Product Planning And Inventory Control (PPIC)

A. Pengertian PPIC

PPIC adalah Sistem Pemantauan dan Pengendalian persediaan sehingga

bisa dipertahankan stok minimal yang ideal dan tetap terjamin pemenuhan

kebutuhan produk di pasaran.

B. Tujuan dan Fungsi PPIC

Tujuan pokok PPIC adalah merencanakan dan mengendalikan aliran bahan-

bahan yang masuk ke proses produksi, bahan / barang yang sedang dalam proses,

barang atau bahan yang keluar dari pabrik sehingga profil yang diinginkan

perusahaan dapat dicapai optimal dan efisien.

Fungsi pokok PPIC yaitu

1. Fungsi Perencanaan

Menentukan sasaran dan langkah-langkah yang akan dilakukan untuk

mencapai sasaran.

2. Fungsi Pengendalian

Alat manajemen untuk memastikan bahwa pelaksanaan telah sesuai dengan

rencana. Sasaran Utama yaitu terciptanya proses produksi yang efektif dan

efisien serta menguntungkan bagi perusahaan.

Tugas bagian perencanaan produksi (product planning) meliputi:

(a) Membuat jadwal perencanaan dari kegiatan di bagian produksi berdasarkan

permintaan dari bagian pemasaran dan berdasarkan kapasitas mesin,

(b) Memonitoring realisasi jadwal yang sudah ditentukan,

(c) Mengecek stok dari bahan baku dan kemasan.

 Persediaan (inventory) sangat berguna dalam suatu perusahaan untuk

memenuhi kebutuhan produksi. Tugas dari bagian ini adalah:

(a) Mengendalikan stok dari bahan baku, kemasan, dan bahan jadi agar sesuai

dengan perencanaan produksi dan permintaan dari pemasaran,

(b) Mengevaluasi stok dari bahan baku, kemasan dan barang jadi untuk diadakan

konfirmasi dengan pemasaran tentang adanya obat jadi yang harus dijual.

C. Mekanisme Kerja PPIC

Mekanisme kerja dari PPIC adalah sebagai berikut:

1. Sistem perencanaan

a. Perencanaa produksi (job order, contoh produk)

Dibuat dalam skala tahunan, kuartal, bulanan berdasarkan estimasi sales

bagian marketing dan evaluasi data-data delivery atau adanya job order

b. Perencanaan kebutuhan awal

 Berpedoman pada rencana induk produksi

 Berdasarkan komposisi produk; jenis bahan (bahan baku, pembantu

pengemas) jumlah bahan (kg, liter, meter, biji) waktu pengadaan dan

pemakaian, pembelian minimal yang dipersyaratkan.

 Berdasarkan sumber bahan: lokal, impor, nilai atau jumlah stok

minimum, kebutuhan total bahan yang digunakan, jadwal pemasaran,

penerimaan, pemakaian (diperhitungkan dengan batasan waktu

sesuai fakta dan data pengalaman).

 Berdasarkan standar ratio stock

 Agar stok minimal tidak terlalu besar atau terlalu kecil perlu ditentukan

skala indeks sebagai dasar untuk memudahkan kontrol.

2. Sistem pengontrolan

a) Ketat: untuk barang-barang yang harganya mahal, cek pemakaian barang,

jumlah reject maupun vield

b) Normal: untuk barang-barang yang haraganya tidak terlalu mahal

dilakukan secara normal dan umum

c) Periodik: untuk barang yang harganya murah dilakukan secara periodik

dengan mencocokan stok dengan kondisi nyata.

3. Sistem pengendalian

Mempelajari order dari bagian marketing dan mempersiapkan kebutuhan

produksi; mengumpulkan data dan analisa kegiatan produksi, hasil produksi,

kapasitas, dan perkiraan inventory; mengorganisasikan fakta-fakta untuk

menyusun rencana tentang estimasi penjualan untuk kebutuhan material,

prosedur perencanaan dan pengendalian persediaan, mengembangkan

standar yield dan tenaga kerja; merencanakan rencana pengendalian; dan

melakukan modifikasi perencanaan.

4. Sistem pengadministrasian

Dilakukan secara komputerisasi dengan sistem online

 Secara perorangan

Untuk keperluan di work shop masing-masing missal hasil untuk

memasukkan data, menghitung kebutuhan material, menghitung hasil

proses, mengevaluasi hasil, proses mengolah data, dan menganalisa.

  Secara gabungan

Semua pihak yang terhubung dalam program gabungan.

Entry data di work shop masing-masing, hasil proses digabung secara

otomatis oleh komputer pusat data sehingga tampilan data bisa dilihat

atau dikontrol.

Adapun setelah PPIC membuat rancangan pengadaan barang yang

berupa OR (order Requestion) selanjutnya dikirimkan secara online ke

departemen purchase untuk ditindak lanjuti dan diubah menjadi PO (Purchase

order) dan pemesanan barang bisa segera dilakukan.

D. Parameter Kinerja PPIC

 CDI (Coverage in Days Inventory) yaitu besarnya persediaan yang dapat

untuk mengover kebutuhan industri (dalam satuan hari kerja).

CDI = (Jumlah persediaan x jumlah hari kerja dalam 1 bulan) / Omset

penjualan per bulan. Semakin kecil nilai CDI = kinerja PPIC semakin baik,

karena jumlah persediaan tidak terlalu besar.

 Servis level (%), yaitu presentase pemenuhan permintaan obat jadi

(penjualan) oleh bagian produksi.

Servis level = (Jumlah pesanan) / jumlah yang diproduksi x 100%. Semakin

tinggi nilai servis level (100%) PPIC = kinerja semakin baik karena dapat

memenuhi permintaan marketing.

E. Pemilihan Supplier

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam memilih supplier :

1. Merupakan badan hukum yang sah

2. Memiliki sertifikat CoA (Certificate of Analysis).

3. Dari peralihan CPOB/GMP ke CPOB terkini/cGMP pemasok harus

menyertakan kelengkapan dokumen master file disebut DMF (Drug Master File)

yang merupakan salah satu standar yang dipersyaratkan oleh cGMP.

4. DMF merupakan main requirement dan bukti bahwa supplier adalah

perusahaan yang telah memiliki sertifikat standar cGMP. Badan POM memberi

perhatian khusus pada DMF yang merupakan informasi rinci original sub

mission dan amandemens yang mencakup data. Dalam memilih bahan baku

yang menunjang product savety, efficacy and quality, industry harus

memperhitungkan standar expektasi pasar yang jelas makin tinggi.

5. Proses evaluasi dimana harus dilihat pemasok mempunyai peralatan yang

secara rutin sudah dikalibrasi. Untuk menunjukkan komitmen terhadap kualitas

beberapa vendor memiliki sertifikat ISO 9000

6. Pelanggan dapat melakukan audit terhadap pemasok, vendor, supplier sebelum

memutuskan kerjasama.

7. Kontinuitas atau kesanggupan supplier dalam menyuplai barang yang

berkualitas secara terus-menerus.

8. Delivery time atau ketepatan waktu pengiriman sesuai dengan waktu

pengiriman yang telah ditentukan.

9. Layanan purna jual dan kemudahan dalam pembayaran.

F. Alur Pemesanan Barang

Marketing membuat PPIC membuat Rencana pembelian

forecast perencanaan produksi

Departemen purchasing PPIC Membuat Order

supplier
membuat PO (Purchase
Requestion)
Order)

Barang dikirim ke
gudang

G. Metode Dalam Pemesanan Bahan Baku

1. Metode Economic Order Quantity

Economic Order Quantity (EOQ) Menentukan pesanan persediaan ialah dengan

menentukan berapa banyak jumlah persediaan yang dibutuhkan perusahaan

dalam menjalankan kegiatannya.Untuk itu diperlukan metode EOQ (Economic

Order Quantity) agar dapat menentukan kuantitas persediaan yang ekonomis.

Perhitungan EOQ sebagai berikut

Keterangan:

D = Kebutuhan bahan periode

S = Biaya setiap satu kali pesan

H = Biaya penyimpanan barang per unit

 per periode

2. Safety stock

Untuk memesan suatu barang sampai barang itu datang, diperlukan jangka

waktu yang bervariasi daribeberapa jam sampai beberapa bulan.Perbedaan

waktu antara saat memesan sampai saat barang datang dikenal dengan istilah

waktu tenggang (leadtime). Waktu tenggang sangat dipengaruhi oleh

ketersediaan dari barang itu sendiri dan jarak lokasi antara pembeli dan

pemasok berada. Maka dari itu safety stock (yaitu jumlah persediaan bahan

minimum yang harus dimiliki oleh perusahaan untuk menjaga kemungkinan

keterlambatan datangnya bahan baku, sehingga tidak terjadi stagnasi) sangat

diperlukan. Metode ini dilakukan dengan menghitung selisih antara

pemakaian maksimum dengan pemakaian rata-rata dalam jangka waktu

tertentu (misalnya perminggu), kemudian selisih tersebut dikalikan dengan

lead time.

3. Reorder Point

Agar pembelian bahan yang sudah ditetapkan dalam EOQ tidak mengganggu

kelancaran kegiatan produksi, maka diperlukan waktu pemesanan kembali

bahan baku. Faktor-faktor yang mempengaruhi titik pemesanan kembali

adalah :

1. Lead Time. Lead time adalah waktu yang dibutuhkan antara bahan baku

dipesan hingga sampai diperusahaan. Lead time ini akan mempengaruhi

 besarnya bahan baku yang digunakan selama masa lead time, semakin lama

lead time maka akan semakin besar bahan yang diperlukan selama masa

lead time.

2. Tingkat pemakaian bahan baku rata-rata persatuan waktu tertentu.

3. Persediaan Pengaman (Safety Stock). Dari ketiga faktor di atas, maka

reorder point dapat dicari dengan rumus sebagai berikut,

Keterangan:

LD = Lead Time

AU = Average Usage = Pemakaian rata-rata

SS = Safety Stock

Untuk menaksir besarnya safety stock, dapat dipakai cara yang relatif lebih

teliti yaitu dengan Metode Perbedaan Pemakaian Maksimum dan Rata-Rata.

Metode ini dilakukan dengan menghitung selisih antara pemakaian

maksimum dengan pemakaian rata-rata dalam jangka waktu tertentu

(misalnya perminggu), kemudian selisih tersebut dikalikan dengan lead time.

Daftar Pustaka

1. Fatmawaty, A. , Farmasi Industri,

2. Erlina, 2002, Manajemen Persediaan, Fakultas Ekonomi, Universitas Sumatera

Utara