de Cultura
y Plan de Gestión
de Desastres en archivos
y bibliotecas
Pág.
INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................... 8
Conservación preventiva..............................................................................................................................13
Medioambiente..............................................................................................................................18
Limpieza..........................................................................................................................................22
Manipulación..................................................................................................................................24
Transporte y exposición................................................................................................................27
Depósito..........................................................................................................................................30
Seguridad........................................................................................................................................33
Biodeterioro....................................................................................................................................36
Tipos de documentos.....................................................................................................................................45
Libros..............................................................................................................................................47
Documentos de archivo................................................................................................................51
Dibujos, grabados, planos y carteles...........................................................................................53
Sigilografía......................................................................................................................................56
Fotografía........................................................................................................................................59
Soportes mecánicos: discos y cilindros.......................................................................................65
Soportes magnéticos......................................................................................................................70
Soporte digital................................................................................................................................75
Planificación...................................................................................................................................83
Protección.......................................................................................................................................87
Reacción y recuperación...............................................................................................................90
BIBLIOGRAFÍA..................................................................................................................................................95
ANEXO..................................................................................................................................................................98
Introducción
España posee un importantísimo Patrimonio Bibliográfico y Documental custo-
diado en numerosas instituciones, algunas de gran importancia y complejidad,
que disponen de todos los medios técnicos y profesionales para su conser-
vación. Pero, también encontramos documentación de un valor incalculable
depositada en centros públicos y privados, que no cuentan con tantos recursos
y es, fundamentalmente, a estas entidades a las que va dirigido este manual,
que además queremos ofrecer a los diversos centros de Hispanoamérica, con
problemas de conservación de sus fondos muy similares a los nuestros.
Todo archivo, biblioteca o museo, por pequeño que sea su presupuesto,
debe establecer un Programa de Conservación Preventiva, así como un Plan
de Gestión de Desastres. Éstos deben ser elaborados según los objetivos con-
cretos de cada institución, teniendo en cuenta la situación y características de
8 sus colecciones, así como sus posibilidades y necesidades presentes y futuras,
en el convencimiento de que la perdurabilidad de los fondos está íntimamente
relacionada con el establecimiento de normas que palien la degradación quí-
mica, física y biológica de los Bienes Culturales.
Pero la conservación preventiva no sólo incluye el control ambiental, sino
también los sistemas de exhibir y almacenar sus fondos, el desarrollo de direc-
trices, guías y procedimientos para proteger las colecciones en el depósito o
durante su uso, la concienciación y formación de todo el personal de la insti-
tución, así como el desarrollo de proyectos cooperativos. Se debe considerar
como un sistema global, ya que cada actividad desarrollada puede tener reper-
cusiones en el resto del patrimonio, siendo los protagonistas de estas acciones
no son sólo los archiveros, bibliotecarios, conservadores, restauradores etc.,
sino también los usuarios.
Por ello, el Instituto del Patrimonio Cultural de España consciente de la
importancia de conservar este patrimonio para generaciones futuras y de la
necesidad de difusión de la conservación preventiva, ha decidido publicar este
breve manual en el que se recogen las pautas básicas a tener en cuenta para la
custodia y preservación del Patrimonio Documental y Bibliográfico de nuestros
archivos y bibliotecas. Además, en la actualidad, a los responsables de estas
colecciones se les presentan nuevos retos al tener que afrontar no sólo los pro-
blemas inherentes a la conservación de los soportes tradicionales, sino también
los de las grandes colecciones fotográficas y, sobre todo, la conservación de la
documentación en soporte magnético y digital, que, junto a su fragilidad ante
el paso del tiempo, está sufriendo una continua evolución que hace mucho
mas difícil programar unos criterios de conservación eficaces.
Hemos intentado establecer unos criterios siguiendo las actuales normativas
internacionales, adaptados a unas actuaciones sencillas que creemos que se
pueden llevar a cabo sin un alto coste, ni de medios ni de personal, con las
que queremos ayudar a decidir qué hacer, pero sobre todo qué no hacer cuan-
do se custodian fondos documentales. Los consejos recogidos en este manual
son fruto de la consulta de la abundante bibliografía recientemente publicada
sobre este tema, pero sobre todo de la experiencia de los numerosos trabajos
llevados a cabo por el Servicio de Conservación y Restauración de Patrimonio
Bibliográfico, Documental y Obra Gráfica y el Área de Laboratorios del IPCE y
de la experiencia derivada de los trabajos realizados en el proyecto Leonardo
de la Comunidad Europea ConBeLib: “Conservación preventiva de documen- 9
tos en soportes tradicionales y digitales” (2004-2006), en el que participaron
instituciones de Finlandia, Francia, Italia, Reino Unido y España.
El manual está estructurado en tres grandes apartados: Conservación Pre-
ventiva, criterios específicos para los diferentes materiales que encontramos en
archivos y bibliotecas y, finalmente, consejos para la elaboración de un Plan
de emergencia especialmente diseñado para archivos y bibliotecas, con el que
se pretende establecer un conjunto de medidas aplicadas ante una situación
de crisis, que permitan evitar, o al menos reducir al máximo, el daño sobre los
fondos.
Finalizamos este manual con una bibliografía básica y los recursos web de
utilidad actualizados así como un anexo en el que se recogen las diferentes
tipologías de los contenedores de conservación.
Para dar mayor difusión a estas normas, y para que lleguen con facilidad a
nuestros compañeros hispanoamericanos y así poder aceptar de ellos todo tipo
de sugerencias para ediciones futuras, hemos incluido este texto en nuestra
página web: www.mcu.es/patrimonio/MC/IPHE
Conservación preventiva
15
La conservación preventiva es una Plan de Conservación Preventiva
disciplina que pretende evitar el
deterioro a través la interrelación de Un plan escrito e integral de
los bienes culturales con su entorno. conservación preventiva es el mejor
aliado de las colecciones.
Como método de trabajo, se anticipa a
los procesos de degradación de los bie- El Plan debe formar un conjunto coheren-
nes culturales con el estudio sistemático y te con la misión de la institución y la con-
global de los objetos y colecciones, la re- servación de sus colecciones. Es el mejor
lación con su entorno y su uso, el análisis instrumento para garantizar la protección
de los riesgos de deterioro y los métodos de los fondos, ya que trata de anticiparse
para su control. a los procesos de degradación, detenién-
Para establecer objetivos realistas es dose en el estudio pormenorizado de sus
necesaria la implicación de todos los tra- causas: microclima, limpieza, depósito,
bajadores y la adopción de una visión manipulación, transporte, exposición, se-
integradora de las actividades, caracterís- guridad, biodeterioro y siniestros.
ticas, necesidades y recursos del Centro. La evaluación de las causas que ame-
La conservación preventiva estudia nazan la integridad de la colección y la
los documentos como elementos consti- valoración del riesgo, permite proyectar
tutivos de las colecciones y a éstas dentro estrategias eficaces de acción a corto, me-
del conjunto de la institución. Su aplica- dio y largo plazo, en función de la dispo-
ción atañe a todas las personas y a todas nibilidad de recursos técnicos, humanos y
las actividades desarrolladas en el Centro. económicos.
Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas
16
Conservación preventiva
17
Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas
Medioambiente
t -PT FTQBDJPT EFCFO FTUBS PSHBOJ[BEPT Cuando sea necesario crear microcli-
de forma coherente, mejorando las co- mas especiales para el almacenamiento
rrientes de aire naturales y la estanquei- o exposición de materiales inestables o
dad de los vanos del edificio. frágiles, se puede recurrir a contenedores
o vitrinas con control climático.
t /P TF EFCFO VUJMJ[BS QJOUVSBT OJ BDB-
bados que puedan enmascarar problemas
de filtración de humedades, que liberen Ventilación
sustancias tóxicas o sean susceptibles de
un ataque biológico. Una ventilación constante es el mejor ins-
trumento para reducir las fluctuaciones de
t &T DPOWFOJFOUF MMFWBS VO SFHJTUSP EF humedad relativa y temperatura. Bajando
las condiciones de los espacios interio- la humedad ambiental se disminuye el
res: calidad del aire, humedad relativa, riesgo de los procesos de condensación
temperatura, iluminación, presencia de producidos en superficies frías.
plagas, etc. Además, evita la acumulación de ga-
ses volátiles y partículas de polución de
Humedad relativa y temperatura los contaminantes atmosféricos, elimina
los depósitos de polvo y es esencial para
La temperatura (T) y la Humedad Relativa reducir el crecimiento microbiano y la
(HR) están interrelacionadas y el cambio germinación de esporas.
en una de ellas supone la modificación La eficacia de los sistemas de venti-
de la otra. Los niveles óptimos de HR y T lación depende de su limpieza y del nú-
no son universales ni deben extrapolarse mero de renovaciones de aire por hora 19
a todos los materiales. (RA/h) establecido, que se calcula en fun-
Actualmente, se tiende a considerar ción de su flujo y del volumen de la sala.
que lo óptimo es lograr unos valores de También deben tenerse en cuenta los me-
T y HR estables, evitando las fluctuacio- tros lineales ocupados por los documen-
nes acusadas, que son las más perniciosas tos, las características de los materiales o
para los materiales que componen el Pa- la existencia de obstáculos que obstruyan
trimonio Bibliográfico y Documental. el paso de las corrientes de aire.
Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas
Limpieza
22
edificio, pueden atraer microorganismos ben guardarse fuera del depósito de las
e insectos. colecciones.
t-BMJNQJF[BEFMPTTVFMPTEFCFIBDFSTF
con aspiradores o “mopas”. Fondos
Manipulación
24
La manipulación es un factor de máximo t&TUVEJBSMBTQPTJCJMJEBEFTEFEJHJUBMJ[B-
riesgo para los documentos y una de las ción o microfilmación de los documen-
causas de deterioro más habitual en bi- tos.
bliotecas y archivos, pudiendo llegar a ser
el principal enemigo de la conservación t3FBMJ[BSDPQJBTiNBTUFSwZOPWPMWFSBSFDV-
de las colecciones. rrir al original para su reproducción.
El compromiso entre la necesidad de
acceso a los fondos documentales y su t 5FOFS FO DVFOUB RVF MPT BQBSBUPT EF
conservación puede resolverse recurrien- reproducción comunes (fotocopiadoras y
do a dos medidas: escáneres) producen deterioros mecáni-
cos, debido a la manipulación, y quími-
– Reducir al mínimo la manipulación cos, por el calor y la luz de las lámparas.
a través de las siguientes acciones:
– Evitar prácticas de manipulación in-
t-PTDBUÈMPHPTJOGPSNBUJ[BEPTEFCFOTFS correctas a través de:
actualizados con regularidad.
t $SFBDJØO EF QSPHSBNBT EF GPSNBDJØO
t1BSBFWJUBSQPTUFSJPSFTNBOJQVMBDJPOFTJO- para el personal y los usuarios.
necesarias, se deben anotar todos los datos
que se desprendan de la observación direc- t0QUJNJ[BDJØOEFMPTFTQBDJPTEFEFQØ-
ta de las piezas e incorporarlos al catálogo. sito y consulta.
t&YDMVJSEFMQSÏTUBNPZMBDPOTVMUBMPT t1POFSBEJTQPTJDJØOEFMPTVTVBSJPTMB
ejemplares muy deteriorados y señalarlos información necesaria a través de carteles
convenientemente. o folletos. No olvidar difundir las normas
o pautas más elementales como:
t&OMBNBOJQVMBDJØOEFMBTDPMFDDJPOFT
prescindir de anillos o relojes que puedan t/PGVNBS
DPNFSPCFCFS
FOMBTTBMBT
arañar o dejar marcas en la superficie de de lectura.
las obras. Utilizar guantes de látex bajo
los de algodón, para evitar que el sudor t .BOJQVMBS MPT GPOEPT DPO DVJEBEP Z 25
traspase la tela y pueda mancharlos. manos limpias.
t "QSPWFDIBS MB DPOTVMUB EF MPT GPOEPT t 1BSB FYUSBFS VO MJCSP EF MB FTUBOUFSÓB
para revisarlos y ordenarlos. no tirar de la cabezada, sino empujar sua-
Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas
t /P BQJMBS NÈT EF USFT WPMÞNFOFT OJ t /P IVNFEFDFS MPT EFEPT QBSB QBTBS
apoyarse sobre ellos. página.
t/PGPS[BSMBBQFSUVSBEFMBTFODVBEFS- t1FEJSTJFNQSFQFSNJTPQBSBGPUPDPQJBS
naciones y cerrarlas cuando cese la con-
sulta. t "WJTBS BM SFTQPOTBCMF EF MB FYJTUFODJB
de libros y documentos en mal estado,
t/PUPDBSFMUFYUPPMBTJNÈHFOFTEFMBT o cuando se trate de libros intonsos (con
páginas. hojas total o parcialmente cerradas).
26
Conservación preventiva
Transporte y exposición
En los últimos años el número de exposi- deciden crear pequeños espacios don-
ciones temporales en instituciones cultu- de exhibir sus fondos, o prestarlos para
rales ha aumentado considerablemente. exposiciones de otras instituciones. Tam-
El Patrimonio Bibliográfico y Documen- poco debemos olvidar el préstamo in-
terbibliotecario que exige el traslado de 27
tal es objeto de un renovado interés tan-
to como bienes culturales merecedores libros y documentos, proceso durante el
de mostrarse al público por sus carac- cual pueden producirse deterioros. Por
terísticas históricas, técnicas o estéticas, ello es conveniente tomar una serie de
como por su valor documental. Cada vez medidas que aseguren su conservación
son más los archivos y bibliotecas que durante el transporte y la exposición.
Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas
Exposición t4FEFCFUFOFSFODVFOUBRVFMBQSFTFO-
cia de visitantes puede alterar los valores
Las exposiciones representan un importan- de temperatura y humedad de las salas.
te factor de riesgo por lo que, en muchas
ocasiones, es preferible renunciar a la exhi- t4FEFCFMJNJUBSFMUJFNQPEFFYQPTJDJØO
bición del original y utilizar reproducciones. a la luz con unos niveles de iluminancia
bajos. Conviene usar luz indirecta y man-
t$PNPOPSNBCÈTJDB
TFEFCFOFYQPOFS tenerla apagada fuera del horario de ex-
únicamente las obras que se encuentren posición pública.
en buenas condiciones de conservación,
tomando las medidas pertinentes para t -BTTBMBTEFFYIJCJDJØOEFCFOTFSWJHJ-
evitar cambios ambientales que puedan ladas durante las horas que permanezcan
perjudicarlas. abiertas, y revisadas antes de su apertura y
al cierre, para detectar posibles anomalías.
t &T OFDFTBSJP DSFBS SFHJTUSPT TPCSF MPT
movimientos, las características físicas y
el estado de conservación de la obra, así Préstamo
como las condiciones de exposición.
El Patrimonio Documental o Bibliográfi-
t3FWJTBSFMNFEJPBNCJFOUFFOMBTTBMBT co no puede salir de la institución que lo
Conservación preventiva
29
Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas
Depósito
31
Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas
adecuado. Hay que evitar que los do- zarlos. Antes de su instalación asegurar-
cumentos sobresalgan de los bordes del se de que el forjado del edificio soporta
mueble, para que no reciban golpes o su peso.
sean rozados.
Seguridad
t1SPUFHFSUPEPTMPTBDDFTPTEFMFEJmDJP
con luces exteriores de seguridad, cerra- Préstamo y consulta
mientos firmes, rejas y contraventanas en
los vanos de los primeros pisos. t3FHJTUSBSMBBDSFEJUBDJØOEFMVTVBSJPFO
la base de datos informática de los présta-
t&TUBCMFDFSBDDFTPTEJGFSFODJBEPTQBSBFM mos. Crear una base de datos de consulta
personal y los usuarios. Vigilar la entrada en sala destinada al registro de solicitudes
y salida de personas y materiales por me- de ejemplares valiosos.
Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas
t 3FWJTBS MPT FKFNQMBSFT USBT MB DPOTVMUB en los que se requiera la consulta simul-
para detectar anomalías (mutilación, ano- tánea de varios.
taciones, etc.) y registrarlas en los formu-
larios de incidencias de las rutinas de ins- t 3FTUSJOHJS MB FOUSBEB EF NBUFSJBMFT FO
pección del plan de gestión de desastres las salas de consulta de ejemplares del
y en la ficha informática del usuario. En fondo antiguo, permitiendo únicamente
función de la gravedad del caso, proceder el empleo de folios y lápices de grafito.
a la activación de la cadena de comunica-
ción, de forma que el conservador respon- t 3FWJTBS MBT QBQFMFSBT EF MBT TBMBT EF
sable sea informado o puedan aplicarse lectura al finalizar la jornada laboral para
las sanciones oportunas. asegurarse de que no se eliminan, por
error, documentos pertenecientes a la co-
t*ODPSQPSBSTJTUFNBTEFUFDUPSFTBOUJIVSUP lección.
t -JNJUBS MB DPOTVMUB EF MBT DPMFDDJPOFT t .BOUFOFS BDUVBMJ[BEP VO SFHJTUSP DFO-
del fondo antiguo. Exigir una solicitud tral de localización topográfica que refleje
por escrito con el motivo de la consulta. los movimientos internos y externos de
No entregar más de un ejemplar a la vez los fondos, e inventariar periódicamente
salvo en casos específicos y justificados las colecciones.
34
Conservación preventiva
Biodeterioro
blecen los insectos. Evaluar los riesgos y aves y roedores, se requiere el cuida-
su amenaza potencial. do continuo del entorno y el manteni-
miento de unas condiciones generales
t"JTMBSZFTUBCJMJ[BSMPTPCKFUPTZDPMFD- de higiene, como son prohibir la intro-
ciones infectadas (microorganismos) e ducción de alimentos en el edificio y
infestadas (insectos) hasta que hayan re- evitar la manipulación de los fondos sin
cibido tratamiento. guantes.
Mascarilla para protegerse del polvo y de los disolventes. Mascarilla para protegerse del polvo y de los
microorganismos.
Conservación preventiva
t -PT PCKFUPT BGFDUBEPT Z MPT RVF FTUÈO t -BT termitas (orden Isóptera) son di-
próximos deben aislarse en bolsas plásti- fíciles de erradicar y muy destructivas.
cas y ser trasladados a las salas prepara- Destruyen todo tipo de material orgánico,
das para la recuperación. especialmente si está húmedo y contami-
nado por microorganismos.
t-BMJNQJF[BEFCFSFBMJ[BSTFQPSSFTUBV- La termita “subterránea” (familia Rhino-
radores cualificados una vez que los ma- termitidae) tiene sus nidos principales en
teriales se encuentren estabilizados. el exterior y accede al interior a través de
tuberías y otras conducciones. Actualmen-
t$PNPQSJNFSBNFEJEBEFEFTJOGFDDJØO te se erradican con productos químicos no
puede aplicarse a las áreas dañadas de los tóxicos para las personas, que inhiben el
documentos una solución de etanol al 70% desarrollo del exoesqueleto de la termita
pulverizado o aplicado localmente con to- impidiendo que llegue a la fase adulta. La
runda o hisopo; es un procedimiento ade- erradicación de las humedades elimina la
cuado siempre que no existan pigmentos presencia de termitas subterráneas evitando
solubles en los materiales tratados. la necesidad de aplicar productos químicos.
La termita “de la madera seca” (f. Kaloter-
t " DPOUJOVBDJØO
TBMWP QBSB NBUFSJBMFT mitidae) tiene sus nidos en el interior del
Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas
40
41
Deterioros en papel producidos por lepismas. Equipo para desinsectación por anoxia.
Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas
t&Mchoque térmico somete bruscamen- Las personas que trabajan o están en con-
te a los materiales depositados en bolsa tacto con el Patrimonio Bibliográfico y
42 de plástico a temperaturas extremas. Las Documental pueden verse afectadas por
altas temperaturas conllevan problemas enfermedades de tipo alérgico y micosis
de deshidratación, dilatación y envejeci- producidas por infecciones microbianas.
miento de los materiales. La utilización de En los edificios con escasa ventilación
bajas temperaturas implica pasar de tem- y, por tanto, con una inadecuada renova-
peratura ambiente a -25ºC. La “desconge- ción del aire, se forman condensaciones de
lación” del objeto, después del tratamien- humedad y como consecuencia desarrollos
to, debe efectuarse lentamente. microbianos. También los nuevos mate-
riales como las juntas de silicona, algunos
t -PT rayos gamma no deben utilizar- adhesivos modernos o ciertas pinturas, se
se para tratar materiales orgánicos puesto contaminan frecuentemente por microor-
que el riesgo de alteración es alto. Los ganismos y desarrollan micelios de hongos.
materiales celulósicos son vulnerables, Una amplia variedad de hongos, fre-
dependiendo de la proporción de lignina cuentes en nuestros archivos y bibliote-
y humedad presentes. Además ocasionan cas, producen sustancias tóxicas denomi-
envejecimiento de los materiales. nadas micotoxinas.
Éstas sobreviven en los soportes más
t-PTNÏUPEPTDPOmicroondas requieren tiempo que los hongos y pueden penetrar
una mayor investigación para resolver los en el organismo humano por vía dérmica,
problemas derivados del calentamiento de fijándose en tejidos ricos en grasas.
componentes metálicos, tintas y pigmentos. Las bacterias pueden producir toxinas
que penetran a través de la piel o por in-
t -PT gases inertes representan una al- halación, absorbiéndose por las mucosas.
ternativa segura tanto para la pieza como Muchas esporas de microorganismos
para los manipuladores, y logra un 100% de (de entre 2 y 10μ) pueden penetrar en el
Conservación preventiva
sistema respiratorio. Sólo partículas ma- cumentos u objetos que puedan introdu-
yores de 10μ quedan en las membranas cir contaminación.
mucosas de la nariz y en la garganta. Las
enfermedades más frecuentes relaciona- t-BDPODFOUSBDJØOEFQPMWPQPSNEFCF
das con hongos y bacterias son la derma- ser controlado.
titis, rinitis, bronquitis, asma, aspergilosis
bronco-pulmonar (producida por el hon- t*OTQFDDJPOBSMBTTBMBTDPONBZPSFTQSP-
go Aspergillus), actinomicosis (producida blemas de condensación.
por la bacteria Actinomyces), pneumoni-
tis hipersensitiva y alergias diversas. t 6UJMJ[BS HBGBT QSPUFDUPSBT Z NBTDBSJMMB
de poro 0.4/μ, bata y doble guante de al-
godón y de látex en la manipulación de
Actuar para prevenir materiales contaminados. El látex impide
el paso de las esporas, y el algodón sirve
t4FEFCFOSFBMJ[BSQFSJØEJDBNFOUFBOÈMJ- de barrera contra las micotoxinas.
sis de la contaminación del aire, tanto en
el interior como en el exterior del edificio. t'PNFOUBSMBMJNQJF[BQPSBTQJSBDJØOZ
la ventilación del edificio.
t&WBMVBSFMHSBEPEFDPOUBNJOBDJØOEF
los materiales, al menos de los más hi- t 7JHJMBS QFSJØEJDBNFOUF MB TBMVE EF MPT
groscópicos. Controlar la entrada de do- trabajadores.
43
Microorganismos aislados del aire en áreas con escasa Desarrollo de microorganismos sobre papel.
ventilación. Manipulación con doble guante, algodón y latex y gafas
protectoras.
Tipos de documentos
Tipos de documentos
Libros
Manera incorrecta de extraer un libro de la estantería. Forma correcta de extraer un libro del estante.
Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas
t 4F EFCFO VUJMJ[BS TFODJMMPT BUSJMFT EF reproducción y sobre todo de la estructu-
cartón neutro o almohadillas suaves relle- ra y condiciones del documento.
nas con espuma o bolitas de poliestireno
expandido, que se acomoden bajo cada Nunca abrir el libro más de 140 grados
tapa del libro hasta conseguir un ángulo ya que si no sufriría daños graves en su
de apertura adecuado. Asimismo se reco- estructura.
mienda el uso de pesas acolchadas y sua- Cuando se use una técnica en la que
ves para mantener abiertas las páginas. la óptica está bajo el plano del libro (es-
cáner o fotocopia) debemos seguir las si-
t 4F EFCFO USBOTQPSUBS MPT WPMÞNFOFT P guientes indicaciones:
conjuntos de libros en carritos fácilmente
manejables, estables y de tamaño sufi- tReproduzca las páginas de una en
ciente para que no sobresalgan. Este tipo una.
de trasporte necesita suelos lisos que evi- tGire el volumen con cuidado.
ten las vibraciones. tApoye la hoja que va a reproducir
sin hacer presión.
t4JTFQFSNJUFFMVTPEFGPUPDPQJBEPSBT tSostenga la otra mitad del libro fuera
para libros modernos o contemporáneos, del plano evitando la deformación
éstas deben ser adecuadas para la repro- del lomo.
ducción de materiales bibliográficos, de
manera que no haya que forzar la apertu- Cuando se reproduzca un documento con
ra de los libros durante el proceso. la óptica puesta encima, se recomienda
colocar el volumen sobre un soporte blan-
48 t-PTEB×PTQSPEVDJEPTQPSMPTTJTUFNBT do para no dañar la encuadernación, re-
de reproducción son acumulativos, por lo duciendo el ángulo de apertura con unas
que se programarán las reproducciones cuñas de gomaespuma o cartón forrado
de textos teniendo en cuanta los riesgos de tela, de las dimensiones apropiadas.
que el material corre según la frecuencia Si el volumen no mantiene de forma
con que sea consultado. natural la posición de apertura deseada,
no se debe poner encima un cristal sino
t)BZRVFFMFHJSMBUÏDOJDBEFSFQSPEVD- que se debe sujetar con pequeñas tiras
ción mas idónea según la finalidad de la de polietileno o pesas forradas de tejido.
menor a mayor, asegurando así un apoyo baja potencia, con la boquilla provista de
correcto para cada volumen. cepillo suave. Cuando no se disponga de
ellos, desempolvar las cubiertas de los li-
t$PMPDBSMPTHSBOEFTGPSNBUPTFOQPTJDJØO bros con suaves gamuzas electro electroes-
horizontal sin apilar más de tres volúmenes. táticas y limpiar los cortes con brocha, su-
jetándolos siempre firmemente cerrados.
Limpieza t/PFNQMFBSDSFNBTMJNQJBEPSBTOJQSP-
ductos nutrientes para las encuadernacio-
t4FSFDPNJFOEBFMVTPEFBTQJSBEPSFTEF nes en piel.
50
Documentos de archivo
nados deberán ordenarse en carpetas o t -PT EPDVNFOUPT EF QBQFM NVZ ÈDJEP
cajas protectoras. Éstas deberán abrirse (como periódicos) deben guardarse en
por tres de sus lados, y serán algo más carpetas o sobres de papel con reserva
amplias que la documentación para evitar alcalina o materiales inertes. Si estaban
roces en su manipulación y garantizar su asociados a otros documentos, deben ser
fácil acceso. almacenados junto a éstos.
Protección para documentos de archivo, compuesta de cartón libre de ácido y tereftalato de polietileno.
Tipos de documentos
Dibujos, grabados,
planos y carteles
t$POWJFOFFNQMFBSBTQJSBEPSFTEFTVD- t4JOPTFEJTQPOFEFQMBOFSPTDBQBDFTEF
ción regulable con filtro para el polvo y albergar los grandes formatos, éstos deben
boquilla con cepillo para los documentos ser protegidos con pliegos de papel suave
especialmente sucios. de materiales inertes y enrollardos con la
cara impresa hacia fuera. Los rollos se intro-
ducirán en cilindros protectores o se cubri-
Depósito y protección rán con un material protector (inerte o tela
de algodón descrudada). Posteriormente se
t/PFTDPOWFOJFOUFQMFHBSNBQBTPQMB- colocarán en instalaciones específicamente
nos originales, ya que este proceso debi- diseñadas para ellos, de forma que pueda
lita, desgasta y, finalmente, rompe la fibra extraerse cada uno de ellos sin manipular el
del papel. resto ni provocar riesgos de caída.
54
Cápsula de tereftalato de polietileno abierta por dos lados para la protección de obra gráfica.
Tipos de documentos
Carpeta compuesta por trasera, ventana y tapa para la Carpeta para la conservación de obras con
conservación de obras de carboncillo, grafito y pastel. representación por las dos caras.
Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas
Sigilografía
56
57
Protección individual para sellos.
t$VBOEPMPTEPDVNFOUPTUFOHBONÈTEF
un sello pendiente, o éstos sean de cera,
se deben proteger individualmente para
evitar que se produzcan roces.
t-PTEPDVNFOUPTDPOTFMMPTQFOEJFOUFT
se pueden montar en soportes rígidos,
que ofrecen protección a sus distintos
componentes: pergamino, ataduras y
sellos. Cuando no sea posible realizar
un montaje integral se procederá a pro-
teger los sellos como en el apartado an-
terior.
t4FEFCFOPSEFOBSZQSPUFHFSMPTTFMMPT
sueltos en bandejas con cajeados de es-
pumas inertes (tipo plastazote), con la
misma forma y tamaño que el objeto.
t4FEFCFQSFTUBSFTQFDJBMBUFODJØOBMB
calidad de los materiales que se utilizan
en contacto directo con los sellos ya que
si son muy absorbentes reducirán los
58 aceites de la cera, en el caso de que sean
de cartón elaborado con pasta de madera,
pieden alterar el plomo.
Marcas de control
t&NQMFBSMPTNJTNPTQSPDFEJNJFOUPTEF
siglado que en el caso de grabados y di-
Soporte de conservación para documentos en
bujos, para el soporte del documento.
pergamino con sello pendiente, realizado en cartón
pluma y cubierto con una lámina de tereftalato de
polietileno.
Fotografía
t3FEVDJSBMNÓOJNPQPTJCMFFMUJFNQPZ t%JTQPOFSMPTGPOEPTSFTQFUBOEPFMPS-
número de manipulaciones por muy cui- den original y su procedencia.
dadosas que sean. Éstas deben ser pau-
sadas y seguras, evitando así aumentar el t &M NPCJMJBSJP EF BSDIJWP EFCF FTUBS
riesgo de daño que en sí conlleva. hecho con materiales estables, libres de
ácidos, ligninas, plastificantes, peróxidos,
t)BDFSVTPEFHVBOUFTEFBMHPEØOPMÈ- sulfuros u otros agentes nocivos.
tex. Tomar los positivos por el borde, las
placas por las esquinas y manipular las t&WJUBSMBJMVNJOBDJØOTPMBSEJSFDUBZQSPUF-
piezas frágiles o de formato grande sobre ger los fondos de la luz mediante mobiliario
un soporte auxiliar. No tocar la emulsión. y/o contenedores secundarios cerrados.
t "QPZBS MBT QJF[BT TPCSF TVQFSmDJFT MJ- t 0SHBOJ[BS MB DPMFDDJØO QPS GPSNBUPT
sas, secas y limpias. para ahorrar espacio, facilitar una mani-
pulación segura y evitar presiones inne-
t $PO DBSÈDUFS HFOFSBM
OP BQJMBS FM cesarias.
material fotográfico. Si excepcionalmente
hubiese que hacerlo, los negativos sobre t4FQBSBSFONPCJMJBSJPBQBSUFZEJGFSFO-
vidrio nunca se superpondrán en núme- ciar claramente del conjunto de los fon-
ro mayor a 5 ó 10 placas, en función del dos los materiales de color y los materia-
peso de las mismas. les especiales.
60
Placa de vidrio formato 18x24 cm con retoques sujeta Renovación de envoltorios en copias positivas y hojas
por las esquinas. de película formato 10x15 cm.
Tipos de documentos
Cajón de mueble archivador para placas de formato Cajas de conservación que contienen álbumes
13x18 cm con separadores movibles y no pivotantes. originales del archivo Loty (IPCE).
Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas
t-PTFOWPMUPSJPTQMÈTUJDPTQFSNJUFOWFS t&TUPTNBUFSJBMFTDSFBOVOBNCJFOUFFT-
la pieza sin manipularla. Sin embargo, tanco en torno a la pieza, por lo que nun-
pueden atraer polvo y en condiciones ca deben usarse para soportes de nitrato
de HR alta adherirse a la emulsión, por y diacetato.
lo que debe valorarse detenidamente si
es adecuado su uso en función de las t.JOJNJ[BSMBDPOTVMUBEJSFDUBEFMPTPSJ-
condiciones ambientales de los depósi- ginales mediante la digitalización, dupli-
tos. cado o copia de los mismos.
62
Interior de la caja con el álbum protegido con sobre de Álbum fotográfico original de la firma Loty.
cuatro solapas.
Duplicado digital de álbum del archivo Loty para Sobre de cuatro solapas para preservación de placas
consulta. fotográficas.
Tipos de documentos
63
Contactos fotográficos de placas del archivo Loty Marca de control de placa del archivo Moreno realizada
conservados en hojas de poliéster agrupadas en en el sobre con lápiz de grafito.
cuaderno de anillas de cartón de pH neutro.
Limpieza de positivo sobre soporte secundario con Almacenamiento de placa rota del archivo Moreno
empleo de brocha de pelo suave y sujetando con sobre soporte secundario rígido.
firmeza el original fotográfico.
Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas
64
Almacenamiento de placa rota del archivo Moreno Rollo de película de nitrato de celulosa con grado
sobre soporte secundario para su conservación en medio de deterioro.
horizontal dentro de caja.
Soportes mecánicos:
discos y cilindros
65
La fragilidad de cilindros y discos se de- en los diferentes componentes de los so-
riva de su composición, la naturaleza de portes. Así, por ejemplo, en los discos
los soportes y los métodos de reproduc- de laca sobre un soporte de aluminio se
ción empleados. En cada reproducción se puede producir un efecto de craquelado
produce una pequeña degradación. irreparable.
El nitrato de celulosa, uno de los mate- t &NQMFBS TJFNQSF HVBOUFT EF BMHPEØO
riales utilizados como soporte para los limpios.
cilindros, es poco sensible a la humedad
pero sí a los cambios de temperatura. Sin t &WJUBS UPDBS MB TVQFSmDJF BDBOBMBEB P
embargo, suelen estar guardados en estu- surcada de cualquier disco o cilindro.
ches realizados en cartón, material suma-
mente higroscópico. t .BOJQVMBS MPT DJMJOESPT JOUSPEVDJFO-
Una alta humedad relativa puede do los dedos índice y medio en el in-
producir la aparición de moho sobre los terior.
discos, carpetas o fundas interiores. De Para los de gran formato utilizar cua-
manera general se recomienda una tem- tro dedos.
peratura entre 19-20 ºC y entre 40-45 %
de HR. t4VKFUBSMPTEJTDPTTØMPQPSFMCPSEFFY-
Los cambios rápidos en temperatura terior y la superficie etiquetada. Los dis-
y humedad suelen dar lugar a tensiones cos de goma-laca son frágiles y quebra-
Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas
66
Las fundas –cartón o plásticos- pueden convertirse Forma correcta de manipular un cilindro para no dañar
en elementos que dañen al disco o cilindro en vez de su grabación.
protegerlos. Pueden ser propensos a la acumulación de
humedad y de hongos.
t-PTFTUVDIFTPSJHJOBMFTEFMPTEJTDPTEF Limpieza
vinilo (fundas de papel o plástico, cartón
y recubrimiento protector plástico), des- Debido a la diversidad de los materiales,
de los más sencillos a los que muestran tanto del soporte (papel, madera, metal,
imágenes a todo color e información del etc.) como de la superficie grabada, no
contenido musical, no son adecuados existe una norma general de limpieza
para la conservación a largo plazo ya que para discos y cilindros. Existen estudios
producen deterioros químicos y físicos sobre productos de limpieza apropiados
debido a su progresivo endurecimien- para casi cada tipo de discos.
to o contracción (provocando arañazos,
alabeamiento o adhesión de restos a la t5PEPTMPTEJTDPTEFCFOMJNQJBSTF
UBOUP
superficie del soporte). Deberán ser sus- antes como después de su reproducción.
tituidos por polietileno de alta densidad,
libre de agentes colorantes, antioxidantes t$PMPDBSMPTEJTDPTTPCSFVOQB×PMJN-
o lubricante. Necesitan un proceso de pio situado en una superficie plana. Apli-
conservación distinto del que se aplica al car la solución de limpieza con paños de
disco, pero ambos deberán permanecer algodón que no dejen restos, mediante
juntos o próximos en el archivo, ya que un movimiento circular en la dirección de
son complementarios. los surcos. Se puede emplear agua desti-
67
La diversidad de los discos es grande, distintos tamaños, colores, velocidades de reproducción, etc.
Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas
lada (o con una solución de alcohol iso- suave y una ligera aspiración. Nunca
propílico al 20%) que dispersa las cargas debe utilizarse agua.
electrostáticas y reduce el incremento de
la conductividad de las sales que han po- t-BFOFSHÓBFTUÈUJDBBUSBFQBSUÓDVMBTEFQPM-
dido depositarse por el contacto con las vo que dan lugar a una reproducción defec-
manos. tuosa del sonido. Para paliarlo utilizar en su
limpieza cepillos de fibra de carbono.
t &O MB MJNQJF[B EF MPT EJTDPT B CBTF
de “goma-laca” es aconsejable usar sólo t-PTQSPEVDUPTEFMJNQJF[BEFMPTTVSDPT
agua. No emplear nunca alcohol. de los discos deben ser compatibles con
los materiales de sus etiquetas (papel, tin-
t6OBWF[FGFDUVBEBMBMJNQJF[BIÞNFEB ta y adhesivo).
aplicar un secado con chorro de aire frío
(nunca caliente) y con baja presión. t&OTJTUFNBTNFDÈOJDPTEFMJNQJF[BEFM
disco, por inmersión completa en líquidos,
t 1BSB MJNQJBS MPT QSJNJUJWPT EJTDPT EF se deben proteger las etiquetas por medio
cartón o madera pasar un cepillo muy de ventosas de goma u otro sistema.
68
La combinación del cartón prensado y la laca ha sido ampliamente usada en la fabricación de discos así como
distintas velocidades de reproducción y el inicio de ésta de fuera hacia dentro ó al contrario.
Soportes magnéticos
70
Los soportes magnéticos son medios efí- y cada generación es idéntica a la ante-
meros, a causa de su composición quími- rior. Pero cuando se sobrepasa el límite
ca y los procesos utilizados para la graba- de corrección la información desaparece
ción y lectura de la información. sin previo aviso.
Existen dos sistemas para grabar datos El principal problema de la conserva-
en soportes magnéticos: la grabación ana- ción de las cintas magnéticas es la estabi-
lógica (principalmente hilo y cintas mag- lidad del aglutinante que mantiene uni-
néticas) y la digital (discos magnéticos das las partículas magnéticas al soporte
flexibles y duros) siendo su ficha técnica plástico. Unas condiciones de humedad
imprescindible para su lectura. y temperatura inadecuadas y, sobre todo,
A efectos de conservación la graba- las variaciones bruscas de estos paráme-
ción analógica tiene como ventaja, sobre tros, hacen que las distintas capas que las
la digital, que su deterioro es gradual, lo componen sufran procesos de contrac-
que permite realizar una completa tras- ción y dilatación. Estas variaciones pro-
cripción antes de que se destruya total- ducen daños en la superficie magnética,
mente el contenido del documento. llegando a desprenderse de la base las
A partir del “master” (documento partículas metálicas.
original) se puede realizar una primera
copia (denominada “1ª generación”), de
ésta una nueva (“2ª generación”), y así su- Medioambiente
cesivamente. En la grabación analógica, la
degradación de la información es elevada La humedad relativa adecuada para la
en la “3ª generación”, mientras que en los conservación de estos soportes no debe
sistemas digitales los errores se corrigen exceder de 40%. La temperatura debe
Tipos de documentos
Las “cintas abiertas” fueron el formato inicial de la grabación magnética. Los casetes evitan el contacto de la cinta
con las manos y dan una mayor simplicidad en la manipulación por el equipo de reproducción.
Conservación
Conserva
ación preventiva en Archivos y Bibliote
Bibliotecas
ecas
t %FTDPPOFDUBS MBDBCF[BEFCPSSBEPEFM
t%FTDPOFDUBS MB DBCF[B EF CPSSBEP EFM t $MBTJmDBS MPT EPDVN
t EPDVNFOUPT
NFOUPT TFHÞO
TFHÞO TVT
TVT
reproduuctor para
reproductor para consultar los documen-
docummen- car acterísticas: sistemass de grabación,
características: grabación, for-
fo
or-
tos, de esa maneraa eevitaremos
e maner borrado
vitaremos un bor rado matos, pesos, etc.
accidental.
accidenntal. Hay
Hay equipos exclusivamente
exclusivameente
reproductores
reproduuctores que son más adecuados
adecuaados t 6TBS QSFG
t 6TBS GFFSJCMFNFOUFF FTUBOUFSÓBT
QSFGFSJCMFNFOUF FTUBOUFSÓBT NFUÈ
NFUÈ--
paraa est
par estas
tas funciones. licas adaptadas a las cintas
ciintas que van
van a so
so--
por t (tamaños
tar
portar (t ñ y pesos).
peso
os).
)
t3FUJSBSMBMFOHàFUBEFTFHVSJEBEVOBWF[
t 3FUJSBS
B MB MFOHàFUBEF TFHVSJEBEVOB WF[
grabada
gr cuando
abadaa la cinta. No olvidar que cua ando t
t --BT
BT DJOUBT
DJOUBT EFCFO
EFCFO DPMPDBSTF
DPMPDBSTF WFSUJDBM-
WFSUJDBM-
se bor ra una cinta no hay
borra hay vuelta atrás,
atráss, no m ente een
mente n llas
as eestanterías
stanterías y d entro d
dentro dee ssus
us
es posible
posibble recuperar
recuperar los datos. ccajas.
ajas.
t*OTQFDDJPOBSSFHVMBSNFOUFFMFTUBEPGÓ-
t *OTQFFDDJPOBSSFHVMBSNFOUF FMFTUBEP P GÓ- t -BT
t -BT C PCJOBT E
CPCJOBT F H
EF SPTPS ZZ BBODIVSB
HSPTPS ODIVSB TTJ-
J-
sico de las cintas de una misma marca,
maarca, m
milar ilar aall d
dee llaa p elícula d
película e ccine
de ine ((16;
16; 117,5;
7,5;
dur ación
duración,n, época de fabricación, ubicación
ubicacción 335;5; 7700m m.), ccon
mm.), on uunn rrecubrimiento
ecubrimiento m ag-
mag-
en la videoteca,
viddeoteca, etc. n ético y perforaciones
nético per foraciones para par a su su arrastre
arr astre
72 y sincronización
sincronización ccon on lala iimagen,
magen, debendeben
t-BDPOTFSWBDJØOZFMDPSSFDUPNBOUFOJ-
t -B DP
POTFSWBDJØO Z FM DPSSFDUP NBOUUFOJ- ccolocarse
olocarse horizontalmente
horizontalmente een n las
las eestan-
stan-
miento de los equipos de reproducción
reproduccción tterías,
erías, d ebido a ssu
debido u p eso y ttipo
peso ipo ddee b o-
bo-
(magnet toffo
ones/magnetoscopios, casetes,
(magnetofones/magnetoscopios, caseetes, b inado.
binado.
videos, etc.) en los distintos formatos
fo
ormatoos y
sistemass de los soportes
soportes almacenados,
almacenadoss, es t
t -BT
-BT DJOUBT
DJOUBT NBHOÏUJDDBT TF
NBHOÏUJDBT TF TVNJOJTUS BO
TVNJOJTUSBO
imprescindible
impresc paraa su lec
cindible par lectura,
tura, conserva-
conseerva- con caja protec tora de
protectora d car tón, metal o
cartón,
ción y conversión
c
conv información.
ersión de la inffo
orrmación. materiales plásticos ríg
gidos. Las cajas me-
rígidos. me-
Existen gra
gran
an cantidad de formatos, que son incompatibles
incomp
patibles unos con otros, que dependen
dependen de
e la aplicación y de la
empresa constructora.
c
Tipos de documentos
CADENA AN
CADENA ANALÓGICA
NALÓGICA CADEN
CADENA
NA DIGIT
DIGITAL
TAL
A
Al circular por
p un circuito [PREVIO]
[PREVIO] Las señales digital
Las digitales
les también
sufre deformaciones
maciones y ruido
deform sufren deformacion
deformaciones
nes y ruidos
73
Las deforma
Las deformaciones
aciones y ruido [GRABA
ADOR]
[GRABADOR] LLas
as deforma
deformaciones
aciones son
acumulativos
son acumul ativos ac
cumulativas
acumulativas
LLa final
al no puede ser
a señal fina P
Para
ara las señal es digitales
señales
reconstruida
a podemos establece
establecerr un umbral
Toda
o la señal q
Toda ue esté por
que
encima del valor estaablecido las
establecido
consideraremos de alto nivel y
en caso contrario dee nivel bajo,
bajo,
consiguiendo reconstruir
recconstruir la
señal de partida siempre
siemp pre que las
deformaciones no sean n excesivas
excesivas
Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas
Soporte digital
75
El medio digital es ya mayoritario en La digitalización representa,
nuestro mundo. A los documentos digita- simultáneamente, un método y un reto
les en origen, se suman aquellos genera- para la conservación
dos como producto de la conversión de
documentos físicos. El deterioro de la información digi-
Los documentos digitales se pueden tal está relacionado con la inestabilidad
almacenar en soportes físicos magnéti- intrínseca del soporte (baja calidad del
cos (disquetes, discos duros, cintas DAT, proceso de fabricación y de los mate-
etc.), ópticos (CD, DVD, disco óptico riales), las condiciones ambientales de
regrabable, etc.) o eléctricos (memorias almacenamiento (fluctuaciones de T o
flash: pendrive, tarjetas de memoria, HR, proximidad de campos magnéticos,
etc.) presencia de suciedad u hongos) y de-
El formato electrónico facilita el acce- terminadas formas de uso (compresión
so y la transmisión de la información, per- de los documentos, encriptación, mal
mite el tratamiento de la imagen ofrecien- estado de los equipos de grabación y
do distintas posibilidades de visualización lectura, etc.).
y la reproducción sin dañar el original. Además, hay que tener en cuenta los
Las barreras físicas o temporales desapa- virus, la gran facilidad de modificación
recen en el caso de los datos incorpora- de la información original y la continua
dos a la Red. Sin embargo, la esperanza evolución de los equipos (Hardware) y
de vida de estos materiales es muy corta, programas informáticos (Software) nece-
requierendo un seguimiento constante y sarios para acceder a los datos, que rápi-
la actualización continuada de los datos. damente quedan obsoletos.
Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas
Plan de Gestión
de Desastres
81
El Plan de Gestión de Desastres es uno mecanismos que prevengan y controlen
de los proyectos de mayor alcance que los riesgos sobre las personas y los bie-
puede emprender una biblioteca o ar- nes. Por ello, desde la Comisión para la
chivo para proteger sus fondos. Aunque Elaboración de un Plan de Protección de
muchos de los siniestros no pueden colecciones ante Emergencias del Minis-
evitarse, la gravedad de sus consecuen- terio de Cultura, se trabaja para llenar ese
cias siempre puede ser atenuada con un vacío.
Plan bien estructurado. Éste reducirá los Tanto las bibliotecas como los ar-
riesgos y daños sobre las colecciones, el chivos son susceptibles de sufrir gran-
coste de su salvamento y la necesidad des daños por el fuego, el agua o el
de futuras restauraciones. ataque biológico debido a la acumu-
La elaboración de planes de protec- lación de gran cantidad de fondos en
ción ante emergencias en archivos y bi- poco espacio. La homogeneidad de
bliotecas es, desde hace décadas, una de sus materiales permite, sin embargo, la
las recomendaciones prioritarias de las creación de protocolos unificados de
distintas asociaciones de bibliotecas y ar- protección.
chivos. El desarrollo de un Plan de Gestión de
En España no existe aún una norma- Desastres es uno de los ejes de todo Plan
tiva específica que regule la gestión de de Conservación Preventiva. Ya que:
desastres y desarrolle programas especí-
ficos para la salvaguarda de los bienes tUna cuidada planificación es la úni-
culturales. El Real Decreto 393/2007, por ca forma de afrontar con éxito situa-
el que se aprueba la Norma Básica de Au- ciones de emergencia y evitar posi-
toprotección, obliga al establecimiento de bles siniestros.
Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas
82
PLANIFICACIÓN PROTECCIÓN
Coordinación Formación
Redacción
ACTUALIZACIÓN
REACCIÓN Y RECUPERACIÓN
Protección de colecciones ante emergencias. Plan de Gestión de Desastres
Planificación
En esta fase se llevará a cabo el estudio llevarse a cabo y tenga una continuidad
de la institución y de los posibles riesgos en el tiempo es imprescindible definir las
que la amenazan. Se establecerán tanto responsabilidades y que la administración
las personas que coordinarán e inter- asuma su responsabilidad en la preven-
ción, asignando los recursos económicos 83
vendrán cuando ocurra una emergencia,
como las prioridades y los protocolos necesarios.
de actuación, plasmándose todo ello por La comunicación entre los coordina-
escrito en un documento, denominado dores del proyecto, la gerencia y el per-
“Plan de Gestión de Desastres”. sonal del Centro debe ser continua y cer-
cana.
Dentro del reparto de responsabilida-
Alcance y objetivos del plan des, deberá establecerse quiénes serán las
personas que se ocupen tanto de realizar
Para coordinar esfuerzos y optimizar la planificación, como de acometer las
recursos es imprescindible la definición distintas tareas de salvamento y evacua-
del alcance y los objetivos del Plan, en re- ción.
lación a las necesidades de la institución
y los recursos humanos, económicos y Comité de emergencias
técnicos disponibles. Los objetivos, medi- En la fase de planificación, resulta muy
das y procedimientos planteados deberán útil nombrar un Comité de Emergencias
ser realistas. que reúna a especialistas en los diversos
ámbitos relacionados con la bibliotecono-
mía, la archivística y la seguridad (técni-
Coordinación y reparto de respon- cos de mantenimiento de edificios, exper-
sabilidades tos en seguridad e incendios, peritos de
seguros, etc.).
La redacción del Plan de Gestión de De- El Comité se encargará del asesora-
sastres es el resultado final de un comple- miento y de la puesta en marcha del Plan,
jo trabajo multidisciplinar. Para que pueda del estudio de las medidas correctivas
Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas
86
Protección de colecciones ante emergencias. Plan de Gestión de Desastres
Protección
Reacción
y recuperación
90
Cuando el desastre ya ha sucedido, es ne- manipulados con extremo cuidado y se
cesario que se activen todas las medidas transportarán en bandejas rígidas para su
y protocolos encaminados a minimizar el tratamiento por restauradores. Cuando el
impacto en el edificio, las colecciones y daño haya sido producido por el agua de
las personas. Se deberán tomar decisio- la extinción se procederá como en los ca-
nes importantes en poco tiempo y es fun- sos de inundaciones.
damental que todos los equipos se en-
cuentren preparados para intervenir.
Respuesta ante las inundaciones
rrando llaves de paso. Se eliminará el agua t &TUVEJBS MBT QPTJCJMJEBEFT EF BMRVJMFS
manualmente o con bombas de succión, de cámaras de congelación adecuadas y
en función del alcance de la inundación. camiones congeladores en el entorno de
la institución. Establecer contacto con las
t&MNPCJMJBSJPZBMGPNCSBT
RVFPCTUBDV- empresas o entidades provisoras.
lizan el paso y retienen humedad, deben
despejarse de las vías de acceso y pasillos Evacuación de los fondos
para facilitar la actuación de las brigadas Las brigadas de rescate, protegidas con
de salvamento. guantes de látex y mascarillas, se encarga-
rán del traslado de los materiales a espacios
t&ODBTPEFRVFMPTTJTUFNBTEFDBMFGBD- seguros para el secado y la recuperación.
ción estén activos desconectarlos inme-
diatamente para prevenir el desarrollo de t &WBDVBS MPT GPOEPT EF BDVFSEP B MBT
microorganismos. prioridades de salvamento previamente
establecidas.
t%JTNJOVJSMBUFNQFSBUVSBZGBWPSFDFSMB
ventilación para reducir la humedad rela- t0DVQBSTFFOQSJNFSMVHBSEFMPTGPOEPT
tiva ambiental y de los materiales. Debe que han caído de las estanterías, ya que
hacerse de forma gradual por medio de la estarán más dañados y además impiden
ventilación forzada de los locales y el uso el paso.
de deshumidificadores. Mantener estables
estas condiciones las 24 horas del día. t"DPOUJOVBDJØO
TFEFCFSÈEFDJEJSTJSF-
tirar los libros totalmente mojados, para
92 t &M BJSF BDPOEJDJPOBEP GBDJMJUB MB QSPQB- disminuir la HR del ambiente, o los que
gación de las esporas: cambiar frecuente- tengan un índice de humedad menor. En
mente todos los filtros y limpiar cubetas estos últimos la posibilidad de desarro-
y conductos. Emplear ventiladores como llo de microorganismos es mayor, ya que
refuerzo o en caso de que la institución no hongos y bacterias tienden a desarrollar-
posea un sistema de aire acondicionado. se cuando los materiales no están plena-
mente saturados de humedad.
t -B DPOHFMBDJØO FT VO NÏUPEP EF FT-
tabilización de los materiales: suspende t3FUJSBSMBTDBKBTZFOWPMUPSJPTEFDPOTFS-
el desarrollo microbiano y los procesos vación mojados o húmedos y sustituirlos
de degradación, permitiendo posponer si el contenido no está mojado. Si la hu-
la recuperación un periodo indefinido de medad hubiese afectado al interior tras-
tiempo. Recurrir a ella cuando gran can- ladarlos para ser tratados con el resto de
tidad de materiales estén muy mojados o libros y documentos.
empapados.
t 5SBOTQPSUBS TJFNQSF MPT EPDVNFOUPT
t-BDPOHFMBDJØOZQPTUFSJPSBDPOEJDJPOB- mojados tal y como se encontraron.
miento a la temperatura ambiente debe de-
sarrollarse bajo la tutela de especialistas. Es t/VODB DFSSBS MPT MJCSPT NVZ IÞNFEPT
un sistema caro y por ello hay que sopesar que se han encontrado abiertos, ya que
su utilización en función del valor de las se podrían producir daños irreparables en
colecciones. La congelación debe hacerse los lomos.
en cámaras que eviten la formación de es-
carcha. No es aconsejable utilizarlo con el t5SBTMBEBSMPTWPMÞNFOFTFOCBOEFKBTP
papel “couché”, ni con material fotográfico. empaquetados en cajas plásticas perfora-
Protección de colecciones ante emergencias. Plan de Gestión de Desastres
das, colocados con el lomo hacia abajo si los libros (colocados en posición vertical
estaban cerrados. Aislarlos con papel sili- y abiertos), sustituir el papel secante in-
conado o bolsas individuales si van a ser terfoliado o colocado bajo los documen-
congelados. No apilar las obras. Se pue- tos extendidos, cambiar de posición los
den utilizar las bandejas de los planeros documentos a medida que van secando,
para el transporte de su contenido. etc. Los positivos fotográficos sobre papel
se depositarán sobre papel secante con
t-PTWPMÞNFOFT
TPQPSUFTNBHOÏUJDPT
GP- la emulsión hacia arriba y sin apilar. Para
tografías y otros documentos que se hayan forzar el secado se pueden emplear venti-
ensuciado con lodo, deben ser bañados ladores, siempre de aire frío. Es adecuado
cuidadosamente en agua limpia, siempre para pequeñas cantidades de documen-
que sus componentes no sean solubles. tos húmedos, y es económico.
Conservación preventiva
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Preservación y restauración de materiales fotográficos en archivos y bibliotecas: un
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Sigilografía
98
Inconvenientes
los documentos atendiendo a la medida exacta del del soporte en alto, ancho y
a su tamaño. documento, aunque el tipo o espesor.
peso del cartón depende del
formato.
Se fabrica a la medida exacta Se fabrica a la medida exacta Alta siempre que sean
del soporte, aunque pueden del soporte, aunque presenta adecuadas al tipo de
presentar problemas los problemas de adaptación en documento a insertar.
documentos de varias hojas o los libros con nervios naturales,
los gruesos. broches, bollones o relieves.
Limitada, aunque supone una protección básica que ha Limitada, aunque supone
dado buenos resultados en incendios. una protección básica que
ha dado buenos resultados
en incendios, especialmente
cuando se encuentran
alojadas en un contenedor
de cartón compacto.
Protección frente al agua
Buena, se reducen significativamente los daños por fluctuaciones dado que éstas son
absorbidas por el cartón.
100
Protección frente
al polvo
La carga alcalina del papel permanente neutraliza de manera eficaz los gases ácidos -SO2,
Protección frente a gases
contaminantes
NOX y los oxidantes- impidiendo el paso hacia la documentación. Su estructura porosa, por
el contrario, permite la salida de gases orgánicos de descomposición hacia el exterior.
Protección
frente a la luz
Ninguna. El poliéster expuesto Ninguna. El poliéster expuesto Muy baja, las cajas se funden
a altas temperaturas - y a altas temperaturas -y no al ser expuestas a altas
no necesariammente a las necesariamente a las llamas-, se temperaturas.
llamas-, se funde y se adhiere funde y se adhiere al cuero de
al documento, dañándole la encuadernación, dañándola
gravemente. gravemente. No hay protección
en los cortes del libro.
Buena barrera frente a los Al proteger sólo la cubierta, Buena barrera frente a los
gases externos, pero si la permite el paso libre de gases gases externos, pero si la
funda está herméticamente contaminantes al interior y al funda está herméticamente
sellada, se incrementa la tasa exterior. En encuadernaciones sellada, se incrementa la tasa
de descomposición química en con cartón ácido, supone de descomposición química en
el interior. el bloqueo de la salida de el interior.
gases hacia el exterior de la
cubierta, incrementando las
posibilidades de deterioro de la
misma por acidez y oxidación.
Prácticamente nula, pues el melinex de 7 micras permite el paso Excelente en plásticos opacos.
del 93% de la luz visible y el 100% de la radiación ultravioleta.
Cajas de cartón estándar Cajas de cartón a medida Fundas de papel
Es necesario desplegar y plegar cada vez que se quiere examinar el documento, lo que
Necesidades de manipulación
de su manipulación a los
usuarios y a los trabajadores.
En caso de solapas muy
ajustadas, se abren mal hasta
que ganan cierta holgura.
102
Desgarros en el cierre y fatiga en los dobleces de las cajas realizadas a mano. En ambientes
Deterioro del contenedor
muy secos, se acentúan los daños mecánicos. En cajas y fundas holgadas, las presiones
pueden causar deformaciones y arrugas por aplastamiento.
adherir tejuelos para mejorar de corte. Cuchilla. Regla En fundas a medida: Plancha
la legibilidad. metálica. Plegadera. Tijeras. de corte. Cuchilla. Regla me-
tálica. Plegadera. Tijeras.
Coste por unidad
Cuadro cortesía de Arsenio Sánchez Hernanpérez “Una guía para la selección de contenedores de conservación en
archivos”. Publicado originalmente en Revista Archivo General de la Nación (de Perú), nº 25, 2005, páginas 57-66.
Fundas de poliéster Camisas de poliéster Cajas de polipropileno
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Micro-veladuras por pliegues y Micro-veladuras por pliegues y Desgarros en el cierre y fatiga
arrugas. Pérdida de visibilidad arrugas. Pérdida de visibilidad en las bisagras. En ambientes
por abrasión. Posibilidad de por abrasión. Posibilidad de muy secos, se acentúan los
rotura en ángulos de corte. rotura en ángulos de corte. daños mecánicos. En cajas y
Ensuciamiento por polvo Ensuciamiento por polvo fundas holgadas, las presiones
superficial. superficial. Al ser rígido, puede pueden causar deformaciones
dañar las encuadernaciones y arrugas por aplastamiento.
con cofias o puntas rotas.
En fundas estándar, ninguno. Cinta de doble cara o cinta Ninguno. Aunque se pueden
En fundas a medida: Encap- autoadhesiva para fijar las adherir tejuelos para mejorar la
suladora. Plancha de corte. solapas entre sí. Esto supone legibilidad.
Cuchilla. Regla metálica. la introducción de elementos
de baja estabilidad en la
confección de la funda de
protección y un elemento de
riesgo.
y Plan de Gestión
de Desastres en archivos
y bibliotecas