LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN KEARSIPAN

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF DAN INAKTIF DI KANTOR

IMIGRASI KELAS I TPI PANGKAL PINANG

DIKLAT ARSIPARIS TINGKAT TERAMPIL

ANGKATAN III TAHUN 2017
 BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Sebagai tindak lanjut dari pelaksanaan Diklat Arsiparis Tingkat Terampil
Angkatan III yang dilaksanakan pada tanggal 22 Oktober 2017 sampai
dengan 21 Nopember 2017 di Hotel Amarossa Bogor, Jalan Otto
Iskandardinata No. 84 Baranangsiang, Jawa Timur, Kota Bogor, Jawa Barat,
maka peserta diklat diwajibkan untuk melakukan magang di unit
kerja/instansi masing – masing mulai tanggal 27 November 2017 sampai
dengan 31 Januari 2018. Melalui magang tersebut diharapkan peserta mampu
mempraktekan ilmu, pengetahuan dan ketrampilan dalam hal pengarsipan
yang diperoleh selama diklat di kelas ke dalam praktek pengelolaan arsip di
instansinya sesuai kaidah yang berlaku.
Penyelenggaraan kearsipan yang dilaksanakan dengan baik dan benar
sesuai dengan kaidah yang ada akan menghadirkan manfaat yang besar bagi
instansi. Ketersediaan arsip yang utuh, autentik, dan terpercaya pada setiap
Lembaga Negara, Pemerintah Daerah Provinsi, Pemerintah Daerah
Kabupaten/Kota, Perguruan Tinggi Negeri (PTN), Badan Usaha Milik
Negara (BUMN), dan Badan Usaha Milik Daerah (BUMD) akan memberikan
dukungan nyata bagi pelaksanaan kegiatan organisasi utamanya untuk
kemanfaatan penilaian kinerja, pertanggungjawaban kinerja, pelayanan
public, serta penyediaan alat bukti bagi kepentingan lain.
Pada kenyataannya penyelenggaraan kearsipan di Indonesia sampai saat
ini belum semuanya dapat berjalan sesuai dengan Peraturan Undang –
Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan sehingga tujuan
penyelenggaraan kearsipan belum dapat dicapai dengan optimal.
Untuk mendukung keberhasilan dalam penyelenggaraan kearsipan
dengan menunjang ketersediaan SDM Kearsipan/Arsiparis yang memadai
baik dari sisi kualitas maupun kuantitas serta memenuhi tuntutan Reformasi
Birokrasi dan kebutuhan manajemen di Instansi, maka pendidikan dan
 pelatihan pegawai merupakan salah satu cara pengembangan kompetensi,
yang merupakan salah satu wujud nyata dalam rangka pengembangan SDM
Kearsipan.

B. MAKSUD DAN TUJUAN

1. Maksud
Maksud dari Kegiatan Praktek Kerja Lapangan untuk Jabatan
Fungsional Arsiparis Tingkat Terampil adalah untuk mencapai
persyaratan kompetensi arsiparis dalam menduduki jabatan fungsional
arsiparis sesuai dengan ketentuan perundang – undangan, memiliki
pengetahuan, keterampilan dan sikap perilaku kerja SDM kearsipan
secara professional sebagai pengelola arsip yang dapat bekerja sesuai
dengan etika kearsipan serta memberikan kontribusi kepada organisasi
untuk mencapai efektifitas dan efisiensi kerja.

2. Tujuan
Kegiatan Praktek Kerja Lapangan untuk Jabatan Fungsional Arsiparis
Tingkat Terampil:
1. Melatih peserta diklat agar mampu mengaplikasikan teori yang
diterima di kelas ke dalam praktek kearsipan di lapang/instansi.
2. Memberikan gambaran dan pengalaman kepada peserta diklat tentang
jenis kegiatan kearsipan di instansi
3. Memberikan gambaran peserta diklat tentang jenis kegiatan kearsipan
yang dapat diajukan dalam penilaian jabatan fungsional arsiparis.

C. RUANG LINGKUP
Kegiatan Praktek Kerja Lapangan untuk Jabatan Fungsional Arsiparis
Tingkat Terampil dilaksanakan pada tanggal 22 Oktober 2017 sampai dengan
21 November 2017, bertempat di Sub. Bagian Umum Badan Kesatuan
Bangsa dan Politik Provinsi Bengkulu.
D. PELAKSANAAN
1. Dasar Pelaksanaan
 Surat Panggilan peserta Diklat Arsiparis Terampil Angkatan III dari
Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor: B-DL.01.00/2729/2019
Tanggal 16 Oktober 2017 Perihal Pemanggilan Peserta Diklat
Pengangkatan Jabatan Fungsional Arsiparis Tingkat Terampil
Angkatan III di Hotel Amarossa Bogor, Jalan Otto Iskandardinata
No.84, Baranangsiang, Bogor Timur, Kota Bogor, Jawa Barat, atas
nama: Tiara Sudarma, A.Md
 Surat Perintah Tugas dari Kepala Badan Kesatuan Bangsa dan Politik
Provinsi Bengkulu Nomor: 090/505/KESBANGPOL/2017 tanggal 18
Oktober 2017 Perihal mengikuti Diklat Pengangkatan Jabatan
Fungsional Arsiparis Tingkat Terampil Angkatan III Tahun 2017 di
Hotel Amarossa Bogor, Jalan Otto Iskandardinata No.84,
Baranangsiang, Bogor Timur, Kota Bogor, Jawa Barat, atas nama:
Tiara Sudarma, A.Md
 Surat Pengembalian Peserta Diklat Arsiparis Terampil Angkatan III
dari Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor: B-
DL.01/00/3216/2017 tanggal 20 November 2017, Perihal Penugasan
Magang Peserta Diklat Arsiparis Terampil Angkatan III pada instansi
masing-masing dan Penyusunan Laporan Magang, mulai tanggal 27
November 2017 s.d 31 Januari 2018 atas nama: Tiara Sudarma, A.Md
 Surat Perintah Magang dari Kepala Badan Kesatuan Bangsa dan
Politik Provinsi Bengkulu Nomor: 090/584/KESBANGPOL/2017
tanggal 27 November 2017, perihal Surat Perintah Magang / PKL
(Praktek Kerja Lapangan) di Sub. Bagian Umum Badang Kesatuan
Bangsa dan Politik Provinsi Bengkulu
2. Waktu
Pelaksanaan magang dimulai tanggal 27 November 2017 s/d 31
Januari 2018, dan dilaksanakan oleh:
Nama :
 Pangkat/Golongan :
NIP :
3. Tempat Pelaksanaan
Pelaksanaan magang dilaksanakan di Bagian Tata Usaha Kantor
Imigrasi Kelas I TPI Pangkal Pinang yang beralamat di Jalan
Pembangunan Nomor 1 Padang Harapan Kota Bengkulu.
 BAB II
DESKRIPSI ORGANISASI

A. Tugas, Fungsi dan Struktur Kantor Imigrasi Kelas I TPI Pangkal Pinang
1. Tugas
Kantor Imigrasi yang selanjutnya disebut dengan Kantor Imigrasi
adalah unit pelaksana teknis di bawah Direktorat Jenderal Imigrasi
yang menjalankan fungsi keimigrasian di daerah kabupaten, kota, atau
kecamatan
2. Fungsi
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2,
Kanim menyelenggarakan fungsi:
a. penyusunan rencana dan program di bidang keimigrasian;
b. pelaksanaan tugas keimigrasian di bidang pelayanan dokumen
perjalanan;
c. pelaksanaan tugas keimigrasian di bidang pemeriksaan
keimigrasian;
d. pelaksanaan tugas keimigrasian di bidang pelayanan izin tinggal
dan status keimigrasian;
e. pelaksanaan tugas keimigrasian di bidang pengawasan dan intelijen
keimigrasian;
f. pelaksanaan tugas keimigrasian di bidang penindakan
keimigrasian;
g. pelaksanaan tugas keimigrasian di bidang sistem dan teknologi
informasi keimigrasian;
h. pelaksanaan tugas keimigrasian di bidang informasi dan
komunikasi publik keimigrasian;
i. pelaksanaan administrasi kepegawaian, keuangan, persuratan,
barang milik negara, dan rumah tangga; dan
 j. pelaksanaan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan tugas
keimigrasian.
3. Struktur Organisasi Kantor Imigrasi Kelas I TPI Pangkal Pinang
 Data Pegawai
No. Pegawai Jumlah
1. Pegawai Negeri Sipil (PNS)
2. Pegawai Honorer

 Bagian/Bidang yang ada di Kantor Imigrasi Kelas I TPI Pangkal

Pinang
No. Bidang/Bagian
1. Bagian Tata Usaha
2. Bidang Teknologi Informasi Dan Komunikasi Keimigrasian
3. Bidang Izin Tinggal Dan Status Keimigrasian
4. Bidang Lalu Lintas Keimigrasian
5. Bidang Intelijen Dan Penindakan Keimigrasian

4. Visi dan Misi

Visi ; Masyarakat Memperoleh Keastian Hukum
Misi : Melindungi Hak Asasi Manusia

5. Motto : Ramah dan Pasti

6. Janji Layanan :
- Kepastian Persyaratan
- Kepastian Biaya
- Kepastian Waktu Penyelesaian
 STRUKTUR ORGANISASI
KANTOR IMIGRASI KELAS I TPI PANGKAL PINANG
KEPALA
KANTOR IMIGRASI

KASUBAG
TATA USAHA

KAUR KAUR KAUR

UMUM KEUANGAN KEPEGAWAIAN

SEKSI SEKSI SEKSI

SEKSI
IZIN TINGGAL DAN STATUS TEKNOLOGI INFORMASI DAN INTELIJEN DAN PENINDAKAN
LALU LINTAS KEIMIGRASIAN
KEIMIGRASIAN KOMUNIKASI KEIMIGRASIAN KEIMIGRASIAN

SUB SEKSI SUB SEKSI

SUB SEKSI SUB SEKSI
PELAYANAN DOKUMEN TEKMOLOGI INFORMASI
IZIN TINGGAL KEIMIGRASIAN INTELIJEN KEIMIGRASIAN
PERJALANAN KEIMIGRASIAN

SUB SEKSI
SUB SEKSI SUB SEKSI INFORMASI DAN KOMUNIKASI SUB SEKSI
PEMERIKSA KEIMIGRASIAN STATUS KEIMIGRASIAN KEIMIGRASIAN PENINDAKAN KEIMIGRASIAN

KELOMPOK
JABATAN
FUNGSIONAL
Kepala Kantor membawahi:
1. Bagian Tata Usaha
a. Tugas Pokok
Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melaksanakan
penyusunan rencana program dan anggaran, pengelolaan
keuangan, barang milik negara, sumber daya manusia,
administrasi umum, pengawasan dan pengendalian internal
serta evaluasi dan pelaporan di bidang administrasi
kepegawaian, keuangan, persuratan, barang milik negara, dan
rumah tangga.
b. Fungsi
- penyusunan rencana program, anggaran, evaluasi dan
pelaporan;
- pelaksanaan dan pengendalian internal;
- pengelolaan urusan keuangan dan barang milik negara;
- pengelolaan sumber daya manusia, tata usaha, dan rumah
tangga.
c. Sub Bagian
Bagian Tata Usaha terdiri atas:
- Subbagian Kepegawaian dan Umum
Subbagian Kepegawaian dan Umum mempunyai tugas
melakukan penyiapan pengelolaan sumber daya manusia,
tata usaha, dan rumah tangga, barang milik negara,
pengendalian internal, dan evaluasi serta pelaporan kegiatan
Kanim.
- Subbagian Keuangan.
Subbagian Keuangan mempunyai tugas melakukan
penyiapan penyusunan rencana program dan anggaran,
pengelolaan urusan keuangan,dan evaluasi serta pelaporan
di bidang keuangan.
2. Bidang Dokumen Perjalanan dan Izin Tinggal Keimigrasian
a. Tugas Pokok
Bidang Dokumen Perjalanan dan Izin Tinggal Keimigrasian
mempunyai tugas melaksanakan pelayanan dokumen
perjalanan, izin tinggal, dan status keimigrasian.
b. Fungsi
- penyusunan rencana, evaluasi, dan pelaporan di bidang
dokumen perjalanan dan izin tinggal keimigrasian;
- pelaksanaan pelayanan paspor;
- pelayanan surat perjalanan laksana paspor bagi orang asing;
- pelayanan pas lintas batas;
- pelayanan izin tinggal;
- pemeriksaan, penelaahan, dan penyelesaian alih status
keimigrasian;
- pelayanan izin masuk kembali;
- penelaahan status keimigrasian dan kewarganegaraan
dalam rangka penerbitan surat keterangan keimigrasian;
- pelayanan surat keterangan keimigrasian;
- pelayanan bukti pendaftaran anak berkewarganegaraan
ganda.
c. Sub Seksi
Bidang Dokumen Perjalanan dan Izin Tinggal Keimigrasian
terdiri atas:
- Seksi Dokumen Perjalanan
Seksi Dokumen Perjalanan mempunyai tugas melakukan
penyiapan penyusunan rencana, pelaksanaan,
pengoordinasian, evaluasi dan pelaporan di bidang
pelayanan paspor biasa, surat perjalanan laksana paspor
bagi orang asing, dan pas lintas batas.
- Seksi Izin Tinggal Keimigrasian.
 Seksi Izin Tinggal Keimigrasian mempunyai tugas
melakukan penyiapan penyusunan rencana, pelaksanaan,
pengoordinasian, evaluasi dan pelaporan di bidang
pelayanan izin tinggal, izin masuk kembali, surat
keterangan keimigrasian, bukti pendaftaran anak
berkewarganegaraan ganda, penyiapan pemeriksaan,
penelaahan, dan penyelesaian alih status keimigrasian, dan
penelaahan status keimigrasian dan kewarganegaraan untuk
penerbitan surat keterangan keimigrasian.
3. Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi Keimigrasian
a. Tugas Pokok
Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi Keimigrasian
mempunyai tugas melaksanakan pemanfaatan, pemeliharaan,
dan pengamanan sistem teknologi informasi dan komunikasi
keimigrasian.
b. Fungsi
- penyusunan rencana dan pelaporan di bidang pemanfaatan,
pemeliharaan, dan pengamanan system teknologi dan
informasi keimigrasian;
- pengumpulan, pengolahan, dan penyajian data
keimigrasian;
- pemeliharaan dan pengamanan sistem teknologi dan
informasi keimigrasian;
- penyiapan dan pengelolaan informasi dan komunikasi
publik keimigrasian;
- pelaksanaan hubungan masyarakat dan kerjasama antar
instansi.
c. Sub Seksi
Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi Keimigrasian
terdiri atas:
- Seksi Teknologi Informasi Keimigrasian
 Seksi Teknologi Informasi Keimigrasian mempunyai tugas
melakukan penyiapan penyusunan rencana, pelaksanaan,
pengoordinasian, evaluasi dan pelaporan di bidang
pemanfaatan, pemeliharaan, dan pengamanan sistem
danteknologi informasi keimigrasian.
- Seksi Informasi dan Komunikasi Keimigrasian.
Seksi Informasi dan Komunikasi Keimigrasian mempunyai
tugas melakukan penyiapan penyusunan rencana,
pelaksanaan, pengoordinasian, evaluasi dan pelaporan di
bidang pengumpulan, pengolahan, dan penyajian data
keimigrasian, pengelolaan informasi dan komunikasi
keimigrasian, pelaksanaan hubungan masyarakat, dan
kerjasama antar instansi.
4. Bidang Intelijen dan Penindakan Keimigrasian
a. Tugas Pokok
Bidang Intelijen dan Penindakan Keimigrasian mempunyai
tugas melaksanakan penyiapan pelaksanaan, pengawasan,
intelijen dan penindakan keimigrasian.
b. Fungsi
- penyusunan rencana, evaluasi, dan pelaporan di bidang
intelijen, pengawasan, dan penindakan keimigrasian;
- pelaksanaan kerja sama intelijen dan pengawasan
keimigrasian;
- pelaksanaan dan pengoordinasian penyelidikan intelijen
keimigrasian;
- penyajian informasi produk intelijen;
- pengamanan personil, dokumen keimigrasian, perizinan,
kantor, dan instalasi vital keimigrasian;
- penyidikan tindak pidana keimigrasian;
- pelaksanaan tindakan administratif keimigrasian;
- pelaksanaan pemulangan orang asing.
 c. Sub Seksi
Bidang Intelijen dan Penindakan Keimigrasian, terdiri atas:
- Seksi Intelijen Keimigrasian
Seksi Intelijen Keimigrasian mempunyai tugas melakukan
penyiapan penyusunan rencana, pelaksanaan,
pengoordinasian, evaluasi dan pelaporan di bidang
pengawasan keimigrasian, kerja sama intelijen
keimigrasian, penyelidikan intelijen keimigrasian,
penyajian informasi produk intelijen, pengamanan personil,
dokumen keimigrasian, perizinan, kantor, dan instalasi vital
keimigrasian.
- Seksi Penindakan Keimigrasian.
Seksi Penindakan Keimigrasian mempunyai tugas
melakukan penyiapan penyusunan rencana, pelaksanaan,
pengoordinasian, evaluasi dan pelaporan di bidang
penyidikan tindak pidana keimigrasian, tindakan
administratif keimigrasian, dan pemulangan orang asing.
5. Bidang Tempat Pemeriksaan Imigrasi
a. Tugas Pokok
Bidang Tempat Pemeriksaan Imigrasi mempunyai tugas
melaksanakan pengoordinasian, pengawasan, evaluasi, dan
pelaporan perlintasan keimigrasian.
b. Fungsi
- penyusunan rencana, pengoordinasian, pengawasan,
evaluasi, dan pelaporan perlintasan keimigrasian;
- pemeriksaan dokumen keimigrasian;
- pemberian tanda masuk dan tanda keluar;
- penolakan pemberian tanda masuk dan tanda keluar.
c. Sub Seksi
Bidang Tempat Pemeriksaan Imigrasi terdiri atas:
- Seksi Pemeriksaan I;
 Seksi Pemeriksaan I mempunyai tugas melakukan
penyusunan rencana, pelaksanaan, pengoordinasian,
evaluasi dan pelaporan di bidang pemeriksaan dokumen
perjalanan dan dokumen keimigrasian, pemberian tanda
masuk dan tanda keluar, penolakan pemberian tanda masuk
dan tanda keluar terhadap setiap orang yang masuk atau
keluar wilayah Indonesia berdasarkan peraturan perundang-
undangan pada unit kerjanya.
- Seksi Pemeriksaan II;
Seksi Pemeriksaan II mempunyai tugas melakukan
penyusunan rencana, pelaksanaan, pengoordinasian,
evaluasi dan pelaporan di bidang pemeriksaan dokumen
perjalanan dan dokumen keimigrasian, pemberian tanda
masuk dan tanda keluar, penolakan pemberian tanda masuk
dan tanda keluar terhadap setiap orang yang masuk atau
keluar wilayah Indonesia berdasarkan peraturan perundang-
undangan pada unit kerjanya.
- Seksi Pemeriksaan III;
Seksi Pemeriksaan III mempunyai tugas melakukan
penyusunan rencana, pelaksanaan, pengoordinasian,
evaluasi dan pelaporan di bidang pemeriksaan dokumen
perjalanan dan dokumen keimigrasian, pemberian tanda
masuk dan tanda keluar, penolakan pemberian tanda masuk
dan tanda keluar terhadap setiap orang yang masuk atau
keluar wilayah Indonesia berdasarkan peraturan perundang-
undangan pada unit kerjanya.
- Seksi Pemeriksaan IV
Seksi Pemeriksaan IV mempunyai tugas melakukan
penyusunan rencana, pelaksanaan, pengoordinasian,
evaluasi dan pelaporan di bidang pemeriksaan dokumen
perjalanan dan dokumen keimigrasian, pemberian tanda
 masuk dan tanda keluar, penolakan pemberian tanda masuk
dan tanda keluar terhadap setiap orang yang masuk atau
keluar wilayah Indonesia berdasarkan peraturan perundang-
undangan pada unit kerjanya

BAB III
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

A. SISTEM PENGOLAHAN ARSIP

Arsip menurut UU No. 43 Tahun 2009 adalah rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga
Negara, Pemerintah Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi
Politik, Organisasi Kemasyarakatan Perserorangan dalam melaksanakan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Tahapan pengelolaan
arsip meliputi:
1. Penciptaan Arsip
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penciptaan arsip antara lain:
a. Pembuatan dan penerimaan arsip dilaksanakan berdasarkan klasifikasi
arsip untuk mengelompokkan arsip sebagai satu keutuhan informasi
terhadap arsip yang dibuat dan diterima.
b. Pembuatan dan penerimaan arsip dilaksanakan berdasarkan klasifikasi
keamanan dan akses arsip dinamis untuk menentukan keterbukaan atau
kerahasiaan arsip dalam rangka penggunaan arsip dan informasinya
sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
c. Pembuatan arsip harus diregistrasi. Arsip yang sudah diregistrasi
didistribusikan kepada pihak yang berhak secara cepat dan tepat
waktu, lengkap serta aman. Yang dimaksud “registrasi” adalah
tindakan pencatatan terhadap penciptaan arsip yang merupakan bagian
dari tahapan kegiatan pengurusan surat.
d. Pendistribusian harus diikuti dengan tindakan pengendalian. Yang
dimaksud dengan “tindakan pengendalian” adalah pencatatan yang
dilakukan untuk mengetahui posisi dan tindak lanjut dari arsip yang
telah didistribusikan.
e. Pencatatan pada saat penciptaan arsip dilakukan oleh unit pengolah
dan unit kearsipan sesuai kewenangan baik denanga sarana manual
maupun elektronik. Tindakan pengendalian merupakan bagian tahapan
dari kegiatan pengurusan surat.
f. Penerimaan arsip dianggap sah setelah diterima oleh petugas atau
pihak yang berhak menerima. Yang dimaksud dengan “penerimaan
arsip yang dianggap sah” adalah penerimaan arsip oleh petugas atau
pihak yang berhak menerima yang ditandai dengan bukti penerimaan
dan diregistrasi sesuai dengan teknologi informasi dan komunikasi.
g. Penerimaan arsip harus diregistrasi oleh pihak yang menerima. Arsip
yang diterima sebagaimana didistribusikan kepada unit pengolah
diikuti dengan tindakan pengendalian.
h. Kegiatan registrasi dalam pembuatan dan penerimaan arsip harus
didokumentasikan oleh unit pengolah dan unit kearsipan.
i. Unit pengolah dan unit kearsipan wajib memelihara dan menyimpan
dokumentasi pembuatan dan penerimaan arsip.
j. Pembuatan dan penerimaan arsip harus dijaga autentisitasnya
berdasarkan tata naskah dinas.
k. Tanggung jawab terhadap autentisitas arsip yang dibuat dibuktikan
dengan cara pemberian tanda tangan atau paraf oleh pejabat yang
berwenang.
l. Unit pengolah bertanggungjawab terhadap autensitas arsip yang
diciptakan.
m. Yang dimaksud dengan dokumentasi pembuatan, dan penerimaan arsip
adalah buku agenda dan catatan pengendalian pembuatan dan
penerimaan arsip.
n. Asas pengurusan surat masuk (penerimaan surat masuk) dan surat
keluar (pembuatan surat) ditentukan oleh pencipta arsip yang
bersangkutan.
Asas pengelolaan surat adalah menentukan kebijakan
pengorganisasian kegiatan pengelolaan surat secara baku pada suatu
instansi. Pengelolaan arsip sebenarnya telah mulai sejak suatu surat
(naskah/warkat) dibuat atau diterima oleh suatu organisasi perusahaan
sampai kemudian ditetapkan untuk disimpan, selanjutnya disusutkan
(retensi), dan dimusnahkan. Oleh karena itu didalam kearsipan
terkandung unsur-unsur kegiatan penerimaan, penyimpanan,
penemuan kembali dan penyusutan arsip. Untuk keperluan
pengelolaan arsip ada beberapa pilihan asas pengelolaan arsip yang
dapat diterapkan sesuai dengan tipe organisasi perusahaan yang
bersangkutan, antara lain:
 Asas Sentralisasi
Asas sentralisasi adalah pengendalian kegiatan pengurusan
surat/arsip baik surat masuk maupun surat keluar, sepenuhnya
dibebankan dan dipertanggungjawabkan secara terpusat pada suatu
organisasi yang disebut unit kearsipan. Jadi dengan kata lain unit
kearsipan adalah satuan kerja yang kegiatan pokoknya meliputi
pengendalian dan pengurusan surat/arsip. Sedangkan unit kerja
adalah satuan kerja tertentu yang menangani suatu bidang dalam
suatu organisasi. Dengan asas sentralisasi ini, maka:
 - Penerimaan dan pengiriman surat, penggolongan serta
pengendalian dan penyimpanan surat dilaksanakan sepenuhnya
oleh unit kearsipan.
- Surat masuk yang diterima oleh unit pengolah harus
disampaikan terlebih dahulu kepada unit kearsipan dan baru
boleh diterima oleh unit pengolah setelah dilakukan pencatatan
oleh unit kearsipan sesuai dengan tugasnya.
- Penggunaan sarana pencatatan sudah lebih efisien baik kartu
kendali maupun lembar pengantar, karena cukup dengan
rangkap dua.
Asas sentralisasi ini akan berjalan dengan baik lancar apabila
memenuhi kriteria sebagai berikut:
- Organisasi masih kecil dan telah memiliki program manajemen
kearsipan yang mantap.
- Adanya jaminan kerahasiaan arsip, khususnya yang terkait
dengan kebijakan arsip rahasia, termasuk arsip personil.
Seringkali konsep sentralisasi ditolak oleh para pengguna
karena khawatir kerahasiaan informasi tidak terjamin,
khususnya yang terkait dengan arsip kepegawaian dan
keuangan.
- Kondisi lingkungan gedung tidak terpisah-pisah (saling
berdekatan)
 Asas Desentralisasi
Asas desentralisasi adalah pengendalian kegiatan pengelolaan
surat/arsip, baik surat masuk maupun surat keluar sepenuhnya
dilaksanakan oleh masing-masing unit kerja dalam suatu
organisasi. Masing-masing unit kerja dalam organisasi
melaksanakan dan mempertanggungjawabkan pengelolaan
surat/arsipnya dari penerimaan, pencatatan, sampai dengan
pengiriman surat. Dengan asas desentralisasi ini maka:
 - Pengelolaan, pengarahan, dan pengendalian surat dilaksanakan
sepenuhnya oleh unit pengolah.
- Fungsi dan wewenang unit kearsipan terbatas pada penerimaan
dan pengelolaan serta penyimpanan arsip inaktif.
- Penggunaan sarana pencatatan surat baik kartu kendali maupun
lembar pengantar.
 Asas Desentralisasi Terkendali (Gabungan)
Asas ini merupakan gabungan dari system sentralisasi dan
desentralisasi yaitu masing-masing unit kerja dapat melaksanakan
pengelolaan suratnya sendiri-sendiri, namun pengendaliannya
dilakukan secara terpusat. Asas ini bertujuan meningkatkan
kelebihan dari suatu asas dan meminimalkan kekurangannya.
Dalam asas ini terdapat dua tempat pengelolaan arsip yaitu unit
kearsipan di pusat mengelola arsip inaktif, dan unit kerja
(pengolah) yang mengelola arsip aktif.
System pengelolaan arsip yang dilakukan di Kantor Imigrasi
Kelas I TPI Pangkal Pinang yaitu:
a. Pengurusan surat masuk/keluar, dilakukan secara sentralisasi
dikelola oleh Sub Bagian Umum dikendalikan dengan sarana
pengendalian yang berupa lembar disposisi, juga agenda surat
masuk dan agenda surat keluar, sarana dalam pengelolaan surat
adalah ordner dan almari arsip.
b. Pengelolaan arsip aktif, dilakukan secara desentralisasi
penataannya dilakukan berdasarkan pola klasifikasi dan
kronologis, belum menggunakan tunjuk silang bagi arsip yang
mempunyai lebih dari satu masalah, sarana dalam pengelolaan
arsip aktif adalah ordner dan almari arsip.
2. Penggunaan dan Pemeliharaan Arsip
Tahap kedua dalam pengelolaan arsip adalah penggunaan dan
pemeliharaan yang kegiatannya meliputi:
a. Pemberkasan arsip aktif
 Pemberkasan (Minna., M. Johnson, 1982) adalah penempatan
bahan-bahan (arsip-arsip) kedalam tempat penyimpanan, biasanya
sebuah folder, menurut suatu rencana yang meliputi proses pemberian
indeks, pengkodean, pengaturan dan penyimpanan surat-surat, kartu,
kertas dan semua bentuk arsip lainnya secara sistematis sehingga cepat
ditemukan ketika diperlukan.
Sistem penataan berkas pada dasarnya dapat menggunakan:
 Pemberkasan Alphabetis yaitu metode penyimpanan dan
penemuan kembali arsip berdasarkan alphabet (kode huruf)
 Pemberkasan Numerik yaitu metode penyimpanan dan penemuan
kembali dengan menggunakan pengenal “nomor” atau angka
sebagai kode.
 Pemberkasan alfa-numerik yaitu metode penyimpanan dan
penemuan kembali arsip dengan menggunakan kode gabungan
huruf dan angka.
b. Penataan dan Penyimpanan Arsip Inaktif
Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah
menurun. Sistem pengelolaan arsip inaktif adalah cara atau metode
menerima, menyimpan, mengaktualisasikan dan menemukan kembali
arsip inaktif yang disimpan yang didasarkan pada prinsip-prinsip
efektivitas, efisiensi, dan keamanan yang didukung oleh sumber daya
manusia yang berkualitas, kelembagaan yang mantap, dan sarana serta
prasarana yang memadai.
Tujuan pengelolaan arsip inaktif adalah mampu menyediakan arsip
yang benar, pada waktu yang cepat dan untuk orang yang tepat, serta
dengan biaya yang seefisien mungkin.
Penataan dan penyimpanan arsip inaktif memiliki prosedur yang
secara umum hamper sama dengan prosedur penyimpanan arsip aktif,
yaitu:
 Pemeriksaan
 Pemeriksaan adalah kegiatan kontrol awal yang harus
dilaksanakan dalam rangka akan menyimpan arsip. Pertama perlu
di cek, apakah arsip tersebut benar-benar telah inaktif, kemudian
diperiksa pula kelengkapan setiap series arsipnya.
 Pendeskripsian
Kegiatan ini harus dilaksanakan untuk menguji kebenaran
deskripsi arsip yang telah dilaksanakan oleh arsiparis di central
file. Kegiatan deskripsi yang demikian, akan menghasilkan suatu
tunjuk silang, karena arsip dari unit yang satu berkaitan dengan
arsip unit lainnya.
 Sortir
Sortir dalam kegiatan penyimpanan arsip inaktif dilakukan
untuk mengelompokkan antara arsip dengan non arsip, kelompok
series arsip yang satu dengan kelompok lain, berdasarkan urut
kode nomor dan lain-lain, sehingga akan memudahkan dalam
rangka memasukkan arsip ke dalam boks atau menata boks dalam
rak.
 Penataan arsip dan boks
Setelah semua arsip ke dalam bosk dan boks arsip tersebut
diberi nomor sesuai dengan nomor urut atau lokasi
penyimpanannya, maka langkah berikutnya adalah menata boks
dalam rak. Penataan boks dalam rak arsip sangat tergantung pada
system penerimaan boks yang digunakan. Sedangkan system
penomoran boks sangat bergantung pada ruang dan alat
simpannya.
 Pembuatan daftar arsip
Daftar arsip adalah suatu istilah untuk penamaan finding aids
(alat bantu penemuan arsip). Daftar arsip memuat kolom-kolom
yang berisi: nomor, kode, series dan deskripsi arsip, tahun, jalan
masuk, nomor boks, retensi dan keterangan.
3. Penyusutan Arsip
Menurut Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
pada pasal 1 butir 23 yang dimaksud dengan penyusutan arsip adalah
kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif
dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak
memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga
kearsipan. Penyusutan arsip dilakukan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip
(JRA) dan dilakukan sebagai bagain dari pengelolaan arsip dinamis.
Penyusutan arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip meliputi beberapa
prosedur sebagai berikut:
a. Pemindahan arsip
Pemindahan arsip inaktif dari central file yang berada di unit-unit
pengolah/unit kerja merupakan yang harus dilaksanakan dalam
kegiatan pengelolaan arsip inaktif di suatu organisasi. Langkah-
langkah yang harus dilalui dalam kegiatan pemindahan arsip inaktif
adalah:
 Menentukan kapan suatu arsip dapat dipindah:
Kegiatan ini lebih banyak terkait dengan masalah arsip dan
kebijaksanaan pimpinan, yang sebenarnya telah dituangkan dalam
suatu jadwal (biasanya dalam Jadwal Retensi Arsip) yang memuat
periode pemindahan suatu arsip secara kontinyu.
 Menentukan arsip yang akan dipindah: berdasarkan jadwal retensi
arsip yang ada, sehingga arsiparis di central file cukup menyeleksi
arsip yang akan dipindahkan berdasarkan jadwal tersebut. Hasil
dari penyeleksian ini akan berupa daftar arsip yang akan
dipindahkan, yang seyogyanya disampaikan ke pimpinan untuk
memperoleh persetujuan.
 Menyiapkan arsip yang akan dipindahkan: arsiparis perlu
menyiapkan formulir atau daftar dengan kolom-kolom yang lebih
kurang memuat keterangan tentang nama series arsip, deskripsinya,
tahun, retensi, dan nomor boks. Arsip yang telah didaftar dan
 diinventarisir tersebut kemudian ditata didalam boks dengan
ketentuan tetap mempertahankan penatanaan aslinya. Bos yang
telah berisi arsip diberi nomor sebagai label yang nomor ini harus
sesuai dengan formulir deskripsi atau daftarnya.
 Penyiapan ruang simpan
 Penerimaan arsip: arsip yang diterima harus diperiksa lebih dahulu
kelengkapannya, kondisinya, kesesuaian dengan daftarnya dan
lain-lain sehingga tidak menimbulkan kesalahpahaman di waktu
mendatang.
b. Pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna
Dalam melakukan pemusnahan arsip perlu dibentuk Tim/Panitia
Pemusnahan Arsip. Panitia terdiri dari: unit kerja kearsipan, unit kerja
substantive, dan unit kerja hukum/perundang-undangan. Tahapan
pekerjaannya yaitu dengan cara:
 Melakukan pemeriksaan: Jadwal Retensi Arsip yang ada.
Perhatikan setiap series arsip dan keterangan/nasib akhir yang
menyatakan musnah (lihat kolom keterangan pada JRA)
 Melakukan pendaftaran arsip, sebagai hasil pemeriksaan (DPA
usulan musnah). Lakukan control dengan peraturan atau ketentuan
lain yang terkait dengan arsip yang akan dimusnahkan. Perhatikan
mungkin ada kasus tertentu yang terkait dengan arsip yang akan
dimusnahkan.
 Mintakan persetujuan dari pimpinan instansi terhadap usul musnah
arsip tersebut. Setelah mendapat persetujuan selanjutnya dibuatkan
Daftar Pertelaan Arsip yang akan dimusnahkan.
 Pelaksanaan: pemusnahan arsip ditetapkan oleh instansi dengan
mengeluarkan surat keputusan tentang pemusnahan arsip
selanjutnya dilakukan pemusnahan secara tuntas sampai benar-
benar hilang informasinya.
 Buatlah Berita Acara Pemusnahan Arsip yang berisi: keterangan
hari, tanggal, bulan, tahun, dan tempat pemusnahan. Tanda tangan
 petugas yang melaksanakan pemusnahan, sertakan Daftar Pertelaan
Arsip yang dimusnahkan.
c. Penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan
Penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan dilakukan bila arsip
tersebut memang benar-benar memiliki nilai guna kesejarahan, telah
habis retensinya dan berketarangan dipermanenkan sesuai JRA
pencipta arsip.

B. ORGANISASI KEARSIPAN
Kebijakan dan pembinaan kegiatan kearsipan pada Kantor Imigrasi Kelas I
TPI Pangkal Pinang diselenggarakan oleh subbagian umum. Kegiatan
penyelenggaraan kearsipannya meliputi:
1. Pengurusan surat masuk dan keluar;
2. Penyimpanan arsip;
Sedangkan fungsi kearsipan terdiri dari:
1. Penerimaan surat: petugas yang melakukan penerimaan surat masuk
2. Pengarah: petugas yang menentukan pengarahan/fungsi pengolah surat
3. Pencatat: petugas yang melakukan pencatatan surat masuk dan surat keluar
4. Pengarsip: petugas yang melaksanakan penyimpanan dan pemeliharaan
arsip
5. Pengirim: petugas yang melakukan pengiriman surat keluar
6. Arsiparis: seseorang yang memiliki kompetensi dibidang kearsipan yang
diperoleh melalui pendidikan formal/pelatihan kearsipan serta mempunyai
fungsi, tugas dan tanggungjawab melaksanakan kegiatan kearsipan

C. SARANA DAN PRASARANA KEARSIPAN

Berdasarkan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
pasal 7 huruf f, pasal 31 dan pasal 32 ayat (1) dan (2) menetapkan bahwa:
1. Penetapan kebijakan kearsipan nasional sebagaimana dimaksud pasal 6
ayat (5) meliputi bidang Prasarana dan Sarana (Pasal 7 huruf f);
2. Pemerintah mengembangkan prasarana dan sarana kearsipan sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 7 huruf f dengan mengatur standar kualitas dan
spesifikasi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan (Pasal
31);
3. Pencipta arsip dan lembaga kearsipan menyediakan prasarana dan sarana
kearsipan sesuai dengan standar kearsipan untuk pengelolaan arsip
sebagaimana dimaksud dalam pasal 9 ayat (1) (Pasal 32 ayat 1);
4. Prasarana dan sarana kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat 1
dimanfaatkan dan dikembangkan sesuai dengan kemajuan teknologi
informasi dan komunikasi (pasal 32 ayat 2).
Dari pengertian tersebut diatas tampak bahwa pemenuhan sarana prasarana
merupakan hal yang wajib untuk dipenuhi dalam rangka mewujudkan
pengelolaan kearsipan yang baik.
Sarana penyimpanan arsip yang digunakan oleh Kantor Imigrasi Kelas I
TPI Pangkal Pinang adalah:
 Ordner
 Almari Arsip untuk menyimpan arsip berupa arsip tentang peraturan-
peraturan terkait
 Folder (Map) yang dipergunakan sebagai tempat penyimpanan lembaran
surat/arsip sesuai dengan subyek/masalah
 Pengelolaan Arsip Aktif
Dalam proses pengelolaan arsip aktif di Bagian Ketatausahaan adalah
berupa arsip kepegawaian, Surat Masuk dan Keluar, dilakukan dengan
menggunakan metode kurun waktu sehingga penempatan keseluruhan
file/arsip di urutkan berdasarkan urut waktu
 Penyimpanan arsip inaktif
Sedangkan pengelolaan arsip inaktif masih kurang diperhatikan
dengan baik, karena belum adanya JRA di Kantor Imigrasi Kelas I TPI
Pangkal Pinang sehingga selama ini arsip yang sudah turun nilai
gunanya/inaktif hanya ditata dalam map ordner bukan dalam boks dan
 diletakkan digudang yang hanya diikat per map sesuai dengan
subyek/masalah.

D. SUMBER DAYA KEARSIPAN

Kantor Imigrasi Kelas I TPI Pangkal Pinang memiliki pegawai sebanyak
61 orang, dimana keseluruhan pegawai adalah dari Jabatan Fungsional
Tertentu dan Umum. Namun, hingga saat ini untuk jabatan fungsional tertentu
(Arsiparis) belum ada.

BAB IV
PELAKSANAAN KEGIATAN KEARSIPAN

A. PENGURUSAN SURAT DINAS

Dalam pelaksanaan pengendalian naskah dinas surat masuk kegiatan yang
dilakukan meliputi: kegiatan penerimaan, pengarahan, pencatatan,
pengendalian dan penyimpanan.
System pencatatan arsip yang digunakan oleh Kantor Imigrasi Kelas I TPI
Pangkal Pinang adalah dengan menggunakan buku agenda keluar masuk,
lembar disposisi, sedangkan untuk penyimpanannya menggunakan map
ordner yang berdasarkan pokok klasifikasi pertahunnya, yang pada tiap-tiap
ordner juga dicantumkan nama dari file dan tahun, hal ini hanya untuk
mempermudah dan mempercepat pencarian data apabila sewaktu-waktu
diperlukan.
 Adapun cara pengurusan surat masuk yang digunakan oleh Kantor
Imigrasi Kelas I TPI Pangkal Pinang adalah:
 Petugas menerima surat di Sub Bagian Umum memeriksa, meneliti
kebenaran alamat yang dituju.
 Surat dibuka dan di catata di buku agenda surat masuk serta memberi dan
mengisi lembar disposisi.
 Surat masuk setelah dicatata di buku agenda surat masuk di teruskan ke
Sekretaris untuk diparaf
 Surat masuk yang telah diparaf oleh sekretaris kemudian diteruskan ke
agendaris untuk dicatata ulang pada buku agenda
 Surat masuk yang diteruskan ke agednaris diteruskan ke Kepala Kantor
Imigrasi
 Surat masuk yang telah diterima Kepala Kantor Imigrasi kemudaian
didisposisi ke bidang-bidang sesuai dengan tupoksi bidang.
 Setelah surat didisposisi oleh Kepala Kantor Imigrasi, maka surat
dikembalikan ke sub bagian umum dan perlengkapan untuk diarahkan ke
bidang sesuai dengan disposisi kepala kantor.
Sedangkan tata cara penanganan surat keluar pada Kantor Imigrasi Kelas I
TPI Pangkal Pinang dalam hal ini di Sub bagian umum (tempat pelaksanaan
magang) adalah sebagai berikut:
 Ka. Sub. Bagian umum membuat konsep surat keluar dengan dilampirkan
surat pengantar sesuai dengan perintah yang disurat masuk kemudian
diketik dan dibubuhi parah oleh Ka. Sub. Bagian Umum, selanjtunya
diteruskan ke Sekretaris untuk di paraf, kemudian diteruskan ke Kepala
Kantor untuk ditandatangani. Surat yang telah ditandatangani oleh Kepala
Kantor diteruskan ke bagian pencatatan pada sub bagian umum untuk
diberikan nomor surat keluar. Surat keluar dikirim sesuai alamat yang
dituju dengan membawa buku ekspedisi.
 Buku ekspedisi
 Sebagai sarana untuk memberikan informasi atas surat yang sudah
dikirim maka pengirim surat wajib membawa buku ekspedisi hal ini untuk
mengetahui surat tersebut sudah sampai ditujuan ataukah belum.

B. PEMBERKASAN ARSIP AKTIF

Menurut Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009, arsip aktif adalah arsip
yang frekuensi penggunanannya tinggi, dimana arsip aktif ini masih
diperlukan oleh unit kerja. Dari definisi tersebut dapat ditarik kesimpulan
bahwa arsip aktif mengandung unsur-unsur sebagai berikut:
1. Informasi yang terekam berkaitan dengan kegiatan organisasi
2. Sering digunakan untuk mendukung kegiatan organisasi
3. Disimpan dan dikelola oleh unit asal (unit kerja pencipta arsip)
Oleh karena arsip aktif merupakan bagian/unsure penting dalam
mendukung kelancaran pekerjaan, mendukung proses pengambilan keputusan
maka arsip aktif harus selalu siap sedia saat diperlukan, dengan demikian hal
yang terpenting dalam hal ini adalah kecepatan, ketepatan penemuan kembali
(retrieval) arsip saat diperlukan.
Dalam manajemen arsip aktif pada Kantor Imigrasi Kelas I TPI Pangkal
Pinang pengelolaannya dilakukan berdasarkan dengan jenis surat dan
disimpan berdasarkan jenis surat diletakkan dalam odner. Untuk itu mulai
dilakukan kegiatan pemberkasan arsip aktif berdasarkan asas desentralisasi
prosedur penataannya berdasarkan kode klasifikasi, dan dibeberapa unit-unit
kerja penatanaanya berdasarkan gabungan dari kode klasifikasi dan system
pemberkasan berdasarkan kronologis selain menggunakan map odner dalam
penyimpanan arsip. Kegiatan yang dilakukan dalam pemberkasan arsip aktif
yaitu:
 Menentukan kode klasifikasi pada arsip yang menunjukkan isi informasi
dalam arsip berupa masalah atau subjeknya.
 Memilah arsip dan mengelompokkan berdasarkan klasifikasinya.
 Memberi kode dan indeks pada sekat primer, sekunder dan tersier
 Membuat daftar berkas arsip aktif dan daftar isi berkas arsip aktif
  Menaruh arsip ke dalam odner dan dipunggung odner diberi kode
klasifikasi untuk memudahkan pencarian arsip.

C. PEMBERKASAN ARSIP INAKTIF

Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya untuk
penyelenggaraan administrasi sudah menurun. Pusat arsip (dinamis) adalah
tempat penyimpanan arsip inaktif, atau sering disebut Record Center. Arsip
inaktif dapat dimanfaatkan secara maksimal sebagai referensi atau sumber
informasi organisasi.
Dalam Manajemen arsip inaktif di Kantor Imigrasi Kelas I TPI Pangkal
Pinang pengelolaannya belum dilakukan dengan baik dikarenakan belum
adanya pedoman Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan Kantor Imigrasi Kelas I
TPI Pangkal Pinang sehingga tidak dapat diketahui apakah arsip masih aktif
atau sudah inaktif. Tempat penyimpanan arsip yang sudah lama pada Kantor
Imigrasi Kelas I TPI Pangkal Pinang belum tertata dengan baik. Arsip yang
sudah lama belum dikelola berdasarkan ketentuan, masih diletakkan pada
suatu ruangan karena belum adanya record center.
Dalam praktek magang ini arsip inaktif yang dilakukan penataan adalah
berkas arsip tahun 2016. Kegiatan yang dilakukan dalam pemberkasan arsip
inaktif yaitu:
 Mendata arsip inaktif yang akan dikelola
 Memilah arsip
 Membuat daftar berkas arsip inaktif dan daftar isi berkas arsip inaktif
 BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan
1. Pengelolaan Kearsipan di Kantor Imigrasi Kelas I TPI Pangkal Pinang
belum sesuai dengan standar pengelolaan arsip yang baku dan masih
belum sesuai dengan kaidah-kaidah pengelolaan arsip yang baik, dimana
asas pengelolaan arsip dinamis masih belum berpedoman pada Undang-
undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, seperti
pengelompokkan arsip selama ini belum sesuai dengan klasifikasi arsip
yang ada di Lingkungan Kantor Imigrasi Kelas I TPI Pangkal Pinang.
Penomoran surat belum sesuai dengan pedoman klasifikasi persuratan.
2. SDM Arsiparis dan Petugas Kearsipan di Kantor Imigrasi Kelas I TPI
Pangkal Pinang belum ada sehingga belum ada yang mengelola arsip
dengan baik dan benar
 3. Sarana dan prasarana kearsipan yang ada di Kantor Imigrasi Kelas I TPI
Pangkal Pinang belum memadai.

B. Saran
1. Pengelolaan Kearsipan di Kantor Imigrasi Kelas I TPI Pangkal Pinang
hendaknya sesuai dengan standar pengelolaan arsip yang baku dan sesuai
dengan kaidah-kaidah pengelolaan arsip yang baik. Dimana asas
pengelolaan arsip dinamis masih belum berpedoman pada Undang-undang
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, seperti pengelompokkan arsip
berdasarkan dengan pedoman klasifikasi yang ada di Lingkungan Kantor
Imigrasi Kelas I TPI Pangkal Pinang. Penomoran surat juga hendaknya
disesuaikan dengan pedoman klasifikasi persuratan.
2. Kantor Imigrasi Kelas I TPI Pangkal Pinang hendaknya memiliki
Arsiparis dan Petugas Kearsipan agar arsip dapat dikelola dengan lebih
baik lagi.
3. Kantor Imigrasi Kelas I TPI Pangkal Pinang hendaknya memiliki sarana
dan prasarana yang cukup agar pengelolaan kearsipan menjadi lebih
mudah.
 BAB VI
PENUTUP

Sasaran dari Kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) untuk Jabatan

Fungsional Arsiparis Terampil adalah untuk mencapai persyaratan kompetensi
arsiparis dalam menduduki jabatan fungsional arsiparis sesuai dengan ketentuan
perundang-undangan, memberikan pengetahuan, keterampilan dan sikap perilaku
kerja Sumber Daya Manusia (SDM) Kearsipan secara professional sebagai
pengelola arsip pada Kantor Imigrasi Kelas I TPI Pangkal Pinang. Adapun rincian
sasaran dalam Kegiatan Praktek Kerja Lapangan untuk Jabatan Fungsional
Arsiparis Terampil adalah implementasi dari Pendidikan dan Pelatihan Jabatan
Fungsional Arsiparis Terampil sehingga diperoleh Arsiparis dengan karakter
sebagai berikut:
 Menjadi Arsiparis Terampil yang dapat mengelola dokumen sesuai ketentuan
dan kompetensi ANRI
 Dapat mengelola arsip secara andal, sistematis, utuh, menyeluruh serta sesuai
dengan Norma, Standar, Prosedur dan Kriteria (NSPK) yang dapat
dipertanggungjawabkan
 Dapat mendukung terciptanya instrument pengelolaan arsip
 Memahami proses penyusutan arsip sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip
 Memahami proses akuisisi atau pengembangan khasanah arsip dengan
Lembaga Kearsipan
 Memahami proses dan mampu bekerjasama dengan Pejabat Pengelola
Informasi dan Dokumentasi (PPID) dalam rangka mendukung Keterbukaan
Informasi Publik (KIP).
 DAFTAR PUSTAKA

Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-
undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
ANRI, 2015, Modul Pengantar Kearsipan, Jakarta: Pusdiklat Kearsipan ANRI.
ANRI, 2015, Modul Pengelolaan Arsip Aktif, Jakarta: Pusdiklat Kearsipan ANRI.
ANRI, 2015, Modul Pengelolaan Arsip Inaktif, Jakarta: Pusdiklat Kearsipan
ANRI.
ANRI, 2015, Modul Pengantar Pengelolaan Arsip Dinamis, Jakarta: Pusdiklat
Kearsipan ANRI.