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CURSO DE SISTEMAS

HOJAS DE CÁLCULO: Una hoja de cálculo es un programa que permite la manipulación de


datos y números. Los datos se suelen organizar en tablas divididas en filas y columnas. Nacen
en 1961 por la necesidad de agilizar operaciones matemáticas que se hacían con tablas y que a
menudo eran muy tediosas. La primera se llamó VISICALC, luego a medida que avanzó el
tiempo surgieron otras como QPRO y EXCEL.

Actualmente las más usadas son: Calc (perteneciente al paquete gratuito OpenOffice),
Gnumeric (de Gnome ofiice), KSpread (de KOffice), las hojas de cálculo en línea (como
Google Docs) y Excel de Microsoft. En el presente curso nos concentraremos en Excel.

FORMAS DE ABRIR EL PROGRAMA:


El Excel, al igual que los otros programas manejados se puede abrir de tres formas distintas a
saber:
1. Mediante el menú INICIO de Windows Inicio\Todos los programas\Microsoft Office\Excel
2. Creando un ícono de acceso directo en el escritorio (se sigue el mismo proceso que usamos
con Word).
3. Creando un botón de acceso rápido en la barra de tares de Windows (Igual que como se
hizo con Word).
Otra forma de abrirlo, es obviamente abriendo cualquier archivo que se haya hecho con Excel.
Los archivos que realizamos con Excel se llaman LIBROS y su extensión es .xlsx, para la
versión 2003 la extensión es .xls.

VENTANA INICIAL DE EXCEL:


Una vez abierto el programa se ve una ventana como la siguiente:

La diferencia principal con la versión 2003, al igual que en Word, está en la visualización de las
herramientas, que en la versión 2003, era algo como esto:

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En las imágenes se puede observar que la ventana tiene el mismo tipo de herramientas que tiene
Word y los demás programas de office; pero Excel trae una barra adicional llamada “Barra de
Fórmulas”, que es la barra donde se visualizan y editan las diferentes operaciones realizadas en
la hoja. También aparece la “barra de Etiquetas”, en la parte inferior, que es la barra donde se
puede acceder a las diferentes hojas del libro de Excel.

DEFINICIONES PRINCIPALES
Hoja de Cálculo: En Excel cada una de las tablas en las que se pueden insertar y manipular
datos se llama “Hoja de Cálculo”, cada hoja tiene una etiqueta que la identifica y se accede a la
hoja correspondiente haciendo clic en su etiqueta.

Columna: Dentro de las hojas de cálculo hay arreglos verticales llamados columnas, cada
columna se nombra con una letra de la A a la Z; pero después de la Z las demás columnas se
nombran con combinaciones de dos letras. En total hay 256 columnas.

Fila: Las filas son los arreglos horizontales de las hojas de cálculo, se designan con números, en
total hay 65536 filas.

Celda: Una celda es la intersección entre una fila y una columna, visualmente son rectángulos
en donde se colocan los datos y se visualiza el resultado de las operaciones que se haga con
dichos datos. Las celdas se nombran con la letra de la columna a la que pertenecen, seguida del
número de la fila; por ejemplo la celda C59 es la celda donde se cruzan la fila 59 con la
columna C. El número total de celdas es el producto entre 256 y 65563 es decir: 16’777.216.

GUARDAR LOS LIBROS DE EXCEL.


Los libros se guardan de tres maneras:
1. Mediante el comando CTRL+G.

2. Con el botón de guardado , que está en la barra de herramientas de acceso rápido


(en la versión 2003 está en la barra de herramientas “Estándar”).
3. Activando desde el botón de Office la opción “Guardar” o “Guardar como…” (en la
versión 2003 desde la barra de menús el menú Archivo\Guardar como…)
En cualquiera de los tres casos se abrirá un cuadro de diálogo en el que se especifican las
opciones de guardado:

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En la barra Se coloca el
nombre con el que deseamos guardar el libro.

En la barra: se especifica la
ubicación donde quedará guardado el archivo, esto se puede hacer desplegando la flecha y
buscando la carpeta deseada. También se puede hacer esto con la barra vertical izquierda donde
aparecen los accesos a “Mis documentos recientes”, “Escritorio”, “Mis documentos”, “Mi pc” y
“Mis sitios de red”. Si se desea guardar el libro en una nueva carpeta se usa el botón “nueva
carpeta” de la barra superior de la ventana de guardado.

Una vez colocados el nombre y la ubicación para el archivo, se da clic al botón “aceptar”, y
listo.

PARA CERRAR EL LIBRO O CERRAR EXCEL:


Cuando se termine de trabajar con el libro, pero se seguirá trabajando en Excel, se cierra este
con el botón “cerrar ventana” de Excel : . Si ya se terminó de trabajar con Excel, se cierra el
programa con el botón rojo 2cerrar” .

PARA ABRIR UN LIBRO EXISTENTE: Se usa alguna de las siguientes alternativas:


1. Se explora en las carpetas del disco duro hasta encontrar el libro que se quiere abrir,
luego se da doble clic en el icono del archivo localizado.
2. Se abre Excel y luego se activa el cuadro de diálogo abrir con el comando CTRL+A, o
con la opción “Abrir” del botón de Office (En la versión 2003, el menú
Archivo\Abrir…, o se pulsa el botón de la barra de herramientas estándar de
Excel), luego se explora la carpeta donde se guardó el libro y al encontrarlo se
selecciona con un clic y se pulsa el botón “abrir”.
3. Cuando el libro ha sido trabajado recientemente aparecerá en el menú de “Documentos
recientes” del botón de Office o en el menú “Inicio\Documentos recientes” de Windows
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XP (En la versión 2003 en un listado de los 4 últimos archivos trabajados con Excel, al
que se accede desde el menú “Archivo” de Excel).

ACTIVIDAD EN CLASE
Realice un libro de Excel con las fórmulas que se le indiquen y envíelo por correo electrónico
para ser calificado.

ACTIVIDAD EN CASA
Investigue cuántos valores diferentes de IVA se cobran en Colombia y haga un libro de Excel
calculando el impuesto para un ejemplo de cada valor.

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