nilai guna lebih, bila dibandingkan sebelumnya dan digunakan bagi
kepentingan organisasi. Kegiatan yang termasuk kegiatan mengolah

10
diantaranya menterjemahkan, menghitung, menganalisis, menginterpretasi
dan sebagainya.
d. Menggandakan
Kegiatan memperbanyak informasi atau data yang telah berhasil dicatat,
ditulis maupun direkam sebanyak jumlah yang dibutuhkan.
e. Mengirim
Kegiatan menyampaikan atau mendistribusikan informasi ke berbagai
pihak yang membutuhkan dengan berbagai cara.
f. Menyimpan
Kegiatan menempatkan informasi yang telah dicatat dengan berbagai cara
dan alat dalam suatu tempat tertentu yang dianggap aman sehingga
sewaktu-waktu dibutuhkan kembali informasi tersebut mudah dibutuhkan.

2. Keuntungan-keuntungan penggunaan mesin kantor.

Secara umum, penggunaan mesin kantor dapt memberikan keuntungan-


keuntungan berikut ini:
a. Dapat menghemat tenaga kerja karena pekerjaan telah digantikan dengan
mesin. Jumlah tenaga kerja dapat dikurangi.
b. Dapat menghemat waktu, beberapa mesin dapat membantu pegawai untuk
mempercepat proses kegiatan sehingga pekerjaan dapat lebih cepat
terselesaikan. Terlebuh mesin yang dapt beroperasi dengan cepat,tidak
hanya mempercepat penyelesaian pekerja tetapi juga dapat meningkatkan
produktivitas.
c. Meningkatkan ketelitian serta meningkatkan kualitas atau mutu pekerjaan.
Misalnya penggunaan mesin hitung yang akan lebih telitijika
dibandingkan perhitungan secara manual, hasil perhitungan pun tidak
perlu pemeriksaan ulang.
d. Hasil pekerjaan akan lebih baik. Misalnya laporan yang dibuat dengan
menggunakan komputer akan lebih menari jika dibandingkan dengan
tulisan tangan.
e. Mencegah terjadinya tindakan kriminal misalnya penggelapan. Misalnya
komputer dengan aplikasi tertentu dapat memastikan transparansi setiap
pencatatan keuangan kantor.
f. Mengurangi kelelahan pegawai serta meningkatkan kuantitan hasil kerja.

11
g. Memberikan keterangan yang lebih banyak dan lebih cepat kepada
manajemen, misalnya dengan penggunaan komputer.
h. Mengurangi rasa bosan dengan menggunakan mesin daripada bekerja
secara manual.

3. Kerugian penggunaan mesin kantor

a. Mesin tidak dapat mengganti pekerjaan yang memerlukan kecerdasan


tinggi. Misalnya meskipun terdapat aplikasi pengolah angka namun
akuntan masih diperlukan.
b. Tingginya tingkat penyusutan beberapa jenis mesin, hal ini tentu akan
memberikan konsekuensi tersendiri bagi operasi perusahaan dan keuangan
perusahaan jika harus mengadakan mesin yang paling up date.
c. Sulit mendapatkan operator mesin yang handal. Terkadang harus
dilakukan training terlebih dahulu terhadap pegawai yang akan
mengoperasikannya.
d. Pengaruh terhadap sistem kerja perkantoran. Misalnya penggunaan komputer
akan sangat memberi pengaruh besar terhadap perubahan prosedur, metode
atau sistem kerja perusahaan.
e. Pegawai lebih mudah dipindahkan dari satu bagian ke bagian lain daripada
mesin.
f. Beberapa mesin tidak memiliki fleksibilitas penggunaan.
g. Beberapa mesinmemiliki biaya pembelian yang sangat tinggi.
h. Terdapat beberapa mesin yang sulit dalam pemeliharaan dan perawatannya.
Disamping itu, apabila mesin rusak terkadang sulit untuk diperbaiki atau
servis yang sulit justru membuat pemborosan.
i. Penggunaan mesin tertentu memerlukan sarana penunjang lain yang
memerlukan biaya.
j. Menimbulkan rasa ketergantungan kepada mesin.

4. Pertimbangan penggunaan mesin kantor

Beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan dalammenggunakan mesin kantor


menurut Moekijat (2008) yakni:

12
a. Apakah mesin itu diperlukan dan kentungan apakah yang akan diperoleh?
b. Untuk mengetahui hal ini, selidiki pekerjaan, untuk mengetahui apakah
pekerjaan itu sekarang telah baik dan apabila tidak, apa sebabnya?
c. Bandingkan biaya pekerjaan sekarang dengan biaya apabila dipergunakan
mesin.
d. Kemudian ajukan pertanyaan-pertanyaan, apakah ada mesin yang cocok
untuk pekerjaan?
e. Apakah dapat diperoleh atau dilatih seorang operator dan apakah ada ruang
kantor yang cocok?

B. Jenis-jenis MesinKantor

1. Jenis mesin kantor

Jenis kantor dapat ditinjau dari berbagai aspek yakni:


a. Jenis mesin kantor berdasarka tenaga penggerak
Berdasarkan tenaga penggeraknya, mesin kantor dibedakan menjadi:
1) Mesin Manual
Yakni mesin yang digerakkan secara manual oleh tenaga manusia.
2) Mesin listrik(elektrik)
Yakni mesin yang digerakkan oleh tenaga listrik atau baterai.

b. Jenis mesin kantor berdasarkan cara kerja dan komponen


1. Mesin mekanik
Yakni mesin yang rangkaian komponennya nampak bergerak dalam
operasinya. Mesin mekanik ada yang digerakkan secara manual, ada pula
yang digerakkan secara dengan tenaga listrik.
2. Mesin elektronik
Yakni mesi dengan rangkaian komponen elektronik, berupa kabel-kabel.
Mesin elektronik hanya digerakkandengan tenaga listrik maupun baterai.

c. Jenis mesin kantor berdasarkan fungsi dalam pekerjaan kantor


1. Mesin untuk menghimpun bahan
keterangan
Mesin yang digunakan untuk menghimpun bahan keterangan
diantaranya:
1. Mesin penjilid

13
2. Hechtmachine/stapler
3. Stapler remover
4. Pemotong kertas
5. Mesin pelubang kertas
2. Mesin untuk mencatat bahan
keterangan
1. Mesin tulis
2. Mesin dikte
3. Mesin penomor
4. Mesin pencetak prangko
5. Mesin pencatat waktu
6. Mesin perekam gambar
7. Kamera foto dan video
8. Mesin pencatat uang kas
9. Mesing penghitung
10. Mesin pencatat kehadiran
3. Mesin untuk mengolah bahan
keterangan
1. Mesin jumlah
2. Mesin hitung
3. Komputer
4. Mesin penghitung uang
4. Mesin untuk memperbanyak bahan
keterangan
1. Mesin stensil
2. Mesin stensil spiritus
3. Mesin fotocopi
4. Risograph
5. Mesin offset
6. Scanner
7. Printer
8. Electronic copy board
5. Mesin untuk mengirim bahan
keterangan:
1. Telepon
2. Interpon
3. Teleprinter
4. Faksimile
5. Handy talky
6. PABX/PMBX
7. Mobile phone
8. Mesin presentasi
(OHP,LCD,slide projector)

14
6. Mesin untuk menyimpan bahan
keterangan:
1. Mobile filling system
2. Floppy disk
3. Hard disk
4. Compact disk
5. Flash disk
6. Komputer
7. Mesin pengaman dan pengontrol
1. Close circuit television
(CCTV)
2. Pengaman data
3. Mesin penyimpan uang
(brankas)
4. Alarm
8. Mesin penyaman:
1. Kipas angin
2. Air conditioner (AC)
3. Electronic air cleaner
(penyaring udara)
4. Vacuum cleaner
5. Loudspeaker

C. Mengoperasikan Mesin-Mesin Kantor

1. Mengoperasikan mesin penghimpun dan pemisah bahan keterangan

a. Mesin jilid
Mesin jilid adalah mesin yang digunakan untuk menjilid buku, diktat,
booklet, kalender meja dan lain sebagainya. Komponen mesin jilid meliputi:
1) Penuntun kertas, berada pada papan kertas sebelah kiri untuk mengatur
batas pinggir kertas.
2) Papan kertas, komponen meletakkan kertas yang akan dilubangi sehingga
bagian ini dilengkapi dengan pisau berlubang.
3) Pisau pelubang, berada dibawah papan kertas untuk melubangi pinggir
kertas yang akan dijilid.
4) Handle, untuk menggerakkan gigi pelubang kertas, serta membuka dan
menutup plastik penjilid.

15
Cara kerja mesin jilid untuk menjilid kertas yakni:
1. Letakkan kertas pada papan kertas kemudian ratakan, lalu atur penuntun
kertas.
2. Pegang kertas dengan tangan kiri, tangan kanan memegang handle hingga
kertas berlubang.
3. Pasang plastik penjilid pada gigi pemegang plastik dengan ujung gigi ring
plastik penjilid di depan.
4. Buka ring plastik penjilid dengan mendorong handle ke belakang.
5. Masukkan kertas secara mendatar dengan cover di bawah, lalu tarik handle
hingga ujung gigi ring plastik menutup.
6. Tarik kertas hasil penjilid dan ke atas hingga lepas.

b. Stapler
Stapler merupakan alat yang digunakan untuk menjepret beberapa kertas
atau surat menjadi satu bandel. Sebuah penjepret kertas memiliki beberapa
komponen atau bagian berikut:
1. Bagian penekan, terletak di atas terdiri dari alat penekan dan per.
2. Bagian yang terletak di tengah, terdiri dari mulut, tempat kawat stapler
dan perpengendali.
3. Bagian atas, terletak di bawah dan memiliki lekukan pelipat.
Cara menggunakan penjepret kertas yakni:
1. Isikan isi stapler dengan posisi bagian ujung di bawah.
2. Rapikan kertas yang akan dijepret, lalu letakkan pinggir kertas
pada lekukan kertas.
3. Pegang kertas dengan tangan kiri, dan pegang penjepret dengan
tangan kanan.
4. Posisi ibu jari di atas penekan, dan telunjuk di bagian bawah, lalu
jepret kertas.

c. Pembuka isi stapler


kertas yang sudah dijepret dengan stapler, kawat penjepret dapat dilepas dengan
menggunakan pembuka isi stapler ada yang model trik dan model tekan.
1. Pembuka stapler model tarik

Cara kerja pembuka isi stapler model tarik yakni:


a. Pegang pembuka isi stapler dengan tangan kanan dengan posisi ibu jari ke
belakang dan pembuka stapler berada diantara telunjuk dan jari tengah.
b. Masukkan ujung penahan ke dalam kawat atau isi stapler, lalu kaitkan.
c. Tarik pembuka stapler dengan telunjuk dan jari tengah, ibu jari menahan
hingga isi stapler lepas.

2. Pembuka stapler model jepit


Cara menggunakan pembuka stapler model jepit yaitu:

16
a. Pegang pembuka isi stapler dengan tangan kanan, kemudian diletakkan
diantara telunjuk dan ibu jari.
b. Masukkan ujung pembuka isi stapler diantara kertas dan punggung isi
stapler.
c. Jepitlah dengan ibu jari dan telunjuk sehingga isi stapler lepas dari
kertas.
d. Pelubang kertas
Pelubang kertas adalah alat yang digunakan untuk melubangi kertas. Alat
pelubang kertas ada beberapa jenis, yakni alat pelubang kartu dengan satu
lubang untuk melubangi kartu, pelubang kertas dengan dua lubang untuk
melubangi kertas, dan alat pelubang kertas panjang yang memilikilima lubang
untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan ke binders ring.
Secara umu pelubang kertas memiliki komponen atau bagian berikut ini:
1. Papan kertas dilengkapi dengan lubang-lubang.
2. Alat penekan dibagian atas dilengkapi dengan per.
3. Mata pelubang dari baja berwarna putih dengan permukaan cekung dan
tajam.
4. Petunjuk titik tengah.
5. Alas tempat sisa kertas hasil pelubangan.

Cara menggunakan alat pelubang kertas yang benar, yakni:


1. Letakkan kertas pada papan kertas, tekan alat penekan hingga mata
pelubang menembus kertas.
2. Jumlah kertas yang akan dilubangi sekali melakukan pelubangan adalah 10
lembar.
3. Titik tengah dari panjang kertas diletakkan lurus dengan ujung penunjuk
titik tengah.

e. Mesin pemotong kertas.

Memotong kertas dengan jumlah banyak dapat dilakukan dengan mudah


dengan alat pemotong kertas. Seperti namanya, alat pemotong kertas
merupakan alat yang digunakan untuk memotong kertas. Komponen alat
pemotong kertas yakni:
1. Papan kertas dilengkapi dengan skala ukuran kertas. Pada bagian pinggir
terdapat plat baja yang berfungsi sebagai alat pemotong kertas.
2. Pembatas kertas.
3. Penekan kertas.
4. Pisau pemotong.
Alat pemotong kertas dapat dibedakan menjadi dua jenis yakni:
1. Guillotine
Guillotine adalah alat pemotong untuk memotong rata bagian pinggir
dari diklat, buku, laporan dengan tebal maksimum enam sentimeter.
Cara menggunakan guillotine yakni:

17
a. Letakkan buku pada papan kertas.
b. Tekan penekan kertas dengan memutar roda searah dengan putaran
jarum jam.
c. Peganglah tangkai pisau dengan tangan kanan, lalu ditekan hingga
kertas terpotong.

2. Paper cutter

Paper cutter merupakan alat pemotong untuk memotong kertas maksimum


lima belas lembar, plastik sheet, aluminium foil, offsite plate,. Cara kerja
paper cutter yaitu:
a. Letakkan kertas pada papan kertas, lalu ratakan.
b. Tekan pisau pemotong kertas, hingga kertas terpotong.
f. Mesin penghancur dokumen
Mesin penghancur dokumen adalah mesin yang digunakan untuk
menghancurkan dokumen yang berupa kertas maupun mikrofilm. Mesin
penghancur kertas kertas terdiri dari bagian-bagian berikut:
1. Kotak (box) sebagai tempat hasil penghancuran dokuumen.
2. Kerangka mesin, yang terletak di atas kotak.
3. Kabel listrik dan steker, untuk menyambung arus listrik.
4. Tombol on-off.
5. Lubang pemotong untuk memasukkan kertas yang akan dihancurkan .
6. Pisau pemotong, terletak dalam lubang pemotong, terdiri dari dua pisau
berbentuk silinder dengan gigi pisau sebanyak 102 buah.

Cara menggunakan mesin penghancur dokumen yang benar yakni:


1. Sambungkan sakelar mesin ke stop kontak.
2. Periksa kertas yang akan kamu hancurkan pastikan tidak ada klip, staples
dan benda logam lain yang masih menempel.
3. Letakkan lembaran kertas tersebut ke arah mata pisau.
4. Pegang lembaran kertas dengan hati-hati, kemudian hidupkan mesin.
5. Setelah semua kertas telah hancur, matikan mesin dan jangan lupa cabut
kabel stop kontaknya.

Mengoperasikan mesin pencatat bahan keterangan.


a. Mesin penomor

Mesin penomor adalah mesinyang digunakan untuk memberi nomor unit dan
nomor rangkap pada kartu, faktur, kuitansi, formulir, obligasi, dan lainnya. Mesin
penomor yang banyak dipergunakan dapat dibedakan menurut bentuk dan ukuran
angkanya, yaitu:
1. Mesin penomor kecil merupakan bentuk mesin dan ukuran angkanya lebih
kecil terdiri dari 4-6 digit.
2. Mesin penomor besar merupakan bentuk mesin dan ukuran angkanya lebih
besar terdiri dari 7 digit.

18
Cara menggunakan mesin penomor adalah sebagai berikut:
1. Untuk memberi tinta, tekan handle ke bawah bantalan, kemudian beri tinta
di atas bantalan dengan cara menekan penjepitnya.
2. Mengatur Nomor pertama.
a. Tekan handle ke bawah dengan tangan kiri kemudian geser buffer handle
tertahan di bawah button sampai handle tertahan dibawah.
b. Dengan stylus plastik, tekan roda angka ke depan hingga muncul susunan
angka yang diinginkan.
c. Setelah muncul susunan angka yang dikehendaki, kembalikan kunci
penyangga dan handle ke posisi semula.

3. Membuat nomor
a. Letakkan ujung pelat pada garis nomor, kemudian tekan tombol
handle.
b. Cara membuat nomor rangkap dengan menarik dial indicator dan
meletakkannya pada angka rangkap yang didinginkan.

b. Pencatat uang kas ( Cash register).


Pencatat uang kas (Chas register ) adalah alt yang digunakan untuk
mencatat uang kas. Chas Register berdasarkan komponen dan cara kerja
dibedakan menjadi chas register listrik dan chas register elektonik. Secara
umum terdapat 4 jenis chas register yakni chas register manual, cash
register listri, chas register elektronik dn chas register infrared. Berikut
akan dijelaskan penggunaan dua chas register yang paling banyak
digunakan yakni chas register inframerah dan chas register elektronik.
1. Chas register inframerah

Penggunaan mesin cash register ini lebih jika dibandingkan dengan jenis
cash register lain. Pengguna hanya tinggal menyorotkan scanner ke arah
barcode barang yang terdapat pada kemasan, secara otomatis pada mesin
chas register akan muncul kode, nama barang dan harganya.
Kelengkapan mesin cash register scanner:
1. 1 set komputer
2. Scanner
3. Printer type kecil

Cara mengoperasikan cash register inframerah yakni:


a. Pengguna/kasir mesin-scan Barcode yang ada pada barang dengan
mesin scanner.
b. Saat melakukan scan barcode akan muncul nama barang,jumlah barang
dan sekaligus harga barang tersebu. Apabila barang yang samaakan di
barcode lebih dari sekali, maka dapat men-scan barang yang
bersangkutan satu per satu atau scan barang ( 1 saja ), kemudian tekan
tombol Esc (escape), tekan angka sesuai jumlah barang, tekan enter,

19
maka pada monitor akan muncul nama barang, harga dan jumlah yang
dibeli.
c. Apabila barang tidak terdapat barcode, maka dapat dilihat PLU ( Price
Look Up) barang tersebutdengan menekan tombol F1 pada cash
register. Selanjutnya, dapat mengetik secara manual PLU ( Price Look
Up) barang, maka akan muncul nama, harga dan jumlah barang, tekan
enter maka akan diketahui total transaksi.
d. Pilih menu pembayaran tunai atau kredit.
e. Jika pembayaran dilakukuan secara tunai, ketik jumlah uang yang
diberikan customer.
f. Tekan tombol enter, maka transaksi selesai.

2. Cara register Elektronik


Mesin cash register memiliki berbagai jenis merk dan tipe. Meskipun terdiri
dari berbagai merk, namun prinsipnya, operational semua merek cash register
adalah sama, biasanya yang membedakan hanya posisi tombol.

c. Mesin tik

Mesin tik adalah salah satu mesin yang berfungsi untuk melakukan pekerjaan tata
tulis misalnya membuat surat, laporan, undangan, notulen dan sebagainya.
1. Mesin ketik manual
Mesin tik manual adalah mesi ketik yang cara kerja sepenuhnya manual
dengan tenaga manusia. Secara umum mesin ketik manual terbagi menjadi
tiga bagian yaitu gandaran, kerangka mesin dan papan tuts.
a. Bagian gandaran mesin ketik
Bagian gandaran adalah suatu bagian mesin ketik yang dapat disorong
ke kiri dan ke kanan dengan pembuka gandaran menggunakan kait dan
saat mengetik bagian ini bergerak satu-satu spasi ke kanan. Pada
bagian gandaran terdapat beberapa peralatan, antaralain:
1. Rol (Cylinder)
Bentuknya bulat dan panjang seperti silinnder, terdapat di
sepanjang gandaran di depan papan kertas.
2. Penuntun kertas (Paper Guide)
Terbuat dari logam putih mengkilat yang posisinya dapat digeser-
geser. Terdapat disebelah kiri papan kertas mesin ketik standar.
3. Skala Penuntun Kertas ( Paper Guide Scale)
Terdapat pada papan kertas untuk untuk menentuka posisi kertas.
4. Tombol Penggulung ( Platen Knop)

20
Tombol ini terdapat di ujung kiri dan kanan rol, dan bentuknya
bulat serta pinggirnya bergerigi.
5. Pembebas gandaran ( Carriage Release Lever)
Terdapat di sebelah kiri dan kanan gandaran, apabila di tekan maka
gandaran akan lepas dengan mudah.
6. Papan Kertas ( Paper Rest/Paper Table)
Terdapat di sepanjang gandaran bagian depan silinder sebagai
tempat memasukkan kertas dalam gandaran.
7. Pemegang Kertas ( Paper Holder Bail)
Berupa dua buah silinder kecil pada mistar kertas sebagai alat
pemegang dan merapatkan kertas pada silinder.
8. Kait ( Carriage Return).
Berupa tangkai yang terbuat dari logam putih terdapat disebelah
kiri gandaran dan digunakan untuk mendorong gandaran.
9. Pengatur Jarak Baris (Lie Space Regulator)
Terdapat di kiri dekat kait untuk menentukan jarak baris ketika
dengan baris berikutnya pada angka tertentu.
10. Mistar Kertas ( Paper Bail)
Terdapat di sepanjang rol dan memiliki skala untuk menekan kertas
dengan baik pada rol sekaligus mengukur lebar kertas.
11. Pembebas Rol (Roller Release).
Terdapat disebelah kiri gandaran, bentuknya hampir sama dengan
pembebas kertas, berguna untuk membebaskan rol dari tekanan
gerigi jarak baris, sehingga rol dapat diputar dengan bebas.
12. Pembebas Jarak Baris ( Variable Line Space)
Terdapat pada tombol penggulung sebelah kanan. Pengguna alat ini
ada yang tertarik keluar dan ada pula yang di tekan.
13. Penekan segi ( Pasak pinggir, Margin Stop
Tedapat di belakang papan kertas sebelah kiri dan kanan. Berfungsi
sebagai batas pengetikan sebelah kiri dan kanan.
14. Papan penghapus ( Erase table)
Terdapat di atas sepanjang silinder yang fungsinya sebagai
landasan pada saat menghapus tanpa harus melepas kertas.
15. Pembebas tabulator Total ( Tabulator Clearing Lever).
Terdapat disebelah kiri dan kanan bawah gandaran, digunakan
dengan menarik alat ini ke bawah, maka pasak tabulator terhapus
secara keseluruhan.
16. Penopang kertas ( Papaer suport)
Untuk menopang kertas yang sedang diketik agar tidak menyentuh
meja.
17. Petunjuk Panjang Kertas ( Paper Light indicator)
Gunanya untuk menunjukkan batas akhir ketikan agar tidak
terlampau ke bawah.
b. Bagian Kerangka

21
Kerangka ini meliputi bagian bawah gandaran sampai ke depan papan
tuts. Umumnya mempunyai tutup yang bila di buka akan kelihatan di
dalamnya 2 buah spul gulugan pita. Bagian kerangka meliputi:
1. Penuntun titik pengetikan ( type Guide)
2. Pemegang Label atau kartu ( card and label holder)
3. Pemegang pita mesin ( ribbon holder)
4. Pengembali putaran pita ( ribbon feed holder)
5. Pengatur pemakaian pita (ribbon indicator and stencil lever)
6. Pengatur hentakkan ( toch adjuster)
7. Penuntun baris ( alignment guide)
8. Lonceng (bel)
c. Papan Tuts
Kelompok ini terdiri dari 4 baris secara horizontal yang meliputi tuts
huruf, angka,tanda baca, dan tanda-tanda lain. Tuts dalam mesin ketik
manual meliputi:
1. Tuts (key)
2. Tuts pemundur ( back space)
3. Tuts pembebas margin (mangin release)
4. Kunci pengubah (Shift Lock)
5. Bilah Spasi ( Space Bar)
6. Tuts atau Bilah tabulator ( tabulator key/tabulator bar)
7. Tuts pemasang tabulator ( tabulator stop set key)
8. Tuts pembersih pasak tabulator (tabulator stop clear key)
Pengoperasian mesin ketik manual dilakukan melalui tahap-tahap
berikut:
a. Masukkan selembar kertas kosong yang akan diketik ke dalam mesin tik
melalui gandaran atau rol, kemudian putar tombol gandaran hingga kertas
dapat masuk.
b. Mulai mengetik dan geser gandaran jika telah selesai mengetik sebanyak
satu baris kertas.
c. Jika telah selesai mengetik putarlah kembali tombol gandaran
berlawananarah untuk mengeluarkan kertas.

2. Mesin Ketik Listrik


Mesin ketik listrik adalah mesin ketik yang cara kerjanya digerakkan
dengan mempergunakan tenaga listrik dan tenaga manusia. Mesin tik
listrik berbagi dalam dua jenis, yakni mesin tik listrik sistem batang huruf
dan mesin tik listrik sistem bola huruf.
a. Mesin tik listrik sistem batang huruf (Lettter Stick).
Alat pencetak sama seperti pada mesin tik manual yaitu berupa balok
huruf pada bagian ujung batang huruf. Setiap tuts dirangkaikan dengan
satu batang balok huruf, angka dan tanda baca lainnya. Apabila tuts di
tekan, maka balok huruf akan menekan pita, hingga pada kertas akan
nampak hasil ketikan dan akan menggerakkan gandaran ke kiri atau
spasi.
b. Mesin tik listrik sistem bola huruf

22
Alat pencetaknyaberbentuk bola. Setiap huruf, angka dan tanda baca
lainnya terletak pada permukaan bola huruf. Apabila tuts di tekan,
maka bola huruf akan berputar sambil memukul pita mesin. Pada
setiap bola huruf terdapat satu tiper huruf dan hurufnya tidak
diletakkan pada batang yang memantul, tetapi pada bola huruf.
Komponen-komponen mesin tik listrik sistem bola huruf ini terdiri dari
tiga bagian, yakni:
1. Kerangka mesin
Bagian ini terdiri dari:
a. Tombol penggulung
b. Pengumpil penjepit kertas
c. Pengumpil pemundur setengah spasi.
d. Pengumpil jenis huruf
e. Penuntun kertas
f. Penyangga kertas dan penunjuk batas akhir halaman
g. Skala titik tengah kertas
h. Pengatur jarak baris
i. Pembebas kertas
j. Pembebas rol
k. Skala jenis huruf dan pasak
l. Pasak kanan kiri
2. Kereta cetak ( Carier)
Bagian ini terdiri dari:
a. Pemegang kertas
b. Bola huruf
c. Pengatur tekanan
d. Pita penghapus
e. Pita mesin
f. Pengatar pita
3. Papan tulis ( Keyboard)
Papan teks pada mesin ketik listrik terdiri dari :
a. Tuts pokok
Terdiri dari tuts huruf, angka, tanda baca, dan simbol lainnya
b. Pembebas jarak ( Margin Release).
Berfungsi untuk membebaskan pasak kanan pasak kiri.
c. Pembebas dan pengatur pasak tabulator
Tombol Clr berfungsi untuk mengapus pasak tabulator ( untuk
menghapus seluruh tab Clr +return)
d. Tuts tabulator (tab Key)
Berfungsi untuk menggeser carrier lab stop ke tab stop
berikutnya.
e. Kunci pengubah (shift lock)
Berfungsi jika akan mengetik menggunakan huruf besar
semuanya.
f. Tuts pengubah shift ( shift Key)

23
Berfungsi sebagai spasi (ditekan sekali) dan berfungsi sebagai
spasi otomatis ( ditekan terus).
g. Bilah spasi ( space Bar)
Berfungsi sebagai spasi (ditekan sekali) dan berfungsi sebagai
spasi otomatis (ditekan terus).
h. Tuts penghapus ( cerreting keys)
Berfungsi untuk menhapus huruf yang salah cetak.
i. Tuts return ( Return Key)
Berfungsi untuk mennggeser carier ke pinggir kiri ( ganti
baris).
j. Tuts pemundur berfungsi untuk ( back space)
Berfungsi untuk memundurkan carrier atau spasi.
k. Tuts pemundur Ekspres (ekspres Back space)
Berfungsi untuk menggeser carrier ke pinggir kiri.
l. Tuts Indeks (indek key)
Berfungsi untuk menurunkan baris tanpa menggeser carier juga
berfungsi untuk memasukkan carier, juga berfungsi untuk
memasukkan kertas.
m. Tombol on-of ( on-of switch).
Berfungsi untuk menghidupkan dan mematikan/mesin.
Pengoperasian mesin ketik listrik dapat dilakukan melalui
tahap-tahap berikut:
1. Hubungkan kabel dengan stopkontak
2. Masukkan selembar kertas dan mulailah mengetik
3. Tulisan akan tersimpan di memori.
4. Apabila yakin untuk dicetak, di atas kertas, tekan tombol
enter.
3. Mesin ketik elektronik
Mesin ketik elektronik adalah mesin ketik yang bekerja secara elektronis
dengan mempergunakan sumber tenaga ( power source). Dari baterai atau
atau AC adaptor. Komponen mesin ketik elektronik terdiri dari:
a. Tutup mesin untuk mengatur kereta cetak (carier)
b. Tutup akustik, untuk meredam suara dan pelindung debu.
c. Pelat anti silau, untuk melindungi mata sewaktu mengetik agar tidak
silau.
d. Penunjuk akhir kertas, untuk mendapatkan sisa kertas yang masih
kosong pada bagian akhir halaman.
e. Penyangga kertas, untuk menyangga kertas sewaktu mengetik agar
hasil ketikan mudah dibaca.
f. Pengumpil pembebas kertas, untuk membebaskan kertas pada rol
penggulung kertas.
g. Tombol penggulung, untuk menggulung kertas secara manual.
h. Skala pengetikan menunjukkan ukuran huruf pica, elite, mirom dan ps.
i. Penunjuk pasak kiri kanan untuk menunjukkan letak baris ketikan di
pinggir dan kanan

24
j. Layar untuk menampilkan hasil ketikan sepanjang satu baris.
k. Pengumpil pembebas rol, untuk membebaskan rol sehingga
memudahkan untuk menentuka posisi huruf pada pengetikan dengan
menggunakan garis.
l. Papan teks, memuat karakter tuts huruf, angka, tanda baca, simbol dan
tuts fungsi.
m. Tombol on-of untuk menghidupkan dan mematikan mesin.
n. Sambungan interface, untuk disambungkan dengan CPU komputer
sehingga mesintik berfungsi sebagai printer.
o. Komponen lain: mistar kertas, penuntun kertas, dan ro penggulung.

Cara menggunakan mesin ketik elektronik yakni :


a. Hidupkan mesin ketik elektronik.
b. Putar ke atas pemandu kertas dan menempatkan selembar kertas belakang
roller, kemudian gulung kertas ketempatnya.
c. Tekan tombol di ujung roller untuk membebaskan kertas untuk
penyesuaian.
d. Sesuaikan kertas dan tekan tombol lagi untuk mengencangkan roller.
e. Atur spasi baris dengan tuas kunci di atas mesin tik atau belakang roller.
f. Mulai lakukan pengetikan hingga mendengar bel margin (jika ada).
g. Tekan enter pada mesin tik listrik, dan mulai mengetik lagi.

4. Mengoperasikan mesin pengolah bahan keterangan.


Mesin pengolah data merupakan mesin yang digunakan untuk mengolah
bahan keterangan.
a. Mesin jumlah

Mesin jumlah adalah mesin yang digunakan untuk melakukan operasi


penjumlahan, pengurangan dan perkalian. Berdasarkan tenaga
penggeraknya mesin jumlah dibedakan menjadi mesin jumlah manual dan
mesin jumlah lisrik.
1. Mesin jumlah manual digerakkan oleh tangan manusia. Kemampuan
operasi hitungnyaantara lain penjumlahan, pengurangan atau bisa juga
untuk operasi kali tetapi caranya seperti pada penjumlahan. Cara
menggunakan mesin jumlah manual yakni :
a. Angka-angka yang dihitung ditekan lewat tuts angka selanjutnya
digerakkan oleh engkol.
b. Tekanan tiap tuts angka dan tarikan engkol akan menggerakkan balok
angka kemudian balok angka memukul pita yang bertinta.
c. Dibawah tinta terdapat rol kertas sehingga setiap tuts yang ditekan
diikuti dengan engkol menggerakkan balok angka.
2. Mesin jumlah listrik
Mesin jumlah listrik (electric adding machines) adalah mesin yang
dapat digunakan untuk melakukan operasi penjumlahan, pengurangan
dan perkalian secara sederhana, serta dapat pula memperoleh jumlah

25
negatif (kredit) yang digerakkan atau dioperasikan dengan tenaga
listrik terdiri dari komponen berikut:
a. Kerangka
1. Kabel listrik dan steker, berfungsi untuk menyambung arus
listrik.
2. Penutup mesin, yang berfungsi untuk memudahkan,
membersihkan, mengganti pita dan memberi pelumas.
3. Monitor/display (indikator), yang berfungsi untuk
menunjukkan banyak digit, maksimal 12 digit.
b. Papan kunci
1. Kunci angka (0-9)

Berfungsi untuk mencetak angka.


2. Kunci total (*)
Berfungsi untuk mendapatkan hasil akhir atau bisa juga untuk
menetralkan mesin.
3. Kunci sub total (< >)
Berfungsi untuk mendapatkan hasil sementara.
4. Kunci kurang, tambah, kali, bagi (-, +, x, : ).
Berfungsi untuk melakukan operasi hitung pengurangan,
penjumlahan, perkalian dan pembagian
5. Kunci pengulang ( R = repeat key)
Berfungsi untuk mencetak bilangan yang sama secara
berulang-ulang.
6. Kunci Penghapus (C = Clear Key)
Berfungsi untuk menghapus bilangan ( setelah pencetakan).
7. Kunci Pemundur (>)
Berfungsi untuk menghapus bilangan terakhir.
8. Kunci tanda ( < atau #)
Berfungsi untuk memberi tanda atau nomor.
9. Kunci tidak mencetak
Pada posisi on perhitungan tidak tercetak (letaknya di kiri) dan
pada posisi of letaknya di kanan).
c. Pencetak
Terdiri atas bagian-bagian berikut:
1. Balok kertas
2. Pemotong kertas
3. Kertas hitung
4. Pembebas kertas
5. Tombol penggulung kertas
6. Tangkai pemegang kertas rol.
b. Mesin hitung
Mesin hitung merupakan mesin yang digunakan untuk melakukan
perhitungan seperti penjumlahan, perkalian, pengurangan. Yang
membedakan dengan mesin jumlah adalah mesin hitung mampu
melakukan operasi pembagian, bahkan mesin hitung elektronik

26
mampu melakukan operasi matematika yang lain. Mesin hitung
dibedakan menjadi:
1. Mesin hitung manual
Mesin hitung manual adalah mesin hitung yang digerakkan oleh
tangan manusia. Kemampuan operasi hitungnya antara lain
penjumlahan, pengurangan, perkalian dan pembagian.
2. Mesin hitung elektonik
Mesin hitung elektronik selain memiliki fungsi yang sama seperti mesi
hitung manual, yaitu untuk melakukan operasi penambahan,
pengurangan, perkalian, pembagian juga dapat melakukan
perhitungan-perhitungan lainnya (khusus) dalam bidang matematika,
Statistika maupun perhitungan-perhitungan bisnis.

Jenis-jenis mesin hitung elektronik diantaranya:


1. Berdasarkan tenaga penggerakannya
a. Solar powered calculator : yakni mesin hitung yang sumber tenaganya
adalah sinar matahari.
b. Solar/ battery powered caculator yakni mesin hitung yang sumber
tenaganya adalah sinar matahari dan baterai.
c. Battery Powered Calculator yakni mesin hitung yang sumber tenaganya
adalah baterai.
d. Battery / electric Powered Calculator yakni mesin hitung yang sumber
tenaganya adalah baterai kering dan atau listrik.
e. Electric Powered Calculator yakni mesin hitung yang sumber tenaganya
adalah listrik.

2. Berdasarkan bentuk dan ukurannya:


a. Card calculator, bentuknya kecil, tipis dengan tombol rata dengan
permukaan
b. Wallet calculator, atau kalkulator dilengkapi dengan tutup lapitan seperti
dompet.
c. Hand calculator, bentuknya kecil dan dilengkapi dengan tutup plastik
seperti kantong.
d. Semi dekstop calculator, bentuk besar dipergunakan di atas meja.
e. Dekstop calculator, bentuk besar dan dipergunakan dikantor-kantor.

3. Berdasarkan penggunaannya:
a. Financial/bussiness calculator: mesin hitung yang memuat tombo yang
spesifikuntuk perhitungan bisnis atau financial
b. Scientifick calculator, mesin hitung yang memuat tombol yang spesifik
untuk perhitungan matematis.
4. Berdasarkan penampilan hasilnya:
a. Non pointing caculator : yakni mesi hitung yang hasil perhitungannya
hanya tampak pada display.

27
b. Printing calculator : yakni mesin hitung yang hasil perhitungannya tampak
pada display dan tercetak pada kertas hitung.
5. Berdasarkan kemampuan operasinya (banyaknya digit) mulai dari
8,10,12,14 dan 16 digit.

Penggunaan mesin hitung dapat dilakukan dengan langkah berikut:


1. Operasi penjumlahan
a. Tekan angka yang akan dijumlahkan atau dikurangkan.
b. Tekan tombol tambah
c. Tekan angka berikutnya yang akan ditambahkan.
d. Tekan tombol sama dengan

2. Operasi pengurangan
a. Tekan angka yang akan dikurangkan.
b. Tekan tombol kurang
c. Tekan angka berikutnya yang akan dikurangkan
d. Tekan tombol sama dengan
3. Operasi perkalian
a. Tekan angka yang akan dikalikan
b. Tekan tombol tanda perkalian
c. Tekan angka sebagai pengali
d. Tekan tombol sama dengan
4. Operasi hitungan pembagian
a. Tekan angka yang akan dibagi
b. Tekan tombol tanda bagi
c. Tekan angka pembagi
d. Tekan tombol sama dengan
c. Komputer
Komputer adalah alat yang dipakai untuk mengolah data menurut prosedur
yang telah dirumuskan.
Komponen sebuah komputer terdiri dari bagian-bagian berikut:
1. Hardware (perangkat keras)
Yakni peralatan fisik dari komputer yang dapat kita lihat. Hardware terdiri
dari :
a. Processing Device
CPU ( Central Processing Unit) adalah perangkat yang berperan
memproses arahan, melaksanakan pengiraan serta menguruskan laluan
informasi menelusuri sistem komputer. Perangkat ini juga akan
berkomunikasi dengan peranti input, output, dan storage bagi
melaksanakan arahan-arahan berkaitan.
b. Input device merupakan perangkat yang berfungsi sebagai tools untuk
memasukkan data atau perintah ke dalam komputer. Input device
diantaranya : keyboard, pointing device, mouse, touch screnn, digitzer
grapich tablet, scanner, micropone.
c. Output device

28
Perangkat untuk menampilkan keluaran sebagai hasil pengolahan data.
Keluaran dapat berupa hard-copy (kertas), soft-copy ( ke monitor),
ataupun berupa suara. Output divice berupa: monitor, printer dan
speaker.
d. Storage device
Storage device merupakan perangkat penyimpanan. Storage dibedakan
menjadi dua:
1. Internal Storage

Adalah media penyimpanan yang terdapat di dalam komputer yaitu:


a. RAM (Random Accsess Memory) merupakan media untuk
menyimpan program yang telah diolah untuk sementara waktu.
b. ROP ( Read Only Memory ) merupakan media penyimpanan data pada
komputer.
c. ROM ini bersifat permanen, artinya program/data yang disimpan di
dalam ROM ini tidak mudah hilang atau berubah walau aliran listrik
dimatikan.
2. Eksternal Storage perangkat keras untuk melakukan operasi
penulisan, pembacaan dan penyimpanan data diluar komponen
utama yaitu:
a. Floppy disk
b. Hard disk
c. CD room
d. DVD
2. Software ( Perangkat Lunak)
Merupakan program-progam komputer yang berguna untuk menjalankan
suatu pekerjaan sesuai dengan yang dikehendaki. Hal-hal terkait software
diantaranya:
a. Operating system
Sistem operasi program dasar pada komputer yang menghubungkan
pengguna dengan hardware komputer, perangkat lunak yang
dihubungkan dengan pelaksanaan program dan koordinasi dari
aktivitas sistem komputer. Contoh operating system adalah windows,
linux, Mac OS.
b. Application Program
Yakni program komputer atau aplikasi yang siap digunakan oleh user.
Contohnya microsoft word, Adobe photoshop dan lain sebagainya.
c. Language program
Language program atau bahasa pemograman yakni bahasa komputer
yang digunakan untuk menulis instruksi-instruksi program untuk
melakukan suatu pekerjaan yang dilakukan oleh programmer.
Contohnya language program diantaranya Delphi, turbo pascal, dan
visual basic.
3. Brainware

29
Brainware adalah orang-orang yang mengoperasikan komputer
seperti sistem analisis, programmer, operator dan user. Langkah-
langkah menggunakan komputer yang tepat yakni:
a. Pastikan perangkat-perangkat sudah terpasang dengan
benardan pastikan komputer sudah terinstal sistem operasi.
b. Tekan tombol power pada CPU dan tombol power pada
monitor.
c. Tunggu beberapa saat hingga muncul jendela windows.
d. Komputer siap digunakan
e. Setelah komputer selesai digunakan maka komputer dapat
dimatikan dengan langkah berikut:
1. Tutup semua aplikasi
2. Klik menu star atau logo windows pojok kiri bawah
3. Klik shutdown dan tunggu beberapa saat hingga komputer benar-benar
mati.
4. Matikan monitor dan speaker, stabilizer dan perangkat komputer lainnya.
5. Cabut kabel dari stopkontak
4. Mengoperasikan mesin Memperbanyak bahan bahan keterangan.
Dalam aktivitas kantor sehari-hari sering dilakukan kegiatan penggandaan
bahan keterangan atau dokumen, yakni memperbanyak bahan keterangan atau
dokumen dengan jumlah tertentu sesuai kebutuhan.
a. Duplikator Hektografik dengan alkohol
Duplikator dengan alkohol adalah duplikator yang mampu mereproduksi
ketikan, tulisan tangan atau gambar dalam berbagai warna. Mesin
duplikator ini dapat menggandakan 100 hingga 250 salinan. Cara
melakukan penggandaan dokumen dengan menggunakan duplikator
hektografik dengan alkohol yakni:
1. Mempersiapkan salinan master pada sehelai art paper dengan
menggunakan karbon hektografik.
2. Pasang kertas karbon dengan permukaan yang mengilap menghadap ke
bawah.
3. Bahan yang akan direproduksi kemudian ditulis dengan mesin ketik
atau bolpoin pada permukaan art paperyang terpapar, sehingga cetakan
karbon terbalik diperoleh pada permukaan yang mengilap. Dapat juga
dibuat dari dokumen asli dengan proses penyalin pemindah panas.
4. Selanjutnya pasang salinan master pada roll duplicator.
5. Basahi kertas yang diumpankan ke dalam mesin dengan alkohol,
kemudian tekan pada salinan master.
6. Alkohol akan melarutkan sedikit cetakan karbon sehingga membentuk
salinan di atas kertas.
b. Mesin Stensil
Mesin stensil adalah suatu alat pengganda dokumen dengan menggunakan
stensil sheet. Stensil mampu menghasilkan salinan hingga 4000 lembar.

30
Terdapat dua macam mesin stensil yakni mesin stensil manual dan mesin
stensil listrik.
1. Mesin stensil manual
Cara mengoperasikan mesin stensil manual yakni:
a. Pemasangan tinta
1. Lepas tutup tube tinta, kemudian masukkan leher tube tinta ke dalam
lubang pemegang leher tube tinta.
2. Uji lancar atau tidak pompa tinta.

b. Arahkan pemutar handle ke kanan.


c. Pasang sheet stensil, dengan cara:
1. Bagian atas sheet masukkan ke dalam penjepit sheet stensil dengan posisi
sheet stensil terbalik.
2. Putar handle dengan tangan kiri, di atas lembar penguat. Putar dengan
perlahan agar lembar induk menempel rata pada kain penyaring tinta.
3. Tekan tombol pencoba dengan telunjuk kanan, tutup handle dengan tangan
kiri.
4. Sobek lembar penguat dengan tangan kanan tepat pada garis perforasi.
d. Pasang kertas, dengan cara:
1. Off-kan posisi feed lever.
2. Sisi depan kertas diletakkan tempat pada pangkal alat pemisah.
3. Geser papan guide untuk merapikan tepi kertas
4. Kertas tetap siap pada papan kertas, lalu on-kan feed control/ feed lever
hingga feed system berfungsi.
e. Melakukan cetak percobaan dengan cara:
Putar handle satu kali dengan tangan kanan untuk menghasilkan satu lembar
kemudian cek hasil cetakan.
f. Menggandakan
1. Apabila hasil cetakan percobaan baik, maka selanjutnya dapat melakukan
penggandaan.
2. Siapkan alat menghitung (counter) untuk menghitung jumlah cetakan.
3. Putar handle dengan tangan kanan
4. Setelah penggandaan selesai, geser feed control ke posisi off
5. Lipat penahan hasil gandaan (back stop) side guide. Lepaskan sheet stensil
dari jepitan dengan tangan kanan, putar handle sampai stensil sheet
terlepas dengan tangan kiri.
2. Mesin stensil listrik
Mesin stensil listrik terdiri dari bagian –bagian berikut:
a. Mesin
Pada bagian ini terdiri dari rol penekan, rol tinta, layar tinta, dan pelat baja
b. Kerangka mesin
Bagian ini terdiri dari:
1. Penutup atas
2. Tempat tinta
3. Engkol

31
4. Tombol on-of
5. Rol penarik kertas
6. Pengatur posisi cetakan
7. Pengatur tekanan cetakan
c. Penutup mesin
Pada penutup mesin terdiri dari papan kertas dan papan penerima.
d. Papan Tombol
Papan tombol terdiri dari:
1. Star dan stop, untuk memulai dan menghentikan penggandaan
2. Penghitung (counter), untuk mengatur banyaknya hasil gandaan.
3. Penyetop masukan kertas, untuk menghentikan rol penarik kertas.
4. Pengatur pemasuk kertas, untuk mengaktifkan rol penarik kertas.
5. Pengatur kecepatan cetakan, untukmengatur kecepatan cetakan.
6. Pengatur penyalur tinta, untuk menyalurkan tinta ke tiap bagian.
7. Pengatur pengeluaran tinta, untuk mengatur pengeluaran tinta
8. Tombol pemberi tinta, untuk mengeluarkan tinta.
c. Mesin Cetak
Mesin cetak ( bahasa Belanda = gravure ) adalah mesin cetak yang terdiri
dari bagian-bagian utama yang berupa tempat acuan, penekan yang
mengatur dengan bak tinta dan penghantar kertas. Terdapat empat macam
mesin cetak yakni mesin cetak tinggi, mesin cetak dalam, mesin cetak
saringan, mesin cetak offset. Pengoperasian mesin cetak yang benar yakni:
1. Tekan tombol On untuk menghidupkan mesin
2. Setelah mesin dihidupkan maka acuan (master offset) terkena tinta yang
disuplai oleh penghantar tinta.
3. Pada saat itu, kertas dihantar oleh penghantar kertas.
4. Penekan berbentuk silinder mengambil acuan dan tinta kemudian
menempel di kertas untuk terus dilepaskan.
5. Kertas akan tercetak sesuai dengan desain pada acuan.
d. Risograph

Risograph merupakan mesin cetak dengan sistem cetak digital dengan


menggunakan sistem sensor atau rekam data berkecepatan tinggi dan
dirancang untuk pencetakan volume tinggi. Cara kerja Risograph seperti
mesin fotokopi dengan kecepatan hingga 120 lembar per menit, dapat
mengkopi kertas tipis 46 gram sampai 210 gram dengan menggunakan master
khusus yang dibuat pada mesin itu juga secara elektronis. Mesin ini juga dapat
memperbesar atau memperkecil hasil kopian. Kelebihan risograph adalah
efisien untuk penggandaan dalam jumlah besar, tenaga listrik yang diperlukan
kurang dari 500 watt, hasil kopian tajam dan jelas, bebas polusi, dan pastinya
hemat energi.
Cara kerja mesin risograph yakni:
1. Nyalakan mesin dengan menyalurkan terlebih dahulu ke stabiliser sebelum
langsung ke sakelar listrik. Tunggu hingga lampu star menyala.
2. Letakkan kertas untuk percobaan ke wadahnya/kaset kertas, tunggu hingga
posisi pit rol (menarik kertas dengan sendirinya).

32
3. Siapkan dokumen/kertas yang akan digandakan ke dalam tempat
scanner/perekam data.
4. Akan terjadi penyensoran dimana secara langsung rol master akan masuk
ke dalam mesin digunakan akan terbuang pada wadah pembuangan.
5. Akan terjadi penyensoran dimana secara langsung rol master akan masuk
ke dalam mesin dan mengganti rol master yang sebelumnya, dengan
sendirinya kertas rol master yang tidak digunakan akan terbuang pada
wadah pembuangan.
6. Bersama proses scanning maka mesin akan mengeluarkan satu lembar
hasil perekaman sebagai contoh.
7. Setelah contoh hasil perekaman kita cek, maka dapat diatur margin pada
Print Position.
8. Selanjutnya setelah data terekam, maka dapat dilakukan penggandaan
dengan menekan angka pada mesin untuk menentukan jumlah
penggandaan, kemudian tekan tombol star.

e. Mesin Fotokopi
Mesin fotokopi adalah mesin untuk menggandakan dokumen dengan
menggunakan cahaya, panas dan bahkan kimia atau muatan listrik statis.
Naskah asli yang digandakan dengan mesin fotokopi akan menghasilkan
salinan naskah yang berkualitas baik dan mirip mendekati aslinya. Namun
biasanya hasil salinan mesin fotokopi pada umumnya berwarna hitam,
meskipun sekarang sudah banyak muncul fotokopi berwarna. Mesin
fotokopi juga dapat memperbesar atau memperkecil hasil kopian. Cara
kerja mesin fotokopi yakni:
1. Sambungkan mesin fotokopi dengan arus listrik.
2. Hidupkan mesin dengan menggunakan tombol ON.
3. Tunggu hingga proses pemanasan mesin tersebut.
4. Pasang kertas hasil fotokopian pada wadah kertas pada mesin fotokopi.
5. Letakkan kertas yang akan di-copy pada kaca tempat fotokopi, dengan
bagian tepiatas menempel pada garis sekala pada posisi yang tepat di
tengah.
6. Tekan tombol pengatur hasil kopi, tekan tombol jumlah hasil
penggandaan yang dikehendaki.
7. Untuk mulai mencetak, tekan tobol cetak star.
8. Jika sudah selesai, tekan tombol Off
f. Printer
Printer adalah perangkat elektromekanis yang mengubah teks dan
dokumen grafis dari bentuk elektromekanis yang mengubah teks dan
dokumen grafis dari bentuk elektronik ( digital) ke bentuk fisik. Printer
merupakan perangkat tambahan ekternal yang dapat digunakan juka
terhubung dengan komputer atau laptop melalui kabel atau nirkabel untuk
menerima input data dan mencetaknya pada kertas. Printer dapat
menghasilkan hasil cetakan berkualitas dan dapat diatur sesuai dengan

33
keinginan. Cara mencetak dokumen dengan menggunakan mesin
pencetak/printer yakni:
1. Pastikan mesin printer terhubug ke komputer, kemudian nyalakan
komputer dan mesin printer.
2. Buka file dokumen yang akan dicetak, misalnya dokumen yang akan
dicetak adalah dokumen Microsoft word, setelah dibuka klik menu
file.
3. Klik print, maka akan muncul pencetakan.
4. Atur hal-hal terkait cetakan seperti jumlah cetakan, margin, orientasi
kertas, dan lain sebagainya pada setting.
5. Setelah semua selesai, klik print, maka proses pencetakan akan
berjalan.
g. Scanner
Mesin scanner digunakan untuk menggandakan dokumen dalam bentuk
soft copy atau dokumen digital. Cara kerja scanner adalah dengan
menduplikat objek menggunakan sensor cahaya yang terdapat di
dalamnya. Sensor yang terdapat pada scanner tersebut mendeteksi struktur,
tulisan, dan gambar dari objek yang dipindai kemudian dikirimkan ke
komputer dalam bentuk digital. Cara menggunakan mesin scanner untuk
menggandakan dokumen digital yakni:
1. Pastikan mesin scanner dan komputer terhubung, serta software yang
dibutuhkan telah terinstal.
2. Hidupkan mesin scanner dan komputer.
3. Letakkan dokumen yang akan dipindai dengan lensa kaca.
4. Buka aplikasi mesin scanner di komputer, jalankan program scanner.
5. Klik star
6. Simpanlah dokumen yang telah dipindai dengan format yang
diinginkan.
7. Apabila dokumen ingin dicetak, maka dapat dicetak menggunakan
printer sesuai dengan cara penggunaan printer yang telah dijelaskan.
h. Mesin Offset
Cara mengoperasikan mesin offset yang dikutip dari Farida, dkk (2009)
yakni:
1. Siapkan kertas lalu taruh pada baki kertas, atur pembatas kertas dan
pemberat kertas atur sesuai keperluan. Angkat baki sampai pada posisi
tertinggi.
2. Sesuaikan baki penumpang dengan menekan tuas pemasukan kertas
pembantu dan utar roda tangan ke kanan secara perlahan hingga kertas
terlihat keluar dari silinder, kemudian geser kembali tuas ke atas.
3. Atur tinta dengan cara masukkan tabung tinta ke dalam pistol tinta.
Keluarkan tinta dan masukkan tinta ke dalam tempat tinta memanjang
lalu ratakan dengan pisau tinta pada rol tinta. Tarik tuas pemutar rol
tinta agar tidak merata di tempatnya. Tekan sakelar listrik, kemudian
tuas star digeser pada posisi S agar mesin hidup. Tarik keluar pengatur

34
penjatahan tinta dan pengatur penjatahan air sampai maksimal, dan
pengatur sentral diputar sampai posisi pembersihan. Tekan tuas
penintaan dan tahan agar silinder berputar 20 putaran, kemudian tuas
dilepas dan pengatur penjatahan tinta dan pengatur penjatahan air pada
posisi minimal.
4. Isi tempat air sampai 20 mm di bawah lubang (500 cc).
5. Siapkan alat pemberi fixer dengan membuka tutup atas dan isikan
fixing fluid di tempat secukupnya dan periksa roll fixer jangan sampai
kotor.
6. Siapkan alat pembersih blanket dengan membuka tutup atas bagian
depan, kemudian isi botol dengan cairan pembersih blanket.
7. Pasang master atau plate dengan terlebih dahulu dibersihkan dengan
cleaning paste for cylinder.
8. Setelah plate terpasang, jika plate merupakan papaer plate ( master
kertas) sakelar listrik ON, geser tuas start pada posisi star/fix (SIF)
kira-kira 15 putaran, silinder kemudian digeser pada posisi R (RUN)
dan mesin siap cetak. Saat pemberian fixer selesai pengatur sentral
digeser pada posisi penintaan untuk membantu melekatkan plate pada
silinder dan memberinya tinta tambahan pada plate.
9. Lakukan percobaan mencetak dengan cara:
a. Geser posisi sentral pada posisi pembasahan dan biarkan air
membasahi rol. Selanjutnya pengatur sentral diputar ke posisi
inking (penintaan) kira-kira 4 putaran, putar lagi ke posisi image
transfer kira-kira 3 putaran, sehingga tulisan akan dipindahkan ke
rubber blanket.
b. Tekan tuas pemasukan pembantu, setelah sehelai kertas masuk,
geser tuas ke atas.
c. Pengatur sentral di geser pada posisi netral dan cek hasil cetakan.
10. Lakukan pencetakan dengan jumlah yang dikehendaki dengan cara setel
counter (alat penghitung) pada jumlah yang dikehendaki. Hidupkan mesin
dengn cara menggeser tombol star pada posisi S dan kembalikan lagi pada
posisi (run). Pengatur sentral dari posisi netral ke dampenhing, lalu inking,
image transfer akhirnya pada posisi paper feed sampai pencetakan
berlangsung.
11. Setelah selesai mencetak, pengatur sentral digeser ke posisi blnket cleaning.

5. Mengoperasikan mesin pengirim bahan keterangan.


Mesin pengirim bahan keterangan di dalam kantor yang biasa digunakan
diantaranya telepon, faximile, handy talky, dan lain sebagainya. Di samping
mesi pengirim bahan keterangan utamanya dalam rapat maupun presentasi
dapat menggunakan mesin presentasi seperti OHP, LCD, Slide Projector. Cara
pengoperasian mesin presentasi:
a. OHP

35
OHP ( Over Head Projector) adalah mesin yang digunakan untuk
mempresentasikan sesuai cara visual. Menggunakan OHP harus dilengkapi
dengan lembar transparansi yang akan diproyeksikan. Cara
mengoperasikan OHP dalam presentasi yakni:
1. Susun semua transparan yang akan disajikan dengan rapi sesuai urutan
yang ingin disajikan.
2. Letakkan transparan terlebih dahulu di atas OHP dengan baik,
kemudian baru nyalakan lampunya.
3. Periksa arah cahaya, pastikan posisi tayangan sudah tepat pada layar,
jangan sampai membentuk efek keystone yakni menyempit pada salah
satu sisinya.
4. Aturlah letak posisi transparansi dan ketepatan fokus agar agar hasil
visual baik.
5. Pastikan gambar/tulisan yang tertayang pada layar harus dapat terlihat
dengan mudah oleh seluruh audiens.
6. Setelah selesai presentasi, segera matikan OHP untiuk menghindari
OHP yang terlalu panas yang dapat merusak lampu.
b. LCD ProjectorLiquid Crystal Display ( LCD) adalah mesin yang
digunakan untuk menampilkan video, gambar, atau data dari komputer
pada sebuah layar atau sesuatu dengan permukaan datar. Pengoperasian
LCD secara umum yakni:
1. Hubungkan port LCD ke PC atau notebook melalui kabel USB, begitu
juga kabel audio.
2. Hubungkan proyektor dengan listrik menggunakan kabel power
menyala oranye.
3. Buka tutup lensa.
4. Tekan tombol power sekitar 2 detik (dipanel proyektor atau remote),
tunggu sampai indikator berwarna hijau dan display tampil penuh
selama 10-30 detik.
5. Nyalakan semua peralatan yang menjadi input (PC, Laptop, dan lain
sebagainya).
6. Tekan source (input) yang akan di-display-kan atau automatic source
dalam kondisi “On”, tunggu 5-10 detik untuk pencarian input terdekat.
6. Mengoperasikan Mesin Penyimpan bahan keterangan.
Pada prinsipnya cara menyimpan bahan keterangan berupa file dokumen
komputer yang disimpan dalam floppy disk, hard disk, maupun internal
komputer adalah sama. Menyimpan file dapat dilakukan melalui cara-cara
sebagai berikut:
a. Menyimpan dengan copy paste yakni klik kanan dokumen yang akan
disimpan, kemudian pilih “ Copy” kemudian klik lokasi penyimpanan
kemudian klik “Paste”

36
b. Menyimpan atau memindah dengan drag and drop, hanya cukup menekan
mouse (jangan dilepas) pada file yang ingin disimpan arahkan file pada
lokasi yang dikehendaki.
c. Menyimpan dokumen yang masih berjalan pada microsoft word, exel dan
lain-lain. Caranya klik file, kemudian “save as”. Arahkan pointer ke lokasi
yang diinginkan kemudian klik “ Save”, maka dokumen anda sudah
tersimpan di lokasi tersebut.
7. Mengoperasikan Mesin Pengaman dan Pengontrol
Mesin pengaman dan pengontrol merupakan mesin yang digunakan untuk
memberi rasa aman bagi pegawai serta digunakan manajemen untuk
mengontrol pegawai serta digunakan untuk memanajemen untuk mengontrol
pegawai. Salah satu mesin pengaman dan pengontrol adalah CCTV.
8. Mengoperasikan mesin Penyaman
a. Air Conditioner (AC) merupakan mesin yang dirancang untuk
menstabilkan suhu udara dan kelembapan suatu area ( yang digunakan
untuk pendinginan maupun pemanasan tergantung pada sifat udara pada
waktu tertentu). Cara mengatur suhu udara dengan AC, yakni:
1. Pastikan setingan mode remote ke posisi mode cool.
2. Atur temperatur pada remote di suhu C- C agar dingin lebih
maksimal, atau atur sesuai dengan keperluan.
3. Atur perputaran kipas fan ke pengaturan penuh (full)
4. Gunakan pengaturan swing yang terus bergerak.
b. Vacum Cleaner yakni:

Vacum cleaner merupakan mesin modern yang digunakan untuk mengisap


debu kotoran, pada lantai, karpet, sofa dan pada tempat-tempat yang sulit
dijangkau sekalipun. Pengoperasian vacuum cleaner secara umum yakni:
1. Masukan kabel vacuum cleaner pada saluran listrik.
2. Tekan tombol “ on” pada tombol power yang berada di atas pegangan
tangan vacuum cleaner.
3. Dekatkan vacuum cleaner pada bidang yang berdebu, maka debu akan
masuk ke dalam vacuum cleaner.
4. Tekan tombol “off” apabila sudah selesai membersihkan ruangan anda.

D. Pemeliharaan Mesin Kantor


1. Pengertian
pemeliharaan mesin kantor

Pemeliharaan mesin kantor adalah kegiatan pemeliharaan yang dilakukan


secara terus menerus agar setiap mesin kantor tetap berada dalam keadaan
baik dan siap pakai. Berikut ini fungsi atau manfaat dari pemeliharaan
fasilitas kantor:
a. Menjaga agar mesin dalam keadaan bersih, baik dan utuh, sehingga
terhindar dari kerusakan.

37
b. Agar setiap saat mesin dapat digunakan sampai batas umurnya.
c. Membedakan mesin yang masih dapat digunakan dan mesin yang rusak.
d. Agar mesin tidak mudah hilang karena mesin selalu terkontrol.
e. Agar mesin tidak mudah susut.
f. Menghindari penyimpanan yang tidak teratur.
g. Dengan terpelihara dengan baik, maka akan menghasilkan pekerjaan yang
baik.
2. Macam-macam
pemeliharaan mesin kantor
a. Pemeliharaan berdasarkan kurun waktu

1. Pemeliharaan berdasarkan kurun waktu

Pemeliharaan mesin yang dilakukan setiap hari oleh petugas atau


karyawan yang menggunakan mesin dan bertanggung jawab atas mesin
tersebut.
2. Pemeliharaan
berkala
Pemeliharaan berkala adalah pemeliharaan yang dilakukan menurut
jangka waktu tertentu, misalnya seminggu sekali, dua minggu sekali,
sebulan sekali, atau dua bulan sekali. Pemeliharaan berkala biasanya
dilakukan oleh petugas yang khusus menangani pemeliharaan mesin.
b. Pemeliharaan berdasarkan jenis barang
1. Pemeliharaan
barang tidak bergerak
Pemeliharaan barang tidak bergerak dapat dilakukan setiap hari
maupun secara berkala. Contoh barang bergerak ini diantaranya:
kendaraan bermotor, mesin kantor, dan alat elektronik.
2. Pemeliharaan
barang tidak bergerak
Pemeliharaan barang tidak bergerak dapat dilakukan setiap hari atau
berkala untuk mengetahui sampai sejauh mana kualitas barang tersebut
masih dapat digunakan.
3. Cara
Pemeliharaan Mesin Kantor
Pemeliharaan yang teratur akan memebuat mesin selalu dalam kondisi
siap dan baik untuk digunakan. Dalam pemeliharaan mesin kantor ini,
manajemen kantor dapat melakukannya melalui tiga cara yakni:
a. Kontrak pemeliharaan
Kontrak pemeliharaan merupakan servis yang diberikan oleh
pabrikan atau distributor mesin dalam rangka promosi maupun
sebagai usaha untuk memberi kepuasan kepada konsumennya.
Bentuk pemeliharaan ini sangat efisien karena produsen memiliki
suku cadang, teknisi dan prosedur perbaikan yang paling tepat bagi

38
mesinnya. Kekurangan pemeliharaan dengan cara ini adalah biaya
yang dikeluarkan kantor agak tinggi.
b. Servis perorangan
Sevis panggilan jika terjadi kerusakan pada mesin. Sifat dari servis
ini adalah jika dibutuhkan, maksudnya apabila mesin mengalami
kerusakan maka baru akan diservis. Servis ini digunakan
berdasarkan pada kenyataan bahwa tidak semua mesin perlu
diservis misalnya mesin yang masih baru, relatif tidak
membutuhkan servis.
c. Servis kantor
Servis yang dilakukan sendiri oleh kantor dengan mengangkat
pegawai untuk melakukan servis terhadap mesin-mesin yang
dimiliki. Kebijakan ini ditempuh karena alasan pertimbangan
biaya, pengawasan dan kelengkapan kantor. Kelebihan servis
dengan cara ini adalah pengawasan yang intensif terhadap
pekerjaan dan biaya dapat dilakukan secara terus menerus dan
teratur.
4. Langkah pemelihaaraan mesin kantor:
Berikut ini akan dijelaskan beberapa langkah memelihara beberapa
jenis mesin kantor.
a. Memelihara pelubang kertas
Cara memelihara mesin pelubang kertas yakni:
1. Bersihkan lubang.
2. Berikan minyak pada asa atau per agar tidak berkarat serta pada pisau
pelubang.
3. Buang porongan kertas yang terdapat pada bagian bawah alat apabila
sudah penuh.
4. Saat menggunakan mesin, jumlah kertas yang dilubangi sekali penggunaan
jangan melebihi ketentuan.
b. Memelihara mesin penomor
Cara memelihara mesin penomor yakni :
1. Bersihkan bantalan silinder angka dari tinta yang mengering.
2. Bersihkan indikator dan kunci dengan sikat lunak dan minyak agar
mudah digeser.
3. Genakan sikat halus untuk membersihkan silinder angka, untuk
mempermudah dapat menggunakan air hangat.
4. Gunakan lap bersih untuk membersihkan bibir numerator.
c. Memelihara Penjepret Kertas
Cara memelihara penjepret kertas yakni:
1. Bersihkan lubang pengatur dan kawat jepret menggunakan lap.
2. Olesi pada as atau sumbu sumbu jepret kertas dengan minyak apabila
diperlukan.
3. Gunakan mesin sesuai dengan prosedur yang benar
d. Memelihara pemotong kertas
Cara memelihara pemotong kertas yaitu:

39
1. Bersihkan mesin pemotong dengan lap bersih.
2. Olesi gerigi lengan mesin dan as pemutar dengan minyak agar mudah
dioperasikan
3. Gunakan mesin pemotong sesuai prosedur
e. Memelihara komputer
Pemeliharaan mesin komputer dapat dilakukan dengan cara:
1. Letakkan komputer di lingkungan yang kering, jauhkan dari sumber
panas yang berlebih dan tempat yang lembab.
2. Bersihkan layar monitor, keyboar dan CPU dengan kain yang bersih.
3. Jika perlu, gunakan kompressi udara untuk membersihkan sela diantar
tombol pada keyboard.
4. Jauhkan lubang udara pada CPU yang jelas penyumbatan debu atau
barang lainnya di atas meja untuk mencegah overheating.
f. Memelihara Printer
Pemeliharaan mesin printer dapatdilakukan dengan cara:
1. Buka bagian printer yang dapat dilepas kemudian bersihkan dengan
kain kering.
2. Periksa cartridge dan tinta printer.
3. Gunakan printer sesuai prosedur.
g. Memelihara mesin stensil
Pemeliharaan mesin stensil manual dapat dilakukan dengan cara berikut:
1. Bersihkan bodi mesin, baki kertas dan baki penadah dengan lap
2. Bersihkan pembungkus rol dari sisa tinta stensil yang melekat.
3. Gunakan mesin stensil sesuai prosedur penggunaan yang benar.
Penggunaan mesin stensil listrik dapat dilakukan dengan cara:
1. Bersihkan bodi mesin, baki kertas, dan baki penadah dari tinta yang
melekat.
2. Cabut steker dari stopkontak setelah selesai menggunakan.
3. Bersihkan bekas tinta pada silinder mesin.
4. Tutup mesin setelah digunakan.
h. Memelihara mesin scanner
Pemeliharaan mesin scanner yaitu :
1. Bersihkan mesin dengan menggunakan laporan
2. Gunakan mesin scannersesuai dengan prosedur penggunaan yang
benar.

PERTEMUAN I
I. Materi Reguler
A. Pengertian dan Ruang Lingkup Administrasi Sarana dan Prasarana
Dalam KBBI dijelaskan bahwa sarana adalah segala sesuatu yang dapat
dipakai sebagai alat dalam mencapai tujuan; akar; media.Sedangkan prasarana
dalam KBBI diartikan sebagai segala sesuatu yang merupakan penunjang utama

40
terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek, dan sebagainya).
Berdasarkan pengertian tersebut tampak bahwa saran dan prasarana meruoakan
hal yang berbeda dimana sarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang bergerak
seperti computer, printer serta alat dan mesin lainnya, sedangkan prasarana lebih
ditujuakn untuk benda-benda yang tidak bergerak seperti gedung, ruang dan
tanah.
1. Mengenal sarana dan Prasarana
Seperti diketahui bahwa dalam KBBI sarana didefenisikan sebagai segala
sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan; alat;
media. Priansa dan Garnida (2013) membagi sarana kantor menjadi dua yakni :
a. Sarana berupa alat
Yakni alat yang digunakan untuk melaksanakan proses kegiatan kantor,
dan bahan habis pakai.
b. Sarana berupa Informasi
Yakni sarana yang berupa buku, peraturan, majalah, lembar informasi,
internet, intranet dan lain sebagainya.
Sedangkan prasarana dalam KBBI didefenisikan sebagai segala sesuatu
yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha,
pembangunan, proyek dan sebagainya).
Agus dan Garnida (2013) juga membagi prasarana menjadi dua yakni :
a. Perabot dan tata ruang
Perabot meliputi meja, kursi, perabot sistem, tempat kerja unit peraga
visual
b. Kondisi fisik
Kondisi fisik meliputi dekorasi, kebersihan, ventilasi, suhu
penerangan, akustik, kesehatan, dan keselamatan.
2. Macam-Macam Sarana dan Prasarana Kantor
Macam-macam sarana dan prasarana yan diperlukan kantor dalam
menunjang aktifitas pelaksanaan kerja yakni :
a. Peralatan/Perlengkapan kantor
Peralatan atau perlengkapan kantor adalah segala alat dan bahan yang
digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor. Penggunaan peralatan dan
perlengkapan kantor bertujuan agar pekerjaan dapat terselesaikan dengan lebih
cepat, tepat dan baik.
b. Mesin Kantor

41
Mesin kantor adalah mesin yang bekerja secara mekanik, elektrik,
maupun magnetic yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah
bahan-bahan keterangan. Contoh mesin kantor diantaranya computer, scanner,
mesin fotocopy, dan lian sebagainya.
c. Mesin Komunikasi Kantor
Mesin komunikasi kantor adalah alat atau mesin yang digunakan untuk
berkomunikasi baik di lingkungan intern organisasi maupun ke luar organisasi.
Contoh mesin komunikasi kantor diantaranya : telepon, intercom, facsimile.
d. Perabot Kantor
Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu maupun
besi yang berfungsi untuk pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Perabot kantor
contohnya rak, lemari, filling cabinet, meja, kursi dan sofa
e. Interior Kantor
Interior kantor adalah semua jenis barang yang berfungsi untuk menghias
ruangan kantor, sehingga tercipta ruangan yang serasi, enak dipandang, dan
menyenangkan sehingga member semangat dan kenyamanan dalam
menyelesaikan pekerjaan. Contoh lukisan, lampu, vas bunga, akuarium, taman
dan lain-lain.
f. Tata Ruang Kantor
Tata ruang kantor adalah peraturan ruang kantor serta penyusunan alat-alat
dan mesin-mesin kantor pada letak yang tepat sesuai dengan luas lantai dan
ruang kantor dengan tujuan memperlancar proses kerja serta menimbulkan
kenyamanan dan kepuasan bekerja bagi para pegawai.
3. Mengenal Admnistrasi Sarana dan Prasarana
Sarana dan Prasarana kantor perlu dikelola dengan baik melalui kegiatan
administrasi sarana dan prasarana. Lantas apa yang dimaksud dengan administrasi
sarana dan prasarana kantor? Administrasi sendiri dapat diartikan sebagai kegiatan
kerjasama yang dilaksanakan oleh dua orang atau lebih berdasarkan pembagian
kerja secara rasional dengan mendayagunakan sumber-sumber untuk mencapai
tujuan yang telah ditentukan sebelumnya secara efektif dan efisien. Sementara
sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai
maksud atau tujuan, sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan
penunjang utama terselenggaranya suatu proses. Sehingga adminitrasi sarana dan
prasarana dapat didefenisisikan sebagai keseluruhan kegiatan pemikiran,

42
pengaturan, dimulai dari penentuan tujuan sampai pelaksanaan/penyelenggaraan
kebijaksanaan kerja sarana dan prasarana hingga tujuan dapat dicapai.
4. Ruang Lingkup Administrasi Sarana dan Prasarana
Sebagai sebuah proses, kegiatan administrasi sarana dan prasarana meliputi
perencanaan pengadaan penentuan kebutuhan, pengadaan, inventarisasi,
penyaluran, pemeliharaan, hingga penghapusan.
Ruang lingkup administrasi sarana dan prasarana tersebut dapat dijabarkan
sebagai berikut :
a. Perencanaan Pengadaan
Perencanaan sarana dan prasarana merupakan proses perancangan upaya
pengadaan sarana dan prasarana. Perencanaan dilakukan sebagai control setipa
langkah kegiatan yang dilakukan serta apabila ada hambatan dalam
pelaksanaan maka rencana dapat member arahan dalam melakukan tindakan.
b. Prakualifikasi Rekanan
Prakualifikasi rekanan merupakan kegiatan untuk mengetahui rekanan
mana yang terbaik dari rekanan-rekanan yang mengikuti tender. Prakualifikasi
rekanan dilakukan dengan memeriksa rekanan secara administrasi dan teknis,
menetapkan pengumuman hasil prakualifikasi dan membuat laporan tentang
pelaksanaan prakualifikasi.
c. Pengadaan Barang
Pengadaan yakni kegiatan penyediaan sarana dan prasarana untuk
menunjang pelaksanaan tugas. Pengadaan barang meliputi penelitian
kebutuhan, standarisasi dan perincian barang, pembelian barang dan
pengiriman barang.
d. Penyimpanan
Penyimpanan merupakan kegiatan menerima dan menyimpan barang hasil
pengadaan yang bertujuan untuk mengamankan barang yang belum atau akan
didistribusikan.
e. Inventarisasi
Inventarisasi merupakan kegiatan memperoleh data yang diperlukan
mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki. Singkatnya inventarisasi
merupakan pencatatan terhadap sarana dan prasarana dengan teknik tertentu.
Inventarisasi dilakukan untuk efektifitas pengelolaan sarana dan prasarana
serta bahan pengawasan sarana dan prasarana.
f. Penyaluran/Pendistribuan

43
Penyaluran merupakan kegiatan memindahkan barang hasil pengadaan
beserta tanggung jawab instansi /pemegang yang satu pada yang lain.
g. Pemeliharaan
Pemeliharaan merupakan usaha yang dilakukan untuk memastikan agar
barang selalu dalam kondisi baik ketika dibutuhkan serta menghindarkannya
dari unsur yang merusak.

h. Rehabilitasi
Kegiatan rehabilitasi masih berkaitan dengan pemelihraan , dimana barang
yang mengalami kekrusakan diperbaiki diperbaiki agar dapat dimanfaatkan
kembali.
i. Penghapusan
Apabila barang inventarisasi sudah tidak sesuai dengan daya pakainya
serta biaya rehab sudah tidak sebanding dengan daya pakai, maka sebaiknya
barang tersebut dihapuskan. Kegiatan penghapusan barang dilakukan dengan
penelitian yang dilakukan dengan penilaian barang, pembuatan berita acara,
pelaksanaan penghapusan (dilelang atau dimusnahkan).
j. Pengendalian
Maksud dari pengendalian adalah bahwa kegiatan administrasi sarana dan
prasarana mulai dari perencanaan pengadaan hingga penghapusan merupakan
rangkaian kegiatan yang dimonitoring atau diawasi untuk mencapai tujuan
pelaksanaan administrasi sarana dan prasarana itu sendiri.

II. Materi Pengayaan


Kegiatan pada suatu kantor sebagai penerapan administrasi sarana dan prasarana :
- Sekretaris menggunkan peralatan kantor sesuai dengan petunjuk penggunaan
untuk menunjang pekerjaannya
- Petugas gudang melakukan penyimpanan hasil pengadaan barang di gudang
sebelum didistribusikan kepada pengguna dalam organisasi
- Petugas invetaris melakukan pencatatan barang-barang hasil pengadaan untuk
dimasukkan ke dalam barang inventaris
- Petugas melakukan pemeliharaan terhadap sarana dan prasarana kantor secara
berkala untuk memastikan kondisi dalam keadaan baik

44
III.Materi Remedial
Macam-Macam Sarana dan Prasarana Kantor
Macam-macam sarana dan prasarana yang diperlukan kantor dalam
menunjang aktifitas pelaksanaan kerja yakni :
a. Peralatan/Perlengkapan kantor
b. Mesin Kantor
c. Mesin Komunikasi Kantor
d. Perabot Kantor
e. Interior Kantor
f. Tata Ruang Kantor

PERTEMUAN II
I. Materi Reguler
B. Tujuan dan Fungsi Administrasi Sarana dan Prasarana
Agar pengelolaan sarana dan prasarana dapat berlangsung dengan baik,
suatu kantor tentu perlu melaksanakan administrasi sarana dan prasarana.
1. Tujuan Administrasi Sarana dan Prasarana
Setiap kegiatan kantor yang dilakukan pasti memiliki tujuan tertentu, begitu
pun dengan administrasi sarana dan prasarana. Tujuan administrasi sarana dan
prasarana menurut Tim Dosen ASMI Santa Maria Yogyakarta (2008) yang dikutip
Purwanto (2016) diantaranya:
a. Menyediakan sarana dan prasarana sesuai kebutuhan dari segi jenis dan
spesifikasi, jumlah, waktu, maupun tempat dibutuhkan dalam keadaan dapat
dipakai, dari sumber yang dipertanggung jawabkan, dengan harga yang layak,
serta dengan memberikan pelayanan baik.
b. Menyediakan informasi tentang sarana dan prasarana untuk pengawasan dan
pengendalian serta pengambilan keputusan terkait sarana dan prasarana.
c. Menyediakan sarana dan prasarana yang siap pakai bagi unit kerja dan
personil untuk menjamin kelangsungan aktifitas tugas unit kerja dan personil
dalam organisasi melalui penyelenggaraan pengelolaan gudang dan distribusi
secara optimal.
d. Menjaga dan mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan daya hasil, baik
secara preventif maupun guna dan daya hasil, baik secara preventif maupun
represif secara optimal guna mendukung optimalisasi fungsional maupun
umur barang.

45
e. Melakukan pengakhiran fungsi sarana dan prasarana dengan pertimbangan
yang dapat dipertanggung jawabkan untuk mendukung kelancaran aktivitas
tugas dan menghindari pemborosan.
f. Mencegah penyimpangan dalam pengelolaan dan penggunaan sarana
prasarana melalui tindakan antisipatif guna menekan pengeluaran biaya, baik
berkaitan financial, tenaga, waktu, material, maupun pikiran, juga mendukung
kelancaran pelaksanaan aktifitas dan tugas dalam organisasi.
g. Memberi pedoman kerja bagi unit kerja dan personil agar dapat menjalankan
aktivitas dan tugas secara optimal.
h. Membudayakan penggunaan sarana dan prasarana secara bertanggung jawab
sehingga terhindar dari penyimpangan dan pemborosan.
2. Fungsi Administrasi Sarana dan Prasarana
Kamu tentu masih ingat dengan ruang lingkup administrasi sarana dan
prasarana mulai dari perencanaan pengadaan hingga penghapusan. Segala
kegiatan dalam ruang lingkup administrasi sarana dan prasarana tersebut
merupakan rangkaian kegiatan yang sistemis dan terpadu yang harus terhindar
dari kesimpangsiuran dan tumpang tindih dalam hal wewenang, tanggung jawab
dan pengawasan.
a. Fungsi Prencanaan
Perencanaan adalah kegiatan pemikiran, penelitian, perhitungan, dan
perumusan sejumlah tindakan yang akan dilaksanakan berkaitan dengan
sarana dan prasarana meliputi bagaimana pengelolaannya, penggunaannya,
pengorganisasiannya dan pengendaliannya.
b. Fungsi Faktor Penentu Kebutuhan
Faktor yang berhubungan dengan penentuan kebutuhan didasari pada :
faktor yuridis, persyaratan proyek, evaluasi sosio ekonomi, evaluasi tekno
ekonomi, perkembangan swadaya, swasembada.
c. Fungsi Penganggaran
Fungsi penganggaran berupa kegiatan merumuskan kebutuhan dalam
suatu skala standar yakni skala mata uang dan jumlah biaya dengan
memperhatikan pengarahan dan pembatasan yang berlaku.
d. Fungsi Pemindahan
Fungsi yang berkaitan dengan kegiatan memindahkan fisik barang beserta
hak dan tanggung jawabnya kepada user dalam internal organisasi.
e. Fungsi Penggudangan

46
Fungsi yang berkaitan dengan kegiatan penyimpanan meliputi penerimaan
barang, pencatatan barang, pemasukan, penyimpanan, pengaturan,
pembukuan, pemeliharaan, pengeluaran dan pendistribusian, hingga
pertanggungjawaban pengelolaan gudang.
f. Fungsi Perawatan
Fungsi berupa kegiatan peningkatan kualitas pelayanan sarana dan
prasarana organisasi guna mencapai tujuan yang ditetapkan secara efektif dan
efisien.
g. Fungsi Inventarisasi
Fungsi berupa kegiatan untuk mengumpulkan data yang diperlukan
tentang sarana dan prasarana untuk ditatausahakan menurut ketentuan dan tata
cara yang telah ditetapkan.
h. Fungsi Penghapusan Barang Inventaris
Fungsi berkaitan dengan kegiatan menghapuskan barang dari daftar
inventaris setelah dilakukan penilaian dimana barang-barang tersebut
dianggap sudah tidak memiliki daya guna, seperti rusak, susut, mati maupun
biaya pemeliharaan atau perbaikan terlalu tinggi.

II. Materi Pengayaan


Fungsi Inventarisasi dengan mengelompokkan peralatan kantor di sekolah

III. Materi Remedial


Segala kegiatan dalam ruang lingkup administrasi sarana dan prasarana
tersebut merupakan rangkaian kegiatan yang sistemis dan terpadu yang harus
terhindar dari kesimpangsiuran dan tumpang tindih dalam hal wewenang,
tanggung jawab dan pengawasan.
a. Fungsi Prencanaan
b. Fungsi Faktor Penentu Kebutuhan
c. Fungsi Penganggaran
d. Fungsi Pemindahan
e. Fungsi Penggudangan
f. Fungsi Perawatan
g. Fungsi Inventarisasi
h. Fungsi Penghapusan Barang Inventaris

47
LAMPIRAN 1 : INSTRUMEN PENILAIAN
A. INSTRUMEN PENILAIAN SIKAP
Nama Satuan pendidikan : SMK NEGERI 1 RENGAT
Tahun pelajaran : 2018 / 2019
Kelas/Semester : XI / 1
Mata Pelajaran : Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana

Nama Perilaku Yang Diamati Jumlah Nilai Predikat


No Tgl
Siswa 1 2 3 4 5 6 7 8

48
Keterangan :
Rentang skor 1 - 4
1. Tidak terlambat mengikuti pelajaran Predikat:
2. Membawa buku pelajaran Amat Baik (A) : 86 - 100
Baik (B) : 76 - 85
3. Buku catatan rapi Cukup (C) : 60 - 75
Kurang (D) : < 59
4. Mengerjakan tugas sesuai petunjuk

5. Mandiri dalam ujian (tidak mencontek)

6. Tidak memaksakan kehendak dalam diskusi

7. Santun dalam berkomunikasi

8. Menyerahkan tugas tepat waktu

Nilai = (skor perolehan : skor maks) x 100

B. Instrumen Penilaian Pengetahuan

Kisi-Kisi dan Soal

Bidang Keahlian : Bisnis Manajemen


Program Keahlian : Manajemen Perkantoran
Kompetensi Keahlian : Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran
Mata Pelajaran :Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran Sarana
Prasarana
Kelas/Semester : XI/I
Kompetensi Dasar : 3.5 Menerapkan penggunaan mesin-mesin kantor
(office machine)

Kompetensi Indikator Materi Indikator Soal Bentuk No Butir Soal Jawaban


Dasar Pencapaian Pembelajaran Soal Soal
Kompetensi

49
3.5 1.Menjelaskan Mesin- 1. Siswa dapat Uraian 1 1.Mesin A
Menerapk definisi Mesin menjelaskan fotokopi
an mesin- Kantor pengertian adalah
mesin (office mesin- proses
penggunaa
kantor machine) mesin membuat
n mesin- kantor salinan
mesin 1. Definisi dokumen
kantor mesin- dan gambar
mesin 2. Siswa dapat
(office menjelaskan visual dan
kantor jelas.
machine) Jenis-jenis
Kebanyakan
mesin
2. Jenis- mesin
kantor! fotokopi
jenis
mesin menggunaka
kantor n teknologi
yang
disebut?
3. Prosedur
a. Zerografi
pengoper b. Ferografi
asian c. Stensil sheet
mesin- d. Stylus
mesin e. Lembaran
kantor induk
Jawabannya: A.
4. Prosedur
pemeliha 2 2.Mesin B
raan fotokopi
memiliki 4
mesin-
sistem, yaitu
mesin system zoom,
kantor reduction, full
size dan
automatic
document
feeder. System
yang dapat
memperkecil
hasil fotokopi
dari aslinya
adalah:
a.System zoom
b.System
reduction
c. System full
size
d. System
automatic
document
feeder
e. System
memperkecil

3 3. Mesin stensil E
adalah mesin
penghasil

50
dokumen
berbentuk
lembaran dalam
jumlah banyak
dengan
menggunakan
pembantu
kertas master
disebut …
a. a. Mesin stensil
b. b. Kertas stensil
c. c. Stylus
d. d.Backing sheet
e. e. Stensil sheet
4 C
4.Teknik
operasional dari
mesin fotokopi
ada tiga bagian
bagian, bagian
bak kertas
kosong, bagian
pemproses,
bagian bak
penampung
hasil. Bagian
bak yang
menampung
hasil fotokopi
adalah…
a. Bagian bak
kertas
kosong
b. Bagian
mesin
pemproses
c. Bagian bak
penampng hasil
d. Bagian
penarikan
e. Bagian
peletakan kertas

5 5. Lembaran C
stensil terdiri
dari 3 bagian
yaitu lembaran
induk, lembaran
penguat dan
lembaran
pelapis,
lembaran yang
tipis dan terbuat
dari suatu
bahan seperti

51
karet yang
berserat dan
kuat adalah?
a. Lembaran
stensil
b. Lembaran
pelapis
c. Lembaran
induk
d. Lembaran
kertas
e. Lembaran
penguat

Pedoman Penskroran
Nomor
Jumlah Betul Skor
Soal
Siswa dapat menjawab dengan benar Skor 2
1 Skor 0
Siswa tidak mampu menjawab dengan benar
Siswa dapat menjawab dengan benar Skor 2
2 Siswa tidak mampu menjawab dengan benar Skor 0
Siswa dapat menjawab dengan benar Skor 2
3 Siswa tidak mampu menjawab dengan benar Skor 0
Siswa dapat menjawab dengan benar Skor 2
4 Siswa tidak mampu menjawab dengan benar Skor 0
Siswa dapat menjawab dengan benar Skor 2
5 Siswa tidak mampu menjawab dengan benar Skor 0

Pedoman Penilaian

C. Instrumen Penilaian Ketrampilan

52
Kategori
IPK
1 2 3

4.5.1 Tidak Dapat Dapat Dapat


Menggunaka menggunaka menggunakan menggunakan
n mesin- n mesin- mesin-mesin mesin-mesin
mesin kantor mesin kantor kantor dalam kantor dalam
dalam dalam menyelesaikan menyelesaikan
menyelesaika menyelesaik pekerjaan pekerjaan
n pekerjaan an pekerjaan kantor dengan kantor dengan
kantor kantor tepat tapi tidak tepat dengan
dengan tepat dengan tepat sempurna sempurna
dengan baik
4.5.2 Memelihara Tidak Dapat Dapat Dapat
mesin-mesin Memelihara Memelihara Memelihara
kantor setelah mesin-mesin mesin-mesin mesin-mesin
dipergunakan kantor kantor setelah kantor setelah
sesuai dengan setelah dipergunakan dipergunakan
standar/petunj dipergunaka sesuai dengan sesuai dengan
uk manual n sesuai standar/petunju standar/petunj
dengan k manual tapi uk manual
standar/petu tidak baik dengan baik
njuk manual
dengan baik

Pedoman Penilaian

53

Anda mungkin juga menyukai