1

Diseño, desarrollo e implementación de un sistema de información para la recolección y

unificación de datos de docentes y estudiantes en la Institución Educativa Simón Bolívar del
departamento del Valle del Cauca

AP9-AA4-Ev1-Plan de capacitación de usuarios

Aprendiz: Ronald Samuel Pérez Calderón

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información
Noviembre 2018
 2

Introducción.

Todo cambio que se realiza requiere de un tiempo y un esfuerzo por parte de los involucrados para que
estos lo asimilen, acepten y comprendan; en las empresas en varias ocasiones se presentan cambio para
su mejora, optimización y crecimiento; la implementación de un software, es una parte de ese proceso de
crecimiento y de que cada uno de los trabajadores que haga uso de este, comprenda su funcionamiento
garantizara que el efecto que este pueda dar a la Institución se perciba más pronto, por esto Unidatos,
cuenta con un diseño amigable y muy entendible, para que, con poco tiempo de capacitación y uso, cada
uno de los involucrados se sienta cómodo y con la sensación que la implementación de este fue para
bien de la Institución.
 3

Justificación.

Como todo cambio que se realiza toma su tiempo para asimilarse, los usuarios que utilizaran el software,
deberán contar con una capacitación adecuada, la cual garantice que cada uno de ellos al finalizarla
tendrán las capacidades y conocimientos necesarios para trabajar en el software de Unidatos.

Un plan de capacitación se realiza mediante unos pasos los cuales guiaran e informaran al usuario final,
un factor de gran importancia es que no se debe omitir es la capacitación, como un hecho que se da una
sola vez para cumplir con un requisito. La mejor forma de capacitación es la que se obtiene de un
proceso continuo, siempre buscando conocimientos y habilidades para estar al día. Este proceso tiene
unos pasos a seguir para lograr el éxito:

1.Analizar las necesidades: Identifica habilidades y necesidades de los conocimientos y desempeño

2.Diseñar la forma de enseñanza: Aquí se elabora el contenido del programa folletos, libros, actividades.
Etc.

3.Validación: Aquí se eliminan los defectos del programa y solo se presenta a unos cuantos pero que
sean representativos.

4.Aplicación: Aquí se aplica el programa de capacitación

5.Evaluación: Se determina el éxito o fracaso del programa

 4

Objetivos.

El propósito de este software es brindarle al usuario para que haga provecho al máximo del Sistema de
información de la Institución Educativa Simón Bolívar, el ideal es que sea de fácil acceso y apropiar a
las personas que van hacer uso de él, que se sientan parte del sistema.

A través de este software queremos brindar apoyo y acompañamiento a los usuarios, para que sepan la
forma correcta de iniciar sesión en nuestro sistema, introducir datos e información solicitada y clara está
en otros casos dependiendo del tipo de usuario.

• Exponer el software Unidatos a todo el personal de la empresa que se implementara

• Describir cada uno de los módulos del Software, su funcionamiento y su modo de manejo

• Explicar el proceso a realizar frente a posibles problemas que puedan derivarse del uso de este.

• Instruir al administrador del sistema de información sobre la creación o eliminación de un usuario

 5

Categorización de usuarios.

Área Cargo Módulos

Creación de usuarios,
Administrativo Coordinación, Secretaria Modificar usuarios por
novedades, Matriculas
Docente Profesor Materias, Notas , Tareas
Estudiante alumno consulta notas, Tareas
Acudiente Padres de familia Consulta notas, desempeño
 6

Metodología.

Para una adecuada capacitación de los usuarios de Unidatos, se contará con personal con amplios
conocimientos en los requerimientos funcionales y no funcionales del sistema de información, además
de su experiencia en el manejo de la aplicación web.

Se explicará lo que es el aplicativo web y para qué sirve, sus módulos y la forma de utilizarlo, mediante
ayudas visuales.

Se contará con computadores con conexión a internet de banda ancha, con una base de datos de prueba,
para que los asistentes a la capacitación puedan practicar sobre la misma aplicación.

Actividades

• Preparación logística.

• Preparación de los materiales y herramientas de apoyo.

• Conformación de los grupos de capacitación de acuerdo a las áreas donde se desempeñan.

• Convocatoria a usuarios finales.

• Definición de cronograma de capacitación.

• Elaboración y entrega del programa de trabajo.

• Ejecución del programa de capacitación en el sistema de información Unidatos.

• Corroboración de la comprensión y conocimiento de los asistentes.

• Realización de talleres de evaluación y exámenes para verificar el conocimiento de los

asistentes, los tipos de pruebas son prácticas y escritas.

• Realización de encuesta de satisfacción.

• Elaboración de acta de capacitación

 7

Cronograma y horario.

PROYECTO CAPACITACION UNIDATOS

Creación y Registro de usuarios, Consulta de datos de
usuarios, notas, eventualidades, matrículas de
MODULOS estudiante, datos de estudiantes, Docentes,
Acudientes, modificaciones, eliminar
GRUPO Personal administrativo y operativo de la institución
FECHA INICIAL /FECHA FINAL Por definir
DURACIÓN - INTENSIDAD 3 Días (8 horas cada día)
TEMA DURACIÓN (Hh)

Se realiza una explicación funcional de cada

22 horas (8 horas días 1 y 2, 6 horas días 3
uno de los módulos del sistema Unidatos

Evaluación y formalización de la
2
capacitación
TOTAL 24 horas
 8

Recursos.

• Área asignada por el usuario final y/o instalaciones de la institución proveedora de la aplicación
Web
• Uso de computadoras
• Internet de banda ancha
• Impresoras
• Video Beam
• Cuaderno y bolígrafo