Anda di halaman 1dari 13

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Pelayanan di Rumah Sakit tidak terlepas dari pelayanan obat,
sedangkan pelayanan obat bagi pasien rawat inap di rumah sakit
dilaksanakan oleh Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS). Tugas IFRS
meliputi proses perencanaan, pengadaan, penyimpanan, dan
pendistribusian. Dalam pendistribusian obat terdapat proses penyampaian
sediaan obat yang diminta dokter dari IFRS untuk diberikan kepada
penderita. IFRS bertanggung jawab pada penggunaan obat yang aman di
rumah sakit. Tanggung jawab ini meliputi seleksi, pengadaan, penyimpanan,
penyiapan obat untuk dikonsumsi dan distribusi obat ke daerah perawatan
penderita. Berkaitan dengan tanggung jawab penyampaian dan distribusi
obat dari IFRS ke daerah perawatan pasien maka dibuat sistem distribusi
obat. Kegiatan distribusi ini merupakan salah satu tahap dalam siklus
manajemen pengelolaan obat. Distribusi merupakan suatu rangkaian
kegiatan dalam rangka menyalurkan/menyerahkan Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai dari tempat penyimpanan sampai
kepada unit pelayanan/pasien dengan tetap menjamin mutu, stabilitas, jenis,
jumlah, dan ketepatan waktu. Rumah Sakit harus menentukan sistem
distribusi yang dapat menjamin terlaksananya pengawasan dan
pengendalian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai di unit pelayanan.
Ada empat jenis sistem distribusi obat di rumah sakit, yaitu sistem
distribusi obat resep individu, sistem distribusi obat persediaan lengkap di
ruangan (floor stock), sistem distribusi kombinasi antara resep individu dan
floor stock dan sistem distribusi obat dosis unit/unit dose dispensing (UDD).
Rumah sakit menerapkan sistem distribusi obat tergantung pada kebijakan
yang diambil oleh pihak manajerial, kondisi rumah sakit dan jumlah personil
yang dimiliki.
Penggunaan obat merupakan suatu proses yang kompleks dan
dinamis, dimana terkait beberapa komponen, mulai dari diagnosa, pemilihan
dan penentuan dosis obat, petunjuk pemakaian obat, cara pengemasan,
pemberian label dan kepatuhan penggunaan obat oleh penderita. Faktor
kunci dalam pengembangan pelayanan rumah sakit adalah bagaimana
meningkatkan mutu pelayanan medik. Mutu pelayanan medik merupakan
indikator penting baik buruknya pelayanan rumah sakit yang terkait dengan
safety & keselamatan, karena itu upaya pencegahan medication error
sangatlah penting. Rumah sakit harus menerapkan sistem distribusi obat
yang benar untuk perawatan sehingga pelayanan obat di suatu rumah sakit
terkoordinasi dan terkendali oleh Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS)
Selain itu, dengan rumah sakit menerapkan sistem distribusi obat yang baik
maka akan mengurangi medication error.
Keberhasilan terapi tidak lepas dari peran farmasis dalam aspek
penyaluran obat pada penderita yang menyangkut tepat obat, tepat waktu,
tepat dosis,tepat cara pemakaian, tepat lama pemakaian, tepat kombinasi,
serta biaya obat yang dikeluarkan oleh penderita ditekan seefisien mungkin.

B. Tujuan
1. Untuk mengetahui pengertian dari sistem distribusi floor stock.
2. Untuk mengetahui mekanisme dari sistem distribusi obat floor stock.
3. Untuk mengetahui keuntungan dan kerugian sistem floor stock.
4. Untuk mengetahui kekurangan dari floor stock.
5. Untuk mengetahui cara pengendalian dari floor stock.
BAB II
RUANG LINGKUP

Sistem floor stock ini diterapkan dengan harapan bahwa penggunaan obat
untuk pasien rawat inap dapat terkendali, sehingga tujuan penyelenggaraan
pelayanan pasien yang mengacu pada prinsip menyeluruh sesuai dengan
standar pelayanan medik yang cost effective dan rasional bisa tercapai.
Ruang lingkup panduan ini mencakup mengenai
1. Pengertian dari sistem distribusi floor stock.
2. Mekanisme dari sistem distribusi obat floor stock.
3. Keuntungan dan kerugian sistem floor stock.
4. Kekurangan dari floor stock.
5. Cara pengendalian dari floor stock dan dokumentasi
BAB III
KEBIJAKAN

Proses distribusi yaitu penyerahan obat sejak setelah sediaan


disiapkan oleh IFRS Tani dan Nelayan sampai diantarkan kepada perawat,
dokter atau profesional pelayanan kesehatan lain untuk diberikan kepada
penderita. Sistem distribusi obat di rumah sakit untuk pasien rawat inap
adalah tatanan jaringan sarana, personel, prosedur dan jaminan mutu yang
serasi, terpadu, dan berorientasi penderita dalam kegiatan penyampaian sediaan
obat beserta informasinya kepada pasien. Sistem distribusi obat untuk pasien
rawat inap yang diterapkan di rumah sakit sangat bervariasi, hal ini tergantung
pada kebijakan rumah sakit, kondisi dan keberadaan fasilitas fisik, personel dan
tata ruang rumah sakit. Suatu sistem distribusi obat yang efisien dan efektif
sangat tergantung pada desain sistem dan pengelolaan yang baik.
Instalasi Farmasi RSUD Tani dan Nelayan Kabupaten Boalemo
mengembangkan sistem pelayanan farmasi dalam bentuk metode sentralisasi
yang artinya sistem pendistribusian perbekalan farmasi yang dipusatkan pada
satu tempat yaitu instalasi farmasi. Pada sentralisasi, seluruh kebutuhan
perbekalan farmasi setiap unit pemakai baik untuk kebutuhan individu maupun
kebutuhan barang dasar ruangan disuplai langsung dari pusat pelayanan farmasi
tersebut.
Instalasi Farmasi melaksanakan kegiatan dalam rangka
menyalurkan/menyerahkan Sediaan Farmaasi, Alat Kesehatan, dan Bahan
Medis Habis Pakai dari tempat penyimpanan sampai kepada unit
pelayanan/pasien dengan tetap menjamin mutu, stabilitas, jenis, jumlah, dan
ketetapan waktu. Rumah sakit harus menentukan sistem distribusi yang dapat
menjamin terlaksananya pengawasan dan pengendalian Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai di unit pelayanan.
Sesuai dengan kebijakan RSTN Boalemo Nomor 04/SK/DIR/I/2018
tentang sistem distribusi obat di Rumah Sakit Tani dan Nelayan Boalemo maka
Instalasi Farmasi RSUD Tani dan Nelayan menggunakan sistem distribusi
kombinasi yakni gabungan antara Floor stock (FC) dan Individual Prescribing
(IP) :
1. Sistem Persediaan di Ruangan (Floor stock)
a. Pendistribusian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai untuk persediaan di ruang rawat disiapkan dan dikelola
Resep Perorangan oleh Instalasi Farmasi.
b. Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang
disimpan di ruang rawat harus dalam jenis dan jumlah yang sangat
dibutuhkan.
c. Dalam kondisi sementara dimana tidak ada petugas farmasi yang
mengelola maka pendistribusiannya didelegasikan kepada penanggung
jawab ruangan.
d. Setiap hari dilakukan serah terima kembali pengelolaan obat floor stock
kepada petugas farmasi dari penanggung jawab ruangan.
e. Apoteker harus menyediakan informasi, peringatan dan kemungkinan
interaksi obat pada setiap jenis Obat yang disediakan di floor stock.
2. Sistem Resep Perorangan (Individual Prescribing)
Pendistribusian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai berdasarkan Resep perorangan pasien rawat jalan dan rawat
inap melalui Instalasi Farmasi. Pelayanan Farmasi di RSUD Tani dan
Nelayan Bersifat sentralisasi dengan demikian semua pelayanan
menjangkau semua unit dengan cara FS dan bagi ruang perawatan, UGD
dan Poliklinik adalah FS dan IP. Pelayanan Farmasi satu pintu juga
menjangkau semua jenis pasien baik itu pasien BPJS, Umum dan lainnya.
BAB IV
TATA LAKSANA

A. Definisi Distribusi Obat di Rumah Sakit


Berdasarkan Permenkes RI Nomor 58 Tahun 2014 distribusi
merupakan suatu rangkaian kegiatan dalam rangka
menyalurkan/menyerahkan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan
Medis Habis Pakai dari tempat penyimpanan sampai kepada unit
pelayanan/pasien dengan tetap menjamin mutu, stabilitas, jenis, jumlah, dan
ketepatan waktu. Proses distribusi yaitu penyerahan obat sejak setelah
sediaan disiapkan oleh IFRS sampai diantarkan kepada perawat, dokter
atau profesional pelayanan kesehatan lain untuk diberikan kepada
penderita.
Sistem distribusi dirancang atas dasar kemudahan untuk dijangkau oleh
pasien dengan mempertimbangkan efisiensi dan efektifitas sumber daya
yang ada serta metode sentralisasi atau desentralisasi.
Sistem distribusi obat yang efisien dan efektif sangat tergantung
pada desain sistem dan pengelolaan yang baik. Suatu sistem distribusi
obat yang didesain dan dikelola dengan baik harus dapat mencapai
berbagai hal sebagai berikut :
a. Ketersediaan obat tetap terpelihara.
b. Mutu dan kondisi sediaan obat tetap stabil dalam seluruh proses
distribusi.
c. Kesalahan obat minimal dan keamanannya maksimum pada penderita.
d. Obat yang rusak dan kadaluarsa sangat minimal.
e. Efisiensi dalam penggunaan sumber terutama personel.
f. Meminimalkan pencurian, kehilangan, pemborosan, dan penyalah
gunaan obat.
g. IFRS mempunyai akses dalam semua tahap produksi untuk
pengendalian, pemantauan dan penerapan pelayanan farmasi klinik.
h. Terjadinya interaksi antara dokter-apoteker-perawat-penderita.
i. Harga terkendali.
j. Meningkatnya penggunaan obat yang rasional.
Macam-Macam Distribusi Obat
1. Berdasarkan ada tidaknya satelit farmasi atau depo farmasi:
a. Sentralisasi
Penyimpanan dan pendistribusian perbekalan farmasi dipusatkan
pada satu tempat di Instalasi Farmasi (unit/bagian distribusi
perbekalan farmasi). Seluruh kebutuhan perbekalan farmasi untuk unit
pelayanan/ruang rawat baik untuk kebutuhan individu pasien maupun
kebutuhan dasar ruang rawat disuplai langsung dari pelayanan
farmasi pusat.
b. Desentralisasi
Pelayanan farmasi mempunyai cabang di dekat unit
pelayanan/ruang rawat yang disebut depo/satelit farmasi.
Penyimpanan dan pendistribusian perbekalan farmasi tidak langsung
dilayani oleh pelayanan farmasi pusat tetapi disuplai dari depo/satelit
tersebut. Ada 4 sistem distribusi perbekalan farmasi yaitu :
c. Sistem persediaan lengkap di ruang rawat (Ward Total Floor Stock).
Seluruh persediaan obat kebutuhan pasien disimpan di ruang rawat,
dan pengelolaannya menjadi tanggung jawab perawat. Kebutuhan
obat pasien langsung dilayani oleh perawat di ruang rawat, sehingga
farmasis tidak terlibat sama sekali dalam proses pengkajian resep
sebelum obat disiapkan.
d. Sistem resep individual (pesanan obat secara individual). Sistem ini
memberikan pelayanan kepada pasien secara individual dan cara ini
memudahkan penarikan pembayaran atas obat yang diberikan kepada
pasien.
e. Kombinasi sistem resep individual dengan Total Floor Stock. Pada
sistem ini distribusi obat terutama dilakukan berdasarkan resep
individual dikombinasikan dengan total floor stock untuk perbekalan
farmasi tertentu dan dalam jumlah terbatas. Sistem ini umumnya
digunakan pada rumah sakit yang menarik biaya pengobatan secara
individual.
f. Sistem dosis unit.
Pada sistem dosis unit, permintaan obat pada instruksi pengobatan
tidak diserahkan seluruhnya tetapi disiapkan hanya untuk kebutuhan
24 jam, dan obat dikemas dalam bentuk satuan dosis unit/ wadah
plastik kecil untuk satu waktu pemberian (satu kemasan untuk satu
waktu pemberian, yaitu pagi, siang, sore, dan malam).
2. Berdasarkan Sistem distribusi di unit pelayanan rawat inap.
a. Sistem Persediaan Lengkap di Ruangan (floor stock). Pendistribusian
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
untuk persediaan di ruang rawat disiapkan dan dikelola oleh Instalasi
Farmasi. Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai yang disimpan di ruang rawat harus dalam jenis dan jumlah
yang sangat dibutuhkan.
b. Dalam kondisi sementara dimana tidak ada petugas farmasi yang
mengelola (di atas jam kerja) maka pendistribusiannya didelegasikan
kepada penanggung jawab ruangan.
c. Setiap hari dilakukan serah terima kembali pengelolaan obat floor
stock kepada petugas farmasi dari penanggung jawab ruangan.
d. Apoteker harus menyediakan informasi, peringatan dan kemungkinan
interaksi Obat pada setiap jenis Obat yang disediakan di floor stock.
Dalam sistem distribusi obat persediaan lengkap di ruang, semua
obat yang dibutuhkan penderita tersedia dalam ruang penyimpanan pbat
diruang tersebut, kecuali obat yang jarang digunakan atau obat yang
sangat mahal. Persediaan obat diruang di pasok oleh IFRS. Biasanya,
sekali seminggu personel IFRS memeriksa persediaan obat diruang , lalu
menambah obat yang persediaanya sudah sampai tanda batas
pengisian kembali. Obat yang di dispensing di bawah system ini terdiri
atas obat penggunaan umum yang biayanya dibebankan pada biaya
paket perawatan menyeluruh dan order obat yang harus dibayar sebagai
biaya obat. Obat penggunaan umum ini terdiri atas obat yang tertera
dalam daftar yang telah ditetapkan oleh PFT dan IFRS yang tersedia di
unit perawat, misalnya kapas pembersih luka, larutan antiseptic,dan obat
tidur. Biasanya obat ini dibayar sebagai bagian dari biaya pelayanan
perawatan.obat yang harus dibayar tersedia pada tiap unit perawatan
dan penderita yang menggunakannya akan membayarnya sebagai biaya
obat.
Definisi dari sistem distribusi obat persediaan lengkap diruang
adalah tatanan kegiatan penghantaran sediaan obat sesuai dengan yang
ditulis dokter pada order obat, yang disiapkan dari persediaan diruang
oleh perawat dan dengan mengambil dosis obat dari wadah persediaan
yang langsung diberikan kepada penderita diruang itu.
Penggunaan sistem floor stock lengkap dianjurkan untuk
diminimalkan agar menjamin pengemasan control dan identifikasi
obat walaupun sistem ini tetap dipertahankan pada kondisi tertentu
seperti :
a. Dalam bagian emergensi dan ruang operasi, dimana obat biasanya
harus selalu cepat tersedia segera setelah mendapat resep dokter.
b. Pada situasi yang dapat mengancam kehidupan pasien,
ketersediaan obat-obat di sekitar pasien sangat dibutuhkan.
c. Obat-obatan dengan harga rendah dan biasa dipakai (high volume
drug) dapat dikelola dengan cara ini dengan catatan kemungkinan
terjadi medication error yang kecil.
d. Sistem ini sekarang tidak digunakan lagi karena tanggung jawab
besar dibebankan pada perawat yaitu menginterpretasikan resep
dan menyiapkan obat yang sebetulnya adalah tanggung jawab
apoteker.

2. Mekanisme sistem floor stock


Alur distribusi obat di rumah sakit secara umum berawal dari gudang
farmasi ke instalasi farmasi lalu ke ruangan dan menyerahkannya ke pasien
yang berada di ruangan tersebut. Pertama-tama petugas gudang farmasi cek
obat di gudang apakah ada atau tidak, jika obat yang dibutuhkan tersedia
maka petugas gudang memberikannya ke petugas depo farmasi lalu kedua
petugas ini melakukan serah terima dan tanda tangan. Setelah itu petugas
depo akan membawanya ke setiap departeman sesuai permintaan.
3. Kekurangan dan kelebihan Sistem Floor Stock
a. Kelebihan system floor stock
1) Obat yang diperlukan segera tersedia bagi penderita (selalu ada
persediaan obat-obatan yang siap pakai untuk pasien, terutama untuk
obat-obat yang sifatnya live saving.
2) Dapat meniadakan/menghindari kemungkinan adanya pengembalian
obat-obatan (retur) yang tidak terpakai ke IFRS.
3) Mengurangi jumlah transkrip penyalinan kembali order/pesanan obat
bagi farmasis.
4) Mengurangi jumlah kebutuhan personil farmasis di IFRS yang
diperlukan.
5) Untuk mengatasi keadaan darurat di ruang.
6) Dipilih karena kecepatan pelayanan saat kondisi emergency terutama
obat live saving.
7) Perawatan pasien atau diruang tindakan medik/penunjang medik
(patien safety).
8) Terbatas obat live saving.
9) Bukanlah total floor stock semua obat ada diruang perawatan (jumlah
terbatas).
b. Kekurangan system floor stock
Kekurangan system distribusi obat persediaan lengkap di
ruang(floor stock) yaitu :
1) Kesalahan pemberian obat meningkat karena order obat tidak
dikaji/diperiksa ulang oleh apoteker. Penyiapan obat dan konsumsi
dilakukan oleh perawat sendiri, sehingga tidak ada pemeriksaan
ganda (meningkatkan kemungkinan terjadinya medication error,
misalnya obat yang tertukar terutama pada saat penyerahan obat
karena dilakukan oleh perawat dan bukan farmasis).
2) Meningkatkan persediaan obat di ruang/setiap pos perawatan,
sementara ruang terbatas sehingga pemantauan/pengendalian
persediaan, mutu dan waktu kadaluarsa kurang diperhatikan oleh
perawat akibatnya terjadi penumpukan stok obat di pos perawatan,
penyimpanan tidak teratur, mutu obat cepat turun, dan tanggal
kadaluarsa kurang diperhatikan sehingga sering terjadi sediaan obat
yang tidak dipakai karena telah kadaluarsa.
3) Memperbesar kemungkinan kebocoran obat (pencurian obat
meningkat) karena tidak adanya pengawasan dari pihak lain
(farmasis).
4) Meningkatkan kemungkinan terjadinya kerusakan obat karena cara
penyimpanan obat yang tidak benar.
5) Meningkatkan kemungkinan diperlukannya modal/biaya tambahan
untuk menyediakan fasilitas tempat penyimpanan yang memadai atas
obat-obatan yang ada di setiap tempat perawatan pasien.
6) Mengakibatkan diperlukannya tambahan waktu dan beban kerja bagi
perawat karena harus menangani obat-obatan selain merawat pasien.
7) Meningkatnya bahaya karena kerusakan obat.
8) Meningkatkanya kerugian karena kerusakan obat.
Keterbatasan atau kelemahan sistem distribusi obat persediaan
lengkap di ruang sangat banyak. Oleh karena itu sistem ini hendaknya
tidak digunakan lagi. Dalam sistem ini, tanggung jawab besar dibebankan
pada perawat, yaitu menginterpretasi order dan menyiapkan obat, yang
sebetulnya adalah tanggung jawab apoteker. Dewasa ini telah
diperkenalkan sistem distribusi obat desentralisasi yang melaksanakan
sistem persediaan lengkap di ruang. Tetapi di bawah pimpinan seorang
apoteker. Jikaa sistem desentralisasi ini dilakukan, banyak kekurangan
dari sistem distribusi obat persediaan lengkap di ruang akan dapat diatasi.

4. Solusi untuk mengatasi kekurangan floor stock


Solusi untuk mengatasi kekurangan floor stock dapat dilakukan:
a. Tempat penyimpanan obat yang satu dengan yang lain diberi pembatas
yang jelas dan tulisan nama obat yang jelas dan mudah dibaca sehingga
kemungkinan terjadinya kesalahan pengambilan obat dapat diperkecil.
b. Melakukan perencanaan pengadaan yang lebih teliti lagi dan
meningkatkan frekuensi pengecekan/pemantauan stok obat yang ada di
ruangan/pos perawatan oleh apoteker secara berkala sehingga tidak
sampai terjadi penumpukan stok obat.
c. Peningkatan pengetahuan para perawat tentang penyimpanan obat
penyiapan obat yang baik, iv admixture bisa melalui pelatihan-pelatihan
yang dilakukan oleh apoteker.
d. Pemantauan obat Sistem pencatatan (daftar obat, pencatatan
pemakaian)

5. Cara pengendalian obat floors stock


a. Administrasi yang tertib dan teratur setiap barang masuk dan keluar
dicatat dalam kartu stok untuk memudahkan checking.
b. Buku catatan daftar obat.
c. Kartu stock.
d. Prosedur penggunaan obat floors stock.
e. Sistem Komputerisasi
f. Ada tenaga yang bertanggung jawab yang kompeten terhadap tugasnya.
g. Dilakukan checking teratur (sering di-check) oleh tenaga IFRS untuk
menyesuaikan jumlah barang yang digunakan dan kartu stok.
Lokasi distribusi floor stock
a. Ruang rawatan/bangsal.
b. Ruang tindakan medik mayor/minor.
c. Ruang tindakan diagnostic.
d. Klinik rawat jalan dengan tindakan medis minor.
BAB V
DOKUMENTASI

Administrasi harus dilakukan secara tertib dan


berkesinambungan untuk memudahkan penelusuran kegiatan yang sudah
berlalu.
Pencatatan dan pelaporan terhadap kegiatan pengelolaan
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang
masuk dalam floor stock sama dengan perbekalan farmasi pada umumnya
meliputi perencanaan, kebutuhan, pengadaan, penerimaan, pendistribusian,
pengendalian persediaan, pengembalian, pemusnahan dan penarikan
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis.
Pakai. Pelaporan dibuat secara periodik yang dilakukan Instalasi
Farmasi dalam periode waktu tertentu (bulanan, triwulanan, semester atau
pertahun).
Jenis-jenis pelaporan yang dibuat menyesuaikan dengan peraturan yang
berlaku.
Pencatatan dilakukan untuk:
1) persyaratan Kementerian Kesehatan/BPOM;
2) dasar akreditasi Rumah Sakit;
3) dasar audit Rumah Sakit; dan
4) dokumentasi farmasi.
Pelaporan dilakukan sebagai:
1) komunikasi antara level manajemen;
2) penyiapan laporan tahunan yang komprehensif
mengenai kegiatan di Instalasi Farmasi; dan
3) laporan tahunan.