CONCEPTOS BÁSICOS

Base de datos

Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso
determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que
se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.

Las bases de datos de Access 2010 tienen la extensión .ACCDB para que el ordenador
las reconozca como tal.

Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan y tratan la
información utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional.

En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas.

Las tablas almacenan información sobre un tema como pueden ser los clientes de una
empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de
forma que a partir de los datos de la tabla de clientes podamos obtener información sobre
los pedidos de éstos.

Tablas de datos

Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una
tabla contiene información sobre un tema o asunto particular, como pueden ser como
hemos visto antes, clientes o pedidos.

Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás
objetos se crean a partir de éstas.

Una tabla está dividida en columnas y filas.

Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el código del
cliente, nombre del cliente, dirección…

Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila,

así todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente
forman otro registro. Los datos de una fila entera, como nombres, direcciones, se llama
“Registro”. Y las columnas se llaman campos específicos que fueron creados en vista de
diseño.

Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla
de CLIENTES podría ser:

Campos
 Código Nombre Apellidos Dirección C.P.

C/
Registro Grande 467
1 Luis Germanía
1 Lilos 23
s, 23

Registro Fran C/ Mayor, 466

2 Marta
2 Dardeno 34 25

Registro Francisc Juan C/ Valle, 466

3
3 o López 56 25

C/
Registro Huesca 465
4 María Francisca
4 Buevo 21
no, 67

Consultas

Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos almacenados
en las tablas ya creadas.

Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos, etc., pero en
principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones.

Por ejemplo, podríamos crear una consulta para obtener todos los datos de los clientes
cuyo código postal sea 46625.

Formularios

Un formulario es el objeto de Access diseñado para la introducción, visualización y

modificación de los datos de las tablas.

Existen diferentes tipos de formularios pero los que más se utilizan tienen la forma de
pestañas de datos para la introducción por ejemplo de los diferentes clientes de la
tabla CLIENTES.

Informes

Un informe es el objeto de Access diseñado para dar formato, calcular, imprimir y

resumir datos seleccionados de una tabla.

Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.

 CREAR UNA BASE DE DATOS

Para crear una nueva base de datos debemos:

1 Hacer clic sobre la opción Base de datos en blanco. Esta opción es la que debe estar seleccionada si queremos
partir de cero, aunque también podríamos partir de una base existente.

A la derecha verás un panel con una vista previa y las opciones necesarias para especificar el Nombre de
2
archivo y Ubicación de la nueva base de datos. Ésto es así porque, al contrario que en otros programas como Word,
Access necesita crear y guardar el archivo antes de empezar a trabajar. No se puede ir realizando la base de datos
y guardarla cuando esté lista.

3 Y finalmente, dar clic en la opción crear, para comenzar a trabajar. Automáticamente se abrirá la pantalla principal
de Access.

OBJETO OBJETO
ABIERTO CERRADO

OBJETOS
ÁREA DE
TRABAJO

PANEL DE
NAVEGACIÓN
CLIENTE

VER
REGISTROS
Del lado izquierdo de la ventana de la aplicación, tenemos el “Panel de Navegación”.
En el “Panel de Navegación”, tenemos todos nuestros artículos creados anteriormente.
Los objetos son “Tablas”, “Consultas”, “Formas”, “Reportes”, “Macros” y “Modulos”.

Cuando abrimos un objeto, se abrirá del lado derecho del “Panel de Navegación”.
Cualquier objeto que sea abierto tiene su pestaña en la parte superior. Esto hace fácil
navegar entre múltiples objetos abiertos.
Para abrir un objeto, haz clic en la flecha que apunta hacia abajo junto al tipo de objeto y
haz doble clic en el objeto en la lista.
Una segunda forma es haciendo clic derecho en el objeto en el menú desplegable y
elegir “Abrir”.

Para cerrar un objeto abierto, haz clic derecho en la pestaña del objeto y selecciona
“Cerrar” del menú desplegable.
Una segunda forma de cerrar un objeto abierto es seleccionar la pestaña del objeto y
hacer clic en el botón X que está en el extremo derecho.

Una vez creada una tabla, y lo demás. Se prosigue a crear la lista de campos en la
opción VISTA DISEÑO según lo indique el trabajo a realizar.

Cada campo a escribir deberá elegir un tipo de dato.

A continuación veras para que sirve cada uno.

Formato Se usa para mostrar

Texto Valores alfanuméricos cortos, como un apellido o una dirección. Nota: Desde
Access 2013, se ha cambiado el nombre del tipo de datos Texto por Texto corto.
Número, Número Valores numéricos, como distancias. Tenga en cuenta que hay un tipo de datos
grande independiente para moneda.
Moneda Valores monetarios.
Sí/No Los valores y los campos Sí y No solo pueden contener uno de los dos valores.
Fecha y hora Valores de fecha y hora para los años 100 a 9999.
Texto enriquecido Texto o combinaciones de texto y números a las que se puede dar formato
mediante controles de color y fuente.
Formato Se usa para mostrar
Campo calculado Los resultados de un cálculo. El cálculo debe referirse a otros campos en la
misma tabla. Para crear el cálculo se usa el Generador de expresiones. Nota: Los
campos calculados aparecieron por primera vez en Access 2010.
Datos adjuntos Imágenes adjuntas, archivos de hoja de cálculo, documentos, gráficos y otros
tipos de archivos admitidos para los registros en la base de datos, similar a
adjuntar archivos a los mensajes de correo.
Hipervínculo Texto o combinaciones de texto y números que se almacenan como texto y se
usan como una dirección de hipervínculo.
Memo Bloques extensos de texto. Un uso típico de un campo Memo sería una
descripción detallada de un producto. Nota: Desde Access 2013, se ha cambiado
el nombre de los tipos de datos Memo por Texto largo.
Búsqueda Muestra una lista de valores que se recuperan de una tabla o consulta, o un
conjunto de valores especificados al crear el campo. Se inicia el Asistente para
búsquedas y se puede crear un campo de búsqueda. El tipo de datos de un
campo de búsqueda es Texto o Número, dependiendo de las opciones que se
seleccionen en el asistente.

Los campos de búsqueda tienen un conjunto adicional de propiedades de campo,

que se encuentran en la pestaña Búsqueda del panel Propiedades del campo.

Consejo

A medida que realices cambios en la tabla, es aconsejable guardarla de vez en cuando

haciendo clic en el botón Guardar de la barra de herramientas. O presionar F5.

Los campos clave

El último tema esencial que debes conocer para definir tablas son los campos clave. Un
campo clave es aquél que permite identificar un registro de una tabla frente al resto.

Si bien es posible crear tablas que no tengan campos clave, en bases de datos
relacionales este tipo de campo se vuelve imprescindible. Por eso, siempre que crees
una tabla, piensa cuál puede ser su campo clave.
LUEGO, cada campo de una tabla dispone de una serie de características que
proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo.

Las propiedades aparecen en la parte inferior

izquierda de la Vista Diseño cuando tenemos un
campo seleccionado.

Las propiedades se agrupan en dos pestañas, la

pestaña General donde indicamos las
características generales del campo y la
pestaña Búsqueda en la que podemos definir
una lista de valores válidos para el campo.

Las propiedades de la pestaña General pueden cambiar para un tipo de dato u otro
mientras que las propiedades de la pestaña Búsqueda cambian según el tipo de control
asociado al campo.

Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo después de
haber introducido datos en él se pueden perder estos datos introducidos.

A continuación explicaremos las propiedades de que disponemos según los diferentes

tipos de datos.