PEMERINTAH KABUPATE BIAK NUMFOR

DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS BOSNIK DISTRIK BIAK TIMUR
Jalan Bosnik Raya Distrik Biak Timur Hand Phone 0813 4444 5555 Kode Pos 9800

EP.1.1.1.3

REKAM KEGIATAN MENJALIN

KOMUNIKASI DENGAN MASYARAKAT

A. Kerangka Acuan Untuk Mendapatkan Informasi

B. Rekam Kegiatan Menjalin Komunikasi Dengan Cara Pertemuan Tokoh
Masyarakat, Lintas Sektor, Lintas Program
1. Identifikasi Peserta Rapat
- Tokoh masyarakat 10 orang
Linsek :
- Camat 1 orang
- Kasie Sosial kecamatan 1 orang
- Kepala desa 10 orang
- Kepala Puskesmas 1 orang
- Pelaksana program 15 orang
- Pembawa acara 1 orang
- Pencatat noulen 1 orang
- Operator 1 orang
2. Undangan : pembuatan-penyampaian undangan
3. Daftar Hadir : ada tanda tangan kehadiran peserta rapat
4. Pelaksanaan Kegiatan
- Notulen Rapat
- Foto Kegiatan
- Kesimpulan rapat
- Rekomendasi
5. Tindak lanjut hasil

Kerangka Acuan Untuk Mendapatkan Informasi

I. Pendahuluan
Bahwa peningkatan kualitas pelayanan publik diperlukan untuk membangun
kepercayaan masyarakat terhadap aparatur sebagai penyedia pelayanan publik dalam
rangka peningkatan kesejahteraan masyarakat dengan menjadikan keluhan dan
harapan masyarakat sebagai bahan pertimbangan dalam penyelenggaraan pelayanan
puskesmas (PPP) dan sarana untuk melakukan perbaikan pelayanan publik di bidang
kesehatan.
II. Latar Belakang
Reformasi di Indonesia telah berjalan lebih dari sepuluh tahun. Berbagai usaha
dan inovasi telah dilakukan untuk mencari model yang lebih efektif dalam
mewujudkan kepememerintahan yang baik. Dilingkungan birokrasi juga telah
dilakukan sejumlah inisiatif untuk membentuk birokasi yang semakin memenuhi
tuntutan masyarakat. Konsep dan prinsip kepemerintahan yang baik (good
governance) telah digunakan sebagai parameter penilaian tingkat kemajuan
penyelenggaraan keperintahan. Good governance adalah konsep pengelolaan
pemerintahan yang menekankan pada pelibatan unsur pemerintah, masyarakat dan
swasta secara proporsional sebagai tiga pilar utama. Konsep inilah yang memberi
garis dasar bahwa siapapun yang berperan dan peran apapun yang dijalankan dalam
penyelenggaraan kepemerintahan dituntut untuk lebih berorientasi ke pelayananan
publiknya yang semakin baik. Dengan kata lain, tidak ada kepemerintahan yang
dapat disebut lebih atau semakin baik jika tidak ada bukti bahwa pelayanan public
semakin baik dan semakin berkualitas.

III. Tujuan Dan Manfaat

TUJUAN :

1. Menjalin komunikasi dengan masyarakat

2. Mendapatkan Informasi tentang Kebutuhan dan Harapan masyarakat
3. Perencanaan Puskesmas dengan mempertimbangkan informasi kebutuhan
masyarakat

MANFAAT :
1. Meraih kepercayaan public terhadap kinerja penanggung jawab, penyelenggara
dan pelaksana pelayanan public,
2. Menilai status kinerja pelayanan public berdasarkan persepsi masyarakat
pengguna pelayanan,
3. Meningkatkan efektifitas komunikasi dan interaksi antara penanggung jawab,
penyelenggara dan pelaksana pelayanan public dengan masyarakta pengguna
pelayanan,
4. Memperkokoh dasar perencanaan kegiatan, pengembangan dan penganggaran
kegiatan pelayanan public
5. Membantu institusi – institusi pengawasan (intern maupun ekstern) dalam
melakukan fungsinya secara lebih efektif.

IV. Sasaran
Pengunjung dan Pasien atau masyarakat pengguna layanan

V. Metode Yang Digunakan

1. Kotak Saran.
2. Pertemuan / Rapat koordinasi lintas sector dan tokoh masyarakat
3. Survey kepuasan pelanggan
4. Sms center
VI. Rencana Kegiatan
1. Pengadaan kotak saran
2. Melakukan pertemuan dengan tokoh masyarakat dan Lintas sektoral
3. Melakukan rapat koordinasi puskesmas dengan lintas sektoral
4. Melakukan Survey dengan Membuat questioner sebagai umpan balik dan
evaluasi pelaksanaan kegiatan dan kepuasan pelanggan.
5. Mengumpulkan informasi baik melalui kotak saran, mengumpulkan tokoh
masyarakat dan aparat pemerintahan terkait, ataupun survey
6. Menganalisa hasil informasi
7. Menyimpulkan dan merekomendasikan
8. Menyusun perencanaan Puskesmas

VII. Tempat Dan Waktu

Tempat : Puskesmas Bosnik
Waktu : Secara berkala dalam dua mingguan ataupun triwulan

VIII. Rencana Anggaran

UPTD Puskesmas Bosnik dari anggaran Daerah maupun Pusat

IX. Mekanisme Memperoleh Informasi

A. Dengan Kotak Saran :

1. Puskesmas membuat kotak saran untuk menampung keluhan dan harapan

masyarakat.
2. Menempatkan kotak saran ditempat strategis dan mudah dijangkau
3. Menyediakan alat tulis dan kertas untuk menulis keluhan dan harapan
masyarakat pengguna layanan didekat kotak saran
4. Membuat tulisan didekat kotak saran dengan kata : Kami persilahkan anda
menulis saran dan masukkan kedalam kotak saran yang telah tersedia
5. Kotak saran akan dibuka dalam waktu dua minggu sekali oleh petugas (tim
admen)
6. Isi kotak saran akan diberikan kepada Tim Pengendali Mutu
7. Tim Mutu akan membaca, memahami, menganalisa dan menyimpulkan
dalam waktu tiga hari
8. Dengan mempertimbangkan dan menyimpulkan makna yang terkandung
dalan kotak saran tersebut maka Tim mutu merekomendasikan kepada
Kepala Puskesmas
9. Kepala Puskesmas akan menentukan kebijakan tindak lanjut hasil yang
telah direkomendasikan dari tim mutu
10. Hasil tindak lanjut akan diinformasikan kepada masyarakat dalam bentuk
informasi public lewat papan pengumuman dalam waktu 3 hari selanjutnya
11. Pembukaan kotak saran akan ditentukan jawdal pelaksaannya.
12. Kepala Puskesmas, Penanggung jawab Program/Upaya Puskesmas dan
Pelaksana Program akan melakukan rapat lanjutan dalam Penyusunan
Perencanaan Puskesmas dengan mempertimbangkan hasil informasi
masyarakat pengguna layanan lewat kotak saran
B. Dengan Pertemuan / Rapat koordinasi Lintas Sektoral Dan Tokoh
Masyarakat
 1. Membuat undangan
2. Membuat susunan acara rapat dan tema rapat
3. Menyediakan tempat pertemuan
4. Mengatur waktu pertemuan
5. Menyiapkan agenda rapat
6. Membuat notulen rapat
7. Menyediakan makanan/minuman
8. Membahas tema rapat
9. Pemecahan masalah
10. Menyimpulkan hasil rapat
11. Merekomendasikan kesimpulan rapat
12. Menindak lanjuti keputusan rapat
13. Kepala Puskesmas, Penanggung jawab Program / Upaya Puskesmas dan
Pelaksanaan Program akan melakukan rapat lanjutan dalam penyusunan
perencanaan puskesmas dengan mempertimbangkan masukan dari
masyarakat yang dituangkan dalam pertemuan tokoh masyarakat dan
linsek
C. Dengan Survey Kepuasan Pelanggan
1. Membuat questioner dalam bentuk multiple choice dan pertanyaan terbuka
2. Materi quesioner memuat keluhan dan harapan maupun saran
3. Survey akan dilakukan secara berkala Dua minggu sekali
4. Pengambilan sampling adalah 25 % dari jumlah kunjungan rata-rata per
hari kerja, kunjungan rata-rata per hari =100, sampel yang diambil adalah
25% dari kunjungan rata2 per hari = 25 informan
Jumlah populasi adalah jumlah kunjungan selama tiga bulan ( 100x72 hari
kerja = 7200 informan ),
Skala perbandingan layanan 1:12
Skala perbandingan informan 1:24
Dalam 3 bulan sekali dilakukan evaluasi terhadap 6 kali survey
5. Sampling diambil secara acak dengan melakukan survey kepada 25
informan dalam 1 kali survey
6. Hasil 6x survey akan dievaluasi dalam waktu tiga bulan dalam hal ini
evaluasi tahap satu dilakukan dari 150 informan mewakili 3.600 informan
7. Survey maupun evaluasi akan dilakukan sesuai jadwal yang ditentukan
8. Petugas akan memberikan questioner tersebut pada pasien, atau pengguna
layanan untuk mengisi quisioner yang telah disediakan
9. Petugas admen akan mengumpulkan kembali hasil survey
10. Petugas admen akan merekap hasil survey
11. Petugas admen menyerahkan rekapan hasil survey kepada wakil
manajemen mutu
12. Wakil manajemen mutu akan menerima hasil srvey
13. Wakil manajemen mutu menganalisis hasil survey
14. Wakil Manajemen Mutu akan menyimpulkan dan merekomendasikan hasil
survey kepada Kepala Puskesmas
15. Simpulan hasil survey dari wakil manajemen mutu akan dijadikan
pertimbangan kepala puskesmas dalam menentukan kebijakan tindak lanjut
16. Kepala Puskesmas mengambil kebijakan dengan perbaikan mutu
pelayanan
17. Hasil tindak lanjut akan diinformasikan kepada masyarakat lewat papan
pengumuman informasi
18. Kepala Puskesmas, Penanggung jawab Program / Upaya Puskesmas dan
Pelaksana Program akan melakukan rapat koordinasi dalam penyusunan
 perencanaan puskesmas dengan mempertimbangkan hasil survey guna
peningkatan pelayanan.

D. Menggunakan SMS Center

1 Puskesmas menyediakan HP untuk menampung keluhan dan harapan
masyarakat.dengan menggunakan SMS
1. Menerima sms dan membuat rekam data
2. Mengidentifikasi
3. Membuat analisis
4. Menyimpulkan
5. Merekomendasikan
6. Tindak lanjut
7. Menyampaikan hasil tindak lanjut lewat pengumuman
8. Informasi lewat sms bisa digunakan untuk perbaikan program bila
diperlukan.

Dari beberapa cara untuk mendapatkan informasi dan harapan masyarakat, Puskesmas Bosnik
dalam membuat perencanaan Puskesmas guna mendapatkan informasi tentang kebutuhan dan
harapan masyarakat metode yang digunakan adalah dengan pertemuan tokoh masyarakat,
lintas sektor dan lintas program.

X. Penutup

Puskesmas merupakan salah satu organisasi pelayanan publik dari pemerintah

di bidang kesehatan, peningkatan kualitas pelayanan publik adalah titik penting
sebagai ujung akhir dari keseluruhan reformasi birikrasi pemerintahan di Indonesian.
Hal ini beralasan oleh karena kualitas pelayanan yang diselenggarakan oleh sector
publik sampai saat ini masih perlu pembenahan. Begitu banyak pegaduan (keluhan)
atau pernyataan ketidakpuasan masyarakat terhadap kualitas pelayanan karena itu,
kinerja pelayanan publik menjadi titik strategis di mana kepercayaan masyarakat
secara luas kepada pemerintah dipertaruhkan.

Notulen Nama Pertemuan: Pertemuan Tokoh Masyarakat

Pertemuan Lintas Sektor, dan Lintas Program
Tanggal: 11 Maret 2015 Pukul:09.00 s/d 14.00 WIB

Susunan Acara 1. Pembukaan

 2. Sambutan-sambutan.
a. Kepala Puskesmas
b. Ketua Akreditasi
c. Camat Bosnik
3. Masukan dari tokoh masyarakat dan aparat pemerintah tentang
keluhan dan hambatan pembangunan kesehatan di wilayah kerja
Puskesmas Bosnik
4. Pembahasan masalah
5. Kesimpulan
6. Rekomendasi
7. Penutup / Do’a

Notulen rapat 1. Dalam sambutannya Kepala Puskesmas Bosnik memberikan gambaran

umum tentang Pelayanan di UPTD Puskesmas Bosnik dan pentingnya
keikutsertaan masyarakat bersama dengan aparat pemerintah dan
petugas kesehatan dalam upaya membangun kesehatan masyarakat
agar masyarakat mampu hidup sehat dan mandiri, Puskesmas sebagai
fasilitas kesehatan tingkat satu akan memberikan pelayanan yang
terbaik kepada masyarakat yang akan mengutamakan upaya promotife
dan preventife disamping pelayanan kuratif dan rehabilitative yang
sudah menjadi tugasnya. Oleh karena itu hambatan dan tantangan ke
depan dalam upaya pembangunan kesehatan perlu kita bahas bersama,
ide atau gagasan dari semua pihak sangat kami harapkan agar
puskesmas dapat merumuskan masalah guna perencanaan program
kegiatan ke depan.
2. Ketua Tim akkreditasi menyampaikan pendapat dan harapan kepada
peserta rapat bahwa untuk peningkatan pelayanan kesehatan
masyarakat, puskesmas perlu ditingkatkan dengan standar pelayanan
nasional yang akan dinilai kelayakannya melalui akreditasi sehingga
Puskesmas mampu melakukan kinerja sesuai dengan standar
pelayanan publik sehingga pada awal tahun 2015 ini Puskesmas akan
mulai menata strategik dan kebijakan yang dituangkan dalam rencana
kerja dan kegiatan untuk tahun 2015-2019 sehingga harapan kami
masukan dari semua peserta rapat ini akan dijadikan acuhan dalam
pelaksanaan program ke depan.
3. Camat Bosnik dalam sambutannya mengatakan bahwa dalam Upaya
Pembangunan di bidang Kesehatan mengharap upaya Pelayanan
kesehatan ditingkatkan, keluarga miskin dan kurang mampu dapat
terjangkau kesehatannya, kejadian luar biasa seperti Malaria, diare,
desentri, DBD, bahaya infeksi menular sexual, kematian ibu
melahirkan, bayi dan balita harus mendapatkan penanganan yang
serius oleh tenaga kesehatan. Puskesmas sebagai tangan panjang
pemerintah sudah sepatutnya memberikan pelayanan yang terbaik
pada masyarakat yaitu dengan meningkatkan sumber daya kesehatan
sehingga program Indonesia sehat dapat terwujud dan kesemuanya itu
perlu dukungan masyarakat untuk ikut berpartisipasi dalam
pembangunan kesehatan.
4. Pendapat masyarakat yang diwakili oleh beberapa tokoh masyarakat
 mengajukan pendapat bahwa :
a. Kader posyandu perlu diaktifkan;
b. perlunya pelayanan lansia;
c. penyuluhan kesehatan lebih ditingkatkan;
d. masih banyaknya warga miskin di lingkungannya yang
membutuhkan perhatian gizi;
e. masih adanya ibu meninggal dalam melahirkan dan bayi lahir dan
balita meninggal;
f. masih adanya persalinan yang ditolong oleh dukun bayi atau bukan
petugas kesehatan;
g. belum adanya ambulan desa guna mempercepat rujukan;
h. perlunya penanganan oleh dokter dalam pemeriksaan baik di UGD
maupun Pemeriksaan Rawat Jalan;
i. Perlunya sarana informasi public yang cepat dan tepat;
5. Pendapat dari beberapa aparat desa yang diwakili oleh Kepala Desa
Bosnik, Rimba Jaya, Insumarires, Bosnik Sup mengharap adanya kerja
sama dalam menangani masalah KLB seperti BDB dan kasus penyakit
menular lainnya dengan memperbanyak frekwensi penyuluhan,
menjalin komunikasi, cepat tanggap bahaya kesehatan dan adanya
sarana rujukan.
6. Penyampaian hasil kegiatan oleh pelaksana program dari pelaksana
Gizi, Imunisasi, KIA/KB, Program Pemberantasan Penyakit Menular
(P2M) dan pelaksana promkes, Programer Anak, Programer UKS
dengan data-data capaian tahun lalu.

Pembahasan o Dari diskripsi di atas maka dapat dikatakan bahwa pembangunan

kesehatan harus dilakukan bersama-sama antara petugas kesehatan,
aparat pemerintah baik di desa maupun kecamatan dan masyarakat
secara keseluruhan sehingga puskesmas dapat menjalankan program
dalam pelayanan kesehatan dengan maksimal, harapan masyarakat
dapat terwujud dan pembangunan kesehatan terutama pada masyarakat
miskin atau kurang mampu dapat terjangkau dan teratasi.

o Pentingnya Promosi kesehatan dan penyuluhan agar masyarakat

tergugah untuk berperilaku hidup sehat dengan mengupayakan peran
serta masyarakat dalam pembangunan kesehatan.

o Puskesmas perlu meningkatkan kinerja yang professional dan

berkualitas sehingga mendapatkan pelayanan yang bermutu berdaya
guna dan berhasil guna.

o Perlunya perhatian tentang gizi, imunisasi, Kesehatan ibu, bayi dan

anak dan pertolongan persalinan oleh tenaga kesehatan, dan
pemerataan tenaga kesehatan di desa-desa.

o Perlunya sarana transportasi rujukan dari desa ke Puskesmas (Faskes

tingkat I) maupun dari Puskesmas ke Rumah Sakit (Faskes tingkat II)

o Petugas Kesehatan dan aparat Pemerintah harus cepat tanggap tentang

bahaya kesehatan seperti KLB penyakit menular, Narkoba, dan bahaya
penularan sexual.

o Puskesmas perlu dilengkapi sarana informasi yang modern, cepat, dan

 tepat guna kelancaran tugas.

Dari hasil data capaian diketahui bahwa :

o Masih adanya balita dengan gizi kurang dan gizi buruk Dalam data
satu tahun terakhir dari 2928 balita 179 balita bergizi kurang dan
(6,113 %)ada 2 balita bergizi buruk (0,068%)
o Masih banyaknya ibu hamil KEK ( Kekurangan Energi Kronis )
Dalam data satu tahun terakhir bahwa dari 277 ibu hamil ada 35 Bumil
KEK (12,635%) dan 2 anemi
o Angka kematian ibu dan bayi lahir masih cukup tinggi
Angka kematian Bayi dari 612 ada 3( 0,49 %)meninggal, angka
kematian Neonatal dari 612 ada 6 (0,98%)meninggal
Angka kematian ibu dari 673 ibu melahirkan meninggal 1(0,148%)
Pertolongan persalinan dengan Tenaga kesehatan
o Masih adanya kejadian luar biasa seperti Demam Berdarah (BDB),
kasus HIV, dan TB Paru
o Belum menempatkan semua tenaga sesuai dengan basic pendidikannya
Ini dikarenakan kurangnya tenaga sehingga melakukan tugas yang
tidak sesuai basic pendidikan
o Masih kurangnya tenaga sehingga ada petugas yang merangkap
pekerjaan sehingga memperlambat pelaporan, Disini dapat terlihat dari
82 Karyawan hanya 47 orang PNS, CPNS 4 orang, PTT Pusat 5 orang,
THL Daerah 3 orang, dan selebihnya adalah wiyata bakti 24 orang;
sehingga perlu pengangkatan tenaga kesehatan yang masih ditempati
oleh tenaga wiyata menjadi pegawai yang diakui ketenagaannya oleh
pemerintah.
o Kurangnya tenaga dokter sehingga pemeriksaan di rawat jalan maupun
di UGD sering kali hanya ditangani oleh perawat dan bidan, sehingga
perlu penambahan tenaga dokter
o Keterbatasan anggaran ini dikarenakan sumber anggaran bergantung
pada subsidi dari pemerintah baik pusat maupun daerah.

Kesimpulan Dengan menganalisis isu diatas dapat diambil kesimpulan bahwa :

1. Perlunya peran masyarakat dalam upaya peningkatan derajat
kesehatan masyarakat;
2. Perlunya peningkatan profesionalisme SDM dalam pelayanan UKP
dan UKM;
3. Perlunya peningkatan Kualitas Pelayanan yang bermutu , terjangkau
dan terpercaya;
4. Perlunya Ketersediaan sarana dan prasarana pelayanan guna
menunjang akses pelayanan kesehatan;
5. Perlunya budaya masyarakat dengan Perilaku Hidup Bersih dan Sehat
(PHBS);
6. Pemberdayaan masyarakat dalam pemanfaatan sarana pelayanan
kesehatan;
7. Keseriusan dalam mengatasi kenaikan angka kematian bayi, balita dan
ibu melahirkan;
8. Perlunya Peningkatan Upaya kesehatan perorangan(UKP) dan upaya
kesehatan masyarakat(UKM);
9. Perlunya meningkatkan derajat kesehatan bagi masyarakat miskin dan
rentan;
 10. Perlunya meningkatkan penjaringan kesehatan siswa TK, SD dan
setingkat;
11. Perlunya Pemenuhan Tenaga baik dokter maupun tenaga lainnya dan
kebutuhan sarana prasarana penunjang kesehatan;
12. Perlunya meningkatnya fungsi managemen dalam perencanaan,
pengawasan pengendalian dan evaluasi terhadap pelaksanaan program;
13. Perlunya sistem informasi kesehatan , rekam medik dan sistem
pelaporan;
14. Perlunya ketersediaan anggaran guna pelaksanaan program;

Rekomendasi Puskesmas Perlu membuat Rencana Strategi (Renstra) dan Kebijakan

guna menentukan langkah ke depan dengan menyusun Rencana Kerja
(Renja) untuk menentukan Program-program yang akan dilakukan dengan
membuat Rencana Usulan Kegiatan (RUK) dan Rencana Pelaksanaan
Kegiatan (RPK) berdasarkan isu dan harapan masyarakat dengan melihat
hambatan, tantangan, kekuatan dan peluang yang ada di puskesmas
dengan mengacu pada Renstra Dinas Kesehatan Kabupaten Kendal
dengan demikian tahapan pelaksanaan kegiatan dapat terukur dan dapat
dievaluasi perkembangannya sehingga puskesmas akan mampu
melakukan kegiatannya sesuai dengan standar pelayanan public dan dapat
terakreditasi sesuai harapan masyarakat dan pemerintah.
Dengan demikian maka Puskesmas perlu menentukan program
prioritas yang strategis dalam peningkatan Angka Harapan Hidup (AHH),
antara lain adalah:
1. Peningkatan Sumber Daya Kesehatan.
2. Peningkatan Akses dan Kualitas Pelayanan Kesehatan.
3. Pemberdayaan Masyarakat dan peningkatan kemitraan
4. Pengembangan Biaya dan Sarana Kesehatan.
Tanpa mengabaikan program-program lain yang telah dilaksanakan
selama ini keempat program di atas perlu mendapat prioritas.

Penutup / Do,a

Daftar Hadir
No Nama Tanda- tangan.

9
10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41
42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

Bosnik, 23 Maret 2018

Pimpinan Pertemuan Notulen

( Maria Dorkas Samori ) ( Mariska Tiranda Dea, SKM )