Anda di halaman 1dari 9

Nama : Ni Luh Anggi Elyawati

Prodi : MAH

Sistem Pengeluaran kas

Kas merupakan alat pertukaran yang dapat diterima untuk pelunasan hutang, sebagai suatu
setoran ke bank dengan jumlah sebesar nominalnya, juga sebagai simpanan dalam bank atau
tempat lain yang dapat diambul sewaktu-waktu. Dalam neraca, kas merupakan bagian aktiva
yang paling lancar, sehingga dalam pengelolannya memerlukan pengendalian yang cermat.
Pembetulan kas kecil merupakan salah satu pengendalian yang bisa dilakukan dalam pengelolaan
kas. Kas kecil merupakan kas yang disediakan untuk membayar pengeluaran yang jumlahnya
relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cheque.

Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas adalah suatu proses yang dilaksanakan untuk
melaksanakan pengeluaran kas baik dengan cek maupun uang tunai untuk
kegiatan perusahaan. Sistem Akuntansi pokok yang digunakan untuk
melaksanakan pengeluaran kas yaitu sistem akuntansi pengeluaran kas dengan
cek dan sistem akuntansi pengeluaran kas dengan melalui dana kas kecil.

Prosedur pengeluaran kas untuk pembelian tunai:

1. Departemen yang memerlukan barang membuat purchase requisition yang telah disetujui
oleh head departemennya kemudian menyerahkannya pada purchasing.
2. Purchasing, akan memintakan persetujuan untuk melakukan pembelian secara tunai pada
cost control, accounting departement head dan general manager.
3. Setelah mendapat persetujuan, purchasing akan meminta sejumlah uang untuk pembelian
tersebut pada general cashier. Jika jumlah pembelian sudah bisa ditentukan, maka
general cashier akan membuatkan cash disbursement voucher. Tapi jika jumlah
pembelian belum bisa ditentukan, maka purchasing akan meminta kas bon sementara,
setelah diketahui jumlahnya baru diganti dengan cash disbursement voucher.
4. Untuk pembelian tunai, yang sifatnya mendadak dan barang tersebut tidak tersedia di
gudang, cost control akan melihat tingkat kebutuhan akan barang tersebut, dan membantu
purchasing untuk menanyakan dan mengetahui harga dan tempat memperoleh barang
tersebut (jika memungkinkan).

 Purchase requisition, merupakan bukti permintaan barang, dan bisa digunakan


sebagai dasar untuk melakukan pembelian barang.
 Cash disbursement voucher, merupakan bukti pengeluaran uang yang dilakukan
oleh general cashier.

Pembelian bahan makanan dengan sistem kontrak dan Sistem Harian

Ada dua jenis pembelian bahan makanan dengan cara kontrak, yaitu:

 Pembelian Bahan Makanan dengan sistem Kontrak :

1. Kontrak untuk jangka waktu tertentu Pembelian bahan makanan dengan cara seperti itu
mempunyai tujuan, seperti dalam jangka waktu tertentu (sesuai dengan kontrak), hotel/restoran
tidak perlu sulit-sulit mencari suplier/pemasok lagi, paling tidak selama 6 atau 12 bulan,
tergantung lamanya kontrak. Tujuan yang lain yaitu, tenaga ataupun waktu bisa dihemat, dan
juga akan memudahkan di dalam penatapan harga dan penyusunan anggaran, hal ini karena
jumlah pengeluaran sudah dapat dipastikan. Pembelian dengan sistem kontrak ini akan lebih
menguntungkan lagi bila diutamakan untuk jenis bahan yang mempunyai harga yang stabil untuk
periode-periode tertentu.
2. Kontrak pembelian dalam jumlah tertentu Mempunyai tujuan diantaranya adalah untuk
menjamin kontinuitas pemasok bahan, dan mempunyai kesiapan persediaan khususnya untuk
bahan-bahan yang penting dan sulit diperoleh. Terutama adalah jenis bahan-bahan yang hanya
tersedia di pasar pada musim-musim tertentu (bahan musiman). Yang perlu diingat dalam
pembeian bahan dengan sistem kontrak ini adalah kontrak sebaiknya dilakukan secara tertulis,
dan kalau perlu dilakukan dihadapan notaris untuk dijadikan sebagai dokumen legal. Struktur
kontrak bisa dibagi menjadi dua bagian, yaitu: bagian pertama, mencantumkan tentang kondisi
umum seperti jangka waktu kontrak, bagaimana pengiriman barang-barang yang dibeli? Kepada
siapa invoice harus dikirimkan? Bagaimana sistem pembayarannya? Contoh bahan yang
dibeli,dan sebagainya. Sedangkan bagian kedua tentang hal-hal yang khusus dan spesifik,
seperti standar spesifikasi untuk setiap jenis bahan yang dibeli, atau disebut dengan
standard purchased spesification.

 Pembelian bahan makanan secara harian :


Cara pembelian harian ini biasanya dilakukan untuk bahan-bahan makanan yang tidak tahan
lama. Untuk melaksanakan pembelian harian semacam ini, maka karyawan bagian dapur yang
sukup senior harus melakukan inventori setiap harinya, biasanya dilakukan pada siang hari untuk
menghitung berapa bahan-bahan yang tersisa dan berapa jumlah yang harus dibeli kembali
sehingga jumlah yang harus dibeli kembali sehingga jumlah yang harus dibeli, maka mengajukan
order pembelian melalui chef untuk disetujui. Untuk mendapatkan bahan-bahan yang sesuai
dengan standar yang diperlukan hotel/restoran, maka bahan-bahan tersebut sebaiknya dibeli
melalui pemasok (supplier) yang sudah direkomendasikan. Oleh sebab itu diperlukan daftar
supplier yang telah diberi rekomendasi untuk memasok barang/bahan bagi hotel/restoran.

 Pembelian bahan makanan secara kuota minggu an

Cara pembelian bahan makanan secara kuota mingguan, pada umumnya dilakukan untuk
bahan-bahan yang tergolong dalam grocery, hal ini karena pengiriman sekali dalam seminggu
atau sekali dalam dua minggu untuk jenis-jenis bahan makanan grocery adalah sangat sesuai.
Prosedur atau metode pembelian dengan cara mingguan, sama dengan prosedur pembelian cara
harian. Dan yang perlu diketahui adalah, dalam pembelian cara kuota mingguan ini setelah
bagian pembelian menerima daftar bahan/barang yang harus dibeli dari bagian yang
bersangkutan kemudian bagian pembelian mengirimkan daftar bahan/barang yang akan dibeli
tersebut kepada pemasok(supplier) untuk membuat kuota harga. Setelah bagian pembelian
menerima daftar kuota harga dari masing-masing pemasok (supplier), kemudian bagian
pembelian akan menentukan pemasok (supplier) mana yang akan memasok bahan/barang yang
dibutuhkan untuk minggu yang akan datang tersebut. Untuk pembelian secara kuota harian, yang
pada umumnya untuk bahan-bahan makanan golongan grocery, maka standar spesifikasinya sulit
dirinci secara detail, maka pada umumnya yang digunakan adalah nama merk, ukuran, berat, dan
jumlah.

 Bagian yang terlibat dalam proses pengadaan bahan adalah:

1. Departemen yang memerlukan barang


2. Gudang (general store/storeroom)
3. Pembelian (purchasing)
4. Penerimaan (receiving)
5. Cost control
6. Account payable (hutang usaha)

Dokumen yang digunakan


1. Purchase requisition
(PR), formulir yang mencatat permintaan pembelian barang yang biasanya disiapkan
gudang atau departemen outlet atas dasar persediaan minimum.

2. Purchase order
(PO), formulir yang mencatat pemesanan pemesanan barang untuk kebutuhan
operasional hotel.
3. Memorandum invoice
(MI), pencatatan pembelian barang yang diterima dari supplier sebagai tanda bukti
barang tersebut sudah diterima dengan baik.

4. Daily receiving report


(DDR), adalah rekapitulasi pencatatan penerimaan barang untuk kebutuhan operasional
hotel.

5. Quotation analysis price merupakan daftar harga dari barang-barang yang akan dibeli
yang digunakan sebagai pembanding.

6. Bincard merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang., barang masuk,
barang keluar, serta sisa barang.

7. Cardex adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga satuan,
barang masuk, barang keluar, dan sisa barang. Cardex digunakan sebagai alat kontrol
oleh cost control.

Prosedur pembelian persediaan (penjelasan bagan alur pembelian)


1. PR dibuat oleh departemen yang memerlukan barang, jika barang yang diperlukan tidak
tersedia di gudang, atau PR juga bisa dibuat oleh bagian gudang, jika barang yang tersedia di
gudang sudah mencapai persediaan minimum. PR pada umumnya dibuat dalam 3 rangkap
yang kemudian didistribusikan Kepada :
 Cost control sebagai alat kontrol
 Purchasing sebagai dasar untuk membuat PO
 Gudang atau departemen yang memerlukan

2. Berdasarkan PR yang dibuat, bagian pembelian akan membuat PO di mana harus


mendapatkan persetujuan dari Accounting Departement Head dan General Manager, dan
didukung dengan quotation analysis price. PO pada umumnya dibuat dalam 5 rangkap yang
didistribusikan kepada :
 Supplier
 Cost control , sebagai kontrol
 Gudang, sebagai informasi pembelian
 Account payable sebagai dasar untuk mencatat hutang
 Purchasing sebagai arsip
.
3. Supplier menyiapkan barang yang diminta berdasarkan PO yang diterima, setelah barang
siap, dan disertai dengan invoice, dikirim ke hotel.

4. Penerimaan barang dalam hotel dilakukan oleh bagian penerimaan barang, setelah barang
yang datang dicek, bagian penerimaan menyiapkan MI dan meminta persetujuan dari:
- Bagian gudang untuk persetujuan tentang jumlah dan kuantitasnya
- Cost control untuk persetujuan harga
- Bagian penerimaan barang untuk tanda terima barang ML pada umumnya dibuat dalam
beberapa rangkap sesuai kebutuhan, tapi ada yang membuat dalam 5 rangkap dengan
distribusi sebagai berikut: -
 Cost control , sebagai kontrol –
 Gudang, sebagai informasi –
 Purchasing sebagai arsip –
 Account payable, sebagai dasar mencatat hutang –
 Supplier, sebagai pendukung penagihan
5. Bagian gudang setelah menerima barang dari bagian penerimaan, kemudian menyimpan
barang dan mencatatnya pada bincard berdasarkan MI.
6. Sedangkan cost control berdasarkan salinan PR, PO, MI akan mencatat pembelian tersebut
dalam cardex, dan account payable akan mencatatnya pada hutang usaha.
7. MI setiap hari dipilah per jenis barang (food, beverage, material supplies) oleh bagian
penerimaan barang, untuk digunakan sebagai dasar membuat daily receiving report.

 Prosedur penggunaan persediaan


1. Departemen yang memerlukan barang menyiapkan SR yang berisi tentang jenis dan
jumlah satuan dari barang yang diperlukan, dimana SR tersebut harus disetujui oleh head
departemen, yang kemudian diserahkan ke bagian gudang.

2. Gudang akan mengecek dan menyiapkan barang yang diminta, kemudian menyerahkan
barang dan memintatanda terima dari petugas yang menerima barang tersebut, setelah itu
bagian gudang akan menandatangani SR tersebut. SR pada umumnya dibuat dalam
rangkap 3 dengan distribusi sebagai berikut:
A. Cost control sebagai dasar mencatat pada cardex
B. Gudang
C. Departemen yang memerlukan barang, sebagai arsip
D. Gudang akan mencatat pengambilan barang tersebut pada bincard sebagai
pengurang berdasarkan SR.

Bagian yang terlibat dalam penggunaa persediaan


1. Departemen
2. Gudang
3. Cost control

Dokumen yang digunakan


1. Storeroom requisition (SR biasanya dibuat untuk masing-masing jenis persediaan,
seperti makanan, minuman, material, SR digunakan sebagai bukti pengeluaran barang
dari gudang dan sebagai dasar pembebanan biaya departemen.
2. Bincard , merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang, barang masuk,
barang keluar serta sisa barang.
3. Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga
satuan, barang masuk, barang keluar, dan sisa barang. Cardex digunakan sebagai alat
kontrol oleh cost control
4. Laporan yang dihasilkan

1.General food,beverage cost , yang berisi perhitungan biaya makanan dan minuman.

2. Stock opname report , laporan yang menjelaskan tentang hasil inventarisasi persediaan
pada akhir periode, untuk dipakai sebagai dasar mencocokkan dengan saldo akhir pada
cardex/bincard.

3. Cost reconciliation, merupakan rekonsiliasi atas pengeluaran biaya makanan dan


minuman, yang akan dipakai sebagai dasar menghitung food/beverage cost.

4. Flash cost/daily food cost, merupakan laporan yang menunjukkan perbandingan antara
total sales dengan total cost

 Pembayaran Gaji
A.Bagian Yang Terlibat
a. Personalia
b. Accounting Head Department
c. General Manager
d. General Cashier
B. Dokumen Yang Digunakan
a. Daftar Gaji
b. Slip Gaji
c. Bank/Cash Disbursment Voucher
C. Prosedur pengeluaran kas untuk untuk pembayaran gaji:
a. Personalia membuat rekapitulasi tingkat kehadiran dari time keeping
karyawan dalam suatu periode, lalu menghitung besarnya gaji,
potongan-potongan, kemudian menyiapkan daftar gaji dan slip gaji
untuk pembayaran gaji. Setelah daftar gaji siap, dimintakan
persetujuan pada accounting departmen head dan general manager, setelah
itu diserahkan pada general cashier untuk menyiapkan pembayaran.
b. General cashier menyiapkan pembayaran dan membuat bank
disbursement voucher, dan memintakan persetujuan, setelah itu
menyerahkan pada personalia untuk mendistribusikan pada setiap
karyawan.
c. Jika pembayaran gaji dilakukan dengan transfer bank ke masing-
masing karyawan, maka general cashier mengirimkan perintah pada
bank untuk melakukan transfer dengan dilampiri daftar gaji
karyawan. Kemudian karyawan tinggal mencocokkan jumlah yang
diterima di bank dengan slip gaji dari personalia.
d. Slip gaji karyawan dibuat dalam 2 rangkap, 1 untuk arsip personalia
dan 1 lagi untuk karyawan.

.Laporan Yang Dihasilkan


General Cashier Summary, merupakan ringkasan pengeluaran kas dalam
satu periode yang dilakukan oleh general cashier

. Pembayaran Hutang
A. Bagian Yang Terlibat

a. Account Payable/Hutang
b. Accounting Head Department
c. General Manager
d. General Cashier
B. Dokumen Yang Digunakan

a. Voucher Payable
b. Faktur
c. Memorandum Invoice
d. Bank/Cash Disbursment Voucher
C. Prosedur pengeluaran kas untuk pembayaran hutang:

a. Account payable menyiapkan faktur yang telah jatuh tempo, dan


membuat voucher payable, kemudian memintakan persetujuan untuk
melakukan pembayaran pada accounting departement head dan general
manager. Dan setelah mendapat persetujuan, menyerahkan voucher
payable beserta bukti pendukungnya pada general cashier untuk
menyiapkan pembayaran.
b. General cashier menyiapkan pembayaran dan meminta persetujuan
pembayaran, kemudian menginformasikan pada account payable
bahwa pembayaran telah siap. Kemudian menyiapkan bank
disbursement voucher. Jika jumlah pembayaran relatif kecil akan
dibayar tunai, maka yang disiapkan adalah cash disbursement
voucher.
c. Account payable akan menghubungi supplier untuk mengambil
pembayaran pada general cashier.
D. Laporan Yang Dihasilkan

General Cashier Summary, merupakan ringkasan pengeluaran kas dalam


satu periode yang dilakukan oleh general cashier

 Invoice merupakan surat tagihan yang dibawa oleh supplier pada saat mengirim barang
atau jasa berdasarkan purchase order yang dikirim oleh purchasing
 Payment voucher merupakan formulir pembayaran yang disiapkan oleh bagian account
payable untuk pembayaran tagihan
 Cheque merupakan dokumen yang dikeluarkan oleh bank untuk pembayaran supplier
yang diproses oleh account payable