Identifikasi Masalah di Instalasi Rekam Medik

No. Kegiatan Masalah Identifikasi Solusi Solusi Terbaik

1. Pendaftaran - Masih ditemukan 1 - Petugas antrian -
- Rawat Jalan antrian untuk 2 orang menghimbau calon
- IGD calon pasien/ lebih pasien/ keluarga dan
- Rawat Inap sehingga membuat dibuatkan
proses pendaftaran pengumuman di
terganggu tempat pengambilan
antrian bahwa 1 nomor
untuk 1 pasien
- Perubahan sistem lama - Tampilan sistem
ke sistem baru yang didesign lebih simple
lebih rumit dikarenakan dengan tampilan yg
tampilan yang baru lebih besar dengan
terdapat banyak item yg mengurangi item yg
harus diisi petugas dan tidak diberi tanda (*)
tampilan yg lebih kecil misal gol.darah ,
dari sebelumnya kewarganegaraan,
sehinga membutuhkan nomor telepon,
penambahan waktu pendidikan dll
untuk petugas sehingga
mengentry data pasien mempermudah
dan menyebakan petugas dalam entry
terlihat penumpukan data pasien dan
pasien di loket pengurangi
pendaftaran dengan penumpukan pasien
jumlah pasien yg diloket pendaftaran
semakin meningkat

- Sistem baru untuk

pendaftaran rawat inap - Khusus untuk ibu yg
(khususnya By) akan menjalani proses
menjadi sedikit rancu melahirkan sebaiknya
karena hanya akan di langsung di buatkan
entry apabila By telah list By dengan terlebih
lahir dan List/ DRM By dahulu mengentry data
dibuat tanpa no.MR By sesuai dengan data
sedangkan sistem yang ibu (tgl lahir di buat pd
baru riwayat data Ibu saat hari dan jam yg
yg telah dientry sama) untuk
tampilannya kurang mengurangi kesalahan
lengkap sehingga petugas dalam entry
membingungkan data dan list By
petugas bila tidak mendapatkan no.MR
langsung mengentry By dengan data yg
atas nama ibu (By.Ny) diadopsi dari data ibu
- Terdapat beberapa
Pasien rawat inap yg
telah didaftarkan di - Sebaiknya
loket pendaftaran dikhususkan petugas
ranap/IGD yg belum untuk entry voucher
mendaptkan voucher diluar tanggung
untuk kamar perawatan jawabnya dalam
dr IGD dikarenakan menangani pasien
focus petugas IGD sehingga tidak terjadi
untuk melayani dan penumpukan pasien
memberi penanganan IGD yg belum diberi
utama kepada pasien voucher kamar
gawat darurat sehingga perawatan.
terkadang lupa untuk
 mengentry voucher
kamar perawatan.

- Terkadang petugas
IGD mengirim pasien
ke kamar perawatan - Sebaiknya dihimbau
tanpa mengkonfirmasi untuk petugas agar
voucher dan tidak lupa untuk
menghubungi bagian mengirim voucher
pendaftaran sehingga kamar perawatan dan
petugas harus mengkonfirmasi ke
mengecek keberadaan bagian pendaftaran
pasien atas nama (?) sehingga mengurangi
melalui iphone di kesalahan petugas
masing-masing ruang pendaftaran dalam
perawatan. mengkonfirmasi
kamar perawatan
(dikhawatirkan apabila
pergantian shiff jaga)
- Khusus untuk pasien yg
belum terdaftar di - Sebaiknya
sistem baru harus memungkinkan untuk
disisipkan terlebih mendata semua pasien
dahulu dari sistem lama dari sistem
ke sistem baru dengan sebelumnya agar dapat
konfirmasi (no.MR, mengurangi kesalahan
Nama, Tgl Lahir, dalam menyisipkan
Alamat) sedangkan data pasien meskipun
hampir semua pasien tidak begitu banyak
harus disisipkan tetapi mengingat
terlebih dahulu jumlah pasien yg
sehingga menambah berkunjung semakin
waktu dalam beban banyak maka dapat
kerja petugas menyebabkan
pendaftaran. kekahwatiran petugas
apabila terdapat
penumpukan jumlah
pasien
2. Distribusi - List/ DRM - Sebaiknya -
DRM didistribusikan ke poli/ pendistribusian
IGD tidak DRM/List
menggunakan Troly/ menggunakan
keranjang List keranjang/ troly agar
berkas tidak tercecer,
terjatuh atau
teridentifikasi identitas
pasien pada saat
menuju ke poli/IGD
karena DRM bersifat
rahasia
3. Assembling - - -
4. Filing - Kesalahan letak - Sebaiknya -
Rawat penyimpanan menggunakan tracer
Jalan/ untuk mengurangi
ranap kesalahan
penyimpanan dan
outguide (petunjuk
keluar) untuk
mengontrol
keberadaan DRM
- Rak penyimpanan - Sebaiknya dibuatkan
yang terlihat penuh proposal perhitungan
tidak sesuai dengan rak filing didesign
standar perhitungan dengan
rak dikarenakan memperhitungkan
masih terlihat DRM jumlah DRM sampai
yg tidak sekarang, prediksi
memungkinkan bertambahnya DRM
untuk disimpan di rak (kurun waktu
sehingga petugas ditentukan),
menaruhnya dilantai mengukur shaft
dengan diurutkan (jumlah sub 1 rak
sesuai dengan angka dan panjang rak
akhir. untuk volume
tamping rak,
ketebalan DRM
(rajal/ranap,
baru/lama)
menggunakan
sampel, jumlah rak
RM tersedia.
- Sebaiknya design
- Ruang penyimpanan ruangan
(filing) yg tidak menggunakan konsep
sesuai standar konsep tata ruang dan
tata ruang dan ergonomic dengan
ergonomi memperhatikan
suhu/kelembapan,
intensitas cahaya dll
 agar DRM terhindar
dari debu,
virus/bakteri,
kerusakan.
- Sebaiknya
dipisahkan antara
- DRM inaktif dan DRM aktif dan
Aktif disimpan dalam Inaktif dan
1 lokasi penyimpanan dikhususkan lokasi
untuk DRM inaktif
sesuai dengan
standar rekam medis
inaktif
- DRM inaktif
- Belum dilakukan dimusnahkan apabila
pemusnahan DRM DRM sudah menjadi
Inaktif DRM inaktif
- Sistem penjajaran
TDF adalah angka
- Sistem penjajaran akhir (primer) ke
(penyimpanan) yang angka tengah
salah (bukan TDF) (sekunder) lalu
kemudian ke angka
depan/ awal (tersier)

5. Coding

6. Indexing Kķkķn18

7. Pelaporan - Belum menggunakan - Sensus dibutuhkan -

Sensus Ranap untuk
mengumpulkan data
laporan statistik RS
(bisa juga
menggunakan
register ranap)
- Dikhususkan
- Laporan SIRS online petugas untuk update
SIRS online
 - Pengumpulan data
dan pengolahan data - Akan lebih baik jika
data dpt
untuk menjadi
dikumpulkan dan
laporan RS masih dioleh dengan
dilakukan dengan komputerisasi untuk
mengurangi
cara manual
kesalahan dalam
pembuatan laporan
8. Korespon- - Alur pembuatan - SOP pengajuan untuk -
densi resume (SKM) u/ keperluan Peradilan
peradilan - SOP pengajuan untuk
- Alur pembuatan keperluan Asuransi
resume (SKM) u/
asuransi
9. SDM - Kurangnya pelatihan - Sebaiknya diberikan -
sebagai petugas pelatihan untuk
perekam medis petugas dalam
lingkup rekam medis
- Mengupdate
- Beban kerja yang perhitungan beban
tidak sesuai dengan kerja sesuai dengan
jumlah perhitungan jobdesk di UKRM
tenaga kerja
sebelumnya
10. SOP dan Alur - SOP masih berupa - Sebaiknya SOP -
di UKRM file dan bukan rekam medis ada di
printout ruangan
- Belum ada buku - Sebaiknya dibuatkan
pedoman Buku Pedoman
penyelenggaraan Penyelenggaraan
rekam medis Rekam Medis
(BPPRM) Agar
petuas dapat
mengetahui tugas
dan fungsinya dalam
menjalankan
kegiatan sehari-hari
di UKRM
 - Tidak terdapat alur - Sebaiknya dibuatkan
yg menjelaskan alur alur paien dan alur
pasien/ alur DRM berkas DRM

11. Permasalahan - - -
lain

Desi Lavia Catur Wulandari, A.Md, RMIK