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22. Utiliza la herramienta Evaluar fórmula para resolver problemas paso a
paso 25
23. Divide las fórmulas complejas en otras más pequeñas ...........................26
24. Utiliza nombres de rango para almacenar valores ..................................27
25. Concatena la descripción del resultado de una fórmula y su valor ..........28
26. Saltos de línea para hacer las fórmulas más legibles ...............................29
27. Utiliza tablas siempre que puedas ..........................................................30
28. Utiliza la herramienta Autosuma ............................................................31
29. Evitar errores utilizando Validación de datos ..........................................32
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¡Hola!
Este ebook que tienes delante es una herramienta de trabajo para Excelers que
te llevará a un nivel más alto en el manejo de Excel.
Los 28 trucos que te presento aquí, quizá los conozcas porque ya los utilices o
porque los hayas visto en otros sitios, pero merece la pena tenerlos en cuenta si
es que quieres ahorrarte un buen tiempo de trabajo.
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01. No escribas el paréntesis de cierre tras la fórmula
En realidad, con este truco no ahorrarás mucho tiempo, pero cuando tienes
prisa por terminar tu trabajo, suele venir bastante bien.
Si se trata de una fórmula más compleja, Excel te hará una pregunta para
comprobar si realmente es correcta la fórmula introducida.
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En otros casos, cuando Excel no puede entender qué fórmula estás tratando de
introducir, has introducido paréntesis de más o te has equivocado al introducir
el número de argumentos, se mostrará un mensaje de error para que la corrijas
inmediatamente.
Pero algunas veces puede que no quieras esto. Lo que quieres es mantener las
referencias mientras mueves la fórmula.
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Como ves, el resultado no cambia.
Cuando copias y pegas una celda que contiene una fórmula, las referencias
relativas también se ajustan a la nueva ubicación.
En muchos casos no querrás que esto suceda. Si quieres mantener fijas las
referencias, primero dale a la celda formato de texto escribiendo un apóstrofe
delante. A continuación, cópiala y pégala en la nueva ubicación. Para finalizar,
elimina el apóstrofe de ambas celdas.
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04. Doble clic para copiar las fórmulas hacia abajo
Un truco que utilizo constantemente para copiar una fórmula hacia abajo es el
de hacer doble clic en el controlador de relleno de la celda.
Al hacer doble clic la fórmula se copiará hasta la última celda con contenido que
se encuentre a la izquierda de la celda donde está la fórmula.
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05. Utilizar tablas para rellenar fórmulas
automáticamente
En muchos artículos de los que escribo hablo sobre las ventajas que tiene utilizar
tablas para almacenar datos. Una de esas ventajas es que puedes escribir una
fórmula en una celda, que al pulsar la tecla Intro, se copiará hacia abajo hasta el
final de la tabla.
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Introduce los caracteres hasta que la función que desees aparezca señalada. A
continuación, pulsa la tecla Tab y los restantes caracteres se introducirán
automáticamente, junto con el paréntesis de apertura.
Cuanto más larga sea la función a introducir, mayor será el tiempo que ahorres.
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No es que se ahorre mucho tiempo, pero puedes evitar tener que levantar la
mano del ratón cuando estás introduciendo fórmulas con muchos argumentos.
Haz doble clic en alguna celda que contenga una fórmula con funciones. Se
mostrará el cuadro de ayuda de la función donde se muestran los nombres de
los argumentos que debes introducir para que funcione. Si haces clic en los
nombres de estos argumentos, se seleccionará en la barra de fórmulas.
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09. Visualizar nombres de argumentos en la función
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11. Mostrar fórmulas en vez de resultados
Si no conoces este truco, las únicas opciones que tienes para ver las fórmulas en
la pantalla son la de convertirlas en texto (poniendo un apóstrofe delante) o la
de seleccionarla y fijarte en la barra de herramientas…
Si necesitas ver todas las fórmulas de la hoja, pulsa Ctrl + ^. Verás que las
columnas se hacen más anchas perdiendo el diseño original.
Desde la ficha Fórmulas también puedes hacer esto, pulsando el botón Mostrar
fórmulas del grupo Auditoría de fórmulas.
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12. Seleccionar fórmulas de la hoja al mismo tiempo
Una forma de localizar todas las fórmulas de una hoja es utilizando el cuadro Ir
a. Es una herramienta que no suele utilizarse, pero es muy útil en bastantes
ocasiones.
La forma más rápida de acceder al cuadro es pulsar F5. A continuación haz clic
en el botón Especial para mostrar el cuadro Ir a especial.
Como ves en la imagen, tienes muchas opciones para seleccionar y, entre ellas, a
su vez, puedes elegir varios tipos de fórmulas.
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13. Convertir fórmulas en valores estáticos
Selecciona las celdas que contienen las fórmulas y pulsa Ctrl + C para copiarlas.
A continuación, selecciona Pegar > Pegado especial > Pegado especial de la
ficha Inicio y selecciona Valores.
Las fórmulas se sustituyen en la misma celda por los valores que contienen.
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14. Ajustar valores en la propia celda
Como digo, con Excel es posible, por ejemplo, sumar, restar, multiplicar o dividir
una lista de valores gracias a la herramienta Pegado especial.
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5. Cuando veas en la pantalla el cuadro de diálogo Pegado especial,
selecciona la operación Multiplicar.
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Prueba también a hacer otro tipo de operaciones sumando, restando o
dividiendo números.
Una de las herramientas más útiles pero que poca gente utiliza son los nombres.
Éstos permiten que los cálculos sean más rápidos y se entiendan mejor las
fórmulas.
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=B5*$A$1
=B6*$A$1
=B7*$A$1
=B8*$A$1
=B5*Tasa_Interes
=B6*Tasa_Interes
=B7*Tasa_Interes
=B8*Tasa_Interes
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16. Aplicar nombres a fórmulas que ya existen
Puede que comiences a crear una hoja pensando que va a tener una corta
utilidad, pero resulta que continúas utilizándola y se vuelve más y más compleja.
Si decides comenzar a utilizar nombres en las fórmulas no es necesario que
sustituyas cada nombre rango a rango.
Selecciona las fórmulas a las que quieras aplicar algún nombre y haz clic en
Fórmulas > Asignar nombre > Aplicar nombres. A continuación, selecciona de la
lista el nombre que quieras aplicar y haz clic en Aceptar. Las referencias de
celdas se sustituirán por los correspondientes nombres.
Excel no permite introducir una fórmula sin finalizar y que contenga errores. Si
intentas introducir una fórmula con errores, aparecerá un mensaje de error y no
se grabará.
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Para poder continuar con el trabajo sin tener que eliminar la fórmula, puedes
guardarla como texto, escribiendo un apóstrofe delante de la fórmula.
Las funciones son realmente útiles para resolver problemas en Excel por lo que
es conveniente que te familiarices con ellas (por lo menos con las que más
utilices).
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19. F4 para cambiar referencias absolutas, relativas y
mixtas
Seguro que también piensas que adaptar las referencias (relativas y absolutas)
para que funcionen en cualquier ubicación, es una tarea engorrosa…
Para agregar filtros a los datos haz clic en la ficha Inicio, pulsa el botón Ordenar
y filtrar y a continuación Filtro. También puedes encontrar este botón en la ficha
Datos. Se mostrarán unos botones desplegables en el encabezado de cada
columna.
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Por defecto el filtro muestra todos los datos. Haciendo clic en el botón, se
muestran todas las opciones de la herramienta. Haz clic en las casillas de
verificación de cada dato para hacer que se muestren o se oculten al hacer clic
en Aceptar.
Para aplicar un segundo filtro y sucesivos, basta con hacer clic en el desplegable
de otra columna y seleccionar los datos de la misma forma.
Cuando se crea un filtro en una columna, los filtros de las demás columnas sólo
muestran los valores visibles.
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A medida que vas escribiendo, Excel va mostrando solamente los valores que
corresponden con el texto que se escribe.
Según sea el tipo de datos que contiene la columna, se muestran unas opciones
u otras.
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21. F9 para calcular parte de una fórmula
La tecla F9 puede calcular parte de una fórmula en tiempo real, es decir, antes
de pulsar la tecla Intro para introducirla. Es una de las mejores herramientas
que tiene Excel para depurar fórmulas muy grandes que necesitan ser evaluadas
por segmentos.
Lo peor que te puede pasar cuando creas una fórmula de dos o tres filas de
longitud es que al pulsar Intro, aparezca un error…
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23. Divide las fórmulas complejas en otras más
pequeñas
Cuando tengas que crear una fórmula compleja y no sepas cómo hacerlo,
comienza a crearla pensando en el resultado que deseas obtener y sustituyendo
los valores que no sabes cómo calcularlos, por valores.
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24. Utiliza nombres de rango para almacenar valores
Imagina que debes calcular los intereses a pagar sobre varios importes:
=A1*5%
=A2*5%
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=A3*5%
=A4*5%
Si esta tasa de interés cambia, tendrías que modificar el contenido de todas las
celdas (hay otras técnicas para evitarlo, pero esto es un ejemplo).
Cuando creas una hoja de cálculo cuyo resultado se basa en unidades diferentes,
puede llegar a ser complicado expresarlas en las celdas para dejar claro el tipo
de unidad de la que se trata.
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Mira este ejemplo:
Observa la imagen:
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Como ves, he aplicado saltos de línea para separar las condiciones y los
resultados a devolver y, además, la segunda función SI tiene una sangría para
diferenciarla de la primera.
Para crear el salto de línea sólo tienes que pulsar Alt + Intro donde desees
crearlo y la sangría sólo son espacios.
No me canso de repetir en Ayuda Excel que utilizar tablas sólo tiene beneficios:
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Para convertir un rango de datos en una tabla, asegúrate de que la celda activa
se encuentra dentro de cualquier celda y haz clic en la ficha Insertar > Tabla (o
pulsa Ctrl + T).
Excel te preguntará por la ubicación de los datos. Si el rango de datos cuenta con
encabezados que quieres utilizar en la tabla, selecciona la casilla de verificación.
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Autosuma es capaz de detectar valores en columnas y filas, aunque tiene una
pequeña pega: cuando Excel encuentra una celda en blanco deja de sumar.
Autosuma es muy útil para calcular totales de muchas filas o columnas a la vez.
¿Sabías que puedes utilizar la validación de datos para restringir el tipo de datos
y/o los valores que se pueden introducir en una celda? Esto puede ser muy útil
cuando compartes libros o cuando quieres evitar que se produzcan errores al
introducir ciertos datos.
Échale un vistazo a este tutorial donde te muestro cómo crear una validación de
datos de forma sencilla.
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Finalizando…
Gracias por haber leído estos trucos. Estoy seguro de que te van a ayudar a
fortalecer tus conocimientos de Excel para conseguir tus objetivos. Por favor,
escríbeme en caso de que así sea.
¿Quieres más?
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