BAB 3

ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN

3.1. Analisis Perusahaan

3.1.1. Riwayat Perusahaan

Rumah Sakit Umum Daerah Koja (RSUD Koja) pada awalnya hanya

sebuah pusat pelayanan kesehatan sederhana yang didirikan pada tahun 1943 oleh

Dr. Arif. Namun pada tahun 1952 pemerintah mulai membangun rumah sakit di

lokasi tersebut yang diresmikan penggunaannya pada tahun 1954 mula-mula berupa

balai pengobatan dan rumah bersalin yang kemudian secara berangsur

dikembangkan menjadi Rumah Sakit Umum. Pada tahun 1977 oleh Menteri

Kesehatan ditetapkan sebagai RSU Kelas C. Pada waktu itu telah terdapat

pelayanan spesialistik anak, bedah, penyakit dalam serta kebidanan dan kandungan,

menyusul kemudian pelayanan spesialistik THT. Pada masa kepemimp inan Dr.

Purboyo dilakukan penambahan beberapa pelayanan spesialistik lainnya. Pada tahun

1984 secara resmi, melalui Peraturan Daerah DKI Jakarta Nomor 1/1984, RSUD

Koja ditetapkan sebagai Unit Pelaksana Teknis (UPT) Dinas Kesehatan DKI

Jakarta. Pada waktu tersebut juga telah direncanakan pemindahan lokasi RSUD

Koja ke Sunter karena lokasi semula akan terkena proyek perluasan pelabuhan.

Rencana ini menyebabkan kurangnya perhatian Pemda terhadap sarana fisik dan

peralatan yang ada, yang mengakibatkan minimalnya sarana pelayanan. Pada tahun

1988, dilakukan penilaian kembali terhadap pemindahan lokasi. Dari hasil penilaian

tersebut, Dinas Kesehatan sebagai instansi induk mengusulkan kepada Pemda DKI

Jakarta untuk mengembangkan RSUD Koja di lokasinya yang sekarang. Pada akhir

1991 mulai melaksanakan proyek pembangunan gedung baru RSUD Koja.

40
 41

Pembangunan tahap pertama (gedung berlantai 4) selesai pada akhir 1992

sedangkan tahap kedua (gedung berlantai 8) selesai pada akhir 1994. Mulai tahun

1990 secara bertahap dilakukan pula pengembangan jenis pelayanan spesialistik

sehingga saat ini RSUD Koja telah dapat memberikan semua pelayanan spesialistik.

3.1.2. Visi dan Misi

3.1.2.1. Visi Perusahaan

Rumah Sakit Koja sesuai dengan visinya adalah Rumah Sakit

Dambaan Seluruh Masyarakat lebih memfokuskan keberadaannya bagi

pelayanan masyarakat sekitar dengan memberikan kemudahan dalam

setiap aktifitasnya serta terjangkau untuk seluruh golongan dan tingkat

ekonomi. Dengan adanya RSUD Koja ini setidaknya memberikan

harapan bagi masyarakat golongan menengah kebawah untuk

mendapatkan pelayanan kesehatan yang layak.

RSUD Koja Ingin menjadi rumah sakit yang dapat terus

berkembang seirning dengan modernisasi dalam bidang medis dunia.

Dengan mengikuti perkembangan diharapkan RSUD Koja akan semakin

menjadi pilihan dan damb aan masyarakat tidak hanya peduduk atau

masyarakat sekitar, namun juga masyarakat Jakarta pada umumnya.

3.1.2.2. Misi Perusahaan

Sesuai dengan visi RSUD yang berbasiskan masyarakat sekitar,

maka misi dari RSUD koja ini adalah memberikan pelayanan sepenuh

hati, profesional dengan biaya terjangkau dan mewujudkan pelayanan

prima menuju Jakarta sehat untuk semua.

3.1.3 Struktur Organisasi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi pada RSUD Koja

42
 43

3.1.3.1. Tugas dan Tanggung Jawab

1. Direktur

Bertanggung jawab atas keseluruhan operasional Rumah Sakit :

a. Melaksanakan pemeriksaan intern keuangan dan

Operasional.

b. Melaksanakan pencap aian tujuan awal dan sasarannya

secara ef ektif, efisien dan ekonomis.

c. Meningkatkan Corporate Governance Rumah Sakit,

terutama dengan efektifitas proses pengendalian

manajemen resiko, implementasi etika sosial dan

pengukuran kinerja rumah sakit.

d. Menciptakan nilai tamb ah dengan mengidentifikas i

peluang-peluang untuk meningkatkan kehematan, efisiensi

dan efektifitas pelaksanaan kegiatan di rumah sakit.

2. Wakil Direktur dan Keuangan

Dipimpin oleh seorang Wakil direktur yang berada dibawah dan

bertanggung jawab kepada Direktur Rumah Sakit dalam hal :

a. Sumber Daya Manusia (SDM)

b. Keuangan dan Perencanaan

c. Umum dan Pemasaran

3. Bagian Umum dan pemasaran

Dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang berkedudukan

dibawah dan bertanggung jawab kepada Wakil Direktur Keuangan

dan Umum dalam hal :

 44

a. Pelaksanaan pelayanan kesehatan

b. Pelaksana pengelolaan penatausahaan

c. Pelaksanaan kegiatan surat-menyurat dan kearsipan antara

lain penerimaan, pencatatan, penaklikan, penomoran,

stempel, pendistribusian dan pengiriman surat serta

penyimpan, penelusuran dan pemeliharaan arsip.

d. Menyiapkan bahan laporan bagian umum dan pemasaran

yang berkaitab dengan tugas dan fungsi satuan pelaksana

tata usaha.

4. Bagian Sumber Daya Manusia

Dipimpin oleh seorang koordinator yang berkedudukan dibawah

dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Umum dan

Pemasaran dalam hal :

a. Pelaksanaan pengelolaan admin istrasi kepegawaian Rumah

Sakit

b. Pembuatan peraturan / hukum kepegawaian dan konseling.

c. Pelaksanaa pengelolaan pendidikan dan latihan serta

pengembangan pegawai rumah sakit.

5. Bagian Keuangan dan Perencanaan

Dipimpin oleh seorang koordinator yang berkedudukan dibawah

dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Umum dan

Pemasaran dalam hal :

a. Pelaksanaan Sistem Informasi Rumah Sakit

 45

b. Perencanaan kebutuhan software, hardware maupun

jaringan SIM RS

c. Menyajikan kebutuhan laporan dan data billing system.

d. Pengelolaan keuangan dan anggaran.

e. Pengelolaan keuangan akuntansi Rumah Sakit.

f. Penyusunan perencanaan anggaran dan program

tahunan/lima tahunan. Dan melakukan koordinasi

pelaksanaan program.

6. Wakil Direktur Pelayanan

Dipimpin oleh seorang Wakil direktur yang berada dibawah dan

bertanggung jawab kepada Direktur Rumah Sakit dalam hal :

a. Bidang Pelayanan Medis

b. Bidang Pelayanan Penunjang Medis

c. Bidang Pelayanan Keperawatan

7. Bidang Pelayanan Medis

a. Pelaksanaan pelayanan khusus medis, Standar operasional,

standar ketenagaan dan sarana dalam rangka

pengembangan pelayanan medis, melaporkan dan

mempertanggungjawabkan pelaksanaan satuan pelayanan

khusus kepada kepala bidang pelayanan medis,

melaksanakan koordinasi antar kepada satuan dan instalasi.

b. Perencanaan, koordinasi, melaksanakan dan mengevaluasi

layanan kesehatan unit rawat jalan.

 46

c. Pengendalian serta pembinaan pelaksanaan kegiatan

instalasi rawat jalan, medical check up, hemodialisa dan

rujukan.

d. Menyiapkan bahan laporan kepada Kepala Bidang

Pelayanan Medis yang berhubungan dengan tugas – tugas

instalasi pelayanan kamar operasi.

8. Bidang Pelayanan Penunjang Medis

Dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang berkedudukan

dibawah dan bertanggung jawab kepada Wakil Direktur Pelayanan

dalam hal :

a. Instalasi Farmasi

b. Instalasi Laboratorium

c. Instalasi Rekam Medik

d. Instalasi Rehabilitasi Medik

e. Instalasi Gizi

9. Bidang Pelayanan Keperawatan

Dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang berkedudukan

dibawah dan bertanggung jawab kepada Wakil Direktur Keuangan

dan Umum dalam hal :

a. Asisten Manajer Keperawatan 1

b. Asisten Manajer Keperawatan 2 (ASKEP)

c. Asisten Manajer Keperawatan 3 (Logistik)

 47

3.1.4. Analisis Sistem yang Berjalan

Sistem pada RSUD Koja saat ini memang sudah menerapkan sistem basis

data, namun masih terpisah menjadi 2 bagian, yaitu database rsudkoja2 &

rsudkojari. Rsudkoja2 adalah basis data yang digunakan untuk menampung

data-data rumah sakit yang berkaitan dengan instalasi rawat jalan. Semua data

mulai dari data pasien, obat, jumlah transaksi, data dokter,dll tersimpan dalam

data base rsudkoja2.

Sedangkan rsudkojari adalah data base yang menyimp an semua

informasi tentang rumah sakit yang berkaitan dengan bagian Rawat Inap. Semua

data-data kamar dan ruangan dicatat dalam data base ini, juga data pasien yang

pernah berobat berikut obat yang digunakan, total biaya, semua tercatat didalam

data base ini.

User sendiri berjumlah 71 user, yang menempati 3 bagian utama, yaitu

staff bagian Rawat Inap, staff bagian Rawat Jalan dan staff IGD.

3.1.4.1. Rich Picture Proses Instalasi Rawat Jalan

Gambar 3.2 Rich Picture Proses Instalasi Rawat Jalan Pada RSUD KOJA
 48

Deskripsi:

1. Pasien yang baru pertama kali melakukan pemeriksaaan mendaftar

ke bagian loket dengan memberikan kartu tanda penduduk (KTP)

atau surat identitas lainnya. Jika pasien memakai penjamin pada

saat pendaftaran pasien wajib melamp irkan surat penjamin.

2. Bagian loket menginput ke database data diri pasien dan poliklinik

yang akan dikunjungi pasien.

3. Bagian loket memberikan surat pengantar pemeriksaan (SPP) ke

pasien.

4. Pasien ke poliklinik untuk melakukan pemeriksaan dengan

membawa SPP dan surat penjamin yang akan diberikan ke dokter

yang menangani pasien tersebut.

5. Dokter membuat SPD (Surat Pengantar Dokter) yang berisi

tindakan apa saja yang dilakukan dokter terhadap pasien dan resep

obat.

6. Pasien memberikan SPD ke bagian loket sekaligus membayar atas

tindakan yang dilakukan oleh dokter dan resep obat.

7. Pasien memberikan bukti tanda pembayaran, resep dan surat

penjamin ke bagian apoteker dan mengambil obat.

 49

3.1.4.2. Proses Instalasi Rawat Inap

Gambar 3.3 Rich Picture Proses Instalasi Rawat Inap Pada RSUD Koja

Deskripsi:

1. Pasien yang baru pertama kali melakukan pemeriksaaan mendaftar

ke bagian loket dengan memberikan kartu tanda penduduk (KTP)

atau surat identitas lainnya. Jika pasien memakai penjamin pada

saat pendaftaran pasien wajib melampirkan surat penjamin.

2. Bagian loket menginput ke database data diri pasien dan poliklinik

yang akan dikunjungi pasien.

3. Bagian loket memb erikan surat pengantar pendaftaran (SPP) ke

pasien.

4. Pasien menuju poliklinik untuk melakukan pemeriksaan dengan

membawa SPP dan Surat Penjamin yang akan diberikan ke dokter

yang menangani pasien tersebut.

 50

5. Dokter membuat surat pengantar opname (SPO) yang berisi

tindakan apa saja yang dilakukan dokter terhadap pasien dan resep

obat.

6. Jika kondisi pasien mengharuskan untuk melakukan perawatan

inap maka dokter memberikan SPO ke bagian administrasi yang

berisi hasil pemeriksaan terhadap pasien.

7. Bagian ad ministrasi menginput ke database hasil pemeriksaan

pasien dan mencari kamar yang tersedia untuk pasien.

8. Bagian administrasi memb erikan informasi mengenai kamar yang

tersedia untuk pasien.

9. Pasien menuju ke ruangan yang tersedia untuk melakukan

perawatan secara intensif dengan membawa SPO.

10. Perawat mengontrol pasien meliputi mencatat semua tindakan yang

dilakukan dokter terhadap pasien saat pasien dirawat.

11. Perawat menginput semua tindakan ke database.

12. Bagian ad ministrasi menerima semua informasi mengenai

tindakan yang dinput oleh perawat dan merincikan biaya yang

harus dibayarkan oleh pasien.

13. Jika kondisi pasien sudah memungkinkan untuk pulang kerumah

pasien memberikan dokumen rawat inap kebagian administrasi

sekaligus membayar resep obat dan tindakan yang dilakukan

selama perawatan di rumah sakit.

14. Pasien memberikan bukti tanda pembayaran, resep dan surat

penjamin ke bagian apoteker dan mengambil obat.

 51

3.1.4.3. Proses Instalasi IGD

Gambar 3.4 Rich Picture Proses Instalasi Gawat Darurat pada RSUD Koja

Deskripsi:

1. Pasien yang baru pertama kali melakukan pemeriksaaan mendaftar

ke bagian loket dengan memberikan kartu tanda penduduk (KTP)

atau surat identitas lainnya. Jika pasien memakai penjamin pada

saat pendaftaran pasien wajib melamp irkan surat penjamin.

2. Bagian loket menginput ke database data diri pasien dan ruangan

yang tersedia yang akan dikunjungi pasien.

3. Bagian loket memb erikan surat pengantar pendaftaran (SPP) ke

pasien.

4. Pasien menuju ke ruangan IGD yang tersedia

 52

5. Selama masa perawatan dokter selalu menontrol pasien, dokter

mencatat semua tindakan yang dilakukan selama masa perawatan.

6. Dokter memberikan semua hasil tindakan ke bagian loket,

kemudian bagian loket merincikan total biaya yang harus diabayar

oleh pasien selama masa perawatan.

7. Pasien membayar ke bagian loket, jika pasien menggunakan

penjamin pasien diharuskan membawa surat penjamin.

3.2. Basis data yang digunakan

Pokok dalam merancang database adalah bagaimana merancang

database sehingga dapat memenuhi kebutuhan saat ini dan kemudahannya

untuk dikembangkan dimasa yang akan datang. Perancangan model konseptual

perlu dilakukan disamping perancangan secara fisik.

Pada perancangan konseptual, digunakan beberapa konsep pendekatan

relasional. Model konseptual mengkombinasikan beberapa cara untuk

memproses data dan untuk beberapa aplikasi. Model konseptual tidak

tergantung aplikasi tertentu dan tidak tergantung DBMS, Hardware yang

digunakan.

3.2.1. ERD (Entity Relationship Diagram)

ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data

dalam basis data yang didasarkan pada objek-objek dasar data yang mempunyai

hubungan antar relasi.

 53

Dalam susunan ERD pada RSUD Koja ini melibatkan 19 tabel. Tabel-

tabel ini antara lain :

1. Tabel Kamar
2. Tabel Identitas Pasien
3. Tabel Dokter
4. Tabel SM F
5. Tabel Jadual Periksa Rawat Jalan
6. Tabel Poliklin ik
7. Tabel Registrasi RS
8. Tabel Ruang Rawat
9. Tabel Tarif Tindakan Medik IGD
10. Tabel Billing IGD Kelompok Pasien
11. Tabel Billing Rawat Jalan Pagi Kelompok pasien
12. Tabel Tarif Tindakan Medik Rawat Jalan
13. Tabel Wilayah Tinggal
14. Tabel Propinsi
15. Tabel Kecamatan
16. Tabel Kelurahan
17. Tabel Kabupaten
18. Tabel Struk Billing
19. Tabel Transaksi Pelayanan Rawat Inap

3.2.1.1 ERD rsudkoja2

Berikut adalah ERD rsudkoja2 yang digunakan dalam penyusunan

data warehouse RSUD Koja.

 54

Gambar 3.5 ERD pada rsudkoja2

 55

3.2.1.2 ERD rsudkojari

Berikut adalah ERD rsudkojari yang digunakan dalam penyusunan

data warehouse RSUD Koja.

Gambar 3.6 ERD pada rsudkojari

 56

3.2.2. Specifikasi Table

Spesifikasi dari masing-masing tabel yang terlib at dalam ERD diatas

dijabarkan pada bagian lampiran.

No Nama Tabel Lamp iran

1 Kamar L1
2 IdentitasPasien LI
3 Dokter L2
4 SMF L2
5 JadualPeriksaRajal L3
6 Poliklinik L3
7 RegistrasiRS L3
8 RuangRawat L4
9 TarifTindakanMedikIGD L4
10 BillingIGDklpPasien L4
11 BillingRajalPagiKlpPasien L6
12 TarifTindakanMedikRajal L6
13 WilayahTinggal L7
14 Propinsi L8
15 Kecamatan L8
16 Kabupaten L8
17 Kelurahan L9
18 StrukBilling L9
19 TransaksiPelay ananRinap L10
Tabel 3.1 Spesifikasi Tabel ERD

3.3. Analisis Kebutuhan Informasi

Untuk menentukan keputusan yang tepat bagi perusahaan, pihak manajemen

membutuhkan informasi yang berguna dari proses operasional yang terjadi di

Rumah Sakit, informasi tersebut adalah:

a. Informasi mengenai total pendapatan dan total transaksi pada rawat

jalan dalam periode waktu kurun waktu 3,5 tahun. Kebutuhan

informasi ini meliputi jumlah pasien yang berkunjung, dan jumlah

pendapatan dari setiap transaksi. Informasi ini diperlukan untuk

 57

membuat keputusan seperti keputusan penambahan instalasi, atau

penambahan alat dan obat yang mendukung bagian rawat jalan.

b. Informasi mengen ai total pendapatan dan total transaksi pada instalasi

rawat inap dalam periode waktu tertentu. Informasi ini meliputi jumlah

pasien yang melakukan rawat inap, jumlah pendapatan dari setiap

transaksi,

c. Informasi mengen ai total pendapatan dan total transaksi pada instalasi

gawat darurat dalam periode waktu tertentu. Meliputi jumlah

pendapatan, layanan yang paling banyak digunakan, layanan yang

paling sedikit dikunjungi, di instalasi IGD, sehingga dapat dijadikan

bahan pertimbangan apabila suatu saat ingin mengupgrade peralatan

yang dirasa masih kurang.

d. Informasi mengenai jumlah transaksi pada tiap dokter. Informasi ini

diperlukan untuk mengetahui dokter mana yang menerima pasien

paling banyak, dilihat dari jumlah transaksi masing-masing dokter

tersebut.

e. Informasi mengenai wilayah pasien. meliputi informasi mengenai

daerah mana yang paling banyak berkunjung dan melakukan transaksi,

dapat dilihat berdasarkan rentang waktu yang dapat disesuaikan.

f. Informasi mengenai total pendapatan yang dihasilkan tiap dokter.

Dapat melihat jumlah pemasukan dari tiap-tiap dokter secara lebih

detail, hal ini diperuntukkan bagi analisa misalnya dokter yang paling

produktif selama 1 tahun atau dokter yang paling sedikit dikunjungi,

untuk selanjutnya menjadi bahan pertimbangan pihak management.

 58

g. Informasi mengenai poliklinik mana yang paling banyak melakukan

transaksi dan dapat dilihat berdasarkan periode waktu yang ditentukan.

Dapat dilihat berdasarkan jumlah transaksi yang terjadi di masing-

masing poklinik yang dikondisikan dalam kurun waktu tertentu.

h. Informasi tentang 5 poliklin ik teraktif dalam melayani pasien, hal ini

dapat dilihat untuk kemudian dapat mengetahui faktor-faktor penyebab

keaktifan poliklinik tersebut dan melakukan perbaikan.

i. Prediksi mengenai wilayah pasien dalam kurun waktu 5 tahun kedepan

yang paling banyak melakukan pemeriksaan di RSUD Koja.

3.3.1. Permasalahan yang dihadapi

Belum adanya pembuatan laporan perbandingan dalam kurun waktu

yang lebih lama.

a. Belum adanya laporan berbentuk grafik untuk memudahkan dalam

menganalisa dan pengambilan keputusan. Laporan saat ini berupa tabel-

tabel angka. Pihak RSUD merasa sangat kesulitan saat harus

membandingkan angka yang terlalu banyak, selain itu sering juga terjadi

kesalahan dalam melihat angka yang berakibat kesalahan dalam

perhitungan.

b. Laporan yang dihasilk an belum bisa dilih at dari berbagai macam dimensi.

Laporan-laporan yang tersaji saat ini masih sangat bergantung pada

kertas, kami mencatat ada beberapa laporan yang harus di berikan dalam

setiap rapat evaluasi. Setiap laporan yang diberikan merupakan laporan

 59

statis yang hanya diberikan dalam beberapa lembaran kertas, sedangkan

laporan yang dibutuhkan sangat banyak.

c. Perbedaan tempat penyimpanan data antara basis data rawat jalan dan

rawat inap sehingga menyulitkan dalam membuat laporan.

d. Manajemen membutuhkan laporan prediksi 5 tahun kedepan mengenai

pendapatan per daerah untuk menganalisa dan mengambil keputusan.

3.4. Teknologi Informasi

Teknologi Informasi sangat mutlak diperlukan dalam sebuah pengembangan

data warehouse, perencanaan yang baik akan sebuah penerapan atau penggunaan

teknologi informasi yang tepat dapat membantu user dalam menggunakan sistem.

Teknologi Informasi dalam penerapannya berdampak langsung pada kecep atan

akses user, kecep atan mengolah, dan kecepatan memproses. Dengan semakin

mendukungnya TI, maka kinerja perusahaan juga akan semakin baik dan user akan

merasa semakin nyaman dalam menggunakan sistem.

3.4.1. Specifikasi Hardware pa da RS UD Koja

Spesifikasi Tipe
Processor Intel Xeon QuadCore 5410 Ghz
Hardisk 2 X 146 Gb 15k RPM SAS
Memory DDR 2 2GB dan 2GB
MotherBoard ASUS
Floopy Disk None
VGA Card Intel
Modem None
Ethernet Card D-Link PCI 10/100
Monitor HP 15 inchi
Casing Simbadda 300 watt
Keyboard and Mouse Logitech
 60

Printer Canon
Switch 3 com 100
Tabel 3.2 Spesifikasi Hardware pada RSUD Koja

3.4.2. Specifikasi Software pada RSUD Koja

Spesifikasi Keterangan
Operating System Pentium 4 2ghz Windows XP sp2
DBMS SQL Server 2008
Jaringan LAN & Wireless
Modem ADSL
Jumlah User 71
Tabel 3.3 Spesifikasi Software pada RS UD Koja

3.5. Usulan Pemecahan masalah

Berdasarkan permasalahan yang telah kami tangkap dari hasil analisa di

RSUD Koja, maka usulan kami untuk solusinya adalah membangun suatu aplikasi

data warehouse yang dapat mengintegrasikan data dari dua basis data yang berbeda

yaitu rsudkojari dan rsudkoja2.

Masing-masing basis data mempunyai media penyimpanan dan tabel-tabel

record sendiri, dimana ada kecenderungan mempunyai tabel yang serupa, namun

berbeda detail datanya. Hal ini meningkatkan resiko untuk terjadinya redudansi data

diantara kedua basis data tersebut. Untuk mencegah terjadinya redudansi yang

diakibatkan kurangnya filtering data, maka kami akan menggabungkan kedua basis

data tersebut menjadi suatu data warehouse. Sehingga mempermudah pihak

manajemen dalam pembuatan suatu laporan yang dapat dilihat dari berbagai

dimensi.
 61

Laporan yang dihasilkan bersifat fleksibel sehingga manajemen dapat

men gcostumize sendiri laporan yang dinginkan sesuai dengan periode waktu yang

diinginkan. Menyajikan informasi yang ringkas atau summary dalam bentuk pivot

table dan grafik sehingga memudahkan dalam pengambilan keputusan. Selain itu

dengan adanya ap likasi data warehouse dapat menyediakan informasi prediksi

dalam kurun waktu yang dapat ditentukan.