Anda di halaman 1dari 48

BAB 1

A. Pilihan Ganda
1. A 6. C 11. B
2. B 7. B 12. C
3. E 8. B 13. E
4. D 9. D 14. A
5. A 10. A 15. B

B. Esai
1. Jelaskan tiga pengertian administrasi menurut pendapat ahli.
Jawaban:
Berikut merupakan pengertian administrasi menurut para ahli.
a. Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson, administrasi adalah cabang
ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran
secara efisien, kapan, dan di mana pekerjaan itu harus dilakukan.
b. Menurut George R. Terry, administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan
pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang
melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
c. Menurut Sondang P. Siagian, administrasi adalah keseluruhan proses kerja sama
antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk
mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

2. Tuliskan unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie.


Jawaban:
Unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie meliputi pengorganisasian,
manajemen, tata hubungan, kepegawaian, keuangan, perbekalan, tata usaha, dan
perwakilan.

3. Jelaskan enam karakteristik administrasi.


Jawaban:
Enam karakteristik administrasi meliputi adanya sekelompok orang, adanya kerja
sama, adanya proses/usaha yang berkesinambungan, adanya pembagian tugas,
adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan, serta adanya tujuan.

4. Tuliskan jenis-jenis administrasi.


Jawaban:
Jenis-jenis administrasi meliputi administrasi publik, administrasi pembangunan,
dan administrasi lingkungan.

5. Tuliskan tujuan dari penerapan administrasi pembangunan.


Jawaban:
Administrasi pembangunan umumnya dilakukan untuk memicu laju pertumbuhan
di wilayah yang keadaan wilayah dan masyarakatnya belum berkembang, atau
mengalami masalah sehingga harus dilakukan pemulihan dan penataan ulang.

6. Jelaskan penggolongan jenis administrasi menurut Drs. Soekarno K.


Jawaban:
Menurut Drs. Soekarni K., administrasi terbagi menjadi tiga, yakni administrasi
negara (public administration), administrasi swasta (private administration), dan
administrasi internasional (international administration).

7. Tuliskan perbedaan antara adminisasi pemerintahan negara dan administrasi


perusahaan negara.
Jawaban:
Administrasi pemerintahan negara meliputi semua pelaksanaan kebijakan
pemerintah yang bertujuan untuk melayani kepentingan umum atau masyarakat dan
tidak bertujuan mencari keuntungan. Sementara itu, administrasi perusahaan negara
meliputi kegiatan administrasi yang dilaksanakan oleh perusahaan yang dimiliki
oleh negara dan memiliki dua tujuan, yakni memberikan layanan dan produk
berkualitas baik kepada masyarakat, serta mencari keuntungan.

8. Tuliskan pembagian administrasi swasta.


Jawaban:
Administrasi swasta terbagi menjadi dua, yakni administrasi niaga dan administrasi
nonniaga. Administrasi niaga (business administration) adalah seluruh kegiatan
yang dilakukan pihak swasta dalam bidang perdagangan atau perniagaan. Tujuan
utama dari kegiatan ini adalah mencari keuntungan yang sebesar-besarnya bagi diri
sendiri ataupun golongan. Sementara itu, administrasi nonniaga (nonbusiness
administration) adalah seluruh kegiatan yang dilakukan pihak swasta dalam bidang
sosial, budaya, dan kesejahteraan lingkungan. Administrasi nonniaga bersifat
nonprofit, atau tidak berorientasi pada keuntungan yang sifatnya material.

9. Tuliskan pembagian administrasi internasional.


Jawaban:
Administrasi internasional dibedakan menjadi dua, yakni administrasi yang bersifat
niaga dan nonniaga.

10. Tuliskan lima fungsi pendukung administrasi menurut Quible.


Jawaban:
Menurut Quible, terdapat lima fungsi pendukung administrasi, yakni fungsi rutin,
fungsi teknis, fungsi analisis, fungsi interpersonal, dan fungsi manajerial.
BAB 2

A. Pilihan Ganda
1. C 6. D 11. E
2. B 7. D 12. C
3. C 8. E 13. C
4. E 9. A 14. B
5. B 10. D 15. D

B. Esai
1. Jelaskan tiga pengertian analisis jabatan menurut para ahli.
Jawaban:
Berikut merupakan pengertian analisis jabatan menurut para ahli.
a. Menurut Drs. M. Manullang, job analysis atau analisis jabatan merupakan
suatu proses untuk membuat uraian sedemikian rupa, sehingga dari uraian
tersebut, dapat diperoleh keterangan-keterangan yang diperlukan untuk
menilai kebutuhan akan jabatan tersebut.
b. Menurut Prof. Dr. Komaruddin, analisis jabatan adalah proses untuk
memperoleh segenap fakta jabatan yang berhubungan. Biasanya, analisis
jabatan tersebut mencakup penciptaan pernyataan tertulis yang terpisah.
c. Menurut Drs. Moekijat, analisis jabatan merupakan hal yang penting dalam
manajemen kepegawaian karena hasilnya dapat digunakan dalam hampir
semua program kepegawaian.

2. Jelaskan pengertian analisis jabatan menurut pendapatmu.


Jawaban:
Siswa bebas menuliskan pengertian analisis jabatan menurut pendapatnya
sendiri, misalnya:
Analisis jabatan (job analysis) adalah suatu kegiatan untuk menganalisis
pekerjaan apa saja yang harus dilakukan, bagaimana cara mengerjakannya, dan
mengapa pekerjaan tersebut harus dilaksanakan.

3. Tuliskan dan jelaskan jenis-jenis jabatan.


Jawaban:
Jenis-jenis jabatan meliputi hal-hal berikut.
a. Pimpinan kantor, yakni orang yang memantau dan bertanggung jawab
terhadap kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan.
b. Bagian manajerial, yakni orang yang memimpin dalam pelaksanaan
pekerjaan dengan menjalankan fungsi-fungsi manajemen (planning,
organizing, actuating, controlling, dan decision making).
c. Jabatan staf, yakni para tenaga ahli yang cakap dan mampu dalam
bidangnya, serta bertugas membantu administrator dan manajer dalam
melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor.
d. Kepala personalia, yakni pegawai yang bekerja di bagian khusus
kepegawaian dan bertugas untuk menentukan tenaga kerja yang sesuai
dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan.
e. Kepala tata usaha, yakni orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan
dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor, serta memberikan pelayanan
teknis dan administrasi kepada semua satuan unit.
f. Jabatan struktural, yakni jabatan yang secara tegas diatur dalam sebuah
organisasi.
g. Jabatan fungsional, yakni jabatan yang tidak tercantum dalam struktur
organisasi, tetapi tetap memiliki tugas pokok dan tanggung jawab yang
sangat penting dalam organisasi.

4. Jelaskan kegunaan analisis jabatan.


Jawaban:
Kegunaan atau manfaat analisis jabatan meliputi perekrutan dan seleksi
pegawai, kompensasi gaji pegawai, evaluasi jabatan, prestasi kerja pegawai
dapat terlihat, latihan (training), promosi dan penempatan pegawai, organisasi,
dan penyederhanaan pekerjaan.

5. Jelaskan metode-metode pengumpulan data dalam kegiatan analisis jabatan.


Jawaban:
Terdapat empat metode pengumpulan data yang akan digunakan dalam kegiatan
analisis jabatan, yaitu sebagai berikut.
a. Kuesioner (daftar pertanyaan), yaitu pengumpulan data yang menggunakan
daftar pertanyaan yang sudah disusun sebelumnya, kemudian disebarkan
kepada pegawai untuk diisi.
b. Pengamatan/observasi, yakni pengumpulan data yang dilakukan dengan
mengamati langsung cara kerja pegawai dalam melaksanakan tugasnya.
Hasil dari pengamatan tersebut akan dicatat dan diolah sebagai informasi
terkait pegawai, tugas, dan jabatan yang diampunya tersebut.
c. Wawancara (interview), yaitu pengumpulan data dengan mengajukan
pertanyaan yang telah disiapkan sebelumnya, lalu mencatat jawaban yang
nantinya akan diolah menjadi informasi yang diperlukan.
d. Menulis laporan pekerjaan secara singkat.

6. Jelaskan perbedaan job description, job specification, dan job design.


Jawaban:
Deskripsi pekerjaan (job description), yaitu suatu daftar yang memberikan
gambaran terkait tugas, wewenang, dan tanggung jawab pekerjaan yang akan
dilaksanakan oleh pegawai yang bersangkutan. Spesifikasi pekerjaan (job
specification), yaitu suatu daftar yang berisi informasi tentang pengetahuan,
kemampuan, keterampilan, dan karakteristik lain yang harus dimiliki seseorang
terkait dengan posisinya pada suatu jabatan tertentu. Sementara itu, desain
pekerjaan (job design), yaitu suatu proses rancangan pekerjaan dengan
penentuan tugas-tugas dan metode, serta hubungan antara pekerjaan tersebut
dan pekerjaan lainnya dalam suatu perusahaan.

7. Jelaskan lima jabatan administrasi menurut SKKNI.


Jawaban:
Lima jabatan administrasi menurut SKKNI meliputi office administrative
(administrasi kantor), junior administrative assistant (sekretaris junior),
administrative assistant (sekretaris), executive administrative assistant
(sekretaris eksekutif), dan office manager (manajer kantor)

8. Jelaskan perbedaan jabatan-jabatan administrasi berdasarkan SKKNI.


Jawaban:
Perbedaan jabatan-jabatan administrasi berdasarkan SKKNI adalah sebagai
berikut.
a. Office Administrative (Administrasi Kantor)
Menurut SKKNI, seorang office administrative atau staf administrasi kantor
bertugas melaksanakan fungsi resepsionis dan tugas-tugas administrasi.
Seorang staf administrasi kantor tidak bertanggung jawab terhadap
pekerjaan orang lain.
b. Junior Administrative Assistant (Sekretaris Junior)
Junior administrative assistant atau sekretaris junior memiliki tugas yang
tidak jauh berbeda dengan office administrative atau staf administrasi
kantor.
c. Administrative Assistant (Sekretaris)
Administrative assistant atau sekretaris merupakan posisi yang berperan
menjalankan tugas-tugas yang mendukung administrasi bisnis dan
memerlukan pengalaman tambahan, serta yang dibawahi oleh beberapa
penyelia.
d. Executive Administrative Assistant (Sekretaris Eksekutif)
Menurut SKKNI, executive administrative assistant atau sekretaris eksekutif
merupakan posisi yang berperan menjalankan tugas-tugas yang mendukung
administrasi manajemen bisnis dan membawahi beberapa administrative
assistant (sekretaris). Seorang sekretaris seksekutif bertugas untuk
mendukung kegiatan administrasi manajemen.
e. Office Manager (Manajer Kantor)
Menurut SKKNI, uraian tugas office manager atau manajer kantor adalah
menjalankan tugas-tugas yang mendukung administrasi manajemen
perusahaan dan membawahi beberapa administrative assisstant.

9. Uraikan manfaat dari analisis jabatan.


Jawaban:
a. Perekrutan dan seleksi pegawai. Analisis jabatan dalam proses
perekrutan dan seleksi pegawai akan membantu perusahaan dalam
menemukan pegawai yang cocok dan memiliki kompetensi sesuai yang
diinginkan perusahaan.
b. Kompensasi gaji pegawai. Melalui kegiatan analisis jabatan, perusahaan
akan menilai bagaimana kompetensi seorang pegawai dalam melakukan
pekerjaannya. Kompetensi dan prestasi yang memuaskan dari pegawai
akan berimbas pada kompensasi gaji yang diterima pegawai tersebut.
c. Evaluasi jabatan. Senada dengan kompensasi gaji, kegiatan analisis
jabatan sekaligus menjadi ajang evaluasi yang menentukan apakah suatu
jabatan di perusahaan sudah dipegang oleh orang yang tepat atau tidak.
d. Penilaian prestasi kerja pegawai. Prestasi kerja pegawai dapat terlihat
melalui proses analisis jabatan. Penilaian prestasi ini turut berimbas pada
evaluasi jabatan dan kompensasi gaji pegawai.
e. Latihan (training). Kegiatan pelatihan atau training bertujuan untuk
meningkatkan kompetensi pegawai, baik kompetensi dalam bidang yang
menjadi tugas dan tanggung jawabnya maupun kompetensi dalam bidang
baru. Kegiatan pelatihan umumnya ditujukan kepada para pegawai baru.
Hal ini turut menjadi jalan untuk membuka wawasan pegawai agar siap
menerima tantangan baru yang akan dihadapi dalam pekerjaannya.
f. Promosi dan penempatan pegawai. Hasil analisis jabatan berpengaruh
terhadap promosi dan penempatan pegawai. Para pegawai yang dinilai
berprestasi umumnya akan mendapatkan penghargaan berupa promosi.
Sementara itu, pegawai yang belum menunjukkan performa maksimal
dapat ditempatkan pada bidang lain yang sesuai dengan kemampuannya.
Hal tersebut dilakukan dengan harapan bahwa di tempat baru, pegawai
tersebut dapat mengembangkan potensinya secara maksimal.
g. Organisasi. Hasil analisis jabatan dapat berpengaruh terhadap pembaruan
organisasi yang dinilai tidak efektif menjadi lebih efektif. Dengan
pembaruan organisasi, diharapkan perusahaan dapat mengalami
kemajuan, baik dari sisi manajemen maupun hasil kerja. Dengan
demikian, tujuan yang diharapkan perusahaan dapat segera tercapai.
h. Penyederhanaan pekerjaan. Masalah yang terjadi di perusahaan dapat
berupa ketidakefektifan akibat pekerjaan yang tumpang tindih.
Contohnya, dalam perusahaan, sangat mungkin terjadi kondisi ketika
pegawai atau divisi menangani pekerjaan tambahan yang bukan
merupakan tugas pokoknya karena kekurangan waktu, tenaga kerja,
ataupun alasan lainnya. Akibatnya, hasil pekerjaan tersebut ataupun
tugas pokoknya menjadi tidak maksimal. Melalui analisis jabatan,
masalah seperti demikian dapat diketahui dan dapat dicarikan solusinya,
yakni dengan penyederhanaan pekerjaan. Penyederhanaan pekerjaan
dapat dilakukan dengan menambah tenaga kerja untuk mengerjakan
tugas tambahan tersebut dan memastikan bahwa setiap jabatan hanya
bertanggung jawab atas tugas yang menjadi tanggung jawabnya.

10. Uraikan langkah-langkah dalam melakukan analisis jabatan.


Jawaban:
Terdapat beberapa langkah dalam melakukan analisis jabatan, yaitu sebagai
berikut.
a. Melakukan kajian organisasi secara keseluruhan dan disesuaikan dengan tiap
jabatan yang ada dalam suatu organisasi.
b. Menentukan langkah menganalisis informasi dalam organisasi, misalnya
bagaimana jabatan akan digunakan, atau menentukan tujuan spesifik dari
analisis jabatan.
c. Memilih penggunaan teknik-teknis analisis jabatan.
d. Menyiapkan spesifikasi jabatan.
BAB 3

A. Pilihan Ganda
1. A 6. B 11. A
2. C 7. C 12. D
3. A 8. C 13. A
4. B 9. A 14. D
5. E 10. B 15. E

B. Esai
1. Jelaskan perbedaan antara personel kantor dan personel administrasi.
Jawaban:
Personel kantor dapat diartikan sebagai pegawai yang bekerja di lingkungan
perusahaan atau perkantoran, baik kantor pemerintah maupun milik swasta, dan
mendapatkan imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan. Sementara itu, personel
administrasi adalah staf atau pegawai yang bertugas untuk menjalankan tugas-
tugas administrasi di organisasi atau perusahaan.

2. Tuliskan contoh pemenuhan persyaratan pengetahuan yang dapat dilakukan


oleh calon personel administrasi.
Jawaban:
Pemenuhan persyaratan pengetahuan yang dapat dilakukan oleh calon personel
administrasi adalah dengan melampirkan bukti pendidikan formal berupa ijazah
dan transkrip nilai, serta melampirkan bukti pendidikan nonformal, seperti
sertifikat hasil kursus.

3. Tuliskan pengertian dari persyaratan potensi dan jelaskan pembagiannya.


Jawaban:
Potensi merupakan kemampuan yang menjadi kekuatan pribadi yang dimiliki
oleh setiap individu. Potensi diri dibedakan menjadi dua, yakni potensi fisik dan
potensi nonfisik. Potensi fisik adalah kekuatan pribadi yang berwujud kondisi
fisik atau jasmani, seperti penampilan fisik dan rupa wajah, kualitas indra, serta
daya tahan tubuh. Sementara itu, potensi nonfisik adalah kekuatan pribadi yang
meliputi kecerdasan intelektual (intelligence quotient/IQ), kecerdasan emosional
(emotional quotient/EQ), kecerdasan spritual (spiritual quotient/SQ), dan
kecerdasan sosial (social quotient/SQ).

4. Jelaskan tentang taraf kecerdasan intelegensi seseorang menurut Marthen Pali.


Jawaban:
Menurut Marthen Pali, inteligensi adalah keseluruhan kemampuan individu
untuk berpikir dan bertindak secara terarah, serta mengolah dan menguasai
lingkungan secara efektif. Marthen Pali menggambarkan taraf kecerdasan
seseorang dengan memberikan penilaian, seperti yang terlihat pada tabel
berikut.
No. IQ Klasifikasi Prestasi
Minimal
1. . . . – 79 Kemampuan intelektual rendah –
2. 80 – 89 Kemampuan intelektual di bawah rata- 5,5
rata
3. 90 – 109 Kemampuan intelektual rata-rata 6
4. 110 – 119 Kemampuan intelektual di atas rata-rata 7
5. 120 – 135 Kemampuan intelektual superior 9

5. Jelaskan alasan pentingnya memiliki kecerdasan sosial menurut pemahaman


Anda sendiri.
Jawaban:
Siswa bebas menjelaskan alasan pentingnya memiliki kecerdasan sosial,
misalnya:
Kecerdasan sosial sangat penting untuk dimiliki karena dapat membantu
kesuksesan seseorang dalam bergaul dan berinteraksi sosial.

6. Tuliskan alasan mengapa keterampilan berpenampilan sangat penting bagi


seorang personel administrasi.
Jawaban:
Keterampilan berpenampilan sangat penting karena dapat membuat seorang
personel administrasi tampil profesional, berwibawa, serta meningkatkan
kepercayaan diri personel itu sendiri.

7. Jelaskan empat kategori kepribadian menurut Hippocrates berikut ciri-cirinya.


Jawaban:
Hipprocrates membagi kepribadian menjadi empat kategori, yakni
sanguine/sanguinis (extrovert feeling), choleric/koleris (extrovert thinking),
melancholy/melankolis (introvert thinking), dan phlegmatic/plegmatis (introvert
feeling).
a. Sanguine/sanguinis (extrovert feeling)
Seseorang dengan tipe kepribadian sanguinis umumnya memiliki sifat selalu
optimis, banyak bicara, selalu terlihat gembira, dan terus terang dalam
mengutarakan pemikirannya. Kepribadian sanguinis juga sangat suka berada
di antara banyak orang dan mudah bersahabat. Namun, seseorang
berkepribadian sanguinis juga mudah tersinggung, sering berbasa-basi, sering
membesarkan masalah, dan senang mendominasi saat berkomunikasi dengan
orang lain.
b. Choleric/koleris (extrovert thinking)
Seseorang dengan tipe kepribadian koleris memiliki sifat disiplin, pekerja
keras, ambisius dan berkemauan keras, serta memiliki tanggung jawab yang
tinggi. Kepribadian koleris juga berani mengambil keputusan dan
menanggung risiko, serta senang berdebat atau beradu kemampuan berpikir.
Oleh sebab itu, seseorang berkepribadian koleris cocok ditunjuk menjadi
pemimpin.
c. Melancholy/melankolis
Kepribadian melancholy atau melankolis tampak pada seseorang yang
memiliki sifat pemikir. Keunggulan seseorang dengan kepribadian
melankolis adalah tekun dalam bidang yang digeluti, memiliki sifat
sistematis dan penuh analisis, bercita-cita tinggi, kreatif, memiliki bakat
khusus, dan memiliki perasaan yang peka. Sayangnya, seseorang
berkepribadian melankolis akan cepat merasa depresi dan putus asa jika
mengalami masalah besar.
d. Phlegmatic/plegmatis (introvert thinking)
Seseorang dengan tipe kepribadian plegmatis umumnya memiliki sifat yang
tertutup atau introvert. Dengan demikian, kepribadian plegmatis dapat
dikatakan sebagai lawan dari kepribadian koleris dan sanguinis yang lebih
terbuka. Ciri dari kepribadian plegmatis adalah penh pertimbangan, lebih
suka menonton daripada melakukan pekerjaan, kalem, konsisten, tenang,
pandai mengendalikan diri, simpatik, dan ramah. Kelemahan dari
kepribadian plegmatis adalah terkadang suka mementingkan diri sendiri dan
lambat dalam mengambil keputusan yang positif.

8. Pada umumnya, setiap orang memiliki kepribadian yang merupakan gabungan


dari beberapa tipe kepribadian tersebut. Jelaskan maksud dari pernyataan
tersebut.
Jawaban:
Maksud dari pernyataan tersebut adalah setiap orang memiliki watak atau sifat
yang merupakan gabungan dari tipe kepribadian sanguinis, melankolis, koleris,
dan plegmatis. Contohnya, seseorang memiliki tipe kepribadian sanguinis-
melankolis, artinya tipe kepribadian sanguinis dalam diri orang tersebut lebih
dominan dibandingkan sisi melankolisnya. Apabila seseorang hanya memiliki
satu tipe yang dominan, misalnya hanya sanguinis, orang tersebut dapat
dikatakan sebagai sanguinis sejati.

9. Tuliskan minimal empat ciri khas kepribadian yang mudah dikenali.


Jawaban:
Empat ciri khas kepribadian yang mudah dikenali adalah sebagai berikut.
a. Cara berbicara dan cara berjalan
b. Sikap badan pada saat duduk
c. Cara berbusana
d. Sifat bersih dan rapi
e. Sifat yang berkaitan dengan menjaga kesehatan diri
f. Kemampuan dan keterampilan dalam bekerja
g. Sifat agamis yang berkaitan dengan segi kerohanian
10. Tuliskan syarat-syarat kepribadian yang harus dimiliki oleh seorang personel
administrasi.
Jawaban:
Syarat-syarat kepribadian yang diperlukan oleh seorang personel administrasi,
antara lain:
a. loyalitas,
b. tekun dan rajin,
c. kesabaran
d. kerapian, dan
e. dapat menyimpan rahasia.
BAB 4

A. Pilihan Ganda
1. E 6. B 11. D
2. A 7. B 12. A
3. E 8. A 13. B
4. C 9. C 14. E
5. A 10. D 15. A

B. Esai
1. Jelaskan pengertian organisasi kantor.
Jawaban:
Organisasi perkantoran adalah suatu proses interaksi antara orang-orang di
dalam kantor untuk mencapai tujuan kantor.

2. Tuliskan prinsip-prinsip organisasi kantor menurut M. Manullang.


Jawaban:
Prinsip organisasi kantor menurut M. Manullang meliputi:
a. prinsip perumusan tujuan,
b. prinsip pembagian kerja,
c. prinsip pendelegasian kekuasaan/wewenang,
d. rentang manajemen,
e. tingkat pengawasan,
f. kesatuan perintah dan tanggung jawab, serta
g. koordinasi.

3. Jelaskan pentingnya pembagian tugas dalam suatu organisasi.


Jawaban:
Pembagian tugas dalam suatu organisasi sangat penting karena dapat
memperjelas perintah, serta membuat pelaksanaan tugas dan pendelegasian
wewenang dapat berjalan dengan baik tanpa mengalami tumpang tindih.

4. Jelaskan secara singkat bentuk-bentuk organisasi.


Jawaban:
Bentuk-bentuk organisasi adalah sebagai berikut.
a. Organisasi garis atau lini. Dalam bentuk ini, organisasi dibagi ke dalam unit-
unit kerja yang bulat pada tingkat atau jenjang yang diperlukan. Pada bentuk
organisasi garis/lini, lalu lintas wewenang dan tanggung jawab berjalan secara
lurus dan vertikal melalui saluran tunggal sehingga bentuk struktur
organisasinya lebih sederhana.
b. Organisasi garis dan staf. Pada organisasi garis dan staf, pimpinan organisasi
mengangkat tenaga staf untuk membantu pelaksanaan semua pekerjaan yang
sangat luas. Pada bentuk ini, unit-unit organisasi disusun menurut bentuk
lurus/garis, tetapi pada unit pimpinan ditambah tenaga staf sebagai tenaga ahli
perorangan atau suatu unit khusus yang bertugas memberikan bantuan-bantuan
keahlian kepada pimpinan organisasi.
c. Organisasi fungsional. Pada organisasi fungsional, seorang pimpinan tidak
mempunyai bawahan yang jelas karena setiap pimpinan berwenang untuk
memberikan perintah kepada setiap bawahan jika ada hubungannya dengan
fungsi pimpinan tersebut. Spesialisasi setiap bawahan dapat dikembangkan dan
dimanfaatkan semaksimal mungkin, tetapi sulit untuk melakukan tour of duty
(perputaran pekerjaan).

5. Tuliskan kelebihan dan kekurangan organisasi garis/lini.


Jawaban:
Kelebihan bentuk organisasi garis/lini adalah sebagai berikut.
a. Kesatuan perintah lebih terjamin karena pimpinan berada pada satu tangan.
b. Proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat.
c. Rasa kesetiakawanan antar pegawai lebih tinggi karena lebih saling kenal.
Sementara itu, kekurangan dari bentuk organisasi lini adalah sebagai berikut.
a. Seluruh organisasi sangat bergantung pada satu orang. Jika pimpinan tidak
mampu memimpin kelangsungan organisasi tersebut dapat terancam jatuh
atau bahkan hancur.
b. Biasanya pimpinan cenderung otoriter.
c. Pegawai lebih sulit untuk berkembang.

6. Jelaskan minimal tiga.pengertian organisasi kantor menurut para ahli.


Jawaban:
a. Menurut James D. Mooney, dalam bukunya The Principles of Organization,
organisasi adalah setiap bentuk perserikatan manusia untuk mencapai tujuan
bersama.
b. Menurut Chester I. Barnard dalam bukunya, The Functions of the Executive,
organisasi adalah suatu sistem mengenai usaha-usaha kerja sama yang
dilakukan oleh dua orang atau lebih.
c. Menurut J. William Schulze, organisasi adalah suatu penggabungan dari
orang-orang, benda-benda, alat-alat perlengkapan, ruang kerja, dan segala
sesuatu yang bertalian dengannya, yang dihimpun dalam hubungan yang
teratur dan efektif untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan

7. Tuliskan tujuan dari pentingnya prinsip perumusan tujuan.


Jawaban:
Tujuan dari pentingnya prinsip perumusan tujuan adalah sebagai berikut.
a. Pedoman arah organisasi itu akan dibawa.
b. Landasan organisasi.
c. Menentukan jenis kegiatan yang akan dilakukan.
d. Menentukan program, prosedur, koordinasi, integrasi, simplikasi,
sinkronisasi, dan mekanisasi.
8. Tuliskan kelebihan dari bentuk organisasi garis dan staf.
Jawaban:
Kelebihan bentuk organisasi garis dan staf adalah sebagai berikut.
a. Memudahkan untuk pengambilan keputusan yang tepat karena adanya staf
ahli.
b. Cocok digunakan untuk organisasi besar yang memiliki tugas dan tujuan
yang luas.
c. Lebih mudah untuk menerapkan “the right man on the right place”.

9. Tulisan kekurangan dari organisasi fungsional.


Jawaban:
Kekurangan struktur organisasi fungsional adalah sebagai berikut.
a. Sulit untuk melakukan tour of duty karena para karyawan telah
terspesialisasi.
b. Para pegawai lebih mementingkan spesialisasinya sehingga sulit melakukan
koordinasi.
c. Tidak ada kesatuan perintah karena pegawai dapat menerima perintah dari
beberapa atasan yang sama-sama memiliki kekuasaan.

10. Jelaskan minimal tiga.pengertian struktur organisasi menurut para ahli.


Jawaban:
a. Gibson menyatakan bahwa struktur organisasi merupakan pola formal
kegiatan dan hubungan di antara berbagai subunit dalam sebuah organisasi.
b. Robbins (2007) mendefinisikan struktur organisasi sebagai penentuan
pembagian dan pengelompokkan pekerjaan secara formal
c. Ivancevich (2008) mendefinisikannya struktur organisasi sebagai proses
penentuan keputusan untuk memilih alternatif kerangka kerja jabatan,
proyek pekerjaan, dan departemen.
BAB 5

A. Pilihan Ganda
1. B 6. D 11. B
2. C 7. C 12. C
3. B 8. B 13. D
4. D 9. E 14. E
5. C 10. A 15. D

B. Esai
1. Jelaskan pengertian manajemen menurut pendapat tiga ahli yang berbeda.
Jawaban:
a. Ricky W. Griffin dalam bukunya, Management, mendefinisikan manajemen
sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengoordinasian dan
pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif
dan efisien.
b. George R. Terry, Ph.D, dalam bukunya Principles of Management
menyatakan bahwa manajemen adalah pencapaian suatu tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya melalui usaha-usaha orang-orang lain.
c. Harold Koontz dan Cyril O’Donnel dalam bukunya Principles of
Management, menyatakan bahwa manajemen adalah fungsi mencapai
sesuatu melalui orang-orang.

2. Tuliskan perbedaan dan persamaan antara administrasi dengan manajemen.


Jawaban:
Perbedaan administrasi dan manajemen menurut para ahli adalah sebagai
berikut.
a. Administrasi ditujukan pada penentuan tujuan pokok dan kebijaksanaannya,
sedangkan manajemen ditujukan pada pelaksanaan kegiatan untuk
menyelesaikan/mencapai tujuan dan pelaksanaan kebijaksanaan.
b. Administrasi adalah suatu proses dan badan yang bertanggungjawab
terhadap penentuan tujuan, sedangkan manajemen adalah kegiatan-kegiatan
yang dilakukan untuk mewujudkan suatu tujuan dengan mengatur tindakan-
tindakan agar dapat tercapai tujuan.
Sementara itu, persamaan administrasi dan manajemen adalah sebagai berikut.
a. Administrasi atau manajemen sama-sama merupakan suatu pendekatan yang
terencana terhadap pemecahan semua macam masalah yang kebanyakan
terdapat pada setiap individu atau kelompok, baik negara maupun swasta.
b. Administrasi dan manajemen sama-sama berhubungan dengan organisasi,
kepemimpinan, pengambilan keputusan, dan hubungan antarmanusia.

3. Jelaskan apa yang dimaksud dengan fungsi POAC dalam manajemen.


Jawaban:
Fungsi POAC meliputi Planning (Perencanaan), Organizing
(Pengorganisasian), Actuating (Pelaksanaan), dan Controlling (Pengawasan).
a. Controlling adalah proses pengukuran pelaksanaan kerja atau kinerja aktual,
membandingkan hasil dengan standar organisasi dan tujuan, dan mengambil
tindakan korektif jika dibutuhkan.
b. Planning adalah proses menentukan apa yang ingin dicapai dan cara
mencapainya yang didasarkan pada metode atau logika tertentu dan rasional.
c. Organizing adalah proses mengatur dan mengalokasikan tugas, pekerjaan,
wewenang, dan peran-peran, termasuk koordinasi hubungan antarbagian,
baik secara vertikal maupun horizontal dalam suatu struktur yang diperlukan
untuk mencapai tujuan yang sudah ditentukan
d. Actuating adalah usaha menggerakkan anggota kelompok, sehingga mereka
berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran
anggota-anggota perusahaan tersebut karena para anggota itu juga ingin
mencapai sasaran tersebut.

4. Berikan contoh fungsi motivating dalam suatu organisasi.


Jawaban:
Motivating adalah kegiatan memberikan motivasi, inspirasi, semangat, dan
kegairahan kerja atau mendorong pegawai melalui pemahaman motivasi yang
ada pada diri pegawai dan pemahaman motivasi yang ada di luar diri pegawai
untuk membantu mencapai produktivitas kerja yang optimal.

5. Jelaskan perbedaan fungsi leading dengan commanding/directing.


Jawaban:
Leading adalah kegiatan memengaruhi atau menggerakkan perilaku manusia
anggota organisasi, baik secara individu maupun kelompok dan mengarahkan
mereka dalam melaksanaan tugas-tugas agar tujuan organisasi tercapai secara
efektif dan efisien. Sementara itu, commanding atau Directing adalah fungsi
manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi bimbinan, saran,
perintah-perintah, atau instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan tugas
masing-masing agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar
tertuju pada tujuan yang telah ditetapkan semula.

6. Jelaskan cara penerapan asas sentralisasi di suatu kantor.


Jawaban:
Dalam asas ini, semua pekerjaan kantor dalam perusahaan dibebankan dan
dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri di samping
satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan operatif, seperti mengetik,
mengelola surat, dan mengarsip. Pekerjaan-pekerjaan tersebut dilaksanakan oleh
sebuah unit organisasi yang dapat disebut tata usaha, sekretariat, atau sebutan-
sebutan lainnya.

7. Tuliskan kelemahan dari asas sentralisasi.


Jawaban:
Kelemahan dari asas sentralisasi adalah sebagai berikut.
a. Tidak mungkin menampung pekerjaan yang cukup banyak pada waktu yang
bersamaan.
b. Bagi perusahaan yang divisi-divisinya tidak berada dalam satu kompleks
dan terpencar-pencar di beberapa tempat, pelaksanaan asas sentralisasi
kurang tepat karena pekerjaan menjadi kurang efektif dan efisien.
c. Petugas di pusat belum tentu paham dengan permasalahan-permasalahan
dan kebutuhan-kebutuhan unit kerja di divisi lain sehingga pelaksanaan
pekerjaan unit yang bersangkutan akan mengalami hambatan.

8. Tuliskan kelebihan dari asas desentralisasi.


Jawaban:
Kelebihan penggunaan asas desentralisasi adalah sebagai berikut.
a. Dapat melayani kebutuhan-kebutuhan khusus bagi unit-unit yang
bersangkutan.
b. Penumpukan pekerjaan dapat dihindari.
c. Dapat memperlancar pekerjaan pokok bagi instansi yang mempunyai unit-
unit tersebut.

9. Berikan contoh penerapan asas sentralisasi di lingkungan sekolah.


Jawaban:
Siswa bebas menuliskan contoh penerapan asas sentralisasi di lingkungan
sekolah, misalnya:
Divisi tata usaha mengelola arsip berupa surat masuk dan surat keluar sekolah.

10. Berikan contoh penerapan asas dekonsentralisasi dalam sebuah perusahaan.


Jawaban:
Siswa bebas menuliskan contoh penerapan asas dekonsentralisasi dalam sebuah
perusahaan, misalnya:
Setiap divisi dalam perusahaan memiliki dua jenis arsip, yakni arsip yang
disimpan pada divisi itu sendiri dan arsip yang disimpan pada bagian tata usaha.
BAB 6

A. Pilihan Ganda
1. B 6. C 11. B
2. E 7. D 12. B
3. D 8. C 13. A
4. E 9. D 14. B
5. B 10. A 15. A

B. Esai
1. Tuliskan prosedur pengurusan surat masuk sistem buku agenda, dan jelaskan
dengan singkat dan tepat.
Jawaban:
Prosedur pengurusan surat masuk sistem buku agenda meliputi hal-hal berikut.
a. Penerimaan surat. Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang
biasanya bekerja di bagian depan kantor atau front office, seperti satpam dan
resepsionis.
b. Penyortiran surat. Setelah surat diterima dari bagian administrasi/sekretariat,
selanjutnya surat dipisahkan/disortir.
c. Pencatatan surat. Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda.
d. Pengarahan surat. Pengarahan surat merupakan kegiatan menentukan pihak
yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan
surat.
e. Penyampaian surat. Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lembar
disposisi, surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada orang
yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi. Jika
orang yang dimaksud tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut
difotokopi/diperbanyak sehingga setiap orang yang ditunjuk akan
mendapatkan kopi suratnya.
f. Penyimpanan surat. Jika surat sudah selesai diproses, surat asli harus
diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan
sistem penyimpanan tertentu, misalnya sistem abjad, sistem tanggal, sistem
nomor, sistem subjek, dan sistem wilayah.

2. Tuliskan prosedur pengurusan surat keluar sistem buku agenda, serta jelaskan
dengan singkat dan tepat.
Jawaban:
Prosedur pengurusan surat keluar sistem buku agenda meliputi hal-hal berikut.
a. Pembuatan konsep surat. Pembuatan konsep secara manual bertujuan untuk
menghindari kesalahan pengetikan yang sering kali terjadi saat mengetik
surat tanpa konsep.
b. Persetujuan konsep surat. Jika konsep surat dibuat oleh konseptor atau
bawahan, konsep tersebut harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan,
dengan tujuan memeriksa apakah konsep surat tersebut sudah sesuai atau
perlu diperbaiki.
c. Pencatatan surat. Konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari
pimpinan, selanjutnya dicatat ke dalam Buku Agenda Surat Keluar untuk
diregistrasi atau didaftarkan.
d. Pengetikan konsep surat. Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan
pimpinan dan mempunyai nomor surat, selanjutnya dapat diserahkan kepada
juru ketik untuk diketik dengan rapi.
e. Pemeriksaan pengetikan. Juru ketik harus memeriksa pengetikannya
sebelum surat tersebut dicetak, jangan sampai ada kesalahan pengetikan
sekecil apa pun, walaupun hanya satu huruf sekali pun.
f. Penandatanganan surat. Setelah surat selesai diketik dengan rapi, pejabat
yang berwenang atau bertanggungjawab terhadap surat tersebut
membubuhkan tanda tangan di atas nama terang.
g. Pemberian cap dinas. Surat yang telah ditandatangani oleh
penanggungjawab, selanjutnya diberi cap dinas/stempel sebagai tanda
sahnya surat.
h. Melipat surat. Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipat
secara rapi menggunakan aturan melipat surat.
i. Penyampulan surat. Surat yang telah dilipat rapi selanjuntya dimasukkan ke
dalam sampul yang telah disediakan dan direkatkan dengan lem secara rapi.
j. Pengiriman surat. Pengiriman surat dapat dilakukan melalui kurir, pos,
perusahaan jasa pengiriman, ataupun internet.
k. Penyimpanan surat. Dalam pengiriman surat, keberadaan tembusan surat
berfungsi sebagai arsip. Maksudnya, surat asli dikirimkan kepada alamat
yang dituju, sedangkan tembusan atau lembar kedua dari surat tersebut dapat
dipergunakan sebagai arsip perusahaan pengirim surat.

3. Tuliskan tiga alasan pembuatan surat.


Jawaban:
Alasan pembuatan surat meliputi:
a. untuk menyampaikan informasi dari pengirim surat kepada penerima surat,
b. menjaga informasi dalam bentuk arsip,
c. membuat bukti dokumentasi atas terlaksananya suatu kegiatan.

4. Tuliskan secara singkat prosedur pembuatan surat.


Jawaban:
Prosedur pembuatan surat dimulai dengan pembuatan konsep surat, dilanjutkan
dengan persetujuan konsep surat, pencatatan surat, pengetikan konsep surat,
pemeriksaan pengetikan, penandatanganan surat, pemberian cap dinas, melipat
surat, penyampulan surat, pengiriman surat, dan diakhiri dengan penyimpanan
surat.

5. Tuliskan tiga faktor yang menyebabkan surat keluar.


Jawaban:
Surat keluar dapat disebabkan oleh tiga faktor, yakni:
a. merupakan jawaban dari adanya surat masuk yang diterima,
b. merupakan kebutuhan, misalnya untuk keperluan pelaksanaan kegiatan,
serta
c. memberikan informasi, misalnya surat pemberitahuan dan surat edaran.

6. Tuliskan tiga kerugian tidak adanya penanganan surat yang baik


Jawaban:
Kerugian-kerugian jika tidak adanya penanganan surat yang baik adalah sebagai
berikut.
a. Surat dan informasinya bisa hilang.
b. Kantor menjadi tidak rapi karena banyak tumpukan kertas yang tidak tertata.
c. Surat sulit ditemukan jika di cari karena letaknya tidak disusun dengan
teratur.

7. Tuliskan tiga manfaat adanya penanganan surat yang baik.


Jawaban:
Manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya penanganan surat yang baik, di
antaranya:
a. surat akan tercatat dengan baik,
b. prosedur penanganan surat jelas,
c. surat akan tersimpan baik sehingga mudah untuk ditemukan, dan
d. rahasia akan terjaga.

8. Jelaskan apa yang dimaksud dengan pola sentralisasi.


Jawaban:
Pola sentralisasi merupakan pola penanganan berkas yang dilakukan secara
terpusat.

9. Uraikan apa yang dimaksud dengan pola desentralisasi.


Jawaban:
Pola desentralisasi ntrmempunyai ciri kegiatan administrasi dilakukan di setiap
bagian dari unit yang ada pada kantor.

10. Uraikan kegunaan buku ekspedisi dan formulir tanda terima.


Jawaban:
Buku ekspedisi dan formulir tanda terima sama-sama digunakan sebagai bukti
penerimaan surat. Buku ekspedisi adalah bukti penerimaan surat yang berbentuk
setengah folio dan biasa digunakan oleh instansi pemerintah. Pada penanganan
pola surat desentralisasi, buku ekspedisi tidak digunakan, melainkan formulir
tanda terima sebagai bukti penerimaan surat. Formulir tanda terima berbentuk
lembaran dan biasanya digunakan oleh perusahaan swasta dengan cara ditempel
di depan amplop surat yang dikirimkan.
BAB 7

A. Pilihan Ganda
1. C 6. D 11. A
2. B 7. B 12. C
3. A 8. A 13. C
4. C 9. B 14. D
5. D 10. E 15. E

B. Esai
1. Jelaskan mengapa arsip perlu disimpan.
Jawaban:
Suatu arsip perlu disimpan karena arsip mengandung informasi penting yang
dapat menjadi bukti terjadinya suatu kegiatan atau pelaksanaan pekerjaan.

2. Tuliskan pengertian sistem penyimpanan arsip.


Jawaban:
Sistem penyimpanan arsip adalah sistem pengelolaan dan penemuan kembali
arsip berdasarkan pedoman yang telah dipilih untuk meningkatkan efektivitas
dan efisiensi penggunaan waktu, tempat, tenaga, dan biaya.

3. Tuliskan macam-macam sistem penyimpanan arsip.


Jawaban:
Ada beberapa sistem penyimpanan surat/arsip yang banyak digunakan di kantor,
baik pemerintah maupun swasta, yaitu:
a. sistem abjad (alphabetical filing system),
b. sistem subjek (subjectical filing system),
c. sistem tanggal (chronological filing system),
d. sistem wilayah (geographical filing system), dan
e. sistem nomor (numerical filing system).

4. Tuliskan keunggulan dan kelemahan dari sistem abjad.


Jawaban:
Adapun keuntungan dari pemakaian sistem abjad, antara lain sebagai berikut.
a. Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok
menjadi satu.
b. Surat masuk dan surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map.
c. Mudah dikerjakan dan cepat ditemukan.
d. Mudah diterapkan.
Selain itu, sistem abjad juga memiliki kerugian, antara lain sebagai berikut.
a. Pencarian dokumen untuk nama orang harus mengetahui nama belakangnya.
b. Surat-surat yang walaupun berhubungan satu sama lain Namun berbeda
nama pengirimnya, akan terletak terpisah dalam penyimpanannya.
c. Harus mempergunakan peraturan mengindeks.
d. Banyak orang yang memiliki nama yang sama, sehingga harus lebih teliti
karena kalau tidak teliti bisa salah dalam menempatkan dan menemukan.

5. Tuliskan pengertian dari daftar klasifikasi subjek.


Jawaban:
Daftar klasifikasi subjek adalah daftar yang berisi tentang pengelompokan arsip
berdasarkan masalah-masalah, secara sistematis dan logis, serta disusun
berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode.

6. Tuliskan keunggulan dan kelemahan dari sistem tanggal.


Jawaban:
Penyimpanan surat sistem tanggal memiliki beberapa keunggulan dan
kelemahan. Kelebihan sistem tanggal adalah sebagai berikut.
a. Sistemnya sederhana, karena urutan tanggal sudah jelas dan pasti.
b. Cocok digunakan untuk arsip yang berkaitan dengan bidang keuangan.
c. Mudah untuk diterapkan.
Sementara itu, kelemahan sistem tanggal adalah sebagai berikut.
a. Orang cenderung tidak mudah mengingat tanggal dibandingkan nama dan
masalah sehingga bisa menyulitkan dalam pencarian arsip.
b. Kurang cocok diterapkan di perusahaan besar yang volume suratnya banyak.

7. Tuliskan keunggulan dan kelemahan dari sistem wilayah.


Jawaban:
Keunggulan sistem wilayah adalah sebagai berikut.
a. Apabila letak wilayah telah diketahui, maka surat akan mudah dicari.
b. Cocok digunakan untuk perusahaan-perusahaan yang mempunyai cabang-
cabang perwakilan di daerah lain.
Sementara itu, kelemahan sistem wilayah adalah sebagai berikut.
a. Wawasan petugas tentang pengetahuan wilayah harus luas.
b. Terkadang penulisan alamat di dalam surat tidak lengkap sehingga membuat
kesulitan petugas.
c. Perlu adanya pemetaan wilayah untuk mengetahui batas-batas wilayah yang
menjadi wewenangnya.

8. Tuliskan keunggulan dan kelemahan dari sistem nomor.


Jawaban:
Keunggulan sistem nomor adalah sebagai berikut.
a. Cocok digunakan untuk segala macam surat/dokumen.
b. Kerahasiaan surat lebih terjamin karena tidak semua orang paham tentang
sistem nomor.
Sementara itu, kekurangan sistem nomor adalah sebagai berikut.
a. Harus menggunakan daftar klasifikasi nomor, karena sangat sulit untuk
mengingat nomor.
b. Waktu yang diperlukan lebih lama untuk menemukan arsip karena harus
melihat lebih dulu kepada daftar klasifikasi.

9. Tuliskan perbedaan antara sistem nomor Dewey, sistem nomor urut, dan sistem
terminal digit.
Jawaban:
Pada sistem nomor Dewey, setiap tingkat permasalahan hanya dibuat 10
masalah saja. Masalah utama terdiri dari 10 masalah. Setiap satu masalah utama
terdiri dari 10 sub masalah. Setiap satu sub masalah terdiri dari 10 sub-
submasalah. Pada sistem nomor urut, jumlah arsip yang disimpan berkisar 1.000
sampai 10.000 arsip. Penomoran dimulai dari nomor 1, 2, 3, dan seterusnya.
Sementara itu, pada sistem nomor terminal digit, nomor urut pada buku arsip
dimulai pada nomor 0000 (4 digit) sehingga arsip yang bernomor 0000 adalah
arsip yang pertama disimpan.

10. Tuliskan jenis-jenis perlengkapan yang digunakan dalam penyimpanan surat


sistem abjad.
Jawaban:
Jenis-jenis perlengkapan yang digunakan dalam penyimpanan surat sistem abjad
meliputi filing cabinet, guide, hanging folder, dan alat sortir.
BAB 8

A. Pilihan Ganda
1. A 6. C 11. A
2. C 7. E 12. C
3. A 8. C 13. A
4. A 9. C 14. A
5. B 10. A 15. B

B. Esai

1. Tuliskan pengertian peralatan kantor.


Jawaban:
Peralatan kantor merupakan media yang digunakan dalam upaya mencapai
tujuan yang diinginkan perusahaan.

2. Jelaskan secara singkat mengenai manfaat peralatan kantor.


Jawaban:
Manfaat peralatan atau perlengkapan kantor, antara lain:
a. untuk mendukung aktivitas pekerjaan kantor,
b. untuk memperlancar dan mempermudah proses pelaksanaan aktivitas
kantor, dan
c. sebagai aset dan pelengkap kantor.

3. Jelaskan secara singkat tentang pembagian jenis-jenis peralatan kantor.


Jawaban:
Jenis-jenis peralatan kantor dapat digolongkan berdasarkan dua hal, yakni
berdasarkan bentuknya dan berdasarkan penggunaannya. Dilihat dari
bentuknya, peralatan kantor dibedakan menjadi tiga, yakni peralatan kantor
berbentuk lembaran, peralatan kantor berbentuk nonlembaran, dan peralatan
kantor berbentuk buku. Dilihat dari penggunaannya, peralatan/perlengkapan
kantor dapat diperinci menjadi dua, yakni barang habis pakai dan barang tidak
habis pakai. Peralatan kantor juga ada yang berbentuk mesin-mesin kantor
(office machines) dan perabot kantor (office furniture).

4. Tuliskan perbedaan antara peralatan kantor berbentuk lembaran dan peralatan


kantor berbentuk nonlembaran.
Jawaban:
Peralatan kantor berbentuk lembaran adalah benda-benda yang berbentuk
lembar atau helai. Peralatan jenis ini tidak hanya berupa lembaran kertas, tetapi
juga lembaran plastik transparan atau helai pembungkus kertas, seperti map dan
amplop. Sementara itu, peralatan kantor yang berbentuk nonlembaran (bukan
berupa kertas) merupakan benda kantor yang sifatnya berbentuk padat.
5. Tuliskan minimal lima contoh peralatan kantor yang tidak habis pakai.
Jawaban:
Contoh dari peralatan kantor tidak habis pakai adalah stapler, perforator
(pembolong kertas), pisau cutter, pembuka surat, dan gunting.

6. Jelaskan secara singkat mengenai pembagian audio visual aid atau alat peraga.
Jawaban:
Audio visual aid atau alat bantu peraga terbagi menjadi tiga, yakni:
a. alat bantu yang diproyeksikan, seperti slide projector, film, strip, overhead
projector (OHP), dan infokus,
b. alat bantu yang dapat didengar atau dilihat oleh pancaindra, seperti televisi,
tape, video, dan radio, serta
c. alat bantu peraga yang tidak bersuara dan tidak diproyeksikan, seperti
grafik, formulir, magnetic board, flipchart, dan papan tulis.

7. Tuliskan minimal lima contoh mesin kantor berikut fungsinya.


Jawaban:
Jenis mesin kantor yang dipergunakan bagian administrasi adalah sebagai
berikut.
a. Mesin yang digunakan keperluan surat-menyurat (mailing equipment)
contohnya komputer, laptop, dan mesin tik (manual dan elektronik).
b. Mesin yang digunakan untuk mencetak. Jenis mesin pencetak terbagi
menjadi dua, yakni mesin pencetak dokumen dan mesih pengganda
dokumen. Contoh mesin pencetak dokumen adalah mesin printer.
Sementara itu, contoh mesin pengganda dokumen adalah mesin fotokopi.
c. Mesin yang digunakan untuk komunikasi jarak jauh, misalnya pesawat
telepon, interkom, dan mesin faksimile.
d. Mesin yang digunakan untuk mengetik, misalnya mesin tik, komputer, dan
laptop.
e. Mesin yang digunakan untuk menghitung (calculating machine), misalnya
kalkulator.

8. Jelaskan perbedaan antara furnitur kantor dan hiasan kantor.


Jawaban:
Furnitur kantor atau office furniture umumnya berupa benda-benda yang
terbuat dari kayu, besi, atau bahan lainnya dan digunakan untuk menunjang
kegiatan di kantor. Sementara itu, hiasan kantor atau office arrangement adalah
benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana yang
menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam
menyelesaikan pekerjaan.

9. Jelaskan secara singkat mengenai tujuan keberadaan hiasan kantor.


Jawaban:
Hiasan kantor atau office arrangement adalah benda-benda kantor yang
digunakan untuk menambah suasana yang menyenangkan sehingga memberi
semangat dan kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan.

10. Tuliskan hal-hal yang harus diperhatikan saat memilih peralatan kantor.
Jawaban:
Dalam memilih peralatan kantor yang tepat, terdapat beberapa hal yang harus
diperhatikan, yakni sebagai berikut.
a. Tentukan tujuan penggunaan peralatan yang disesuaikan dengan jenis
pekerjaan.
b. Menganalisis peralatan yang hendak dibeli, mulai dari nama barang, tipe,
spesifikasi, merek, kualitas peralatan, harga, jumlah yang dibutuhkan,
hingga garansi.
c. Memperhatikan segi efektivitas.
d. Peralatan kantor disesuaikan dengan pekerjaan dan kemampuan pegawai.
e. Memperhatikan penempatan peralatan yang fleksibel.
BAB 9

A. Pilihan Ganda
1. B 6. D 11. D
2. A 7. C 12. A
3. C 8. B 13. D
4. B 9. E 14. C
5. A 10. B 15. A

B. Esai
1. Tuliskan dan jelaskan tentang asas-asas tata ruang kerja kantor.
Jawaban:
Asas-asas tata ruang kerja kantor adalah sebagai berikut.
a. Asas jarak terpendek. Menurut asas ini, tata ruang yang baik adalah yang
memungkinkan proses penyelesaian pekerjaan dan penempatan alat-alat harus
menempuh jarak sependek-pendeknya.
b. Asas rangkaian kerja. Menurut asas ini, suatu pekerjaan harus senantiasa
bergerak maju dari awal dikerjakan sampai selesai.
c. Asas penggunaan seluruh ruangan. Menurut asas ini, suatu tata ruang yang baik
adalah yang mempergunakan seluruh ruang yang ada.
d. Asas integrasi kegiatan. Menurut asas ini, tata ruang dan peralatan kantor harus
disesuaikan dengan fungsi ruang yang digunakan.
e. Asas perubahan susunan tempat kerja. Menurut asas ini, tata ruang yang baik
adalah yang dapat diubah atau disusun kembali dengan tingkat kesukaran dan
pengeluaran biaya yang seminim mungkin.
f. Asas keamanan dan kepuasan pegawai. Menurut asas ini, dalam menentukan
tata ruang, faktor keamanan dan kepuasaan pegawai juga harus diperhatikan.

2. Tuliskan prinsip-prinsip tata ruang kantor.


Jawaban:
Berikut adalah beberapa prinsip dari tata ruang kantor.
a. Bagian atau fungsi kerja yang saling berhubungan ditempatkan berdekatan.
b. Pekerjaan dilakukan secara berkesinambungan dalam garis lurus.
c. Alur kerja untuk pegawai harus sederhana.
d. Perlengkapan kantor diletakkan di dekat pegawai yang menggunakannya.
e. Sebaiknya meja dan kursi dalam satu bagian mempunyai ukuran yang sama.
f. Perhatikan cahaya, sebaiknya tidak ada pegawai yang menghadap cahaya
langsung.
g. Jika tugas dan pekerjaan banyak berhubungan dengan masyarakat, sebaiknya
ruang lingkup pengerjaan tugas tersebut ditempatkan di bagian terdepan.
h. Jika ada pekerjaan yang sifatnya terdapat kebisingan, sebaiknya area pengerjaan
dijauhkan dari bagian yang lain dan ditempatkan dekat jendela.

3. Tuliskan lima tujuan tata ruang kantor.


Jawaban:
Berikut adalah beberapa tujuan dari penataan tata ruang kantor.
a. Memberikan kenyamanan kepada pegawai sehingga nyaman dalam bekerja.
b. Memanfaatkan ruangan kantor dengan maksimal sehingga tidak ada ruang yang
tidak berguna.
c. Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja.
d. Memudahkan dalam pengawasan.
e. Memudahkan dalam memberikan pelayanan, baik pelayanan kepada rekan kerja
maupun kepada pelanggan.
f. Memudahkan gerak pegawai dalam bekerja.
g. Menjauhkan dari kebisingan yang terjadi.
h. Memberikan pencitraan yang baik kepada pelanggan maupun tamu perusahaan.

4. Tuliskan dan jelaskan jenis-jenis tata ruang kantor.


Jawaban:
Jenis-jenis tata ruang kantor adalah sebagai berikut.
a. Tata ruang kantor tertutup (closed plan offices), yakni ruang untuk bekerja yang
dipisahkan oleh tembok-tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu.
b. Tata ruang kantor terbuka (open place offices), yakni ruang kerja yang cukup
luas dan ditempati oleh beberapa pegawai untuk bekerja bersama di suatu
ruangan tanpa dipisah oleh penyekat atau pembatas yang permanen.
c. Tata ruang kantor berhias atau berpanorama (landscape offices), yakni kantor
terbuka dengan ruang berisi meja kerja yang dikelompokkan menurut fungsi,
serta dihiasi oleh taman dan dekorasi.
d. Tata ruang kantor gabungan (mixed offices), yakni gabungan antara bentuk
ruang kantor berkamar kerja, terbuka, dan bertaman hias.

5. Tuliskan keuntungan dan kerugian dari setiap jenis tata ruang kantor.
Jawaban:
Jenis Tata Ruang Keuntungan Kerugian
Kantor
Tata ruang kantor a. Menjamin konsentrasi kerja. a. Membutuhkan biaya yang lebih
tertutup (closed plan b. Menjamin pekerjaan yang besar untuk pemeliharaan
offices) bersifat rahasia. ruangan, pengaturan, penerangan,
c. Aktivitas antarpegawai tidak dan biaya peralatan lainnya.
terganggu karena terhindar b. Hubungan pribadi antarpegawai
dari kebisingan. menjadi kurang erat karena
d. Menimbulkan kesan positif masing-masing dibatasi oleh sekat
pada relasi karena atau ruang-ruang sehingga
perusahaan dianggap lebih menyulitkan pegawai
menghargai pegawai. mengadakan komunikasi
e. Memudahkan pemeliharaan langsung.
peralatan dan perabotan. c. Pengawasan kerja pegawai relatif
lebih sulit dilakukan karena
terhalang oleh penyekat.
d. Pemakaian ruangan kurang
luwes/fleksibel apabila ada
perubahan dan perkembangan
organisasi.
Tata ruang kantor a. Mudah dalam pengawasan, a. Kebisingan akan mudah terjadi
terbuka (open place mengatur cahaya, udara, sehingga kosentrasi kerja
offices) warna, dan dekorasi. terganggu, misalnya antarpegawai
b. Luwes atau fleksibel apabila menjadi sering mengobrol.
diperlukan pengubahan b. Batas kedudukan antara pimpinan
ruangan. dan bawahan tidak jelas.
c. Mudah untuk mengadakan c. Pekerjaan yang bersifat rahasia
hubungan langsung, sulit untuk dilakukan.
pengawasan, penyeragaman d. Kemungkinan adanya tumpukan
kerja, dan pembagian berkas yang berserakan membuat
peralatan kerja. pemandangan menjadi kurang
d. Biaya untuk pemeliharaan teratur dan rapi.
ruang kerja lebih hemat.
Tata ruang kantor a. Pegawai akan merasa a. Biaya cukup tinggi untuk
berhias atau nyaman dan betah bekerja. membuat taman dan dekorasi
berpanorama b. Ketegangan syaraf dapat lainnya.
(landscape offices) berkurang atau dihindarkan. b. Biaya pemeliharaan ruang kerja
c. Kebisingan dan kegaduhan tinggi.
dapat dihindarkan. c. Memerlukan tenaga ahli yang
d. Pekerjaan dapat dilakukan tidak mudah dan tidak murah.
dengan lebih efisien,
produktivitas kerja dapat
meningkat sehingga tujuan
organisasi mudah tercapai.

6. Komponen apa saja yang harus dipertimbangkan dalam perencanaan tata ruang
kerja kantor?
Jawaban:
Komponen yang harus dipertimbangkan dalam perencanaan tata ruang kantor
meliputi:
a. pekerjaan yang harus dilaksanakan,
b. proses yang digunakan,
c. peralatan mesin yang digunakan,
d. ruangan yang tersedia,
e. penerangan yang tersedia, dan
f. pegawai yang melaksanakan.
7. Tuliskan cara menata ruang kerja di kantor.
Jawaban:
Cara menata ruang kerja di kantor dapat dilakukan dengan cara ringkas, rai, rawat,
resik, dan rileks.

8. Tuliskan faktor penempatan ruang kerja kantor.


Jawaban:
Faktor yang harus diperhatikan untuk penempatan ruang kerja adalah sebagai
berikut.
a. Divisi yang pekerjaan yang penting-penting diletakkan dekat pimpinan.
b. Divisi yang sifatnya bertugas melayani publik sebaiknya berada di bagian
depan, sehingga mudah didatangi orang-orang luar tanpa mengganggu divisi
lainnya.
c. Divisi yang pekerjaannya berkaitan erat dengan divisi lain sebaiknya berada
dalam satu tempat, terutama jika gedung perusahaan bertingkat. Letak divisi
yang berkaitan di lantai yang sama akan membuat waktu dan tenaga menjadi
efisien karena tidak harus berpindah lantai, jika ada pekerjaan yang hendak
dikooordinasikan.
d. Divisi yang mengerjakan ketatausahaan dari perusahaan sebaiknya letaknya
berada di tengah-tengah divisi lainnya sehingga divisi lain dapat menghubungi
atau mendatanginya dengan mudah.
e. Divisi yang pekerjaannya sering menggunakan mesin berat dan menimbulkan
suara bising sebaiknya diletakkan di lantai bawah atau dijauhkan dari divisi
yang memerlukan konsentrasi tinggi.
9. Jelaskan mengenai asas keamanan dan kepuasan pegawai.
Jawaban:
Dalam menentukan tata ruang, faktor keamanan dan kepuasaan pegawai juga harus
diperhatikan. Ruangan yang nyaman dapat membuat pegawai nyaman berlama-
lama di kantor, sehingga mereka dapat bekerja lebih maksimal. Selain itu,
produktivitas kerja juga dapat dicapai karena para pegawai bekerja dengan penuh
semangat.

10. Tuliskan cara menata ruang kantor.


Jawaban:
Cara menata ruang kerja di kantor dapat dilakukan dengan cara ringkas, rai, rawat,
resik, dan rileks.
BAB 10

A. Pilihan Ganda
1. C 6. C 11. D
2. A 7. E 12. B
3. E 8. A 13. C
4. C 9. E 14. A
5. E 10. A 15. A

B. Esai
1. Jelaskan pengertian dari komunikasi kantor.
Jawaban:
Komunikasi kantor atau tata hubungan kantor adalah suatu rangkaian proses
penyampaian warta atau keterangan yang mengandung arti dari seseorang kepada
orang lain dalam bidang kegiatan kantor atau dalam bidang ketatausahaan.

2. Jelaskan bagaimana proses komunikasi terjadi.


Jawaban:
Langkah-langkah proses komunikasi adalah sebagai berikut.
a. Komunikator menyampaikan pesan/informasi kepada komunikan.
b. Komunikator membuat/menyusun sandi-sandi (encoding) untuk menyatakan
maksud dalam bentuk lambang-lambang (gambar, warna, bahasa sandi, tulisan
dan lain-lain).
c. Lambang-lambang tersebut disalurkan melalui media.
d. Komunikan menguraikan/menafsirkan lambang-lambang (decoding) yang
dikirimkan oleh komunikator sehingga mempunyai makna/arti.
e. Komunikan memberi tanggapan (feedback) terhadap informasi yang diberikan
oleh komunikator sehingga komunikator dapat menganalisis apakah pesan yang
disampaikan sesuai dengan apa yang dimaksud oleh komunikator. Pasalnya,
dalam proses komunikasi, sangat mungkin terjadi hambatan-hambatan.

3. Tuliskan cara menciptakan suasana kondusif dalam berkomunikasi di kantor.


Jawaban:
Untuk menciptakan suasana kondusif dalam berkomunikasi di kantor, terdapat
beberapa syarat yang harus diperhatikan, yakni penghargaan sebagai manusia,
pengembangan pengetahuan, bekerja pada tempatnya (the right man on the right
place), pekerjaan yang menarik dan penuh tantangan, pengakuan dan penghargaan
atas pelaksanaan suatu tugas, informalitas yang wajar dalam hubungan kerja,
fasilitas yang memadai, serta balas jasa yang setimpal.

4. Tuliskan empat fungsi komunikasi kantor.


Jawaban:
Menurut Scott dan Mitchel (1976), ada empat fungsi komunikasi kantor, yaitu
sebagai berikut.
a. Pengawas, yaitu untuk melakukan pengawasan/kontrol oleh pimpinan terhadap
pegawai. Hal tersebut dilakukan untuk mengetahui pelaksanaan suatu tugas atau
pekerjaan. Dengan demikian, akan berlangsung pengendalian operasional secara
efisien.
b. Motivasi, yaitu adanya adanya pemberian umpan balik (feedback) berupa
reward kepada bawahan karena keberhasilan pekerjaan yang dilaksanakan. Hal
tersebut bertujuan untuk meningkatkan semangat pegawai dalam bekerja.
c. Emosi, yaitu komunikasi dari pegawai untuk mengungkapkan/mengekspresikan
sesuatu yang diinginkan dalam suatu perusahaan.
d. Informasi, yaitu dapat menyampaikan informasi dalam pengambilan keputusan
yang dilakukan oleh pihak manajemen.

5. Jelaskan bentuk komunikasi kantor.


Jawaban:
Bentuk komunikasi di tempat kerja atau kantor dapat berupa komunikasi internal
dan komunikasi eksternal. Komunikasi internal, menurut Onong Uchjana Effendi,
terdiri atas komunikasi vertikal, komunikasi datar/horizontal, dan komunikasi
diagonal. Sementara itu, komunikasi eksternal terdiri atas komunikasi dari
organisasi kepada khalayak dan komunikasi dari khalayak kepada organisasi.

6. Buatlah kalimat pembuka percakapan telepon.


Jawaban:
Siswa bebas membuat kalimat pembuka percakapan telepon, misalnya:
Halo, selamat siang, dengan PT Aneka Cipta, ada yang bisa dibantu?

7. Tuliskan syarat terjadinya komunikasi kantor.


Jawaban:
Syarat terjadinya komunikasi kantor terdiri atas penghargaan sebagai manusia,
pengembangan pengetahuan, bekerja pada tempatnya (the right man on the right
place), pekerjaan yang menarik dan penuh tantangan, pengakuan dan penghargaan
atas pelaksanaan suatu tugas, informalitas yang wajar dalam hubungan kerja,
fasilitas yang memadai, serta balas jasa yang setimpal.

8. Tuliskan komponen-komponen komunikasi.


Jawaban:
Komponen komunikasi terdiri atas komunikator (communicator), komunikan
(communicare), pesan (message), saluran (media), dan respons (feedback).

9. Tuliskan tujuan komunikasi.


Jawaban:
Tujuan komunikasi menurut Dan B. Curtis adalah sebagai berkut.
a. Memberikan informasi kepada para klien, kolega bawahan, dan pimpinan.
b. Menolong orang lain, memberikan nasihat kepada orang lain, atau berusaha
memotivasi orang lain dalam mencapai tujuan.
c. Menyelesaikan masalah dan membuat keputusan.
d. Semakin tinggi kedudukan atau status seseorang, semakin penting keahlian
teknis dalam berkomunikasi untuk meminta data kepada pihak-pihak terkait
sebagai bahan pertimbangan.
e. Mengevaluasi perilaku secara efektif, yaitu suatu penilaian untuk mengetahui
hal-hal yang akan mereka lakukan setelah menerima pesan atau informasi.
Sementara itu, tujuan komunikasi menurut Onong Uchjana Effendi meliputi
perubahan dan partisipasi sosial, perubahan sikap, perubahan pendapat, dan
perubahan perilaku.

10. Jelaskan kegiatan komunikasi tempat kerja di kantor.


Jawaban:
Kegiatan komunikasi kerja di kantor terbagi menjadi dua
macam, yaitu sebagai berikut.
a. Tata hubungan administrasi, yaitu komunikasi yang dilakukan oleh setiap
pegawai mempunyai fungsi atau kedudukan sebagai manajer atau administrator,
yang dengan bawahan atau para pelaksananya mengandung unsur perintah.
b. Hubungan tata usaha, yaitu komunikasi yang berlangsung dalam suatu
organisasi hanya bersifat informasi dalam aktivitas pekerjaan kantor.
BAB 11

A. Pilihan Ganda
1. B 6. B 11. A
2. D 7. E 12. C
3. A 8. B 13. E
4. B 9. A 14. C
5. A 10. E 15. A

B. Esai
1. Jelaskan pengertian dokumen bukti transaksi.
Jawaban:
Bukti transaksi adalah bukti tertulis yang berisi data transaksi, yang dibuat setiap
kegiatan transaksi untuk kebutuhan pencatatan keuangan dalam suatu
perusahaan.

2. Tuliskan fungsi bukti transaksi.


Jawaban:
Bukti transaksi berfungsi untuk:
a. untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas timbulnya suatu
transaksi,
b. sebagai alat bukti tertulis yang berisi data informasi keuangan,
c. sebagai pedoman untuk pembuatan laporan keuangan,
d. menghindari terjadinya manipulasi data keuangan, dan
e. menghindari terjadinya penggandaan data bukti transaksi.

3. Tuliskan dan jelaskan bagian-bagian cek.


Jawaban:
Cek terdiri atas dua bagian, yaitu:
a. bagian sebelah kiri cek sebagai bukti arsip yang ditinggal untuk pihak yang
mengeluarkan dan menandatangani cek (penarik), serta
b. bagian sebelah kanan diserahkan kepada pihak penerima pembayaran cek.

4. Tuliskan keterangan informasi yang terdapat di formulir faktur.


Jawaban:
Dalam faktur, terdapat beberapa informasi berikut.
a. Nama dan alamat penjual.
b. Nama dan alamat pembeli.
c. Nomor faktur.
d. Tanggal pesanan.
e. Syarat pengiriman, yang diisi tentang mekanisme biaya pengapalan dan
biaya yang terkait dengan pengangkutan barang dagangan.
f. Syarat pembayaran, yang diisi batas waktu pembayaran, n/30, yang berarti
waktu untuk melakukan pembayaran adalah 30 hari setelah tanggal faktur.
g. Keterangan mengenai barang, antara lain:
 nomor urut barang yang dibeli,
 nama barang,
 banyaknya barang yang dibeli,
 harga satuan,
 jumlah, yang diisi dengan harga per satuan dikali dengan barang yang
dibeli, dan
 jumlah seluruh yang harus dibayar (total).
h. Kota dan tanggal terjadinya transaksi.
i. Nama dan tanda tangan pihak penjual.
j. Nama dan tanda tangan pihak pembeli sebagai bukti bahwa barang sudah
diserahkan.

5. Tuliskan pengertian cek dan kuitansi.


Jawaban:
Cek adalah perintah tertulis pemegang rekening kepada bank yang ditunjuk agar
membayar sejumlah uang. Sementara itu, kuitansi adalah bukti transaksi adanya
penerimaan uang karena adanya pembayaran dan ditandatangani oleh orang yang
menerima uang.

6. Jelaskan cara mengisi cek.


Jawaban:
Berikut ini adalah keterangan pengisian cek.
a. Atas penyerahan cek ini, bayarlah kepada diisi oleh orang yang menerima
uang
b. Uang sejumlah diisi dengan banyaknya uang yang diserahkan dan ditulis
dalam bentuk huruf
Setelah pengisian selesai, orang yang menyerahkan uang harus menandatangani
cek tersebut.

7. Tuliskan perbedaan nota debet dan nota kredit.


Jawaban:
Nota debet dibuat oleh pembeli jika barang yang dibeli tidak sesuai pesanan, dan
sebagai bukti adanya pengurangan utang usaha. Sementara itu, nota kredit dibuat
oleh penjual yang menerima pengembalian barang, dan sebagai bukti adanya
pengurangan piutang usaha.

8. Tuliskan keterangan yang terdapat dalam nota kontan.


Jawaban:
Nota kontan berisi keterangan mengenai:
a. nama barang,
b. banyaknya barang,
c. harga satuan,
d. jumlah harga satuan dikali banyak barang yang dibeli, dan
e. jumlah harga seluruhnya (total).

9. Jelaskan langkah-langkah analisis yang harus dilakukan sebelum transaksi


dicatat dalam buku kas.
Jawaban:
Sebelum diproses lebih lanjut untuk dicatat dalam buku kas, bukti transaksi
harus dianalisis kebenarannya dan keabsahannya dengan cara seperti berikut.
a. Menganalisis kebenaran perhitungan (perkalian dan penjumlahan) dari data,
yaitu angka-angka yang ada di dalam bukti transaksi.
b. Menganalisis kelengkapan data yang tercatat dalam bukti transaksi dan
diperiksa apakah sudah memenuhi prosedur yang berlaku.
c. Menganalisis keabsahan bukti transaksi, seperti siapa saja pihak yang terlibat
dalam penandatanganan dan siapa saja yang berwenang dalam memberikan
otorisasi.

10. Tuliskan prosedur pencatatan keuangan sederhana.


Jawaban:
Berikut ini adalah langkah-langkah yang harus dilalui untuk melakukan
pencatatan keuangan sederhana.
a. Cek semua bukti transaksi.
b. Kelompokkan bukti-bukti transaksi menjadi dua, yaitu bukti transaksi
penerimaan dan bukti transaksi pengeluaran.
c. Lakukan pencatatan atas transaksi keuangan dan atur secara kronologis, yaitu
dimulai dari tanggal dan bulan termuda, lalu diikuti dengan tanggal dan bulan
berikutnya.
d. Catat setiap bukti transaksi penerimaan ke dalam bukti kas masuk, lalu
satukan bukti kas masuk dan bukti transaksi penerimaan, dengan posisi bukti
kas masuk di depan dan bukti transaksi penerimaan di belakangnya.
e. Catat setiap bukti transaksi pengeluaran kas kecil ke dalam bukti kas keluar,
lalu satukan bukti kas keluar dengan bukti transaksi pengeluaran dengan
posisi bukti kas keluar di depan dan bukti transaksi pengeluaran di
belakangnya. Bukti transaksi yang berukuran kecil, seperti tiket tol atau struk
belanja, terlebih dahulu ditempel di kertas HVS yang telah dibagi dua,
kemudian disatukan dengan bukti kas keluar menggunakan stapler.
f. Gunakan cara/sistem yang tetap/baku dan tidak berubah-ubah dalam mencatat
transaksi keuangan.
g. Lakukan pencatatan keuangan secara sederhana sehingga dapat dimengerti
secara umum.
BAB 12

A. Pilihan Ganda
1. B 6. E 11. C
2. A 7. B 12. B
3. C 8. E 13. C
4. A 9. B 14. C
5. A 10. C 15. E

B. Esai
1. Jelaskan pengertian laporan menurut pendapat beberapa ahli.
Jawaban:
Berikut ini adalah definisi laporan menurut pengertian beberapa ahli.
a. Moekijat dalam bukunya, Administrasi Perkantoran, mendefinisikan laporan
sebagai alat komunikasi (administrative communication), yaitu penulis
menyimpulkan beberapa tulisan menarik atau memberikan saran dan fakta-fakta
atau keadaan-keadaan yang telah diselidiki.
b. Prajudi, dalam bukunya, Kesekretarisan dan Administrasi Perkantoran,
mendefinisikan laporan sebagai setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data
informasi yang diperlukan oleh pimpinan organisasi.
c. E. Zaenal Ariffin, dalam bukunya, Bahasa yang Lugas dalam Laporan Kritis,
mendefinisikan laporan sebagai bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan
atau suatu kegiatan.

2. Tuliskan tujuan pembuatan laporan.


Jawaban:
Tujuan pembuatan laporan meliputi hal-hal berikut.
a. Laporan bertujuan untuk mengatasi masalah.
b. Laporan bertujuan untuk menetapkan langkah perusahaan.
c. Laporan bertujuan untuk mengetahui perkembangan perusahaan.
d. Laporan bertujuan untuk mengadakan pengawasan, pengendalian, atau
perbaikan.
e. Laporan bertujuan untuk menemukan teknik-teknik baru dalam menyelesaikan
suatu pekerjaan atau masalah.

3. Mengapa laporan merupakan produk pekerjaan kantor yang sangat diperlukan?


Jawaban:
Laporan sangat diperlukan karena berisi informasi yang merupakan bentuk
pertanggungjawaban pegawai terhadap organisasi atau perusahaan yang
menaunginya.

4. Tuliskan syarat-syarat laporan yang baik.


Jawaban:
Syarat-syarat pembuatan laporan meliputi beberapa hal, yakni:
a. laporan yang dibuat harus jelas dan cermat,
b. laporan harus mengandung kebenaran dan objektivitas,
c. laporan harus lengkap,
d. laporan harus tegas dan konsisten,
e. laporan harus langsung mengenai sasaran,
f. laporan harus disampaikan kepada orang dan alamat yang tepat,
g. laporan sebaiknya disertai dengan saran-saran,
h. laporan harus dibuat tepat waktu.

5. Tuliskan langkah-langkah membuat laporan.


Jawaban:
Langkah-langkah membuat laporan adalah sebagai berikut.
a. Menentukan permasalahan yang akan dilaporkan.
b. Mengumpulkan bahan, data, dan fakta.
c. Mengklasifikasi data.
d. Mengevaluasi dan pengolahan data.
e. Membuat kerangka laporan.

6. Jelaskan jenis-jenis laporan berdasarkan keamanannya.


Jawaban:
Berdasarkan keamanannya, laporan dibagi menjadi tiga jenis, yakni sebagai berikut.
a. Laporan biasa
Laporan jenis ini merupakan laporan yang isinya bersifat biasa dan tidak
rahasia. Dengan demikian, jika laporan ini terbaca oleh orang lain, hal tersebut
tidak akan menimbulkan dampak yang signifikan.
b. Laporan rahasia/penting
Laporan jenis ini merupakan laporan yang isinya bersifat penting dan rahasia
sehingga hanya orang tertentu yang dituju saja yang boleh mengetahuinya.
c. Laporan sangat rahasia
Laporan jenis ini merupakan laporan yang isinya sangat rahasia dan tidak boleh
diketahui oleh pihak lain yang tidak memiliki kuasa. Jika laporan jenis ini
tersebar luas, hal tersebut dapat membahayakan keamanan perusahaan.

7. Tuliskan pengertian dari sistematika laporan.


Jawaban:
Sistematika penyajian laporan adalah pembidangan atau pengelompokan materi
yang disajikan.

8. Tuliskan jenis-jenis laporan berdasarkan bentuknya.


Jawaban:
Berdasarkan bentuk fisiknya, laporan terbagi menjadi tiga jenis, yaitu laporan
berbentuk surat, laporan berbentuk makalah (mimeografi), dan laporan berbentuk
memo.
9. Jelaskan jenis laporan berdasarkan penyampaiannya.
Jawaban:
Berdasarkan cara penyampaiannya, laporan dibagi menjadi tiga jenis yaitu sebagai
berikut.
a. Laporan lisan
Laporan lisan merupakan laporan yang disampaikan secara langsung atau tatap
muka. Laporan lisan biasanya disampaikan dalam acara diskusi atau rapat
internal. Laporan lisan biasanya memicu adanya dialog langsung terkait seluk-
beluk masalah yang dilaporkan, termasuk solusi pemecahan masalah yang
dilaporkan tersebut.
b. Laporan tertulis
Sesuai dengan namanya, laporan tertulis merupakan laporan yang disampaikan
melalui paparan tertulis. Laporan tertulis dapat berbentuk surat, memo, ataupun
makalah (mimeografi). Contoh dari laporan tertulis adalah laporan berkala dan
laporan insidental.
c. Laporan visual
Laporan jenis ini merupakan laporan yang disampaikan melalui bantuan media
peraga yang untuk menangkap maksudnya, diperlukan bantuan pancaindra,
seperti indra penglihatan. Contoh dari laporan visual adalah laporan yang
disampaikan dalam bentuk media presentasi (power point).

10. Tuliskan fungsi-fungsi laporan.


Jawaban:
Laporan memiliki lima fungsi, yaitu sebagai bahan pertanggungjawaban, sebagai
alat menyampaikan informasi, sebagai alat pengawasan, sebagai bahan penilaian,
dan sebagai bahan pengambilan keputusan.
KUNCI JAWABAN UAS SEMESTER 1

A. Pilihan Ganda

1. C 8. A 15. E 22. A 29. C


2. D 9. E 16. C 23. D 30. B
3. D 10. A 17. B 24. D 31. A
4. E 11. D 18. D 25. C 32. C
5. B 12. B 19. B 26. B 33. B
6. A 13. E 20. C 27. B 34. E
7. D 14. C 21. A 28. A 35. E

B. Esai
Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan singkat, jelas, dan tepat.

1. Jelaskan secara singkat mengenai perbedaan administrasi pemerintahan negara


dan administrasi perusahaan negara.
Jawaban:
Administrasi pemerintahan negara meliputi semua pelaksanaan kebijakan
pemerintah yang bertujuan untuk melayani kepentingan umum atau masyarakat
dan tidak bertujuan mencari keuntungan. Sementara itu, administrasi
perusahaan negara meliputi kegiatan administrasi yang dilaksanakan oleh
perusahaan yang dimiliki oleh negara dan memiliki dua tujuan, yakni
memberikan layanan dan produk berkualitas baik kepada masyarakat, serta
mencari keuntungan.

2. Jelaskan secara singkat mengenai empat fungsi administrasi menurut Mills.


Jawaban:
Menurut Mills (2001), fungsi administrasi dapat dibedakan menjadi empat
macaam, yakni sebagai berikut.
a. Perencanaan (planning), yakni kegiatan administrasi yang berfokus pada
perancangan, atau penetapan tujuan yang hendak dicapai dalam kegiatan
administrasi.
b. Pengorganisasian (organizing), yakni pembagian tugas dan tanggung jawab
pihak-pihak yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
dalam perencanaan.
c. Kepemimpinan (leading), yakni fungsi manajemen dalam mengarahkan
pembagian tugas pegawai berjalan sesuai yang direncanakan.
d. Pengendalian (controlling), yakni fungsi manajemen dalam melakukan
pengawasan terhadap kinerja pegawai dan perkembangan perusahaan.

3. Uraikan manfaat yang didapat dari menganalisis jabatan.


Jawaban:
Kegunaan atau manfaat analisis jabatan meliputi perekrutan dan seleksi
pegawai, kompensasi gaji pegawai, evaluasi jabatan, prestasi kerja pegawai
dapat terlihat, latihan (training), promosi dan penempatan pegawai, organisasi,
dan penyederhanaan pekerjaan.

4. Tuliskan tugas-tugas dari seorang sekretaris.


Jawaban:
Tugas-tugas dari seorang sekretris meliputi:
a. pembuatan dokumen, lembar kerja, dan bahan presentasi melalui
pemakaian software yang sesuai,
b. menerima dan meneruskan telepon masuk kepada pihak yang dituju,
c. menerima dan mengantar tamu,
d. menerima dan meneruskan surat/dokumen kepada pihak yang dituju,
e. melakukan pengarsipan dan memasukkan data,
f. menggunakan peralatan kantor, seperti mesin faksimile, mesin fotokopi,
LCD, OHP, printer, dan scanner, serta
g. menganalisis informasi dengan bantuan internet.

5. Tuliskan kemampuan yang harus dimiliki oleh manajer kantor.


Jawaban:
Seorang manajer kantor dituntut untuk memiliki beberapa kemampuan berikut.
a. Memiliki keterampilan yang ekstensif dalam menerapkan prinsip-prinsip
manajemen organisasi dengan menggunakn beberapa metode.
b. Memiliki kemampuan memimpin tingkat atas.
c. Memiliki kemampuan tinggi dalam menggunakan dan memaksimalkan
sumber daya kerja.
d. Memiliki kemampuan berkomunikasi dan mampu berinteraksi dengan
seluruh pimpinan/manajemen ataupun pelanggan organisasi.

6. Tuliskan pengertian personel administrasi menurut pendapat Anda.


Jawaban:
Siswa bebas menuliskan pengertian personel administri menurut pemahaman
mereka sendiri, misalnya:
Personel administrasi adalah staf atau pegawai yang bertugas untuk
menjalankan tugas-tugas administrasi di organisasi atau perusahaan.

7. Jelaskan perbedaan antara bukti pendidikan formal dan nonformal sebagai


syarat pengetahuan personel administrasi.
Jawaban:
Bukti pendidikan formal berupa ijazah, transkrip nilai, dan sertifikat pendidikan.
Sementara itu, bukti pendidikan nonformal berupa sertifikat pelatihan dan
kursus.

8. Jelaskan bagaimana cara berbicara dan cara berjalan memberikan gambaran


tentang kepribadian seseorang.
Jawaban:
Perbedaan cara berbicara antarindividu meliputi perbedaan kecepatan bicara dan
perbedaan pemilihan kata. Perbedaan kecepatan bicara meliputi kebiasaan
berbicara lambat dan berbicara lambat. Seseorang yang berbicara dengan tempo
cepat biasanya adalah seseorang dengan rasa percaya diri tinggi dan penuh
energi (extrovert), sedangkan seseorang yang berbicara dengan tempo lambat
biasanya adalah seseorang yang penuh pertimbangan, tenang, dan agak pemalu
(introvert). Dari segi pemilihan kata, seseorang yang supel dan mudah bergaul
biasanya menggunakan kosakata yang spontan terucap. Sementara itu,
seseorang yang pemalu dan cenderung tertutup biasanya memilih kosakata yang
telah dipikirkan baik-baik sebelumnya/tidak asal bicara.
Perbedaan cara berjalan juga dapat menunjukkan kepribadian seseorang.
Seseorang yang percaya diri umumnya berjalan dengan langkah cepat.
Seseorang yang tertutup umumnya berjalan dengan agak menunduk. Sementara
itu, seseorang yang berkepribadian tenang dan santai umumnya berjalan dengan
lambat-lambat.

9. Tuliskan perbedaan antara sistem organisasi garis/lini dan sistem organisasi


garis dan staf.
Jawaban:
Pada bentuk organisasi garis/lini, lalu lintas wewenang dan tanggung jawab
berjalan secara lurus dan vertikal melalui saluran tunggal sehingga bentuk
struktur organisasinya lebih sederhana. Sementara itu, pada organisasi garis dan
staf, pimpinan organisasi mengangkat tenaga staf untuk membantu pelaksanaan
semua pekerjaan yang sangat luas.

10. Tuliskan kelebihan dan kekurangan dari sistem organisasi fungsional.


Jawaban:
Kelebihan sistem organisasi fungsional adalah sebagai berikut.
a. Pembagian tugas-tugas menjadi lebih jelas.
b. Spesialisasi pegawai lebih dapat dikembangkan.
c. Spesialisasi pegawai dapat dimanfaatkan lebih maksimal, karena masing-
masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangnya.
Sementara itu, kekurangan struktur organisasi ini adalah sebagai berikut.
d. Sulit untuk melakukan tour of duty karena para karyawan telah
terspesialisasi.
e. Para pegawai lebih mementingkan spesialisasinya sehingga sulit melakukan
koordinasi.
f. Tidak ada kesatuan perintah karena pegawai dapat menerima perintah dari
beberapa atasan yang sama-sama memiliki kekuasaan.

11. Tuliskan masing-masing lima kelebihan dan kekurangan penerapan asas


sentralisasi.
Jawaban:
Kelebihan Kekurangan
a. Pengawasan mudah dilakukan. a. Tidak mungkin menampung
b. Prosedur lebih mudah pekerjaan yang cukup banyak pada
diseragamkan. waktu yang bersamaan.
c. Penggunaan alat dan perabot lebih b. Bagi perusahaan yang divisi-
hemat. divisinya tidak berada dalam satu
d. Beban kerja dapat dibagi secara kompleks, pelaksanaan asas
merata. sentralisasi kurang tepat karena
e. Penggunaan tenaga kerja dapat pekerjaan menjadi kurang efektif
diatur lebih luwes. dan efisien
c. Bagi perusahaan yang setiap
divisinya terpencar-pencar di
beberapa tempat, pelaksanaan asas
sentralisasi kurang tepat karena
pekerjaan menjadi kurang efektif
dan efisien.
d. Petugas di pusat belum tentu
paham dengan permasalahan-
permasalahan dan kebutuhan-
kebutuhan unit kerja di divisi lain
sehingga pelaksanaan pekerjaan
unit yang bersangkutan akan
mengalami hambatan.

12. Jelaskan secara singkat mengenai pengertian asas desentralisasi.


Jawaban:
Dalam asas ini, setiap satuan organisasi dalam seluruh perusahaan melakukan
semua kerja perkantoran yang terdapat dalam lingkungan sendiri, di samping
melaksanakan tugas-tugas utamanya. Pimpinan tiap bagian mempunyai arsip
mereka sendiri dan tiap bagian mempunyai arsip sendiri pula.

13. Tuliskan perbedaan antara lembar disposisi dan lembar konsep surat.
Jawaban:
Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan
berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain.
Sementara itu, lembar konsep surat adalah lembar untuk menuliskan konsep
surat yang dibuat oleh konseptor surat.

14. Jelaskan prosedur pencatatan surat masuk sistem buku agenda.


Jawaban:
Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas dapat
membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut
merupakan surat dinas biasa, penting, atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas
tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan.
Setelah dicatat, selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda sebagai
tanda bahwa surat sudah dicatat. Kemudian, petugas memberikan surat tersebut
kepada pimpinan dengan melampirkan Lembar Disposisi untuk mencatat
instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya dari
surat tersebut.

15. Jelaskan langkah-langkah penanganan surat sistem buku agenda.


Jawaban:
Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda meliputi hal-hal berikut.
g. Penerimaan surat. Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang
biasanya bekerja di bagian depan kantor atau front office, seperti satpam dan
resepsionis.
h. Penyortiran surat. Setelah surat diterima dari bagian administrasi/sekretariat,
selanjutnya surat dipisahkan/disortir.
i. Pencatatan surat. Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda.
j. Pengarahan surat. Pengarahan surat merupakan kegiatan menentukan pihak
yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan
surat.
k. Penyampaian surat. Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lembar
disposisi, surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada orang
yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi. Jika
orang yang dimaksud tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut
difotokopi/diperbanyak sehingga setiap orang yang ditunjuk akan
mendapatkan kopi suratnya.
l. Penyimpanan surat. Jika surat sudah selesai diproses, surat asli harus
diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan
sistem penyimpanan tertentu, misalnya sistem abjad, sistem tanggal, sistem
nomor, sistem subjek, dan sistem wilayah.
KUNCI JAWABAN UAS SEMESTER 2

A. PILIHAN GANDA
1. C 11. C 21. A 31. C
2. B 12. C 22. B 32. D
3. A 13. A 23. B 33. E
4. B 14. E 24. A 34. D
5. A 15. E 25. E 35. D
6. D 16. A 26. B
7. A 17. C 27. A
8. D 18. A 28. D
9. C 19. B 29. A
10. C 20. A 30. C

B. ESAI

1. Jelaskan secara singkat mengenai prosedur penemuan kembali dalam


penyimpanan arsip sistem abjad.
Jawaban:
Prosedur penemuan kembali dalam penyimpanan sistem abjad dilakukan
dengan beberapa cara, yakni:
a. menentukan judul surat,
b. menentukan indeks,
c. menentukan kode/surat,
d. mencai arsip di tempat penyimpanan,
e. mengambil arsip, dan
f. memberikan arsip kepada peminjam.

2. Tuliskan cara pembuatan daftar klasifikasi subjek buatan sendiri


Jawaban:
Cara membuat daftar klasifikasi subjek buatan sendiri adalah sebagai berikut.
a. Dengan mengumpulkan semua masalah yang ada pada seluruh instansi atau
dengan mengambil fungsi dan tugas masing-masing unit kerja yang ada di
perusahaan.
b. Dengan mencatat setiap perihal surat yang diterima satu per satu di dalam
satu buku, kemudian daftar itu disusun menurut abjad. Istilah-istilah yang
sama (serupa) cukup diambil satu untuk dimasukkan dalam daftar.

3. Tuliskan pengertian mengindeks dalam penyimpanan arsip sistem nomor


terminal digit.
Jawaban:
Mengindeks dalam sistem terminal digit adalah membagi nomor arsip yang
berasal dari buku arsip menjadi beberapa unit untuk menunjukkan letak/posisi
dimana surat tersebut disimpan. Jadi, arsip yang akan disimpan terlebih dahulu
dicatat dalam buku arsip untuk mendapatkan nomor urut penyimpanan yang
sekaligus juga sebagai kode surat.

4. Tuliskan pengertian peralatan kantor menurut pemahaman Anda.


Jawaban:
Siswa bebas menuliskan pengertian peralatan kantor menurut pemahaman
mereka sendiri, misalnya:
Peralatan kantor merupakan media yang digunakan dalam upaya mencapai
tujuan yang diinginkan perusahaan.

5. Berikan minimal tiga contoh peletakan furnitur kantor yang sesuai.


Jawaban:
a. Rak buku diletakkan di sekitar meja kerja pegawai, atau di dalam ruangan
pimpinan.
b. Filing cabinet biasanya diletakkan di bagian yang bertugas menangani
dokumen masuk dan keluar, seperti bagian administrasi.
c. Tempat menaruh majalah dan koran biasanya diletakkan berdampingan
dengan sofa dan meja tamu.

6. Tuliskan hal-hal yang harus diperhatikan dalam memilih peralatan kantor.


Jawaban:
Untuk memilih peralatan kantor secara tepat, terdapat beberapa hal yang harus
diperhatikan, yakni sebagai berikut.
a. Tentukan tujuan penggunaan peralatan yang disesuaikan dengan jenis
pekerjaan.
b. Menganalisis peralatan yang hendak dibeli, mulai dari nama barang, tipe,
spesifikasi, merek, kualitas peralatan, harga, jumlah yang dibutuhkan,
hingga garansi.
c. Memperhatikan dari segi efektivitas.
d. Peralatan kantor disesuaikan dengan pekerjaan dan kemampuan pegawai.
e. Memperhatikan penempatan peralatan yang fleksibel.

7. Jelaskan secara singkat mengenai asas perubahan susunan tempat kerja.


Jawaban:
Tata ruang yang baik adalah yang dapat diubah atau disusun kembali dengan
tingkat kesukaran dan pengeluaran biaya yang seminim mungkin. Perubahan
susunan tempat kerja sangat diperlukann agar pegawai tidak merasa bosan
dengan ruang kerja yang monoton.

8. Tuliskan beberapa manfaat penerapan tata ruang kantor berhias.


Jawaban:
Manfaat atau keuntungan tata ruang kantor berhias atau berpanorama adalah
sebagai berikut.
e. Pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja.
f. Ketegangan syaraf dapat berkurang atau dihindarkan.
g. Kebisingan dan kegaduhan dapat dihindarkan.
h. Pekerjaan dapat dilakukan dengan lebih efisien, produktivitas kerja dapat
meningkat sehingga tujuan organisasi mudah tercapai.

9. Tuliskan beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam penempatan ruang


kantor.
Jawaban:
Beberapa faktor yang harus diperhatikan untuk penempatan ruang kerja adalah
sebagai berikut.
a. Divisi yang pekerjaan yang penting-penting diletakkan dekat pimpinan.
b. Divisi yang sifatnya bertugas melayani publik sebaiknya berada di bagian
depan, sehingga mudah didatangi orang-orang luar tanpa mengganggu divisi
lainnya.
c. Divisi yang pekerjaannya berkaitan erat dengan divisi lain sebaiknya berada
dalam satu tempat, terutama jika gedung perusahaan bertingkat.
d. Divisi yang mengerjakan ketatausahaan dari perusahaan sebaiknya letaknya
berada di tengah-tengah divisi lainnya sehingga divisi lain dapat
menghubungi atau mendatanginya dengan mudah.
e. Divisi yang pekerjaannya sering menggunakan mesin berat dan
menimbulkan suara bising sebaiknya diletakkan di lantai bawah atau
dijauhkan dari divisi yang memerlukan kosentrasi tinggi.

10. Jelaskan alasan keadaan fisik komunikan dan komunikator berpengaruh dalam
proses komunikasi.
Jawaban:
Seorang komunikator yang memiliki suara yang jelas, tidak gagap, dan mantap
dalam menyampaikan informasi. Hal tersebut membuat informasi yang
disampaikan lebih mudah dipahami oleh komunikan.

11. Jelaskan secara singkat mengenai faktor-faktor penghambat komunikasi.


Jawaban:
Faktor penghambat komunikasi meliputi kurangnya kecakapan komunikator,
sikap yang kurang tepat, kurangnya pengetahuan, kurang memahami sistem
sosial, kecurigaan yang tidak beralasan, kesalahan bahasa/semantik, jarak fisik,
keterbatasan indra, verbalistis, dan komunikasi satu arah.

12. Tuliskan jenis bentuk buku kas dan jelaskan perbedaan satu dan yang lainnya.
Jawaban:
Bentuk buku kas terbagi menjadi dua, yakni buku kas bentuk staffel dan bentuk
skontro. Pad abentuk staffel, buku kas disusun ke bawah dan saldo diletakkan
pada bagian samping dengan kolom debet dan kredit. Sementara itu, pada
bentuk skontro, buku kas dipisahkan antara aktiva dan pasiva.
13. Tuliskan langkah-langkah prosedur pencatatan keuangan sederhana.
Jawaban:
Berikut ini adalah langkah-langkah yang harus dilalui untuk melakukan
pencatatan keuangan sederhana.
a. Cek semua bukti transaksi.
b. Kelompokkan bukti-bukti transaksi menjadi dua, yaitu bukti transaksi
penerimaan dan bukti transaksi pengeluaran.
c. Lakukan pencatatan atas transaksi keuangan dan atur secara kronologis,
yaitu dimulai dari tanggal dan bulan termuda, lalu diikuti dengan tanggal
dan bulan berikutnya.
d. Catat setiap bukti transaksi penerimaan ke dalam bukti kas masuk, lalu
satukan bukti kas masuk dan bukti transaksi penerimaan, dengan posisi
bukti kas masuk di depan dan bukti transaksi penerimaan di belakangnya.
e. Catat setiap bukti transaksi pengeluaran kas kecil ke dalam bukti kas
keluar, lalu satukan bukti kas keluar dengan bukti transaksi pengeluaran
dengan posisi bukti kas keluar di depan dan bukti transaksi pengeluaran di
belakangnya. Bukti transaksi yang berukuran kecil, seperti tiket tol atau
struk belanja, terlebih dahulu ditempel di kertas HVS yang telah dibagi
dua, kemudian disatukan dengan bukti kas keluar menggunakan stapler.
f. Gunakan cara/sistem yang tetap/baku dan tidak berubah-ubah dalam
mencatat transaksi keuangan.
g. Lakukan pencatatan keuangan secara sederhana sehingga dapat dimengerti
secara umum.

14. Jelaskan perbedaan antara laporan periodik dan laporan insidental.


Jawaban:
Laporan berkala atau laporan periodik adalah laporan yang dibuat secara
rutin/periodik dalam jangka waktu tertentu, seperti harian, mingguan, bulanan,
atau tahunan. Sementara itu, laporan insidental merupakan kebalikan dari
laporan berkala atau periodik, yaitu laporan yang tidak disampaikan secara
rutin. Laporan ini hanya disampaikan sekali-sekali atau pada peristiwa tertentu.

15. Jelaskan secara singkat mengenai kegiatan yang dilakukan dalam tahap
mengevaluasi dan pengolahan data.
Jawaban:
Pada tahap ini, data yang telah dipisahkan sesuai kategorinya kemudian
dianalisis dan dicari penyebab masalahnya. Contohnya, setelah menemukan
bahwa bukti pengeluaran perusahaan lebih banyak dibandingkan bukti
pendapatan perusahaan, selanjutnya dilakukan analisis terkait penyebab keadaan
tersebut dapat terjadi. Contoh penyebabnya dapat berupa naiknya harga faktor-
faktor produksi atau banyaknya retur barang oleh konsumen. Hasil analisis
harus disesuaikan dengan fakta yang terjadi di lapangan dan bersifat objektif.