GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE No. 3

Denominación Del Programa De Formación: asistencia en organización de archivos

Código Del Programa De Formación: 134401 versión 101

Nombre Del Proyecto: aplicación de procesos archivísticos en

unidades administrativos

Actividad Del Proyecto: Estructura de los distintos documentos

comerciales según la GTC, redacción,
elaboración y presentación de las normas
técnicas.

Resultados De Aprendizaje: Digitar textos utilizando la tecnología

disponible, aplicando las técnicas de digitación
y el desarrollo de habilidades y destrezas para
el logro de la velocidad y la precisión de
acuerdo con los requerimientos y las normas
de seguridad y salud ocupacional .

Duración De La Guía: 40 Horas

2. PRESENTACION

Para que el aprendiz SENA pueda desarrollar la labor profesional en Gestión Documental, debe
poseer el conocimiento, la experiencia y la capacidad para determinar los tipos documentales, cual
es el ciclo, y lo que realiza cada una de las personas y como generan documentos en cada uno de
los cargos que hacen parte de una organización. Para ello se le brindaran las herramientas con las
cuales el pueda redactar, escribir, digitar y producir documentos, con la aplicación de las normas
técnicas de calidad, para llevar a la organización al éxito, a través de la generación de la cultura y
el fomento de la identidad corporativa.

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3.1 Actividades de Reflexión inicial.

Las Normas Técnicas Colombianas son estructuradas por el ICONTEC, las cuales contienen
especificaciones técnicas de aplicación voluntaria a los documentos, indican la forma
correcta de presentarlos. Básicamente una Norma Técnica sirve para realizar un documento
o comunicación escrita, indica cada uno de los elementos que lo componen, información
que debe contener y para qué sirve cada uno de los documentos.

Para las personas que desempeñan funciones en producción documental la GTC es una
herramienta indispensable ya que su trabajo está basado en la generación y presentación
de documentos escritos, que deben contener calidad tanto en su presentación como en su
contenido. En esta guía vamos a estudiar la NTC 1486 explorando en las generalidades de
la presentación de trabajos escritos y posteriormente analizaremos las GTC 185 de los
documentos comerciales anteriormente estructurados por las NTC que se relacionan a
continuación:

NTC 3393 Elaboración de cartas

NTC 3394 Elaboración de Actas
NTC 3397 Elaboración de Memorandos
NTC 3369 Elaboración de sobres
NTC 4228 Elaboración Hojas de Vida
NTC 4176 Elaboración certificados y constancias
NTC 3588 Elaboracion de Informes Administrativos

 De acuerdo a los grupos previamente establecidos, cada uno realizara la exposición que
le corresponda y la subirá como evidencia a Blackboard

 Investigue y Presente un un trabajo escrito con cada una de las NTC antes mencionadas.

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos

necesarios para el aprendizaje.)

Evidentemente uno de los mayores retos para el profesional en gestión documental es

la adquisición de destrezas y habilidades que apoyen su labor en la gestión y producción
de documentos y para ellos se requiere de la revisión de cada una de las normas de
calidad mencionadas anteriormente, de manera que el Aprendiz pueda leer las normas
técnicas y pueda aplicarlas en la organización donde se desempeñe .
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Por lo anterior el aprendiz investigara el concepto para cada una de las siguientes
palabras. (glosario).

 ABREVIATURA: Acorta la escritura de cierto término o expresión, y consiste en la

representación escrita de una palabra o grupo de palabras con solo una o varias de sus
letras Para crearla, se emplea la letra inicial, mayúscula o minúscula, por sí sola o
acompañada de otras letras, ya sean del medio o del fin de dicha palabra, y uno o varios
puntos que indican que la palabra está incompleta.
 ACRONIMO: Vocablo conformado por diferentes letras iniciales y no iniciales de una razón
social. EJEMPLO CAFAM: Caja de Compensación Familiar.
 ACTA: Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una reunión o
situación específica.
 ANEXO: Documento o elemento que se adjunta a la comunicación o al informe; sirve para
complementar y aclarar.
 ASUNTO: Se trata de la temática o la cuestión de conversación, pensamiento, etc
 BIBLIOGRAFIA: Relación alfabética de fuentes documentales sobre una materia o asunto
determinado, registrados en cualquier soporte físico, consultadas por el investigador para
sustentar sus escritos.
 CAPITULO: División que se hace en los libros y en cualquier otro escrito para organizar y
facilitar la comprensión del texto
 CARGA:
 CERTIFICADO: Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la
veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.
 CIRCULAR: Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido o texto,
dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente.
 CITA: párrafo o proposición que proviene de alguien diferente al autor del informe, para
apoyar o corroborar la propia idea o para compararla.
 CODIGO: Sistema convencional que identifica el departamento, el área o la sección que
produce el documento con sus respectivas series.
 CONCLUSIONES: Juicio crítico y razonado del análisis sobre los resultados del informe,
presentados de manera directa, clara y lógica
 CONSTANCIA: Documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad.
 CONTENIDO: Se enuncian los títulos de primero, segundo, tercer y cuarto nivel y la
relación de los materiales complementarios del trabajo, en el mismo orden en que
aparecen y los números de las páginas donde se encuentran.
 CONVOCATORIA: Acuerdo de fecha, hora y lugar para una reunión.
 DESARROLLO: Descripción de los asuntos tratados en una reunión.
 DESPEDIDA: Palabra o frase de cortesía con la cual se finaliza una comunicación.
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 DESTINATARIO: Persona a quien va dirigida una comunicación.

 ENCABEZADO: Título de la comunicación que se realiza. Línea de identificación para
indicarla continuidad del documento.
 ENCABEZAMIENTO: Conjunto de palabras con que se inicia un documento, según el tipo
de comunicación. Palabras fijas que sirven de guía para establecer el inicio de un
documento.
 ESPACIO: Distancia horizontal de la escritura, entre palabras o cifras, o ambas.
 EXPERIENCIA: Práctica que proporciona conocimiento, habilidad o competencia para
hacer algo.
 FOLIAR: Acción de numerar las hojas.
 FOLIO: Hojas
 FUENTE O TIPO DE LETRA: Tamaño de los caracteres utilizados en la edición de un
documento.
 FUENTE BIBLIOGRAFICA: Lista de fuentes consultadas que están relacionadas con el tema.
 ILUSTRACION: Representación de un objeto, tabla, figura u otro material gráfico que
aparece en el cuerpo del documento.
 INDICE: Lista opcional de los diversos términos precisos que se incluyen en el documento.
 INFORME: Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el estado de
cualquier actividad, estudio o proyecto.
 INTERLINEA: Distancia entre dos renglones.
 INTRODUCCION: Escrito, que expone brevemente el contenido, el alcance y objetivos del
informe.
 LOGOTIPO: Símbolo que identifica a la organización.
 MARGENES: Distancia que queda en blanco en cada uno de los cuatro lados de una página
impresa.
 MEMBRETE: Inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona
natural o jurídica.
 MEMORANDO: Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar
asuntos internos.
 MENSAJE ELECTRONICO: Comunicación escrita a través de internet.
 NOTA DE PIE DE PAGINA: Aclaración del autor del informe para ampliar o completar una
idea expresada en el texto.
 OBJETIVO: Describe la finalidad del informe corto.
 ORDEN DEL DIA: Relación de temas que se han de tratar en una reunión.
 PAGINA: Cara de una hoja, lo escrito o impreso en una cara del papel.
 PORTADA: Primera página del informe, contiene los datos requeridos para la
identificación del documento.
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 RADICACION: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número
consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y
hora de recibo o de envío.
 RAZON SOCIAL: Nombre que identifica a una organización.
 RECOMENDACIÓN: Formulación concisa de acciones necesarias, como resultado directo
delas conclusiones que se consideran alcanzadas.
 REDACTOR: Persona que genera y plasma ideas en una comunicación.
 REFERENCIA BIBLIOGRAFICA: Conjunto de datos suficientemente precisos ordenados, los
cuales facilitan la identificación de una fuente documental o parte de ella.
 REGISTRO: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas de
correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales
como: nombre de la persona, entidad remitente o destinataria.
 REMITENTE: Nombre, apellidos y cargo del firmante.
 RUBRICA: Rasgos de figura determinada, que cada persona escribe como parte de la
firma, después de su nombre o título.
 SALUDO: Frase de cortesía con la cual se inicia la comunicación.
 SIGLA: Abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razón social.
 SOBRE: Cubierta que guarda y protege un documento, para su entrega o envió.
 SOPORTE: Registra información escrita, visual y electromagnética.
 TABLAS: Serie de números, valores, unidades y datos relacionados entre sí.
 TABULADO: Espacio determinado para escribir datos en columnas.
 TEXTO: Es el contenido del mensaje.
 TITULO: Palabra o frase con la cual el autor denomina e identifica un documento o cada
uno de los temas.
 TRASNCRIPTOR: Persona responsable de elaborar, digitar o transcribir la comunicación.
 VIÑETA: Símbolo que se coloca para separar series o párrafos que no están numerados en
un trabajo.

1. Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

1. Realice varios tipos de correspondencia, con el fin de practicar la digitación, la redacción y la

habilidad para producir documentos

 Realizar cuatro cartas comerciales

 una solicitud de empleo,
 un memorando (reiterando el ingreso a la jornada laboral),
 una circular informativa de un proceso de quejas y reclamos.
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 Una certificación
 una constancia.

 Elaborar la Hoja de Vida según la norma NTC , una minerva 1003, una de la función publica y
una en formato libre.

 Un acta de un conjunto residencial nombrando a un nuevo administrador

Una vez realizado todo el trabajo en físico, de su verificación y aprobación, los invito a subir las
evidencias en plataforma como ejercicio práctico en beneficio de la digitación y transcripción de
textos.

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

El aprendiz SENA además deberá tener impresos estos documentos con el fin de ir realizando
un banco de documentos (fondo documental) para realizar en las próximas competencias lo
referente a la Gestión Documental.
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AMBIENTE REQUERIDO Y MATERIALES

Materiales de Materiales de AMBIENTES DE

Talento Humano
formación devolutivos: formación APRENDIZAJE
(Instructores)
(Equipos/Herramientas) (consumibles) TIPIFICADOS
ESCENARIO (Aula,
ACTIVIDADES DEL DURACIÓN Laboratorio, taller,
PROYECTO (Horas) unidad productiva) y
Descripción Cantidad Descripción Cantidad Especialidad Cantidad elementos y condiciones
de seguridad industrial,
salud ocupacional y
medio ambiente
Elaboración de
matriz
funcionamiento de
la organización, Aula con equipos de
Equipos de Instructor
identificar 40 horas 10 1 cómputo vive digital
computo Técnico
importancia SILVANIA
identidad
corporativa y sus
componentes.

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4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento : Interpreta e ientifica las NTC Aplicación cuestionario

para la generacon de
documentos comerciales..

Evidencias de Desempeño: Elabora documentos Aplicación lista de chequeo

organizacionales aplicando
las tecnicas de digitacion, las
normas tecnicas Colombianas
vigentes.
Evidencias de Producto:
Presentación de Documentos.
Elaborar y presentar
documentos organizaciones,
cartas, sobres, comerciales,
circulares, memorandos,
actas, informes, mensajes
electrónicos, certificados y
constancias, hojas de vida y
tarjetas protocolarias.

5. GLOSARIO DE TERMINOS

Mapa mental: es un diagrama usado para representar las palabras, ideas, tareas y dibujos u
otros conceptos ligados y dispuestos radialmente alrededor de una palabra clave o de una idea

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central. Los mapas mentales son un método muy eficaz para extraer y memorizar información.
Son una forma lógica y creativa de tomar notas y expresar ideas que consiste, literalmente, en
cartografiar sus reflexiones sobre un tema.
Mapa conceptual: es una técnica usada para la representación gráfica del conocimiento. Un
mapa conceptual es una red de conceptos. En la red, los nodos representan los conceptos, y los
enlaces representan las relaciones entre los conceptos.
Imagen corporativa: tiene que ver con la percepción que el público posee de una organización.
“conjunto de atributos que el público asocia a una empresa”
Una organización tiene como objetivo lograr la identificación, diferenciación y preferencia, lo
cual se puede lograr mediante una gestión de sus atributos.

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

 http://www.pnlpalermo.com.ar/pnl_articulos/significado-de-vision-mision-objetivos-
metas-estrategias-y-tacticas/Documento La empresa y su organización
 http://es.wikiversity.org/wiki/Imagen_Corporativa
 http://www.promonegocios.net/empresa/concepto-empresa.html
 http://www.monografias.com/trabajos2/printeoadmin/printeoadmin.shtml
 http://administracion.azc.uam.mx/descargas/revistagye/rv38/rev38art01.pdf
 http://fcasua.contad.unam.mx/apuntes/interiores/docs/98/1/admon_bas1.pdf

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) ANDREA JIMENEZ Instructor MAYO 2018

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