Seruni FTI UNSA 2012 Volume 1 ISSN: 2302-1136 (Print) - 2088-0154 (Online)

EFISIENSI PENGGUNAAN ALAT TULIS KANTOR TERUTAMA KERTAS DAN TONER DALAM
RANGKA EFISIENSI BIAYA PERUSAHAAN PT. BUANA FINANCE Tbk. JAKARTA
PARJIYONO
PT. BUANA FINANCE Tbk. JAKARTA
jejeparjiyono@gmail.com
Abstrak
Teknologi Informasi merupakan salah satu teknologi yang berkembang sangat pesat pada saat
ini. Perkembangan teknologi yang disertai dengan perkembangan ilmu pengetahuan di segala bidang
mendorong hampir semua instansi kedalam teknologi yang berbasis komputer. Perkembangan
teknologi disertai perkembangan ilmu pengetahuan menuntut segala hal dilakukan secara cepat dan
akurat. Begitu pula dengan perkembangan mesin photocopy yang sangat pesat sehingga mesin
photocopy sudah multi fungsi. Tak ketinggalan pula PT. Buana Finance Tbk. Yang bergerak di bidang
pembiayaan Untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja perusahaan terutama pada bagian
credit administrasi yang menangani langsung proses pembiayaan. Hasil yang diperoleh dari
penelitian kerja praktek ini adalah pemghematan penggunaan kertas dan toner pada PT. Buana
Finance Tbk, karena kedua komponen ini inilah yang memakan biaya terbesar dalam proses
pembiayaan.
Kata kunci : Photocopy, Efektif dan Efisien
1. Latar Belakang 3. Batasan masalah
Teknologi informasi merupakan salah satu a. Sentralisasasi pengeprint-an dari
yang berkembang pesat pada saat ini, hal mesin printer ke mesin photocopy.
tersebut sangat membantu perusahaan dalam
b. Pembuatan password log in untuk
segala hal yang berkaitan efisisensi
masing masing karyawan pada mesin
perusahaan. Dalam hal ini PT. Buana Finance
photocopy.
Tbk. Jakarta berusaha memanfaatkan
kemajuan teknologi tersebut terutama dalam 4. Pengertian Efektif dan efesien
hal kemajuan teknologi di bidang photo copy.
Efektif adalah pencapaian hasil yang sesuai
Photo copy merupakan component dengan tujuan seperti yang telah ditetapkan.
penting dalam dunia bisnis terutama sebagai
alat pengganda dokumen mesin photo copy Sondang P. Siagian (2001 : 24), memberikan
definisi sebagai berikut :
bisa di fungsikan sebagai printer. Dengan
dukungan kecanggihan alat tersebut Efektivitas adalah pemanfaatan sumber
diharapkan karyawan lebih bisa bekerja daya, sarana dan prasarana dalam jumlah
secara efektif dan efisien. tertentu yang secara sadar ditetapkan
Dengan melihat keterangan maka wajar sebelumnya untuk menghasilkansejumlah
barang atas jasa kegiatan yang dijalankannya.
jika PT. Buana Finance Tbk. Memanfaatkan
Efektivitas menunjukankeberhasilan dari segi
akan kemutakhiran alat tersebut dalam rangka
untuk melakukan efisiensi perusahaan. tercapai tidaknya sasaran yang telah
ditetapkan. Jika hasilkegiatan semakin
2. Rumusan masalah mendekati sasaran, berarti makin tinggi
efektivitasnya.
a. Apakah dengan system dan cara kerja
yang ada sekarang sudah dapat Abdurahmat (2003:92)
menekan pengeluaran biaya?
Efektivitas adalah pemanpaatan sumber
b. Bagaimana cara mengatasi problem daya, sarana dan prasarana dalam jumlah
saat ini untuk melakukan penekanan tertentu yang secara sadar ditetapkan
biaya, agar penggunaan toner dan sebelumnya untuk menghasilkansejumlah
kertas dapat efektif dan efisien pekerjaan tepat pada waktunya.
sehingga penggunaan kertas dan
Hidayat (1986), yang menjelaskan bahwa :
toner tidak disalahgunakan oleh
karywan yang tidak bertanggung Efektifitas adalah suatu ukuran yang
jawab. menyatakan seberapa jauh
target(kuantitas,kualitas dan waktu) telah
tercapai. Dimana makin besar
Seruni FTI UNSA 2012 Volume 1
presentasetarget yang dicapai, makin tinggi
efektifitasnya.
Schemerhon John R. Jr. (1986:35), adalah
sebagai berikut :
Efektifitas adalah pencapaian target output
yang diukur dengan caramembandingkan
output anggaran atau seharusnya (OA)
dengan outputrealisasi atau sesungguhnya
(OS), jika (OA) > (OS) disebut efektif.
Efisiensi merupakan suatu ukuran
keberhasilan yang dinilai dari segi besarnya
sumber/biaya untuk mencapai hasil dari
kegiatan yang dijalankan.
Pengertian efisiensi menurut Mulyamah
(1987:3), yaitu :
“Efisiensi merupakan suatu ukuran dalam
membandingkan rencana penggunaan
masukan dengan penggunaan yang
direalisasikan atau perkataan lain penggunaan
yang sebenarnya.”
Sedangkan pengertian efisiensi menurut SP.
Hasibuan (1984:233-4) yang mengutip
pernyataan H. Emerson adalah :
“Efisiensi adalah perbandingan yang
terbaik antara input (masukan) dan output
(hasil antara keuntungan dengan sumber-
sumber yang dipergunakan), seperti halnya
juga hasil optimal yang dicapai dengan
penggunaan sumber yang terbatas. Dengan
kata lain hubungan antara apa yang telah
diselesaikan.”
Dan menurut Soekartawi (1989:29),
mengemukakan bahwa efisiensi pemasaran
akan terjadi jika :
1. Biaya pemasaran bisa ditekan sehingga
ada keuntungan.
2. Pemasaran dapat lebih tinggi.
3. Prosentase pembedaan harga yang
dibayarkan konsumen dan produsen
tidak terlalu tinggi.
4. Tersedianya fasilitas fisik pemasaran.
Adapun untuk mencari tingkat efisiensi dapat
digunakan rumus sebagai berikut :
Efisiensi = Input Target/Input Aktual >=1
Ø Jika input yang ditargetkan berbanding input
aktual lebih besar atau sama dengan 1 (satu),
maka akan terjadi efisiensi.
Ø Jika input yang ditargetkan berbanding input
aktual kurang daripada 1 (satu), maka efisiensi
tidak tercapai.
ISSN: 2302-1136 (Print) - 2088-0154 (Online)
5. Tujuan
a. Membuat system untuk mengatasi
permasalahan tersebut.
b. Sebagai bahan pertimbangan bagi
perusahaan untuk mencapai target
efisiensi biaya.
c. Sebagai masukan bagi perusahaan
untuk melakukan efisiensi biaya.
d. Sebagai landasan untuk melakukan
efisisiensi perusahaan.
6. Manfaat
Mengoptimalkan perangkat yang ada guna
meningkatkan kinerja karyawan secara efektif
dan efisien serta sebagai landasan bagi
perusahaan untuk melakukan efisiensi biaya
perusahaan.
7. Analisa masalah
Sebelum tahun 2012 disetiap kantor
cabang PT. Buana Finance Tbk.
menggunakan format printer dan photocopy
sebagai media kerja untuk menyelesaikan
pekerjaan yang berkaitan dengan administrasi
kredit. Namun pemanfaatan alat tersebut
belum maksimal terutama untuk
memanfaatkan fitur fitur yang terdapat pada
mesin photocopy. Untuk print out
menggunakan printer sedangkan mesin
photocopy hanya sebagai alat pengganda
dokumen, begitu pula untuk fasiltas faxcimile
yang terdapat pada mesin photocopy belum
dimanfaatkan. Padahal fasilitas yang terdapat
pada mesin photocopy dapat digunakan untuk
print out,photocopy,faxsimile,scan dll.
Walaupun tidak semua pekerjaan print out
bisa dilakukan pada mesin photocopy, namun
dengan memaksimalkan fasilitas yang ada
pada mesin fotocopy dapat menghemat biaya
print out. Berdasarkan perhitungan yang kami
lakukan untuk biaya mesin photocopy
harganya kisaran Rp 90,- sampai dengan Rp
125,- dan dengan print out di mesin printer
yang dipakai adalah sekitar Rp260,- dengan
asumsi perhitungan satu Toner mesin Printer
harganya Rp 650.000,- mampu mencetak
sekitar 2.500 lembar.
8. Implementasi masalah
Dengan adanya system saat ini
penekanan biaya sudah berjalan secara
efektif dan efisien dengan penerapan fungsi
print, scan dan fax yang terdapat pada fasilitas
mesin photo copy.
Konsep paper-less sudah dilakukan dalam
hal ini guna penekanan biaya se efektif
mungkin. Dengan penerapan username dan
Seruni FTI UNSA 2012 Volume 1 ISSN: 2302-1136 (Print) - 2088-0154 (Online)

password login user, sehingga user bisa 10 Bekasi 4,200,000.00 1,260,000.00

dikenakan quota atau apapun (bisa di 11 Semarang 3,195,000.00 1,405,000.00
customized). Karena mesin photocopy
12 Surabaya 7,348,000.00 10,921,000.00
sekarang sudah canggih dan bisa digunakan
secara multi fungsi antara lain untuk fungsi 13 Denpasar 8,235,000.00 4,531,000.00
printer, copy, facsimile. Untuk fungsi copy 14 Pontianak 16,935,000.00 6,690,000.00
seluruh karyawan/user dibuatkan PIN untuk
Log in pada mesin photocopy, untuk fungsi 15 Samarinda 3,740,000.00 3,560,000.00
printer setiap karyawan dibuatkan akses ke 16 Balikpapan 5,466,000.00 2,630,000.00
mesin photocopy dimana setiap user 17 Banjarmasin 5,941,250.00 3,118,000.00
dibuatkan password untuk melakukan proses
pengambilan hasil print out pada mesin 18 Makasar 8,780,000.00 5,465,000.00
photocopy sehingga tidak tertukar dengan 19 Manado 7,435,000.00 6,570,000.00
hasil print out orang lain, sedangkan untuk
20 Palangkaraya 2,500,000.00 1,200,000.00
fungsi facsimile incoming mesin photocopy
disesuaikan IP addresnya dengan computer 21 Serpong 5,567,500.00 1,280,000.00
yang di kelola oleh resepsionis, sedangkan 22 Kantor Pusat 67,442,000.00 28,589,999.00
untuk outgoing lansung memakai mesin
Grand Total 223,721,208.00 122,943,268.00
tersebut, data faksimile yang dikirim dari
mesin photocopy ke computer sudah
berbentuk email sehingga resepsionis tinggal
mengirim ke user apakah isi facsimile itu perlu Biaya Penggunaan Mesin Photocopy
atau tidak yang melakukan print out adalah 2011 (sebelum
2012
user. Untuk pembuatan ID log in di mesin No Branch (sesudah
system)
system)
photocopy dilakukan oleh divisi IT sekaligus
sebagai administratornya. KCU
7,476,468.90
1 2,271,492.00
Untuk memperjelas bagaimana proses
2 Kemayoran 2,026,008.00 1,494,306.00
biaya pemakaian mesin photocopy kita
melakukan kontrak servis dengan vendor yang 3 Fatmawati 2,080,485.00 1,075,041.00
mana biaya yang dikeluarkan sesuai meteran 4 Kedoya 2,304,225.00 1,773,961.00
yang tercantum dalam mesin photocopy
tersebut. Begitu pula denagn kesusakan dan 5 Medan 12,051,935.00 8,561,399.00
penggantian sprepart mesin menjadi tanggung 6 Pekanbaru 10,694,320.00 5,756,961.00
jawab vendor. Untuk biaya mesin phocopy Rp
7 Jambi 10,715,289.00 5,132,697.00
125,-perlembar pemakaian dibawah 2000
lembar dalam satu bulan selebihnya 8 Palembang 10,355,148.00 4,296,810.00
dikenakan biaya Rp 90,- perlembarnya. 9 Lampung 9,890,200.00 2,556,500.00
Terlampir data penggunaan mesin photo 10 Bekasi 2,299,000.00 1,672,000.00
copy, printer, dankertas sebelum dah sesudah 11 Semarang 4,658,726.00 3,346,386.00
menggunakan system.
12 Surabaya 5,765,052.00 5,073,651.00
Data penggunaan mesin photocopy, printer,
13 Denpasar 2,596,898.00 2,229,667.00
dan kertas :
14 Pontianak 4,097,425.00 3,093,049.00
Biaya Penggunaan Toner Printer
15 Samarinda 4,163,839.00 1,512,607.00
2011 (sebelum 2012 (sesudah
No Branch system) system) 16 Balikpapan 5,521,787.00 3,559,953.00
1 KCU 7,680,000.00 4,070,000.00 17 Banjarmasin 4,657,923.00 2,830,590.00
2 Kemayoran 2,170,000.00 1,700,000.00 18 Makasar 4,511,889.00 4,658,655.00
3 Fatmawati 3,260,000.00 1,410,000.00 19 Manado 4,530,258.00 3,039,708.00
4 Kedoya 7,410,000.00 5,040,000.00 20 Palangkaraya 20,115,843.00 3,594,778.00
5 Medan 22,255,000.00 16,278,500.00 21 Serpong 2,553,039.00 1,254,000.00
6 Pekanbaru 14,310,000.00 6,045,000.00 22 Kantor Pusat 94,455,888.10 16,544,565.00
7 Jambi 1,197,000.00 646,000.00 Grand total 227,521,646.00 86,306,576.00
8 Palembang 4,276,000.00 1,204,000.00
9 Lampung 14,378,458.00 3,329,769.00
Seruni FTI UNSA 2012 Volume 1 ISSN: 2302-1136 (Print) - 2088-0154 (Online)

Biaya Pemakaian Kertas 21 Serpong 2,108,750.00 1,589,000.00

2011 2012 22 Kantor Pusat 16,930,000.00 9,608,000.00

No Branch (sebelum (sesudah
Grand total 93,407,750.00 57,230,150.05
system) system)
1 KCU 2,552,000.00 1,080,000.00
2 Kemayoran 1,750,000.00 1,250,000.00 Hasil Penjualan PT. Buana Finance Tbk.
3 Fatmawati 2,683,000.00 1,606,000.00 2011 2012

Jumlah Penjualan Jumlah Penjualan

4 Kedoya 2,153,000.00 1,080,000.00 No Branch
(Rp) 2011 (Rp) 2012

5 Medan 9,547,500.00 5,590,000.00 1 Balikpapan 167,376,254,824.08 144,868,043,334.85

Pekanbaru 2 Banjarmasin 144,274,335,316.00 124,064,920,128.00

6 6,640,000.00 4,017,500.00 3 Bekasi 14,842,869,520.00 8,483,963,500.00

Jambi 4 Chace/ KCU 327,860,947,584.00 292,683,921,542.00

7 5,546,100.00 2,165,500.00 5 Denpasar 28,920,096,424.00 27,599,371,775.00

Paalembang 6 Fatmawati 43,799,587,175.00 31,790,472,000.00

8 4,716,750.00 2,300,000.00
7 Jambi 159,258,678,079.00 105,658,773,125.30
Lampung 8 Kedoya 45,613,459,326.00 21,017,699,400.00
9 3,627,000.00 1,345,800.00
9 Kemayoran 43,437,333,505.00 21,137,568,100.00
Bekasi
10 Lampung 82,609,314,087.00 53,702,659,123.00
10 1,804,500.00 505,000.00
11 Makasar 241,368,263,984.00 147,394,869,053.00
Semarang
11 3,161,350.00 1,925,000.00 12 Manado 186,591,761,691.18 162,934,975,927.23

13 Medan 196,960,397,062.00 128,792,036,859.00

Surabaya
12 5,410,000.00 3,324,600.00 14 Palangkaraya 44,179,485,290.00 18,143,294,200.00

Denpasar 15 Palembang 182,465,455,810.00 62,897,036,699.00

13 2,222,500.00 4,540,500.00 16 Pekanbaru 183,326,375,850.02 142,127,999,871.00

Pontianak 17 Pontianak 154,748,963,421.00 93,513,687,430.00

14 3,840,000.00 1,664,000.00 18 Samarinda 16,298,663,050.00 2,269,840,925.00

Samarinda 19 Semarang 139,676,973,544.00 116,300,103,680.00

15 1,810,750.00 2,061,500.00
20 Serpong 28,476,573,602.00 12,597,089,705.00
Balikpapan 21 Surabaya 210,897,318,707.00 209,276,916,042.00
16 3,520,500.00 1,532,500.00
22 Solo 1,944,974,500.00
Banjarmasin
Grand total 2,642,983,107,851.28 1,929,200,216,919.38
17 3,228,500.00 1,782,500.00
Makasar
18 4,841,300.00 2,230,000.05
19 Manado 3,118,250.00 3,384,250.00
Contoh Tampilan Laporan Mesin Photocopy
20 Palangkaraya 2,196,000.00 2,648,500.00

Printer Service Log Print

No Name Type User Name Pswrd Print Status IP Address Time Date Total
Color - File
1 17A Transfer FAX RECEIVE Completed 10.10.1.115 6:42:17 7/3/2012 1126
Color - File
2 17A Transfer FAX RECEIVE Completed 10.10.1.115 6:42:17 7/3/2012 1126
Color -
3 17A Copy Elia Komalasari 1480 Completed 10.10.1.115 7:53:55 7/3/2012 1143
Color -
4 17A Copy Elia Komalasari 1480 Completed 10.10.1.115 7:53:55 7/3/2012 1143
Color -
5 17A Copy Parjiyono 1141 Completed 10.10.1.115 8:39:18 7/3/2012 1150
Color - Adi Pramana
6 17A Copy Sakti 1720 Completed 10.10.1.115 8:48:33 7/3/2012 1161
Color - Adi Pramana
7 17A Copy Sakti 1720 Completed 10.10.1.115 8:48:33 7/3/2012 1161
Color - Dhoni
8 17A Print Oktafiansyah 9259 Completed 10.10.1.57 9:10:30 7/3/2012 1167
Color - Dhoni
9 17A Print Oktafiansyah 9259 Completed 10.10.1.57 9:10:30 7/3/2012 1167
Seruni FTI UNSA 2012 Volume 1 ISSN: 2302-1136 (Print) - 2088-0154 (Online)

Color - Email
10 17A Transfer Completed 10.10.1.115 9:15:43 7/3/2012 1170
Color - Email
11 17A Transfer Completed 10.10.1.115 9:15:43 7/3/2012 1170
Color -
12 17A Print Rita Istyawati D 960 Completed 10.10.3.46 10:06:31 7/3/2012 1214
Color -
13 17A Print Rita Istyawati D 960 Completed 10.10.3.46 10:06:31 7/3/2012 1214
Color -
14 17A Copy Franciscus Pesik 1215 Completed 10.10.1.115 10:10:39 7/3/2012 1220
Color -
15 17A Copy Rita Istyawati D 960 Completed 10.10.1.115 10:36:34 7/3/2012 1225
Color - Leony Anastasia
16 17A Copy W 1194 Completed 10.10.1.115 10:37:37 7/3/2012 1226
Color - Leony Anastasia
17 17A Copy W 1194 Completed 10.10.1.115 10:37:37 7/3/2012 1226
Color - File
18 17A Transfer Sudiono Pujo 878 Completed 10.10.1.52 10:37:37 7/3/2012 1226
Color - Leony Anastasia
19 17A Copy W 1194 Completed 10.10.1.115 10:37:37 7/3/2012 1226
Color -
20 17A Print Rita Istyawati D 960 Completed 10.10.1.115 10:43:48 7/3/2012 1229
Color -
21 17A Print Rita Istyawati D 960 Completed 10.10.1.115 10:55:12 7/3/2012 1234
Color -
22 17A Print Rita Istyawati D 960 Completed 10.10.1.115 11:40:44 7/3/2012 1251
Color - File
23 17A Transfer FAX RECEIVE Completed 10.10.1.115 12:27:13 7/3/2012 1253
Color - File
24 17A Transfer FAX RECEIVE Completed 10.10.1.115 12:27:13 7/3/2012 1253
Color -
25 17A Print Mindy Melonia 1243 Completed 10.10.2.15 13:36:01 7/3/2012 1255
Color -
26 17A Print Mindy Melonia 1243 Completed 10.10.2.15 13:36:01 7/3/2012 1255
Color -
27 17A Print Parjiyono 1141 Completed 10.10.2.3 13:40:09 7/3/2012 1257
Color -
28 17A Print Parjiyono 1141 Completed 10.10.2.3 13:40:09 7/3/2012 1257

9. Kesimpulan Daftar Pustaka

Berdasarkan penelitian diatas maka Laporan keuangan PT. Buana Finance Tbk.
penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa
Laporan pemakaian Alat Tulis Kantor
dengan pembuatan password log in pada
Departemen General Service PT. Buana
mesin photo copy penggunaan kertas pada
Finance Tbk.
karyawan dapat dipantau. Print out
menggunakan mesin photo copy biayanya Laporan Hasil Penjualan Divisi Bussines
relative lebih murah disbanding dingan Delopment.
mengguanakan mesin printer, setiap ada
Definisi/Pengertian efisiensi
facsimile masuk tidak perlu menyiapkan kertas
karena sudah otomastis terkirim ke (dansite.wordpres.com).
resepsionis dalam bentuk email sehingga Beberapa pengertaian efektif
tinggal diteruskan ke user bersangkutan. (www.scribd.com).
Program yang dilakukan sekarang dapat
dilanjutkan karena telah terbukti dapat Penulis adalah karyawan PT. Buana Finance
menekan biaya pengeluaran operasional Tbk. Divisi HRD & GS.
perusahaan. Disamping itu peruahaan lebih
mudah mengontrol pengeluaran biaya kertas
pada khususnya karena dapat dipantau dari
PIN setiap user yang terdapat pada mesin
photo copy, sehingga penggunaaan kertas
benar benar dapt dipergunakan sesuai
kebutuhan perusahaan.