INFORMASI JABATAN

1. Nama Jabatan : Pranata Arsip

2. Kode Jabatan :-

3. Unit Kerja :

Eselon III :Kepala Bidang

Eselon IV : Kepala Seksi

4. Kedudukan Dalam Struktur Organisasi:

KEPALA BIDANG …………….

KEPALA SEKSI
BINA PARTISIPASI
MASYARAKAT

PENGELOLA DATA PENGADMINISTRASI

PEMBERDAYAAN PENGADMINISTRASI PROGRAM DAN
MASYARAKAT DAN UMUM KERJASAMA
KELEMBAGAAN

5. Ikhtisar Jabatan:
Melakukan kegiatan yang meliputi pengumpulan, Pengolahan, Pelayanan dan evaluasi
hasil kerja di bidang Kearsipan sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku
agar pelaksanaan tugas dapat berjalan lancar.

6. Uraian Tugas:
1). Menerima, mencatat, dan menyortir surat masuk sesuai dengan prosedur dan
ketentuan yang berlaku agar memudahkan pencarian.
Tahapan :
a. Menerima dan membaca surat masuk;
b. Mencatat surat masuk kedalam buku agenda;
c. Menyortir surat masuk menurut jenis dan sifatnya;
d. Mengarsipkan surat masuk.

2). Memberi lembar pengantar pada surat sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang
berlaku agar memudahkan pengendalian.
Tahapan :
a. Mempelajari surat masuk;
b. Memberi lembar pengantar/lembar disposisi pada surat;
c. Mengisi lembar pengantar/lembar disposisi sesuai isi surat;
d. Menyampaikan surat kepada Sekretaris dan selanjutnya diteruskan ke Kepala
Dinas.

3). Mengelompokkan surat atau dokumen menurut jenis dan sifatnya sesuai dengan
prosedur dan ketentuan yang berlaku agar memudahkan pendistribusian.
Tahapan :
DinasPemberdayaanMasyarakatdanDesaKab. Inhu
 a. Mempelajari surat masuk yang telahdisposisi pimpinan;
b. Mengelompokkan surat atau dokumen menurut jenis dan sifatnya;
c. Mendistribusikansurat sesuai disposisi Kepala Dinas;
d. Menyerahkansuratpadabidang-bidangdanmemintatandaterimasurat.

4). Mendokumentasikan surat sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku
agar tertib administrasi.
Tahapan :
a. Mengumpulkan arsip-arsip/surat/dokumen yang berhubungan dengan
pelaksanaan tugas;
b. Menyiapkan file arsip, boks arsip dan rak arsip;
c. Mendokumentasikanarsipsurat/lembardisposisi yang telahdiserahkan;
d. Menyimpan arsipsurat/lembardisposisi

5). Melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai
bahan evaluasi dan pertanggung jawaban.
Tahapan :
a. Membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas;
b. Mengkonsultasikan konsep dengan pimpinan;
c. Memfinalisasi laporan pelaksanaan tugas;
d. Melaporkanpadapimpinantentanghasilpelaksanaantugas

6). Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh atasan baik tertulis
maupun lisan sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar kegiatan kedinasan
dapat berjalan lancar.
Tahapan :
a) Menerima disposisi/perintah lisan dari atasan;
b) Mempelajari disposisi/perintah lisan yang diberikan atasan;
c) Menyiapkan kelengkapan administrasi pelaksanaan tugas;
d) Melaksanakan tugas sesuai dengan arahan dan perintah pimpinan;dan
e) Membuat laporan baik tertulis ataupun lisan.

7. Bahan Kerja:
No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas
Penerimaan, mencatat, dan menyortir
1. Surat masuk
surat masuk
Pemberian lembar pengantar pada
2. Surat masuk
surat
Surat masuk dan disposisi Pengelompokan surat atau dokumen
3.
pimpinan menurut jenis dan sifatnya
4. Surat Pendokumentasian surat
5. Rencana dan realisasi kegiatan Pelaporan hasilpelaksanaan tugas
6. Disposisipimpinan Pelaksanaan tugas kedinasanlainnya.

DinasPemberdayaanMasyarakatdanDesaKab. Inhu
8. Perangkat/Alat Kerja:
No Perangkat Kerja Digunakan Untuk Tugas
1. SOP Menerima, mencatat, dan menyortir
surat masuk
2. SOP Memberikan lembar pengantar pada
surat
3. PeraturandanPerundang- Mengelompokan surat atau
undangan dokumen menurut jenis dan sifatnya
4. PeraturandanPerundang- Mendokumentasikan surat
undangan
5. Rencana kegiatan Melaporkan hasilpelaksanaan tugas
6. Disposisipimpinan Melaksanakan tugas
kedinasanlainnya.

9. Hasil Kerja:

No Hasil Kerja Satuan Hasil

1 Agenda surat Dokumen

2 Lembar pengantar surat Dokumen

3 Pengelompokan surat atau dokumen Kegiatan

menurut jenis dan sifatnya

4 Dokumentasi surat Dokumen

5 Laporan pelaksanaan kegiatan Laporan

6 Laporan hasil pelaksanaan tugas Laporan

kedinasan lainnya.

10. Tanggung Jawab:

a. Bahan Kerja : Ketepatan dan keefisienan bahan kerja.
b. Alat Kerja : Ketepatan penggunaan perangkat kerja.
c. Proses Kerja : Kelancaran pelaksanaan pekerjaan atau tugas
Terhadap prosedur dan ketentuan yang berlaku.
d. Hasil Kerja : Kesesuaian kuantitas dan kualitas hasil kerja
terhadap target bebankerja.
e. Sumber Daya Manusia : Kesesuain kuantitas dan kualitas sumber daya
manusia.

11. Wewenang:
DinasPemberdayaanMasyarakatdanDesaKab. Inhu
 a. Bahan Kerja : Menentukanbahankerja yang sesuaidengan
standarataukebutuhantugas.
b. Alat Kerja : Menentukanalatkerja yang sesuaidengan
standarataukebutuhantugas.
c. Proses Kerja : Menolakpelaksanaanpekerjaan yangtidaksesuai
denganstandaroperasionaldanaturan yang berlaku.
d. Hasil Kerja : Menentukankuantitasdankualitashasilkerja
sesuaidengan target danbebankerja.
e. Sumber Daya Manusia : Menilaikesesuaiankuantitasdankualitassumber
dayamanusia.

12. Korelasi Jabatan:

N
Jabatan Unit Kerja/ Instansi Dalam Hal
o
1 Arahan dan
KepalaBidangPemberdayaanM Dinas PMD Konsultasi dalam
. asyarakat
pelaksanaan tugas
2 Kepala Arahan dan
BidangPemberdayaanMas
. SeksiBinaPartisipasiMasyarakat yarakat Konsultasi

3 JFT/Pelaksana BidangPemberdayaanMas Kerjasama

. yarakat

4 KoordinasidanKerja
Bidang-bidanglainya Dinas PMD
. sama

13. Kondisi Lingkungan Kerja:

NO ASPEK FAKTOR

1 KeadaanRuangKerja Baik, dalamruangantertutup

2 Suhu Baik, dengan AC yang berfungsibaik
3 Udara Sejuk
4 KeadaanRuangan Cukup
5 KeadaanTempatKerja Bersih
6 Penerangan Baik
7 Suara Tenang

14. Resiko Bahaya :

NO Fisik/Mental Penyebab

1 - -

DinasPemberdayaanMasyarakatdanDesaKab. Inhu
15. Syarat Jabatan :
a. Pangkat/Gol. Ruang
b. Pendidikan
c. Kursus/Diklat
1) Penjenjangan
2) Teknis
d. Pengalaman kerja
e. Pengetahuan kerja
f. Keterampilan kerja
g. Bakat Kerja
1. G : Intelegensia
2. V : Bakat Verbal
3. N : BakatNumerik
4. Q :BakatKetelitian.
: PengaturMuda (II/a)
: SLTA/D-1/D-2 (Diploma-Dua)/D-3 (Diploma-Tiga)
bidang
manajemenperkantoran/administrasiperkantoran//Tata
Perkantoran atau bidang lain yang relevan dengan
tugas jabatan.
:
: -
: Diklat Pengelolaan Kearsipan.
: 1 tahun di bidang kearsipan
: MemahamiPeraturan-peraturan tentang
kearsipandanadministrasiperkantoran.
: Mengoperasikan komputer, minimal MS Word dan
Excel denganbaik, mampumenganalisa data
daninformasisecaralogis.
:

h. Temperamen Kerja:
1) M (MVC) : Measurable and Verifiable Criteria(Kemampuan menyesuaikan diri
dengan kegiatan pengambilan kesimpulan, pembuatan pertimbangan atau
pembuatan keputusan berdasar kriteria yang dapat diukur atau diuji )Jabatan-
jabatan yang melaksanakan tugas-tugas terkait dengan evaluasi data, nilai,
angka-angka .
2) R (REPCON) : Repetitive and Continuous (Kemampuan menyesuaikan diri
dengan kegiatan yang berulang atau secara terus-menerus melakukan kegiatan
yang sama sesuai dengan perangkat prosedur, urutan atau kecepatan tertentu
)Jabatan-jabatan yang tugas-tugasnya dilaksanakan secara rutin yang tidak
memberikan variasi atau kesempatan untuk membuat pertimbangan pribadi.
3) T (STS) : Set of Limits, Tolerance and Other Standards(Kemampuan
menyesuaikan diri dengan situasi yang menghendaki pencapaian dengan tepat
menurut batas-batas/indikator/kriteria, toleransi atau standar-standar tertentu)
Jabatan-jabatan yang memiliki tugas/pekerjaan yang harus dilaksanakan
dengan tepat, cermat, terperinci atau dengan sangat teliti dalam penggunaan
bahan, pekerjaan terkait dengan angka, penyiapan catatan atau inspeksi.

i. Minat Kerja.
1) Investigatif : Aktifitas yang memerlukan penyelidikan observasional simbolik
dan sistematik terhadap fenomena dan kegiatan ilmiah
2) Kewirausahaan : Aktifitas yang melibatkan kegiatan pengelolaan/
manajerialuntuk pencapaian tujuan organisasi
3) Konvensional : Aktifitas yang memerlukanmanipulasi data yang eksplisit,
kegiatanadministrasi, rutindanklerikal.
j. Upaya Fisik :
a. Duduk
b. Berbicara
c. Mendengar
DinasPemberdayaanMasyarakatdanDesaKab. Inhu
 d. Melihat.
k. Kondisi Fisik :
a. Jenis Kelamin : Pria /Wanita
b. Umur : Disesuaikan
c. Tinggi Badan : Disesuaikan
d. Berat Badan : Disesuaikan
e. Postur Badan :Disesuaikan
f. Penampilan : Disesuaikan
g. Fungsi Jabatan :
a) D4 : Menghitung
b) O8 : Menerima Intruksi

16. Prestasi Kerja yang diharapkan :

Jumlah Waktu yang diperlukan

No Hasil Kerja
Satuan (Menit)

1. 84 25
Dokumen
2. 84 20
Dokumen
3. 10 20
Kegiatan
4. Dokumen 84 25

5. 10 25
Laporan
6. 15 180
Laporan

17. Butir Informasi Lain: KelasJabatan.

DinasPemberdayaanMasyarakatdanDesaKab. Inhu
 LEMBAR DISPOSISI

Nama Jabatan : PengadministrasiUmum.

SyaratJabatan : SLTA/D-1/D-2 (Diploma-Dua)/D-3 (Diploma-Tiga)Bidang

ManajemenPerkantoran/AdministrasiPerkantoran/Tata Perkantoran
atau bidang lain yang relevan dengan tugas jabatan.

Rengat, September 2018.

MengetahuiAtasanLangsung :

KepalaSeksiBinaPartisipasiMasyarakat, Yang Membuat,

R. AMRAH DJAS, SP, MM

Pembina (IV/a) MUHAMMAD ZUBIR
NIP. 19650423 199503 2 001 Pengatur(II/c)
NIP.19690427 200801 1 007

DinasPemberdayaanMasyarakatdanDesaKab. Inhu