ORGANISASI BAGIAN ANGGARAN

Peragaan 2. Staf Keuangan Per Januari 1984

Lampiran 2, memberikan gambaran dari sebagian struktur organisasi dari
staf keuangan seperti yang anda dapat lihat dalam organisasi tersebut.

Wakil Presiden
Bagian Keuangan

Bendaharawan Kontroller Bagian Audit

Intern

Bagian Bagian Anggaran Bagian

Pembukuan Pengolahan Data

Bagian Bagian Bagian Bagian Bagian

Anggaran Anggaran Anggaran Anggaran Penggabungan
Administrasi Keuntungan Penelitian Dan Modal
Staf divisi Pengembang
 Prosedur Persetujuan
Penyampaian Informasi. Oleh karena yang akan kita permasalahkan
hanyalah terbatas kepada anggaran administrasi staf, kita akan membatasi
uraian ini kepada sifat dari informasi-informasi yang disampaikan oleh masing-
masing staf administrasi saja. Masing-masing staf administrasi tersebut
melengkapi jadwal berikut :
Anggaran berdasarkan klasifikasi biaya. Informasi ini
memperlihatkan usulan anggaran, anggaran tahun lalu serta perkiraan realisasi
biaya untuk tahun berjalan ayang didasarkan atas klasifikasi jenis pembiayaan.
Tujuan dari informasi semacam ini adalah untuk membandingkan anggaran
baru dengan anggaran tahun berjalan serta perkiraan realisasi biaya untuk tahun
berjalan atas dasar penggolongan jenis pembiayaan.
Anggaran berdasarkan aktivitas. Informasi ini memperlihatkan
informasi yang sama dengan kelompok laporan yang pertama, hanya saja disini
informasi tersebut diklasifikasikan berdasarkan komponen-komponen
organisasi. Tujuan dari informasi semacam ini adalah untuk menunjukkan
aktivitas-aktivitas mana saja yang mengalami kenaikan, aktivitas yang
mengalami penuruan, serta untuk mengetahui informasi tentang aktivitas yang
diusulkan.
Penjelasan tentang adanya perubahan. Informasi ini merupakan suatu
surat yang menyertai rencana usulan anggaran dan menerangkan alasan-alasan
dari usulan anggaran tersebut. Penjelasan tersebut kita bagi dalam dua kategori
yaitu :perubahan-perubahan ekonomi, perubahan/variasi kegiatan dibandingkan
dengan kegiatan pada tahun berjalan, penambahan aktivitas baru ataupun
pengurangan dari aktivitas lama. Laporan ini diserahkan oleh masing-masing
staf administrasi kepada departemen anggaran dua minggu sebelum
mempersentasikan anggaran dalam rapat penilaian anggaran.
Persentasi Usulan Anggaran
Masing-masing anggaran bagian staf administrasi tersebut harus disetujui
dan disahkan oleh presiden dan wakil presiden eksekutif dalam rapat penilaian
anggaran. Pada hari yang telah ditetapkan wakil direktur dari bagian yang akan
dibahas menyampaikan persentasinya kepada presiden direktur dan wakil
presiden eksekutif. Persentasi ini harus didasarkan atas usulan anggaran yang
mereka sampaikan sebelumnya. Keseluruhan pihak yang menghadiri rapat ini
adalah : presiden direktur, wakil presiden eksekutif beserta eksekutif-eksekutif
lainnya, presiden bagian keuangan, controller, manajer anggaran, serta
beberapa penyedia bagian anggaran yang terlibat. Selama persentasi
berlangsung, pertanyaan boleh langsung diajukan oleh presiden direktur dan
wakil presiden eksekutif. Kemudian pertanyaang dapat dijawab oleh wakil
presiden bagian staf administrasi ataupun oleh salah seorang anggota eksekuitf
dari kelompoknya. Pada akhir persentasi presiden direktur bersama dengan
wakil presiden eksekutif akan memutuskan apakah anggaran tersebut disetujui
atau tidak. Segera setelah persetujuan itu ditetapkan, maka anggaran tersebut
secara sah berlaku untuk mengatur kegiatan di tahun yang akan datang.

Fungsi Departemen Anggaran

Fungsi departemen anggaran dalam kaitannya dengan staf administrasi

tersebut adalah untuk memperinci informasi-informasi yang harus disampaikan
serta mengatur jadwal waktu untuk penyerahan informasi tersebut serta untuk
menjaga agar persentasi tersebut dapat dilaksanakan dengan jujur. Untuk
memenuhi fungsi yang terakhir departemen aggaran harus menganalisis usulan
anggaran dan memastikan bahwa adanya fakta-fakta tersebut disampaikan
secara tepat.