WASTE OF ACTIVITY (7 PEMBOROSAN )

1) PRODUKSI BERLEBIHAN

Produksi berlebihan adalah satu dari tujuh pemborosan di tempat kerja, penyebab
terbesar terhadap pemborosan-pemborosan yang lainnya.

Produksi berlebihan terjadi ketika menghasilkan barang pada saat itu belum diperlukan,
sebelum pelanggan memesannya atau sebelum proses berikutnya dimulai di dalam
sistem produksi.

Produksi berlebihan adalah membuat lebih banyak dari yang diperlukan pada proses
berikutnya, membuat lebih dini dari yang diperlukan pada proses berikutnya,
atau pembuatan lebih cepat dari yang diperlukan pada proses berikutnya.
Produksi berlebihan adalah memproduksi barang sebelum barang itu sebenarnya
diperlukan.
Produksi berlebihan sangat merugikan industri manufaktur karena menghambat aliran
material dan sebenarnya menurunkan produktivitas dan mutu.
Cara menghindarinya adalah dengan sistem produksi "Just In Time"
Produksi “Just In Time” (JIT) adalah hanya membuat barang sesaat diperlukan.
Memproduksi barang yang berlebihan disebut sebagai “Just In Case”.
Misalnya “In Case” mesinnya rusak, “In Case” hasilnya ditemukan cacat, “In Case”
kiriman terlambat, dll.
Kegiatan ini menimbulkan lead-time yang lama, akibatnya biaya penyimpanan menjadi
tinggi, dan menjadi sulit untuk mengetahui adanya cacat.
Pemecahan sederhana dari produksi berlebihan adalah dengan cara menutup keran,
diperlukan keberanian dalam mengambil langkah ini karena masalah yang tersembunyi
akibat dari produksi yang berlebihan akan terungkap.
Konsepnya adalah hanya menjadwalkan dan memproduksi apa yang segera bisa dijual
atau dikirim dan memperbaiki changeover mesin atau memperpendek waktu set-up.
Produksi berlebihan adalah Pemborosan terbesar hasil dari sebuah kapitalisme.

1.1 Penyebab dari produksi berlebihan

 Proses-proses yang bottleneck

 Kapasitas dalam rangkaian yang tidak seimbang
 Masalah Mutu
 Waktu changeover yang panjang, mengakibatkan kebutuhan ukuran
dalam batch yang besar
 Logistik yang buruk
  Layout yang buruk (tanpa pola aliran)
 Mesin yang tidak dapat diandalkan
 Lebih menekankan untuk menjaga agar mesin tetap beroperasi daripada
mengoptimalkan penggunaan material
 Pengoptimalan hanya pada lingkup lokal
 Praktik-praktik penghematan yang terlalu fokus pada investasi yang sudah
terjadi
 Mental "nanti kalau ..." atau "Just In Case ..."
 Penjadwalan yang tidak stabil

1.2 Akibat dari produksi berlebihan

 Menciptakan pemborosan persediaan dan pemborosan lainnya
 Kelebihan persediaan (meningkatkan biaya penyimpanan dan biaya
penaganan)
 Aliran material yang buruk
 Aliran informasi yang buruk
 Lead time yang lama
 Mutu yang buruk (sulit untuk mendeteksi cacat di dalam batch produksi yang
panjang)
 Meningkatkan biaya tenaga kerja

1.3 Daftar periksa produksi berlebihan

 Tidak ada Jadwal Produksi (Production Schedule) atau Papan Kendali Hasil
Produksi (Production Control Board)
 Jadwal produksi tidak diselaraskan dengan permintaan (Leveled)
 Aktivitas produksi tidak selaras dengan Jadwal Produksi
 Ada item yang hilang
 Memproduksi Cacat (Defect)
 Mesin Rusak (Breakdown)
 Aktivitas produksi terlalu banyak dipandu
 Kelebihan kapasitas
 Lot produksi dikelompokkan menjadi batch produksi
 Produksi memaksa proses berikutnya untuk menerima, bukan berdasarkan
kebutuhan dari proses berikutnya
 Beroperasinya model "Caravan"
 Aktivitas produksi tidak seimbang dengan proses berikutnya
 1.4 Mencegah produksi berlebihan
 Cara produksi dengan sistim tarik
 Penjadwalan dan hanya memproduksi apa yang segera dapat dijual / dikirim
 Meratakan produksi atau "HEIJUNKA"
 Menerapkan sistim "KANBAN"
 Menurunkan waktu set-up mesin / changeover - SMED
 Menurunkan ukuran lot
 Statistical Process Control - SPC
 Menerapkan sistim anti kesalahan - "Poka-Yoke"
 Preventive maintenance dan perawatan mandiri oleh operator

2) MENUNGGU (WAITING)

Setiap saat barang-barang tidak berpindah atau tidak diolah maka terjadilah
pemborosan menunggu.
Pada umumnya lebih dari 99% produk dengan cara pengolahan batch tradisional dan
antrian material siap proses menghabiskan banyak waktu menunggu untuk diolah.
Kebanyakan lead-time dari produk adalah menunggu proses berikutnya, ini biasanya
karena aliran material yang buruk, waktu pengolahan produksi yang terlalu lama, dan
jarak antara proses kerja satu ke yang lainnya terlalu jauh. Menghubungkan antar
proses agar pasokan secara langsung ke dalam proses berikutnya secara dramatis
akan mengurangi waktu tunggu.
Di setiap persimpangan jalan dan lintasan kereta api selalu ada yang harus menunggu.

2.1 Penyebab dari pemborosan menunggu

 Beban kerja yang tidak merata
 Perawatan yang tidak terencana
 Waktu proses set-up yang panjang
 Penggunaan yang salah dari peralatan yang otomatis
 Masalah Mutu
 Penjadwalan yang tidak merata (Leveled)
 Layout yang tidak efektif
 Spesialisasi
 Keputusan manajemen
2.2 Akibat dari pemborosan menunggu
 Lead time yang lama
 Produktivitas rendah
 Efektivitas rendah
 Efisiensi rendah
 Biaya operasional tinggi
 Operator yang kelelahan
 Error, operator melakukan kekeliruan

2.3 Daftar periksa pemborosan menunggu

 Tunggu komponen dari proses sebelumnya
 Tunggu karena mesinnya sedang beroperasi
 Tunggu karena kehilangan sesuatu
 Tunggu karena proses yang tidak seimbang
 Tunggu karena tidak sesuai dengan rencana
 Tunggu karena tidak sesuai dengan instruksi kerja
 Tunggu karena operator tidak hadir
 Tunggu karena kebanyakan operator (lebih dari dua orang), menggangur
 Tunggu karena sedang dalam proses inspeksi
 Tunggu keputusan atau tunggu informasi

2.4 Mencegah pemborosan menunggu

 Multiskill, operator dengan banyak kemampuan
 Perencanaan dan penjadwalan
 Menyeimbangkan atau meratakan beban kerja
 Derap produksi sesuai dengan permintaan Pelanggan - "Takt Time"
 Preventive maintenance dan perawatan mandiri oleh operator
 Work Standard
3) MEMINDAHKAN (TRANSPORTING)

Memindahkan atau mengangkut produk dari proses ke proses adalah kegiatan yang
tidak menambahkan nilai ke dalam produk.
Pergerakan yang berlebihan dan penanganan yang berlebihan akan menimbulkan
kerusakan dan kemungkinan mengakibatkan mutu produk yang menurun.
Penyebabnya adalah tata ruang atau lay-out pabrik yang buruk dimana lokasi proses
sebelumnya atau proses berikutnya terletak saling berjauhan.
Para pengangkut material sudah terbiasa dengan menangani proses pemindahan
barang, padahal aktivitas ini menciptakan biaya produksi yang tidak menambahkan nilai
dari sudut pandang pelanggan.
Transportasi menjadi sulit dikurangi karena biaya pemindahan material dengan biaya
proses yang menyatu. Sering kali sulit menelusuri proses mana sebaiknya yang menjadi
proses berikutnya.
Dengan memetakan aliran produk bisa membuat pemborosan ini menjadi lebih mudah
terlihat.
Berpindah tempat adalah Pemborosan, ada berapakah Pemborosan lainnya yang terjadi
disini?

3.1 Penyebab dari pemborosan memindahkan

 Tata ruang atau lay-out pabrik yang buruk
 Pemahaman terhadap aliran proses produksi yang buruk
 Produksi dengan sistim batch yang besar
 Area penyimpanan yang terlalu besar
 Pertumbuhan produksi tidak disertai dengan strategi penataan lay-out kerja
 Lay-out berorientasi pada proses

Diagram 3.1: Contoh lay-out berorientasi pada proses.

3.2 Akibat dari pemborosan memindahkan
 Area transit atau penyimpanan sementara
 Sub-Warehouse
 Ekstra penanganan
 Cacat akibat dari salah penanganan
 Ada peralatan untuk ekstra penangan seperti; forklift, hand lift, hand pallet,
dolly, troley, conveyor, dll
 Persediaan berada di dalam sistim transportasi
 Pemborosan energi

3.3 Daftar periksa pemborosan memindahkan

 Terjadi penumpukan pada saat memindahkan
 Menggunakan sistim transit
 Menggunakan alat bantu transportasi
 Proses sebelumnya / sesudahnya berada di tempat lain
 Jarak perpindahan terlalu jauh
 Pengiriman perlu dipandu

3.4 Mencegah pemborosan memindahkan

 Mendekatkan jarak antar proses
 Lay-out berorientasi pada produk
 Value Stream Management

Diagram 3.4: Contoh lay-out berorientasi pada produk.

4) KELEBIHAN PROSES (OVER PROCESSING)

Proses yang tidak perlu adalah kegiatan yang tidak memberi nilai tambah kepada
Pelanggan.

Mutu adalah contoh yang sempurna.

Pelanggan mengharapkan produk yang bermutu. Mereka membayar untuk ini. Tetapi
setiap kali Anda menambahkan proses inspeksi, Anda tidak dapat mengendalikan hasil
yang lebih baik. Kenyataannya Anda menambahkan kegiatan tidak bernilai tambah.
Pernah mendengar istilah “membunuh nyamuk dengan bom”? Analogi ini terjadi di
banyak organisasi menggunakan perlengkapan dengan tingkat akurasi yang tinggi dan
biasanya mahal dimana sebenarnya cukup dengan alat yang lebih sederhana.
Lebih parah lagi mereka menganjurkannya dengan cara memaksimalkan penggunaan
aset (memproduksi dengan cara berlebihan untuk meminimalkan frekuensi pergantian
proses) dengan maksud untuk menutup biaya yang tinggi dari peralatan ini.
Toyota terkenal dengan penggunaan peralatan mereka berupa otomatisasi berbiaya
rendah digabungkan dengan manajemen bebas perawatan, bahkan sering dengan
mesin yang lebih tua.
Investasi yang lebih kecil, perlengkapan yang lebih fleksibel, menciptakan Cellular
manufacturing, dan menggabungkan setiap langkah-langkah secara signifikan akan
mengurangi pemborosan proses yang tidak sepantasnya.

4.1 Penyebab dari proses berlebihan

 Produknya berubah tetapi cara prosesnya tidak berubah
 Mental "nanti kalau ..." atau "Just In Case ..."
 Kesenjangan komunikasi
 Persetujuan yang berlebih-lebihan
 Ekstra salinan, informasi yang berlebihan
 Kebutuhan Pelanggan yang tidak terdefinisikan dengan baik
 Tindakan penanggulangan yang bersifat "sementara"

4.2 Akibat dari proses berlebihan

 Ekstra peralatan
 Lead time yang panjang
 Produktivitas menurun
 Konsumsi energi yang berlebihan
 Ekstra pergerakan material
 Proses sortir, pengujian, inspeksi
 4.3 Daftar periksa proses berlebihan
 Prosesnya tidak kepada fungsi dari produk yang dibuat
 Di dalam proses juga terdapat pekerjaan yang tidak bernilai tambah /
pekerjaan yang tidak perlu
 Prosesnya dapat digantikan dengan sesuatu yang lebih bernilai tambah
 Ada bagian dari proses yang dapat dihilangkan tanpa kehilangan fungsi dari
produk yang dibuat

4.4 Mencegah proses berlebihan
 Menerapkan sistim anti kesalahan - "Poka-Yoke"
 Autonomation atau "Jidoka"

Menyapu lantai adalah kegiatan yang tidak perlu jika Anda bisa mencegah sumbernya.
Hanya memindahkan debu halus ke permukaan yang lebih tinggi sehingga melakukan
hal tidak perlu lainnya, membersihkan dengan kemoceng akibat dari menyapu lantai
adalah pemborosan tingkat
5) PERSEDIAAN (INVENTORI)

Pelanggan tidak mementingkan persediaan, tetapi pengiriman.

Barang dalam proses (WIP, Work In Process) secara langsung adalah akibat
dari produksi yang berlebihan dan menunggu.
Kelebihan persediaan cenderung menyembunyikan masalah di dalam pabrik yang
seharusnya dikenali dan diperbaiki untuk meningkatkan kinerja operasionalnya.
Bertambahnya persediaan meningkatkan lead-time, menggunakan luas lantai produktif,
identifikasi masalah menjadi tertunda, dan menghalangi komunikasi. Dengan
menciptakan aliran langsung dari proses ke proses di banyak industri manufaktur, telah
meningkatkan mutu pelayanannya kepada pelanggan, menghapuskan persediaan
dalam proses serta menghemat biaya produksi.

Kegemukan juga merupakan bentuk dari kelebihan persediaan.

5.1 Penyebab dari persediaan

 Hilir
 Permintaan tidak terpercaya
 Permintaan tidak menentu
 Perkiraan (forecast) buruk
 Informasi pasar buruk
 Proses
 Lead time produksi panjang
 Waktu set up lama
 Frekuensi kerusakan mesin tinggi
 Defect tinggi
 Absensi / turnover tinggi
 Kapasitas peralatan tidak seimbang
  Hulu
 Pemasok tidak terpercaya
 Lead time panjang
 Harga tdk stabil

5.2 Akibat dari persediaan

 Biaya penanganan tinggi
 Tambahan area penyimpanan
 Biaya bunga
 Keruwetan sistim telusur
 Tambahan rework, menyembunyikan masalah sebenarnya
 Administrasi dan dokumen-dokumen
 Aliran informasi tidak lancar
 Biaya pembuangan tinggi
 Material atau lahan tidak terpakai
 Sulit mengelola material FIFO (First In First Out)

5.3 Daftar periksa pemborosan persediaan

 Banyak persediaan berada di rak dan lantai
 Rak dan penempatan produk di lantai banyak menggunakan luas area kerja
 Persediaan yang menghalangi jalan
 Barang dalam proses menumpuk dari proses yang individual
 Barang dalam proses menumpuk diantara operator
 Barang dalam proses menumpuk diantara proses
 Sulit untuk mendeteksi jumlah barang sedang dalam proses

5.4 Mencegah persediaan

 Line balancing
 Produksi 'one-piece-flow'
 Work Standard
 Menurunkan waktu set-up mesin / changeover - SMED
 Membina para pemasok
6) GERAKAN (MOTION)

Segala gerakan dari manusia atau mesin yang tidak memberi nilai tambah pada barang
atau jasa.
Pemborosan ini berhubungan dengan ergonomi, dapat dilihat di semua gerakan seperti
menekuk, meregang, berjalan, mengangkat, dan menggapai.
Ergonomi juga merupakan persoalan kesehatan, keselamatan dan keamanan bagi
karyawan di perusahaan. Pekerjaan dengan gerakan berlebihan sebaiknya dianalisa
dan dirancang kembali dengan melibatkan para karyawan pabrik untuk memperbaiki
kinerjanya.
Bergerak belum tentu bekerja, mondar mandir kebingungan mencari sesuatu adalah
pemborosan.

Di banyak industri perakitan, produktivitas kerja operator dicapai lebih baik dengan
posisi berdiri daripada posisi duduk.

6.1 Penyebab dari pemborosan gerakan

 Lay-out stasiun kerja yang buruk
 Tempat kerja berantakan
 Metode kerja tidak beraturan
 Bekerja dalam ukuran batch yang besar

6.2 Akibat dari pemborosan gerakan

 Aliran material tidak menentu
 Produktivitas menurun
 Mengurangi Mutu
 Cedera otot atau persendian
  Biaya pengobatan atau absensi karyawan meningkat
 Antusias kerja karyawan menurun
 Turnover operator tinggi

6.3 Daftar periksa pemborosan gerakan

 Berjalan
 Memutar
 Gerakan lengan tangan
 Gerakan pergelangan tangan;
 Hanya bekerja dengan satu tangan
 Waktu tunggu digunakan untuk mengamati;
 Terjadi set-up produk / melepaskannya
 Proses yang berulang-ulang tidak ada standarnya
 Gerakan operator selalu berubah-ubah dari siklus ke siklus, tidak sama
 Procesnya banyak dan kecil-kecil, banyak gerakan yang tidak perlu

6.4 Mencegah pemborosan gerakan

 Disiplin ber-5R

Memposisikan diri pada keadaan 'nyaman' namun tidak benar dalam jangka waktu yang
lama akan mengakibatkan cedera
7) CACAT (DEFECT)
Pemborosan ini berdampak langsung kepada kelangsungan hidup perusahaan dimana
produk cacat mengakibatkan kerja ulang atau membuat produk skrap, biaya yang
dikeluarkan pun luar biasa.
Biaya-biaya ini termasuk mengkarantinakan persediaan, memeriksa ulang, penjadwalan
kembali, dan kehilangan kapasitas.
Di banyak organisasi total biaya dari cacat sangat berarti bagi persentase biaya
produksi. Bagaimana akibatnya bila produk cacat ditemukan di Pelanggan? Berapakah
biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan?
Dengan melibatkan Karyawan dalam melakukan perbaikan prosesnya yang
berkesinambungan maka sangatlah besar peluang untuk mengurangi cacat di banyak
proses kerja.

7.1 Penyebab dari produk cacat

 Proses yang bermacam-macam, pengendalian proses yang lemah

 Jumlah persediaan komponen yang tidak berimbang
 Perencanaan perawatan yang buruk atau mesin yang tidak dapat diandalkan
 Pendidikan, pelatihan, instruksi kerja yang buruk
 Disain produk yang buruk
 Tingkat inventori yang tinggi
 Tata letak yang jelek (poor layout)
 Permintaan Pelanggan yang sulit dipahami
 Operator melakukan kekeliruan

7.2 Akibat dari produk cacat

 Barang dikembalikan
 Downgrading
 Klaim garansi
 Biaya pertanggung jawaban
 Biaya penarikan kembali
 Diskon
 Pelanggan pergi

7.3 Daftar periksa produk cacat

 Komplain dari proses berikutnya
 Cacat terjadi di dalam proses
  Terjadi "human error"
 Cacat karena komponennya kurang
 Cacat karena salah pasang komponen
 Prosesnya terbaikan
 Sedang memproduksi cacat
 Tidak ada sistim anti salah, "Poka-Yoke"
 Tidak ada inspeksi di dalam proses
 Cacat dijadikan proyek Improvement

7.4 Mencegah produk cacat

 Built-in-Quality
 Produksi sistim tarik satu per satu - One-piece-pull
 Menerapkan sistim anti kesalahan - "Poka-Yoke"
 Autonomation atau "Jidoka"
 Cacat : Tidak diterima - Tidak dibuat - Tidak dilanjutkan.

Mekanisme Anti Salah - "Poka-Yoke" di laci peralatan kerja Anda.

PENDEKATAN REDUKSI PEMBOROSAN
NO KATEGORI JENIS PENDEKATAN METODE FOKUS
PEMBOROSAN PEMBOROSAN REDUKSI PENINGKATAN PENINGKATAN
PEMBOROSAN KINERJA
1 ORANG  processing  manajemen  penetapan standar  tata letak (layout)
 motion tempat kerja kerja  pemasangan
(PEOPLE)  waiting (workplace  perngorganisasian label (labelling)
management) tempat kerja (5S)  instruksi kerja
 kaizen program  reduce takt time
 visual displays
 skills training
2 KUANTITAS  inventory  Just in Time  levelling kanban  work balance
 transportasi  quick setup  WIP location
(QUANTITY)  over production  preventing  kanban location
maintenance  lot sizes
 changeover
analysis
 preventive
maintenance
analysis
3 KUALITAS  fixing defects  mistake  detection warning  fixture
proofing  prediction modification
(QUALITY)  autonomation  prevention  succesive checks
 jidoka  limit switches
 check sheets
 templates & form
4 INFORMASI  palnning  TI berfokus  plan  queue analysis
 scheduling proses  schedule track  job status by
(INFORMATION)  execution  optimize proses
 timing of
completion

SUMBER PEMBOROSAN DALAM SISTEM BISNIS

INPUT PROSES OUTPUT

 kelebihan persediaan  pekerjaan ulang (rework)  kelebihan produksi

(inventory)  proses tidak efisien  produksi cacat
 material yang tidak terpakai  proses kuno/ usang  produksi usang/ ketinggalan mode
(cacat, usang)  proses tidak andal
 PEMBOROSAN PADA DEPARTEMEN/ BAGIAN

 PEMBOROSAN PADA LINI PRODUKSI

 pekerjaan ulang (rework)
 scrap
 hasil rendah
 inventory pengaman (buffer inventories)
 lini produksi berhenti karena kegagalan mesin/ peralatan
 lini produksi berhenti karena kekurangan material
 kerusakan mesin dalam waktu lama
 perubahan rekayasa (engineering changes)
 tambahan penggunaan input karena desain yang jelek
 kekurangan peralatan yang sesuai
 prosedur dan instruksi kerja yang tidak jelas
 tingkat absensi tinggi dari karyawan produksi
 ketiadaan pelatihan bagi karyawan produksi
 tata letak pabrik yang jelek
 waktu setup mesin yang panjang
 kualitas material yang rendah
 kelebihan kertasa kerja (paper work)
 waktu yang terbuang dari pekerja (waiting/ idle time)
 DAN LAIN-LAIN

 PEMBOROSAN PADA DEPARTEMEN MATERIAL

 inventory pengaman (buffer inventories)
 kelebihan material
 material yang usang
 waktu inspeksi kedatangan material yang lama
 kehilangan inventori
 terlalu banyak pemasok
 terlalu banyak pesanan pembelian (PO)
 keterlambatan pengiriman
 fasilitas terlalu luas untuk penyimpanan inventori
 selisih perhitungan material yang datang dengan pesanan pembelian (PO)
 perencanaan dan peramalan material yang jelek
 kelebihan penggunaan kertas kerja (paper work)
 DAN LAIN-LAIN
 PEMBOROSAN PADA DEPARTEMEN PEMBELIAN (PURCHASING)
 keterlambatan/ ketidaktepatan penerbitan PO
 keterlambatan penyerahan material
 ketidaktepatan kualitas material sesuai spesifikasi yang dibutuhkan
 kekurangan kuantitas material yang dipesan
 ketiadaan analisis dari pemasok material
 keterlambatan dalam menangani keluhan (complaint)

 PEMBOROSAN PADA DEPARTEMEN AKUNTANSI & KEUANGAN

 keterlambatan pembuatan laporan keuangan
 kesalahan pemasukan data ke dalam komputer
 kesalahan dalam pembuatan laporan spesifik
 ketiadaan laporan biaya kualitas (cost of quality) perusahaan
 ketiadaan analisa finansial untuk menentukan efektivitas dari implementasi
program-program peningkatan kinerja
 kesalahan melakukan penagihan kepada pelanggan
 keterlambatan melakukan pembayaran kepada pemasok material dan suplies
 ketidaktepatan dalam melakukan prediksi anggaran (budget)
 payrolll error
 DAN LAIN-LAIN

 PEMBOROSAN DALAM KANTOR (OFFICE)

 menghasilkan laporan yang tidak diperlukan
 membuat extra copies dari laporan (duplikasi)
 pencetakan, email, pengiriman dokumen yang sama
 pemasukan informasi berulang pada dokumen kerja atau formulir
 persetujuan atau tanda tangan dari banyak orang (berlebihan)
 ketergantungan pada bagian lain untuk menyelesaikan tugas
 keterlambatan dalam menerima informasi
 masalah-masalah dalam program komputer
 pencarian file dalam komputer
 penyerahan dokumen kerja yang tidak dibutuhkan / berlebihan
 dukumen menunggu untuk persetujuan
 DAN LAIN-LAIN