PENGUMPULAN, PENYIMPANAN

DAN PENCARIAN KEMBALI

(RETRIEVING) DATA
No Dokumen : /SOP/ADM
/PHR/I/2018
SOP No. Revisi : 00
Tanggal Terbit : Januari 2018
Halaman : 1/2
UPTD
PUSKESMAS dr.Intan Noberta S
NIP197804142003122005
HUTARAKYAT
1. Pengertian Pengumpulan, penyimpanan dan pencarian kembali (retrieving) data
adalah serangkaian proses yang dilakukan dalam mengumpulkan data-
data yang dibutuhkan oleh Puskesmas, tata cara penyimpanannya serta
cara penarian kembali (retrieving) data apabila dibutuhkan.
2. Tujuan Sebagai acuan dalam pengumpulan, penyimpanan dan pencarian
kembali (retrieving) data sehingga tersedia informasi untuk
pengambilan keputusan dalam rangka peningkatan pelayanan
maupun pengembangan program-program kesehatan sesuai dengan
kebutuhan masyarakat.
3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas Hutarakyat nomor: /SK/I/ADM/PHR/I/2018
tentang Ketersediaan Data Dan Informasi Di UPTD Puskesmas
Hutarakyat.
4. Referensi 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tentang
Kesehatan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009
Nomor 144, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 5063);
2. Peraturan Menteri dalam negeriNomor 78 tahun 2012 tentang tata
kearsipan di lingkungan kementerian dalam negeri dan pemerintahan
daerah;
3. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 75 Tahun 2014 Tentang Pusat
Kesehatan Masyarakat;
4. Peraturan Bupati Dairi Nomor 30 Tahun tentang Pedoman
Penyusutan Arsip di Lingkungan Pemerintahan Kabupaten Dairi;
5. Prosedur/ 1. Pengumpulan data dan Penyimpanan Data
Data-data dikumpulkan menjadi satu sesuai dengan kebutuhan :
langkah-langkah
a. Data wilayah kerja, demografi, budaya dan kebiasaan masyarakat
diambil dari kecamatan sidikalang dalam angka 2016 dan
disimpan lemari dokumen di ruangan administrasi kantor
b. data pola penyakit terbanyak dan survailens epidemiologi diambil
dari profil puskesmas tahun 2017 dan disimpan lemari dokumen
di ruangan administrasi kantor
c. Data evaluasi dan pencapaian kinerja pelayanan, serta evaluasi
dan pencapaian kinerja program diambil dari SPM (laporan
bulanan dari desa/kel dan laporan per program yang ada di
puskesmas)
- Laporan bulanan dari desa di kumpulkan setiap
tanggal 25 ke petugas tata usaha, laporan dibuat
nomor sesuai nomor laporan diekspedisi dan
ketika dikumpulkan di cek sesuai dengan nomor
di ekspedisi yang telah di buat nomor
laporannya. Kemudian di simpan ke folder
laporan perdesa dan diurutkan per bulan dan
disimpan lemari dokumen di ruangan
administrasi kantor
- Laporan per program setiap bulan di kumpulkan
setiap tanggal 2 ke petugas tata usaha, Kemudian
di simpan ke folder laporan per program dan
diurutkan per bulan dan disimpan lemari
dokumen di ruangan administrasi kantor
d. Dokumen pegawai dikumpulkan dari semua pegawai dan
disimpan per map pegawai. Disusun perabjad di lemari dokumen
di ruangan administrasi kantor
e. Surat masuk/surat keluar : di tulis di ekspedisi dan disusun per
bulan ke folder mulai dari tanggal terkecil ke tanggal terbesar.
Setiap bulannya di buat batas kertas berwarna kuning di dalam
folder surat masuk/surat keluar. Disimpan di lemari dokumen di
 ruangan administrasi kantor
f. Dokumen akreditasi : disusun di folder berdasarkan bab penilaian
dan disimpan lemari dokumen di ruangan administrasi kantor.
g. Pedoman-pedoman disimpan lemari dokumen di ruangan
administrasi kantor
2. Pencarian kembali data (retrieving).
Apabila data yang ada dibutuhkan kembali, maka data tersebut
dapat dicari di lemari dokumen .
a. Data wilayah kerja, demografi, budaya dan kebiasaan
masyarakat diambil dari kecamatan sidikalang dalam
angka 2016 dicari di lemari dengan nama Profil
puskesmas.
b. Dokumen pegawai disusun sesuai abjad sehingga
pencarian kembali data pegawai sesuai dengan abjad
c. Data evaluasi dan pencapaian kinerja pelayanan, serta
evaluasi dan pencapaian kinerja program (laporan bulanan
dari desa/kel dan laporan per program yang ada di
puskesmas) dilakukan pencarian kembali melalui
ekspedisi dan kemuadian di buka folder surat
masuk/masuk dicari berdasarkan tanggal dan bulannya
d. Dokumen pegawai disusun perabjad di lemari dokumen
di ruangan administrasi kantor sehingga pencarian
kembali dicari berdasarkan abjad
e. Surat masuk/surat keluar : dilakukan pencarian kembali
melalui agenda dan kemuadian di buka folder surat
masuk/masuk dicari berdasarkan tanggal dan bulannya
f. Dokumen akreditasi dilakukan pencarian kembali dengan
membuka folder dokumen akreditasi dan di bukan per
elemen penilaian
g. Pedoman-pedoman dilakukan pencarian kembali
berdasarkan agenda pedoman akreditasi
6. Diagram Alir -
7. Unit terkait 1. Kepala Puskesmas
2. Kepala Sub. Bagian Tata Usaha
 3. Pengelola informasi
8. Rekaman No Yang diubah Isi Perubahan Tanggal mulai diberlakukan
Historis
- - - -