AUDIT MUTU INTERNAL

Tujuan

1. Untuk memastikan bahwa kegiatan sistem mutu telah sesuai dengan ketentuan
persyaratan / standar yang dijadikan acuan.
2. Untuk memastikan bahwa produk yang dihasilkan baik berupa barang/material
ataupun jasa/pelayanan yang diberikan telah sesuai dengan standar yang telah
disepakati.
3. Untuk melakukan perbaikan – perbaikan yang diperlukan.
4. Manfaat Audit Mutu Internal
5. Manfaat bagi Pimpinan

Hasil audit mutu internal dapat menjadi masukan berharga untuk referensi dalam membuat
keputusan atau mengambil/mengubah kebijakan mutu sehingga pengelolaan mutu dapat
berjalan sesuai dengan yang ditetapkan.

Manfaat bagi unit kerja dalam organisasi

Audit mutu membantu pegawai yang terlibat dalam menghasilkan produk barang atau
jasa/layanan di unit kerja tersebut, untuk mengidentifikasi permasalahan yang dihadapi
sehingga dapat mengambil langkah – langkah yang tepat untuk melakukan perbaikan yang
diperlukan sesuai masukan dan rekomendasi auditor.

Manfaat bagi Auditor

Audit Mutu bagi Auditor (Tim Pengendali Mutu) merupakan proses pembelajaran dan
pertumbuhan, dimana interaksi antara Tim Pengendali Mutu dengan Auditee pada berbagai
fungsi dan kegiatan dan pengungkapan permasalahan dan pembahasan solusinya merupakan
proses pengkaderan dan pematangan auditor sebagai tenaga professional.

Manfaat bagi Pelanggan

Audit Mutu bagi pelanggan adalah proses pendeteksian segala kemungkinan yang dapat
menciptakan ketidakpuasan pelanggan dan dilanjutkan dengan tindakan perbaikan serta
pencegahan sehingga komitmen institusi diklat untuk memberikan kepuasan kepada
pelanggan dapat benar – benar tercapai.

Manfaat bagi instansi yang bekerja sama

Audit Mutu, bagi instansi yang bekerja sama dapat memberikanumpan balik terhadap kinerja
yang telah dilakukan, sehingga menjamin terpenuhinya hak dan kewajiban dari masing –
masing instansi yang bekerja sama.

Manfaat Audit Mutu bagi Pemasok

Audit Mutu bagi pemasok dapat memberikan umpan balik terhadap pemasok dari sudut
pandang institusi diklat yang berkepentingan untuk menjamin barang yang dipasok
memenuhi semua persyaratan.
Ketentuan Audit Mutu Internal

1. Audit mutu dilaksanakan oleh tenaga/personil independent terhadap tanggung jawab

atas produk atau aktivitas yang diaudit.
2. Audit harus bersifat komprehensif, meliputi seluruh operasional organisasi yang
diaudit.
3. Audit harus dijadwalkan berdasarkan penentuan prioritas produk atau aktifitas yang
diaudit.
4. Audit harus dilakukan sesuai dengan prosedur yang terdokumentasi.
5. Hasil audit perlu didokumentasikan dan menjadi perhatian manajemen yang
bertanggung jawab untuk mengambil tindakan koreksi/perbaikan.
6. Auditor tidak bertanggung jawab untuk mengambil tindakan koreksi.
7. Tim Audit Mutu Internal
8. Susunan Tim Audit Mutu terdiri dari:

Ketua Tim:

Ketua Tim bertugas: memimpin / mengkoordinir kegiatan tim. Oleh karena itu ketua tim
dituntut mampu:

1. Mengarahkan diskusi anggota tim agar pelaksanaan audit dapat berjalan efektif dan
objektif.
2. Menyusun rencana audit, melatih anggota tim, mengkoordinir penyusunan instrument
audit.
3. Memimpin pelaksanaan audit mutu
4. Mengarahkan penyusunan laporan hasil audit

Sebaiknya ketua tim telah berpengalaman dalam pekerjaan yang akan menjadi tanggung
jawabnya dan telah mengikuti pelatihan audit mutu.

Anggota

Anggota bertugas:

Mengembangkan dan membahas persiapan, pelaksanaan dan pelaporan hasil audit. Jumlah
anggota tim audit tergantung dari besarnya organisasi yang akan diaudit.

Anggota dipilih berdasarkan keahlian dan penguasaannya terhadap pelayanan yang akan
diaudit. Selama pelaksanaan audit, anggota hendaknya dibebaskan dari tugas / pekerjaan
sehari – hari.

Tugas Tim Audit

 Menentukan sasaran, cakupan, metode audit, rencana kerja dan jadwal pelaksanaan
audit. Rencana ini harus lengkap, meliputi : unit/bagian yang akan ditinjau, jadwal
peninjauan, kegiatan yang ditinjau/diaudit, serta tanggal pelaporan;
 Mengembangkan checklist dan questioner serta standar penilaian yang akan
digunakan dalam audit;
Untuk kegiatan ini, tim harus mempelajari organisasi yang diaudit, sifat unit yang diaudit,
standar dan prosedur yang berlaku, hasil audit mutu yang lalu, program mutu yang
dijalankan di organisasi tersebut, dan lain – lain.

 Melakukan pemeriksaan / sudit secara objektif ke unit kerja tersebut, mereview

pelaksanaan prosedur, kebijakan mutu dan uraian tugas yang digunakan, melakukan
wawancara dan pengamatan kepada staf/karyawan untuk pembuktian / verifikasi;
 Melakukan peninjauan ke masing – masing unit yang diambil untuk langkah
pembuktian/verifikasi;
 Menyusun laporan hasil audit dan saran perbaikannya.

Pada pelaksanaan audit mutu internal di Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah disebut Komite
Penjamin Mutu Diklat. Bertugas mengawasi dan meluruskan atau menindaklanjuti
penerapan teknis kediklatan baik yang ditemukan pada saat melakukan kegiatan atau
berdasarkan temuan hasil audit. Sehingga diharapkan pelaksanaan kediklatan sesuai dengan
ketentuan, prosedur atau standar yang telah ditentukan. Komite diklat menangani hal – hal
yang berhubungan dengan pelaksanaan pada komponen pelayanan diklat.

Peran Manajemen dalam Organisasi

Karena audit mutu merupakan suatu bentuk audit manajemen, maka kegiatan audit ini harus
diprakarsai oleh manajemen puncak.

Dalam hal ini manajemen puncak mempunyai peran:

 Memberi dukungan moril maupun materil;

 Menerapkan perubahan – perubahan yang telah disepakati;
 Mereview laporan audit yang mengarah pada rencana perbaikan;
 Memantau pelaksanaan perbaikan.

Siklus Audit Mutu Internal

Siklus audit mutu atau disebut juga dengan audit life cycle adalah suatu rangkaian aktivitas
dan merupakan guide line pelaksanaan audit.

Siklus ini dibagi dalam empat (4) tahap yaitu :

1. Perencanaan Audit;
2. Pelaksanaan Audit;
3. Analisis hasil Audit;
4. Laporan dan tindakan perbaikan / koreksi.