1. Pengertian Database
Dalam kehidupan sehari-hari, kita tidak akan bisa lepas dari data. Misalnya data tentang peserta
didik, nilai, harga, makanan, dan lain-lain. Agar data menjadi suatu informasi yang bermanfaat
bagi orang yang membacanya,
maka data harusdiorganisasikan dan diolah dalam suatu file database. Untukpengorganisasian dan
pengolahan data dengan komputer dibutuhkan suatu system manajemen database (DBMS).
Dengan DBMS, kita dapat menambah, mengubah, menghapus, dan mengurutkan data sesuai
dengan urutan yang sesuai dengan yang diinginkan serta membuat laporan bagi data tersebut.
Database atau biasa dikenal dengan basis data adalah kumpulan data yang terhubung dengan suatu
objek, topik, atau tujuan khusus tertentu. Contoh database antara lain : buku telepon, buku kamus,
katalog buku diperpustakaaan, dan lain-lain.
BAB II
BEKERJA DENGAN APLIKASI MICROSOFT ACCESS 2007
2) Pilih nama field yang akan diganti kemudian ketikkan nama field baru. Contoh ganti nama field
Nama Siswa diganti dengan Nama Peserta Didik.
2. Memperbaiki Jenis Data (Data Type)
Untuk memperbaiki jenis data, caranya sebagai berikut :
1) Misalkan akan mengganti data type Text denganNumber untuk field JK.
2) Aktifkan atau tempatkan kursor pada field JK, lalu klik di bagian Data Type.
3) Pilih tipe data Number.
4) Simpan kembali struktur tabel tersebut.
3. Memindahkan Letak Field
Cara memindahkan letak field adalah sebagai berikut :
1) Misalkan pindahkan letak field ALAMAT dan letakkan setelah field NAMA WALI.
2) Aktifkan kursor pada field ALAMAT lalu klik.
3) Tekan dan geser (drag dan drop) fieldALAMAT lalu arahkan ke field NAMA WALI lalu lepas
mousenya.
4) Simpan kembali struktur tabel tersebut.
4. Menyisipkan/Menambah Field
Cara menambah atau menyisipkan field adalah sebagai berikut :
1) Misal sisipkan field JURUSAN, dengan datatypenya text, sedangkan lebarnya 20 dan letakknya
setelah field JK.
2) Aktifkan/tempatkan kursor pada field setelah JK lalu klik.
3) Klik Insert Rows di tab Design atau klik kanan lalu pilih Insert Rows.
4) Lalu ketik nama field JURUSAN.
5) Simpan kembali struktur tabel tersebut.
5. Menghapus Field
Cara menghapus field adalah sebagai berikut :
1) Misal hapus field JK.
2) Aktifkan/tempatkan kursor pada field JK lalu klik.
3) Klik Delete Rows di tab Design atau klik kanan lalu pilih Delete Rows.
Keterangan :
Standard Width : Mengubah lebar kolom ke lebar kolom
semula (standar).
Best Fit : Mengubah lebar kolom sesuai dengan
HANDOUT MATERI BASIS DATA MENGGUNAKAN MICROSOFT OFFICE ACCESS
5. Menyisipkan/Menambah Data
Penyisipan data/record berarti penambahan jumlah data yang telah ada. Data baru akan selalu
ditampilkan setelah data terakhir. Untuk menyisipkan data/record langkahnya sebagai berikut :
1. Pilih dan klik baris data/record yang akan disisipkan.
2. Masuk ke tab Home.
3. Klik tombol New yang ada pada bagian record atau klik kanan lalu pilih New Record.
4. Menghapus Data
Untuk menghapus data yang tidak diperlukan lagi, langkahnya sebagai berikut :
1. Pilih dan klik baris data/record yang akan dihapus.
2. Masuk ke tab Home.
3. Klik tombol Delete yang ada pada bagian Records atau klik kanan lalu pilih Delete Record.
4. Mengurutkan Data (Data Sort)
Kita dapat mengurutkan data dengan cara re;atif cepat dan singkat, baik
diurutkan berdasarkan Ascending (menaik) maupun Descending (menurun).Misal urutkan data
berdasarkan NAMA secara Ascending, langkahnya sebagai berikut :
1. Pilih dan klik kolom NAMA sehingga isi kolom NAMA akan terseleksi.
2. Masuk ke tab Home.
3. Klik tombol Ascending pada bagian Sort & Filter.
Untuk mengurutkan data secara Descendinglangkahnya hampir sama dengan Ascending, hanya
tombolnya yang berbeda.
9. Mencetak Tabel
Untuk mencetak tabel yang telah dibuat, langkah-langkahnya sebagai
berikut :
1. Buka basis data tempat tabel yang akan dicetak berada.
2. Kemudian pilih tabel yang akan dicetak dengan cara mengkliknya, kemudian klik Office
Button => Print. Selanjutnya muncul jendela Print. Kita bisa melakukan pengaturan pada
jendela Print. Selanjutnya OK.
HANDOUT MATERI BASIS DATA MENGGUNAKAN MICROSOFT OFFICE ACCESS
BAB III
MELAKUKAN ENTRY DATA
1. Membuat Form
2. Membuat atau Merancang Form
Form merupakan salah satu objek database yangdigunakan untuk mempermudah Kita
memasukkan data pada tabel, menampilkan data, mencari data, memperbaiki data dan
mencetaknya. Dengan form, kita bisa membuat atau bahkan merancang form yang hanya
memperlihatkan sebagian field dari sebuah tabel, atau bahkan menyertakan foto Kita maupun data
siswa suatu sekolah yang datanya kita simpan. Tidak itu saja, dengan form kita bisa menampilkan
record record yang memenuhi kriteria tertentu.
3. Membuat Form dengan Fasilitas Form Wizard
Access 2007 menyediakan fasilitas Form Wizard dimana dalam pembuatan formnya tidak perlu
merancang lagi layout form maupun gaya (style) form. Kita cukup memilih bentuk yang sudah
disediakan oleh Access 2007.
Sebelum membuat form, terlebih dahulu buatlah file database dengan nama Dataku. Sedangkan nama
file tabelnya yaitu Data Siswa dengan struktur tabel sebagai berikut :
Untuk membuat form dengan fasilitas Form Wizard ikuti langkah berikut ini :
1. Buka tabel Data Siswa
2. Klik tab Create.
3. Pada menu Forms klik tombol More Forms lalu pilihForm Wizard.
4. Pada form pertama pilih field-field yang akan ditampilkan pada formnya.
Apabila ingin memilih salah satu field, kita bisa mengklik dua kali field yang diinginkan atau tinggal
mengklik tombol >. Untuk memilih semua field kliktombol >>. Dalam kasus ini pilih semua field lalu
klikNext.
1. Pada form kedua pilih tampilan atau layout form yang diinginkan. Dalam hal ini ada empat
pilihan yaitu :
o Columnar
o Tabular
o Datasheet
o Justified
Pilih Columnar lalu klik Next.
1. Pada form ketiga, kita bisa memilih style yang kita suka. Pilih Access 2007 lalu klik Next.
2. Pada form keempat kita harus memasukkan nama dari form yang kita buat. Pada form
tersebut, kitajuga bisa memilih untuk membuka form ataumemodifikasi tampilan form yang
sudah dibuat. Masukkan form Data Siswa pada isian nama form lalu pilih Open the form to
view or enter information. Klik Finish untuk melihat hasil formnya.
3. Maka tampilan formnya adalah sebagai berikut:
4. Di bawah ini tampilan form, ada sebuah bar yang dapat digunakan untuk berpindah ke record
selanjutnya maupun mencari record yang diinginkan.
5. Setelah itu kita dapat mengisikan data baru dengan mengklik tombol New (Blank) Record.
6. Mengubah Desain Form
Jika form yang dibuat ingin dimodifikasi sehingga menghasilkan form yang menarik, kita harus
melakukan perubahan. untuk melakukan perubahan tersebut, kita bisa mulai melakukan pengaturan
ulang pada form tersebut. Langkahlangkahnya adalah sebagai berikut :
1. Buka kembali Database Dataku. Pada jendela Navigation Pane, klik kanan form Data Siswa dan
pilih Design View.
2. Selanjutnya muncul tampilan berikut.
3. Sekarang coba kita merubah judul pada Form Header. Hal ini dapat dilakukan dengan
meletakkan kursor di Form Header dan kemudian ketiklah perubahan judul yang diinginkan.
HANDOUT MATERI BASIS DATA MENGGUNAKAN MICROSOFT OFFICE ACCESS
Misal judulnya diubah menjadi “Data Siswa SMK Negeri 1 Sendawar”, hasilnya seperti terlihat
pada gambar berikut.
4. Setelah selesai melakukan perubahan klik tabDesign => pada ribbon yang tampil
pilih View =>Form View. Maka terlihat hasilnya seperti pada gambar.
5. Menambahkan Fungsi Matematika pada Form
Dalam bahasan menambahkan Fungsi Matematika ini kita akan menggunakan form Daftar Nilai yaitu
menghitung Jumlah Nilai secara otomatis, langkahnya sebagai berikut :
1. Buat dulu table daftar nilai sebagai berikut
2. Buka kembali tabel Daftar Nilai pada basis dataDatabase Dataku. Masuk ke Design View tabel
tersebut dan tampilkan field Jumlah Nilai dan Rata-rata. Keduanya memiliki tipe data Number.
3. Selanjutnya simpan perubahan tabel dengan menekanCtrl + S. Buatlah kembali sebuah form
baru dengan nama Penilaian yang menampilkan semua fieldyang telah ada. Buat form
dengan menggunakanForm Wizard. Hasilnya dapat kita lihat seperti berikut :
4. Untuk membuat rumus di kolom jumlah nilai dan rata-rata caranya adalah: kita masuk
ke Design View dari Penilaian. Klik ganda textbox jumlahnilai. Jika kita mengklik dengan
benar, maka akan muncul properties box seperti pada gambar. JikaControl Source diklik,
akan muncul tombol disebelah kanan kotak Jumlah Nilai.
5. Jika tombol tersebut diklik, kita akan memasukiExpression Builder.
6. Ganti kotak dengan persamaan jumlah nilai yang sebelumnya telah diberikan, caranya :
o Ketik tanda “=” (tanpa tanda “ “), kemudian klik ganda pada nilai yang akan dijumlah.
o Klik sekali tanda tambah (+), lalu klik lagi nilai berikutnya yang
akan dijumlah, danseterusnya sampai semua nilai yang akandihitung dimasukkan.
1. Hasilnya dapat kita lihat seperti pada gambar. Setelah selesai memasukkan persamaan,
klik OK.
2. Jika telah berhasil mencapai langkah ini, simpan hasil kerja kita. Selanjutnya keluar dari Design
Viewdan buka kembali form Penilaian. Maka akandiperoleh hasil seperti gambar berikut.
3. Menambah Fungsi Seleksi pada Form
Keterangan yang ditambahkan pada form Penilaian masih bersifat subjektif,
sehingga perlu dibuat ukuran-ukuran yangjelas agar keterangan yang disampaikan memiliki makna.
Sebagai contoh, jika seorang siswa mendapatkan nilai rata-rata di atas 6, maka siswa dinyatakan lulus,
jika sebaliknya maka siswa tidak lulus, dapat juga diberi batasan, jika siswa mendapatkan nilai diatas
atau sama dengan 8 maka siswa mendapatkan keterangan istimewa, sebaliknya siswa hanya
mendapatkan nilai cukup.Untuk menyelesaikan kasus tersebut, Microsoft Access telah menyediakan
fungsi seleksi yaitu fungsi IIf. Format dari fungsi ini adalah :
IIf(Pernyataan, A, B)
Maksud dari fungsi tersebut, jika pernyataan benar, maka yang diambil adalah nilai A, namun jika
pernyataan salah, maka yang diambil adalah nilai B. Sekarang, untuk contoh kasus Database Dataku
ini, kita buat syarat- syarat, sebagai berikut :
1. Nilai rata-rata ≥ 8; keterangan = Istimewa
2. Nilai rata-rata < 8; keterangan = Cukup
Kita berikan cukup dua syarat agar mudah bagi kita mempelajari fungsi seleksi ini. Langkah-
langkahnya adalah sebagai berikut.
Buka kembali Design View dari form Penilaian. Kemudian klik ganda textbox Keterangan dan
ubahControl Source melalui Expression Builder.
Ketikkan fungsi berikut di dalam Expression Builder.
=IIf([RATA-RATA]>=8,”Istimewa”,”Cukup”)
Perhatikan dengan baik penulisan fungsi seleksi, karena kesalahan kecil saja akan memyebabkan
Microsoft Access tidak mengeksekusi perintah yang diberikan.
HANDOUT MATERI BASIS DATA MENGGUNAKAN MICROSOFT OFFICE ACCESS
penyimpanan data di dalam basis data. Adapun langkah-langkah untuk menghapus tabel adalah sebagai
berikut :
1. Buka jendela Navigation Pane.
2. Kemudian pilih tabel yang akan dihapus (Misalkan, tabel Data Siswa).
3. Klik kanan tabel Data Siswa, kemudian pilihDelete.
4. Setelah memilih Delete, akan muncul kotak konfirmasi. Pilih Yes untuk melanjutkan
menghapus tabel atau pilih No untuk membatalkan penghapusan tabel. Semua data yang telah
dihapus tidak akan bisa dikembalikan lagi, kecuali kita memasukkan ulang data tersebut.
Maka berhati-hatilah dalam menghapus data.
5. MEMERIKSA HASIL UPDATE DATA
Setelah data di-update, sebaiknya diperiksa apakah data yang di-update sudah benar atau belum.
Tujuannya adalah untuk menghindari kesalahan dalam meng-update data. Salah satu cara untuk
memeriksa data yang telah di-update adalah dengan menggunakan report. Langkah-langkah membuat
report sebagai berikut :
1. Buka kembali file basis data Database Dataku.
2. Pilih tabel/query yang akan dibuat report-nya.
3. Klik tab menu Create, lalu klik/pilih , akan muncul gambar berikut.
4. Selanjutnya pindahkan nama field-field yang akan dibuatkan report-nya dari Available
Fields ke dalamSelected Fields. Tekan > untuk memidahkan namafield satu per satu, atau klik
>> untuk memindahkan seluruh field kedalam Selected Fields. Klik Next.
5. Klik Next lagi, lalu atur penyortiran data jika
diperlukanAscending (menaik) atau Descending (menuru), kemudian klik Next.
6. Pilih layout untuk report yang kita buat. Misalnya layout yang
dipilih Tabular dan Orientation yang digunakanLandscape seperti pada gambar.
7. Klik Next untuk menuju ke tahap berikutnya.
8. Selanjutnya tentukan Style (gaya) dari report yang akan ditampilkan.
9. Setelah kita memilih salah satu style yang tersedia, klikNext.
10. Masukkan nama report yang diinginkan pada isian yang telah disediakan. Kemudian kita bisa
memilih Preview the report (melihat hasil report) atau Modify the report’s design (melihat
hasil report dalam bentuk design view). Klik Finish.
11. Jangan lupa untuk menyimpan report tersebut.
12. Setelah report dibuat, kita bisa memeriksa data-data melalui Report.
13. MENCETAK HASIL UPDATE DAN DELETE DATA
Untuk mencetak hasil update dan hasil delete data, kita dapat menggunakan cara seperti pada bagian
sebelumnya, yaitu :
1. Tekan Tombol Office
2. Print atau Ctrl+P, maka akan tampil gambar berikut.
3. Pilih nama printer pada kotak Name: Isikan nomor halaman yang hendak dicetak, pada kotak
isian Page From: Klik All untuk mencetak semua data.
4. Untuk melakukan pengaturan jenis kertas, pewarnaan dan sebagainya, kita dapat menggunakan
tombolProperties.
5. Tekan Enter atau klik OK jika sudah selesai, maka tabel akan tercetak beserta datanya.