A.

Materi Instalasi Farmasi Rawat Inap

Pelayanan Farmasi Rawat Inap dibagi menjadi tiga yaitu instalasi
farmasi rawat inap, farmasi klinis di ruangan dan ruang intensif, serta instalasi
gawat darurat. Instalasi farmasi rawat inap (IFRI) rumah sakit St. Elisabeth
Semarang (RSE) dijalankan oleh 2 orang Apoteker, dibantu oleh 22 tenaga
teknis kefarmasian dan 6 tenaga administrasi. Pelayanan IFRI dilakukan
selama 24 jam yang terbagi menjadi tiga shift, yaitu pagi (07.00-14.00), siang
(14.00-21.00), dan malam (21.00-07.00). IFRI melayani kebutuhan farmasi
untuk ruangan, ruang intensif, instalasi gawat darurat, dan instalasi bedah
sentral.
Manajemen Pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan
Medis Habis Pakai
a. Pemilihan dan perencanaan kebutuhan
Pemilihan sediaan farmasi di instalasi farmasi RSE sesuai
dengan formularium rumah sakit, formularium nasional, dan
formularium pihak ke-3 (inhealth). Perencanaan kebutuhan di IFRI
berdasarkan metode konsumsi yang digolongkan menjadi fast moving
dan slow moving. Penggolongan tersebut dievaluasi setiap bulan untuk
mengetahui jumlah kebutuhan sediaan farmasi serta memastikan tidak
terjadi kekosongan sediaan farmasi.
b. Pengadaan
Pengadaan sediaan farmasi di IFRI RSE dilakukan setiap hari
ke bagian gudang farmasi setiap pagi sebelum pelayanan kefarmasian
instalasi farmasi rawat inap dimulai. Pengadaan jumlah dan jenis
sediaan farmasi disesuaikan dengan fast dan slow moving serta sisa
persediaan. Pengadaan ke bagian gudang farmasi menggunakan
Formulir Permintaan Sediaan Farmasi ke Gudang Farmasi yang
kemudian permintaan tersebut diinput ke sistem informasi elektronik
RSE. Setelah selesai menginput petugas menelepon bagian gudang
farmasi untuk menginformasikan nomor nota permintaan dalam sistem
informasi elektronik RSE agar petugas gudang farmasi dapat
 menyiapkan dan mengantarkan sediaan farmasi yang diminta ke
instalasi farmasi rawat inap RSE.
c. Penerimaan
Sediaan farmasi yang telah diantar dari gudang farmasi/IFRI
akan dilakukan pemeriksaan terlebih dahulu oleh petugas IFRI.
Pemeriksaan yang dilakukan, meliputi: kesesuaian nama barang,
expired date (ED), jenis dan jumlah yang tertera di nota/Formulir
Permintaan Obat dan Alat kesehatan atau kartu BAHP dengan barang
fisik.
d. Penyimpanan
Di IFRI RSE, penyimpanan sediaan farmasi dibedakan antara
obat, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai. Penyimpanan obat
dibedakan berdasarkan:
a) Suhu penyimpanan obat sesuai dengan yang ditetapkan oleh
produsen farmasi. Suhu penyimpanan dibedakan menjadi tiga,
yaitu: 2-8oC, 8-15oC dan 15-30 oC.
b) Pembayaran dibedakan menjadi reguler (tunai dan asuransi),
BPJS, dan Inhealth
c) Golongan obat, yaitu narkotik; psikotropik; prekursor; obat-obat
tertentu (OOT) dan obat-obatan lain (obat bebas, obat bebas
terbatas, obat keras, dan obat herbal). Penyimpanan obat
golongan narkotik dan psikotropik dipisahkan dari obat-obatan
lain yang disimpan pada lemari khusus dengan kunci ganda.
Narkotik pada lemari besi dan psikotropik pada lemari kayu.
Kunci lemari khusus tersebut disimpan dan dapat diakses oleh
Apoteker atau tenaga teknis kefarmasian yang telah mendapat
delegasi dari Apoteker. Penyimpanan OOT dipisahkan dari obat-
obatan lainnya.
d) Bentuk Sediaan misalnya oral (tablet dan kapsul; sirup), obat luar
(salep dan krim), susu dan injeksi.
 Di RSE mempunyai standar prosedur operasional untuk
menangani sediaan farmasi yang termasuk dalam kategori high alert
medication. Golongan high-alert di RSE terdiri dari NORUM (Nama
Obat, Rupa dan Ucapan Mirip), elektrolit konsentrasi tinggi, obat
sitostatika, psikotropik dan narkotik. Obat-obat tersebut diberikan label
NORUM atau high alert pada kemasan primer untuk injeksi, kemasan
sekunder untuk tablet atau kapsul, serta pada rak penyimpanan.
Sitostatik harus diberikan label pada kemasan primer berupa label segi
enam berwarna merah dengan tulisan “! HIGH ALERT” dan label
khusus sitostatika serta penyimpananya dipisahkan dari obat lain.
Elektrolit konsentrasi tinggi yang terdapat di RSE misalnya natrium
klorida 3%. Setiap elektrolit konsentrasi tinggi harus dilabel pada
kemasan primer berupa label segi enam berwarna merah dengan tulisan
“! HIGH ALERT” serta penyimpanannya di tempat yang terpisah dan
diberi tanda khusus berupa lakban merah.
e. Pendistribusian
Metode distribusi yang digunakan oleh instalasi farmasi rawat
inap RSE yaitu sentralisasi. Sistem distribusi yang digunakan adalah
kombinasi unit dose dengan floor stock. Unit dose yang digunakan yaitu
metode one daily dose dispensing (ODD). Pelayanan resep di instalasi
farmasi rawat inap dilakukan melalui kartu obat/resep/copy resep. Pada kartu
obat terdapat informasi antara lain identitas pasien (nama, tanggal lahir, umur,
alamat, tinggi badan dan berat badan); cara bayar; nama dokter
penanggungjawab pasien (DPJP); diagnosis; nomor rekam medis (RM);
ruangan; kamar; resep dokter (obat, infus, BAHP); jumlah sediaan farmasi;
dosis dan aturan pakai; rute; nama dokter penulis; serta kolom tanggal dan
jumlah pengambilan. Pada kartu obat juga terdapat kolom riwayat alergi dan
reaksi yang timbul; kode input resep; telaah resep (pengkajian admistratif,
farmasetis dan klinis); penyiapan obat (petugas yang melakukan kemas dan
teliti); serta kolom verifikasi obat.
Tahap pertama saat kartu obat masuk ke IFRI yaitu dilakukan
pengkajian meliputi pengkajian administratif (identitas pasien (nama, umur,
jenis kelamin, alamat berat badan dan tinggi badan); identitas dokter (nama
dokter); tanggal resep; ruangan/unit asal resep), farmasetis (nama obat, bentuk
dan kekuatan sediaan; dosis dan jumlah obat; aturan dan cara penggunaan),
dan klinis (ketepatan indikasi, dosis dan waktu penggunaan obat; duplikasi
pengobatan; alergi dan reaksi obat yang tidak dikehendaki (ROTD). Kartu
obat yang telah memenuhi persyaratan administratif, farmasetis, dan klinis,
kemudian dilakukan rekapitulasi nama serta jumlah sediaan farmasi yang
diminta per ruangan untuk meningkatkan efisiensi kegiatan pengambilan obat.
Kartu obat diserahkan ke tenaga teknis kefarmasian bagian input untuk
dicetakkan label/etiket dan nota. Sedangkan rekapitulasi diserahkan kepada
petugas filling. Petugas filling mengambil obat berdasarkan rekapitulasi
tersebut. Petugas perlu memperhatikan obat diambil pada rak yang benar
(BPJS/regular/inhealth). Jumlah obat yang diambil dicatat pada kartu stok
yang terdapat pada masing-masing rak penyimpanan obat.
Obat yang telah diambil kemudian diserahkan kepada petugas
kemas beserta kartu obat, nota dan etiket. Petugas kemas melakukan
pengemasan dan labeling sediaan farmasi yang telah diambil petugas filling.
Labeling adalah proses menempelkan etiket dan memasukkan obat pada klip
plastik sesuai sistem unit dosis yaitu ODD. Etiket memuat informasi nama
pasien, nomor rekam medis, tanggal lahir pasien, nama obat, kekuatan,
jumlah, jam minum obat, aturan pakai dan ED. Aturan pakai meliputi warna
etiket (putih obat enteral dan biru obat paranteral/BAHP), dan waktu minum
obat (1 jam sebelum makan, sesudah makan, sewaktu makan dan lain-lain).
Di RSE terdapat 4 warna klip plastik yang digunakan untuk sistem
unit dose metode one daily dose dispensing. Warna tersebut menyesuaikan
dengan waktu minum obat. Tujuan diberikan perbedaaan warna yaitu untuk
mengurangi risiko medication error.
Berikut pembagian waktu dan warna klip plastik:
Warna klip plastik Waktu minum obat
Putih bening Pagi (04.00-10.59)
Merah Siang (11.00-14.59)
Biru Sore (15.00-21.59)
Hijau Malam (22.00-03.59)
Setelah selesai mengemas maka masuk ke tahap koreksi yang
dilakukan berdasarkan prinsip tujuh benar telaah resep yaitu benar
nama pasien, benar nama obat, benar dosis, benar waktu pemberian,
benar cara pemberian, benar indikasi obat dan benar
pendokumentasian. Tujuan dilakukan koreksi untuk memastikan
kebenaran nama pasien; tanggal lahir nomor rekam medis; nama dan
jumlah obat; kekuatan dan bentuk sediaan; waktu minum; warna klip
plastik yang digunakan; ED serta memastikan kesesuaian permintaan di
kartu obat dengan nota yang telah dicetak. Petugas koreksi harus
berbeda dengan petugas kemas. Hal itu bertujuan untuk double check
sehingga mengurangi risiko medication error. Sediaan farmasi yang
telah sesuai kemudian diletakkan dalam keranjang khusus yang terdapat
label nama ruangan. Keranjang tersebut diletakkan pada rak
penyerahan obat dan kemudian petugas instalasi farmasi rawat ini
menginformasikan kepada perawat atau tenaga teknis kefarmasian
ruangan bahwa permintaan telah dapat diambil. Berikut alur pelayanan
resep di instalasi farmasi secara garis besar:

Penerimaan (kartu obat, resep, copy resep)

Skrining resep (administratif, farmasetis, klinis)

Input

Cetak etiket dan nota

Filling (pengambilan obat/BAHP)

Labeling (menempelkan etiket)

Koreksi (Pemeriksaan/neliti)

Penyerahan
Indikator mutu terkait pelayanan sediaan farmasi pada pasien
rawat inap adalah waktu tunggu pelayanan resep di instalasi farmasi
rawat inap ≤ pukul 13.00 WIB adalah ≥ 95%.
Pelayanan obat pulang menggunakan sistem distribusi resep
perorangan. Pelayanan obat pulang dilakukan oleh 3 orang tenaga
teknis kefarmasian. Pembagian tugasnya yaitu skrining resep dan
koreksi akhir (1 orang); menginput dan mencetak etiket (1 Orang);
filling dan labeling obat (1 orang). Alur pelayanan resep pulang yaitu
obat yang diminta untuk resep pulang dicatat pada kartu obat
berdasarkan resep dari dokter. Kemudian diinput pada sistem informasi
elektronik RSE dan dicatat kode input resep. Setelah itu, kartu obat
diserahkan oleh perawat atau tenaga teknis kefarmasian (TTK) ruangan
ke instalasi farmasi rawat inap. Kartu obat yang diterima dari TTK
ruangan oleh TTK instalasi farmasi bagian obat pulang dicatat di buku
absen. Tujuan adanya buku absen untuk melihat apakah pelayanan obat
pulang sudah dapat memenuhi indikator mutu RSE yaitu pelayanan
resep obat pulang ≤ 5 menit per resep (respon time). Petugas melakukan
skrining resep (administratif, farmasetis, klinis) dan rekapitulasi
sediaan farmasi yang di kartu obat. Kartu obat diserahkan kepada TTK
bagian input untuk dicetakkan nota dan etiket. Rekapitulasi sediaan
farmasi digunakan untuk mengambil obat (filling). Setelah itu
dilakukan tahap kemas dan labeling. Tahap terakhir adalah koreksi dan
dicatat waktu selesai koreksi. Petugas obat pulang menghubungi TTK
ruangan untuk menginformasikan bahwa obat sudah dapat diambil.
Pelayanan obat cito meliputi obat darurat, terapi baru dan
pasien baru. Tujuan dari pelayanan obat cito pada pasien dengan terapi
baru atau pasien baru yaitu untuk meminimalkan komplain dari pasien.
Pelayanan obat cito dilakukan oleh satu orang TTK dari tahap
penerimaan hingga penyerahan. Alur pelayanan resep cito yaitu obat
yang diminta dicatat pada kartu obat berdasarkan resep dari dokter.
Kemudian diinput pada sistem informasi elektronik RSE dan dicatat
kode input resep. Setelah itu, kartu obat diserahkan oleh perawat atau
tenaga teknis kefarmasian (TTK) ruangan ke instalasi farmasi rawat
inap. Kartu obat yang diterima dari TTK ruangan oleh TTK instalasi
farmasi bagian cito dicatat di buku absen. Tujuan adanya buku absen
untuk mengetahui respon time. Petugas melakukan tahap skrining
resep. Setelah itu, petugas langsung mengambil obat yang diminta pada
resep/kartu obat. Kemudian obat dikemas sesuai permintaan dan
 dietiket secara manual. Obat yang telah siap langsung diserahkan
kepada perawat atau TTK ruangan yang mengantar kartu obat. Sisa obat
yang belum diserahkan kemudian diletakkan dalam keranjang yang
dilengkapi dengan nama ruangan pasien dan keranjang tersebut
diletakkan pada etalase Obat CITO.
Instalasi farmasi rawat inap juga melayani pemesanan untuk
mengisi floor stock atau sering disebut umum besar. Pelayanan ini
dibedakan waktu pelayanannya antara ruangan dengan IBS (Instalasi
Bedah Sentral) serta IGD (Instalasi Gawat Darurat) yaitu sebagai
berikut: ruangan, ICU, HND dilayani pada hari selasa dan jumat
sedangkan IBS maupun IGD pada hari senin dan kamis. Berikut alur
pelayanannya:
Petugas instalasi farmasi
menyiapkan permintaan
Petugas dari ruangan/ICU/IGD
buku tersebut ketika permintaan
ruangan/ICU/IGD (Jika ada permintaan dari
dibawa ke sudah siap diambil
melakukan ruangan/ICU/IGD tidak
instalasi farmasi petugas instalasi
pemesanan dengan tersedia maka petugas
dan diserahkan farmasi
cara menulis pada instalasi farmasi akan
pada petugas menghubungi
buku pemesanan mencatat di buku PR
disana ruangan/ICU/IGD
umum besar supaya ketika barang
sudah ada dapat
diberikan)

Penyerahan obat-obatan khusus golongan narkotika dan

psikotropika harus berdasarkan resep asli dari dokter. Jumlah dan jenis
obat golongan narkotika dan psikotropika yang diminta harus dicatat
pada buku permintaan yang berisi nama pasien; ruang rawat; nama dan
kekuatan sediaan; jumlah sediaan; nama petugas yang menulis di buku
permintaan serta tanda tangan Apoteker. Setelah itu, Apoteker atau
tenaga teknis kefarmasian yang telah didelegasikan tugas oleh Apoteker
akan mengambil berdasarkan permintaan di buku permintaan dan
menandatangani sebagai bukti telah diambil obat tersebut dari lemari.
f. Pengendalian dan administrasi
Pengendalian sediaan farmasi di IFRI dilakukan dengan stock
opname setiap satu bulan sekali. Stock opname dilakukan oleh tenaga
teknis kefarmasian dan setiap tiga bulan sekali Apoteker melakukan
supervisi. Apoteker melaporkan laporan floor stock dan hasil supervisi
kepada kepala instalasi farmasi. Stock opname merupakan kegiatan
pengecekan jumlah persediaan fisik dan mengecek expired date (ED).
Sediaan farmasi yang enam bulan sebelum ED diberikan tanda
peringatan berupa kertas dengan tulisan ED pendek dan dipakai dulu.
Selain melakukan stock opname juga dilakukan evaluasi fast dan slow
moving yang dilakukan setiap satu bulan sekali. Hal ini untuk
memenuhi indikator mutu terkait pengendalian sediaan farmasi yaitu
stok mati dilogistik farmasi ≤1%. Selain itu, untuk mempercepat
pelayanan di instalasi farmasi rawat inap.