Cahaya Aktiva, Vol. 02, No.

01, Maret 2012 Ang Sandera Widjajakoesoema

ANALISIS PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DALAM

PEMBAYARAN KLAIM ASURANSI

Oleh

Ang Sandera Widjajakoesoema

Abstrack

Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis penerapan sistem informasi akuntansi dalam
pembayaran klaim asuransi meninggal dunia pada PT Asuransi Jiwa Bumi Asih Jaya Distrik Kediri.
Penelitian ini menggunakan analisis kualitatif untuk mengetahui dan mengevaluasi penerapan
dan pelaksanaan sistem informasi akuntansi dalam pembayaran klaim asuransi meninggal dunia
yang kemungkinan masih terdapat kelemahan-kelemahan. Adapun analisis yang dilakukan
mencakup: analisis struktur organisasi dan bagian yang terkait, analisis dokumen yang
digunakan, analisis teknologi yang digunakan dan analisis prosedur yang diterapkan.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa dalam pembayaran klaim, PT Asuransi Jiwa Bumi
Asih Jaya membedakannya menjadi dua, yaitu klaim tahapan dan klaim meninggal dunia. Pada
dasarnya, prosedur pembayaran yang diterapkan untuk dua jenis klaim tersebut sama. akan
tetapi untuk persetujuan klaim meninggal dunia harus melalui kantor cabang walaupun
pengajuannya dilakukan di kantor distrik. Sedangkan untuk klaim tahapan, kewenangan
pembayarannya telah ada pada kantor distrik sepenuhnya.

Kata kunci : sistem informasi akuntansi, pembayaran klaim asuransi

1. PENDAHULUAN

Perkembangan dunia usaha yang Salah satu bentuk informasi yang

semakin dinamis menuntut manajemen
perusahaan harus mampu mengoptimalkan
sumber daya-sumber daya yang dimiliki.
Pengoptimalan sumber daya-sumber daya ini
selain agar dapat bersaing dengan
perusahaan lain, juga agar dapat mencapai
tujuan perusahaan itu sendiri. Salah satu
sumber daya yang harus dapat dioptimalkan
adalah informasi. Informasi sangat penting
untuk digunakan oleh pihak manajemen
dalam rangka pengambilan keputusan.
Dengan adanya informasi yang lengkap dan
akurat, akan dapat mengurangi
ketidakpastian terhadap tindakan yang akan
dilakukan manajemen.
memegang peranan penting adalah
informasi yang dihasilkan oleh sistem
informasi akuntansi. Sistem informasi
akuntansi dapat digunakan sebagai sarana
pengendalian, pengawasan, dan pengaturan
semua aktivitas dan kegiatan operasional
perusahaan agar tidak menyimpang dari
ketentuan yang telah ditetapkan. Menyadari
pentingnya peranan sistem informasi
akuntansi dalam mengawasi berjalannya
prosedur-prosedur dalam kegiatan
operasionalnya, maka perlu disusun sebuah
sistem yang baik dan sesuai dengan kondisi
perusahaan.

Politeknik Cahaya Surya Kediri

16
Cahaya Aktiva, Vol. 02, No. 01, Maret 2012
PT asuransi jiwa sebagai perusahaan
yang bergerak di bidang asuransi jiwa,
tentunya juga menerapkan suatu sistem
informasi akuntansi dalam pembayaran
klaim kepada nasabahnya. Disinilah sistem
informasi akuntansi dalam pembayaran
klaim diharapkan berperan dalam kegiatan
operasional perusahaan. Sistem informasi
akuntansi ini perlu untuk selalu ditinjau
ulang penerapan dan pelaksanaannya. Sebab
pembayaran klaim ini mempengaruhi
keefektifan dan keefisienan dalam kegiatan
operasional perusahaan dan pencapaian
tujuan perusahaan. Selain itu, pembayaran
klaim ini berhubungan langsung dengan
nasabah. Oleh karena itu, pelayanan kepada
nasabah tidak boleh dilupakan, mengingat
nasabah merupakan sumber penghasilan
bagi perusahaan. Untuk itulah perlu
diterapkan dan dilaksanakan prosedur yang
selain efektif dan efisien, juga memuaskan
bagi nasabah.
2. RUMUSAN MASALAH
Untuk lebih meningkatkan pelayanan
dalam pembayaran klaim yang efektif dan
efisien bagi perusahaan serta yang baik bagi
nasabah, perlu diteliti prosedur yang ada
pada perusahaan. Maka dari itu, dalam
penelitian ini dapat disusun suatu rumusan
masalah, yakni: “Bagaimanakah Penerapan
dan Pelaksanaan Sistem Informasi Akuntansi
dalam Pembayaran Klaim Asuransi Meninggal
Dunia pada PTAsuransi Jiwa Bumi Asih Jaya
Distrik Kediri?”.
3. TUJUAN PENELITIAN
Penelitian ini bertujuan untuk
menganalisis penerapan dan pelaksanaan
sistem informasi akuntansi dalam
pembayaran klaim asuransi meninggal dunia
pada PT Asuransi Jiwa Bumi Asih Jaya Distrik
Kediri.
4. TINJAUAN PUSTAKA
Penyelidikan terhadap suatu peristiwa
(karangan, perbuatan, dan sebagainya)
untuk mengetahui keadaan yang sebenarnya
(sebab-musabab, duduk perkaranya, dan
sebagainya); penguraian suatu pokok atas
Politeknik Cahaya Surya Kediri
Ang Sandera Widjajakoesoema
berbagai bagiannya dan penelaahan bagian
itu sendiri serta hubungan antar bagian
untuk memperoleh pengertian yang tepat
dan pemahaman arti keseluruhan.
Sedangkan menurut M.D.J Al-Barry dan
Sofyan Hadi A. T. (2000:25), analisis adalah:
“uraian; kupasan mendalam; kajian
mendalam; memisahkan masalah ke dalam
bagian-bagiannya/ untuk mencapai
pengertian yang mendasar.”
Ada berbagai macam definisi
mengenai sistem dan prosedur. Berikut ini
disajikan beberapa definisi yang berbeda:
Menurut W. Gerald Cole dalam Zaki
Baridwan (2002:3), yaitu: “Sistem adalah
suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang
saling berhubungan yang disusun sesuai
dengan suatu skema yang menyeluruh,
untuk melaksanakan suatu kegiatan atau
fungsi utama dari perusahaan”. Sedangkan
“Prosedur adalah suatu urut-urutan
pekerjaan kerani (clerical), biasanya
melibatkan beberapa orang dalam satu
bagian atau lebih, disusun untuk menjamin
adanya perlakuan yang seragam terhadap
transaksi-transaksi perusahaan yang sering
terjadi”. Steven A. Moscove dalam Zaki
Baridwan (2002:4), menyatakan: “Sistem
adalah suatu kesatuan (entity) yang terdiri
dari bagian-bagian (disebut subsistem) yang
saling berkaitan dengan tujuan untuk
mencapai tujuan-tujuan tertentu”. Menurut
Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart
(2006:2), menyatakan: Sistem adalah
rangkaian dari dua atau lebih komponen-
komponen yang saling berhubungan, yang
berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.
Sistem hampir selalu terdiri dari beberapa
subsistem kecil, yang masing-masing
melakukan fungsi khusus yang penting untuk
dan mendukung bagi sistem yang lebih
besar, tempat mereka berada. Joseph W.
Wilkinson (1993:3), menyatakan: “Sistem
adalah suatu kerangka kerja terpadu yang
mempunyai satu sasaran atau lebih”.
“Prosedur adalah rangkaian langkah spesifik
yang harus dilalui dalam siklus pemrosesan
data. Prosedur dapat dilaksanakan oleh
manusia sepenuhnya, oleh komputer
sepenuhnya, atau gabungan dari keduanya.
Biasanya, tetapi tidak selalu, suatu prosedur
memiliki lebih dari satu tugas utama.
Mulyadi (2001:5) mendefinisikan sistem dan
prosedur sebagai berikut: “Sistem adalah
17
Cahaya Aktiva, Vol. 02, No. 01, Maret 2012
suatu jaringan prosedur yang dibuat
menurut pola yang terpadu untuk
melaksanakan kegiatan pokok perusahaan”.
“Prosedur adalah suatu urutan kegiatan
klerikal, biasanya melibatkan beberapa
orang dalam satu departemen atau lebih,
yang dibuat untuk menjamin penanganan
secara seragam transaksi perusahaan yang
terjadi berulang-ulang”.
Barry E. Cushing (1992:17)
menyatakan: “Sistem informasi akuntansi
didefinisikan sebagai kumpulan manusia dan
sumber-sumber modal di dalam suatu
organisasi yang bertanggung jawab untuk
penyiapan informasi keuangan dan juga
informasi yang diperoleh dari pengumpulan
dan pengolahan data transaksi”. George H.
Bodnar dan William S. Hopwood (2000:1)
menyatakan: Sistem informasi akuntansi
(SIA) adalah kumpulan sumberdaya, seperti
manusia dan peralatan, yang diatur untuk
mengubah data menjadi informasi. Informasi
ini dikomunikasikan kepada beragam
pengambil keputusan. SIA mewujudkan
perubahan ini apakah secara manual atau
terkomputerisasi. Steven A. Moscove dalam
Zaki Baridwan (2002:4) menyatakan: Sistem
informasi akuntansi adalah suatu komponen
organisasi yang mengumpulkan,
menggolongkan, mengolah, menganalisa,
dan mengkomunikasikan informasi keuangan
yang relevan untuk pengambilan keputusan
kepada pihak-pihak luar (seperti inspeksi
pajak, investor dan kreditur) dan pihak-pihak
dalam (terutama manajemen). Menurut
Amin Widjaja Tunggal (1993:1), “Sistem
informasi akuntansi adalah kumpulan
manusia dan sumber-sumber modal di dalam
suatu organisasi, yang bertanggung jawab
untuk penyiapan informasi dan juga
informasi yang diperoleh dari pengumpulan
dan pengolahan data transaksi”.
Menurut Barry E. Cushing (1992:34),
“organisasi dapat diartikan sebagai cara
dimana kegiatan orang dikoordinasikan
untuk mencapai suatu tujuan”. J. Brooks
Heckert dan James D. Willson dalam Zaki
Baridwan (2002:23), menyatakan:
“Organisasi dapat didefinisikan sebagai suatu
kelompok individu yang bekerja sama untuk
mencapai suatu tujuan yang sama.”
Sedangkan Gibson, Ivancevich, dan Donnelly
(1996:6), menyatakan:“Suatu organisasi
adalah suatu unit terkoordinasi terdiri
Politeknik Cahaya Surya Kediri
Ang Sandera Widjajakoesoema
setidaknya dua orang berfungsi mencapai
satu sasaran tertentu atau serangkaian
sasaran.”
Menurut Malayu S.P Hasibuan
(2005:128), struktur organisasi adalah “suatu
gambar yang menggambarkan tipe
organisasi, pendepartemenan organisasi
kedudukan dan jenis wewenang pejabat,
bidang dan hubungan pekerjaan, garis
perintah dan tanggung jawab, rentang
kendali dan sistem pimpinan organisasi.”
Barry E. Cushing (1992:34), menjelaskan:
Dalam organisasi yang besar dan kompleks
(rumit), tujuannya biasanya dibagi dalam
beberapa sub tujuan atau tujuan antara,
dimana masing-masing ditugaskan kepada
berbagai sub unit organisasi. Setiap sub
tujuan dapat dibagi lebih lanjut ke dalam sub
tujuan-sub tujuan yang lebih kecil lagi dan
seterusnya ke bawah sampai pada tingkat
struktur organisasi paling rendah. Pola
pembagian tujuan (goal) dan tugas (task)
organisasi dalam sub-sub ini dan penugasan
ke dalam serangkaian tujuan tingkat yang
lebih rendah. Tugas (task) ini disebut suatu
hierarchi struktur organisasi. Sedangkan
Joseph W. Wilkinson (1993:47), menyatakan:
Struktur organisasi formal dapat
didefinisikan sebagai susunan hirarkis tugas-
tugas suatu perusahaan serta wewenang
untuk memastikan bahwa tugas-tugas
tersebut terlaksana. Jadi, struktur ini
menetapkan hubungan diantara berbagai
tugas dan wewenang yang dilimpahkan
kepada berbagai posisi dan tingkat
manajerial.
Zaki Baridwan (2000:16), menyatakan
bahwa: Untuk menentukan tugas dan
tanggung jawab setiap bagian dalam
organisasi, perlu disusun deskripsi jabatan
yang berisi tugas dan wewenang setiap
bagian dengan menunjukkan nama jabatan
dan berisi penjelasan fungsi setiap bagian
dalam organisasi. Deskripsi jabatan ini
berguna sebagai alat untuk memisahkan
tugas dan wewenang setiap bagian sehingga
akan terhindar adanya kesimpangsiuran
fungsi setiap bagian dalam organisasi. Agar
setiap karyawan mengetahui tugas dan
wewenangnya maka deskripsi jabatan yang
disusun harus diperbanyak dan dibagikan
pada setiap karyawan yang berkepentingan.
Yang dimaksud dengan records management
adalah kegiatan yang berhubungan dengan
18
Cahaya Aktiva, Vol. 02, No. 01, Maret 2012
bukti transaksi yang digunakan dalam sistem
akuntansi. Kegiatan ini dimulai dengan
menentukan bukti transaksi apa saja yang
diperlukan, bagaimana memprosesnya dan
berakhir dengan menentukan cara
pengarsipan dan pemusnahan bukti-bukti
itu. Secara terinci, records management
meliputi:
1. Merencanakan bukti transaksi yang
dibutuhkan, termasuk menentukan
jumlah tembusannya, jenis kertas
yang digunakan, ukuran-ukurannya
dan warna untuk setiap tembusan.
2. Menentukan jumlah kebutuhan
setiap bukti transaksi untuk setiap
periode, sehingga pembelian dan
persediaannya sesuai dengan
kebutuhan.
3. Menentukan cara-cara yang akan
dipakai untuk sortir dan pengarsipan.
4. Menentukan jangka waktu (lamanya)
penyimpanan setiap bukti transaksi,
dan jadwal pemusnahan dokumen-
dokumen yang sudah tidak
diperlukan lagi.
Menurut Mulyadi (2001:75), “formulir
adalah secarik kertas yang memiliki ruang
untuk diisi”. Sedangkan menurut Barry E.
Cushing (1992:56), “suatu formulir (form)
adalah dokumen yang dicetak lebih dulu
dengan judul dan spasi/ruangan untuk
pemasukan data”. Joseph W. Wilkinson
(1993:263) menyatakan bahwa: “Form adalah
wahana untuk menangkap dan mencatat data
secara terstruktur”. Menurut Cecil Gillespie
dalam Zaki Baridwan (2002:8), fungsi formulir
dan dokumen-dokumen adalah sebagai
berikut:
1. Untuk menentukan hasil kegiatan
perusahaan.
2. Peranan ini dapat dilihat dari
pekerjaan membuat distribusi dan
pembuatan laporan-laporan untuk
pimpinan.
3. Untuk menjaga aktiva-aktiva dan
utang-utang perusahaan.
4. Peranan ini dapat dilihat dari
penggunaan rekening-rekening
sehingga dapat diketahui saldo
masing-masing rekening.
5. Untuk memerintahkan mengerjakan
suatu pekerjaan.
6. Peranan ini dapat dilihat antara lain
dari penggunaan surat perintah
Politeknik Cahaya Surya Kediri
Ang Sandera Widjajakoesoema
pengiriman untuk mengirim barang-
barang dan penggunaan surat
permintaan pembelian agar dibelikan
barang-barang yang dibutuhkan.
7. Untuk memudahkan penyusunan
rencana-rencana kegiatan, penilaian
hasil-hasilnya dan penyesuaian
rencana-rencana.
8. Peranan ini dapat dilihat dari
penggunaan rencana produksi yang
akan digunakan untuk menilai
kegiatan produksi, kemudian kalau
diperlukan mengadakan perubahan
terhadap rencana tadi.
Dalam merancang formulir, dapat
digunakan suatu checklist. Kebutuhan
informasi setiap organisasi akan berbeda,
sehingga checklist berikut ini dapat digunakan
sebagai dasar menyusun formulir yang sesuai
dengan perusahaan yang akan menyusun
formulirnya. Selain memperhatikan hal-hal
dalam perancangan formulir, perlu juga
memperhatikan pengawasan dalam
penggunaan formulir. Dengan pengawasan
formulir, akan dapat ditentukan jenis
informasi yang perlu dikumpulkan, cara
proses dan penyimpanannya. Selain itu
pengawasan formulir juga berguna dalam
membatasi jenis dan jumlah formulir yang
digunakan sehingga dapat dihindari adanya
pemborosan akibat informasi yang sama
dicatat dalam lebih dari satu formulir.
Dengan meluasnya pemakaian
komputer untuk menjalankan bisnis,
pemakaian formulir elektronik (electronic
form) menjadi umum dan meluas dalam
bisnis. Formulir elektronik merupakan ruang
yang ditayangkan dalam layar komputer yang
digunakan untuk menangkap data yang akan
diolah dalam pengolahan data elektronik.
Penggunaan formulir elektronik sebagai
media untuk menangkap data yang akan
diolah dalam pengolahan data elektronik
memiliki manfaat berikut ini.
1. Tidak Pernah Kehabisan Formulir. Jika
perusahaan menggunakan formulir
kertas, operasi bisnis dapat terhenti jika
perusahaan kehabisan formulir. Tidak
demikian halnya dengan formulir
elektronik, penawaran selalu sama
dengan permintaan.
2. Tidak Pernah Ketinggalan Jaman. Jika
kebutuhan dan peraturan berubah
19
Cahaya Aktiva, Vol. 02, No. 01, Maret 2012
dengan segera formulir kertas menjadi
ketinggalan jaman. Formulir elektronik
mudah sekali disesuaikan dengan
perubahan kebutuhan dan peraturan.
Investasi untuk pencetakan dan
penyimpanan tidak diperlukan untuk
pembuatan formulir elektronik.
3. Ketidakefisienan Formulir Dapat
Dihindari. Penggunaan formulir
elektronik memungkinkan dengan segera
penyesuaian isi dan format formulir
untuk memenuhi perubahan keadaan
sehingga memungkinkan penyediaan
formulir tepat sesuai dengan kebutuhan
pemakai. Penggunaan formulir kertas
seringkali memaksa penggunaan formulir
yang sudah tidak lagi memenuhi
kebutuhan pemakai, karena untuk
perancangan dan pencetakan diperlukan
biaya.
4. Tidak Dimungkinkan Penggunaan
Formulir yang Salah. Penerapan hukum
Murphy terhadap formulir berbunyi
sebagai berikut: Jika formulir yang salah
dapat dipakai, hal ini akan terjadi.
Penggunaan formulir kertas membuka
kemungkinan penggunaan formulir yang
untuk tujuan yang salah, atau
penggunaan formulir oleh orang yang
tidak berhak. Dengan formulir elektronik,
pengendalian formulir dapat dilakukan
dengan penentuan pemakai formulir
tertentu hanya terbatas pada orang yang
memiliki password. Orang yang akan
menggunakan formulir elektronik harus
memasukkan password, nama dan nomor
formulir dan komputer akan memberikan
jenis formulir sesuai dengan kode dan
nama yang dimasukkan ke dalam
komputer. Jika suatu formulir telah
direvisi, orang tidak akan salah
menggunakan formulir, karena formulir
tersebut tidak lagi tersedia dalam file
komputer.
5. Kecepatan Pengisian Formulir. Kecepatan
pengisian formulir elektronik jauh
melebihi kecepatan pengisian formulir
kertas. Cursor akan berhenti di setiap
ruang kosong yang harus diisi data, dan
membimbing pengisi ke dalam urutan
pengisian formulir secara logis. Jika
diperlukan, “help window” dapat
disediakan untuk setiap ruang yang harus
diisi data. Formulir elektronik dapat
Politeknik Cahaya Surya Kediri
Ang Sandera Widjajakoesoema
melakukan perhitungan (penambahan,
pengurangan, perkalian, pembagian) dan
mencantumkan secara otomatis hasil
perhitungan pada ruang tertentu dalam
formulir.
6. Penangkapan Data Dilakukan Sekali.
Dengan menggunakan formulir kertas,
data direkam dalam formulir, kemudian
orang lain harus membaca data dari
formulir untuk keperluan pemasukan
data ke dalam sistem informasi. Dengan
menggunakan formulir elektronik,
duplikasi penangkapan dan pemasukan
data ke dalam sistem informasi tidak
akan terjadi.
7. Tidak Ada Data yang Mengambang.
Dengan formulir elektronik, data
dimasukkan dan dikirimkan dari satu
tempat ke tempat lain secara elektronik,
sehingga tidak ada data yang
mengambang. Dengan formulir kertas,
data akan mengambang sesuai dengan
lama waktu yang diperlukan untuk
mentransfer formulir kertas dari satu
tempat ke tempat lain.
8. Kemudahan dalam Pengelolaan Formulir.
Jika perusahaan menggunakan ribuan
macam formulir, pengelolaan formulir
menjadi suatu pekerjaan yang besar dan
kompleks. Dengan penggunaan formulir
elektronik, perancangan, pengelolaan,
dan pengisian setiap formulir dapat
dilakukan melalui sistem yang
terintegrasi. Sistem komputer dapat
menyediakan data berapa kali suatu
formulir telah digunakan, bagaimana
bentuk formulir setelah revisi yang
terakhir, dan berapa lama suatu formulir
telah digunakan sejak revisi terakhir. Data
tersbut sangat bermanfaat untuk
mengelola formulir yang banyak
macamnya di dalam perusahaan.
Komputer mampu memproses data
lebih efektif daripada manusia. Komputer
tidak saja mampu melakukan penghitungan
dengan kecepatan laksana kilat, melainkan
juga dengan sangat akurat dan ekspansif.
Dibandingkan dengan komputer, manusia
merupakan pemroses yang sangat lamban,
banyak salah, dan terbatas. Komputer mampu
memproses ratusan transaksi dalam waktu
yang sama dengan yang dibutuhkan manusia
untuk memproses satu transaksi. Komputer
20
Cahaya Aktiva, Vol. 02, No. 01, Maret 2012
dapat memproses transaksi seharian tanpa
sekalipun membuat kesalahan; manusia
mungkin saja membuat kesalahan dalam
memproses transaksi. Komputer dapat
memproses, tanpa istirahat, transaksi-
transaksi atau persoalan-persoalan kompleks
yang meliputi ratusan angka dan simbol-
simbol lain; manusia tidak dapat dengan
mudah memproses lebih dari sembilan simbol
(misalnya, angka) atau sekelompok simbol
pada satu saat.1 Artinya, manusia sangat
rentan terhadap kelebihan beban informasi.
Zaki Baridwan (2000:141)
menyatakan bahwa: pengawasan terhadap
penggunaan komputer (access controls)
adalah usaha untuk mencegah penggunaan
komputer atau sumber (resources) tertentu
yang tidak sesuai dengan yang direncanakan.
Pengawasan terhadap penggunaan komputer
ini biasanya tidak menjadi masalah bila
komputer hanya ditangani oleh seorang
operator. Tetapi bila komputer digunakan
oleh berbagai pihak (time sharing), perlu
dibuat suatu mekanisme pengawasan yang
dapat mencegah setiap pemakai komputer
untuk menggunakan data atau program yang
tidak menjadi haknya. Selain itu, pengawasan
penggunaan komputer ini juga harus dapat
mencegah dipakainya komputer oleh orang
yang tidak berhak.
Pengawasan penggunaan komputer
ini dapat dilakukan dalam beberapa cara
sebagai berikut:
1. Pemakai yang tidak berhak dihalangi
untuk masuk ke ruang komputer dengan
menggunaan penjaga, kunci pintu ke
ruang komputer, atau dengan
menggunakan pengamanan fisik lainnya
seperti, setiap karyawan harus memakai
badge yang memuat photo dan identitas
lainnya, dan lain-lain.
2. Komputer dimatikan sesudah jam
tertentu sehingga tidak ada yang dapat
memasukkan transaksi untuk diproses
sesudah jam itu. Cara ini akan
bermanfaat bila komputer yang
digunakan dapat menerima data lewat
jalur komunikasi, seperti telepun.
1 lebih yang pihak penanggung
George A. Miller, “The Magical Number Seven,
Plus or Minus Two: Some Limits on Our Capability
for Processing Information,” The Psychological
Review 63 (No. 2, Maret 1956), hal 81.
Politeknik Cahaya Surya Kediri
Ang Sandera Widjajakoesoema
3. Apabila sistemnya menggunakan banyak
terminal, maka setiap terminal akan
diberi nomor identifikasi secara
elektronik. Sistemnya akan diprogram
untuk hanya menerima perintah dan
data (transaksi) dari terminal yang
nomor identifikasinya sah.
4. Pemakai komputer diberi identifikasi.
Setiap kali pemakai itu akan
menggunakan komputer, ia harus
memasukkan identifikasinya ke
mekanisme pengawasan. Apabila
identifikasinya sah maka ia akan dapat
menggunakan komputer.
Menurut Herman Darmawi (2001:2-
3), menyatakan “definisi asuransi bisa
diberikan dari berbagai sudut pandang, yaitu
sudut pandang ekonomi, hukum, bisnis,
sosial, ataupun berdasarkan pengertian
matematika”. Mengenai pengertiannya,
dijelaskan sebagai berikut: “Dalam
pandangan ekonomi, asuransi merupakan
suatu metode untuk mengurangi risiko
dengan jalan memindahkan dan
mengkombinasikan ketidakpastian akan
adanya kerugian keuangan (finansial).” “Dari
sudut pandang hukum, asuransi merupakan
suatu kontrak (perjanjian) pertanggungan
risiko antara tertanggung dengan
penanggung”. “Menurut pandangan bisnis,
asuransi adalah sebuah perusahaaan yang
usaha utamanya menerima/menjual jasa,
pemindahan risiko (sharing of risk) di antara
sejumlah besar nasabahnya.” “Dari sudut
pandang sosial, asuransi didefinisikan
sebagai organisasi sosial yang menerima
pemindahan risiko dan mengumpulkan dana
dari anggota-anggotanya guna membayar
kerugian yang mungkin terjadi pada masing-
masing anggota tersebut.” “Dalam
pandangan matematika, asuransi merupakan
aplikasi matematika dalam
memperhitungkan biaya dan faedah
pertanggungan risiko.”Menurut Undang-
undang Republik Indonesia No. 2 Tahun 1992
oleh Herman Darmawi (2001:4), pengertian
asuransi adalah sebagai berikut:
1. Asuransi atau pertanggungan adalah
perjanjian antara dua pihak atau
mengikatkan diri kepada tertanggung
dengan menerima premi asuransi
untuk memberikan penggantian
21
Cahaya Aktiva, Vol. 02, No. 01, Maret 2012 Ang Sandera Widjajakoesoema

kepada tertanggung karena kerugian, keturunannya di kemudian hari. Jika

kerusakan atau kehilangan sang bapak meninggal atau tidak
keuntungan yang diharapkan, atau mampu untuk mencari nafkah untuk
tanggung jawab hukum kepada pihak anak-anaknya, sudah tersedia jaminan
ketiga yang mungkin akan diderita bagi keluarganya.
tertanggung, yang timbul akibat 2. Dengan asuransi efisiensi perusahaan
suatu peristiwa yang tidak pasti, atau (business efficiency) dapat
untuk memberikan suatu dipertahankan. Guna menjaga
pembayaran yang didasarkan atas kelancaran perusahaan (going
meninggal atau hidupnya seseorang concern), maka dengan jalan
yang dipertanggungkan. pertanggungan, risiko dapat dikurangi.
2. Yang dimaksud “penanggung” dalam 3. Dengan asuransi terdapat suatu
definisi itu adalah suatu badan usaha kecenderungan, penarikan biaya akan
asuransi yang memenuhi ketentuan dilakukan seadil mungkin (the equitable
UU No. 2/1992. assestment of cost). Maksudnya ialah,
ongkos-ongkos asuransi harus adil
Menurut Pasal 246 Kitab Undang- menurut besar kecilnya risiko yang
undang Hukum Dagang (KUHD) dalam Y. Sri dipertanggungkan. Umpama pada
Susilo, dkk (2000:205): Asuransi atau asuransi jiwa seorang yang sudah tua
pertanggungan adalah suatu perjanjian, sekali, asuransinya lebih besar daripada
dengan mana seseorang penanggung orang yang masih muda. Dalam kontrak
mengikatkan diri kepada seseorang tidak ada pihak yang boleh dirugikan.
tertanggung, dengan menerima suatu premi 4. Asuransi sebagai dasar pemberian
untuk memberikan penggantian kepadanya kredit (insurance serves as a basis of
karena suatu kerugian, kerusakan, atau credit).
kehilangan keuntungan yang diharapkan, 5. Asuransi merupakan alat penabung
yang mungkin terjadi karena suatu peristiwa (saving). Umpama dalam asuransi jiwa,
tak tertentu. Sedangkan menurut A. Abbas saat ini kita mengeluarkan uang,
Salim (2005:1), menyatakan: “Asuransi ialah sedangkan penggunaannya kemudian
suatu kemauan untuk menetapkan kerugian- hari.
kerugian kecil (sedikit) yang sudah pasti 6. Asuransi dapat dipandang sebagai
sebagai pengganti (substitusi) kerugian- suatu sumber pendapatan (earning
kerugian besar yang belum pasti.” power). Sumber pendapatan ini
Asuransi mempunyai banyak manfaat, didasarkan kepada financing the
berikut ini dijelaskan beberapa manfaat business. Misalnya mesin-mesin dilihat
asuransi menurut beberapa pendapat: secara teknis berapa kapasitas produksi
Menurut pandangan Riegel dan Miller dalam yang diberikan oleh mesin tersebut.
A. Abbas Salim (2005:12-13), menyatakan: Disini kita akan melihat kotribusi
1. Asuransi menyebabkan atau membuat produksi dari mesin tersebut,
masyarakat dan perusahaan- sedangkan pada manusia didasarkan
perusahaan berada dalam keadaan pada sumber pendapatannya, yaitu
aman. Dengan membeli asuransi, para berapa pendapatan yang diterima tiap-
pengusaha atau orang-orang akan tiap bulan.
menjadi tenang jiwanya. Misalnya agar
barang-barangnya dalam sebuah Premi asuransi adalah kewajiban
pengiriman terhindar dari kerugian pihak tertanggung kepada pihak penanggung
yang terjadi (pecah, pencurian, dan yang berupa pembayaran uang dalam jumlah
sebagainya), seseorang akan tertentu secara periodik. Jumlah premi sangat
mempertanggungkan barang- tergantung pada faktor-faktor yang
barangnya itu pada perusahaan menyebabkan tinggi rendahnya tingkat risiko
asuransi (asuransi pengiriman barang). dan jumlah nilai pertanggungan. Apabila
Dengan membeli asuransi jiwa, kepala kemungkinan terjadinya risiko kerugian
keluarga (bapak) akan merasa sangat tinggi, pihak penanggung tentu saja
tenteram dan tenang dalam menjamin akan memperhitungkan tingkat premi yang

Politeknik Cahaya Surya Kediri

22
Cahaya Aktiva, Vol. 02, No. 01, Maret 2012
jauh lebih tinggi daripada pertanggungan yang
kemungkinan terjadinya kerugian kecil. Selain
itu, biasanya pihak penanggung juga
memperhitungkan nilai waktu uang yang
dibayarkan oleh pihak tertanggung.
Periodisasi pembayaran premi sangat
tergantung pada perjanjian yang sudah
dituangkan di dalam polis asuransi. Periodisasi
dapat bulanan, triwulan, semesteran atau
tahunan.
A. Hasymi Ali, dkk (2007:55)
menyatakan bahwa klaim adalah
“permohonan atau tuntutan seorang pemilik
polis terhadap perusahaan asuransi untuk
pembayaran santunan sesuai dengan pasal-
pasal dari sebuah polis.” Herman Darmawi
(2001:46-47), menjelaskan bahwa: Ada dua
tindakan dasar yang terbuka bagi perusahaan
asuransi jika dikonfrontasikan dengan suatu
klaim, yaitu membayar atau menolaknya.
Dalam kebanyakan kegiatan hanya sedikit
masalah sehubungan dengan jumlah
pembayaran santunan (klaim) itu. Karena itu
pembayaran kerugian adalah prosedur biasa.
Tetapi pada hal-hal lain bahwa perusahaan
asuransi merasa tidak perlu membayar
tuntutan maka penanggung akan menolak
tanggung jawabnya dan mendebat tuntutan
itu.
Menurut Undang-undang No. 2
Tahun 1992 tentang usaha perasuransian
dalam Y. Sri Susilo, dkk (2000:211), “asuransi
jiwa adalah suatu jasa yang diberikan oleh
perusahaan asuransi dalam penanggulangan
risiko yang dikaitkan dengan jiwa atau
meninggalnya seorang yang
dipertanggungkan.” Sedangkan A. Abbas
Salim (2005:25), menyatakan: Asuransi jiwa
adalah asuransi yang bertujuan menanggung
orang terhadap kerugian finansial tak terduga
yang disebabkan karena meninggalnya terlalu
cepat atau hidupnya terlalu lama. Selain itu
Herman Darmawi (2001:73) berpendapat
bahwa: “Sifat dasar asuransi jiwa, adalah
proteksi terhadap kerugian finansial akibat
hilangnya kemampuan menghasilkan
pendapatan yang disebabkan oleh kematian,
maupun usia lanjut. Proteksi tersebut dapat
diperoleh dari perusahaan asuransi jiwa.”
Dalam asuransi jiwa, yang dipertanggungkan
adalah yang disebabkan oleh kematian. Jadi
sifat dasarnya adalah perlindungan terhadap
kerugian finansial akibat hilangnya
kemampuan untuk menghasilkan pendapatan
Politeknik Cahaya Surya Kediri
Ang Sandera Widjajakoesoema
yang disebabkan oleh kematian. Oleh karena
adanya risiko yang demikian, maka timbul
kesadaran untuk bekerjasama menghindarkan
dan mengurangi akibat dari risiko tersebut.
Kerjasama ini dikoordinir oleh perusahaan
asuransi jiwa dengan menyebarkan risiko
kepada orang-orang yang mau bekerjasama.
Penyebaran ini dilakukan dengan memungut
premi dari orang banyak dalam jumlah kecil
sehingga dalam jangka waktu yang lama akan
terhimpun dana besar. Dari dana inilah
diambil sejumlah uang untuk santunan
kepada yang terkena risiko.
Mengenai pengertian perusahaan
asuransi jiwa, Undang-undang No.2 Tahun
1992 seperti dalam Herman Darmawi
(2001:73) menyebutkan bahwa “Perusahaan
asuransi jiwa adalah perusahaan yang
memberikan jasa dalam penanggulangan
risiko yang dikaitkan dengan hidup atau
matinya seseorang yang dipertanggungkan.”
Sedangkan menurut A. Hasymi Ali, dkk
(2007:184), perusahaan asuransi jiwa adalah
“suatu organisasi yang disahkan oleh negara
yang bertujuan memberikan perlindungan
asuransi jiwa dan pembayaran-pembayaran
tahunan.
5. METODOLOGI PENELITIAN
Untuk memperoleh data yang
diperlukan dalam penelitian ini, maka peneliti
melakukan pengambilan data pada PT
Asuransi Jiwa Bumi Asih Jaya Distrik Kediri,
yang berlokasi di Jalan Letjen Suparman No.10
Kediri. Untuk menghadapi masalah yang ada
pada perusahaan, penelitian ini menggunakan
analisis kualitatif. Dengan teknik ini, penulis
dapat mengetahui dan mengevaluasi
penerapan dan pelaksanaan sistem informasi
akuntansi dalam pembayaran klaim asuransi
meninggal dunia yang kemungkinan masih
terdapat kelemahan-kelemahan. Adapun
analisis yang dilakukan mencakup:
1. Analisis struktur organisasi dan
bagian yang terkait.
2. Analisis dokumen yang digunakan.
3. Analisis teknologi yang digunakan.
4. Analisis prosedur yang diterapkan.
23
Cahaya Aktiva, Vol. 02, No. 01, Maret 2012 Ang Sandera Widjajakoesoema

6. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN usaha bertanggungjawab dalam memeriksa

kelengkapan berkas, berkoordinasi dengan
Bumi Asih Jaya merupakan salah satu district manager dalam menyetujui atau
perusahaan asuransi jiwa lokal di Indonesia tidak berkas pengajuan klaim dikirim kepada
yang telah berpengalaman puluhan tahun. kantor cabang, selain itu atas otorisasi
Sejak didirikan pada tanggal 10 Juni 1967, district manager kepala tata usaha juga
merupakan gagasan dari KM Sinaga bersama memerintahkan kepada kasir untuk
teman-temannya untuk mendirikan melakukan pembayaran bila klaim disetujui.
perusahaan asuransi yang memiliki visi, misi Kasir bertugas melakukan pembayaran atas
dan tujuan hidup yang jelas dan bernilai bagi klaim yang disetujui kepada nasabah, selain
Tuhan dan sesama. Pada awal berdirinya, itu kasir juga bertugas melakukan
kondisi perekonomian Indonesia tengah pencatatan atas pengeluaran uang yang
dilanda inflasi yang sangat tinggi, sehingga terjadi. Semua bagian ini juga
mempengaruhi kepercayaan masyarakat bertanggungjawab dalam melakukan
terhadap asuransi. Untuk mengatasi hal pemeriksaan terhadap perhitungan jumlah
tersebut, perusahaan mencoba untuk nilai klaim yang dibayarkan kepada nasabah.
menjual polis dengan mata uang dolar. Bumi Seluruh bagian ini berada dibawah district
Asih Jaya memiliki jaringan pemasaran yang manager dan kewenangan pembayaran
luas dan tersebar di seluruh Indonesia. klaim tetap berada pada district manager.
Dengan dukungan 286 kantor pemasaran, Dalam pembayaran klaim, dokumen-
memiliki 6000 orang tenaga kerja. Bumi Asih dokumen yang digunakan sebagai
Jaya juga mendirikan beberapa anak persyaratan antara lain:
perusahaan yang bergerak di berbagai 1. Polis asli
bidang. Untuk memperluas jaringan 2. Kuitansi premi terakhir
bisnisnya di luar negeri, dukungan 3. Copy bukti diri (KTP, KK atau Akta
internasional sangat dibutuhkan. Untuk itu Perkawinan)
perusahaan menjalin hubungan kerjasama 4. Surat keterangan kepolisian (jika
dengan beberapa perusahaan asuransi dan meninggal dunia akibat kecelakaan)
reasuransi seperti Gibraltar Life (Jepang) dan 5. Surat keterangan dokter (jika meninggal
Munich Re (Jerman). Selain itu Bumi Asih dunia di rumah sakit)
Jaya juga terdaftar sebagai anggota 6. Surat keterangan meninggal
organisasi internasional seperti LIMRA, dunia/penguburan dari pejabat
FALIA, MIA, dan IIC. Dalam berwenang
perkembangannya, PT Asuransi Jiwa Bumi 7. Laporan dinas luar
Asih Jaya saat ini memiliki 12 kantor cabang 8. Hasil investigasi
yang membawahi kantor distrik, kantor- 9. Surat pernyataan klaim dari ahli waris
kantor distrik tersebut membawahi kantor 10. Kronologis penyakit (jka meninggal
sektor, yang tersebar di seluruh Indonesia, dunia bukan di rumah sakit)
untuk mendukung kegiatan kantor pusat Sedangkan dokumen yang digunakan
yang berkedudukan di Jakarta. Kantor Distrik oleh perusahaan dalam pengeluaran kas
Kediri merupakan bagian dari Kantor Cabang disini jumlahnya sedikit, adapun dokumen
Surabaya dan membawahi Kantor Sektor yang digunakan oleh kantor distrik antara
Pare, Blitar, dan Tulungagung. lain Kwitansi Pembayaran Klaim dan memo-
Dalam pembayaran klaim, bagian- memo. Kwitansi Pembayaran Klaim
bagian dari struktur organisasi yang terlibat merupakan bukti telah dibayarkannya uang
adalah kepala tata usaha, bagian klaim dan oleh perusahaan. Ditandatangani oleh
kasir. Bagian-bagian ini berdiri sendiri- nasabah yang bersangkutan sebagai
sendiri, namun dalam pelaksanaan prosedur penerima uang dan pembayar dari pihak
pembayaran klaim ini, semuanya saling perusahaan. Kwitansi Pembayaran Klaim
terkait. Bagian klaim bertanggungjawab dibuat rangkap 2 (dua), lembar 1 sebagai
dalam melayani pengajuan klaim dari arsip perusahaan dan lembar 2 diberikan
nasabah, memeriksa kelengkapan kepada penerima uang.
persyaratan, melakukan investigasi lapangan
serta menghitung nilai klaim. Kepala tata

Politeknik Cahaya Surya Kediri

24
Cahaya Aktiva, Vol. 02, No. 01, Maret 2012
Untuk mendukung kegiatan
operasionalnya, perusahaan menggunakan
perangkat komputer dan mesin ketik untuk
pembuatan formulir maupun surat
menyurat. Sedangkan dalam pelayanan
nasabah, perusahaan juga memiliki website
yang sudah terintegrasi dengan seluruh
sistem layanan perusahaan antara kantor
pusat, kantor cabang dan kantor distrik di
seluruh Indonesia menjadi satu kesatuan
(online). Dengan program ini, perusahaan
dapat segera mengetahui status nasabah,
baik mengenai waktu jatuh tempo, nilai
premi, total nilai premi yang telah
dibayarkan. Perhitungan nilai klaim apabila
risiko terjadi maupun apabila jatuh tempo
dapat dilakukan dengan program ini, karena
semua data-data nasabah sesuai dengan
polis telah tersimpan semua pada program
ini. Selain itu, kegiatan underwriting oleh
kantor cabang dapat segera dilakukan
dengan memasukkan data calon tertanggung
oleh kantor distrik. Dengan program online
ini, memungkinkan data nasabah dapat
diakses di kantor distrik lain, serta
memungkinkan klaim dapat dilakukan di
kantor distrik lain.
Dalam pembayaran klaim, perusahaan
membedakannya menjadi dua, yaitu klaim
tahapan dan klaim meninggal dunia. Klaim
tahapan adalah apabila pada masa asuransi
berakhir atau habis kontrak, tertanggung
masih hidup. Sedangkan klaim meninggal
dunia adalah apabila tertanggung meninggal
dunia dalam masa kontrak. Uang asuransi
dapat dibayarkan kepada ahli waris yang
ditunjuk, seperti yang tercantum dalam
polis. Pada dasarnya, prosedur yang
diterapkan perusahaan untuk dua jenis klaim
ini adalah sama. Namun untuk klaim
meninggal dunia, Kantor Distrik Kediri harus
melakukan koordinasi dengan Kantor Cabang
Surabaya. Kantor Distrik Kediri harus
menunggu persetujuan dari Kantor Cabang
Surabaya sebelum melakukan pembayaran
klaim. Sedangkan klaim tahapan,
kewenangan telah diberikan kepada kantor
distrik sepenuhnya.
Adapun prosedur yang diterapkan
dalam pembayaran klaim meninggal dunia
adalah sebagai berikut:
1. Pengaju klaim membawa fotocopy
identitas diri, buku polis, dan
kwitansi pembayaran premi terakhir,
Politeknik Cahaya Surya Kediri
Ang Sandera Widjajakoesoema
masing-masing sebanyak 2 (dua)
lembar, dan disertai aslinya.
Kemudian diserahkan ke Bagian
Klaim.
2. Bagian Klaim memeriksa kelengkapan
persyaratan, kemudian melakukan
investigasi langsung ke lapangan.
Selanjutnya melengkapi dengan
berkas-berkas, antara lain: laporan
dinas luar, surat keterangan dokter,
laporan kronologis penyakit, surat
keterangan kepolisian, dan lain lain
(contoh terlampir). Kemudian
diteruskan kepada kepala tata usaha
untuk mendapat persetujuan.
3. Dari berkas-berkas yang diajukan,
kepala tata usaha memeriksa
kelengkapannya, setelah lengkap,
dan dengan diotorisasi oleh district
manager, selanjutnya berkas dan
persyaratan dikirim ke kantor cabang
untuk mendapatkan persetujuan.
Kemudian bagian klaim menghitung
nilai klaim.
4. Setelah permintaan klaim yang
diajukan kantor distrik disetujui oleh
kantor cabang, maka atas otorisasi
district manager, kepala tata usaha
memerintahkan kasir untuk
membayar uang klaim sejumlah yang
tertera di polis.
5. Kasir membayarkan uang klaim
kepada nasabah dengan mengisi
Kwitansi Pembayaran Klaim rangkap
2 (dua), lembar 1 sebagai arsip
perusahaan, lembar 2 untuk
nasabah.
Dalam menjalankan organisasi,
perusahaan menggunakan pola organisasi
lini dan staf. District manager melimpahkan
wewenang kepada bawahannya sesuai
dengan tugas dan bagiannya masing-masing.
Selain itu, district manager juga
melimpahkan wewenangnya kepada unit-
unit manager sektor di wilayahnya masing-
masing. Organisasi perusahaan pada
umumnya telah berjalan baik. District
manager dibantu oleh kepala tata usaha
beserta bawahannya, kepala tata usaha
disini berperan sebagai pemberi pendapat,
pelayan, maupun pengontrol. Ia memberikan
nasihat kepada district manager atas
keputusan yang akan diambil, membantu
25
Cahaya Aktiva, Vol. 02, No. 01, Maret 2012
district manager dalam menjalankan
kegiatan operasional perusahaan, dan
membantu dalam mengontrol kinerja
karyawan. Akan tetapi, dalam struktur
organisasi, kepala tata usaha ditempatkan
pada posisi seolah-olah tidak memiliki
wewenang terhadap unit sektor manager
maupun para agen yang berada dibawahnya.
Padahal dalam pelaksanaannya, setiap agen
harus melalui kepala tata usaha jika ada
calon nasabah baru. Selain itu, district
manager juga membawahi unit manager dan
unit sektor manager yang bertugas
mengkoordinasi kinerja agen-agen dalam
mencari calon nasabah. Koordinasi antar
karyawan juga berjalan baik, mengingat
walaupun masing-masing bagian adalah
berdiri sendiri, namun dalam mengerjakan
suatu pekerjaan, masing-masing bagian tidak
dapat berjalan sendiri melainkan saling
melengkapi.
Dalam kegiatan pengeluaran maupun
pemasukan kas, selain menerima maupun
mengeluarkan uang, kasir juga bertugas
melakukan pencatatan keuangan, hal ini
tidak menjadi masalah asalkan kasir tidak
melakukan persetujuan atas transaksi
keuangan tersebut. Jadi kasir hanya bertugas
sebagai pelaksana. Dalam pelimpahan
wewenang tersebut, terlihat bahwa district
manager mempunyai wewenang yang tidak
terbatas pada karyawan dibawahnya. Hal ini
akan mengakibatkan posisi district manager
yang berisiko akan menyalahgunakan
wewenangnya bila tidak diawasi. Untuk itu
sebaiknya perusahaan memiliki pengawas
untuk mengawasi tugas district manager dan
karyawan-karyawan yang berada
dibawahnya. Secara umum, uraian tugas
pengawas antara lain:
1. Menguji dan mengevaluasi efektivitas
sistem pengendalian intern perusahaan
dan kualitas manajemen dalam
melaksanakan tanggung jawab yang
dibebankan kepadanya.
2. Menguji sistem yang dibuat untuk
menjamin ditaatinya kebijakan-
kebijakan, rencana-rencana, prosedur-
prosedur, ketentuan-ketentuan dan
peraturan-peraturan yang berlaku.
3. Menguji cara-cara untuk melindungi
harta perusahaan dan sedapat mungkin
menguji kebenaran harta tersebut.
Politeknik Cahaya Surya Kediri
Ang Sandera Widjajakoesoema
4. Menilai tingkat efektif dan efisiensi
pengunaan sumber-sumber daya yang
ada.
5. Menguji setiap kegiatan atau program
untuk memastikan apakah hasil-hasil
yang dicapai konsisten dengan tujuan
dan sasaran yang telah ditetapkan, dan
apakah kegiatan usaha atau program-
program yang dilakukan sesuai dengan
yang direncanakan..
Dalam struktur organisasi, pengawas
ini nantinya adalah pihak yang dikirim oleh
kantor cabang, tidak mempunyai
kewenangan dan tidak bertanggungjawab
kepada district manager. Sedangkan untuk
mempertanggungjawabkan tugasnya,
pengawas bisa bertanggungjawab kepada
kantor cabang. Dalam pelayanan
pembayaran klaim, bagian-bagian yang
terlibat, yaitu kepala tata usaha, bagian
klaim dan kasir, telah menjalankannya
dengan baik, sebab telah ada pemisahan
tugas sesuai dengan bidang pekerjaannya
masing-masing. Pelaksanaan pembayaran
klaim dilakukan oleh beberapa bagian,
sehingga suatu bagian tidak mengerjakan
prosedur pembayaran klaim ini secara penuh
dari awal sampai akhir. Hal ini baik untuk
pengawasan berjalannya suatu prosedur.
Karena pengerjaan prosedur seperti ini
memerlukan koordinasi yang baik antar
bagian, maka karyawan pada masing-masing
bagian harus meningkatkan kerjasama.
Dalam persyaratan pengajuan klaim,
perusahaan meminta nasabah untuk
memenuhi persyaratan yaitu fotocopy
identitas diri, kwitansi pembayaran premi
terakhir dan buku polis, beserta aslinya. Jika
klaim meninggal dunia, dokumen yang harus
dipenuhi ditambah dengan dokumen-
dokumen yang menyatakan bahwa
tertanggung benar-benar meninggal dunia,
yang dikeluarkan oleh pejabat yang
berwenang. Pada saat pengaju melakukan
permohonan klaim, sebaiknya perusahaan
membuat suatu formulir permohonan klaim
yang harus diisi oleh pengaju klaim, yang
berisi data polis, data pengaju klaim dan
kelengkapan dokumen, formulir ini diberi
nomor urut. Hal ini dilakukan agar data klaim
lebih tertata, karena selama ini jika ada
pengajuan klaim, hanya berupa berkas-
berkas saja. Dengan adanya formulir,
26
Cahaya Aktiva, Vol. 02, No. 01, Maret 2012
diharapkan dapat meningkatkan efektifitas
karyawan, karena tidak perlu membuka per
lembar untuk memeriksa kelengkapan
berkas. Formulir ini dibuat rangkap 2 (dua),
lembar 1 sebagai syarat pengajuan kepada
kantor cabang, lembar 2 untuk arsip kantor
distrik.
Pada saat bagian klaim selesai
menghitung nilai klaim, sebaiknya dibuat
Bukti Pengeluaran Uang Klaim (BPUK). BPUK
berisi nama pengaju klaim, jumlah yang
harus dibayarkan beserta rinciannya, dan
diberi nomor urut dan tanggal. BPUK ini
selanjutnya disampaikan kepada kepala tata
usaha untuk diverifikasi, kemudian
diotorisasi oleh district manager. BPUK
dibuat rangkap tiga, lembar 1 sebagai arsip
kasir, lembar 2 untuk nasabah dan lembar 3
sebagai arsip kepala tata usaha. Kemudian
BPUK dapat dijadikan sebagai alat
pengendalian intern oleh pimpinan.
Data dalam Kwitansi Pembayaran
Klaim (contoh terlampir) di bagian kasir
sudah tepat, akan tetapi sebaiknya kwitansi
tersebut hanya berisi data penerima uang,
jumlah dan kepentingan uang seperti
kwitansi pada umumnya, sedangkan
mengenai uraian perincian jumlahnya dapat
dimasukkan pada Bukti Pengeluaran Uang
Klaim (BPUK). Sehingga kwitansi yang semula
berukuran besar (21 X 28 cm) dapat
dikurangi menjadi ukuran sedang (15 X 10
cm). Dengan demikian dapat mengurangi
biaya pencetakan.
Perangkat teknologi sudah sangat
memadai dan menunjang kegiatan
operasional perusahaan. Pemanfaatannya
sudah baik karena telah dapat membantu
perusahaan, dalam hal ini adalah karyawan
dalam menjalankan tugasnya. Pengawasan
akan program ini baik karena sebelum
menjalankan program ini, karyawan harus
memasukkan user name dan password. Hal
ini baik untuk menghindari adanya pihak lain
yang tidak berkepentingan untuk mengakses
program ini dan data yang ada didalamnya.
Selain itu, penggunaan teknologi yang sudah
online antar seluruh kantor cabang maupun
distrik juga memberikan nilai tambah bagi
perusahaan. Dengan teknologi komunikasi
ini, membuat hubungan antar kantor yang
tersebar di seluruh Indonesia dapat dengan
mudah dilakukan. Dalam pelayanan
pembayaran klaim, teknologi ini sangat
Politeknik Cahaya Surya Kediri
Ang Sandera Widjajakoesoema
membantu. Karena data dari semua polis
seluruh nasabah telah tersimpan seluruhnya,
termasuk pembayaran premi yang dilakukan
dan jumlah nilai klaim yang akan
diterimanya, maka bila ada pengajuan klaim,
tinggal melihat data nasabah dengan
memasukkan kode berupa nomor polisnya.
Selain itu, teknologi ini memungkinkan
kantor distrik dapat mengetahui dengan
cepat status calon tertanggung atas
persetujuan terhadap permohonan asuransi
yang dilakukan oleh kantor cabang. Untuk
itu, perusahaan hendaknya dapat
menggunakan teknologi ini dengan baik dan
optimal. Selain itu, agar perangkat teknologi
terus dikembangkan sesuai dengan
perkembangan teknologi dan kebutuhan
usaha asuransi.
Salah satu alasan utama orang
membeli asuransi jiwa karena sejumlah
pertanggungan yang dibutuhkan ketika si
tertanggung meninggal. Dalam rangka
memenuhi tanggungjawab mereka terhadap
pemilik polis dan ahli waris, maka pihak
asuransi harus mengambil langkah-langkah
pemastian bahwa pembayaran dilakukan
secepatnya kepada pihak yang
membutuhkan. Prosedur yang baik
dirancang untuk menyeimbangkan antara
hak ahli waris untuk mendapatkan
pertanggungan dengan segera dan
kebutuhan pihak asuransi untuk memeriksa
validitas dari klaim tersebut. Prosedur dalam
pembayaran klaim asuransi meninggal dunia
pada PT Asuransi Jiwa Bumi Asih Jaya pada
umumnya berjalan baik. Akan tetapi masih
terdapat kelemahan pada kurangnya
penggunaan dokumen. Pembuatan Formulir
Pengajuan Klaim dibuat oleh bagian klaim
pada saat nasabah mengajukan klaimnya.
Bagian klaim terlebih dahulu harus
memeriksa kelengkapan persyaratan yang
dibutuhkan, jika sudah lengkap melakukan
investigasi lapangan untuk memastikan
tertanggung benar-benar meninggal dunia.
Kemudian Formulir Pengajuan Klaim beserta
persyaratan dan hasil investigasi lapangan
diserahkan kepada kepala tata usaha untuk
diperiksa kelengkapannya dan kemudian
dikirim kepada kantor cabang untuk
mendapat persetujuan klaim. Usulan
prosedur selanjutnya adalah pembuatan
Bukti Pengeluaran Uang Klaim (BPUK), BPUK
dibuat oleh bagian klaim pada saat
27
Cahaya Aktiva, Vol. 02, No. 01, Maret 2012
menghitung nilai klaim. BPUK ini selanjutnya
diserahkan kepada kepala tata usaha untuk
diverifikasi kemudian diotorisasi oleh district
manager. Kemudian kasir membayar uang
sesuai dengan jumlah yang tertera di BPUK
dan membubuhkan cap “TELAH DIBAYAR”
pada BPUK tersebut, kemudian mengisi
Kwitansi Pembayaran Klaim. BPUK lembar 2
dan kwitansi lembar 2 diserahkan kepada
penerima uang, dan BPUK lembar 1 dan
kwitansi lembar 1 diarsip oleh kasir.
Selanjutnya BPUK dan Kwitansi Pembayaran
Klaim dapat dijadikan sebagai bukti jika ada
pemeriksaan oleh pimpinan. Untuk
pembayaran klaim meninggal dunia,
perusahaan dalam hal ini Kantor Distrik
Kediri, masih belum mempunyai
kewenangan. Kewenangan masih berada
pada kantor cabang. Sebaiknya kantor distrik
meminta kewenangan pembayaran klaim
meninggal dunia dari kantor cabang.
Pelimpahan wewenangan ini tentunya akan
berpengaruh baik pada pelayanan kepada
nasabah. Karena jika persetujuan klaim harus
melalui kantor cabang, dikhawatirkan akan
memerlukan waktu yang lama dan dapat
mempengaruhi pelayanan kepada nasabah.
Untuk itu, sebaiknya kantor distrik juga harus
mempersiapkan kemampuannya untuk
menjalankan prosedur-prosedur seperti yang
dilakukan oleh kantor cabang. Salah satu hal
yang dilakukan dalam penanganan klaim
meninggal dunia adalah pemberitahuan
kepada seluruh kantor distrik di seluruh
Indonesia bahwa ada tertanggung yang
meninggal dunia. Pemberitahuan ini dapat
dilakukan oleh kantor distrik tanpa harus
dilakukan oleh kantor cabang mengingat
teknologi komunikasi yang digunakan telah
memadai. Dapat juga dengan
mempersiapkan personil-personil yang
handal. Cara-cara tersebut tentunya dengan
memperhatikan kemampuan finansial
perusahaan dibandingkan dengan skala
kegiatan perusahaan yang telah berjalan.
Selain itu, hal penting yang harus dilakukan
perusahaan di kantor distrik adalah
melakukan cek lapangan untuk memastikan
bahwa tertanggung benar-benar meninggal
dunia dan tanpa ada unsur rekayasa.
Sedangkan besarnya nilai pemberian
manfaat, setiap premi berbeda-beda sesuai
dengan perhitungan risiko yang
kemungkinan terjadi. Berikut ini disajikan
Politeknik Cahaya Surya Kediri
Ang Sandera Widjajakoesoema
tabel contoh tingkat pembayaran nilai klaim.
Dari tabel tersebut, dapat diketahui bahwa
perusahaan asuransi memberikan
perlindungan kepada nasabahnya atas risiko
yang mungkin terjadi. Antara lain meninggal
dunia, cacat tetap serta sebagian ataupun
rawat inap di rumah sakit akibat kecelakaan.
Diketahui juga bahwa terdapat pembedaan
nilai klaim sesuai dengan risiko yang terjadi.
Dengan adanya perbedaan ini menuntut
personil yang menangani klaim harus cermat
dan teliti terhadap perhitungan yang ada.
Dalam hal penolakan klaim, perusahaan
memiliki beberapa perkecualian, yaitu jika
asuransinya telah mempunyai nilai tunai dan
tertanggung meninggal dunia akibat:
1. Bunuh diri dalam jangka waktu 2
(dua) tahun sejak mulai asuransi atau
sejak pemulihan polis.
2. Dihukum mati oleh lembaga
peradilan yang berwenang.
3. Terlibat dalam perkelahian dan tidak
sebagai orang yang
mempertahankan diri.
4. Perbuatan kejahatan yang dilakukan
oleh tertanggung.
5. Kecelakaan segala bentuk
penerbangan non komersil dimana
tertanggung pada saat itu bertindak
selaku pilot/awak.
6. Perbuatan yang dilakukan dengan
sengaja atau kekhilafan besar atau
keterlibatan oleh salah satu dari
mereka yang berkepentingan dalam
polis (pemegang polis/yang
ditunjuk).
7. Perusahaan akan membayarkan 50 %
dari uang pertanggungan, jika
meninggal dunia akibat
penganiayaan, perbuatan kekerasan
dalam pemberontakan, huru-hara,
pengacauan atau perbuatan teror.
8. Dalam keadaan luar biasa (force
majeur) seperti keadaan perang,
bencana alam atau krisis ekonomi
nasional, terlebih dahulu harus
melalui rapat direksi.
Perkecualian diatas menuntut personil
yang melaksanakan investigasi lapangan
untuk benar-benar memastikan mengenai
penyebab tertanggung meninggal dunia,
sehingga sebaiknya perusahaan juga
memberikan dukungan terhadap kinerja
karyawannya. Dengan demikian perusahaan
28
Cahaya Aktiva, Vol. 02, No. 01, Maret 2012 Ang Sandera Widjajakoesoema

tidak mengalami kerugian karena kesalahan mengawasi. Hal ini akan

investigasi. Perkembangan perusahaan menyebabkan district manager bisa
dalam skala nasional selama lima tahun menyalahgunakan wewenangnya
(2003 s.d 2007) disajikan dalam tabel berikut apabila tidak diawasi.
ini. 3. Bagian yang terlibat dalam prosedur
Tabel 1 pembayaran klaim adalah kepala
Pertumbuhan Perusahaan Tahun 2003-2007 tata usaha, bagian klaim dan kasir.
(Dalam Ratusan Ribu Rupiah) Koordinasi antar bagian secara
umum telah berjalan baik.
SUBYEK 2003 2004 2005 2006 2007
Premi 190.787 236.029 256.934 305.379 432.490
4. Penggunaan dokumen dalam
Biaya 70.801 83.602 80.410 82.027 105.389 prosedur pembayaran klaim masih
Klaim 112.833 132.257 148.345 188.472 243.429
Investasi 353.694 380.589 428.232 471.004 580.130
kurang, karena hanya menggunakan
Aktiva 425.334 466.782 523.164 573.671 717.436 Kwitansi Pembayaran Klaim. Dalam
Cadangan 390.909 424.044 464.373 507.275 611.153
Ekuitas 29.252 39.156 50.850 56.339 92.964 pembuatan kwitansi tersebut
Sumber : Data diolah banyak terdapat ruang kosong,
sehingga membuat kwitansi
Pada tabel tersebut, pertumbuhan berukuran besar. Kekurangan
perusahaan mengalami tren kenaikan, dan hal dokumen ini dapat menghambat
ini harus berbanding lurus dengan kinerja karyawan dalam
peningkatan pelayanan kepada nasabah, penanganan klaim.
sebab kepercayaan nasabah merupakan dasar 5. Dalam menjalankan kegiatan
atas kemajuan perusahaan. operasional perusahaan, PT
Asuransi Jiwa Bumi Asih Jaya
7. KESIMPULAN DAN SARAN menggunakan perangkat teknologi
yang sudah memadai. Selain itu,
Dari hasil penelitian dan perusahaan memiliki website yang
pembahasan, dapat ditarik kesimpulan sudah terintegrasi secara online
mengenai sistem informasi akuntansi dalam yang menghubungkan seluruh
pembayaran klaim asuransi meninggal dunia kantor pemasaran di seluruh
yang diterapkan PT Asuransi Jiwa Bumi Asih Indonesia. Dalam pembayaran klaim
Jaya Distrik Kediri, sebagai berikut: asuransi, teknologi ini sangat
1. Dalam pembayaran klaim, PT membantu dalam mengetahui
Asuransi Jiwa Bumi Asih Jaya status polis, baik mengenai waktu
membedakannya menjadi dua, jatuh tempo, nilai premi dan nilai
yaitu klaim tahapan dan klaim klaim yang akan dibayarkan.
meninggal dunia. Pada dasarnya, 6. Prosedur pembayaran klaim yang
prosedur pembayaran yang diterapkan mulai dari pengajuan
diterapkan untuk dua jenis klaim hingga pembayaran uang sudah
tersebut sama. akan tetapi untuk baik. Akan tetapi terdapat
persetujuan klaim meninggal dunia kekurangan dalam pembuatan
harus melalui kantor cabang formulir.
walaupun pengajuannya dilakukan
di kantor distrik. Sedangkan untuk Setelah diketahui kelemahan-
klaim tahapan, kewenangan kelemahan yang ada pada penerapan sistem
pembayarannya telah ada pada informasi akuntansi dalam pembayaran
kantor distrik sepenuhnya. klaim asuransi meninggal dunia, dapat
2. Pada Kantor Distrik Kediri, struktur diberikan saran-saran sebagai usulan untuk
organisasi yang digunakan adalah memperbaikinya dan saran-saran untuk lebih
pola organisasi lini dan staf. Telah meningkatkannya. Adapun saran-saran
ada spesialisasi pekerjaan yang baik tersebut antara lain:
pada karyawan. Akan tetapi, 1. Dalam struktur organisasi,
pelimpahan wewenang dari district hendaknya perusahaan dapat
manager terkesan tak terbatas menambahkan pengawas. Pengawas
karena tidak ada pihak yang ini dikirim oleh kantor cabang yang

Politeknik Cahaya Surya Kediri

29
Cahaya Aktiva, Vol. 02, No. 01, Maret 2012 Ang Sandera Widjajakoesoema

bertugas mengawasi kinerja district yang baik antar karyawan maupun

manager dan bawahannya, dengan pimpinan.
melaksanakan tugasnya dalam kurun 7. Kedepannya, hendaknya perusahaan
waktu tertentu, misalnya dua bulan dalam hal ini Kantor Distrik Kediri,
sekali, tiga bulan sekali, atau waktu- dapat meminta kewenangan
waktu tertentu yang representatif. pembayaran klaim meninggal dunia
Waktu ini berubah apabila ada dilakukan sepenuhnya di kantor
masalah-masalah khusus. Pengawas distrik tanpa harus melalui prosedur
tidak memiliki wewenang dan di kantor cabang. Untuk itu Kantor
tanggung jawab kepada district Distrik Kediri harus memperhatikan
manager. Untuk seluruh aspek penunjang untuk
pertanggungjawabannya, pengawas menjalankan prosedur seperti kantor
dapat bertanggung jawab kepada cabang, tentunya dengan
kantor cabang. memperhatikan kemampuan
2. Dalam pembayaran klaim, bagian finansial perusahaan dan skala
yang terlibat harus lebih transaksi yang ada.
meningkatkan koordinasi. Mengingat 8. Pelaksana dari sistem informasi
walaupun suatu bagian adalah akuntansi adalah karyawan, maka
berdiri sendiri, namun dalam hendaknya perusahaan juga
melaksanakan prosedur ini memperhatikan kualitas sumber
semuanya saling terkait. daya manusia ini. Peningkatan
3. Perusahaan hendaknya membuat sumber daya manusia dapat
suatu Formulir Pengajuan Klaim. dilakukan dengan mengadakan
Tujuan penggunaan formulir ini agar pelatihan-pelatihan kepada
berkas dan persyaratan yang ada karyawan, terutama bila ada
lebih tertata. Pada saat menghitung perubahan sistem pada perusahaan.
nilai klaim, bagian klaim sebaiknya Selain itu, hendaknya juga
juga membuat Bukti Pengeluaran diperhatikan faktor seperti tunjangan
Uang Klaim (BPUK), yang diverifikasi dan jaminan kesejahteraan karyawan
oleh kepala tata usaha dan untuk lebih meningkatkan loyalitas
diotorisasi oleh district manager. para karyawan terhadap perusahaan.
BPUK ini merupakan dokumen
sumber yang dapat dijadikan alat
pengendalian intern oleh pimpinan. DAFTAR PUSTAKA
4. Pembuatan Kwitansi Pembayaran
Klaim sebaiknya dibuat lebih ringkas Ali, A. Hasymi, dkk, (2007), Kamus Asuransi,
dengan memasukkan informasi yang PT Bumi Aksara, Jakarta.
tepat dan pemanfaatan ruang yang Al-Barry, M.D.J dan Hadi A.T, Sofyan, (2000),
baik sebagaimana contoh terlampir. Kamus Ilmiah Kontemporer, Pustaka
5. Teknologi yang digunakan oleh Setia, Bandung.
perusahaan sudah memadai. Baridwan, Zaki, (2000), Sistem Informasi
Hendaknya dapat menggunakan Akuntansi, Edisi kedua, BPFE-
teknologi ini dengan optimal dan YOGYAKARTA, Yogyakarta.
terus mengembangkannya sesuai _____________, (2002), Sistem Akuntansi
dengan perkembangan teknologi dan Penyusunan Prosedur dan Metode,
kebutuhan dunia asuransi. Edisi kelima, BPFE-YOGYAKARTA,
6. Dalam prosedur yang diterapkan, Yogyakarta.
hendaknya seluruh personil yang Bodnar, George H. dan Hopwood, William S.,
terkait dapat melaksanakannya Sistem Informasi Akuntansi,
dengan cermat dan teliti dengan Terjemahan: Amir Abadi Jusuf, Buku
mengutamakan aspek-aspek kesatu, Salemba Empat, Jakarta.
pelayanan kepada nasabah. Dan
apabila ada perubahan prosedur,
diharapkan dapat terjadi koordinasi

Politeknik Cahaya Surya Kediri

30
Cahaya Aktiva, Vol. 02, No. 01, Maret 2012 Ang Sandera Widjajakoesoema

Cushing, Barry E., (1992), Sistem Informasi

Akuntansi dan Organisasi
Perusahaan, Terjemahan: Ruchyat
Kosasih, Edisi ketiga, Erlangga,
Jakarta.
Darmawi, Herman, (2001), Manajemen
Asuransi, PT Bumi Aksara, Jakarta.
Departemen Pendidikan Nasional, (2002),
Kamus Besar Bahasa Indonesia,
Balai Pustaka, Jakarta.
Gibson, James L., Ivanchevich, John M., dan
Donnely, James H., (1996),
Organisasi Perilaku Struktur Proses,
Edisi kedelapan, Jilid satu, Binarupa
Aksara, Jakarta.
Hasibuan, Malayu S.P, (2005), Manajemen
Dasar, Pengertian, dan Masalah,
Edisi Revisi, PT Bumi Aksara,
Jakarta.
Kasmir, (2005), Bank & Lembaga Keuangan
Lainnya, PT RajaGrafindo Persada,
Jakarta.
Mulyadi, (2001), Sistem Akuntansi, Salemba
Empat, Jakarta.
Romney, Marshall B., Steinbart, Paul John.,
(2006), Sistem Informasi Akuntansi,
Terjemahan: Deny Arnos Kwary dan
Dewi Fitriasari, Edisi kesembilan,
Salemba Empat, Jakarta.
Salim, A. Abbas, (2005), Asuransi &
Manajemen Risiko, Salemba Empat,
RajaGrafindo Persada, Jakarta.
Susilo, Y. Sri, dkk., (2000), Bank & Lembaga
Keuangan Lain, Salemba Empat,
Jakarta.
Tunggal, Amin Widjaja, (1993), Sistem
Informasi Akuntansi (Pendekatan
Tanya Jawab), PT Rineka Cipta,
Jakarta.
Wilkinson, Joseph W., (1993), Sistem
Akunting dan Informasi,
Terjemahan: Agus Maulana, Edisi
ketiga, Jilid satu, Binarupa Aksara,
Jakarta.

Politeknik Cahaya Surya Kediri

31