Anda di halaman 1dari 10

FAILURE MODE & EFFECT ANALYSIS

Unit Kerja

Ruang Pendaftaran

Proses yang

FMEA tentang pelayanan pendaftaran dari pasien datang

dianalisis

sampai petugas mengantar rekam medis ke ruangan yang dituju

Tim FMEA

Nama

Peran

Team Leader

Drg. Anggit Ditya Putranto

Pemimpin yang memiliki pengetahuan, dipercaya dan dihormati. Mempunyai kemampuan membuat keputusan.

Orang yang memiliki ‘critical

thinking’ saat perubahan

akan dilaksanakan.

Fasilitatator

Dr. Taufik Ali Zaen

Mengkoordinir anggota tim untuk melakukan kajian prosedur secara rinci dan mengenali adanya kesalahan dalam prosedur melakukan penilaian mencari penyebab, mengenali akibat, dan mencari solusi dengan melakukan perubahan prosedur

Expert

Intin Ananingsih

Petugas yang menguasai dan ahli dalam bidang yang dianalisis. Dengan keahliannya diharapkan memberikan masukan berupa perubahan proses. Ketua tIm Mutu : evaluasi

Perwakilan Unit

Mukti Harini

mutu pelayanan farmasi PJ Ruang Pendaftaran :

evaluasi pelayanan di ruang pendaftaran

Anggota

Ahmad Moklas

Ketua Tim Audit : mengaudit pelaksanaan SK, SOP dan Evaluasi

Petugas pencatat (notulis)

Riswati

Membuat notulen dan dokumentasi

  • I. Gambarkan alur proses yang akan dianalisis::

  • 1. Pasien datang

  • 2. Pasien mempersiapkan KK/KTP (pasien baru) + kartu berobat (pasien lama) + foto copy kartu BPJS (peserta BPJS)

  • 3. Pasien mengambil nomor antrian

  • 4. Petugas loket memanggil pasien sesuai nomor antrian

  • 5. Pasien menunjukkan identitasnya

  • 6. Petugas mendaftarkan dan mempersiapkan rekam medis pasien

  • 7. Petugas menanyakan kebutuhan pasien

  • 8. Pasien diberi tahu untuk menunggu di ruang pelayanan yang dituju

  • 9. Petugas mengantar berkas rekam medis ke ruangan yang dituju

Bagan Alir

Pasien datang Pasien dating
Pasien datang
Pasien dating

Pasien mempersiapkan KK/KTP (pasien baru) + kartu berobat

(pasien lama) + foto copy kartu BPJS (peserta BPJS)

Pasien mengambil nomor antrian Petugas loket memanggil pasien sesuai nomor antrian Pasien menunjukkan identitasnya Petugas mendaftarkan
Pasien mengambil nomor
antrian
Petugas loket memanggil pasien sesuai nomor antrian
Pasien menunjukkan identitasnya
Petugas mendaftarkan dan mempersiapkan
rekam medis pasien
Petugas menanyakan kebutuhan
pasien

ditunggu

Pasien diberitahu untuk menunggu di ruang pelayanan yang

Petugas mengantarkan rekam medis ke ruang pelayanan yg dituju
Petugas mengantarkan rekam medis
ke ruang pelayanan yg dituju

II. Identifikasi Failure Modes:

No

Tahapan Proses

Failure Modes

1

Pasien datang

Penulisan papan pendaftaran kurang besar

2

Petugas loket memanggil pasien

Petugas kurang lantang dalam memanggil

sesuai nomor antrian

3

Petugas mendaftarkan dan

Petugas salah mendaftar

mempersiapkan rekam medis

pasien

4

Petugas memberi kartu berobat

Petugas kurang jelas dalam menjelaskan

dan mempersilahkan ke ruang

yang dituju

5

Petugas mengantar berkas

Petugas salah mengantar berkas

rekam medis ke ruangan yang

dituju

III.

Tujuan melakukan analisis FMEA

Memperbaiki sistim pelayanan di ruang pendaftaran serta meminimalkan terjadinya

kesalahan/resiko di ruang pendaftaran

IV.

Identifikasi akibat jika terjadi failure mode untuk tiap-tiap failure mode:

 

No

Tahapan Proses

 

Failure Modes

 

Akibat

1

Pasien datang

 

Penulisan papan

 

Salah ruang

pendaftaran kurang

besar

2

Petugas loket

 

Petugas kurang

 

Salah pemanggilan

memanggil pasien

lantang dalam

sesuai nomor antrian

memanggil

3

Petugas mendaftarkan

 

Petugas salah

 

Salah rekam medis

dan mempersiapkan

mendaftar

rekam medis pasien

 

4

Petugas memberi kartu

 

Petugas kurang jelas

 

Salah ruang

berobat dan

dalam menjelaskan

mempersilahkan ke

 

ruang yang dituju

5

Petugas mengantar

 

Petugas salah

 

Pelayanan menjadi

berkas rekam medis ke

mengantar berkas

lama

ruangan yang dituju

rekam medis

V.

Identifikasi kemungkinan penyebab dari tiap failure mode, dan deskripsikan

upaya-upaya yang sudah dilakukan (kalau ada) untuk mengatasi failure mode:

No

 

Tahapan

Failure

 

Akibat

Penyebab

Upaya yang

Proses

Modes

telah dilakukan

 
  • 1. Penulisan

Pasien datang

 

Salah ruang

Tidak ada

Pembuatan

papan

penunjuk arah

papan nama

pendaftaran

pendaftaran

pendaftaran

kurang besar

 
  • 2. Petugas

Petugas loket

   

Salah

Tidak sesuai

Memanggil

 

memanggil

kurang

pemanggilan

dengan

ulang

pasien sesuai

lantang

 

nomor

nomor antrian

dalam

pemanggilan

 

memanggil

 
  • 3. Petugas

Petugas

   

Salah

Petugas

Pengusulan

 

mendaftarkan

salah

identifikasi

kurang

pelatihan

dan

mendaftar

kompeten

petugas reka

mempersiapkan

medis

rekam medis

pasien

 
  • 4. Petugas

Petugas

   

Salah ruang

Petugas tidak

Sosialisai alur

 

memberi kartu

kurang jelas

mengetahui

pelayanan

berobat dan

dalam

 

alur

mempersilahkan

menjelaskan

pelayanan

ke ruang yang

dituju

5.

Petugas

Petugas

Pelayanan

Petugas tidak

Memberi

mengantar

salah

menjadi

menggunakan

penanda utk

berkas rekam

mengantar

lama

penanda

ruang yg dituju

medis ke

berkas

untuk ruang

ruangan yang

rekam medis

yg dituju

dituju

VI.

Lakukan penghitungan RPN (Risk Priority Number), dengan menggunakan matriks sebagai berikut:

Tahapan Proses

Failure Modes

Akibat

S

Kemungkinan

O

Upaya kendali yg

D

RPN

(Se

sebab

(O

sdh dilakukan

(Det

(Risk

vert

cc

ecta

Priority

y)

urr

bility

Numbe

en

)

r)

ce)

Pasien datang

Penulisan papan

Salah ruang

2

Tidak ada

4

Pembuatan papan

2

16

pendaftaran kurang besar

penunjuk arah

nama pendaftaran

pendaftaran

Petugas loket memanggil pasien

Petugas kurang lantang

Salah pemanggilan

6

Tidak sesuai

6

Memanggil ulang

3

108

sesuai nomor antrian

dalam memanggil

dengan nomor

pemanggilan

Petugas mendaftarkan dan

Petugas salah mendaftar

Salah identifikasi

8

Petugas kurang

5

Pengusulan

5

200

mempersiapkan rekam medis

kompeten

pelatihan petugas

pasien

reka medis

Petugas memberi kartu berobat

Petugas kurang jelas

Salah ruang

7

Petugas tidak

7

Sosialisai alur

5

245

dan mempersilahkan ke ruang

dalam menjelaskan

mengetahui alur

pelayanan

yang dituju

pelayanan

Petugas mengantar berkas rekam

Petugas salah mengantar

Pelayanan menjadi

4

Petugas tidak

7

Memberi penanda

3

84

medis ke ruangan yang dituju

berkas

lama

menggunakan

utk ruang yg dituju

penanda untuk

ruang yg dituju

VII.

Tetapkan threshold untuk memilih failure mode yang akan diselesaikan dan, tetapkan failure mode apa saja yang akan diselesaikan. (Gunakan Diagram

Pareto)

 

Failure modes:

       

No

(urutkan dari RPN tertinggi ke terendah)

RPN

KumulatiF

Persentase kumulatif

Keterangan

1

Petugas kurang jelas dalam

245

245

37,5%

 

menjelaskan

2

Petugas salah mendaftar

200

445

68,1%

 

3

Petugas kurang lantang dalam

108

553

84,7%

 

memanggil

Cut off point

4

Petugas salah mengantar berkas

84

637

97,5%

 

5

Penulisan papan pendaftaran kurang

16

653

100%

 

besar

     

653

   

VIII.

Diskusikan dan rencanakan kegiatan/tindakan yang perlu dilakukan untuk mengatasi failure mode tersebut, tetapkan penanggungjawab dan kapan akan

dilakukan:

Tahapan

Failure

Akibat

S

Kemungkinan

O

Upaya kendali yg

D

RPN

Kegiatan yg

Penanggung

waktu

Proses

Modes

sebab

sdh dilakukan

(Risk

direkomendasikan

jawab

Priority

Number)

Petugas

Petugas

Salah

 
  • 7 Petugas tidak

 
  • 7 Sosialisai alur

5

245

Pelaksanaan

Kepala

6 bulan

memberi

kurang

ruang

mengetahui

pelayanan

sosialisasi secara

Puskesmas

sekali

kartu berobat

jelas

alur pelayanan

berkala

dan

dalam

mempersilah

menjelask

kan ke ruang

an

yang dituju

Petugas

Petugas

Salah

 
  • 8 Petugas

 
  • 5 Pengusulan

5

200

Pelatihan Rekam

Kepala

2019

mendaftarka

salah

identifika

kurang

pelatihan petugas

Medis

Puskesmas

n dan

mendaftar

si

kompeten

reka medis

mempersiapk

an rekam

medis pasien

IX.

Pelaksanaan kegiatan dan evaluasi:

Laksanakan kegiatan, dan lakukan evaluasi dengan menghitung ulang RPN

Tahapan Proses

Failure Modes

Akibat

S

Kemungkin

O

Upaya

D

RP

Kegiatan

Penangg

Kegiatan

S

O

D

RPN

an sebab

kendali

N

yang

ungjawab

yang

Yang

direkomen

dilakukan

Sudah

dasikan

dilakukan

Petugas memberi

Petugas

Salah

7

Petugas

7

Sosialisai

   
  • 5 Kepala

    • 245 Pelaksan

 

-

       

kartu berobat dan

kurang jelas

ruang

tidak

alur

aan

Puskes

mempersilahkan ke

dalam

mengetahu

pelayanan

sosialisas

mas

ruang yang dituju

menjelaskan

i alur

i secara

pelayanan

berkala

Petugas

mendaftarkan dan

Petugas salah

mendaftar

Salah

identifi

8

Petugas

kurang

5

Pengusulan

pelatihan

   
  • 5 Kepala

    • 200 Menunggu

Pelatihan

Rekam

Puskes

jadwal dari

       

mempersiapkan

kasi

kompeten

petugas

Medis

mas

dinas

rekam medis pasien

reka medis

  • X. Susun SOP baru sesuai dengan hasil analisis dan pelaksanaan FMEA:

1.Alur pelayanan ruang pendaftaran

  • 1. SOP alur pendaftaran

urut

Pasien dipanggil sesuai nomer

Pasien datang
Pasien datang

Mengambil nomer antrian

kartu jaminan

Kepemilikan

Kesehatan

Tidak

Ya

urut Pasien dipanggil sesuai nomer Pasien datang Mengambil nomer antrian kartu jaminan Kepemilikan Kesehatan Tidak Ya
1.Alur pelayanan ruang pendaftaran 1. SOP alur pendaftaran urut Pasien dipanggil sesuai nomer Pasien datang Mengambil
Baru Lama
Baru
Lama
Identiikasi pasien dengan nama KK dan alamat Tidak Ya
Identiikasi pasien dengan
nama KK dan alamat
Tidak
Ya

Dicarikan rekam medis

Petugas membawa rekam

dan Rekam

medis baru

Kartu berobat

Dibuatkan

dan Rekam medis baru Kartu berobat Dibuatkan
dan Rekam medis baru Kartu berobat Dibuatkan
Baru Lama Identiikasi pasien dengan nama KK dan alamat Tidak Ya Dicarikan rekam medis Petugas membawa

Membawa

kartu

berobat

Membawa kartu berobat
 

kartu berobat

Kepemilikan

Baru Lama Identiikasi pasien dengan nama KK dan alamat Tidak Ya Dicarikan rekam medis Petugas membawa
membawa berobat Tidak kartu
membawa
berobat
Tidak
kartu
Cek foto kopi kartu BPJS / P-care
Cek foto kopi
kartu BPJS /
P-care
Baru Lama Identiikasi pasien dengan nama KK dan alamat Tidak Ya Dicarikan rekam medis Petugas membawa
medis ke ruang pemeriksaan yang dituju
medis ke ruang
pemeriksaan yang dituju

2.Alur pendaftaran