Anda di halaman 1dari 6

PEMERINTAH KABUPATEN KENDAL

DINAS KESEHATAN

UPTD PUSKESMAS SUKOREJO 01


Jl. Banaran No. 4 Sukorejo Kendal 51363 Telp. (0294) 451024-451314

EP.1.1.1.3

REKAM KEGIATAN MENJALIN


KOMUNIKASI DENGAN MASYARAKAT

A. Kerangka Acuan Untuk Mendapatkan Informasi


B. Rekam Kegiatan Menjalin Komunikasi Dengan Cara Pertemuan Tokoh
Masyarakat, Lintas Sektor, Lintas Program
1. Identifikasi Peserta Rapat
- Tokoh masyarakat 10 orang
Linsek :
- Camat 1 orang
- Kasie Sosial kecamatan 1 orang
- Kepala desa 10 orang
- Kepala Puskesmas 1 orang
- Pelaksana program 15 orang
- Pembawa acara 1 orang
- Pencatat noulen 1 orang
- Operator 1 orang
2. Undangan : pembuatan-penyampaian undangan
3. Daftar Hadir : ada tanda tangan kehadiran peserta rapat
4. Pelaksanaan Kegiatan
- Notulen Rapat
- Foto Kegiatan
- Kesimpulan rapat
- Rekomendasi
5. Tindak lanjut hasil

Kerangka Acuan Untuk Mendapatkan Informasi

I. Pendahuluan
Bahwa peningkatan kualitas pelayanan publik diperlukan untuk membangun
kepercayaan masyarakat terhadap aparatur sebagai penyedia pelayanan publik dalam
rangka peningkatan kesejahteraan masyarakat dengan menjadikan keluhan dan
harapan masyarakat sebagai bahan pertimbangan dalam penyelenggaraan pelayanan
puskesmas (PPP) dan sarana untuk melakukan perbaikan pelayanan publik di bidang
kesehatan.

II. Latar Belakang


Reformasi di Indonesia telah berjalan lebih dari sepuluh tahun. Berbagai usaha
dan inovasi telah dilakukan untuk mencari model yang lebih efektif dalam
mewujudkan kepememerintahan yang baik. Dilingkungan birokrasi juga telah
dilakukan sejumlah inisiatif untuk membentuk birokasi yang semakin memenuhi
tuntutan masyarakat. Konsep dan prinsip kepemerintahan yang baik (good
governance) telah digunakan sebagai parameter penilaian tingkat kemajuan
penyelenggaraan keperintahan. Good governance adalah konsep pengelolaan
pemerintahan yang menekankan pada pelibatan unsur pemerintah, masyarakat dan
swasta secara proporsional sebagai tiga pilar utama. Konsep inilah yang memberi
garis dasar bahwa siapapun yang berperan dan peran apapun yang dijalankan dalam
penyelenggaraan kepemerintahan dituntut untuk lebih berorientasi ke pelayananan
publiknya yang semakin baik. Dengan kata lain, tidak ada kepemerintahan yang
dapat disebut lebih atau semakin baik jika tidak ada bukti bahwa pelayanan public
semakin baik dan semakin berkualitas.

III. Tujuan Dan Manfaat


TUJUAN :

1. Menjalin komunikasi dengan masyarakat


2. Mendapatkan Informasi tentang Kebutuhan dan Harapan masyarakat
3. Perencanaan Puskesmas dengan mempertimbangkan informasi kebutuhan
masyarakat

MANFAAT :
1. Meraih kepercayaan public terhadap kinerja penanggung jawab, penyelenggara
dan pelaksana pelayanan public,
2. Menilai status kinerja pelayanan public berdasarkan persepsi masyarakat
pengguna pelayanan,
3. Meningkatkan efektifitas komunikasi dan interaksi antara penanggung jawab,
penyelenggara dan pelaksana pelayanan public dengan masyarakta pengguna
pelayanan,
4. Memperkokoh dasar perencanaan kegiatan, pengembangan dan penganggaran
kegiatan pelayanan public
5. Membantu institusi – institusi pengawasan (intern maupun ekstern) dalam
melakukan fungsinya secara lebih efektif.

IV. Sasaran
Pengunjung dan Pasien atau masyarakat pengguna layanan

V. Metode Yang Digunakan


1. Kotak Saran.
2. Pertemuan / Rapat koordinasi lintas sektor dan tokoh masyarakat
3. Survey kepuasan pelanggan
4. Sms center

VI. Rencana Kegiatan


1. Pengadaan kotak saran
2. Melakukan pertemuan dengan tokoh masyarakat dan Lintas sektoral
3. Melakukan rapat koordinasi puskesmas dengan lintas sektoral
4. Melakukan Survey dengan Membuat questioner sebagai umpan balik dan
evaluasi pelaksanaan kegiatan dan kepuasan pelanggan.
5. Mengumpulkan informasi baik melalui kotak saran, mengumpulkan tokoh
masyarakat dan aparat pemerintahan terkait, ataupun survey
6. Menganalisa hasil informasi
7. Menyimpulkan dan merekomendasikan
8. Menyusun perencanaan Puskesmas

VII. Tempat Dan Waktu


Tempat : Puskesmas Sukorejo 01
Waktu : Secara berkala dalam dua mingguan ataupun triwulan

VIII. Rencana Anggaran


UPTD Puskesmas Sukorejo 01 dari anggaran Daerah maupun Pusat

IX. Mekanisme Memperoleh Informasi

A. Dengan Kotak Saran :

1. Puskesmas membuat kotak saran untuk menampung keluhan dan harapan


masyarakat.
2. Menempatkan kotak saran ditempat strategis dan mudah dijangkau
3. Menyediakan alat tulis dan kertas untuk menulis keluhan dan harapan
masyarakat pengguna layanan didekat kotak saran
4. Membuat tulisan didekat kotak saran dengan kata : Kami persilahkan anda
menulis saran dan masukkan kedalam kotak saran yang telah tersedia
5. Kotak saran akan dibuka dalam waktu dua minggu sekali oleh petugas (tim
admen)
6. Isi kotak saran akan diberikan kepada Tim Pengendali Mutu
7. Tim Mutu akan membaca, memahami, menganalisa dan menyimpulkan
dalam waktu tiga hari
8. Dengan mempertimbangkan dan menyimpulkan makna yang terkandung
dalan kotak saran tersebut maka Tim mutu merekomendasikan kepada
Kepala Puskesmas
9. Kepala Puskesmas akan menentukan kebijakan tindak lanjut hasil yang
telah direkomendasikan dari tim mutu
10. Hasil tindak lanjut akan diinformasikan kepada masyarakat dalam bentuk
informasi public lewat papan pengumuman dalam waktu 3 hari selanjutnya
11. Pembukaan kotak saran akan ditentukan jawdal pelaksaannya.
12. Kepala Puskesmas, Penanggung jawab Program/Upaya Puskesmas dan
Pelaksana Program akan melakukan rapat lanjutan dalam Penyusunan
Perencanaan Puskesmas dengan mempertimbangkan hasil informasi
masyarakat pengguna layanan lewat kotak saran
B. Dengan Pertemuan / Rapat koordinasi Lintas Sektoral Dan Tokoh
Masyarakat
1. Membuat undangan
2. Membuat susunan acara rapat dan tema rapat
3. Menyediakan tempat pertemuan
4. Mengatur waktu pertemuan
5. Menyiapkan agenda rapat
6. Membuat notulen rapat
7. Menyediakan makanan/minuman
8. Membahas tema rapat
9. Pemecahan masalah
10. Menyimpulkan hasil rapat
11. Merekomendasikan kesimpulan rapat
12. Menindak lanjuti keputusan rapat
13. Kepala Puskesmas, Penanggung jawab Program / Upaya Puskesmas dan
Pelaksanaan Program akan melakukan rapat lanjutan dalam penyusunan
perencanaan puskesmas dengan mempertimbangkan masukan dari
masyarakat yang dituangkan dalam pertemuan tokoh masyarakat dan
linsek
C. Dengan Survey Kepuasan Pelanggan
1. Membuat questioner dalam bentuk multiple choice dan pertanyaan terbuka
2. Materi quesioner memuat keluhan dan harapan maupun saran
3. Survey akan dilakukan secara berkala satu bulan sekali
4. Pengambilan sampling adalah 25 % dari jumlah kunjungan rata-rata per
hari kerja, kunjungan rata-rata per hari =100, sampel yang diambil adalah
25% dari kunjungan rata2 per hari = 25 informan
Jumlah populasi adalah jumlah kunjungan selama enam bulan ( 100x150
hari kerja = 15000 informan ),
Skala perbandingan layanan 1:25
Skala perbandingan informan 1:100
Dalam 6 bulan sekali dilakukan evaluasi terhadap 6 kali survey
5. Sampling diambil secara acak dengan melakukan survey kepada 25
informan dalam 1 kali survey
6. Hasil survey akan dievaluasi dalam waktu enam bulan sekali dalam hal ini
evaluasi tahap satu dilakukan dari 150 informan mewakili 15.000 informan
7. Survey maupun evaluasi akan dilakukan sesuai jadwal yang ditentukan
8. Petugas akan memberikan questioner tersebut pada pasien, atau pengguna
layanan untuk mengisi quisioner yang telah disediakan
9. Petugas admen akan mengumpulkan kembali hasil survey
10. Petugas admen akan merekap hasil survey
11. Petugas admen menyerahkan rekapan hasil survey kepada wakil
manajemen mutu
12. Wakil manajemen mutu akan menerima hasil srvey
13. Wakil manajemen mutu menganalisis hasil survey
14. Wakil Manajemen Mutu akan menyimpulkan dan merekomendasikan hasil
survey kepada Kepala Puskesmas
15. Simpulan hasil survey dari wakil manajemen mutu akan dijadikan
pertimbangan kepala puskesmas dalam menentukan kebijakan tindak lanjut
16. Kepala Puskesmas mengambil kebijakan dengan perbaikan mutu
pelayanan
17. Hasil tindak lanjut akan diinformasikan kepada masyarakat lewat papan
pengumuman informasi
18. Kepala Puskesmas, Penanggung jawab Program / Upaya Puskesmas dan
Pelaksana Program akan melakukan rapat koordinasi dalam penyusunan
perencanaan puskesmas dengan mempertimbangkan hasil survey guna
peningkatan pelayanan.

D. Menggunakan SMS Center


1. Puskesmas menyediakan HP untuk menampung keluhan dan harapan
masyarakat.dengan menggunakan SMS
2. Menerima sms dan membuat rekam data
3. Mengidentifikasi
4. Membuat analisis
5. Menyimpulkan
6. Merekomendasikan
7. Tindak lanjut
8. Menyampaikan hasil tindak lanjut lewat pengumuman
9. Informasi lewat sms bisa digunakan untuk perbaikan program bila
diperlukan.

Dari beberapa cara untuk mendapatkan informasi dan harapan masyarakat, Puskesmas
Sukorejo 01 dalam membuat Perencanaan Puskesmas th 2015 guna mendapatkan informasi
tentang kebutuhan dan harapan masyarakat metode yang digunakan adalah dengan pertemuan
tokoh masyarakat, lintas sektor dan lintas program.

X. Penutup

Puskesmas merupakan salah satu organisasi pelayanan publik dari pemerintah


di bidang kesehatan, peningkatan kualitas pelayanan publik adalah titik penting
sebagai ujung akhir dari keseluruhan reformasi birikrasi pemerintahan di Indonesian.
Hal ini beralasan oleh karena kualitas pelayanan yang diselenggarakan oleh sector
publik sampai saat ini masih perlu pembenahan. Begitu banyak pegaduan (keluhan)
atau pernyataan ketidakpuasan masyarakat terhadap kualitas pelayanan karena itu,
kinerja pelayanan publik menjadi titik strategis di mana kepercayaan masyarakat
secara luas kepada pemerintah dipertaruhkan.