Anda di halaman 1dari 12

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah dan puji syukur kehadiran Allah SWT kami ucapkan atas selesainya
Makalah “Analisis Sistem PT. Feng Tay Indonesia Enterprises” Mata kuliah Analisis dan
Perancangan Sistem. Tanpa ridho dan kasih sayang serta petunjuk dari-Nya mustahil makalah
ini dapat terselesaikan.

Kemudian saya tak lupa mengucapkan terima kasih sedalam-dalamnya kepada Bapak
H.R. Ferry Mulyawan M, S.E., M.si., Ak. dosen mata kuliah Analisis dan Perancangan
Sistem yang memberikan tugas makalah yang mencangkup seputar Analisis dan Perancangan
Sistem, sehingga menambah wawasan kami mengenai Analisis dan Perancanagn Sistem.

Menyadari banyaknya kekurangan dalam penyusunan makalah ini. Karena itu, kami
sangat mengharapkan kritik dan saran dari para pembaca untuk melengkapi segala
kekurangan dan kesalahan dari makalah ini. Terima Kasih.

Bandung, 06 Desember 2018

Tim Penyusun

1
DAFTAR ISI

Kata Pengantar.......................................................................................................1
Daftar isi................................................................................................................2
Bab 1: Pendahuluan...............................................................................................3
Bab 2: Analisis......................................................................................................5
Bab 3: Kesimpulan................................................................................................11

2
BAB I

PENDAHULUAN

1. Profil Perusahaan

PT. Feng Tay Indonesia Enterprises

Merupakan sebuah perusahaan pembuatan barang olahraga Brand NIKE untuk di


export ke luar negri. PT. Feng Tay Indonesia Enterprises merupakan cabang dari kelompok
perusahaan besar Feng Tay Enterprises Co., Ltd yang beroperasi di 5 negara, Taiwan,
Indonesia, China, Vietnam dan India. PT. Feng Tay Indonesia Enterprises terletak di Jl. Raya
Banjaran Km 14, 6 Kecamatan, Pameungpeuk Kabupaten, Bandung, Indonesia. PT. Feng
Tay Indonesia Enterprises memiliki jumlah 30.000 karyawan. Cabang Feng Tay Indonesia
dikhususkan untuk memproduksi dan mendistribusikan produk sepatu NIKE ke market
Jepang dikarenakan PT. Feng Tay Indonesia Enterprises merupakan pemasok utama market
NIKE di Jepang.

3
2. Pembahasan Masalah

PT. Feng Tay Indonesia Enterprises merupakan suatu perusahaan yang memproduksi
dan mendistribusikan pesanan sepatu NIKE dalam jumlah yang besar, meskipun berfokus
dalam mengekspor barang produksi/penjualannya ke seluruh dunia PT. Feng Tay Indonesia
Enterprises merupakan distributor atau pemasok utama bagi cabang-cabang NIKE yang ada
di Jepang.

Dalam transaksi penjualan dan pembeliannya PT. Feng Tay Indonesia Enterprises
sudah hampir seluruhnya mengandalkan system internet dan aplikasi web yang mereka miliki
guna untuk mempermudah proses transaksi penjualan dan pembelian antar negara yang
dilakukan dengan para konsumennya.

Meskipun PT. Feng Tay Indonesia Enterprises sudah menggunakan system internet
dan aplikasi web untuk membantu dalam proses transaksi penjualan dan pembelian dengan
konsumennya, kami masih menemukan titik-titik kelemahan yang terdapat dalam sistemnya
yang menyebabkan munculnya masalah-masalah yang menyebabkan kerugian dan
menghambat proses transaksi itu sendiri.

Masalah tersebut dapat dilustrasikan sebagai berikut; Konsumen-konsumen PT. Feng


Tay Indonesia Enterprises yang merupakan cabang NIKE di luar negri melakukan pesanan
rutin dalam waktu yang bersamaan melalui web resmi PT. Feng Tay Indonesia Enterprises.
Dikarenakan pesanan rutin itu dilakukan dalam waktu yang bersamaan terjadi web traffic di
situs web resmi PT. Feng Tay Indonesia Enterprises yang menyebabkan glitch pada saat para
konsumen menginput form pemesanannya. Hal itu terjadi dikarenakan web yang dimiliki
tidak memiliki desain yang bagus dan Customer Service (CS) selaku administrator yang
mengelola form pemesanan tidak memiliki pengetahuan tentang bagaimana mengelola web
tersebut sehingga terjadi keteledoran di dalam proses penginputan data form pemesanan
konsumen.

Dikarenakan adanya traffic dan glitch pada web masih sering terjadi kesalahan dalam
pesanan produk seperti kesalahan dalam memilih jenis, jumlah atau warna sepatu yang
dipesan. Karena CS selaku administrator yang minim pengetahuan akan terjadinya traffic
tersebut tanpa disengaja langsung memproses pesanan-pesanan tersebut CS hanya bisa
meneruskan pesanan tanpa menyadari atau mengetahui bahwa traffic telah terjadi. Kesalahan
tersebut biasanya baru diketahui pada saat para konsumen menerima barang mereka,
sehingga kemudia para konsumen akan meminta refund uang atau mengembalikan barang
kembali ke perusahaan. Hal tersebut memakan waktu dan uang dikarenakan lokasi para
konsumen yang seluruhnya berada di luar negri.

4
BAB II

ANALISIS

Flowchart Transaksi Pembelian Melalui Webstore


USER WEB CS PRODUKSI GUDANG KEUANGAN PENGIRIMAN

Melakukan Order 2 3 4
Start Pemesanan
Surat Perintah Order Sudah 1
Barang
Pembuatan Jadi Bukti Dikirim
Order Pembayaran

Buka Web Order Merinci


Tagihan
Menyesuaikan
Proses Bukti
Pengecekan
Pembuatan Pembayaran
dengan Order
Menerima
Tagihan
Tagihan Tagihan

Surat Perintah
Order Sudah Barang Siap Pembuatan
Jadi Dikirim Order
Penerimaan Bukti Pengajuan
Melakukan Pengajuan Refund Barang
Pembayaran Refund Barang 3 4 2

Bukti Persetujuan Barang yang


6
Pembayaran Refund Salah Diterima Penerimaan
Persetujuan
1 6 7 Refund

Barang
Diterima 8
5 Melakukan
Refund Uang

Barang Dicek
Terjadi
Kesalahan

Pengajuan
Refund Uang
& Barang

Refund
Disetujui

Mengirimkan
Barang
Kembali ke PT

Uang Refund
Diterima

8
Phase

Gambar 1.1

5
Agar lebih mudah dimengerti kami sajikan Gambar 1.1 yang mengilustrasikan
flowchart proses transaksi pembelian yang dilakukan para konsumen melalui web resmi PT.
Feng Tay Indonesia Enterprises, dimana pada saat proses transaksi tersebut terjadi web
traffic dan keteledoran CS selaku administrator yang disebabkan oleh kurang bagusnya
desain system web dan kelemahan system operasional PT. Feng Tay Indonesia Enterprises
dalam mengelola form pesanan masuk.

Permasalahan 1: Desain web yang lemah

Dalam kasus ini PT. Feng Tay Indonesia Enterprises harus lebih memperhatikan
desain web yang dimilikinya apakah sudah berjalan baik atau belum. Karena web tersebut
merupakan penghubung utama antara konsumen yang ingin membeli dan memesan dengan
perusahaan. Selain itu juga PT. Feng Tay Indonesia Enterprises harus giat melakukan
inspeksi atau pengkontrolan web agar segala sesuatu dapat diketahui kelemahannya yang
nantinya kelemahan tersebut akan diminimalisir dapat dengan cara mengganti domain ke
yang lebih baru dan bagus atau melakukan update yang berkala agar web tersebut memiliki
fitur yang up-to-date sehingga dapat meminimalisir terjadinya traffic atau glitch disaat
terjadinya pembelian dan pemesanan disaat yang bersamaan.

Salah satu cara agar web yang dimiliki dapat berfungsi dengan baik PT. Feng Tay
Indonesia Enterprises harus melakukan beberapa cara sebagai merikut:

1. User compatibility Interface merupakan topeng dari sebuah sistem atau sebuah
pintu gerbang masuk ke sistem dengan diwujudkan ke dalam sebuah aplikasi. Oleh karena itu
sebuah aplikasi seolah-olah mengenal usernya, mengenal karakteristik usernya, dari sifat
sampai kebiasaan manusia secara umum. Desainer harus mencari dan mengumpulkan
berbagai karakteristik serta sifat dari user karena antarmuka harus disesuaikan dengan user
yang jumlahnya bisa jadi lebih dari 1 dan mempunyai karakter yang berbeda.
2. Product compatibility Sebuah aplikasi yang bertopengkan antarmuka harus sesuai
dengan sistem aslinya. Contoh : aplikasi sistem melalui antarmuka diharapkan menghasilkan
report/laporan serta informasi yang detail dan akurat dibandingkan dengan sistem manual.
3. Task compatibility Sebuah aplikasi yang bertopengkan antarmuka harus mampu
membantu para user dalam menyelesaikan tugasnya. Sebisa mungkin user tidak dihadapkan
dengan kondisi memilih dan berpikir, tapi user dihadapkan dengan pilihan yang mudah dan
proses berpikir dari tugas-tugas user dipindahkan dalam aplikasi melalui antarmuka. Contoh :
User hanya klik setup, tekan tombol next, next, next, finish, ok untuk menginstal suatu
sotfware

6
4. Work flow compatibility Sebuah aplikasi sistem sudah pasti mengapdopsi sistem
manualnya dan didalamnya tentunya terdapat urutan kerja dalam menyelesaikan pekerjaan.
Dalam sebuah aplikasi, aplikasi engineer harus memikirkan berbagai runutan-runutan
pekerjaan yang ada pada sebuah sistem.Usahakan user tidak dibingungkan dengan pilihan-
pilihan menu yang terlalu banyak.Buat runutan semestinya menu-menu merupakan urutan
dari runutan pekerjaan.Sehingga dapat membantu user dalam mempercepat pekerjaannya
5. Consistency Sebuah sistem harus sesuai dengan sistem nyata serta sesuai dengan
produk yang dihasilkan. Oleh karena itu aplikasi engineer harus memperhatikan hal-hal yang
bersifat konsisten pada saat merancang aplikasi khususnya antarmuka, contoh : penerapan
warna, struktur menu, font, format desain yang seragam pada antarmuka di berbagai bagian,
sehingga user tidak mengalami kesulitan pada saat berpindah posisi pekerjaan atau berpindah
lokasi dalam menyelesaikan pekerjaan. Hal itu didasarkan pada karakteristik manusia yang
mempunyai pemikiran yang menggunakan analogi serta kemampuan manusia dalam hal
memprediksi.Contoh : keseragaman tampilan toolbar pada Word, Excell, PowerPoint, Access
hampir sama.
6. Familiarity Sifat manusia mudah mengingat dengan hal-hal yang sudah sering
dilihatnya / didapatkannya. Interface sebisa mungkin didesain sesuai dengan antarmuka pada
umumnya, dari segi tata letak, model, dsb. Hal ini dapat membantu user cepat berinteraksi
dengan sisem melalui antarmuka yang familiar bagi user.
7. Simplicity Tidak selamanya antarmuka yang memiliki menu banyak adalah
antarmuka yang baik. Kesederhanaan disini lebih berarti sebagai hal yang ringkas dan tidak
terlalu berbelit.User lebih menyukai hal-hal yang bersifat sederhana tetapi mempunyai
kekuatan/bobot.
8. Direct manipulation User berharap aplikasi yang dihadapinya mempunyai media
atau tools yang dapat digunakan untuk melakukan perubahan pada antarmuka tersebut. User
ingin sekali aplikasi yang dihadapannya bisa disesuaikan dengan kebutuhan, sifat dan
karakteristik user tersebut.Selain itu, sifat dari user yang suka merubah atau mempunyai rasa
bosan.Contoh : tampilan warna sesuai keinginan (misal pink) pada window bisa dirubah
melalui desktop properties, tampilan skin winamp bisa dirubah, dll.
9. Control Kejadian salah ketik atau salah entry merupakan hal yang biasa bagi
seorang user. Akan tetapi hal itu akan dapat mengganggu sistem dan akan berakibat sangat
fatal karena salah memasukkan data 1 digit/1 karakter saja informasi yang dihasilkan sangat
dimungkinkan salah. Oleh karena itu aplikasi engineer haruslan merancang suatu kondisi
yang mampu mengatasi dan menanggulangi hal-hal seperti itu. Contoh : “illegal command”,
“can’t recognize input” sebagai portal jika ter jadi kesalahan.
11. Flexibility Fleksibel merupakan bentuk dari dari solusi pada saat menyelesaikan
masalah. Aplikasi engineer dapat membuat berbagai solusi penyelesaian untuk satu masalah.
Sebagai contoh adanya menu, hotkey, atau model dialog yang lainnya.
12. Responsiveness Teknologi komputer semakin maju sesuai dengan tuntutan
kebutuhan manusia, aplikasi yang dibangun pun harus mempunyai reaksi tanggap yang cepat

7
terhadap perintah dari user. Hal ini didasari pada sifat manusia yang semakin dinamis / tidak
mau menunggu.
13. Invisible Technology Secara umum, user mempunyai keingintahuan sebuah
kecanggihan dari aplikasi yang digunakannya. Untuk itu aplikasi yang dibuat hendaknya
mempunyai kelebihan yang tersembunyi.Contoh : sebuah aplikasi mempunyai voice
recognize sebagai media inputan, pengolah kata yang dilengkapi dengan language translator.
14. Robustness Interaksi manusia dan komputer (pembangunan antarmuka) yang baik
dapat berupa frase-frase menu atau error handling yang sopan. Kata yang digunakan harus
dalam kondisi bersahabat sehingga nuansa user friendly akan dapat dirasakan oleh user
selama menggunakan sistem.
15. Ease Of Learning And Ease Of Use Kemudahan dalam mengoperasikan aplikasi
hanya dengan memandangi atau belajar beberapa jam saja. Kemudahan dalam memahami
icon, menu-menu, alur data aplikasi, dsb. Sesudah mempelajari, user dengan mudah dan
cepat menggunakan aplikasi tersebut.

Permasalahan 2: Sumber daya manusia yang kurang maksimal

Selain desain web, PT. Feng Tay Indonesia Enterprises juga harus memperhatikan
SDM-nya. Dalam kasus ini PT. Feng Tay Indonesia Enterprises harus dapat mengarahkan
dan memberikan bimbingan kepada CS selaku administrator. CS yang ditugaskan tidak hanya
sebagai admin yang mengkonfirmasi form pembelian dan penjualan namun juga CS selaku
administrator harus bisa menavigasi dan mengerti akan system web itu sendiri. Sehingga
pada saat terjadinya kesalahan atau kejangalan pada operasi system web CS dapat dengan
tanggap mengatasi masalah tersebut tanpa membutuhkan pihak lain dan waktu yang banyak.

Dari kasus masalah yang kami analisis CS hanya bisa mengkonfirmasi penerimaan
pesanan tanpa memeriksa atau memastikan kepada user apa saja list orderan yang mereka
pesan, pada akhirnya pesanan yang salah tersebut berlanjut ke proses produksi, sedangkan
pada bagian produksi mereka langsung saja melakukan proses produksi tanpa mengetahui
bahwa adanya kesalahan barang yang dipesan. Oleh karena itu, kami mengusulkan sebaiknya
ada penambahan divisi khusus untuk maintenance web atau hal-hal yang berhubungan
dengan system web atau jika tidak PT. Feng Tay Indonesia Enterprises dapat memberikan
pelatihan kepada CS. Selanjutnya perusahaan harus menambah sumber daya manusia yang
ahli di bidang system atau dapat disebut sebagai ahli dalam bidang IT yang dapat
memperbaiki kesalahan yang terjadi pada system tersebut, sehingga jika terjadi masalah pada
system akan segera dapat di maintenance oleh pihak IT, hal-hal tersebut dapat meminimalisir
kesalahan yang mungkin terjadi.

8
Beberapa hal berikut ini yang dapat dilakukan PT. Feng Tay Indonesia
Enterprises untuk meningkatkan dan mengembangkan SDM yang dimiliki oleh perusahaan
agar lebih baik:

1. Memberi kesempatan kepada karyawan untuk menyalurkan ide dan gagasan


Perusahaan yang berkembang adalah perusahaan yang mau menerima ide dan gagasan dari
para karyawannya. Dalam suatu perusahaan, karyawan juga berkontribusi dalam
mengembangkan perusahaan atau sebagai roda penggerak suatu perusahaan. Karyawan juga
butuh dihargai dengan menyediakan tempat untuk mencurahkan semua ide dan gagasan yang
mereka punya. Tidak dipungkiri bahwa karyawan juga memiliki ide dan gagasan yang lebih
fresh dan lebih potensial. Dengan memberikan kesempatan kepada karyawan untuk
menyalurkan ide mereka, berarti membiarkan karyawan tersebut berkembang dan
mengembangkan potensi yang mereka miliki.

Hilangkan sikap otoriter yang tidak ingin mendengarkan ide, gagasan ataupun saran dari
karyawannya karena hal tersebut hanya akan membuat karyawan menjadi tidak berkembang
dan kurang produktif serta membentuk karyawan sebagai sebuah mesin untuk bekerja.

2. Memberi penghargaan kepada karyawan. Karena pemberian penghargaan merupakan satu


bentuk apresiasi yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawannya. Dengan adanya
pemberian penghargaan kepada karyawan berprestasi, hal tersebut akan membuat karyawan
lainnya termotivasi untuk dapat menjadi lebih baik. Hal tersebut akan memberi kontribusi
besar terhadap perusahaan dalam mengembangkan perusahaannya.

3. Mengadakan Pelatihan. Pelatihan dilakukan bukan semata-mata untuk pribadi


karyawannya saja, namun juga perusahaannya. Perusahaan tidak akan berkembang tanpa
karyawan yang memiliki keterampilan dan minat kerja yang tinggi. Dengan adanya pelatihan,
diharapkan mampu menggali potensi para karyawan dan mengembangkan keterampilan yang
mereka miliki.

Jika PT. Feng Tay Indonesia Enterprises dapat mengatasi dan meminimalisir
kekurangan dan kesalahan yang ada dalam sistemnya; maupun dengan cara memperbaiki
desain web, membuat web baru yang lebih bagus, melakukan pengkontrolan rutin atas web,
mengadakan pelatihan pada sumber daya manusianya. Maka alur dan system proses transaksi
penjualan atau pembelian akan berjalan dengan lancer dan sesuai dengan yang diharapkan.
kami sajikan Gambar 2.1 yang mengilustrasikan flowchart proses transaksi pembelian yang
dilakukan para konsumen melalui web resmi PT. Feng Tay Indonesia Enterprises yang
seharusnya terjadi.

9
Flowchart Transaksi Pembelian Melalui Webstore
USER WEB CS PRODUKSI GUDANG KEUANGAN PENGIRIMAN

Melakukan Order 2 3 1 4
Start Pemesanan Bukti
Surat Perintah Order Sudah Barang
Pembayaran
Pembuatan Jadi Dikirim
Order

Buka Web Order Merinci


Tagihan
Menyesuaikan
Proses Bukti
Pengecekan
Pembuatan Pembayaran
dengan Order
Menerima
Tagihan
Tagihan Tagihan

Surat Perintah
Order Sudah Barang Siap Pembuatan
Jadi Dikirim Order
Melakukan
3 4 2
Pembayaran

Bukti
Pembayaran
1

Barang
Diterima

5
Phase

Gambar 2.1

10
KESIMPULAN

Dalam suatu proses transaksi perusahaan sebaiknya perusahaan dapat memastikan


system dan sumber daya manusia yang dimiliki harus selaras satu dengan yang lainnya, hal
ini dikarenakan jika perusahaan sudah memiliki sistem yang bagus tetapi sumber daya
manusia yang dimiliki perusahaan tidak dapat mengoperasikannya maka kegiatan operasi
perusahaan akan terhambat dan tidak menghasilkan hasil yang maksimal. Begitu pula
sebaliknya, jika perusahaan memiliki sumber daya manusia yang bagus tapi tidak memiliki
system yang bagus juga maka akan terjadi keterhambatan proses operasi perusahaan.

Alangkah baiknya jika perusahaan memikirkan matang-matang akan alur system


proses operasi yang akan dijalankannya, dan bagaimana cara perusahaan untuk menjaga dan
meningkatkan kualitas system proses operasi tersebut baik dalam desain web, sumber daya
manusia, maupun system operasi perusahaanya itu sendiri.

11
Pertanyaan :

Novi : Kenapa bisa kekurangan SDM, sedangkan perusahaannya sudah dalam skala
besar

Karina : ada ga cara lain selain maintenance web

12