Peran Kas Hotel

Kas merupakan akun yang penting dalam operasional suatu hotel, tanpa ditunjang dengan
kas yang memadai akan dapat mengganggu kelancaran aktivitas operasional suatu hotel, karena
kas juga sebagai modal kerja yang sangat menunjang kelangsungan aktivitas keseharian suatu
hotel. Suatu hotel dalam operasionalnya memerlukan dana yang tidak sedikit, dimana dana
tersebut akan digunakan untuk membiayai semua pengeluaran yang disediakan sebagai fasilitas
tamu selama menginap, dan dana tersebut baru bisa diperoleh kembali oleh perusahaan setelah
tamu yang menginap atau menggunakan fasilitas hotel sudah melakukan pembayaran. Hampir
sebagian besar tamu yang menggunakan agen akan menunda pembayaran sampai mereka selesai
menggunakan fasilitas yang ada, kecuali tamu yang datang secara individu biasanya memberikan
pembayaran di muka sebagai uang muka. Penerimaan kas bisa berupa penerimaan hasil penjualan
tunai dari outlet, hasil penjualan yang diterima Front Office saat tamu check out dan hasil
pengumpula piutang dari agen.

2.2 Bagian Yang Tterlibat Dalam Prosedurpenerimaan Kas Hotel

1. Penjualan kamar.
a. Front Office ( FO ) dan FO cashier, dimana bagian ini bisa dirangkap oleh bagian
FO yang bertugas menerima dan melaporkan setiap pembayaran tamu.
b. Night Audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data
penjualan tunai kamar dalam satu hari dari masing!masing outlet.
c. Income Audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan tunai
hotel dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor.
d. General Cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan
penjualan kamar.
2. Penjualan Makanan Dan Minuman
a. Cashier outlet bertanggung jawab atas penerimaan pada masing-masing outlet
(outlet restaurant)
b. Night audit brtanggung jawabatas kebenaran dan ketelitian pemasukan data
penjualan makanan dan minuman dalm satu hari.
 c. Income audit mempunyai tugas untuk mencocokan semua hasil penjualan tunaia
makanan dan minuman dan mengkoreksi kembali pekerjaan night audit.
d. General cashier mempunyai tanggug jawab penuh atas semua penerimaan
penjualanmakanan dan minuman dalam satu hari.
3. Pengumpulan Piuitang Dari Travel Agen
a. Account receivable bertanggung jawab atas penyiapan tagihan dan penagihan
kepada tamu yang melakukan resevasi melalui agent.
b. Collector bertanggung jawab atas penagihan piutang ke travel agent.
c. General casier mempunya tanggung jawab penuh atas semua penerimaan hasil
penagihan yang dilakukan oleh collector dalm 1 hari.
4. Penerimaan Uang Muka
a. Reservation menerima reservasidari tamu yang datang langsung atau melalui travel
agent.
b. Front office cashier bertugas menerima dan melaporkan setiap pembayaran tamu.
c. Night audit bertanggugn jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data uang
d. Income audit mempunya tugas untuk mencocokkan semua hasil penerimaan uang
muka dalam satu hari.
e. General cashier mempunyai tangungg jawab penuh atas semua penerimaan uang
muka dari tamu dalam 1 hari.

2.3 Dokumen Yang Digunakan Prosedur Penerimaan Kas

1. Penujualan kamar
Dokumen yang digunakan dalam penjualan kas berupa :Guest bill, Room Sales
Recapitulation dan Remittance of Fund
2. Penjualan makanan dan minuman
Dokumen prosedur penerimaan kas dalam penjualan makanan dan minuman berupa;
Restoring and bar bill, Restoran ang bar summary of sales, Remitance of fund
3. Pengumpulan piutang dari agen.
Dokumen prosedur penerimaan kas dalam pengumpulan piutang dari agen berupa:Guest
bill, Reservation form, Agent voucher invoice, Cash receipt.
4. Penerimaan uang muka
 Dokumen prosedur penerimaan kas dalam penerimaan uang muka berupa : Cash receipt,
Reservation form

2 Prosedur Penerimaan Kas Hasil Penjualan Kamar, Makanan Dan Minuman, Dan Outlet

Pengolahan dan pecatatan penerimaan kas meliputi penerimaan uang tunai, penyetoran
uang tunai ke bank, dan pencatatan kas. Kas meliputi uang kestas dan uang logam, check dan
transfer dan secara elektronik. Hal penting dalam penanganan kas adalah mencegah terjadinya
pencurian dan penyalahgunaan uang kas. Pencurian dan penyalahgunaan uang kas bisa terjadi
sebelum penerimaan dicatat atau sesudahnya. Hal penting lainnya adalah memastikan bahwa
semua penerimaan kasharian harus segera disetor ke bank dalam jumlah yang benar, tepat waktu,
dan dicatat dalam file penerimaan kas hotel. Adapun prosedur yang digunkan untuk penerimaan
kas adalah :

a. Pada akhir hari, semua kasir outlet memasukkan hasil penjualan beserta bukti pendukung dan
pelaporannya ke dalam ROF, kemudian menitipkan ROF pada front office yang selanjutnya
akan di cek oleh night audit.
b. keesokan harinya, semua ROF diserahkan ke income audit yang akan melakukan
pengecekan ulang, kemudian akan menyerahkan hasil penjualan yang berupa tunai, seperti
uang, slip kartu kredit, bank note traveler chequ pada general cashier.
c. General Cashier akan mengecek kembali sesuai dengan laporan masing-masing outlet,
kemudian mencatat dalam buku kas, mengarsipkan laporan masing-masing outlet sebagai
bukti penerimaan kas, dan menyimpan atau menyetor uang ke bank.

2.5 Prosedur Penerimaan Kas Hasil Pengumpulan Piutang Dari Agen.

1. Account Receivable akan memantau umur piutang dari agen sesuai waktu jatuh temponya,
saat tiba waktunya untuk melakukan penagihan, account receivable akan menyiap kan daftar
penagihan piutang beserta bukti pendukungnya (invoice, guest bill, dan agent voucher), dan
menyiapkan cash receipt.
2. Account receivable akan menerima persetujuan dari head departemen, kemudian
memberikan data tersebut pada collector untuk melakukan penagihan pada agen.
3. Hasil penagihan piutang akan diserahkan oleh collector pada general cashier, yang akan
mencatat padapenerimaan cash besar dan menyetorkan ke bank. Collector akan
menginformasikan padaaccount receivable yang mencatat pada kartu piutang travel agen.

2.6 Prosedur Penerimaan Kas Untung Pembayaran Uang Muka

1. Travel agent membayar uang muka untuk tamu-tamunya pada saat reservasi. Pembayaran
uang muka tersebut akan diterima oleh front office cashier, dengan membuat cash
receipt dengan melampiri reservation form, kemudian melaporkan pada room sales
recapitulation dan memasukan dalam ROF bersama dengan dokumen hasil penjuala kamar
lainnya.
2. Travel agent akan menerima cash receipt asli, yang nantinya akan dipakai untuk
memperhitungkan kekurangan pembayaran setelah tamu dari travel agent tersebut
menggunakan fasilitas hotel (check out).
3. Pada keesokan harinya general cashier akan menerima uang muka tersebut dan
mencatatnya sebagai penerimaan kas besar. Kemudian general cashier akan
menginformasikan pada account receivale akan adanya pembayaran uang muka tersebut
dan kemudian menyetorkan ke bank.

2.7 Laporan Yang Dihasilkan Penerimaan Kas

Hasil akhir dari prosedur akuntasni adalah informasi akuntasni. Informasi yang dihasilkan dari
prosedur penerimaan kas adalah:

a. Geral cashier summary

b. Daftar account receivable dan aging schedule
c. Rekonsiliasi catatan kas perusahaan ke kas bank
d. Data pelanggan baik perseorangan maupun travel agnet