PROSES/FUNGSI ADMINISTRASI PENDIDIKAN

Proses Administrasi Pendidikan Meliputi Hal-hal berikut.

-PERENCANAAN (planning)
-PENGORGANISASIAN (organizing)
-PENGGERAK (Actuating)
-PENGAWASAN (Controling)

A. PERENCANAAN (planning)

Suatu perencanaan yang matang diperlukan dalam setiap kegiatan yang hendak dikerjakan. Tanpa
perencanaan yang matang, kita tidak dapat mengharapkan kegiatan yang akan kita laksanakan
dapat berjalan lancar serta mencapai tujuan. Perencanaan merupakan suatu langkah persiapan
dalam pelaksanaan suatu pekerjaan untuk mencapai tujuan tertentu. Proses penyusunan rencana
yang harus diperhatikan adalah menyiapkan segala sesuatu yang diperlukan dalam mencapai
tujuan, yaitu dengan mengumpulkan data, mencatat, dan menganalisis data serta merumuskan
keputusan.[1]
Perencanaan merupakan salah satu syarat mutlak bagi setiap kegiatan administrasi. Perencanaan
merupakan kegiatan yang harus dilakukan pada permulaan dan selama kegiatan administrasi itu
berlangsung. Di dalam setiap perencanaan ada dua faktor yang harus diperhatikan, yaitu faktor
tujuan dan faktor sarana, baik sarana personel maupun material.[2]
Dalam pengertian lain disebutkan bahwa perencanaan adalah proses mempersiapkan seperangkat
putusan bagi perbuatan di masa datang. Pengertian ini memberi makna bahwa, suatu rancangan itu
disusun sebagai persiapan untuk melakukan serangkaian proses kegiatan, dan penyusunan
rancangan itu sendiri merupakan proses awal dari serangkaian kegiatan.[3] Sedangkan dalam buku
Pengelolaan Pendidikan, merencanakan adalah membuat suatu target-target yang akan dicapai
atau diraih di masa depan.[4]
Untuk menyusun sesuatu rancangan, berdasarkan pengertian tersebut, maka pengambilan
keputusan (decision making) menjadi bagian penting yang tidak boleh diabaikan. Pembuatan
keputusan yang merupakan proses yang mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan dalam
pembuatan perencanaan.[5] Adapun dalam pengertian lain proses pembuatan keputusan adalah
suatu usaha yang rasional dari administrator untuk mencari tujuan-tujuan dari unit yang menjadi
tanggungjawabnya.[6]
Pola pengambilan keputusan yang dapat dilakukan adalah pengumpulan data yang diperoleh dari
pencatatan dan penelitian pengembangan data, penganalisisan data, pengambilan keputusan,
pengoperasian data, dan penentuan data operasional.[7]
Perencanaan meliputi kegiatan menetapkan apa yang ingin dicapai, bagaimana mencapai, berapa
lama, berapa orang yang diperlukan, dan berapa banyak biayanya. Perencanaan ini dibuat sebelum
suatu tindakan dilaksanakan.
Rudyard Kippling menyatakan cara cara yang paling lumrah untuk penyusunan rencana adalah
dengan mencari dan menemukan jawaban atas pertanyaan apa, dimana, bilamana, siapa, mengapa
dan bagaimana
1. Apa
Pertanyaan apa menyangkut yaitu apa yang dikerjakan dan sumber daya apa yang dibutuhkan.
Kegiatan yang dikerjakan dapat digolongkan pada:
a. Kegiatan pokok (langsung ditujukan pada pencapaian tujuan organisasi)
b. Kegiatan penunjang (mendukung usaha pencapaian tujuan)
c. Kegiatan periferal (tidak menunjang secara langsung tetapi sering tidak bisa dihindarkan)

Perlu diketahui dengan jelas sumber daya apa yang diperlukan, dari mana sumbernya, jumlah dan
mutunya.

2. Dimana
Pertanyaan di mana berkaitan dengan pemanfaatan lokasi tempat berbagai kegiatan akan
berlangsung. Paling sedikit empat hal yang harus dipertimbangkan, yaitu:
a. Efisiensi, tempat kerja yang dimiliki dimanfaatkan semaksimal mungkin
b. Aksesabilitas, mudah dicapai oleh berbagai pihak (satuan kerja atau orang tertentu)
c. Kemudahan dalam menyediakan sarana dan prasarana kerja
d. Tersedianya tenaga kerja yang memenuhi persyaratan guna menjamin pencapaian efesiensi,
efektivitas, dan produktivitas.

3. Bilamana
Pertanyaan bilamana berkaitan dengan waktu yang tepat untuk melakukan kegiatan. Seorang
perencana dituntunt untuk memiliki “sense ot timing” yang tingi. Kemampuan itu tercermin dalam
memberikan jawaban terhadap pertanyaan “bilamana”
Pentingnya jawaban tersebut terlihat pada dua hal:
a. Waktu adalah salah satu komoditi yang paling berharga yan dimiliki organisasi. Tidak ada
waktu yang terbuang dann pelaksanaan berbagai kegiatan tepat waktu
b. Pemilihan waktu yang tepat dapat menghindari pemborosan yang seharusnya tidak terjadi juga
pemanfaatan peluang yang mungkin timbul

4. Siapa
Jawaban terhadap pertanyaan siapa berarti menggambarkan pola manajemen sumber daya
manusia dalam organisasi yang bersangkutan. Pola itu seharusnya meliputi:
a. Analisis kebutuhan tenaga kerja untukk kurun waktu yang berlakunya rencana sesuai
persyaratan secara kualitatif atau kuantitatif
b. Metode dna teknik pengadaan tenaga kerja yang akan digunakan
c. Metode dan teknik seleksi
d. Kebijakan pengupahan/penggajian
e. Penempatan yang rasional dan objektif
f. Pola pembinaan karier
g. Kebijakan tentang pemutusan hubungan kerja

5. Bagaimana
Yakni bagaimana caara orang-orang satuan kerja dalam organisasi menyelenggarakan tugas yang
menjadi tanggung jawabnya untuk menyelesaikannya. Semua orang atau satu kerja harus
mengetahui data dan teknik yang terbaik dalam menyelesaikan tugas juga memahami dan mentaati
ketentuan yang telah ditetapkan dan disepakati bersama. Ketentuan itu diformalisasikan dalam
bentuk tertulis, lebih-lebih dalam organisasi yang lebih besar.
Kejelasan jawaban terhadap pertanyaan ‘bagaimana’ mempunyai dua makana:
a. Untuk kepentingan operasional (kejelasan teknik-teknik pelaksanaan tugas)
b. Untuk kepentingan koordinasi (adanya pembagian tugas yang jelas di antara orang-orang dan
satuan kerja. Kesemuanya bergerak sebagai satu kesatuan dengan tidak mengurangi sifat spesifik
masing-masing.

6. Mengapa
Pertanyaan mengapa berarti berusaha menemukan pembenaran yang meyakinkan tentang
jawaban-jawaban yang diberikan terhadap pertanyaan lain (apa, di mana, bilamana, dan siapa)
dalam proses perencanaan. Juga untuk melihat secara teliti apakah dalam rencana yang disusun
terdapat ada hal-hal yang belum tercantum atau yan sebenarnya tidak perlu dicantumkan serta
adakah kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam rencana tersebut.
Perencanaan berhubungan dengan penetapan tujuan organisasi, penentuan sumber, dan faktor
pendukung dan faktor penghambat dalam mencapai tujuan, dan penentuan langkah untuk
mencapai tujuan yang diharapkan.[8]

Ciri-ciri rencana yang baik

Ada sepuluh ciri rencana yang baik, yakni:

Rencana harus mempermudah tercapainya tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Perencanaan sungguh-sungguh memahami hakikat tujuan yang ingin dicapai.
Pemenuhan persyaratan keahlian teknis yakni dibuat oleh orang-orang yang ahli (dalam satu tim)
sehingga rencana dibuat secara terpadu dan komprehensif
Rencana harus disertai oleh suatu rincian yang cermat.
Keterkaitan dengan pelaksanaan.
Sederhana dalam hal teknik penyusunannya, bahasa yang digunakan, sistematikanya,, formatnya,
penekanan prioritas sehingga dapat dipahami oleh orang lain terutama para pelaksana.
Fleksibel
Rencana memberikan tempat pada pengambilan resiko.
Rencana yang pragmatis.
Rencana sebagai instrumen peramalan masa depan.
Dalam menentukan penganalisisan data perlu diperhatikan : [9]
1. Perumusan tujuan kegiatan. Tujuan merupakan bagian dari perencanaan yang mengendalikan
kegiatan. Perumusan tujuan ini akan menjadi tepat bila diambil dari hasil analisis yang akurat
sehingga tujuan yang diharapkan dapat tercapai. Hal yang perlu diingat dalam merumuskan tujuan
adalah mengutamakan sifat praktis, jelas, dan tegas.
2. Penentuan yang lengkap kegiatan untuk mencapai tujuan. Semua aspek yang tercakup dalam
ruang lingkup ini harus terarah dan tidak boleh terpisah antara satu aspek dengan aspek lainnya.
Masing-masing dari aspek tersebut harus saling menunjang dan saling melengkapi untuk
meningkatkan efisiensi pencapaian tujuan. Bila tidak demikian, maka tujuan yang diharapkan
tidak akan tercapai.
3. Penentuan jangka waktu yang diperlukan. Jangka waktu yang diperlukan bergantung pada sifat
dan jenis tujuan dan ruang lingkup yang ditetapkan. Penetapan jangka waktu ini harus
memperhitungkan luasnya ruang lingkup kegiatan sehingga dapat mencapai tujuan. Bila jangka
waktu yang ditentukan itu terbatas, maka ruang lingkup yang disediakan harus sesuai dengan
jangka waktu yang ada. Menurut jangkauan waktunya perencanaan dapat dibagi menjadi
peencanaan jangka pendek (satu minggu, satu bulan, dan satu tahun), perencanaan jangka
menengah yaitu perencanan yang dibuat untuk jangka waktu tiga sampai tujuh tahun, dan
perencanaan waktu jangka panjang dibuat untuk jangka waktu delapan sampai dua puluh lima
tahun. Pembagian waktu ini bersifat kira-kira.[10]
4. Menetapkan metode alat yang akan digunakan. Metode yang digunakan harus efektif, mudah,
ringan, tidak membutuhkan waktu lama, tidak memboroskan waktu dan dana, serta berisiko
ringan. Penetapam metode ini dipengaruhi pula oleh pikiran, tenaga, waktu, ruang, dana yang
tersedia, jika semua itu dalam keadaan terbatas sebaiknya menggunakan metode yang mudah,
sederhana, ringan, dan tidak mengandung risiko. Adapun yang termasuk alat adalah tenaga dan
dana yang tersedia. Dalam hal ini, alat yang digunakan harus sesuai dengan metode yang
ditentukan dan memudahkan pencapaian tujuan sehingga mampu memberikan hasil semaksimal
mungkin.
5. Merumuskan penilaian untuk mencapai tujuan (Evaluasi).
Kegiatan ini ditujukan untuk menilai proses kerja secara keseluruhan, yaitu meliputi pengontrolan
terhadap keserasian dan ketepatan alat yang dipergunakan serta kemampuan setiap orang yang
terlibat dalam mewujudkan kerja. Selain itu, kegiatan ini diperlukan untuk menentukan apakah
tujuan yang telah dirumuskan dapat dicapai dengan mempergunakan metode, alat, dan cara yang
telah ditetapkan.
Syarat-syarat perencanaan
Syarat-syarat perencanaan adalah sebagai berikut:
1. Perencanaan harus didasarkan atas tujuan yang jelas.
2. Bersifat sederhana, realistis, dan praktis.
3. Terinci, memuat segala uraian serta klasifikasi kegiatan dan rangkaian tindakan sehingga mudah
dipedomani dan dijalankan.
4. Memiliki fleksibilitas sehingga mudah disesuaikan dengan kebutuhan serta kondisi dan situasi
sewaktu-waktu.
5. Terdapat perimbangan antara bermacam-macam bidang yang akan digarap dalam perencanaan
itu, menurut urgensinya masing-masing.
6. Diusahakan adanya penghematan tenaga, biaya, dan waktu serta kemungkinan penggunaan
sumber-sumber daya dan dana yang tersedia dengan sebaik-baiknya.
7. Diusahakan agar sedapat mungkin tidak terjadi adanya duplikasi pelaksanaan.[11]
Jadi, Perencanaan (planning) adalah aktivitas memikirkan dan memilih rangkaian tindakan-
tindakan yang tertuju pada tercapainya maksud-maksud dan tujuan pendidikan.

Jenis-jenis Perencanaan Pendidikan

a. Menurut Besarnya (Magnitude)
1. Perencanaan Makro
Perencanaan makro adalah perencanaan yang menetapkan kebijakan-kebijakan yang akan
ditempuh, tujuan yang ingin dicapai dan cara-cara mencapai tujuan itu pada tingkat nasional.
Rencana pembangunan nasional dewasa ini biasanya meliputi rencana dalam bidang ekonomi dan
sosial.
Perencanaan makro berusaha menjawab pertanyaan antara lain:
(a) Apakah tujuan pendidikan nasional.
(b) Pendekatan apa yang dipakai untuk mencapai tujuan tersebut
(c) Lembaga pendidikan apakah yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut.
(d) Bagaimana seharusnya organisasi pendidikan diatur sehingga dapat menunjang tercapainya
tujuan tersebut.
(e) Program-program apakah yang perlu diadakan untuk menunjang tercapainya tujuan tersebut.
(f) Sumber-sumber apakah yang dapat dipakai untuk menunjang program-program tersebut.
(g) Apakah kriteria keberhasilan usaha pendidikan itu.
Di pandang dari sudut perencanaan makro, tujuan yang harus dicapai negara (khususnya dalam
bidang peningkatan SDM) adalah pengembangan sistem pendidikan untuk menghasilkan tenaga
pembangunan baik secara kuantitatif maupun kualitatif. Secara kuantitatif pendidikan harus
menghasilkan tenaga yang cukup banyak sesuai dengan kebutuhan pembangunan. Sedangkan
secara-kualitatif harus dapat menghasilkan tenaga pembangunan yang terampil sesuai dengan
bidangnya dan memiliki jiwa Pancasila. Untuk melaksanakan fungsi perencanaan makro ini,
strategi pendidikan hendaknya memenuhi syarat sebagai berikut:
(a) Tujuan pendidikan nasional telah dirumuskan dengan jelas. Tujuan ini dijabarkan menjadi
tujuan-tujuan yang lebih spesifik.
(b) Pemerintah memegang peranan utama dalam pengambilan keputusan dan menciptakan
mekanisme kerja yang efektif.
(c) Sumber-sumber pembiayaan harus dimobilisasikan dari sektor yang ada.
(d) Prioritas harus disusun, baik yang berkenaan dengan bentuk, tingkat dan jenis pendidikan.
(e) Alokasi biaya harus disediakan menurut prioritas yang telah ditetapkan.
(f) Penilaian yang berkesinambungan harus selalu dilaksanakan dan program direvisi berdasarkan
penilaian itu.
(g) Pelaksanaan pendidikan mendapat latihan sesuai dengan tugas yang akan dikerjakannya.

2. Perencanaan Messo
Kebijaksanaan yang telah ditetapkan pada tingkat makro, kemudian dijabarkan ke dalam program-
program yang berskala kecil. Pada tingkat ini perencanaan sudah lebih bersifat operasional
disesuaikan dengan, departemen atau unit-unit (intermediate unit).
Pertanyaan yang perlu dijawab dalam perencanaan meso mempunyai kesamaan dengan
pertanyaan untuk tingkat makro, tetapi lebih terperinci dan kebebasannya dibatasi oleh apa yang
telah ditetapkan dalam perencanaan tingkat makro.
1. Perencanaan Mikro
Perencanaan mikro diartikan sebagai perencanaan pada tingkat institusional dan merupakan
penjabaran dari perencanaan tingkat meso. Khususan-kekhususan dari lembaga mendapat
perhatian, namun tidak boleh bertentangan dengan apa yang telah ditetapkan dalam perencanaan
makro ataupun meso. Contoh perencanaan mikro, yaitu kegiatan belajar mengajar.
b. Menurut Tingkatannya
1) Perencanaan Strategik (Renstra)
Perencanan strategik disebut juga perencanaan jangka panjang. Strategi itu menurut R.C. Murdick
J.E. Ross (1983) d iartikan sebagai konfigurasi ten tang hasil yang diharapkan tercapai pada masa
depan. Dapat juga disebut konsepsi hari depan. Bentuk konfigurasi terungkap berdasarkan (1)
ruang lingkup, (2) hasil persaingan, (3) target, dan (4) penataan sumber – sumber.
2) Perencanaan koordinatif (managerial)
Sesuai dengan namanya, perencanaan koordinatif ditujukan untuk mengarahkan jalannya
pelaksanaan, sehingga tujuan yang telah ditetapkan itu dapat dicapai secara efektif dan efisien.
Perencanaan koordinatif (managerial) biasanya sudah terperinci dan menggunakan data statistik.
Namun demikian kadang-kadang juga menggunakan pertimbangan akal sehat. Perencanaan ini
mempunyai cakupan semua aspek operasi suatu sistem yang meminta ditaatinya kebijakan-
kebijakan yang telah ditetapkan pada tingkat perencanaan strategik.
3) Perencanaan Operasional
Perencanaan operasional memusatkan perhitungan pada apa yang akan dikerjakan pada tingkat
pelaksanaan di lapangan dari suatu rencana strategi. Perencanaan ini bersifat spesifik dan
berfungsi untuk memberikan petunjuk konkret tentang bagaimana suatu program atau proyek
khusus dilaksanakan menurut aturan, prosedur, dan ketentuan lain yang ditetapkan secara jelas
sebelumnya. Itulah sebabnya rencana operasional ini telah dijabarkan dan diterjemahkan ke dalam
data kuantitatif yang dapat diukur dan biasanya dipergunakan juga dimensi uang. Dengan
demikian, rencana operasional mudah diukur, peranan keberhasilan unit-unit mudah dibandingkan
dan sekaligus dapat dijadikan ukuran keberhasilan. Artinya, rencana operasional berfungsi sebagai
instrumen yang cukup halus dan tajam untuk mengenai keadaan waktu lampau dan bisa akan
dijadikan alat atau teknik perencanaan.
c. Menurut Jangka Waktunya
1) Perencanaan jangka pendek
Perencanaan jangka pendek adalah perencanaan tahunan atau perencanaan yang dibuat untuk
melaksanakan dalam waktu kurang dari 5 tahun, sering disebut rencana operasional.
2) Perencanaan Jangka menengah
Perencanaan jangka menengah mencakup kurun waktu pelaksanaan 5-10 tahun.
3) Perencanaan Jangka Panjang
Perencanaan jangka panjang meliouti cakupan waktu di atas 10 tahun sampai 25 tahun.[12]

B. PENGORGANISASIAN (organizing)

Pada dasarnya, pengorganisasian termasuk dalam kegiatan penyusunan rencana untuk

menciptakan hubungan kerja antar personal dalam suatu kegaiatan organisasi. Dengan demikian,
dapat dikatakan bahwa fungsi pengorganisasian merupakan fungsi perencanaan. Dalam
perencanaan dilakukan pengelompokkan bidang-bidang kerja dalam ruang lingkup kegiatan
tertentu. Pengelompokan bidang kerja ini harus dapat menciptakan hubungan kerja yang jelas agar
antara satu bidang dengan bidang lainnya serta masing-masing bidang tersebut saling melengkapi
sehingga tidak terjadi tumpang tindih dan tujuan yang diharapkan dapat tercapai.[13]
Sebelum membahas lebih jauh, berikut ini akan diuraikan definisi dari organisasi :

Organisasi adalah kegiatan menyusun struktur dan membentuk hubungan-hubungan agar

diperoleh kesesuaian dalam usaha mencapai tujuan bersama. (Prof. DR. Oteng Sutisna, MSc. Ed,
Administrasi Pendidikan DasarTeoritis untuk Praktek Profesional, hlm.174)
 Organisasi adalah sistem kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujuan bersama. (DR.
Hadari Nawawi, Administrasi Pendidikan, hlm. 24)

Organisasi adalah aktivitas menyusun dan membentuk hubungan sehingga terwujudlah kesatuan
usaha dalam mencapai maksud dan tujuan pendidikan. (Drs. Ngalim Purwanto, MP, Administrasi
dan Supervisi Pendidikan, hlm. 16)

Organisasi adalah setiap sistem kerja sama yang dijalankan oleh sekelompok orang untuk
mencapai tujuan tertentu. (The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, hlm. 56).[14]

Pengorganisasian merupakan aktivitas menyusun dan membentuk hubungan-hubungan kerja

antara orang-orang sehingga terwujud suatu kesatuan usaha dalam mencapai tujuan-tujuan yang
telah ditetapkan.[15]
Mengorganisasikan adalah proses mengatur, mengalokasikan, dan mendistribusikan pekerjaan,
wewenang dan sumber daya diantara anggota organisasi untuk mencapai tujuan organisasi.[16] Di
dalam pengorganisasian terdapat adanya pembagian tugas-tugas, wewenang dan tanggung jawab
secara terinci menurut bidang-bidang dan bagian-bagian, sehingga terciptalah adanya hubungan-
hubungan kerja sama yang harmonis dan lancar menuju pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.
[17]
Definisi yang disebutkan di atas hanyalah sekedar contoh karena masih banyak definisi lainnya
yang tidak dapat disebutkan satu per satu. Namun, yang perlu diperhatikan bahwa pada dasarnya
semua definisi organisasi memiliki pengertian yang sama, yaitu suatu kerja sama yang dilakukan
oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan yang telah disepakati bersama. Kerja sama tersebut
hanya dapat terwujud bila orang-orang yang terlibat dalam organisasi saling berkomunikasi antara
satu dengan lainnya dalam melaksanakan tugas-tugas mereka. Selain itu, beban tugas, wewenang,
dan tanggungjawab yang diberikan kepada mereka sesuai dengan kemampuan, pengetahuan, dan
pengalaman mereka. Dengan adanya komunikasi dan keselarasan di antara mereka maka tujuan
organisasi dapat tercapai.
Pengorganisasian sebagai fungsi administrasi pendidikan menjadi tugas utama bagi para
pemimpin pendidikan termasuk kepala sekolah. Di dalam kegiatan sekolah terdapat berbagai
macam jenis pekerjaan yang memerlukan kecakapan dan keterampilan dan tanggungjawab yang
berbeda-beda. Keragaman tugas tersebut tidak mungkin hanya dipikul oleh seorang pemimpin.
Dalam hal inilah terletak bagaimana kecakapan kepala sekolah mengorganisasi guru-guru dan
pegawai sekolah lainnya dalam menjalankan tugasnya sehari-hari sehingga terciptanya adanya
hubungan kerja sama yang harmonis dan lancar.[18]
Yang perlu diperhatikan dalam pengorganisasian antara lain ialah bahwa pembagian tugas,
wewenang, dan tanggungjawab, hendaknya disesuaikan dengan pengalaman, bakat, minat,
pengetahuan, dan kepribadian masing-masing orang yang diperlukan dalam menjalankan tugas-
tugas tersebut.[19]
Fungsi organisasi dapat diartikan bermacam-macam:
Organisasi dapat diartikan sebagai memberi struktur, terutama dalam penyusunan/penempatan
personel, pekerjaan-pekerjaan, material, dan pikiran-pikiran dalam struktur itu.
Organisasi dapat pula ditafsirkan sebagai menetapkan hubungan antara orang-orang.
Organisasi dapat juga diartikan semata-mata mengingat maksudnya yakni sebagai alat untuk
mempersatukan usaha-usaha untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan.[20]

Prinsip-prinsip organisasi
Organisasi yang baik hendaklah memiliki ciru-ciri atau sifat-sifat sebagai berikut:
1. Memiliki tujuan yang jelas
2. Tiap anggota dapat memahami dan menerima tujuan tersebut
3. Adanya kesatuan arah
4. Adanya kesatuan perintah (unity of command)
5. Adanya keseimbangan antara wewenang dan tanggungjawab masing-masing anggota.
6. Adanya pembagian tugas atau pekerjaan yang sesuai dengan kemampuan, keahlian, dan bakat
masing-masing.
7. Pola organisasi hendaknya relatif permanen dan struktur organisasi disusun sesederhana
mungkin.
8. Adanya jaminan keamanan dalam bekerja (security of tenur)
9. Adanya gajih yang setimpal sehingga dapat menimbulkan gairah kerja.
10.Garis-garis kekuasaan dan tanggungjawab serta hierarkhi tata kerjanya jelas tergambar dalam
struktur organisasi

Organisasi memiliki berbagai fungsi di antaranya adalah:

Menetapkan bidang-bidang kerja, metode dan alat yang dibutuhkan, serta personal yang
dibutuhkan. Membina hubungan antara personal yang terlibat, tanggung jawab, wewenang, hak
dan kewajiban mereka sehingga mempercepat tercapainya tujuan organisasi. Adapun asas dalam
organisasi, di antaranya adalah:

1. Organisasi harus profesional, yaitu dengan pembagian satuan kerja yang sesuai dengan
kebutuhan. Dengan demikian, perluasan aktivitas yang mengharuskan penambahan jumlah satuan
kerja hanya dilakukan bila tidak dapat ditampung dalam satuan kerja yang ada.
2. Pengelompokan satuan kerja harus menggambarkan pembagian kerja. Pengelompokan beban
tugas yang sejenis harus dihubungkan dengan volume kerja. Beban kerja setiap satuan kerja harus
memiliki batas-batas yang jelas dan sebanding pada tiap-tiap tingkatnya.
3. Organisasi harus mengatur pelimpahan wewenang dan tanggung jawab. Dengan demikian,
pimpinan organisasi hanya melakukan tugas yang penting saja. Setiap anggota melaksanakan
pekerjaannya sesuai dengan beban tugas masing-masing.
4. Organisasi harus mencerminkan rentangan kontrol. Rentangan kontrol ini dipengaruhi oleh
jenis dan sifat pekerjaan, jarak antara unit yang dikontrol, volume tugas dan stabilisasi organisasi.
5. Organisasi harus mengandung Kesatuan perintah. Kesatuan perintah ini harus jelas antara
pimpinan organisasi dengan anggota organisasi sehingga tidak terjadi tumpang tindih dalam
pelaksanaan kerja.
6. Organisasi harus fleksibel dan seimbang. Dalam arti bila terjadi perubahan atau penambahan
volume kerja maka struktur organisasi harus disesuaikan dengan kebutuhan tersebut. (DR. I ladari
Navvavvi, 31-35)

Disamping prinsip dan fungsi di atas, kelancaran jalannya organisasi dipengaruhi pula oleh sikap
dan sifat kepemimpinan serta human relation yang berlaku didalamnya. Human Relation adalah
inti kepemimpinan, kepemimpinan adalah inti manajemen dan manajemen adalah inti
administrasi.[21]
Tipe atau bentuk organisasi
Secara umum tedapat tiga macam yakni;
1. Line Organization (organisasi garis)
Garis otoritas dan para manajer menjadi saluran perintah. Ciri-cirinya:
a. Organisasi berukuran kecil
b. Jumlah karyawan sedikit
c. Pemilik biasanya manajer tertinggi
d. Hubungan kerja bersifat langsung dan saling kenal
e. Spesialisasi pengetahuan dan keterampilan pelaksana masih rendah
f. Alat yang digunakan sederhana dan jumlahnya sedikit
g. Produksi yang dihasil belum beraneka ragam.

2. Line and staff organization (organisasi garis dan staf)

Selain otoritas garis yang menjadi saluran perintah manajer garis ada juga otoritas staf. Staf hanya
bertugas melayani atau memberi nasehat kepada manajer garis (tidak ke bidang operasional). Ciri-
ciri utama:
a. Organisasi skala besar
b. Terlibat dalam pelaksanaan berbagai kegiatan yang kompleks
c. Jumlah pekerja relatif banyak dengan kepemilikan pengetahuan dan keterampilan yang
beraneka ragam
d. Hubungan kerja bersifat tidak langsung karena oragnisasi besar dan kadang lokasi yang
berbeda
e. Adanya tingkat spesialisasi manajerial dan teknis operasional yang tinggi dengan kegiatan yang
beraneka ragam.

3. Functional organization (organisasi fungsional)

Dalam organisasi ini pekerjaan dibagi-bagi menjadi fungsi-fungsi yang dilakukan seorang tenaga
kerja. Untuk mengawasi bagaimana fungsi-fungsi itu dilakukan maka diadakan pengawas-
pengawas khusus. setiap pegawai diawasi oleh beberapa orang pengawas. Ciri utamanya antara
lain:
a. Tidak terlalu menggunakan kriteria ukuran besar kecilnya organisasi
b. Kegiatan organisasi dilakukan ole orang yang memiliki keahlian dengan tingkat spesialisasi
yang tinggi
c. Jenjang karier para anggota tidak terikat pada pangkat dan jabatan struktural
d. Orientasi ilmiah lebih menonjol karena kebebasan bertindak dikalangan anggota lebih besar
e. Pengendalian pimpinan tidak terlalu kuat[22]

C. PENGGERAK (Actuating)
Menggerakkan (Actuating) menurut Terry (1977) berarti merangsang angota-anggota kelompok
melaksanakan tugas-tugas dengan antusias dan kemauan yang baik. Tugas menggerakkan
dilakukan oleh pemimpin, oleh karena itu kepemimpinan kepala daerah dan kepala sekolah
mempunyai peran yang sangat penting menggerakkan personel melaksanakan program kerja
sekolah. menggerakkan adalah tugas pemimpin, dan kepemimpinan.
Menggerakkan menurut Keith Davis ialah kemampuan pemimpin membujuk orang-orang
mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan dengan penuh semangat. Jadi, pemimpin
menggerakkan dengan penuh semangat, dan pengikut juga bekerja dengan penuh semangat.[23]
Sondang P. Siagian (1985:129) keberatan menggunakan istilah Actuanting, karena baginya
Actuanting berarti menggerakkan dari belakang. Bagi Sondang P. Siagian istilah yang paling tepat
menggambarkan fungsi penggerakan dalam arti pemberian motif, adalah motivasi. Secara implisit
motivating telah tercakup adanya usaha untuk mensinkronisasikan tujuan organisasi dan tujuan-
tujuan pribadi dari para anggota organisasi.
Terry (1977) menjelaskan bahwa actuanting merupakan usaha untuk menggerakkan anggota
kelompok sedemikian rupa sehingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran
organisasi. Actuanting berarti usaha mendapatkan hasil dengan pengerakan orang lain. Lemahnya
kinerja suatu organisasi antara lain adalah disebabkan lemahnya kepemimpinan dalam organisasi
itu, idikatir lemahnya kepemimpinan antara lain adalah ketidakmampuannya menggerakkan
potensi sumber daya organisasi yang ada. Para personel tidak akan bekerja secara maksimal jika
arahan dari pemimpinnya tidak jelas mau kemana organisasi ini dibawa. Jadi, penggerakan yang
dilakukan oleh pemimpin adalah sebagai pemicu bagi anggota organisasi untuk bekerja dengan
baik dan benar.[24]
Prinsip Pokok Human Relation
Agar para bawahan dapat digerakkan secara efektif, kondisi kerja yang bersifat teknis fisik harus
dibarengi dengan pertimbangan-pertimbangan yang menonjolkan pentingnya pengakuan atas
harkat dan martabat manusia dalam organisasi. Pertimbangan tersebut diistilahkan dengan “the ten
commandment of human relations, yakni:
1. Sinkronisasi antara tujuan organisasi dengan tujuan individu para anggota organisasi yang
bersangkutan
2. Suasana kerja yang menyenangkan
3. Hubungan kerja yang serasi
4. Tidak memperlakukan bawahan sebagai mesin
5. Pengembangan kemampuan bawahan sampai tingkat yang maksimal
6. Pekerjaan yang menarik dan penuh tantangan
7. Pengakuan dan penghargaan atas prestasi kerja yang tinggi
8. Tersedianya saran dan prasarana kerja yang memadai
9. Penempatan tenaga kerja yang tepat
10. Imbalan yang setimpal dengan jasa yang diberikan
Faktor-faktor yang diperlukan dalam penggerakkan
Untuk berhasilnya penggerakan tergantung kepada faktor-faktor dibawah ini:
1. Kepemimpinan yakni kemampuan seorang manajer untuk menggerakkan orang lain agar
supaya berusaha dengan ikhlas untuk mencapai tujuan
2. Sikap dan moril. Sikap adalah cara memandang hidup, suatu cara berpikir, berperasaan dan
bertindak. Sedangkan moral adalah kondisi mental yang memungkinkan orang-orang yang
memegang teguh kebenaran. Sikap dan moral adalah suatu kesatuan
3. Tata hubungan. Komunikasi adalah menyampaikan isi/pesan kepada bawahan dalam rangka
menggerakkan pegawai untuk melaksanakan suatu pekerjaan
4. Perangsang. Insentif adalah sesuatu yang menyebabkan atau menimbulkan seseorang bertindak
5. Supervisi. Supervisi berbeda dengan pengawasan. Supervisi penting agar pegawai senang
bekerja. Tugas supervisor cukup berat. Ia harus dapat menemukan kesalahan dan memperbaikinya.
6. Disiplin. Disiplin adalah latihan pikiran, perasaan, kehendak dan watak, latihan pengembangan
dan pengendalian perasaan, pikiran dan kehendak dan untuk melahirkan tingkah laku yang teratur.
[25]

D. PENGAWASAN (Controling)
Secara umum pengawasan dikaitkan dengan upaya untuk mengendalikan, membina dan pelurusan
sebagi upaya pengendalian mutu dalam arti luas. Melalui pengawasan yang efektif, roda
organisasi, implementasi rencana, kebijakan, dan upaya pengendalian mutu dapat dilaksanakan
dengan lebih baik. Pengawasan ialah fungsi administratif yang mana setiap administrator
memastikan bahwa apa yang dikerjakan sesuai dengan yang dikehendaki. Menurut oteng sutisna
mengawasi ialah proses dengan mana administrasi melihat apakah apa yang terjadi itu sesuai
dengan apa yang seharusnya terjadi, jika tidak maka penyesuaian yang perlu dibuatnya.[26]
Sedangkan Hadari Nawawi menegaskan bahwa pengawasan dalam administrasi berarti kegiatan
mengukur tingkat efektifitas kerja personal dan tingkat efesiensi penggunaan metode dan alat
tertentu dalam usaha mencapai tujuan. Kemudian Johnson mengemukakan bahwa pengawasan
ialah sebagai fungsi sistem yang melakukan penyesuaian terhadap rencana, mengusahakan agar
penyimpangan-penyimpangan tujuan sistem hanya dalamm batas-batas yang dapat ditoleransi.
Artinya pengawasan sebagai kendali performan petuugas, proses dan output sesuai dengan
rencana, kalaupun ada penyimpangan hal itu diusahakan agar tidak lebih dari batsa yang dapat
ditoleransi.[27]
Karena itu pengawasan dapat diartikan sebagai salah satu kegiatan untuk mengetahui realisasis
perilaku personel dalam organisasi pendidikan. Prinsip-prinsip pengawasan yang perlu
diperhatikan menurut Massie adalah:
1. Tertuju kepada strategis sebagai kunci sasaran yang menentukan keberhasilan
2. Penagwasan harus menjadi umpan balik sebagai bahan revisi dalam mencapai tujuan
3. Harus fleksibel dan responsif terhadap perubahan-perubahan kondisi dan lingkungan
4. Cocok dengan organisasi pendidikan
5. Merupakan kontrol diri sendiri
6. Bersifat langsung yaitu pelaksanaan kontrol ditempat pekerja, dan
7. Memperhatikan hakikat manusia dalam mengontrol para personel pendidikan.[28]
Ada dua syarat utama yang harus ada sebelum seorang manajer dapat merancang atau
melaksanakan. Syarat tersebut adalah:
1. Pengawasan memerlukan rencana
2. Pengawasan memerlukan dukungan struktur organisasi
Proses pengawasan
A. A Rachmat, M.Z dalam bukunya Manajemen suatu pengantar, ada tiga tingkat proses
pengawasan[29]
1. Menetapkan standar pelaksanaan pekerjaan
2. Pengukuran dna penilaian pelaksanaan npekerjaan standard
3. Tindakan perbaikan dari penyimpangan. Tujuannya adalah untuk memperbaiki dan
menyempurnakan segala kegiatan, kebijaksanaan serta hasil kerja yang tidak sesuai dengan
rencana atau standar.
Urutan dalam langkah kegiatan tindakan koreksi ini adalah:
1. Menghayati masalah-masalah yang dihadapi
2. Mencari kemungkinan-kemungkinan untuk mengatasi atau memperbaiki adanya kesalahan
3. Mengadakan penilaian terhadap berbagai kemungkinan tersebut
4. Menetukan cara-cara untuk mengadakan koreksi yang paling tepat
Pada umumnya terdapat enam bentuk titik-titik kritis dari pengawasan, yaitu:
1. Physical standard (standar fisik): material, pegawai yang bekerja, barang-barang yang
dihasilkan.
2. Cost standard (standar biaya). Berapa standar biaya untuk pelaksanaan pekerjaan
3. Capital standard (standar modal). Misalnya berapakah besar modal yang diperlukan untuk
mengadakan investasi
4. Revenue standard (standar hasil). Misalnya berapa rupiah yang diperoleh perjam, berapa unit
perjam dapat diselesaikan
5. Program standard (standar program). Dalam pelaksaan program harus diniliai berdasarkan
standar program yang dibuat
6. Intangible standard (standar nilai yang tidak bisa diraba). (kegiatan, semangat) para pegawai
pendapat langganan atas produk
Bidang-bidang pengawasan
1. Management of personel (pengelolaan personalia). Yang pertama diawasi adalah struktur
organisasi,, kemudian terhadap policy. Juga terhadapp prosedur, apakah orang-orang yang
menduduki jabatan sesuai dengan keahliannya, apakah kualifikasi yang diperlukan sesuai dengan
sesuai dengan kenyataan. Tidak ketinggalan juga terhadap penyeleksian, training, dan
motivational control.
2. Product (produk). Salah satu cara dengan research and development, dan pengawasan terhadap
product line. Product line adalah rentetan produk yang dihasilkan di mana produk-produk tersebut
mempunyai hubungan satu dnegan yang lain.
3. Finance (keuangan). Pengawasan ini meliputi terhadap:
a. Cost of operation dengan standard cost
b. Private investment termasuk investasi gedung, sarana dan prasarana dan sebagainya
c. Liquid (cash), yang didasarkan pada budget dari penerimaan dan pengeluaran dalam satu waktu
tertentu dengan tujuan agar dapat diketahui ketersediaan uang kas untuk membiayai kegiatan yang
dilaksanakan
4. Control of over all performance (proses kerja)
Pengawasan ini meliputi usaha keseluruhan dari sebuah organisasi, bukan pada tiap-tiap
bagian/unit. Sebab perlu diadakannya pengawasan ini adalah:
a. Adanya over all planning yanbg mengikat setiap aktivitas dalam organisasi ke arah tujuan yang
telah ditetapkan untuk menjamin terealisasinya tujuan dan rencana-rencana yang telah ditetapkan
b. Adanya rencana yang sedemikian penting hingga dibutuhkan suatu central control untuk
kepentingan perusahaan
c. Adanya desentralisasi dalam organisasi yang dapat menimbulkan unit-unit bersifat semi
autonomy menjadi full autonomy
5. Quality of management (kualitas pengelolaan)
Pengawasan ini khusus kepada mutu manajemen (bukan terhadap data yang menggambarkan
penyimpangan rencana). Pengawasan ini terdiri dari:
a. Indirect control (pengawasan tidak langsung)
Menganalisis gejala-gejala yang tidak diingini dengan meneliti sebab-sebabnya pada orang-orang
yang bertanggung jawab dan melaksanakan perbaikan sedemikian rupa sehingga gejala itu tidak
terulang kembali.
b. Direct control (pengawasan langsung)
Pada pengawasan tidak langsung yang dicari adalah orangnya, sedangkan pada pengawasan
langsung yang dicari adalah prinsip atau cara-cara pengelolaannya.[30]
Tindakan pengawasan terhadap kegiatan yang dilakukan oleh staf dan anggota/individu-individu
organisasi itu perlu dilaksanakan oleh pimpinan organisasi. Pengawasan dilaksanakan dalam
rangka mengetahui apakah suatu program kegiatan telah berjalan sesuai dengan ketentuan-
ketentuan yang telah digariskan.
Tahapan untuk mengadakan tindakan pengawasan dapat ditempuh:
1. Mengukur kegiatan pada tingkat kesesuaiannya
2. Membandingkannya dengan standar yang telah menjadi ketetapan dan kesepakatan.
3. Upaya pelurusan penyesuaian tidak menyimpang berbeda dengan standard pokoknya.[31]
Pengawasan bukanlah dasar atau jalan bagi pemimpin untuk memberi hukuman pada bawahannya,
tetapi pengawasan sebagai dasar bagi pemimpin untuk menentukan kebijakan dan mengambil
keputusan yang strategis membawa organisai ke arah yang lebih berkualitas dan lebih baik.
Sejalan dengan prinsip-prinsip tersebut Oteng Sutisna berpendapat bawa tindakan pengawasan
terdiri dari tiga langkah universal, yaitu:
1. Mengukur perbuatan
2. Membandingkan perbuatan dengan standar yang ditetapkan dan menetapkan perbedaan-
perbedaan jika ada
3. Memperbaiki penyimpangan dengan tindakan pembetulan.

Jadi, prinsip-prinsip pengawasan adalah:

1. Strategi menentukan keberhasilan dengan mengukur perbuatan
2. Membandingkan perbuatan dengan standar yang ditetapkan dan menetapkan perbedaan-
perbedaan jika ada yang menjadi umpan balik sebagai bahan revisi dalam memcapai tujuan
3. Responsif terhadap perubahan-perubahan kondisi dan lingkungan
4. Cocok dengan organisasi pendidikan dengan memperhatikan hakikat manusia dalam
mengontrol para personel pendidikan
5. Memperbaiki penyimpangan dengan tindakan pembetulan.[32]

[1] Drs. Yusak Burhanuddin. 1998. Administrasi Pendidikan. Bandung : CV Pustaka Setia. Hlm 51
[2] Drs. M. Ngalim Purwanto, MP. 1995. Administrasi dan Supervisi Pendidikan. Bandung: PT
Remaja Rosdakarya. Hal 15
[3] Drs. Ahmad Rohani HM dan Drs. H. Abu Ahmadi. 1991. Pedoman Penyelenggaraan
Administrasi Pendidikan di Sekolah. Jakarta: Bumi Aksara. Hal 12
[4] Tim Dosen Jurusan Administrasi Pendidikan.2008. Pengelolaan Pendidikan. Bandung: Jurusan
Administrasi Pendidikan. Hal 92
[5] Ibid. Drs. Yusak Burhanuddin.
[6] Op.cit. Drs. Ahmad Rohani HM dan Drs. H. Abu Ahmadi. Hal 12-13
[7] Op.cit. Drs. Yusak Burhanuddin.
[8] Drs. Muhammad Yuseran, M. Pd. 2010. Diktat DAMP. Fak. Tarbiyah IAIN Antasari
Banjarmasin
[9] Op.cit. Drs. Yusak Burhanuddin.
[10] DR. H. Syaiful Sagala, M.Pd. 2006. Administrasi Pendidikan Kontemporer. Bandung:
Alfabeta. Hal 47
[11] Op.cit. Ngalim Purwanto. Hal 15
[12] DR. Nanang Fattah. Landasan Manajemen Pendidikan. Penerbit PT Remaja Rosdakarya
Bandung. Hlm. 54 -60
[13] Op.cit. Drs. Yusak Burhanuddin
[14] Ibid
[15] Op.cit. Ngalim Purwanto. Hal 16
[16] Op.cit. Tim Dosen Jurusan Administrasi Pendidikan. Hal 92
[17] Opcit. Ngalim Purwanto. Hal 16
[18] Ibid. Ngalim Purwanto. Hal 16
[19] Ibid
[20] Ibid. Hal 17
[21] Ibid. Hal 17-18
[22] Op.cit. Drs.Muhammad Yuseran, M.Pd. 2010. Diktat DAMP. Fak. Tarbiyah IAIN Antasari
Banjarmasin
[23] Op.cit. Dr. H. Syaiful Sagala.
[24] Ibid.
[25] Op.cit. Drs.Muhammad Yuseran, M.Pd. 2010. Diktat DAMP. Fak. Tarbiyah IAIN Antasari
Banjarmasin
[26] Op.cit. Dr. H. Syaiful Sagala.
[27] Ibid
[28] Ibid
[29] Op.cit. Drs.Muhammad Yuseran, M.Pd. 2010. Diktat DAMP. Fak. Tarbiyah IAIN Antasari
Banjarmasin
[30] Op.cit. Drs.Muhammad Yuseran, M.Pd. 2010. Diktat DAMP. Fak. Tarbiyah IAIN Antasari
Banjarmasin
[31]Ibid
[32] Ibid