Diagrama del proceso de compra

Area solicitante
Jefe del Contabilidad y
Almacén Compras proveedor
departamento finanzas
Jefe de almacén Gerente de compras
Auxiliar del
Auxiliar de almacén auxiliar de compras
departamento
Cliente interno

A
Se recibe y revisa la El proveedor recibe
requisición
Jefe de Auxiliar del 3 la solicitud de
Cliente interno Jefe de almacén Auxiliar de Gerente de Auxiliar de cotizaciones
departamento departamento
almacen compras compras

no
¿Ay fondos
Se le notifica al Se elabora la
suficientes?
almacen cotización con las
especificaciones
INICIO Se recibe la requisición El auxiliar de requeridas el
El auxiliar del Se emiten las Solicitudes de
departamento 1 Y da la orden para almacen revisa el
solicitudes de cotizacion por si producto
Se recibe la
recibe y envía la 1 comprobar el stock stock 2 Recibe la requisición
correo electronico
requisición y ciopias cotización a los Fin del proceso
requisición original proveedores
Identificación de la al almacén
Se envía la
necesidad Se firma de recibido
cotización al
la requisición y se
departamento de 4
Se realizan la si B envía almacén
compras
Firma de recibido y anotación contable Se comprueba el ¿hay existencias
le regresa su copia Analiza la requisición y se envían las
y de gestión, y se material o producto suficientes?
al cliente interno da la orden para emitir solicitudes de
Elaboración de archiva la cotización a los 3
requisición de documentación las solicitudes de Factura
no proveedores Se elabora de nuevo
materiales o mercancía cotización Se recibe la orden Factura
Requisición de 6 la factura se y envía
material (original y de compra a contabilidad
dos copias) Se recibe y revisa la 10
Se analiza y revisa la
Se reciben las factura 8
requisicion El jefe de almacén Se empieza el
Entrega de mejores 9
autoriza la salida proceso de compra si
requisición al jefe cotizaciones para Se reciben y revisan
del departamento elegir al proveedor las cotizaciones de Se prepara el
4 ¿La factura fue rechazada
(original y copias) los proveedores materia o productos Se elabora la factura
si por contabilidad?
para ser surtidos
¿La factura tiene
si firma de autorizado Se saca dos copias
Se elije al mejor anomalías?
10
la requisición y se Factura de la requisición y
¿Se aprobó la proveedor, y se da
entrega su copia y queda con una 7 se envía una a
espera la firma de
requisición?
copia y se envía al finanzas para
la orden para emitir
no no
la orden de compra
recibido del jefe del auxiliar verificar si ay fondos
departamento A Se envía al material
no y la factura 7
no Se recibe y revisa el ¿las cotizaciones tienen Se prepara el tipo
Original y 2 copias las especificaciones de pago al
material y la factura
de la requisición requeridas? proveedor
No se considera Se recibe la copia de la Se recibe y revisa la
requisición ya firmado orden de compra
Copia de requisición Se recibe la copia de
¿Por que? prioritario por ahora
por finanzas para B
firmada el material
la requisición ya continuar con proceso
firmada si Se envía al pago al
El material es
¿El material y la factura
no
rechazado junto con
proveedor (depósito Se recibe el pago
Se le queda una o transferencia)
La requisición no Ya se hizo el pedido coinciden con la orden de la factura, para 8 Se evalúan las
cumple con el del material compra? volver hacer el copia el auxiliar del no cotizaciones para
Ser recibe el formato establecido solicitado surtido del material almacén y envía la 2 ¿se aprobó la orden elegir las mejores
c material o o no este original y una copia de compra? ofertas Se le notifica a
Notifiacion por Se le notifica a
mercancia debidamente si a compras compras que se
email contabilidad que se
elaborada si completo el pago y
recibió el pago
recibio
firma de recibido y
Fin del proceso
autoriza la entrada Ya elegidas las mejores
Se firma documento Recibo firmado por del material Se almacena la Se firma de cotizaciones, se envían al
de recibido para cliente interno mercancía 6 aprobación y se gerente Fin del proceso
almacen envía al proveedor Se archiva la factura

La factura es
enviada a 9 Se revisan los Esta mal elaborada
Orden de compra
contabilidad pedidos pendientes la orden de compra Se elabora la orden
Fin del proceso (original y copia)
entre las o no cumple con el de compra Se confirma la Notificacion por
requisiciones formato establecido entrega del pedido email
Se revisan las al cliente
requisiciones del
cliente interno
Se envía la orden de
compras al gerente
de compras para su
si aprobación
Fin del proceso
no
Se actualiza el ¿Existe pedidos
Fin del proceso
inventario del stock pendientes?
Se le hace llegar la Se confirma la
mercancía o Notificacion por entrega del pedido Notificacion por
material al cliente email al cliente asi como email
interno, y se espera C
el pago al
firma de recibido proveedor
del mismo

Se recibe el Fin del proceso

documento con
firma de recibo y se
archiva

Se notifica via email

a compras y a Notificacion por
contabilidad que el email
cliente interno
recibio su pedido

Fin del proceso