Dalam rangka menciptakan suatu perguruan tinggi yang sehat, yang secara efektif
dikoordinasikan dan ditunjukkan oleh ciri-ciri kualitas, akses dan keadilan, serta
otonomi, maka diperlukan pelaksanaan kegiatan penjaminan mutu di perguruan
tinggi di Indonesia termasuk Poltekkes Kemenkes Palembang. Keharusan
penjaminan mutu suatu perguruan tinggi telah ditetapkan oleh UU Sisdiknas No. 20
Tahun 2003.
Secara umum yang dimaksud dengan penjaminan mutu adalah suatu proses
penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan secara konsisten dan terus-
menerus berdasarkan kemampuan internal suatu perguruan tinggi, sehingga
pelanggan, dan pihak yang berkepentingan memperoleh kepuasan.
KATA PENGANTAR.................................................................................................... ii
DAFTAR ISI ................................................................................................................iii
TIM PERUMUS ...........................................................................................................v
SK MANUAL STANDAR SPMI ....................................................................................vi
PENDAHULUAN …………………………………………………………………………………………………..viii
LUAS LINGKUP MANUAL SPMI ………………………………………………………………………….. viii
FUNGSI MANUAL SPMI ……………………………………………………………………………………….. ix
MACAM MANUAL SPMI ………………………..…………………………………………………………….. ix
MEMUTUSKAN
Menetapkan :
Pertama : Manual Standar Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Poltekkes Palembang
disusun sebagai pedoman dalam penetapan, pelaksanaan/pemenuhan,
pengendalian dan pengembangan/peningkatan Standar SPMI baik bidang akademik
dan non akademik
Kelima : Unit Penjaminan Mutu ditugaskan untuk menyelenggarakan penjaminan mutu akademik
dan non akademik secara keseluruhan di Lingkungan Poltekkes Palembang dengan
melakukan monitoring, evaluasi, dan audit internal dalam proses implementasi
penjaminan mutu di Lingkungan Poltekkes Palembang
Keenam : Hal-hal yang belum diatur dalam keputusan ini akan ditetapkan dalam ketentuan
tersendiri
Ketujuh : Manual Standar SPMI ini akan ditinjau kembali setelah 4 (empat) tahun
diberlakukan
Kedelapan Apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam Keputusan ini akan
diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di : Palembang
Pada Tanggal : April 2016
--------------------------------------------
Direktur,
Mengacu pada Pasal 91 ayat (1) dan (2) Peraturan Pemerintah Nomor : 19 Tahun
2005 disebutkan bahwa setiap satuan pendidikan pada jalur formal wajib
melakukan penjaminan mutu pendidikan dengan tujuan untuk memenuhi atau
melampaui Standar Nasional Pendidikan (SNP).
Manual Standar SPMI merupakan dokumen tertulis yang berisi petunjuk praktis
mengenai cara, langkah atau prosedur tentang bagaimana Sistem Penjaminan
Mutu Internal (SPMI) ditetapkan, dilaksanakan/dipenuhi, dievaluasi dan
dikembangkan/ditingkatkan mutunya dalam berbagai Standar SPMI secara
berkelanjutan oleh seluruh penyelenggara pendidikan di Lingkungan Poltekkes
Palembang sesuai dengan tugas dan tanggungjawabnya masing- masing.
Berkaitan dengan hal tersebut Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) yang
disusun Poltekkes Palembang meliputi kegiatan SPMI bidang akademik dan non-
akademik yang mengadopsi 8 (delapan) Standar SNP wajib minimal sebagaimana
diatur dalam PP Nomor 19 Tahun 2005 tentang SNP ditambah dengan 5 (lima)
Standar SPMI lain yang tertuang dalam Kebijakan SPMI Poltekkes Palembang
dengan tujuan memudahkan proses implementasi SPMI dan proses akreditasi
program studi serta evaluasi implementasi SPMI-PT.
Standar SPMI berisi tentang pernyataan kualitatif dan/atau kuantitatif yang dapat
diukur pencapaian atau pemenuhannya oleh seluruh pelaksana penjaminan mutu
di seluruh unit kerja Poltekkes Palembang yang mencakup 8 (delapan) standar
wajib minimal SNP yang diatur dalam PP No. 19 Tahun 2005 tentang Standar
Nasional Pendidikan dan dalam Pasal 91 ayat (2) PP No. 19 Tahun 2005 yang
menetapkan bahwa setiap satuan pendidikan tinggi wajib memenuhi kedelapan
kelompok standar tersebut atau melampauinya. Selain 8 standar minimal SNP,
Poltekkes Palembang menetapkan 5 (lima) standar lain yang mengacu pada
Rencana Strategis (Renstra) Poltekkes Palembang 2015-2018 yang tertuang dalam
Kebijakan SPMI Poltekkes Palembang.
Evaluasi atau penilaian hasil implementasi SPMI yang dilaksanakan oleh masing-
masing unit kerja/bersama- sama UPM untuk mengukur ketercapaian dan
kesesuaian hasil pelaksanaan dengan Standar SPMI yang Poltekkes Palembang.
Standar diperlukan sebagai acuan dasar dalam pelaksanaan SPMI dalam rangka
mewujudkan visi dan misi Poltekkes Palembang. Acuan dasar tersebut meliputi
kriteria minimal dari berbagai aspek yang terkait dengan penyelenggaraan
pendidikan di Poltekkes Palembang agar dapat meningkatkan kinerja dalam
memberikan pelayanan pendidikan dan sebagai perangkat untuk terwujudnya
budaya mutu di Poltekkes Palembang. Penetapan Standar SPMI dimaksudkan pula
sebagai acuan dalam merancang, merumuskan dan menetapkan berbagai standar di
tingkat Institusi, Jurusan, Prodi, bagian, sub. Bagian, unit-unit, sub unit dalam upaya
peningkatan mutu secara terus-menerus dan berkelanjutan sehingga budaya mutu
tercipta di Poltekkes Palembang
Jika standar dinyatakan dalam struktur kalimat lengkap, A adalah subjek, B berada
pada predikat, C menempati posisi objek dan D adalah keterangan
VII. CATATAN
VIII. REFERENSI
1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan
Tinggi.
2. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 49
tahun 2014 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi.
3. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 50
tahun 2014 tentang Penjaminan Mutu.
4. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 87
tahun 2014 tentang Akreditasi.
5. Pedoman Sistem Penjaminan Mutu pendidikan Tinggi. Direktorat Jenderal
Pendidikan Tinggi, 2014.
6. Rencana Strategis Politeknik Kesehatan Palembang tahun 2015-2018.
Berdasarkan penetapan Standar SPMI, maka seluruh isi Standar SPMI harus
dilaksanakan/dipenuhi dengan diimplementasikan dalam kegiatan penyelenggaraan
pendidikan di Poltekkes Palembang dengan berpedoman pada Manual Pelaksanaan
Standar SPMI.
Manual Pelaksanaan/Pemenuhan Standar SPMI diperlukan ketika standar SPMI
diimpementasikan dalam kegiatan penyelenggaraan pendidikan oleh seluruh unit
kerja di Poltekkes Palembang pada semua tingkatan baik tingkat Poltekkes, Jurusan,
Prodi, Sub. Bagian, Unit, sub unit, Organisasi mahasiswa dan alumni, maupun
sumber daya akademik dan non-akademik.
VII. CATATAN
Daftar prosedur kerja.
VIII. REFERENSI
1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan
Tinggi.
2. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 49 tahun
2014 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi.
3. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 50 tahun
2014 tentang Penjaminan Mutu.
4. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 87 tahun
2014 tentang Akreditasi.
5. Pedoman Sistem Penjaminan Mutu pendidikan Tinggi. Direktorat Jenderal Pendidikan
Tinggi, 2014.
6. Rencana Strategis Politeknik Kesehatan Palembang tahun 2015-2018.
terpenuhi.
1. Kebijakan SPMI, merupakan aspek yang dievaluasi secara mendasar tentang arah
dan sasaran mutu dalam kebijakan SPMI. Kebijakan SPMI dipengaruhi oleh
peraturan perundang-undangan yang berlaku, perkembangan visi, misi serta
pencapaian renstra.
2. Manual Mutu, berupa dokumen yang menjabarkan pengorganisasian dan
prosedur pelaksanaan jurusan dan program studi.
3. Standar SPMI, berupa dokumen mutu yang harus dapat diukur atau dinilai dan
merupakan hasil kesepakatan bersama. Standar mutu, baik akademik maupun
manajemen yang ditetapkan merupakan acuan target dalam penyelenggaraan
proses-proses dan pelaksanaan kegiatan-kegiatan akademik maupun manajemen.
4. Pemantauan dan Audit Mutu Internal, meliputi audit mutu internal yang
dilakukan di tingkat direktorat, jurusan dan program studi.
5. Evaluasi Diri, dilakukan oleh Unit Penjaminan Mutu, atau tim evaluasi standar
yang ditunjuk oleh direktur.
6. Rumusan Koreksi atau Rekomendasi Tindakan Perbaikan, didasarkan pada
temuan hasil kegiatan monitoring dan Audit Mutu Internal.
7. Implementasi program dan kegiatan untuk peningkatan mutu berkelanjutan
(Qontinous Quality Improvement) di semua jurusan dan program studi.
7. Membuat laporan hasil dari evaluasi pelaksanaan standar kepada pimpinan unit
kerja dan pimpinan Poltekkes Palembang, disertai saran dan rekomendasi.
Tahap pemantauan dan evaluasi ketercapaian standar salah satunya diacapai melalui
pelaksanaan program dan kegiatan di Poltekkes Kemenkes Palembang berjalan
sesuai rencana, dengan prosedur yang benar serta mengarah pada pencapaian
standar yang telah ditentukan.
Mekanisme Audit Mutu Internal dalam implementasi SPMI adalah :
1. Audit Mutu Internal dapat dilakukan pada aspek akademik maupun non
akademik dan dilaksanakan pada semua jurusan dan program studi.
2. Audit internal non akademik dilaksanakan setiap semester ( 6 bulan sekali).
3. Cakupan Audit Mutu Internal ditetapkan berdasarkan hasil audit sebelumnya dan
hasil evaluasi diri atau atas keperluan tertentu.
4. Personal yang telah mendapat kewenangan audit yang dapat melakukan audit
atas koordinasi Unit Penjaminan Mutu.
5. Kewenangan auditor dinyatakan dalam bentuk Sertifikat Auditor.
6. Hasil dan rekomendasi Audit Mutu Internal harus ditindaklanjuti oleh pimpinan
unit kerja dan tindak lanjut rekomendasi yang dilakukan dilaporkan kepada
pimpinan unit kerja pada jenjang diatasnya.
7. Laporan audit internal harus dapat diakses oleh pimpinan unit kerja yang diaudit
serta pimpinan unit kerja pada jenjang diatasnya.
8. Mekanisme rinci pelaksanaan audit mutu internal harus diuraikan pada Standar
Operasional Audit Mutu Internal.
Pejabat dengan bidang pekerjaan yang diatur oleh standar yang bersangkutan, dan/
atau mereka yang secara eksplisit disebut dalam pernyataan standar yang
bersangkutan.
VII. CATATAN
Prosedur kerja audit mutu internal, formulir borang hasil pemeriksaan/ temuan audit,
formulir evaluasi diri.
VIII. REFERENSI
1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan
Tinggi.
2. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 49 tahun
2014 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi.
3. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 50 tahun
2014 tentang Penjaminan Mutu.
4. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 87 tahun
2014 tentang Akreditasi.
5. Pedoman Sistem Penjaminan Mutu pendidikan Tinggi. Direktorat Jenderal Pendidikan
Tinggi, 2014.
6. Rencana Strategis Politeknik Kesehatan Palembang tahun 2015-2018.
Selain itu, pengendalian Standar SPMI merupakan manajemen kendali mutu untuk
mengevaluasi implementasi standar mutu secara periodik dan menjaga keberlanjutan
kualitas yang diikuti dengan peningkatan standar SPMI. Evaluasi tersebut meliputi
pengendalian atau pengecekan kesesuaian pelaksanaan standar dengan standar yang
telah ditetapkan, serta penetapan standar baru setelah melalui kaji ulang
Pengendalian Standar SPMI dilakukan baik dengan cara Monitoring dan Evaluasi,
maupun dengan cara Audit Internal. Pengendalian Standar SPMI yang dilakukan
dengan cara monitoring dan evaluasi, melalui langkah-langkah atau prosedur sebagai
berikut
1. Melakukan pemantauan secara periodik (harian, mingguan, bulanan, atau
semesteran) terhadap pelaksanaan isi standar dalam semua aspek kegiatan
penyelenggaraan pendidikan sesuai dengan program kerja yang telah ditetapkan.
2. Jika hasil evaluasi menunjukkan bahwa pelaksanaan isi standar telah sesuai
dengan yang direncanakan dan isi standar dapat terpenuhi, Poltekkes Kemenkes
Palembang melakukan upaya agar hal tersebut dapat berjalan sebagaimana
mestinya
3. Jika dalam evaluasi pelaksanaan standar ditemukan kekeliruan, ketidaktepatan,
kekurangan atau kelemahan yang dapat menyebabkan tidak tercapainya isi
standar maka harus dilakukan tindakan korektif atau perbaikan untuk
memastikan pemenuhan isi standar.
4. Melakukan pencatatan atau rekaman atas semua temuan berupa
penyimpangan, kelalaian, kesalahan, atau sejenisnya dari pelaksanaan kegiatan
penyelenggaraan pendidikan dibandingkan dengan isi standar SPMI.
5. Melakukan pencatatan bila ditemukan ketidak-lengkapan dokumen, seperti
prosedur kerja dan formulir(borang) dari setiap standar yang telah dilaksanakan.
6. Melakukan pemeriksaan dan mempelajari alasan atau penyebab terjadinya
penyimpangan dari isi standar atau bila isi standar tidak tercapai.
7. Melakukan tindakan korektif terhadap setiap pelanggaraan atau penyimpangan
dari isi standar.
8. Melakukan pencatatan atau rekaman tindakan korektif.
9. Melakukan pemantauan terus-menerus efek dari tindakan korektif tersebut, untuk
melihat apakah kemudian penyelenggaraan pendidikan dapat berjalan sesuai
Secara garis besar tahapan pengendalian Standar SPMI yang dilakukan dengan cara
monitoring dan evaluasi digambarkan sebagai berikut :
Wakil Manajemen Mutu – UPM berkoordinasi dengan Sub. Bagian dan Unit terkait
Monitoring dan
untuk melakukan monitoring dan evaluasi
Evaluasi Tim Monitoring dan Evaluasi melakukan pemantauan atau monitoring dan
evaluasi terhadap pelaksanaan Standar SPMI secara berkala sesuai jadwal yang
telah ditetapkan.
Pencatatan dan
Pemeriksaan Tim Monitoring dan Evaluasi melakukan pencatatan, pemeriksaan terhadap
Pelaksanaan Standar pelaksanaan standar SPMI di masing-masing unit kerja, apakah fakta di
SPMI & Kelengkapan lapangan telah sesuai dengan apa yang dituliskan dalam isi standar.
Dokumen SPMI Tim Monitoring dan Evaluasi mempelajari hasil temuan temuan pelaksanaan
Standar SPMI dan kelengkaan dokumen SPMI
Pengambilan tindakan Tim Monitoring dan Evaluasi melakukan tindakan koreksi baik terhadap setiap
korektif terhadap setiap penyimpangan pelaksanaan standar SPMI maupun ketidaklengkapan dokumen terkait
penyimpangan dengan pelaksanaan Standar SPMI.
Pelaksanaan Standar SPMI Tim Monitoring dan Evaluasi mengadakan rapat dengan WMM-UPM untuk
menyimpulkan sebab-sebab terjadinya penyimpangan dan ketidaklengkapan
dokumen terkait.
Pengendalian Standar SPMI yang dilakukan dengan cara Audit Internal, melalui suatu
langkah-langkah atau prosedur sebagai berikut :
Secara garis besar tahapan pengendalian Standar SPMI yang dilakukan dengan cara
Audit Internal digambarkan sebagai berikut :
Tim Audit Internal melakukan pencatatan atau rekaman atas semua temuan hasil
wawancara, pemeriksaaan dokumen, rekaman aktivitas dan keadaan di lokasi Auditi
Pelaksanaan Audit Tim Audit Internal mempelajari hasil temuan temuan :
- Penyebab terjadinya penyimpangan dari isi standar, atau bila isi standar gagal
Internal
dicapai/dipenuhi.
- Penyebab terjadinya ketidaklengkapan dokumen terkait dengan Standar SPMI.
Tim Audit Internal melakukan diskusi hasil temuan Audit dengan Auditi untuk
Tindak anjut hasil mendapatakan persetujuan atas hasil temuan. Temuan penyimpangan dan atau
temuan ketidaklengkapan dokumen harus segera diperbaiki dalam jangka waktu yang
disepakati antara Tim Audit Internal dan Auditi unit kerja.
Tim Audit Internal membuat laporan tertulis hasil audit disertai dengan
rekomendasi kepada Pimpinan Unit Kerja dan UPM.
UPM menindaklanjuti hasil laporan Tim Audit Internal untuk diteruskan kepada
Pembuatan Laporan direktur
direktur menindaklanjuti laporan Audit Internal.
VII. CATATAN
Prosedur kerja audit mutu internal, formulir borang hasil pemeriksaan/ temuan audit,
formulir evaluasi diri.
VIII. REFERENSI
baik secara keseluruhan maupun secara parsial yang memiliki hubungan serta
kepentingan terhadap Poltekkes Kemenkes Palembang
Peninjauan Laporan Pimpinan Poltekkes Palembang beserta Para PUDIR dan UPM mempelajari dan
Hasil Monitoring dan melakukan peninjauan terhadap hasil laporan Tim Monitoring dan Evaluasi
Evaluasi Audit Internal serta Tim Audit Internal
VII. CATATAN
Template standar dan manual penetapan standar.
VIII. REFERENSI
1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan
Tinggi.
2. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 49
tahun 2014 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi.
3. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 50
tahun 2014 tentang Penjaminan Mutu.
4. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 87
tahun 2014 tentang Akreditasi.
5. Pedoman Sistem Penjaminan Mutu pendidikan Tinggi. Direktorat Jenderal
Pendidikan Tinggi, 2014.
6. Rencana Strategis Politeknik Kesehatan Palembang tahun 2015-2018.