Mengenal Sistem E-Catalogue dan E-

Purchasing dalam Proses Pengadaan Sediaan

Farmasi
farset January 4, 2018 Apoteker Leave a comment 658 Views

GudangIlmuFarmasi – Ketersediaan alat kesehatan dan sediaan farmasi di berbagai instansi

pelayanan kesehatan (seperti Rumah Sakit, Apotek, dan Rumah Sakit Swasta) perlu mendapat
perhatian guna menjamin keberlangsungan pelayanan secara utuh pada instansi – instansi tersebut.
Ketersediaan ini seringkali mendapatkan kendala dalam segi tingkat persaingan yang tinggi antar
daerah maupun antar instansi akibat sistem lelang (Farmasi Asia, 2016).

Sebelum menggunakan sistem e-catalogue dan e-purchasing, sistem pengadaan dilakukan dengan
menggunakan sistem konvensional. Tentunya sistem ini memiliki beberapa permasalahan yang dapat
menghambat ketersediaan sediaan farmasi di fasilitas kesehatan. Tidak seragamnya harga dapat
menjadi salah satu kendala. Selain itu juga waktu pengadaan yang dibutuhkan pada metode
konvensional cukup lama dan rumit, sehingga hal ini menjadi beban yang perlu diperhatikan.
Selain itu, distribusi yang tidak merata serta waktu kedatangan juga sering menjadi masalah meski
telah menggunakan metode perencaan yang canggih dan ekstra (Serambi Indonesia, 2016). Dengan
begitu, pemerintah melakukan pembaharuan melalui hadirnya system e-catalog (e-katalog) obat yang
berisi daftar harga, spesifikasi dan penyedia obat yang diberitakan melalui surat edaran Menteri
Kesehatan Republik Indonesia No. 167 tahun 2014 (Kemenkes RI, 2014). Keberadaannya bertujuan
untuk mengatasi masalah yang telah dipaparkan sebelumnya, yaitu menjami ketersediaan dan
pemertaan obat yang aman, bermutu, dan berkhasiat untuk memenuhi kebutuhan pelayanan
kesehatan (Kemenkes RI, 2013).
Tahapan pengadaan obat sebelum hadirnya e-catalogue secara garis besar adalah melalui
perencanaan, pengadaan, penerimaan, dan distribusi ke unit pelayanan. Proses pengadaan dengan
 menggunakan e-catalogue hampir sama, hanya yang berbeda adalah adanya daftar obat yang telah
ditentukan. Daftar obat yang ada di e-catalogue ini adalah daftar obat yang diusulkan oleh seluruh
daerah di Indonesia.
E-catalogue ini diklaim dapat membuat proses pengadaan barang menjadi lebih efisien. Selain itu, e-
catalogue ini memerlukan waktu pengadaan yang lebih singkat dibandingkan dengan metode
konvensional, hal ini sangat menguntungkan bagi fasilitas-fasilitas kesehatan yang memerlukan
sediaan farmasi dengan cepat. Selain itu, sistem e-catalogue ini juga memberikan kepastian
spesifikasi teknis dan acuan harga yang seragam.
Pengaturan tentang katalog elektronik (e-Catalog) dan E-purchasing telah dijelaskan dalam Peraturan
Presiden Nomor 4 Tahun 2015 tentang pengadaan barang atau jasa pemerintahan. Perumusan
kebijakan ini dikembangkan dan dirumuskan oleh lembaga kebijakan pengadaan barang/jasa
pemeritah yang disebut LKPP sebagaimana dimaksud dalam Peraturan Presiden Nomor 157 Tahun
2014.

Baca : Panduan Swamedikasi Penyakit Ringan Untuk Masyarakat dan

Apoteker

Daftar Isi [hide]

 Apa yang dimaksud dengan e-Purchasing?
 Hubungan e-Purchasing dengan e-Catalogue?
 Bagaimana cara melakukan e-Purchasing dalam pengadaan obat?
 Kelebihan dan kekurangan sistem elektronik ini
o Memberikan kemudahan dalam pengadaan barang/jasa
o Pengadaan lebih efisien
o Lebih transparan
o Barang/jasa yang dibeli sesuai kebutuhan
 Simpulan
 Share this:

Apa yang dimaksud dengan e-Purchasing?

E-Purchasing merupakan metode pembelian obat secara elektronik berdasarkan e-Catalog.
Tujuan dilaksanakannya e-Purchasing yaitu mempermudah Penyedia barang/jasa dan pengguna
dalam kegiatan pemilihan dan pengadaan obat, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai pada
semua tempat pelayanan kesehatan. Dengan adanya e-Purchasing baik Penyedia barang/jasa
maupun pengguna dapat menghemat biaya dan waktu karena sistem dilakukan secara online pada e-
Catalogue.
Penyedia barang/ jasa menurut Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2016 tentang E-katalog adalah
badan usaha/orang perseorangan/Badan Layanan Umum/Badan Layanan Umum
Daerah/Lembaga/Unit Pelaksana Teknis/badan penelitian/online shop yang menyediakan
barang/pekerjaan konstruksi/jasa konsultasi/jasa lainnya dalam katalog elektronik.
Hubungan e-Purchasing dengan e-Catalogue?
 Katalog elektronik atau biasa disingkat e-Catalogue merupakan bagian dari pengembangan sistem
pengadaan barang/jasa pemerintah melalui e-Purchasing. E-catalogue adalah sistem informasi
elektronik yang memuat daftar, merek, jenis, spesifikasi teknis, harga dan jumlah ketersediaan
barang atau jasa tertentu dari berbagai penyedia. Pencantuman harga dan spesifikasi teknis suatu
barang/jasa pada e-Catalogue didasarkan dari kontrak payung antara Lembaga Kebijakan
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) dan penyedia barang/jasa.
Katalog elektronik ini terdiri dari tiga kriteria meliputi katalog elektronik nasional, sektoral dan daerah.
Katalog elektronik nasional merupakan katalog elektronik yang disusun dan dikelola oleh lembaga
kebijakan pengadaan batang/jasa pemerintahan atau LKPP meliputi barang, pekerjaan konstruksi,
jasa lainnya, jasa konsultasi dan/atau barang/jasa yang dimuat dalam online shop.
Katalog elektronik sektoral merupakan katalog elektronik yang disusun dan dikelola oleh kementerian
meliputi barang, pekerjaan konstruksi, jasa lainnya dan/atau jasa konsultasi. Sedangkan katalog
elektronik daerah merupakan katalog elektronik yang disusun dan dikelola oleh pemeritah daerah
barang, pekerjaan konstruksi (umum dan tertentu), jasa lainnya dan/atau jasa konsultasi.

Baca : Daftar Lengkap Regulasi Kefarmasian yang Wajib Diketahui Apoteker

Bagaimana cara melakukan e-Purchasing dalam

pengadaan obat?
Dalam Surat Edaran Kepala LKPP No.3 Tahun 2015 tentang Pelaksaaan Pengadaan Barang/Jasa
Melalui e-Purchasing, berikut langkah-langkah pengadaan obat dengan e-purchasing:
1. Pejabat Pengadaan/Pokja ULP/PPK melakukan pendaftaran untuk mendapatkan kode akses
berupa ID pengguna dan password menggunakan Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE)
pada web yang terpasang di server Layanan Pengadaan Secara Elektronik.
2. Penyedia barang/jasa harus mendaftar di aplikasi SPSE untuk mendapat kode akses dan verifikasi
pada LPSE untuk memperoleh user ID dan password
3. Kemudian, Pokja ULP/Pejabat Pengadaan, PPK dan Penyedia Barang dapat masuk ke dalam
aplikasi SPSE untuk e-Purchasing.
Kelebihan dan kekurangan sistem elektronik ini
Kelebihan dari pelaksanaan e-Purchasing dan e-Catalog yaitu:
1. Memberikan kemudahan dalam pengadaan barang/jasa
Tidak diperlukan atau tanpa tender/lelang berapapun nilai pengadaannya dan pengadaan jauh lebih
mudah, dimana pengguna dapat langsung melakukan pemesanan ke https://e-katalog.lkpp.go.id/

2. Pengadaan lebih efisien

Dimana kontrak katalog dan penyedia memiliki rantai pasok yang pling pendek (pabrikan/sole agent),
efisiensi waktu dan sumber daya manusia

3. Lebih transparan
 Informasi produk diketahui publik (seperti gambar, fungsi, spesifikasi, teknis, asal barang, dan harga
serta penyedia)

4. Barang/jasa yang dibeli sesuai kebutuhan

Pengguna dapat memilih produk sesuai kebutuhan dan sesuai besaran anggaran yang tersedia

Kekurangan dan kendala yang dialami dalam pelaksanaan e-Purchasing dan e-Catalog:
1. Belum sepenuhnya menampilkan informasi yang dibutuhkan pengguna katalog dan
penyelenggaraanya belum didukung sistem informasi yang memadai.

2. Lambatnya respon penyedia terhadap pemesanan yang dibutuhkan mendesak atau tidak dapat
ditunda

3. Pengadaan e-Catalog tidak dapat dilakukan oleh fasilitas kesehatan swasta

Simpulan
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa dengan adanya sistem pengadaan barang dengan e-
catalogue dan e-purchasing sediaan farmasi dan alat kesehatan yang dibutuhkan di instansi-instansi
pelayanan kesehatan masyarakat dapat terpenuhi dengan baik.
Banyaknya waktu yang digunakan untuk pengadaan secara konvensional dapat dipangkas dengan
menggunakan sistem ini, sehingga pengadaan barang dapat menjadi lebih hemat dan efisien. Namun
dalam prakteknya terdapat banyak kendala, seperti jaringan internet yang kurang stabil, kurangnya
komunikasi antara distributor dengan pihak-pihak yang bertugas dalam sistem pengadaan di instansi
terkait, serta masih sejumlah sediaan dan alat kesehatan yang belum tersedia lengkap di katalog
elektronik.

Baca : Apoteker Bantu Masyarakat Melalui Gerakan Keluarga Sadar Obat

dengan Da Gu Si Bu

Beberapa hal tersebut menjadi salah satu penyebab terjadinya kekosongan obat di instansi
kesehatan yang berdampak serius dalam proses penanganan pasien. Oleh karena itu, dalam
pelaksanaannya diperlukan kerja sama yang baik semua pihak terkait agar program ini dapat
berlangsung dengan lancar.

Evaluasi berkala dibutuhkan agar setiap kendala yang terjadi di lapangan dapat diselesaikan dengan
cepat dan setiap kekurangan yang ada dapat segera teratasi. Jika hal tersebut dapat dilakukan,
kebutuhan sediaan farmasi dan alat kesehatan di setiap instansi dapat terpenuhi dan semua pihak
terutama pasien dapat merasakan keuntungan dari adanya program ini.

Penulis : Liza Indi Hidayah, Nurulita Dina Ulfah, Gadena Artesis Tanti, Chusnul Hayati, Putri Eka

Sumber Pustaka:
Farmasiasia. 2016. Menyambut Era e-Catalog dalam Tender ALKES dan Obat. Tersedia secara
online pada http://www.farmasi.asia/e-catalog-tender-alkes-obat/ [Diakses pada 23 Desember 2017]

Kemenkes RI, 2013, Surat Edaran Nomor KF/MENKES/337/VII/2013 Tentang Pengadaan Obat
Pemerintah Melalui Mekanisme E-Purchasing Berdasarkan Katalog Elektronik, Pemerintah Negara
Republik Indonesia, Jakarta.

Kemenkes RI, 2014, Surat Edaran Nomor KF/MENKES/167/III/2014 Tentang Pengadaan Obat
Berdasarkan Katalog Elektronik (e-Catalogue), Kementerian Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta.

LKPP. 2015. Surat Edaran Nomor 3 Tahun 2015 Tentang Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa
Melalui E-Purchasing. Jakarta: Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Republik
Indonesia.
LKPP. 2016. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 6
Tahun 2016 Tentang Katalog Elektronik dan E-Purchasing. Jakarta: Lembaga Kebijakan Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah Republik Indonesia.
Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2015 Tentang Perubahan Keempat atas
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

Serambi Indonesia. 2014. Apa Itu e-Katalog?. Tersedia secara online pada
http://aceh.tribunnews.com/2014/06/02/apa-itu-e-katalog [Diaksese pada 23 Desember 2017]

Share this:
 Facebook
 Twitter
 Google
 LinkedIn
 WhatsApp

Tags E-CATALOGUE E-KATALOG E-PURCHASING PENGADAAN OBAT
About farset

PreviousRancangan Regulasi Pelayanan Kefarmasian secara Elektronik (e-Farmasi) di Indonesia

NextDigital Revolution : Digitalization Pharmacy in Distribution

Check Also
Digital Revolution : Digitalization Pharmacy in Distribution
GudangIlmuFarmasi (English Ed.) – The digital revolution is well under way for pharma companies.
These …