DRAFT

DINAS PU BINA MARGA PROVINSI JAWA TIMUR

PEKERJAAN SWAKELOLA

0
 ADMINSTRASI
PERENCANAAN, PELAKSANAAN
DAN PELAPORAN
DAFTAR ISI
A. PEDOMAN PELAKSANAAN SWAKELOLA
A.1. Prinsip Swakelola
A.2. Jenis-jenis Pekerjaan Swakelola
B. ORGANISASI SWAKELOLA
B.1. Struktur Organisasi
B.2. Uraian Tugas
B.3. Bagan Akhir Pekerjaan Swakelola
C. PROSEDUR PENGADAAN BAHAN
D. FORMAT PERENCANAAN, PELAKSANAAN DAN PELAPORAN
D.1. Kerangka Acuan Kerja (KAK) (Lampiran I)
D.2. Administrasi Dokumen Pelaksanaan (Lampiran II)
D.3. Laporan Akhir (Lampiran III)
E. PEDOMAN ANALISA PEKERJAAN SWAKELOLA DAN KETENTUAN

TEKNIS (Lampiran IV)

A. Pedoman Pelaksanaan Swakelola

A.1. Prinsip Swakelola

- Direncanakan, Dilaksanakan, Diawasi Sendiri :

- Menggunakan Pegawai Sendiri, Pegawai K/L/D/I lain, menggunakan
Tenaga ahli (Maksimal 50%).

1
 - Pembayaran Upah Tenaga Kerja dilakukan dengan cara harian
berdasarkan daftar hadir pekerja atau dengan cara upah borongan.
- Pembayaran bahan, alat, dilakukan berdasarkan kontrak pengadaan
barang.

A.2. Jenis Pekerjaan SWAKELOLA

Pekerjaan yang bertujuan untuk meningkatkan/ memanfaatkan kemampuan

teknis Sumber Daya Manusia sesuai Tugas Pokok dan Fungsi K/L/D/I.

Contoh : Bimbingan Teknis, WORKSHOP, dll.

- Pekerjaan yang operasi dan pemeliharaannya memerlukan partisipasi

langsung masyarakat setempat.
Contoh : Proyek – proyek padat karya (misal : pekerjaan
penanggulangan, darurat/ akibat bencana atau yang
memerlukan pengerahan tenaga banyak)

- Pekerjaan yang dilihat dari segi besaran, sifat, lokasi, atau

pembiayaannya tidak diminati Penyedia Jasa.
Contoh : Pemeliharaan rutin (misal : Perawatan selokan, babat
rumput, pemeliharaan bahu jalan, pelengkap dan pengaman
jalan dan jembatan.),

- Pekerjaan yang secara rinci/ detail tidak dapat dihitung/ ditentukan

terlebih dahulu, sehingga bila dikerjakan oleh Penyedia Jasa akan
menimbulkan resiko/ ketidak pastian yang besar.
Misal : Perbaikan retak – retak dan lubang – lubang yang
perkembangannya cepat.

B. Organisasi Swakelola

B.1. Struktur Organisasi Swakelola

PPK

2
 PP PPHP

Pelaksana Pelaksana Teknik BPP

Administrasi

Tim Persiapan Swakelola Tim Pelaksana Swakelola Tim Pengawas Swakelola

Staf Teknik Staf Teknik Staf Teknik

Penilik Jalan Penilik Jalan Staf Keuangan

............. .............. ..............

Catatan : Apabila ketersediaan SDM terbatas, maka anggota tim perencana

bisa merangkap sebagai anggota tim pelaksana, namun untuk tim
pengawas harus benar – benar terpisah (tidak boleh merangkap).

Keterangan : PP = Pejabat Pengadaan

PPHP = Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan
BPP = Bendahara Pengeluaran Pembantu

B.2. Uraian Tugas

Pelaksanaan
B.3.bahan,
Penyusunan
Mobilisasi Bagian Alur Pekerjaan Swakelola
KAK
tenaga kerja,
Latar
danBelakang
peralatan
No. dan
Maksud Staf Teknik
Tujuan Tim Persiapan Tim Pelaksana Tim Pengawas PPK
Pelaksanaan
Sasaran Review
pekerjaan
Rencana
Sumber
Membuat DanaKerja
Pelaporan : SK Tim
Survey
Penentuan
JadwalPengukuran
Rencana
(Perencana,
Penggunaan Sasaran
Jadwal
Pengawasan
Lapangan
Lapangan
Pelaksanaan
Pelaksana,
bahan RM 2
dan
Pelaksanaan
Gambar
Real B.Rencana
A.Bahan,
Pengawas)
Pejabat
Kebutuhan fisik
Administrasi & Kerja
Membuat
dan
LaporanKetentuan
Penyelesaian
Pemeriksa
Tekniskeuangan
Proses
Tenaga Akhir
RM
Teknis 1B.&A. Pemeriksanaan 100%
Pejabat 3
Keuangan
RM Pekerjaan
Pengadaan
Administrasi
3
Peralatan
Pengadaan
B.3.a. Tim Persiapan

Tugas utama tim persiapan adalah menyusun Kerangka Acuan Kerja.

Kerangka Acuan Kerja berisi :
 Uraian kegiatan meliputi Latar Belakang
- Latar Belakang
- Maksud dan Tujuan

4
 - Sasaran
- Sumber Pendanaan
 Jadwal Rencana Pelaksanaan Pekerjaan dalam bentuk barchart/ S. Curve
- Berupa Rencana Pelaksanaan Pekerjaan disertai rincian kebutuhan
volume maupun biaya bahan, tenaga, dan peralatan
- Dibreak down dalam bentuk rincian 3 bulanan dan bulanan
 Gambar Rencana Kerja dan Spesifikasi Teknis
- Layout (strip map)  drawing
- Pot, melintang (Typical)
- Didasarkan dari hasil survey penilik jalan (dalam bentuk RM1)
- Spesifikasi teknis yang harus dipedomani.
 Rencana Pengadaan dan Kebutuhan Tenaga Kerja
- Rencana pemaketan disesuaikan kebutuhan lapangan, didasarkan
pada strategi penanganan sepanjang tahun dan dihindari
pemecahan paket untuk menghindari lelang.
- Diumumkan melalui website dan papan pengumuman resmi.
Catatan : Contoh KAK terlampir...............................................(lampiran I)

B.3.b. Tim Pelaksana Swakelola

Tugas Tim Pelaksana :

1. Melakukan pengukuran lapangan untuk mengkaji ulang/ review gambar
rencana  product = Shop Drawing.
2. Melakukan kaji ulang jadwal pelaksanaan.
3. Mengajukan kebutuhan bahan, tenaga, dan peralatan (berdasarkan hasil
kaji ulang) kepada PPK untuk diproses oleh ULP/ Pejabat Pengadaan.
4. Setelah ada kontrak/ SPK mengadakan mobilisasi
- Bahan
- Tenaga
- Peralatan

5. Membuat laporan tentang :

- Penerimaan atau Penggunaan bahan, alat, dan tenaga (bulanan)
- Realisasi Fisik dan Keuangan
PPK melaporkan kepada PA/ KPA setiap bulan
6. Membuat laporan akhir tahun realisasi pekerjaan mengenai :

5
 - Struktur Organisasi Swakelola
 Pembagian Tugas
 Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab
 Pengkoordinasian pelaksanaan pekerjaan
- Kesesuaian gambar pelaksanaan terhadap gambar rencana kerja
(As Built Drawing), serta realisasi penggunaan bahan, alat dan
tenaga.
- Foto dokumentasi 0% dalam pelaksanaan, 100% diambil dari arah
yang sama.
7. Penyerahan Pekerjaan selesai 100% (per Pengadaan) dilengkapi dengan
RM 3. Berikut masukan dan rekomendasi apabila ada.
Catatan : Contoh Administrasi Dokumen Pelaksanaan terlampir (Lampiran II).

B.3.c. Tim Pengawasan Swakelola

1. Pengawasan Administrasi terhadap dokumentasi pelaksanaan dan
pelaporan.
2. Pengawasan Teknis.
3. Hasil pengawasan dibuat sebagai evaluasi mingguan dan dilaporkan
kepada PPK, berikut masukan dan apabila ada rekomendasi.
Catatan : untuk efektifitas pengawasan dilakukan secara melekat dimana tim
pengawas secara day to day mengikuti dan mengawasi proses
pelaksanaan (administrasi teknis) sebagai format – format
administrasi proses pelaksanaan bisa ditanda tangani bersama.

C. Prosedur Pengadaan Bahan

 Prosedur Pengadaan bahan mengikuti ketentuan Peraturan Presiden No. 16 tahun

2018 tentang Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah
 Periode pengadaan barang diatur dengan prinsip :
- Tidak memecah paket dalam rangka menghindari lelang.
- Mempertimbangkan kebutuhan waktu untuk penajaman sasaran dengan
survey detail dan proses administrasi pengadaan.
Maka periode pengadaan dilakukan per triwulan.
 Bahan campuran aspal untuk perawatan rutin perkerasan lentur secara Swakelola
adalah Campuran Aspal Panas (C.A.P) dengan satuan pembayaran ton, spesifikasi
teknik dan analisa pekerjaan disesuaikan dengan kebutuhan/ penggunaan di
lapangan.

6
D. Format Perencanaan, Pelaksanaan dan Pelaporan

1. Kerangka Acuan Kerja (KAK)

(Terlampir)

2. Administrasi Dokumen Pelaksanaan

(Terlampir)

3. Laporan Akhir
(Terlampir)

E. Pedoman Analisa Pekerjaan Swakelola dan Ketentuan Teknis

 Pedoman Analisa Harga Satuan Pekerjaan Swakelola terlampir.

 Ketentuan Teknis Pekerjaan Swakelola terlampir.
Catatan : (lampiran …)

LAMPIRAN I

KERANGKA ACUAN KERJA

( K.A.K )

7
KPA : .....
PPK : .....

KERANGKA ACUAN KERJA

( K.A.K )

Pekerjaan Swakelola Pejabat Pembuat Komitmen ..........

8
I. Uraian Kegiatan

a. Latar Belakang

Dalam menjalankan tugas pokok dan fungsi sebagai Pejabat Pembuat Komitmen,
Pejabat Pembuat Komitmen Wilayah ........... menjalankan kebijakan Dinas Pekerjaan
Umum Bina Marga dalam melaksanakan Pembinaan Jalan Provinsi antara lain
melakukan kegiatan, melaksanakan kegiatan Pemeliharaan Jalan dan Jembatan di
wilayah kerjanya.
Dalam melaksanakan pemeliharaan jalan dan jembatan tersebut ruas-ruas ataupun
bagian dari ruas-ruas jalan yang menurut kondisi dan sifat dari kerusakan yang ada tidak
efektif untuk di kontrakkan, dilaksanakan dengan cara swakelola.

b. Maksud dan Tujuan

Dengan penanganan secara swakelola kerusakan jalan bisa ditangani dengan cepat
secara terus menerus sepanjang tahun.
Sehingga pelayanan terhadap pengguna jalan akan terjaga, penanganan kerusakan
jalan dengan cara swakelola juga bertujuan sebagai upaya menghindari perkembangan
kerusakan jalan agar tidak menjadi lebih parah yang akan menimbulkan biaya perbaikan
yang lebih besar.
Disamping itu pekerjaan swakelola bisa memanfaatkan sumber daya manusia dan
peralatan yang ada di wilayah Pejabat Pembuat Komitmen.

c. Sasaran

Sasaran pekerjaan swakelola adalah ruas jalan dan jembatan di wilayah

PPK ............ sebagai berikut :

 Jalan:
Ruas-ruas jalan di lingkungan PPK ....... sepanjang .....KM dengan penanganan :
1. Penutupan lubang;
2. Perawatan rumija, bahu jalan;
3. Perawatan bangunan pengaman dan bangunan pelengkap;
dst.

 Jembatan :
Perawatan jembatan .... buah, dengan penanganan :
1. Perawatan bangunan atas;

9
 Contoh : Pengecatan railing, penambalan lantai, perbaikan expantion joint,
dsb.

2. Perawatan bangunan bawah;

Contoh : Pembersihan barang hanyutan, menutup retakan bangunan bawah/
pengaman, dsb.

3. dst.

d. Sumber Pendanaan :

Pekerjaan rutin dengan cara swakelola ini didanai dari APBD tahun anggaran 20....
melalui DIPDA No. ..........., tanggal .......... sebesar Rp. ............

II. Jadwal Rencana Pelaksanaan Pekerjaan

(Terlampir)

III. Gambar Rencana Kerja

(Terlampir)

IV. Ketentuan Teknis

(Terlampir)

V. Rencana Pengadaan, Kebutuhan Tenaga Kerja dan Peralatan

Perencanaan pengadaan dan kebutuhan tenaga kerja serta peralatan untuk tiap-
tiap ruas jalan atau wilayah kerja direncanakan terhadap keperluan triwulan.
Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah dilakukan dengan mengikuti ketentuan
Peraturan Presiden No. 16 tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah

……………………., …………………………. 20…..

Menyetujui,
Di buat oleh
Pejabat Pembuat Komitmen
Tim Perencana
Wilayah ........................

( )
( )
Nip. ...........................
Nip. ...........................

10
 PETA
WILAYAH KERJA
PPK ................

11
12
13
14
 KETENTUAN TEKNIS
PEKERJAAN SWAKELOLA

CONTOH :
PEKERJAAN TUTUP LUBANG/ PATCHING DENGAN CAMPURAN ASPAL PANAS

- Bahan :
 Campuran aspal panas hasil produksi dari Asphalt Mixing Plant (AMP).
 Didukung dengan Job Mix Formula (JMF) dari AMP yang sesuai.

- Pelaksanaan :
a. Peralatan yang digunakan :
1. Jack Hammer;
2. Dump Truck;
3. Pemadat (Baby roller min. 500 Kg);
4. Truck Crane/Pick Up;
5. Alat Bantu.

b. Cara Pelaksanaan :
1. Bagian yang akan diperbaiki dibentuk persegi dengan garis potong minimal 10cm
dari garis tepi terluar lubang, dindingnya tegak dan dasarnya rata, dibersihkan
dan dalam keadaan kering;
2. Semprotkan Tack Coat ke permukaan lapisan dasar dan dinding-dinding lubang
hingga merata;
3. Material campuran aspal panas dihampar dengan sekop dan dipadatkan dengan
Baby roller, permukaan hasil penutupan lubang harus rata dengan permukaan
lama;
4. Lalu lintas dibuka setelah campuran aspal panas dalam keadaan sudah dingin;

15
 LAMPIRAN II

ADMINISTRASI
DOKUMEN PELAKSANAAN

KPA : .....
PPK : .....

16
TUGAS TIM PELAKSANA
1. Melakukan pengukuran dan kaji ulang (review) Gambar Rencana.
2. Melakukan kaji ulang jadwal Pelaksanaan.
3. Mengajukan kebutuhan Bahan, Tenaga, dan Peralatan.
4. Memobilisasi Bahan, Tenaga, dan Peralatan.
5. Membuat Laporan berkala meliputi :
- Penerimaan dan penggunaan bahan, alat, dan tenaga;
- Realisasi Fisik dan Keuangan.
6. Membuat Laporan Akhir.
7. Penyerahan akhir Pekerjaan.

17
18
19
20
21
22
 LAMPIRAN III

LAPORAN AKHIR

23
KPA : .....
PPK : .....
DAFTAR ISI :
I. STRUKTUR ORGANISASI SWAKELOLA
a. Pembagian Tugas
b. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab.
c. Pengkoordinasian Pelaksanaan Pekerjaan.

II. a : Gambar Terlaksana

b : Realisasi Penggunaan Bahan, Alat dan Tenaga.

III. Foto Dokumentasi :

PPK
…………………………..

PP PPHP

I.Pelaksana
STRUKTUR
Teknis ORGANISASI SWAKELOLA
Pelaksana Adm. Bendahara Peng. Pemb.
Berdasarkan SK PPK. …………… No. ……………. Tanggal. ……………..
(Nama) (Nama)
(Nama)

Tim Perencana Tim Pelaksana Tim Pengawas

1. 1. 1.

2. 2. 2.
3. 3.
3.
24
A. Tugas Tim :

 Tim Perencana.

Menyusun KAK terdiri dari :

1. Uraian Kegiatan
2. Jadwal Rencana Pelaksanaan
3. Gambar Rencana Kerja dan Spesifikasi

25
 4. Rencana Pengadaan dan Kebutuhan Tenaga Kerja

 Tim Pelaksana.

1. Melakukan Review Gambar Rencana.

2. Melakukan Kaji Ulang Jadwal Pelaksanaan
3. Mengajukan Kebutuhan Bahan, Tenaga, dan Peralatan
4. Memobilisasi bahan, tenaga, dan peralatan
5. Membuat Laporan Berkala Meliputi :
- Penerimaan dan Penggunaan bahan, alat dan tenaga
- Realisasi Fisik dan Keuangan
6. Membuat Laporan Akhir
7. Penyerahan Akhir Pekerjaan

 Tim Pengawas.

1. Melakukan pengawasan administrasi

2. Melakukan pengawasan teknis meliputi
- Realisasi pengadaan, penggunaan dan sisa bahan
- Realisasi penggunaan peralatan
- Kesesuaian penggunaan tenaga kerja terhadap rencana
- Cara pembayaran hasil pekerjaan
3. Membuat Evalusi Mingguan berikut masukan dan rekomendasi bila ada.

B. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab

 Tim Perencana, Tim Pelaksana dan Tim Pengawas bertanggung jawab langsung
kepada PPK.
 Setiap tim dibantu anggota tim.
 Dalam setiap langkah pelaksanaan tugas, harus disetujui PPK.

C. Koordinasi Pelaksanaan Pekerjaan

 Dalam pelaksanaan tugas utama (Penyiapan KAK) tim perencana dibantu penilik jalan.
 Untuk effisiensi penilik jalan yang sama bisa diperbantukan kepada Tim Pelaksana,
utamanya untuk pengukuran lapangan guna kajian rencana (review).

26
  Untuk effisiensi kerja, setiap langkah kegiatan Tim Pelaksanaan diawasi oleh Tim
Pengawas, termasuk laporan Tim Pelaksana ke PPK harus telah diperiksa Tim
Pengawas.

C.1.A. PROSES PENGADAAN

PPK
3
5

2 4

Pejabat
Pengadaan

Tim Perencana 1 Tim Pelaksana

Pengawas
(Rencana Kebutuhan u, b,p) (Review Rencana Kebutuhan u, b, p)

Mo
b

4.a 7
5.a
3
PPK PPTK
Pelaksanaa
n
BPKA
4.b 5.b
Bendahara D
Keterangan : 6.b
1. KAK Pengeluaran 6.a

PPHP Usulan untuk proses pengadaan

2. 8
7.b
3. Perintah proses pengadaan BANK
4. Hasil pengadaan Bendahara
5. Perjanjian / SPK Pengeluaran
1
6, 7 Proses pelaksanaan Pembantu
7.a
9
Tim Pelaksana

2 Pelaksana Pembayaran Pembayaran

C.1.B. Proses Pembayaran Laporan Berkala TIM PENGAWAS

Laporan Pekerjaan
Selesai

Laporan Akhir 27
Keterangan :
1. Laporan Pekerjaan Selesai (ditanda tangani Tim Pelaksana dan Tim
Pengawas).
2. Tembusan (1)
3. Laporan Pekerjaan Selesai yang sudah diperiksa PPHP.
4.a, 5.a, 6.a, 7.a Proses Pembayaran LS.
4.b, 5.b, 6.b, 7.b, 8, 9 Proses Pembayaran GU.

28
29
30
III. FOTO DOKUMENTASI.

31