Anda di halaman 1dari 13

PANDUAN

PENDAFTARAN PASIEN RAWAT JALAN


DAN PENERIMAAN PASIEN RAWAT INAP

RUMAH SAKIT PRIMA MEDIKA


JL. SLAMET RIYADI NO. 321 PEMALANG
BAB I
PENDAHULUAN

A. DEFINISI
Pelayanan pendaftaran adalah mencatat data sosial pasien untuk mendapatkan
pelayanan kesehatan yg dibutuhkan, dan mencatat hasil pelayanannya.. Menyediakan
skrining medis yang sesuai untuk setiap orang yang datang ke rumah sakit
yang meminta pemeriksaan atau pengobatan untuk suatu kondisi medis.
Skrining medis harus dapat digunakan untuk menentukan apakah pasien
mempunyai kondisi medis yang emergensi. Suatu kondisi medis yang
emergensi berarti pasien dengan gejala akut yang cukup berat dan tanpa
perhatian medis yang segera dapat diperkirakan akan mengakibatkan
kesehatan pasien dalam bahaya yang serius, gangguan fungsi tubuh yang
serius, atau disfungsi yang serius dari organ tubuh atau bagian.
Pasien bukan emergensi akan mendapat perawatan yang kontinue sesuai
dengan status klinisnya dan sumber daya yang tersedia. Untuk pasien yang
membutuhkan pelayanan diluar dari yang tersedia di Rumah Sakit Prima
Medika mereka akan dipindahkan/dirujuk ke fasilitas perawatan kesehatan
yang sesuai. Rumah Sakit Prima Medika mempunyai perjanjian dan hubungan
dengan organisasi/fasilitas agar dapat memberikan pasien perawatan yang
sesuai jika sumber daya yang dibutuhkan tidak tersedia di Rumah Sakit Prima
Medika. Daftar dari fasilitas perawatan kesehatan yang berafiliasi dapat dilihat
di Ruang Emergensi.
Struktur dari kebijakan ini terdiri dari tiga bagian: Bagian I: Kebijakan
Utama, bagian II: ruang lingkup pelayanan di Rumah Sakit Prima Medika,
bagian III: pedoman akses untuk perawatan dan penerimaan. Walaupun
terdapat perbedaan dalam setiap aspek menurut persyaratan praktis dari
pelayanan, persyaratan tersebut akan mempunyai prinsip umum yang sama.
Dokumen ini berlaku untuk semua petugas kesehatan yang bekerja di
Rumah Sakit Prima Medika, termasuk manajerial, bidan, perawat, dokter, dan
petugas kesehatan yang berhubungan atau siapapun yang membuat kontak
pertama dengan pasien dan melakukan penilaian mengenai kebutuhan pasien
tersebut.
B. TUJUAN
1. Tujuan umum
Meregistrasi pasien untuk memastikan agar catatan pelayanan kesehatan
pasien sekarang, sebelumnya dan berikutnya terangkum di dalam satu
catatan rekam medis pasien yang sama.
2. Tujuan khusus dari pendaftaran rawat jalan adalah :
a) Untuk membangun repons yang sesuai oleh unit emergensi dalam
menerima, menyaring dan menstabilkan pasien yang datang dengan
kondisi klinis darurat.
b) Untuk memastikan standarisasi penerimaan pasien rawat inap, dan
pendaftaran pelayanan pasien rawat jalan.
c) Untuk memberikan pedoman bagi semua staf petugas kesehatan
dalam memberikan perawatan untuk proses akses bagi pasien untuk
mendapat perawatan, serta kontinuitas perawat.
BAB II
RUANG LINGKUP

Bahwa prosedur pelayanan rumah sakit terbagi menjadi :


a) Prosedur pelayanan rawat jalan (pasien baru dan pasien lama)
b) Prosedur pelayana pasien rawat inap
c) Prosedur pelayanan gawat darurat
Dilihat dari segi pelayanan rumah sakit, dapat dibedakan mejadi :
a) Pasien yang dapat menunggu
b) Pasien berobat jalan yang dating dengan perjanjian
c) Pasien yang dating tidak dalam keadaan keadaan gawat
d) Pasien gawat darurat
Sedangkan menurut jenis kedatangannya, pasien dapat dibedakan menjadi :
a) Pasien baru
Pasienyang baru pertama kali dating ke rumah sakit untuk mendapatkan
pelayanan
b) Pasien lama
Pasien yang pernah dating ke rumah sakit untuk mendapatkan pelayanan lagi

Pasien dapat melakukan akses untuk mendapat perawatan :


a) Rawat Jalan – Poliklinik dan one day care (ODC)
b) Unit Emergensi
c) VK
d) Pendaftaran langsung (Direct Admission) ke unit rawat inap (Booked
admission)
Pasien hanya dapat dilayani di Rumah Sakit Prima Medika jika tersedia jenis
layanan yang di butuhkan. Apabila layanan yang di butuhkan tidak memadai atau
tidak ada, maka pasien harus di rujuk ke rumah sakit lain yang memiliki kebutuhan
jenis layanan yang dibutuhkan pasien saat itu dengan sebelumnya dilakukan test
pemeriksaan penunjang sebagai dasar pengambilan keputusan sesuai standard
pelayanan medis.
Pasien akan dipindahkan ke rumah sakit lain, untuk mendapatkan pelayanan
yang sesuai, ketika tidak tersedianya pelayanan tersebut di Rumah Sakit Prima
Medika atau jika pasien ingin untuk dipindahkan ke rumah sakit dikarenakan
asuransi atau masalah lainnya (merujuk kepada kebijakan transfer pasien).
BAB III
TATA LAKSANA

Semua pasien yang mendapatkan pelayanan perawatan kesehatan, atau yang


akan mendapatkan pelayanan kesehatan, harus diregistrasikan di dalam data
pasien dan mendapatkan nomor rekam medis. Ini meliputi pasien rawat inap
(termasuk bayi baru lahir), pasien rawat jalan, dan pasien yang hanya
memeriksakan spesimen (contoh: sample darah) diregisterkan sebagai pasien.
Keberhasilan mengidentifikasi pasien menurunkan angka duplikasi registrasi. Jika
pasien tidak mempunyai satu identitas unik dan spesifik maka hal ini dapat
mengganggu pelayanan pasien.
A. Proses Pendaftaran Pasien Rawat Jalan
Pelayanan kesehatan rawat jalan kini merupakan salah satu pelayanan yang
menjadi perhatian utama rumah sakit di seluruh dunia. Hampir seluruh rumah
sakit di Negara Maju kini meningkatkan mutu dan kualitas pelayanan terhadap
pelayanan rawat jalan.
Berdasarkan DEPKES 1997, system penerimaan pasien baru rawat jalan
adalah :
1. Pasien mengisi formulir pendaftaran pasien baru
2. Data pada formulir pendaftaran dapat diinput pada computer
3. Mencetak ringkasan riwayat klinik
4. Menctak kartu pasien
5. Mencetak kuitansi pendaftaran
6. Mencetak nomer urut polikilinik yang dituju
7. Mencetak kartu index utama pasien
8. Melaksanakan pendaftaran pasien baru di TPP Rawat jalan
9. Ringkasan riwayat klinik dikirim ke poliklinik yang d tuju

Sedangkan proses penerimaan pasien rawat jalan yakni :


1. Pasien datang di bagian loket pendaftaran dan diterima oleh petugas loket
pendaftaran.
2. Petugas menanyakan apakah pasien tersebut merupakan pasien baru
(pasien yang baru pertama kali berkunjung, tidak membawa kartu berobat
dan kehilangan kartu) atau pasien lama
3. Jika pasien tersebut adalah pasien baru, maka petugas pendaftaran
mendaftar pasien sbb:
Petugas pendaftaran melengkapi formulir rekam medis penerimaan
pasien baru dengan mewawancarai pasien tersebut ;
a) Petugas pendaftaran mencetak Kartu Identitas Pasien
b) Petugas pendaftaran menanyakan poli mana yang dituju
c) Petugas pendaftaran menyerahkan Kartu Identitas Pasien kepada
pasien
d) Petugas pendaftaran menyarankan pasien untuk menuju ke poli yang
dituju
e) Petugas pendaftaran membawa formulir rekam medis pasien ke poli /
unit pelayanan yang dituju
Di Unit Pelayanan / Poliklinik :
a) Petugas di unit pelayanan memberikan pelayanan kesehatan bagi
pasien;
b) Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan yang lain?
c) Jika Ya, maka petugas menyiapkan formulir rujukan ke unit yang
dituju dan diisi oleh dokter pemeriksa
d) Kemudian pasien dianjurkan menuju ke unit pelayanan yang dituju
didampingi dengan perawat atau petugas.
e) Perawat serah terima formulir rekam medik dan pasien dengan
perawat unit pelayanan yg dituju.
f) Jika tidak, maka pasien / keluarganya dipersilahkan mengambil obat
di bagian farmasi;
4. Jika pasien tersebut adalah pasien lama, maka petugas pendaftaran
mendaftar pasien sebagai berikut:
a) Petugas menerima dan meneliti kartu identitas berobat pasien;
b) Petugas pendaftaran mendaftar pasien sesuai dengan pelayanan yang
akan dituju dengan mewawancarai pasien tersebut;
c) Petugas mengambil berkas rekam medis pasien
d) petugas mendistribusikan semua berkas rekam medis pasien ke
poliklinik yang dituju;
Di Unit Pelayanan / Poliklinik :
a) Petugas di unit pelayanan memberikan pelayanan kesehatan bagi
pasien
b) Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan yang lain?
c) Jika Ya, maka petugas membawa formulir rujukan dan pasien ke unit
yang dituju;
d) Jika ada tindakan, pasien menyelesaikan administrasi dikasir untuk
pasien umum
e) Jika tidak, maka pasien / keluarganya dipersilahkan mengambil obat di
bagian farmasi.
f) Petugas mempersilahkan pasien pulang
g) Jika prosedur diatas tidak diindahkan oleh petugas pendaftaran dan
terkait, maka, petugas yang bersangkutan mendapatkan sangsi oleh
pihak manajemen maupun direktur.
h) Merujuk ke prosedur registrasi pasien rawat jalan dan rawat inap
untuk informasi proses yang lebih rinci.

Setelah mendapatkan pelayanan yang cukup dari poliklinik, ada beberapa


kemungkinan dari setiap pasien:
a) Pasien boleh pulang langsung
b) Pasien diberi slip perjanjian oleh petugas klinik untuk datang kembali pada
hari yang telah ditentukan
c) Pasien dirjuk atau dikirim ke rumah sakit lain
d) Pasien harus keruang perawatan
e) Semua berkas rekam medis pasien yang telah mendapatkan pelayanan
medic harus kembali kebagian rekam medisnya
f) Pasien harus rawat inap dan rekam medisnya dibawa ke ruang perawatan

B. Proses Penerimaan Pasien Rawat Inap


Pasien dapat didaftarkan masuk ke rumah sakit oleh dokter spesialis yang
memiliki Surat Ijin Praktek di Rumah Sakit Prima Medika.
Dokter spesialis akan menjabarkan kondisi pasien dan diagnosis
sementara kepada admission dalam SPR. SPR tersebut berlaku tidak lebih dari
24 jam. Jika lebih dari masa berlaku tersebut, pasien harus dikaji ulang.
Penerimaan pasien non-emergensi atau pasien rujukan ke Rumah Sakit Prima
Medika harus dilakukan verfikasi terlebih dahulu mengenai kelayakan pasien
serta kesediaan unit pelayanan sesuai kebutuhan pasien untuk dirawat di
Rumah Sakit Prima Medika
Semua admission memerlukan kelengkapan Surat Perintah Rawat Inap
dari dokter spesialis atau dokter umum dengan instruksi dari dokter spesialis
atau dokter umum yaitu:
1. Surat Perintah Rawat Inap
2. Diagnosis saat datang
Jenis – jenis pendaftaran :
1. Pendaftaran yang direncanakan (elektif) : pendaftaran yang sudah
direncanakan merupakan pendaftaran rawat inap dari pasien yang sudah
direncanakan sebagai tindak lanjut untuk mendapatkan pelayanan rawat
inap. Semua data akan dikumpulkan sebelum tanggal yang sudah
ditentukan. Pasien diinstruksikan untuk melapor ke bagian pendaftaran.
2. Pendaftaran bagi pasien rawat jalan: Pasien mungkin didaftarkan secara
langsung dari poliklinik Rumah Sakit Prima Medika. Dokumen yang
diperlukan akan dikirimkan ke bagian pendaftaran dan pasien akan
mendapatkan kamar perawatan yang sesuai dan tersedia di unit rawat
inap.
3. Pendaftaran dari Unit Emergensi : Pasien dari Unit Emergensi memerlukan
pendaftaran rawat inap, harus mempunyai formulir dari pendaftaran dan
dikirimkan bagian pendaftaran dan pasien akan diberikan kamar rawat
yang tersedia di ruang rawat inap.
4. Pendaftaran pasien observasi : Pasien dapat di observasi di emergensi dan
VK maksimal 6 jam sejak pasien masuk rumah sakit, selanjutnya dokter
harus memutuskan apakah pasien masuk dalam perawatan RS, rujuk ke
rumah sakit lain atau pasien di pulangkan dan di informasikan kepada
pasien atau keluarga. Selama observasi pasien dimonitor secara berkala.
Ketika pasien diobservasi dan diputuskan oleh dokter memerlukan
perawatan rawat inap, harus melengkapi formulir dan dikirimkan ke
bagian pendaftaran dan pasien akan diberikan kamar rawat yang tersedia
di ruang rawat inap.
5. Pasien transfer dari rumah sakit lain : Ketika permintaan transfer diterima
oleh bagian pendaftaran, selanjutnya dialihkan kepada dokter umum di
Unit Emergensi. Kemudian Unit Emergensi akan mengkoordinasikan
transfer pasien dengan bagian admission dan mengumpulkan data yang
diperlukan.
Merujuk kepada prosedur di bawah ini:
a) Pendaftaran pasien- Rawat jalan dan Unit Emergensi
b) Pendaftaran pasien – Rawat Inap
c) Penerimaan pelayanan di Emergensi
d) Menerima pasien rujukan dari fasilitas kesehatan lain untuk
perawatan
e) Observasi pasien di Unit Emergensi
f) Observasi pasien di VK

Proses penerimaan rawat inap


1. Pasien datang di bagian admisi dan diterima oleh petugas admisi
2. Petugas menyerahkan Surat Pengantar Rawat Inap yang berasal dari
poliklinik dan IGD
3. Petugas mengisi berkas rekam medis dengan melakukan wawancara
kepada pasien mengenai tempat/fasilitas dan jaminan kesehatan yang
diinginkan;
4. Petugas mengecek / mencarikan tempat / fasilitas yang diinginkan;
5. Petugas menanyakan apakah pasien meminta fasilitas atau perawatan
yang lain;
a) Jika pasien / keluarga pasien meminta fasilitas / perawatan yang lain
sesuai permintaan pasien tersebut, maka pasien diminta untuk
mengisi form persetujuan
b) Jika pasien tidak meminta fasilitas yang lain, maka petugas mendaftar
pasien berdasarkan identifikasi data social pasien;
6. Petugas menanyakan apakah pasien setuju dengan fasilitas yang sesuai
dengan permintaan pasien;
a) Jika setuju, maka keluarga pasien/penanggungjawab mengisi dan
menandatangani formulir general consent dan form pendaftaran
rawat inap;
b) Jika tidak setuju, maka petugas menanyakan apakah pasien memilih
tempat yang lain selama tempat yang diinginkan belum ada;
c) Jika setuju, maka petugas mengisi formulir persetujuan sesuai tempat
yang diinginkan pasien;
d) Jika tidak setuju, maka petugas merujuk pasien ke rumah sakit lain
sesuai permintaan pasien
7. Petugas memberitahukan ke pihak ruangan rawat inap akan ada pasien
baru;
a) Petugas memberikan informasi kepada pasien bahwa tempat sudah
disiapkan;
b) Petugas mengantarkan pasien untuk diantar ke ruangan rawat inap;
8. Petugas medis di unit pelayanan rawat inap memberikan pelayanan
kesehatan bagi pasien;
a) Apakah pasien perlu pemeriksaan penunjang yang lain atau tidak;
b) Jika perlu pemeriksaan penunjang, maka petugas memberikan
formulir ke unit pemeriksaan yang dituju;
c) Jika tidak, maka pasien tetap mendapatkan pelayanan kesehatan
rawat inap;

Proses Pemulangan Pasien Rawat Inap


1. Petugas Rawat Inap menanyakan kepada dokter apakah pasien sudah
diperbolehkan untuk pulang;
2. Jika diperbolehkan untuk pulang, maka petugas menginformasikan kepada
pihak pendaftaran ada pasien yang keluar / discharge;
3. Petugas mempersilahkan pasien untuk menyelesaikan administrasi
pembayaran di bagian kasir;
4. Petugas mempersilahkan pasien untuk pulang;
5. Jika tidak diperbolehkan untuk pulang, maka pasien tetap mendapatkan
pelayanan kesehatan rawat inap;
C. Pengaturan Kamar Rawat Inap
Pengalokasian kamar dikendalikan oleh bagian pendaftaran. Pasien
diperbolehkan untuk memilih kelas ruangan yang diinginkan, terkecuali
pasien dengan kebutuhan Ruang isolasi atau pelayanan intensive setelah dikaji
/assessment oleh dokter
Kelas ruangan meliputi:
1. VVIP / VIP
2. Kelas Satu
3. Kelas dua
4. Kelas tiga
Jika kelas kamar yang diminta tidak ada akan ditawarkan kelas yang
tersedia. Pasien yang sudah tidak ada indikasi rawat disegerakan untuk
dipulangkan dari Rumah Sakit untuk berobat Jalan.
Box neonatus yaitu tarif neonatus disesuaikan dengan kelas rawat inap
ibu
Pasien dengan suspek atau penyakit menular :
1. Di dalam kebijakan rumah sakit, pasien yang diketahui atau diperkirakan
dengan penyakit menular harus (ketika dalam prakteknya) dirawat di satu
ruangan dengan tanda isolasi.
2. Semua kasus menular yang baru di dalam rumah sakit harus dilaporkan
kepada tim PPI secepatnya.
3. Jika jumlah pasien dengan diare dan/atau muntah- muntah meningkat di
dalam satu area bangsal, pertama-tama harus dilaporkan ke tim PPI dan
dilakukan rapat tentang berjangkitnya penyakit tersebut mungkin
diperlukan.
BAB IV
DOKUMENTASI

1. Lembar rekam medis Pendaftaran Pasien Rawat Jalan


2. Lembar rekam medis penerimaan Pasien Rawat Inap