PEDOMAN

DUTY OFFICER

RUMAH SAKIT HARAPAN MULIA

JL. Raya Cibarusah No. 5, Kebon Kopi, Cibarusah Jaya, Cibarusah, Bekasi – Jawa Barat 17340
Telp: ( 021 )8995 2340 Fax. : ( 021 ) 8995 2460 Email : rshm_cbr@yahoo.co
 DUTY OFFICER (DUTY MANAGER)
RS HARAPAN MULIA

1. PENDAHULUAN
Rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan
pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan
Rawat inap, Rawat jalan dan IGD. ( No. 340/MENKES/PER/III/2010 ).
Rumah sakit adalah sarana pelayanan kesehatan yang didirikan dan dikembangkan
sesuai dengan kebutuhan masyarakat, khususnya pasien dan keluarga selama terus-
menerus (24 jam). Tujuan utama pelayanan rumah sakit adalah memberikan pelayanan
berkualitas untuk memenuhi kebutuhan dasar pasien dan keluarga. Sedangkan disisi
lain kebutuhan alat maupun fasilitas dan kesiap siagaan dari petugas yang ada dalam
rumah sakit menjadi unsur utama dalam tercapainya tujuan tersebut.
Untuk menghasilkan pelayanan yang berkualitas diperlukan sumber-sumber yang
memadai antara lain sumber daya manusia, standar pelayanan termasuk standar
praktek profesi dan fasilitas. Sumber- sumber yang tersedia dimanfaatkan sebaik-
baiknya agar berdaya guna sehingga tercapai kualitas yang tinggi dengan biaya yang
efektif dan efisien.
Di dalam Rumah Sakit Harapan Mulia melalui pengawasan dan pengendalian
kegiatan pelayanan dan operasional merupakan tanggung jawab dan tugas dari Direktur
atau General Manager. Sedangkan Direktur, General Manager merupakan jabatan
struktural yang bertugas pada pagi hari saja, sedangkan untuk pengawasan dan
pengendalian sore, malam dan hari libur tidak ada. Untuk mempertahankan pelayanan
dan mengetahui keadaan rumah sakit pada waktu sore, malam dan hari libur
dibutuhkan seorang petugas pengganti Direktur atau General Manager, yang nantinya
petugas tersebut mampu mengawasi dan mengendalikan serta mengetahui keadaan
serta kondisi rumah sakit yang berhubungan dengan pelayanan dan operasional rumah
sakit.

2. MAKSUD DAN TUJUAN

Duty Officer ( DO ) atau Duty Manager di RS HARAPAN MULIA bertujuan untuk:
a. Terlaksananya upaya pengawasan pelaksanaan operasional RS.
b. Mempermudah dan memperlancar pelayanan di rumah sakit
c. Mengetahui keadaan dan kondisi rumah sakit selama 24 jam
 d. Mendukung tercapainya kepuasan pelanggan (customer satisfaction)
3. PEDOMAN PELKSANAAN MANAGER ON DUTY (DUTY MANAGER)
a. Pengertian
Konsep Duty Officer ( DO ) atau Duty Manager adalah seseorang yang
ditugaskan oleh pimpinan rumah sakit untuk menjadi manager operasional dan
sebagai perwakilan pada operasional pada saat jam perkantoran dan administrasi
rumah sakit sudah selesai. DO adalah orang yang ditugaskan untuk menangani
setiap permasalahan pada saat manajemen atau Manager tidak melakukan tugas
pada jam tersebut. DO bertugas pada saat pagi hari jika hari libur dan sore hari s/d
jam 22 malam.

b. Persyaratan
Adapun persyaratan Duty Officer ( DO ) atau Duty Manager adalah sebagai berikut :
1) Petugas yang menguasai tentang aturan dan peraturan rumah sakit
2) Pendidikan dan pengalaman dipelayanan baik medis maupun non medis
3) Petugas yang di tugaskan bukan hanya petugas medis (perawat dan bidan)
tetapi petugas non medis maupun penunjang yang terpilih dan telah dilihat serta
dinilai oleh management.
4) Pengalaman sebagai karyawan Rumah sakit Harapan Mulia
5) Memiliki kemampuan memimpin, Managerial dan Komunikasi Efektif
6) Mempunyai kredibilitas sebagai perwakilan Rumah sakit, atau menangani setiap
permasalahan, atau sebagai sumber informasi bagi orang yang membutuhkan
informasi.
7) Bersedia menjadi petugas Duty Officer ( DO ) atau Duty Manager

c. Sistem Pendelegasian Tugas

1) Petugas Duty Officer ( DO ) atau Duty Manager bertanggung jawab kepada
Direktur dan GM
2) Mewakili Direktur dan Pejabat struktural waktu
 Pagi ( jika hari libur ) Pukul 10.00 s/d 15.00 wib
 Sore Pukul 17.00 s/d 22. Wib
 Malam hari dilimpahkan kepada dokter jaga IGD
3) Bertugas mengkooordinasikan kegiatan operasional dirumah sakit
 4) Sebagai perwakilan rumah sakit untuk memberikan informasi, menangani
keluhan konsumen dan menangani permasalahan yang terjadi pada saat jam
tugasnya.

d. Uraian Tugas Duty Manager

1) Mengawasi kelengkapan tenaga pada setiap unit berdasarkan jadwal dinas
diruangan / unit masing-masing
2) Mengupayakan pemenuhan kebutuhan tenaga diruangan/ unit secara insidentil
3) Mengupayakan kelengkapan peralatan, fasilitas, dan dan obat-obatan
diruangan/ unit yang membutuhkan, khususnya kebutuhan darurat.
4) Melaksanakan kunjungan keliling keseluruh ruang/ unit pelayanan agar tujuan
dan standar pelayanan tetap terjamin.
5) Memberikan bimbingan dan arahan kepada tenaga/ karyawan dalam
melaksanakan tugasnya, sesuai kebijakan yang berlaku.
6) Membantu penanggungjawab shift diruangan/ unit dalam memecahkan masalah
yang timbul, sehubungan dengan kegiatan pelayanan dan operasional rumah
sakit.
7) Memelihara hubungan kerjasama dengan petugas, pasien, dan keluarga pasien
8) Mengelola dan mengkoordinasikan semua SDM (sumber daya manusia,
terutama yang berdinas saat itu ) pada pelayanan pasien mulai masuk sampai
keluar rumah sakit. Sehingga yang namanya duty officer di RS HARAPAN
MULIA itu tidak boleh tidak tahu keadaan seisi rumah sakit pada saat dia
berdinas
9) Sebagai perwakilan rumah sakit untuk memberikan informasi, menangani
keluhan konsumen dan menangani permasalahan yang terjadi pada saat jam
tugasnya.
10) Mewakili manajemen untuk mengontrol kegiatan seluruh karyawan dan klien di
rumah sakit , pada saat jam dia bertugas.
11) Membantu pengunjung/ pasien yang membutuhkan informasi dan
persyaratan jaminan dalam pelayanan
12) Menangani complain dari customer sehingga keluhan pelanggan dapat
langsung diatasi (mendapatkan solusi secepatnya) sehingga RS. Harapan Mulia
benar-benar komitment dalam mengutamakan customer .
 13) Mengkoordinasi semua perawat yang siap on call. Jadi semua SDM siap
dipanggil bila memang dibutuhkan, terutama saat emergency (gawat-darurat).
14) Sebagai perwakilan perusahaan ( Humas ) untuk memberikan informasi,
menangani keluhan konsumen dan menangani permasalahan yang terjadi pada
saat jam tugasnya. Mewakili manajemen untuk mengontrol kegiatan seluruh
karyawan di perusahaan, pada saat jam dia bertugas. Bertanggung jawab
sepenuhnya dalam setiap pengambilan keputusan yang dilakukan olehnya pada
saat jam dia bertugas, karena pada saat itu dia diwewenangkan oleh
perusahaan untuk mengambil keputusan yang telah di serahkan kepadanya.
15) Bertanggung jawab atas hal-hal yang meliputi kegiatan operasional yang
berhubungan secara langsung dengan tamu dan memastikan bahwa semua
kegiatan itu berjalan secara berkesinambungan dengan baik
16) Menangani kesulitan / complaint pelangan
17) Menangani dan mencari solusi dalam masalah operasional di lingkungan RS
18) Membuat laporan mengenai kegiatan, keadaan rumah sakit, serta peristiwa
penting yang terjadi pada sore/ malam/ hari libur, untuk di sampaikan kepada
pimpinan Rumah Sakit
19) Menghadiri rapat yang diadakan oleh jajaran direksi dan pejabat struktural

e. Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan dari kegiatan sebagai dutty Officer didokumentasikan pada laporan Duty
Officer meliputi :
1) Nama Petugas Duty Manager
2) Tanggal, Shift dan jam
3) Kesimpulan Hasil Kunjungan pada setiap Ruangan/ Unit yang dikunjunggi
4) Nama petugas jaga
5) Tulis petugas jaga dinas di ruangan/ unit, apakah petugas yang jaga sesuai
dengan jadwal dinas atau tidak.
6) Keluhan / Permasalahan Pasien atau pelanggan yang terjadi
7) Pasien pulang/ refer/ Rujuk/ meninggal
8) Permasalahan Operasional pada Ruangan/ Unit yang terjadi
9) Jumlah total pasien
 Petugas Duty Manager melaporkan kegiatan yang dilakukan pada pagi hari kepada
GM dan mendokumentasikan evaluasi perbaikan yang harus dilakukan pada hari
burikutnya sehingga permasalahan tidak terulang kembali.

f. Jadwal dinas
1) Jadwal dinas petugas Duty Officer dibuat oleh HRD mengetahui Kepala GA
2) Jadwal dinas petugas Duty Officer diedarkan pada setiap unit pelayanan atau
langsung diberikan masing-masing Kepala Ruangan / Unit
3) Petugas DO hanya ada di pagi , sore hari di luar jam office hours
4) Petugas DO pada malam hari di limpahkan ke dokter jaga IGD
5) Kepala Ruangan/ Unit membuat jadwal dinas ruangan/ Unit dengan mengacu
pada jadwal dinas petugas Duty Manager yang telah dibuat untuk menentukan
shift staf dibawah tanggung jawabnya yang menjadi petugas Duty Manager.
6) Tukar dinas petugas Duty manager / DO hanya berlaku antara petugas Duty
Officer dan sepengetahuan HRD
g. Sanksi
1) Bila petugas Duty Manager tidak bertugas tanpa memberitahukan kepada HRD
akan ditindak lanjuti dengan pemanggilan kepada yang bersangkutan.
2) Pemanggilan dilakukan sebagai bukti pelanggaran ( adanya bukti tertulis).
3) Pemanggilan pertama adanya peringatan lisan pertama berlaku sampai 3 kali,
bila terjadi keempat kalinya akan diteruskan kepada pihak HRD untuk
mendapatkan SP (Surat Peringatan) I dan seterusnya.
h. Kebijakan lain
1) Pengunduran diri atau cuti sebagai petugas Duty manager dilakukan bila yang
bersangkutan dalam kondisi sakit dan memerlukan istirahat dengan
menunjukkan bukti sakit / istirahat dari tim medis RS.
2) Adanya permohonan pengunduran diri/ cuti sebagai petugas Duty manager
kepada HRD yang nantinya diteruskan kepada Direktur untuk mendapatkan
tindak lanjut dari hasil permohonan.
3) Bila petugas Duty manager tidak bisa jaga maka wajib mencarikan pengganti
4) Pemberitahuan tidak bisa jaga sebagai Putugas Duty Manager satu hari
sebelumnya.
i. Tunjangan jabatan petugas Duty Officer / Duty Manager
Pimpinan management sangat berkomitmen dan mendukung diadakannya program
tersebut sebagai bukti dukungan tersebut management memberikan tunjangan
khusus kepada petugas yang terpilih yang akan mengemban tugas.
Nominal yang akan diberikan Rp. 80.000 /sekali dinas untuk dinas pagi jika hari libur
dan sore hari. Dan untuk dinas malam yang didelegakikan kepada dokter jaga igd
sebesar Rp. 50.000

4. PENUTUP
Demikian panduan Duty Officer ( DO ) atau Duty Manager kami buat, semoga
pedoman ini dapat dipakai sebagai acuan kerja dan bermanfaat bagi pelayanan di
Rumah Sakit Harapan Mulia Pedoman ini kami buat yang pertama, untuk itu kritik
dan saran sangat kami harapkan guna perbaikan dimasa yang akan datang.
JADWAL DINAS PETUGAS Duty Officer ( DO ) atau Duty Manager RS HARAPAN MULIA