LECTURA III

PROCESOS, ACTIVIDADES y ESTRUCTURA

CAPÍTULO V

Separata del libro

La Organización Empresarial: Bajo un enfoque de sistema

Dr. Gutiérrez Leal, Pedro.

La Organización Empresarial. Editorial Académica, Pág. 77. Española. ISBN10:

3659043257 ISBN-13: 978-3659043253.

https://www.amazon.com/Organizaci%C3%B3n-Empresarial-enfoque-
sistemaspanish/dp/3659043257/ref=sr_1_2?ie=UTF8&qid=1486324861&sr=8-
2&keywords=la+organizacion+empresarial

PROCESOS, ACTIVIDADES y ESTRUCTURA

Posicionando el tema: del todo a las partes
En un reloj las partes y piezas así como las relaciones que entre ellas suceden, obedecen a
su razón de ser. Si su misión es medir el paso del tiempo durante el lapso de 24 horas,
informando al usuario la hora y día en los que se encuentra, toda su configuración y
procesos internos están orientados a alcanzar su cometido. Esto quiere decir que las partes
contentivas del reloj y los vínculos que entre ellas existen, no obedecen al criterio personal
de su constructor o al azar de su integración, sino que éstas se encuentran sometidas a una
lógica establecida por la medición del tiempo en horas, minutos y segundos en los que se
encuentra dividido el día; además, su diseño y confección depende de los materiales, la
fuente energética empleada, la tecnología usada y la disponibilidad de espacio para colocar
el mecanismo de medición.
Queremos resaltar con este ejemplo que las cosas naturales y culturales, sean tangibles,
organizacionales o lógicas, tienen una razón de ser, que determina su existencia,
constitución y funcionamiento. En el mundo natural la selección ha jugado un rol
fundamental en la conformación de la fauna y flora que actualmente conocemos, pero su
existencia está determinada por la necesidad que satisfacen en el ecosistema al que
pertenecen, adaptándose y configurándose en función al ambiente donde se desarrollan. En
el mundo cultural, es decir todo aquello elaborado por el hombre, los objetos y tecnologías
que actualmente se encuentran vigentes, han surgido en su mayoría, por la búsqueda
intencional de resolver una necesidad. Una pequeña parte de ello, pueden haber surgido por
azar, pero el que se haya difundido y prevalezcan, se debe a la utilidad que ofrecen a la
mayoría de la población.
Los sistemas empresariales son creados por voluntad humana para satisfacer una o varias
necesidades sentidas por el colectivo, determinándole su razón de ser o misión; por lo tanto
su funcionamiento obedece (al igual que el reloj) al rol que cumple en su entorno. Queriendo
significar con esto que no es el azar ni la voluntad irracional la que da origen a las cosas,
sino la satisfacción de una necesidad sentida en el contexto donde se desarrollan
determinándole su conformación, funcionamiento y desempeño en el entorno.
Este capítulo tiene el propósito de resaltar que el análisis de la organización se inicia a partir
del concepto empresarial, como factor totalizante y determinante de su operatividad interna.
Es él quien define y delimita la selección de los elementos que la constituirán, determina
cómo estos se interrelacionan en procesos, actividades y se origina la estructura
organizativa, todo orientado para elaborar el producto o prestar el servicio que requiere el
entorno.
Es frecuente que el análisis empresarial comience a partir de un problema específico que
afecta una dependencia, el rendimiento de los factores de producción, el mercadeo, etc.,
Quien analiza bajo este enfoque, integra los diferentes factores y situaciones tratando de
construir el rompecabezas completo de la organización. Esta forma de obtener la visión
integral del sistema puede tomar cierto tiempo y no garantiza una interpretación objetiva de
la situación, pudiendo conllevar un alto riesgo en la solución planteada, pues la subjetividad
del análisis no asegura pertinencia en la determinación de las causas que generan el
problema.
Al utilizar el enfoque totalizante, partiendo del concepto empresarial y sobre todo de su
misión, tenemos un punto de partida que nos permite presumir, no solamente las causas del
problema presentado por la organización, sino el funcionamiento total del sistema. Lo que
resta para obtener una respuesta rápida y objetiva de los factores causales de la situación,
es comprobar las presuntas causas del problema. En otras palabras, de la imagen previa que
el concepto empresarial establece del rompecabezas organizacional, las partes y piezas que
encontremos en su estudio, irán encajando en la elaboración de la interpretación de la
empresa.
Es muy diferente obtener una visión integral de la empresa, a partir de sus partes; que tener
la imagen total del sistema organizacional y encajar en ella los diferentes elementos que se
consigan durante el estudio. La velocidad en la obtención de respuestas concretas y
objetivas a la situación problema y la pertinencia de las soluciones, reduce el riesgo al
momento de emprender la aplicación de las mismas.

La estructura a partir del concepto empresarial

Ahora nos concentraremos en la constitución del sistema partiendo del concepto
empresarial y de los elementos que lo integrarán, los cuales han sido agrupados en
ambientes y orquestados en procesos y actividades.

a) Lógico: ofrece coherencia entre la misión y el funcionamiento interno.

b) Material: escenario, equipos y recursos tangibles, dónde y con qué se ejecuta el guion
establecido por el ambiente lógico.
c) Social: todos los participantes que actúan en el ambiente material, ejecutando el guion
establecido por el ambiente lógico.
Aunque los elementos han sido agrupados en tres ambientes, en la realidad se encuentran
interactuando en una mezcla armoniosa y coherente, para realizar la producción e
intercambio con el entorno. Es en los procesos y sus actividades donde se mezclan los
elementos de los ambientes.
Los procesos son básicamente dos: el de producción y el de administración, los cuales están
en todas las empresas y se desglosan en actividades que se ejecutan en dependencias
jerárquicas que conforman la estructura funcional y organizativa.
En proceso productivo genera los bienes y servicios con los cuales satisfacer las necesidades
y expectativas del cliente. Es en él donde realmente se insume la energía comercial (Ec) a
través de la creación del valor utilitario de los productos-mercancías.
El proceso administrativo se planifica, prioriza, dirige y controlan las actividades internas
en aras de alcanzar la máxima eficiencia de los factores de producción. Su objetivo es guiar
el desempeño interno del sistema para alcanzar la misión empresarial y orientarla para que
en el plazo previsto se logre el plan visión es decir, la situación interna y posicionamiento
previsto, por ejemplo obtener la máxima eficiencia, calidad y plena satisfacción de los
requerimientos de los clientes.
Entre el proceso de producción y el administrativo hay una relación complementaria muy
estrecha. En el administrativo se planifica para dirigir intencionalmente el desempeño de la
organización; se gerencia orientado por lo establecido en el concepto empresarial,
definiendo y gerenciándo los parámetros de la producción; se dirige, gobierna, decide y
controla todo el funcionamiento interno y las relaciones con el entorno, propendiendo a ser
eficiente y escasamente burocrático pues las actividades consumen buena parte de lo
generado por el proceso productivo.
Apoyados en la cadena del valor de Michael Porter, describiremos los procesos y sus
actividades como parte del funcionamiento normal de un sistema empresarial común. Porter
generó este instrumento teórico para elaborar estrategias internas, tratando de alcanzar la
máxima eficiencia para apoyar la calidad y la innovación de los productos, para alcanzar la
plena satisfacción del cliente.
Las actividades listadas y descritas por Porter en la cadena del valor, las asumimos como
parte integrante de los procesos básicos que todo sistema empresarial tiene, para luego
ubicar en ellas las decisiones estratégicas a que haya lugar, dependiendo de la situación
específica de cada organización.
En términos generales, al ubicar las actividades al interior de los procesos e integrando los
diferentes elementos que conforman el sistema a raíz de su misión, estamos referenciando
los eventos e incidencias que ocurren al interior del sistema en relación a su objetivo
fundamental y resaltando además, las implicaciones que cada decisión tiene en la eficiencia
productiva y rentabilidad económica del negocio.
Esta estructuración conceptual sirve de soporte para planificar y gerenciar la empresa sobre
bases ciertas, permitiendo potenciar el uso de los elementos constitutivos y la estructura
operativa del sistema.
Es necesario aclarar que el modelo teórico de la Cadena del Valor, lista las actividades
productivas agrupándolas como primarias y como de apoyo, a las administrativas. Esta
categorización la asimilamos a nuestros dos procesos empresariales, manteniendo la
clasificación de las actividades de Porter en los dos procesos.
Nuestro desarrollo teórico parte por identificar y precisar los procesos y sus actividades, en
los cuales los distintos elementos constitutivos de los ambientes empresariales se mezclan
y amalgaman para generar los productos. La utilización de esta elaboración teórica permite
evidenciar la utilidad del enfoque holístico demostrando coherencia, armonía y totalidad
operacional del sistema organizacional.
Otra consecuencia lógica de la descripción de los procesos y actividades propias de la
empresa a partir del concepto empresarial es el de obtener una visión total del sistema, tal
como si se tratara de la imagen del rompecabezas, lo cual facilita elaborar hipótesis causales
sobre los fenómenos y hechos que afectan el funcionamiento eficiente y efectivo del
sistema.
Seguidamente se presenta el gráfico donde se muestra cómo a partir de los tres ambientes
empresariales, sus elementos se interrelacionan en dos procesos y se desglosan en
actividades.

Fuente: Porter, M: Cadena del Valor. 1987 Adaptación y diseño propio

En el Grafico 12 se observa cómo una vez filtrados y seleccionados por la misión, los
elementos que integran a la empresa. Estos elementos los hemos separado en ambientes que
se mezclarán entre sí en los dos procesos (producción y administración) e irán participar,
jugados sus roles específicos, en las distintas actividades que los integran.
La utilidad del gráfico es mostrar cómo a partir de la razón de ser del sistema todos sus
elementos, procesos y actividades se ordenan y orientan en el logro de su objetivo
fundamental. Dejando establecidas las actividades en las que habrá que hacer énfasis al
momento de definir estrategias que incrementen la penetración y posicionamiento de los
productos y marcas de la empresa.
Las actividades además de estar agrupadas por procesos están a su vez ordenadas en
primarias y de apoyo -clasificación establecida por M. Porter- queriendo significar con ello
su importancia e participación en el producto final o generación del valor. Las primarias
son aquellas actividades que están directamente involucradas en la generación del producto,
prestación de servicios, gestión financiera y gerencia ejecutiva de toda la organización
aunque categorizadas en el proceso de producción.
Hemos utilizado el modelo de Portes de la Cadena del Valor, como base para identificar e
introducir las actividades administrativas ya que si bien no parecieran participar
activamente en el proceso productivo, intervienen en la planificación, dirección y control
de la organización en su conjunto e indudablemente su estructura y operatividad tiene
impacto en la eficiencia y competitividad de la empresa.
Nos basamos en la Cadena del Valor de Porter, pero hacemos una utilización diferente de
su esquema, pues lo utilizamos para esquematizar y sistematizar las actividades de toda la
empresa, ordenándolas en los dos procesos fundamentales de la organización. Nuestro
propósito radica en evaluar el impacto de cada actividad en la competitividad empresarial.
Los colores que hemos utilizado a partir del nivel de los ambientes resaltan el valor
alcanzado por las actividades, la relevancia de la naturaleza inherente a ellas. Por ejemplo,
en marketing, fabricación y gestión financiera, si bien estas actividades son ejercidas
preponderantemente por el ambiente social, está coloreada de verde, significando la
concreción de los elementos materiales en los productos y servicios, expresión de la energía
comercial (Ec) en ello contenida. Todas las actividades son en definitiva ejecutadas por el
ambiente social, recordemos que este es el factor que confiere valor a los bienes y servicios,
de acuerdo al rol que cada hombre ejecuta en el escenario empresarial. Los colores
solamente resaltan la expresión de cada ambiente en la actividad y en la cual habría que
hacer hincapié, al momento de tratar de incrementar la eficiencia productiva.

El proceso productivo
El proceso productivo está directamente relacionado con la transformación de la energía
laboral (El) en energía comercial (Ec). Acción a través de la cual el ambiente laboral en su
totalidad, concreta en los productos la capacidad para satisfacer las necesidades y
expectativas que lo justifican, dicho de otra manera, genera el valor utilitario y comercial
de los bienes y servicios.
En la medida en que se reconoce la utilidad del producto, también se incrementa el interés
de las personas por obtener sus beneficios a través del intercambio monetario. Cuando un
producto es útil para solventar una necesidad y la población está dispuesta a comprarlo, este
adquiere la connotación de mercancía. Esta palabra deriva del francés marche que significa
caminar, moverse al interior del mercado. Recordemos que para convertirse en mercancía
el producto debe posee valor de uso y de cambio, además de su disponibilidad u oferta,
determina su precio así como, la importancia comercial de la organización.
El valor de una compañía se mide por la cantidad de compradores dispuestos
a pagar por un producto o servicio. Una compañía es rentable si el valor
generado excede el costo de desarrollar funciones para la creación de valor,
como adquisición, fabricación y marketing. (Hill, 1996, 133)i
La forma de producir tiene incidencia en los costos de producción y en la capacidad para
reutilizar la energía comercial (Ec) que percibe la organización durante el intercambio con
su entorno. Un producto determinado, independientemente de la cantidad generada por
hora, siempre tendrá la misma energía comercial pero no siempre el mismo costo. A mayor
eficiencia productiva, mayor es el número de bienes obtenidos por unidad de tiempo, mejor
el rendimiento de la inversión fija, mayor el aprovechamiento de la economía de escala y
por ende, el rendimiento de la inversión en insumos y materia prima. Siendo así, los costos
unitarios de producción se reducen generando mayor energía comercial al incrementarse
las unidades producidas.
Durante el intercambio se librera entonces mayor cantidad de energía reutilizable, la cual
fue generada a un menor costo; de esta manera se obtiene un ingreso superior a la inversión
total durante el ciclo productivo, por lo que es sumamente importante conocer y valorar las
actividades del proceso para tratar de que éstas se realicen de la forma más eficiente y
efectivas posible.

Actividades del proceso productivo

El proceso productivo y sus actividades tienen como objetivo la creación de mercancías

dirigidas a satisfacer las necesidades de los clientes. Mientras mayor sea la cantidad de
productos generados, mayor es la Energía Comercial Total (Ect) de la organización, así
como también mayor será el valor de la empresa. Basados en la Cadena de Valor de Porte
destacamos la separación entre actividades propiamente generadoras de valor comercial,
separándolas de aquellas que sirven de apoyo a la producción y a toda la organización.
Actividades primarias (ver Gráfico 12)

Son dos: la de fabricación de bienes y prestación de servicios, y la de mercadeo. En la

primera se genera el valor utilitario o energía comercial (Ec.) bajo la forma de mercancía y
la otra, promueve el intercambio entre lo producto y su expresión monetaria. Ambas
actividades están estrechamente relacionadas en base a la eficiencia productiva alcanzada,
durante la fabricación, ya que la penetración del producto depende de la competitividad del
producto.
Fabricación

Actividad primaria asociada con el fabricar, palabra ésta que se deriva de facer, que
significa hacer o generar el producto, haciendo, en nuestra elaboración teórica, extensivo el
término, a la prestación de servicios.
El acto fabril es esencialmente humano. El hombre es quien, manipulando los elementos
materiales y medios tecnológicos, genera los productos, empleando su capacidad intelectual
y física para obtener así la satisfacción de sus necesidades a través de su capacidad para
insumir energías comercial al producto o sea, de otorgarle valor utilitario y de cambio a los
bienes y servicios.
En el sentido más amplio la actividad de fabricación comprende operaciones de recepción,
almacenamiento y distribución de insumos y materias primas, su procesamiento hasta
transformarlas en el producto final. Conlleva además, el almacenamiento y acarreo de los
productos terminados
En esta actividad se genera el valor utilitario y comercial de los productos, es decir, se
aportan a los materiales e insumos las características intrínsecas que lo convierten en bien
o servicio, capacitándolos para dar satisfacción a las necesidades sentidas por la población,
expresado a través del equivalente monetario. La energía comercial (Ec) que habilita al bien
o al servicio para realizar su cometido, le otorga el valor comercial en el mercado, el cual
depende del tipo de necesidad o expectativa a la que atiende y de lo que se está dispuesto a
pagar por él.
Como hemos mencionado antes, se requiere que los costos unitarios de producción de los
bienes y servicios se ubiquen muy por debajo de lo que se está dispuesto a cancelar por
ellos, ya que la capacidad que poseen los productos para ofrecer satisfacción a los
requerimientos de los clientes y la energía comercial inherente en ellos es independiente del
volumen producido y de los costos unitarios. Expresado de otra manera, la producción debe
generar excedentes de producción para que el producto pueda dar satisfacción al mercado
y a los inversionistas
Las estrategias que propendan a incrementar la eficiencia de los costos de producción, en
primera instancia, para luego alcanzar la calidad y ofrecer al cliente la plena satisfacción de
sus expectativas, son fundamentales para poder penetrar el mercado.
Mercadeo

El mercadeo es una actividad primaria que está directamente relacionada con el

intercambio entre la empresa y sus clientes; en la cual la energía comercial (Ec) es colocada
a disposición del usuario final para que éste satisfaga la necesidad para la cual adquiere el
producto. Es, al igual que la fabricación, una actividad esencialmente humana que
transforma el valor utilitario intrínseco en los bienes y servicios en su expresión monetaria.
La actividad de mercadeo esta ineludiblemente asociada a la fabricación, pues esta
actividad carecería de sentido y de trascendencia social, si la energía comercial no se pusiera
a disposición de los clientes. No se limita a publicitar y promocionar, sino que también
aplica políticas de comercialización y ejecuta la transacción final. Ambas actividades
potencian su desempeño utilizando estrategias y tácticas políticas específicas, acordes con
la misión en todos sus aspectos y se encuentra inmersa en la cultura organizacional de la
empresa.
Actividades de apoyo
Son esenciales para alcanzar la eficiencia y efectividad en la generación del producto. Si
bien las actividades primarias son el eje fundamental en la producción e intercambio
energético, las de apoyo, coadyuvan a alcanzar el objetivo de obtener la máxima eficiencia
productiva. Forman parte del proceso administrativo pero tienen extrema importancia en la
implementación y logros del proceso productivo.

Administración de materiales
Garantiza y controla el suministro y transferencia de las materias primas e insumos a lo
largo de las actividades primarias hasta la obtención de los productos elaborados y su
colocación en el mercado. Su objetivo es reducir el tiempo de recorrido entre el momento
de entrada de los materiales hasta su salida como producto final. En lo que se refiere a la
prestación del servicio está relacionada con la disponibilidad de los insumos requeridos y
reducción del tiempo de prestación sin desmejorar su calidad, de acuerdo a la definición
establecida en la misión empresarial.
Está asociada con la adquisición, transporte, almacenamiento, distribución, empaque y
presentación de los materiales físicos. Son actividades que contribuyen y agregan valor en
la misma medida en que contribuyen a reducir el costo posible de fabricación y mercadeo.
La calidad de los insumos, la oportunidad del suministro, el volumen, el tiempo que toma
el tránsito entre la entrada y la salida, manejo y manipulación de las materias primas y
productos elaborados, son entre otras cosas, responsabilidades de esta actividad, las cuales
influyen definitivamente en los costos unitarios de producción.

Investigación y Desarrollo (I&D)

Se encarga de desarrollar nuevos productos en función de la evolución de las expectativas
del cliente, así como también de reducir los costos involucrados con la calidad de los
materiales, el número de piezas, la durabilidad, la presentación, forma, ergonomía, empaque
y cualquier otro factor involucrado en la satisfacción de las expectativas del cliente.
También tiene que ver con la eficiencia de los procesos, el número de pasos y número,
cantidad y calidad de los insumos involucrados. Está relacionada con la innovación de
productos y con el monitoreo y seguimiento del mercado, de las expectativas de los clientes,
de los productos competidores, es decir, con todo lo que signifique incrementar la eficiencia
a niveles superiores, con los cuales satisfacer más eficientemente al cliente. Su presencia
no es esencial para la sobrevivencia de la organización, pero sí lo es para expandir y
trascender más allá del ámbito local y temporal. También se requiere cuando se intentan
reducir los costos de producción incrementando la eficiencia interna de la empresa.
Inicialmente es una actividad que puede ser contratada externamente, por ejemplo para el
desarrollo del sistema organizacional, operativo, funcional y hasta de innovación.
Posteriormente, su incorporación al proceso de producción será permanente.

Gestión de recursos humanos

Esta actividad cubre todos los aspectos del desempeño del ambiente social en la empresa,
pues el recurso humano se encuentra presente en todas las actividades de ambos procesos.
La hemos categorizado dentro del proceso de administración, pues sus acciones están
dirigidas a la aplicación de las políticas de promoción de la productividad. El trabajador
interviene como productor, comercializador, planificador, gerente, ejerce el control, en
definitiva genera la energía comercial, pero sobre su desempeño gravitan los lineamientos
estratégicos que los altos niveles gerenciales consideran adecuados para maximizar la
eficiencia productiva.
En el proceso de producción específicamente, la inducción, capacitación y formación en
los aspectos relacionados con el marco discursivo y cultural que definen el sistema
organizacional es de suma importancia cuando se requiere establecer una marcada
diferenciación con la competencia, además de estar relacionada con el desarrollo de
habilidades y técnicas a través del aprendizaje y la experiencia.
Su propósito fundamental es el logro de la productividad laboral en aras de alcanzar la
máxima competitividad empresarial. Sus funciones están relacionadas con la inducción,
capacitación y desempeño de las personas en cuanto al volumen y la calidad de los bienes
y servicios.

Desarrollo del marco lógico (ambiente lógico)

El desarrollo del marco lógico se refiere al desarrollo conceptual, definitorio, organizativo,
operativo, decisorio, funcional, etc., que ofrece coherencia al devenir del sistema. Es una
actividad preponderantemente del proceso administrativo, pues sus funciones están
asociadas con la planificación, organización, contabilidad, así como con el manejo y control
financiero, operacional y productivo de la empresa.

La actividad de desarrollo del marco lógico forma indudablemente parte importante del
ambiente lógico de ambos procesos y es parte integrante de la planificación global del
sistema empresarial. Es una actividad básicamente de planificación que desarrolla las
directrices e incluye órdenes, paradigmas conductuales, estructuras organizativas, sistemas
de control, fundamentos culturales y la ideología; que son necesarios para la fabricación de
los bienes y la prestación de servicios, así como también para fundamentar su imagen.
Además forman parte de esta actividad la definición y establecimiento de los parámetros
que evalúan el rendimiento de los factores involucrados en el proceso de producción, así
como también, los mecanismos de control y supervisión de la fabricación, mercadeo y
ciertas actividades administrativas.
Refiriéndose al desarrollo de la infraestructura, Hill la expone:

... amplio contexto de toda la empresa dentro del cual se ejecutan las demás
actividades de creación del valor, esta incluye estructuras organizacionales,
sistemas de control y cultura de la firma. Dado que la gerencia puede ejercer una
enorme influencia en la consolidación de estos aspectos en una empresa también
debe considerarse parte de la infraestructura... La alta gerencia, mediante el
fuerte liderazgo, puede construir en forma consciente la infraestructura de la
empresa y a través de ésta el desempeño de las demás actividades de creación de
valor que ocurre dentro de la organización. (Hill, 1996,148)ii
En lo que respecta específicamente a la actividad de desarrollo infraestructural del proceso
de producción, en término general realiza prácticamente las mismas funciones de
planificación, dirección, organización y control, pero refiriéndose específicamente al
necesario apoyo a la fabricación y mercadeo en cuento a reducir costos y haciendo más
eficientes y efectivas las actividades fabriles. La elaboración y rediseño de fórmulas,
procesos, flujogramas, disposición de los equipos y maquinarias; reducción de viajes en
vacío, reducción de pérdidas y retrabajo. Haciendo énfasis en toda la organización y
procedimientos relacionados con el hecho fabril y que redunden en la eficiencia del proceso
de producción.

El proceso administrativo (Ver Gráfico 12)

En el gráfico 12 mostramos la correspondencia que existe entre las actividades propias de

este proceso con las del productivo y la totalidad sincrética de todo el sistema, en función
de su concepto empresarial.
Como mencionamos anteriormente, al referirnos a las actividades de apoyo del proceso
productivo, estas son básicamente de carácter administrativo, pero apoyan especialmente a
las actividades fabriles. Las hemos separados especialmente por razón didáctica, así como
también para hacer énfasis en aquellas funciones que son fundamentales para reducir costos
en el proceso de producción, pues son determinantes en el éxito empresarial.
Ahora bien, nos referiremos específicamente al proceso administrativo, a su rol en el
sistema, su importancia y actividades, si bien, no interviene directamente en la producción,
planifica, dirige, ejecuta y controla toda la operatividad del sistema y sus relaciones con su
entorno.

Actividades del proceso administrativo

Las actividades administrativas y las del proceso productivo las hemos dividido, al igual
que Porter, en primarias y de apoyo. Las actividades primarias del proceso administrativo
intervienen de manera fundamental en el proceso productivo. Aunque sus funciones están
muy relacionadas con el ambiente lógico, su impacto sobre la producción y el mercadeo es
fundamental. Estas actividades son la gerencia ejecutiva y la gerencia financiera, ambas se
ubican en la más alta posición jerárquica, aunque en el Gráfico 12, se muestran en la base,
pues la hemos ubicado en contacto directo con la producción. Estas dos actividades están
asociadas con el gobierno del sistema, con la dirección, la coherencia e intencionalidad de
todo sistema y fundamentalmente con su fuente de recursos energéticos, como es la
actividad fabril y la de mercadeo, que libera la energía comercial contenida en los
productos.

Actividades primarias (ver Gráfico 12)

Gerencia ejecutiva
Ejecutada por el máximo nivel jerárquico del sistema, su objetivo es ofrecer coherencia al
gobierno empresarial, apegándose a la misión y a los lineamientos estratégicos establecidos
en la planificación empresarial. Se encarga de dirigir, elaborar y aplicar la planificación.
Enfrenta eventualidades. Gobierna, dirige, administra, supervisa, controla, establece
prioridades y orienta las actividades de producción y administración. Propende a hacer
efectiva, eficiente y rentable la empresa, manteniendo la dirección en la que se orientan las
actividades productivas en relación con la cantidad, calidad y temporalidad de lo producido.

Ejerce directamente o por delegación, el ejerció de la autoridad a lo largo y ancho de la

estructura orgánica del sistema, evaluando y decidiendo sobre la actividad de su
competencia.

Gestión financiera
Su objetivo es conservar la disponibilidad de flujo de efectivo para mantener la producción
en marcha, hacer un uso eficiente de los recursos monetarios, velando por la asignación,
utilización y rendimiento del recurso disponible, presente o futuro, así como el
presupuestario. Realiza colocaciones de capital a fin de evitar pérdidas financieras y efectos
perniciosos del desempeño económico. Pero colateralmente tiene un objetivo no menos
importante, y es redirigir el superávit financiero para evitar que se traduzca en cargas
indeseables, tales como un incremente en la burocracia interna que restaría agilidad y
efectividad a la respuesta de la organización a los cambios del entorno.

Actividades de apoyo (Ver Gráfico 12)

Diagnóstico situacional y control de parámetros

Actividad empresarial de carácter permanente y continua del ambiente lógico, que
contribuye en enriquecer y desarrollar el sistema empresarial, con el monitoreo permanente
de su entorno y del rendimiento de los distintos factores de producción. Su objetivo es
producir informes que retroalimentan la actividad de planificación, así como reforzar y
consolidar el marco de decisiones que mantengan el rumbo empresarial. Conociendo
exactamente el concepto (misión y cultura) del sistema, la información recabada permite
mantener y corregir el rumbo trazado en el horizonte visión, previamente trazado. Recurre
al método y a los instrumentos que sean necesarios, para obtener la información objetiva y
concreta, que sea oportuna y pertinente a las decisiones que deban tomarse.
Es necesario ejercer de forma disciplinada en control de los factores que miden el
rendimiento de los diferentes factores de producción, a fin de garantizar su rendimiento.
Debe ser también continuo y permanente ya que cualquier descuido en su monitoreo puede
causar daños importantes en la conducción de la empresa.
Orgánicamente esta actividad no requiere de una estructura sino más bien de un método de
monitoreo que permita el flujo y actualización permanente de información. Es
recomendable realizar rutinariamente reuniones de evolución de esta información en una
función que podría denominarse Sala de Estrategia en donde además, se planifica y asesora
la toma de decisiones.
Planificación y Desarrollo Organizacional
Es una actividad empresarial común a ambos procesos que desde los inicios de la
administración científica se reconoce como esencial para la conducción de los destinos de
la organización. La planificación y el desarrollo organizacional contribuyen en la
conformación de la infraestructura referida al desarrollo de los elementos de carácter lógico,
que para la totalidad del sistema como para sus procesos, establecen las directrices y
lineamientos que guían o deberían guiar el sistema empresarial. Antecede a cualquier otra
actividad de los procesos administrativo y de producción, así como regula, delimita, orienta
y ofrece intencionalidad a la acción de la organización.
El primer momento de la actividad de planificación es el desarrollo del concepto
empresarial o marco estratégico del sistema, que debe surgir de una investigación de
mercado, que evalúe las necesidades y aspiraciones de los clientes, la oferta tecnológica, de
materias primas e insumos, evaluar los proveedores, la competencia actual y posible,
requiere tener en cuenta la cultura económica, política y social de la sociedad y sus
integrantes, la oferta de recursos humanos, hábitos, costumbres, etc.; a fin de poder
determinar con mayor precisión, la misión, horizonte visión, objetivos, estrategias, así como
también, los programas y proyectos de desarrollo empresarial.
La planificación además establece los parámetros que evalúan el rendimiento de los
diversos factores productivos involucrados en el proceso de producción y administración,
con la intención de monitorear el desenvolvimiento interno del sistema.
Gestión de recursos humanos
Es una actividad común a los procesos de administración y de producción, está relacionada
con el efectivo desempeño de las labores que realizan todos los que trabajan dentro de la
empresa. La valoración efectiva y pertinente del recurso humano a través del uso de la
descripción del cargo, de la planificación y de la evaluación de los parámetros de
rendimiento, pueden potenciar su productividad y tiende a hacer objetiva la apreciación
personal y empresarial de este importante factor productivo.
Entre sus funciones se encuentra establecer con precisión el perfil del personal requerido
para el desempeño de cada actividad y funciones, seleccionar, reclutar, manejar las
nóminas, hacer seguimiento al desempeño del personal, establecer estímulos y
recompensas, además ejecutar medidas de despido solicitadas por las distintas dependencias
de la empresa. Pero quizás la función más importante de esta actividad, es estimular la
producción y productividad del recurso humano formándolo, capacitándolo e induciendo la
cultura organizacional; además establecer un plan para hacer carrera profesional en la
empresa y la posibilidad cierta de satisfacer las expectativas del personal en función del
cumplimiento de metas.
La adecuada valoración del personal que conforma el sistema empresarial potencia su
productividad y rendimiento, pues la autoestima del personal es de suma importancia para
el buen clima organizacional y la conformación del espíritu de cuerpo.
El espíritu de cuerpo parte del sentido de pertenencia a un equipo de trabajo. Inicialmente
es un concepto militar que ha sido asumido por algunas empresas para aunar y reforzar
esfuerzos en el logro de los objetivos comunes. El espíritu de cuerpo se refiere al desarrollo
de un sentimiento y actitud positiva por la organización, sentimiento este íntimamente
compartido por sus integrantes. Orgullo y mística por servir dentro del grupo, relacionado
con la lealtad, sacrificio, entrega generosa de todas las facultades intelectuales,
profesionales y afectivas, retribuida con una actitud similar por parte la organización.
Al disponer de una clara y pertinente definición del concepto empresarial, se cuenta con
una herramienta lógica para establecer la descripción de cada proceso, actividad y función,
así como para definir exactamente el perfil del personal idóneo para ejercerlas y seleccionar
el recurso humano requerido, contribuyendo de esta manera con el desarrollo de la
estructura organizativa del sistema.
La selección, incorporación, sanción, reconocimiento y hasta el retiro del personal, es
conveniente que se realice por el nivel jerárquico al que se encuentra adscrita la persona, en
aras de fomentar el liderazgo y lograr la conformación de un equipo de trabajo armónico y
bien estructurado.
Fomentar el liderazgo interno, ofrece coherencia a la ejecución del concepto empresarial y
a los planes operativos, con la finalidad de potenciar la competitividad interna, la
productividad y la eficiencia, desde una perspectiva humana y grupal.

Actividad de comunicación e incorporación de Tics

Se equipara con la actividad de administración de materiales del proceso productivo, pues
su objetivo es garantizar la movilidad de la información necesaria para la efectiva toma de
decisiones; redundado en la eficiencia productiva y financiera. Entre sus funciones se
encuentran la recopilación, preservación, trasmisión y distribución de la información
pertinente a cada dependencia. Es fundamental y esencial para la creación y consolidación
de la cultura corporativa del sistema empresarial.
La incorporación de las tecnologías de la comunicación e información (Tics) es esencial
para la reducción de costos administrativos y contables, evitando trascripciones, errores y
correcciones que incrementan costos y tiempo, incurriéndose además en lentitud en la
respuesta. Es equivalente a la administración de materiales pues reduce costos al aligerar
los trámites de compra y venta, reducir el papeleo, garantizar seguridad de la data,
incrementar el nivel de respuesta al cliente, reducir efectivamente el tiempo que toma la
evaluación de las actividades de caja, banco, cuentas, conciliaciones, manteniendo
informado a todo el cuerpo gerencial de manera segura y veraz.
Su expresión tangible y operacional es el sistema informático que reproduzca las
operaciones, transacciones y eventos esenciales de la empresa, para que la evaluación de
los parámetros de control pueda realizarse en forma inmediata y siempre que se requiera.
Descritas con precisión las actividades para cada proceso, el paso siguiente es diseñar la
estructura organizativa, desde el organigrama hasta la descripción de los cargos.
 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Posicionando el tema
La estructura organizativa se refiere a la configuración de las dependencias y cargos que
ejecutan las diferentes actividades y funciones de la empresa, representada gráficamente por
un árbol jerárquico y líneas de comunicación. Es frecuentemente expresión de la creatividad
y presiones a la que está sometida la alta gerencia, teniendo como única limitación la
disponibilidad económica para cubrir los gastos involucrados. Permitir la libre creación de
cargos para complacer con un empleo a familiares y amigos, han echado por tierra los
mejores planes estratégicos y operativos, más si las ganancias así lo permiten.

El ejercicio gerencial requiere además de impulso creativo y riesgo, disciplina, constancia y

perseverancia en los compromisos asumidos con el futuro del sistema empresarial, por lo que
es necesario, ceñirse a la letra de lo establecido en el marco estratégico diseñado. Siguiendo
el esquema operativo definido en el capítulo anterior, específicamente en el análisis del
Grafico 12. De esta manera, el diseño sistémico es coherente desde la definición de la misión
organizacional.

Como nos hemos podido dar cuenta a lo largo de este trabajo, la implementación del sistema
organizacional se ha venido desarrollando desde el concepto empresarial, desglosando los
procesos administrativos y productivos en actividades y funciones de acuerdo a las
necesidades que surgen de las oportunidades de constitución y desempeño real de la empresa
ante la realidad del mercado que enfrenta. Romper este orden incorporando actividades,
funciones y dependencias operativas sin que respondan al concepto empresarial previamente
elaborado, seguramente entorpecerá el comportamiento del sistema para alcanzar el
horizonte visión para el lapso establecido.
El diseño, implementación y preservación del orden establecido así como de la estructura
organizativa planificada, debe preservarse disciplinariamente so pena de limitar el éxito
empresarial.

La expresión formal del diseño estructural es el organigrama y el manual de cargos.

Al igual que cualquier otro elemento que conforma el ambiente lógico, es frecuente que se
encuentre implícito y se haya generado de manera espontánea, respondiendo a exigencias
formales, más que operacionales. Suele ocurrir también, que la organización interna surge
por necesidades personales, ajustando el perfil a razonamientos subjetivos.

La estructura orgánica es un elemento infraestructural de suma importancia pues plasma en

instancias, dependencias y cargos la responsabilidad de ejecutar las actividades de ambos
procesos. Se evidencia gráficamente en el organigrama y su objetivo es establecer los niveles
de responsabilidad y funciones de cada cargo en función de implementar la misión, así como
ofrece coherencia y armonía interna definiendo las competencias de las personas que los
ejercerán.

El rol de la estructura organizacional consiste en suministrar el medio por el cual los gerentes
puedan coordinar las actividades de las diversas funciones o divisiones para explotar en
forma completa sus capacidades y habilidades. (Hill, 1996: 324)iii

Al desarrollarse en función al concepto empresarial, la estructura organizacional es un

instrumento fundamental para alcanzar los objetivos de cualquier organización,
estableciendo las líneas de comunicación entre los niveles jerárquicos y los diferentes cargos,
maximizando la eficiencia y el rendimiento de la información.

Mientras más cortas sean las instancias por las cuales deba fluir la comunicación en todo
sentido, la capacidad de respuesta se hace más ágil y la responsabilidad para implementar las
decisiones, más precisa. Por lo tanto, la determinación de los cuellos de botella en la
implementación de las órdenes es más fácil de detectar.

Los objetivos empresariales se alcanzan de manera progresiva; sin haber alcanzado la

máxima eficiencia de costo, es imposible alcanzar de manera rentable y efectiva la calidad
de los productos. La calidad requiere mejores materias primas e insumos, mejorar la
presentación y empaque, lo cual incrementa los costos unitarios de producción, lo que sin
una previa y efectiva reducción de costos, se traduce en un incremento importante del precio.
En pocas palabras, la calidad se soporta financieramente con una reducción importante de
costos, potenciando la penetración del producto al ofrecer más y mejor por menos precio.

Una estructura organizativa idónea, acorde y precisa en cuanto a cantidad y probidad del
personal que ocupa los cargos, contribuye a alcanzar los objetivos de eficiencia de costos,
reduciendo la carga burocrática de la empresa y haciendo que la flexibilidad estructural
permita una respuesta acorde a las exigencias de la cambiante realidad, evitando
improvisaciones de última hora.

El organigrama, el manual de cargo, el de operaciones, la descripción de funciones y los

parámetros evaluativos de cada cargo y actividad, son los elementos infraestructurales
mínimos que requiere la implementación de la organización interna del sistema. De esta
manera, se potencia efectivamente el rendimiento de la nómina, contribuyendo a incrementar
la productividad laboral, reduciendo los costos de producción así como potenciando la
obtención de energía comercial (Ec).

Siendo tan importante la estructura organizativa en lo que respecta a la eficiencia operativa

y a una efectividad y pronta respuesta a las necesidades y expectativas del cliente, es
necesario tener en cuenta que mientras menos sean los niveles jerárquicos, menos la distancia
entre el nivel de toma de decisiones y el mercado, facilitando el flujo de información y
monitoreo de su entorno.

Vínculos entre estructura y concepto empresarial

La estructura orgánica tiene estrecho vínculo con la actividad comunicacional del proceso
administrativo, la cual tiene como objetivo mantener el flujo de información y su distribución
a los cargos que la requieren. Mientras más cortas sean las vías, menos los niveles y los
cargos de la organización que intervengan, menor también serán los costos y el tiempo de
respuesta de la estructura a las decisiones y a los estímulos provenientes del entorno.

El establecimiento de una estructura idónea al cumplimiento del concepto empresarial

(misión y cultura) y cónsono con los objetivos de la empresa, se convierte en sí misma en
una estrategia que propende a incrementar la eficiencia del sistema organizacional.

Las empresas de producción de bienes genéricos, dirigidos a satisfacer necesidades tienden

a distanciar los niveles de decisión de sus clientes, pues la producción de este tipo de bienes
es muy rutinaria y estable, varían poco en su constitución y presentación, tendiendo a
permanecer invariables como estrategia de posicionamiento.

Aquellos productos que logran una importante penetración en el mercado solventan su

requerimiento de expansión comercial, incrementando su nómina y estableciendo nuevos
niveles jerárquicos que alejan al más alto nivel gerencial del seguimiento directo y continuo
de la situación del entorno. Los bienes genéricos se producen a muy bajo costo alcanzando
un amplio margen de beneficio respecto al precio final, lo cual permite la intermediación,
pero dificulta la comunicación directa con el consumidor. Para mantener la penetración y
posicionamiento alcanzado, las empresas que atienden el marcado masivo, continuamente
deben velar por continuar con las ventajas de bajos costos de producción. Un crecimiento
explosivo de la burocracia atenta contra la eficiencia y efectividad, haciendo pesados los
movimientos, reduciéndose la capacidad para responder ante los cambios del entorno; así
como comprometiendo de antemano la energía comercial (Ec) transformada durante el
intercambio en una burocracia improductiva. Por el contrario, las empresas especializadas en
producir bienes diferenciados, saben que el monitoreo permanente del mercado para conocer
la evolución de sus gustos y requerimientos, es importante. Para ello, es conveniente que
estructuralmente sean más planas, para mantenerse al día con la evolución de su entorno.

La cultura empresarial influye en la forma de delegar la autoridad debatiéndose entre la

centralización o descentralización. La selección de la modalidad administrativa se encuentra
afectada por las expectativas, objetivos y con el punto de vista de la alta gerencia; en otras
palabras, la estructura y procedimientos administrativos se encuentran en función del mundo
cultural y ético que tiene el gobierno empresarial para conducir los destinos de la
organización.

La centralización significa que la alta gerencia asume el control total de la dirección funcional
y operativa de la empresa; concentra el manejo cotidiano de los procesos administrativos y
productivos. Dependiendo del ámbito geográfico que cubre su expansión comercial, a este
tipo de modalidad gerencial, se le hace difícil la detención de nuevas oportunidades de
negocios, especialmente cuando la empresa requiere responder rápidamente a las
expectativas de sus clientes. Es frecuente que esta modalidad sea asociada con desconfianza,
generándose malestar entre la gerencia media, pues siente que no se aprecia ni valora su
capacidad productiva. El excesivo centralismo es una actitud gerencial basada en la
suspicacia y en el prejuicio de que todo el personal desea robar y flojear. Actitud que genera
en contraposición resentimiento, pues frecuentemente va acompañada de medidas punitivas
y de retaliación; lo que conduce a la formación de un círculo vicioso que retroalimenta el
malestar y la animosidad, lo cual propende a obtener bajos rendimientos, pérdidas, saboteos
que redundan en costos elevados de producción y bajos niveles de producción.

La descentralización debe ser el resultado de un plan estratégico que pretenda reducir los
costos de producción por la vía de incrementar la productividad laboral, permitiendo que se
conformen grupos bien organizados, gestionado por un líder reconocido por el personal. Para
utilizar esta modalidad gerencial, es necesario además de una actitud de liderazgo, la
implementación del presupuesto como instrumento administrativo, el establecimiento de
parámetros claros y seguros de medición del rendimiento de los factores productivos, de la
productividad y cumplimiento de metas, la efectiva y eficiente utilización de los recursos y
sobre todo, la aceptación por todo el ambiente social, de las implicaciones de la
descentralización, que conlleva ser valorado en función al rendimiento laboral.

La descentralización es asociada con confianza y reconocimiento, convirtiéndose en soporte

anímico para la creatividad, eficiencia y productividad. Para su implementación se cuenta,
hoy día, con el apoyo de las nuevas tecnologías de la información y comunicación (Tics), lo
cual permite establecer mecanismos rápidos, seguros y confiables de control de la
producción, del mercadeo y lo administrativo.

Entre estructura y concepto empresarial una es la expresión operacional de la otra. El

concepto es expresión lógica de apreciar y asumir el rol de la empresa en su entorno, lo que
determina una serie de actividades y funciones que delinean la forma organizacional interna.

Es conveniente entonces establecer claramente el concepto empresarial sin omitir los

aspectos culturales con miras a desarrollar un ambiente infraestructural y un clima laboral en
consonancia con lo que aspira el cliente y las expectativas del inversionista.

Estructura organizativa genérica

La implementación del concepto empresarial para alcanzar los objetivos fundamentales del
sistema empresarial, exige que el desarrollo de su estructura organizacional sea expresamente
intencionado y conforme con el principio de máxima efectividad. Para ello, se requiere que
los niveles, cargos, perfiles y descripción de funciones se ajusten a los procesos y actividades
expresamente requeridas por el sistema, evitando así la subjetividad en el diseño. De las
actividades y funciones surgen las dependencias y las líneas de comunicación.

Como principios a tomar en cuenta para implementar la estructura, es necesario considerar

la simplicidad, operatividad y flexibilidad, con la finalidad de garantizar la máxima
funcionalidad y sobre todo, la mayor eficiencia.

A partir del concepto empresarial surgen los requerimientos que guían el diseño de los
procesos y actividades, los cuales determinan a su vez, las características estructurales que
deben ajustarse inequívocamente a los preceptos establecidos por la misión, los principio y
valores empresariales.

Es necesario subrayar que el acto explícito e intencional de fundar una empresa basado en el
rol que satisface en su entorno, así como el compromiso de alcanzar la máxima eficiencia y
calidad en los productos, es el acto administrativo fundamental conocido como planificación
estratégica, la cual conlleva la aplicación de políticas y tácticas operacionales plasmadas en
el diseño y descripción de los procesos, actividades y de la estructura funcional.

El plan comienza por precisar el concepto empresarial, los objetivos, las estrategias de
negocios y las funcionales básicas, para luego plasmar los detalles en los que se basarán los
procesos, actividades y dependencias ejecutoras. Todo ello guiado por la macro concepción
estratégica de la organización. En cascada surgen todas las funciones y operaciones guiadas
por las estrategias organizativas y funcionales, que serán descritas cuando abordemos el
capítulo respectivo.

Por ahora requerimos resaltar la armonía y coherencia que evidencia de manera implícita o
explícita el sistema organizacional. Mientras mayor sea la intencionalidad y la conciencia
que se disponga para su constitución, mayor será la pertinencia social de la empresa en su
entorno.

La lógica relación entre el marco estratégico fundacional (concepto, objetivos, horizonte

visión, estrategias, políticas y tácticas, nos permite definir los dos procesos y desglosarlos en
actividades, que a su vez determinan la expresión gráfica que se denomina organigrama, que
denota niveles jerárquicos, cargos y líneas de comunicación.
A continuación exponemos gráficamente un organigrama genérico, donde a título de
ejemplo, mostramos la forma tentativa que tomaría una organización como consecuencia de
diseñar las actividades de los dos procesos básicos y en correspondencia a un concepto
empresarial neutro.

Nivel productivo
El proceso productivo de la empresa es ejecutado por los miembros que conforman el nivel
productivo mostrado en la parte inferior del gráfico 12. Su objetivo es transformar la energía
laboral en energía comercial (Ec) al generar el valor utilitario de los productos, en otras
palabras, produce bienes y servicios que mediante su comercialización se ponen a disposición
de los clientes quienes en retribución liberan esta energía bajo su forma monetaria que
además de cubrir los costos de producción generan ingresos superiores a éstos.

La producción la conforman aquellos miembros del ambiente social de la organización, que

están directamente involucrados con la fabricación, prestación de servicio y el mercadeo. De
la disponibilidad tecnológica instruccional depende la capacidad productiva de la fuerza
laboral y por ende su capacidad para transformar una energía comercial (Ec) superior a los
costos de producción.

El nivel productivo adquiere una determinada forma estructura organizativa, con base al
concepto empresarial, respondiendo principalmente a la definición del producto, el mercado
al que dirige su atención y el modelo de producción seleccionado, teniendo como objetivo la
máxima eficiencia productiva.

Su objetivo fundamental es generar los bienes y/o servicios con los cuales satisfacer las
necesidades de la sociedad lo más eficientemente posible, para así generar beneficios
monetarios al intercambiar la energía comercial de los productos, luego de deducir los costos
inherentes a la fabricación, mercadeo, administración, etc.

La estructura operativa propia del proceso productivo debe ser flexible y reproducible, tantas
veces como sea económicamente factible y rentable, sin que esto conlleve un crecimiento del
equipo humano que ejecuta el proceso administrativo.

La producción puede ser descentralizada, implementada como una planta para el

abastecimiento regional, puede ser una franquicia, outsourcing, etc., siempre y cuando se
mantenga un estricto control y supervisión del alto nivel jerárquico, garantizando la
estandarización y calidad de los productos.

Gráfico 13. Organigrama genérico

Gerencia General
Actv. de Apoyo Actv. de Apoyo
Recursos H. S. Situacional

Administración Comunicación

Otros
Nivel Administrativo.
Gerencia Producción
Nivel Productivo.

Administración de
Materiales

Fabricación

Mercadeo
Ing. y Diseño

Fuente: Propio

A continuación proponemos un esquema estructural a fin de mostrar gráficamente, la

representación orgánica de los procesos en dos niveles y con las actividades bajo la forma de
cargos, independientemente de que sea estructurada por departamentos, en forma matricial,
organizada por proyectos o por productos, distribuida en varias áreas geográficas, etc.; lo
importante es que se mantenga control del producto, su calidad, su volumen de producción y
su capacidad para representar la marca.
Utilizamos la estructura piramidal o funcional para desplegar la organización empresarial,
basándonos en la lista de actividades primarias de los procesos productivos y administrativos,
ubicando las actividades en línea ejecutiva o staff según sea primaría o de apoyo.
Las actividades primarias ocupan posición en la línea ejecutiva, las de apoyo se ubican como
staff, cargos que aportan diversos insumos y servicios a la línea principal. Los primeros
cargos participan directamente en la generación de la energía comercial, los segundos
contribuyen a la eficiencia y efectivo desempeño del sistema, participando de manera
colateral en las actividades de fabricación y mercadeo. Todas las actividades mencionadas
son esenciales en la producción actuando como un equipo armónico orientado por el producto
y en función del mercado.
El cargo que hemos denominado ingeniería y diseño agrupa las actividades de investigación,
desarrollo e infraestructura, las cuales son básicamente, actividades de planificación
La actividad primaria de gerencia ejecutiva es esencialmente gerencial y administrativa del
más alto nivel, encargada de gobernar, conducir y guiar todo el sistema, por lo tanto es crucial
en lo productivo para ejercer la conducción del proceso. Ejerce su acción a través de la
delegación de autoridad en la gerencia de producción o de planta quien en definitiva se
especializa en producir y comercializar; este cargo a su vez delega funciones en personal
especializado, representado en dependencias que asumen específicamente las funciones de
fabricación y mercadeo y en operarios cuya funciones son fundamentales en la conformación
de la energía comercial (Ec) en los productos.
Breve descripción de los cargos del nivel productivo (Gráfico 13)
Este apartado, más que un manual de descripción de cargo, tiene la intención de mostrar
cómo en última instancia, el concepto empresarial se traduce y se plasma en la estructura
organizativa.
Gerencia General
Es el más alto nivel jerárquico y ejecutivo de la organización. Gobierna, dirige, controla y es
el máximo nivel de supervisión. Su función principal como actividad de los procesos
administrativo y productivo, es la elaboración y ejecución del plan, el cual contempla en
primera instancia, la definición exacta del concepto empresarial, el horizonte visión y las
estrategias, así como su implementación. La actividad gerencia general y su correspondiente
expresión estructural, es la que le imprime direccionalidad e intencionalidad a la acción de
la organización e implementa sus funciones productivas, delegando en la gerencia de
producción.

Cuadro 2. Distribución tentativa de los cargos del proceso productivo por actividad y
posición organizativa.

Denominación
Actividades Tipo Posición
tentativa del cargo

Fabricación Primaria Fabricación Línea Ejecutiva

Mercadeo Primaria Mercadeo Línea Ejecutiva

Investigación, Desarrollo
Apoyo Ingeniería y Diseño Staff
e Infraestructura

Administración de Administración de
Apoyo Staff
Materiales Materiales

Gerencia Ejecutiva Primaria Gerencia General Línea Ejecutiva

Comunicación Gerencia de
Primaria Staff
Producción

Fuente: Propio

Gerencia de Producción
Ejerce sus funciones por delegación de la autoridad correspondiente en el proceso
productivo, su posición jerárquica está en la línea ejecutiva de mando o autoridad en el
nivel de dependencia respecto a la gerencia general. Es la responsable de ejecutar los
lineamientos estratégicos que están directamente relacionados con la producción, a fin de
alcanzar la máxima eficiencia, calidad y efectividad en lo que respecta a la satisfacción de
los requerimientos del cliente.
Es responsable de las actividades de fabricación y mercadeo, implementando sus
actividades a través de dos dependencias especializadas. Este cargo realiza y controla la
contratación del personal de sus dos dependencias adscritas. Compra materia prima e
insumos, contrata servicios, vende productos, decepciona, almacena y evita las pérdidas,
ordena fabricación, supervisa y evalúa lo producido, acarreo, almacén y control de
despacho de los productos terminados, aquellas otras funciones relacionadas con la jefatura
de producción. En el caso de adquisiciones y contrataciones, las mismas deben estar
expresamente autorizadas en el presupuesto del lapso y contar con la disponibilidad de
recursos. Selecciona y contrata el personal bajo nivel de dependencia directa, salvo las
excepciones contempladas en las atribuciones de la dependencia de recursos humanos.
Ejerce la máxima autoridad en cuanto a la supervisión, control y seguridad de los bienes,
equipos, maquinarias, espacios, plantas y bienes diversos relacionados con la fabricación.
Bajo la jerarquía de la gerencia de producción se encuentran en línea ejecutiva directa, las
jefaturas de fabricación y mercadeo y en posición de staff o asesora, la dependencia de
administración de materiales, cargo este cuyo objetivo es el reducir el tiempo entre la
entrada de los materiales y la salida de los productos terminados, tendiendo a mantener un
flujo constante, reduciendo el almacenamiento, pérdidas y retrasos.
Dependiente de la jefatura de fabricación, se encuentran dos (2) dependencias staff:

 Ingeniería y Diseño

 Control de Calidad.
Cuida, en primera instancia, por que el producto realmente satisfaga la necesidad para lo
cual está dirigido, además de velar por que el contenido, presentación, configuración se
ajuste al diseño definido, para que realmente satisfaga la necesidad y expectativas de los
clientes.
Administración de Materiales
Es una actividad de apoyo del proceso productivo; su expresión estructural ocupa una
posición staff o asesora de la gerencia de producción y a las funciones de fabricación y
marketing.
Esta dependencia vela por el suministro de insumos y materia prima para la fabricación de
bienes y prestación de servicios, su desplazamiento a lo largo de la cadena de producción,
almacenamiento, mercadeo y distribución hasta colocarla a disposición del cliente, tratando
en todo momento de que el tiempo entre la entrada del insumo y la salida al mercado del
producto elaborado, sea el menor posible. Ejerce funciones de servicio para la actividad
fabril y para la de mercadeo. Genera la información relacionada con sus funciones así como
colocarla a disposición de las dependencias que la requieran, además de asesorarlas sobre
los aspectos relacionados con sus funciones.
Su propósito es la reducción de los costos de producción mediante la minimización del
tiempo entre la recepción de los insumos y la liquidación del producto terminado; así como
también, mantener el control sobre los parámetros de producción y calidad.
Sus atribuciones son: coordinar, asesorar y supervisar la selección, compra, recepción y
almacenamiento de insumos, su desplazamiento interno; así como contribuir en la
reducción de las pérdidas de insumos y productos terminados, el acarreo en vació, el
retrabajo, el desperdicio y las devoluciones.
Fabricación
Esta actividad cobra expresión estructural en la dependencia del mismo nombre, aunque es
frecuente encontrarla como jefatura o gerencia de planta. Depende en línea ejecutiva, de la
gerencia de producción. Tiene como objetivo crear el valor de uso y cambio, fabricando
bienes o prestando servicios según sea la misión, además de propender a alcanzar la
máxima eficiencia productiva, incluyendo en sus atribuciones, el mantenimiento, transporte
interno, seguridad industrial, etc.
Ejecuta sus labores con bases al presupuesto de ingresos y egresos que sirve como
instrumento de evaluación del desempeño del gerente y personal de esta dependencia.

Mercadeo
Depende jerárquicamente en línea ejecutiva, de la gerencia de producción, al mismo nivel
jerárquico que fabricación. Tiene como objetivo colocar en el mercado los productos y
servicios fabricados. Su función principal es convertir el valor inherente a los productos en
el equivalente único de cambio aceptado socialmente a través del intercambio producto-
dinero.
Se encarga adicionalmente del manejo de la cartera crediticia, de las cuentas por cobrar y
de la cobranza. Cobra, deposita y reporta todos sus movimientos administrativos en el
Sistema Informático. Cuenta con un presupuesto de operaciones que debe cumplir,
tendiendo su labor cotidiana a superar las metas establecidas de ingresos y ajustarse al
presupuesto de egresos establecido. Su desempeño debe ajustarse a los lineamientos
establecidos por el Plan Estratégico y en total armonía con Fabricación.
Ejerce labores de promoción, publicidad, contratación de provisión, facturación, crédito y
cobranzas, dentro de la autonomía de la que dispone, siempre y cuando cumpla con lo
establecido por los planes estratégicos, operativos, el presupuesto y los manuales de normas
y procedimientos, así como también por el reglamento interno vigente.

Ingeniería y Diseño
Actúa como asesor de la jefatura de fabricación. Su objetivo es perseguir la máxima
eficiencia y calidad de los productos y procesos de fabricación, manteniéndolos
actualizados respecto a las expectativas y exigencias del cliente.
Entre sus objetivos está el contribuir a hacer eficiente las funciones y tareas productivas,
con miras a reducir el costo de producción; así como lo relacionado con el diseño,
reducción o integración de partes y de piezas, empaque, acarreo, perecibilidad, presentación
entre otras. Trabaja en conjunción con la sala de estrategias y con administración de
materiales. Ejecuta actividades de investigación y desarrollo, así como también de
infraestructura y planificación operacional.

Nivel administrativo
Se encarga de elaborar y ejecutar las actividades propias del proceso, como son:
Planificación, Dirección (Gerencia Ejecutiva y Gestión Financiera), Organización y Control
(Diagnostico Situacional y Comunicación), así como velar por la coordinación y coherencia
del proceso productivo. En Este nivel se encuentra ubicado el gobierno de todo el sistema,
que estructuralmente está representado por la Gerencia Ejecutiva, de donde deriva todo el
esquema de autoridad, delegando atribuciones y competencias administrativas.
Dependiendo de los principios y valores que prevalezcan en la organización, la acción
gubernamental o gerencial podrá expresar una imagen corporativa evidentemente
centralizada, descentralizada, autoritaria, paternalista o una gerencia basada en un líder, que
orienta intencionalmente un equipo coherente de trabajo.
Su objetivo principal es garantizar la coherencia funcional y financiera de todo el sistema
empresarial; velando por el rendimiento de los factores de producción, la máxima
eficiencia, efectividad y posicionamiento.
El nivel administrativo del organigrama, no se caracteriza por crear valor, puede contribuir
a generar ingresos financieros a través de la actividad de gestión financiera, pero no es su
función principal. Por el contrario, tiende a consumir recursos provenientes del proceso
productivo. Su estructura operativa funcional debe justificarse plenamente, ser altamente
eficiente, poco burocratizada, sencilla y eficaz, para reducir su impacto sobre los costos de
producción.

Breve descripción de los cargos del nivel administrativo

Las actividades propias del proceso administrativo son asumidas por estas dependencias o
cargos, pudiendo incluirse otros de acuerdo a necesidades específicas del sistema así como
también designándole funciones propias a sus requerimientos. Al igual que los cargos del
proceso de producción, los nombres se adecuan a las funciones específicas que realizan,
pero pueden nombrarse de forma diferente siempre que ejecuten de manera eficiente y
eficaz las actividades que les atribuye puntualmente el sistema del que se trate.
Es de resaltar que las dependencias de este nivel operativo cumplen sus funciones para
servicio de la totalidad del sistema y específicamente son apoyo al proceso y actividades
productivas, ejerciendo sus labores en posición staff o de asesorías a la línea ejecutiva.

Gerencia General
Como hemos mencionado antes, este alto cargo ejerce funciones en todo el sistema
empresarial, es decir, tanto en el proceso productivo como en el administrativo. Lo hemos
separado en actividades específicas a cada proceso para resaltar las diferencias funcionales
en cada uno de ellos, pero en este cargo se amalgaman todas ellas, siendo muy difícil
separarlas. La diversidad de decisiones que debe asumir hace engorroso separar los
diferentes ambientes, diluyendo el lógico y su preponderancia gerencial, dando paso a que
el beneficio económico, el lucro inmediato y los beneficios personales dominen la
conducción de la empresa.
Es por ello, que la disciplina y la constancia en la aplicación de los lineamientos trazados por
el plan estratégico son esenciales para el éxito empresarial.

Se realiza esta aclaratoria en este punto, pues en lo gerencial- administrativo radica el

peligro de implementar decisiones que debiliten el flujo energético interno, al desviar su
utilización para satisfacer requerimientos ajenos al plan trazado. Específicamente en la
construcción de la estructura organizativa y en la selección del personal, se comenten
errores que pueden traer consecuencias graves en la sobrevivencia del sistema, generando
un proceso entrópico irreversible.
 Cuadro 3. Distribución tentativa de los cargos del proceso administrativo por
actividad y posición organizativa.

Denominación
Actividades Tipo tentativa del Posición
Cargo

Gerencia
Ejecutiva Gestión Primaria Gerencia General Línea Ejecutiva
Financiera

Administración Primaria Administración Staff

Recursos Recursos
Apoyo Staff
Humanos Humanos

Información y
Comunicación Apoyo Staff
Archivo

Planificación Sala de
Apoyo Staff
Estratégica Estrategias

Otras
Inherentes a las
Dependencias o Apoyo Staff
Actividades
Unidades

Fuente: Propio

Vela por la salud financiera y presupuestaria de la empresa, compromete y es responsable

ante terceros, de la empresa y sus bienes, cuidar de la contabilidad, liquidez, rentabilidad y
es garante de los compromisos de la empresa, especialmente los laborales, impositivos y ante
sus proveedores.

Fijar las políticas de reproducción y comercialización de los bienes y servicios prestados por
la empresa, dirigir la sala situacional donde se delineen y concreten el plan estratégico y
operacional, donde además se monitoree y supervise la aplicación y logros de las metas, se
establezcan los parámetros de medición de los factores de producción y la relación con el
entorno.

Es responsable del ambiente laboral dirigiendo sus esfuerzos en mantener un clima proclive
a la productividad, eficiencia y efectividad laboral, así como de reducir el impacto al medio
ambiente y mantener permanente contacto con la colectividad que le sirve de asiento de sus
actividades.

Dependencia administrativa
Es la dependencia que elabora la propuesta de presupuesto y de planificación operativa de la
empresa, ejerce el control interno de los factores de producción y de los recursos financieros
del sistema. Es una dependencia staff o asesora de la gerencia general.

La razón de no estar posicionada como una dependencia ejecutiva radica en la multiplicidad

de jefaturas que ejercería su influencia en las dependencias inferiores, específicamente en las
de producción, lo cual crea confusión y desorden. La jerarquía y las líneas de mando deben
estar claramente definidas y asumidas sus cargas y responsabilidades.

Realiza las actividades siguientes: control continuo y permanente de los diferentes

parámetros que evalúan el rendimiento interno y aspectos externos relacionados con el
mercadeo y el suministro, mantiene el flujo continuo de información para la sala situacional.
En cuanto a la gestión financiera, mantiene el control de las colocaciones, de la información
financiera y la suministra oportunamente a la gerencia general para la toma de decisiones.

Para controlar los parámetros de rendimiento y funcionamiento interno realiza las siguientes
funciones, que posteriormente pueden dar origen a subdivisiones estructurales, con relación
al plan de expansión aprobado:

Planificación y Presupuesto,

Contabilidad,

Control Presupuestario,

Flujo de Caja,

Control de las cuentas por pagar,

Control de las cuentas por cobrar, los créditos y las cobranzas,

Control de las adquisiciones mayores de maquinaria, equipo e instalaciones,

Servicios generales y mantenimiento y

Seguridad y protección interna.

Recursos Humanos
Es conveniente que la dependencia que ejecuta la gestión de los recursos humanos se
encuentre adscrita a la gerencia general o a la dependencia administrativa como una
dependencia staff o asesora. Aplica y ejecuta las estrategias y las políticas internas diseñadas
para administrar los aspectos concernientes al recurso humano, asuntos legales y garantizar
la formación, capacitación técnica e inducción de la cultura empresarial a todo el personal.
Es una instancia de promoción de aquellas labores que propenden a incrementar la
productividad y la calidad del personal y su trabajo.

Aunque sea una dependencia que realiza la selección del personal con base en la solicitud
realizada por la dependencia que lo requiere, vela porque se encuentre presupuestada y exista
la disponibilidad para ello; el ingreso definitivo debe realizarlo la jefatura que realizó la
solicitud, sobre una posibilidad de candidatos preseleccionados por recursos humanos.
Igualmente el despido debe ser realizado por la dependencia de adscripción y ejecutada por
recursos humano, donde se realiza las formalidades legales y administrativas
correspondiente.

Esta dependencia está responsabilizada también de ejecutar lo previsto por las leyes que
regulan la seguridad, higiene y salud laboral, garantizando los exámenes médicos, la
seguridad de los ambientes de trabajo, el equipamiento de seguridad y la salud del personal.
Se encarga de lo relacionado con los aspectos administrativos de los compromisos
contractuales con la seguridad social y los aspectos impositivos relacionados con los
trabajadores.

Información y archivo
Para el eficiente ejercicio empresarial y en especial de su nivel administrativo, se requiere de
un sistema computarizado que se encargue de reducir los costos operativos; reproduciendo
todas aquellas labores rutinarias de facturación, inventarios, manejo de cartera, caja, bancos,
producción, compras, ventas, etc., en los puestos de trabajo de los que disponen del sistema,
distribuidos en todas las instalaciones de la empresa

La función principal de esta dependencia es minimizar las labores rutinarias no productivas,

haciendo fácil, seguro y eficiente el control de la información administrativa en forma rápida
y confiable.

Esta dependencia ocupa una posición estructural de staff, prestando un servicio interno,
manteniendo la máxima operatividad de los procedimientos administrativos de la empresa,
así como velando y garantizando la seguridad y protección de la información. Esta
dependencia es también el archivo central de información de la empresa, tanto en su forma
electrónica como física.

Sala situacional estratégica

El propósito fundamental de la sala situacional estratégica es establecer las bases estratégicas,
organizacionales, funcionales y operativas del sistema empresarial, con la participación y
compromiso de una representación puntual del ambiente social así como mantener a la
empresa como un sistema abierto; para lo cual, diagnostica, investiga y planifica estratégica
y operativamente la empresa. Define las bases comerciales de los nuevos diseños de bienes
y servicios; realiza seguimiento al entorno y a la ejecución interna, con la intención de evaluar
la pertinencia y coherencia entre ambos; hace seguimiento de las políticas oficiales; evalúa
la evolución de los precios de la competencia; controla las variaciones de los costos de
producción y de todos los parámetros que se establezcan como necesarios para hacer
seguimiento a la eficiencia y a la calidad.

Dependiendo del tipo de decisión deben participar todos los sectores sociales, es necesario
que participe la máxima autoridad, así como también una representación del nivel operario,
para que sean escuchados y valorados todos los planteamientos, comprometiéndose con el
cumplimiento de los objetivos, metas y soluciones. Este mecanismo de participación permite
establecer los vínculos necesarios que convierten al ambiente social, en un equipo armónico
y coherente.

La función principal de la sala en cuanto a la problemática interna y externa, es precisar las

causas de los problemas y plantear soluciones en el marco del concepto empresarial.
Otras dependencias o unidades
Dependiendo del concepto empresarial, la empresa puede contratar una serie de labores que
le son esenciales o crear una dependencia para tal fin, supeditado al volumen de trabajo y lo
rentable que le resulte enmarcado en un mínimo de costos operativos.

Estas unidades serán tan numerosas como sea necesario y con características que definan su
propia conceptualización empresarial. Pueden ser:

Consultaría Jurídica,
Relaciones Públicas,
Prensa,
Secretaría Privada,
Crédito y Manejo de Cartera,
Seguridad Interna,
Servicios Generales y Mantenimiento y
Transporte.
Es importante resaltar que se deben colocar en posición jerárquica directa y ejecutiva,
únicamente aquellas estructuras que generen beneficios económicos y en posición de staff
o asesora aquellas que apoyen las operaciones productivas. La contratación foránea
(outsourcing) o la creación de la dependencia internamente debe evaluarse en función de
costos.

BIBLIOGRAFIA CITADA

i
HILL, Charles W. Y GARRETH, Jones (1.996) Administración Estratégica. Un Enfoque
Integrado. Traduce Magaly Bernal O. Tercera edición. Editorial McGraw-Hill. Bogotá. pág. 133
ii
HILL, Charles W. Y GARRETH, Jones (1.996) Administración Estratégica. Un Enfoque
Integrado. Traduce Magaly Bernal O. Tercera edición. Editorial McGraw-Hill. Bogotá. pág. 148
iii
HILL, Charles W. Y Garreth, Jones. Administración Estratégica Un Enfoque Integrado. Traduce
Magaly Bernal O. Bogotá: Editorial McGraw-Hill. 1.996. Tercera edición. Pág. 324