Anda di halaman 1dari 7

PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT

NOMOR : 1054/I.SPO.IFR/RSMBB/IX/2018

TENTANG

KEBIJAKAN PENGADAAN PERBEKALAN FARMASI RUMAH SAKIT

DIREKTUR RUMAH SAKIT

MENIMBANG :

1. Bahwa dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan Instalasi Farmasi Rumah


Sakit ,
2. maka di perlukan penyelenggaraan pelayanan yang bermutu tinggi tentang
Pengadaan Perbekalan Farmasi.
3. Bahwa perbekalan farmasi harus dikelola dan menjadi tanggung jawab
Instalasi Farmasi.
4. Bahwa untuk menjamin mutu pelayanan rumah sakit maka perlu ditetapkan
Surat Keputusan Direktur tentang Pengadaan Perbekalan Farmasi.

MENGINGAT :

1. Undang-Undang RI Nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit.


2. Undang-Undang RI Nomor 7 tahun 1963 tentangFarmasi.
3. PeraturanMenteriKesehatan RI Nomor 58 tahun 2014
tentangStandarPelayanankefarmasian di RumahSakit.
4. Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 1197/Menkes/SK/X/2004, tentang
Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit.
MEMUTUSKAN
MENETAPKAN :

1. Peraturan direktur rumah sakit tentang kebijakan pengadaan perbekalan


farmasi rumah sakit

2. Pengadaan perbekalan farmasi di lakukan pembelian langsung ke distributor


resmi.

3. Surat pesanan di tandatangani oleh Apoteker dan di ketahui oleh Panitia


Pengadaan dan Direktur Rumah Sakit.

4. PanitiaPengadaandanPenerimaanditetapkandengan SK Direktur.

5. Kebijakan ini berlaku selama 3 tahun dan akan dilakukan evaluasi minimal 1
tahun sekali.

6. Apabila hasil evaluasi mensyaratkan adanya perubahan, maka akan


dilakukakan perubahan dan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di :BONDOWOSO

Tanggal :1 Agustus 2018

RUMAH SAKIT MITRA MEDIKA

dr.MUNIF AMAR
NIK.005.01.2011

TEMBUSAN Yth :

1. Wadir Pelayanan Medis


2. Komite Medis
3. Seluruh Dokter di Rumah Sakit
4. Kepala Bagian Keperawatan
5. Seluruh Kepala Ruang Keperawatan
6. Instalasi Farmasi
7. Arsip
SURAT PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT

NOMOR : 1054/I.SPO.IFR/RSMBB/IX/2018
TANGGAL : 1 Agustus 2018

PENGADAAN PERBEKALAN FARMASI


A. Pengadaan
Merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan
disetujui, melalui :
a. Pembelian :
· Secara tender (oleh Panitia Pembelian Barang Farmasi)
· Secara langsung dari pabrik/distributor/pedagang besar farmasi/rekanan)
· Sumbangan/droping/hibah
Beberapa evaluasi yang digunakan dalam pengadaan obat adalah (Pudjaningsih,
1996):
1. Frekuensi pengadaan tiap item obat setiap tahunnya
- Digolongkan menjadi 3 kategori: rendah (<12), sedang (12-24), tinggi (>24)
- Banyaknya obat dengan frekuensi sedang dan tinggi → kemampuan IFRS
dalam merespon perubahan kebutuhan obat dan melakukan pembelian obat
dalam jumlah sesuai dengan kebutuhan saat itu.
- Pengadaan obat yang berulang menunjukkan bahwa yang tersedia di IFRS
merupakan obat dengan perputaran cepat (fast moving).
- Banyaknya obat yang masuk kedalam jenis slow moving → kerugian bagi
rumah sakit.
2. Frekuensi kesalahan faktur
- Kriteria kesalahan faktur: adanya ketidakcocokan jenis obat, jumlah obat
dalam suatu item, atau jenis obat dalam faktur terhadap surat pesanan yang
bersesuaian
- Penyebab:
a. Tidak ada stok, atau barang habis di PBF
b. Stok barang yang tidak sesuai
c. Reorder atau frekuensi pemesanan terlalu banyak
3. Frekuensi tertundanya pembayaran oleh rumah sakit terhadap waktu yang
disepakati
- Tingginya frekuensi tertundanya pembayaran menunjukkan kurang baiknya
manajemen keuangan pihak rumah sakit.
- Hal ini dapat mempengaruhi kepercayaan pihak pemasok kepada rumah sakit
sehingga potensial menyebabkan ketidak lancaran suplai obat di kemudian
hari.

Pemasok Obat Untuk Instalasi Farmasi


Pemasok adalah suatu organisasi/lembaga yang menyediakan atau memasok produk
atau pelayanan kepada konsumen. Pemasok obat untuk rumah sakit pada
umumnya adalah Industri Farmasi atau Pedagang Besar Farmasi. Untuk
memperoleh obat atau sediaan obat yang bermutu baik, perlu dilakukan
pemilihan pemasok obat yang baik dan produk obat yang memenuhi semua
persyaratan dan spesifikasi mutu. Jadi, salah satu komponen dari Praktek
Pengadaaan Obat Yang Baik (PPOB) ialah pemilihan pemasok yang memenuhi
persyaratan.
Kriteria Umum Pemilihan Pemasok
IFRS harus menetapkan kriteria pemilihan pemasok sediaan farmasi untuk rumah
sakit. Kriteria pemilihan pemasok sediaan farmasi untuk rumah sakit adalah,
tetapi tidak terbatas pada hal berikut:
1. Telah memenuhi persyaratan hukum yang berlaku untuk melakukan produksi
dan penjualan (telah terdaftar).
2. Telah terakreditasi sesuai dengan persyaratan CPOB dan ISO 9000.
3. Mempunyai reputasi yang baik, artinya tidak pernah:
a. Melakukan hal-hal yang melanggar hukum yang berlaku
b. Menghasilkan/menjual produk obat yang tidak memenuhi syarat
c. Mempunyai sediaan obat yang ditarik dari peredaran karena mutu yang
buruk
4. Selalu mampu dan dapat memenuhi kewajiban sebagi pemasok produk obat
yang selalu tersedia dan dengan mutu yang tertinggi, dengan harga yang
terendah
Identifikasi Pemasok Sediaan Farmasi Yang Mungkin Untuk Rumah Sakit

IFRS harus melakukan proses untuk mengidentifikasi pemasok sediaan farmasi yang
mungkin. Proses itu mencakup, tetapi tidak terbatas hanya pada kombinasi dari
berbagai komponen berikut:
1. Mengevaluasi sistem mutu yang diterapkan pemasok, berdasarkan evaluasi
dokumen dan evaluasi di lapangan. Pemasok harus mengizinkan apoteker
rumah sakit untuk menginspeksi sistem mutu manufaktur dan pengendalian
mutu.
2. Menganalisis informasi tentang unjuk kerja pemasok, dan harus
dikembangkan ketetapan serta kriteria operasional dan ditetapkan untuk
mengakses kehandalan pemasok dan menghindari subjektivitas. Kurangnya
ketetapan serta kriteria untuk menetapkan pemasok yang ditolak
menimbulkan keraguan pada kejujuran proses pengadaan.
3. Untuk pemasok yang baru, adalah penting menginspeksi secara visual sampel
sediaan obat, kemasan dan penandaan.
4. Menguji mutu sediaan obat di laboratorium IFRS (jika ada), mengkaji hasil uji
laboratorium pihak ketiga yang telah diakreditasi, atau hasil uji laboratorium
pemasok yang telah diakreditasi.
5. Mengkaji pengalaman terhadap sediaan pemasok yang dipublikasikan oleh
pengguna lain atau informasi dari berbagai rumah sakit lain.
6. Mengevaluasi riwayat mutu, sediaan farmasi yang lampau yang disuplai oleh
pemasok
7. Mengkaji mutu produk, harga, dan tanggapan pemasok jika ada masalah.
8. Mengaudit sistem manajemen mutu pemasok dan mengevaluasi kemampuan
yang mungkin untuk mengadakan sediaan obat yang diperlukan secara efisien
dan dalam jadwal.
9. Mengkaji acuan tentang kepuasan konsumen (dokter dan penderita).
10. Mengevaluasi pengalaman yang relevan dengan pemasok.
11. Mengakses finansial guna memastikan kelangsungan hidup pemasok dalam
seluruh periode suplai yang diharapkan.
12. Kemampuan layanan dan dukungan.
13. Kemampuan logistik termasuk lokasi dan sumber.
Hal Yang Perlu Disepakati Antara IFRS dan Pemasok

· Kesepakatan Tentang Jaminan Mutu Pasokan


IFRS harus mengadakan suatu kesepakatan yang jelas dengan pemasok
mengenai jaminan mutu terhadap produk yang dipasok. Satu atau lebih dari
metode di bawah ini dapat digunakan dalam kesepakatan jaminan mutu terhadap
produk yang dipasok:
1. Mengandalkan sistem mutu pemasok dengan mengadakan audit dokumen mutu
dan di lapangan.
2. Penyertaan data inspeksi/pengujian yang ditetapkan dan rekaman pengendalian
proses dari pemasok.
3. Penerapan standar sistem mutu formal sesuai kontrak yang disetujui IFRS dan
pemasok (standar formal dapat ditetapkan oleh IFRS, yaitu SNI 19-9004-2001
dan SNI 19-9004-2002).
4. Evaluasi secara berkala terhadap praktek pengendalian mutu pemasok oleh IFRS
atau oleh pihak ketiga.
5. Inspeksi/pengujian penerimaan lot dengan pengambilan contoh oleh pemasok.
6. Inspeksi penerimaan dan penyortiran oleh IFRS .

· Kesepakatan Mengenai Metode Verifikasi


Kesepakatan yang jelas harus diadakan oleh IFRS bersama pemasok mengenai
metode yang digunakan untuk memverifikasi kesesuaian terhadap persyaratan
yang ditetapkan. Kesepakatan tersebut, dapat mencakup pertukaran data
inspeksi dan/atau pengujian, dengan tujuan peningkatan mutu selanjutnya.
Adanya kesepakatan tersebut dapat memperkecil kesulitan dalam penafsirkan
persyaratan, metode inspeksi, pengujian, atau pengambilan contoh.

· Kesepakatan Untuk Penyelesaian Perselisihan


Sistem dan prosedur harus ditetapkan IFRS bersama pemasok untuk
penyelesaian perselisihan yang berkaitan dengan mutu yang terjadi dikemudian
hari.
Kewajiban Pemasok
Pemasok harus dapat memenuhi persyaratan dan/atau ketentuan tersebut di
bawah ini:

Ketentuan Teknis
Ketentuan teknis mencakup:
1. Atas permintaan apoteker, pemasok harus memberikan:
a. Data pengendalian analitik
b. Data pengujian sterilitas
c. Data kesetaraan hayati
d. Uraian prosedur pengujian bahan mentah dan sediaan jadi
e. Informasi lain yang dapat menunjukkan mutu sediaan obat jadi tertentu.
Data pengujian dari laboratorium independen yang telah diakreditasi harus
diberikan tanpa dibayar
2. Semua obat dan/atau sediaannya harus memenuhi persyaratan Farmakope
Indonesia Edisi IV atau persyaratan lain yang ditetapkan oleh PFT dan IFRS.
3. Sedapat mungkin, semua sediaan obat tersedia dalam kemasan unit tunggal
atau dosis unit atau kemasan selama terapi.
4. Nama dan alamat manufaktur dari bentuk sediaan akhir dan pengemas atau
distributor harus tertera pada etiket sediaan.
5. Tanggal kedaluwarsa harus secara jelas tertera pada etiket kemasan.
6. Informasi terapi, biofarmasi, dan toksikologi harus tersedia untuk apoteker
atas permintaan.
7. Materi edukasi untuk penderita dan staf, yang penting untuk penggunaan
yang tepat dari sediaan obat harus tersedia secara rutin.
8. Atas permintaan, pemasok harus memberikan bukti dari setiap pernyataan
berkaitan dengan kemanjuran, keamanan dan keunggulan produknya.
9. Atas permintaan, pemasok harus memberikan tanpa biaya, suatu kuantitas
yang wajar dari produknya yang memungkinkan apoteker untuk mengevaluasi
sifat fisik, termasuk keelokan farmasetik (penampilan dan ketidakadaan
kerusakan atau cacat fisik) kemasan dan penandaan.