RANGKUMAN SIM BAB 14

Mengelola Rancangan Proyek

(Managing Projects)
A. PENTINGNYA MANAJEMEN RANCANGAN PROYEK

Ada tingkat kegagalan yang sangat

tinggi antara proyek-proyek sistem
informasi. Di hampir setiap organisasi,
proyek sistem informasi perlu lebih
banyak waktu dan uang dalam
pelakasanaannya daripada
pengantisipasian atau system tidak
bekerja sesuai harapan .

PENCAPAIAN PROYEK YANG MUDAH DAN KEGAGALAN SISTEM

Akibat yang ditimbulkan jika pengembangan proyek system tidak dikelola dengan baik,
diantaranya :
1. Biaya yang jauh melebihi anggaran
2. Waktu selip yang tak terduga
3. Kinerja teknis kurang dari yang diharapkan
4. Kegagalan untuk mendapatkan manfaat yang diharapkan
 MANAJEMEN PROYEK YANG OBJEKTIF

Proyek adalah serangkaian rencana kegiatan terkait untuk mencapai tujuan bisnis
tertentu. Proyek sistem informasi termasuk pengembangan sistem informasi baru,
peningkatan sistem yang ada, atau upgrade atau penggantian infrastruktur teknologi
informasi perusahaan / IT

Manajemen proyek mengacu pada penerapan pengetahuan, keterampilan, peralatan, dan

teknik untuk mencapai target tertentu dalam anggaran dan waktu yang ditentukan.
Kegiatan manajemen proyek termasuk perencanaan pekerjaan, menilai resiko,
memperkirakan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan,
pengorganisasian pekerjaan, memperoleh sumber daya manusia dan material,
menetapkan tugas, mengarahkan, mengendalikan pelaksanaan proyek, melaporkan
kemajuan, dan menganalisis hasil.

Manajemen proyek untuk sistem informasi harus berurusan dengan lima variabel utama:
ruang lingkup, waktu, biaya, kualitas, dan risiko.

B. MENYELEKSI PROYEK

STRUKTUR MANAJEMEN UNTUK PROYEK SISTEM INFORMASI

Setiap tingkat manajemen dalam hirarki bertanggung jawab untuk aspek-aspek tertentu
dari proyek sistem, dan struktur ini membantu memberikan prioritas pada sistem proyek
yang paling penting bagi organisasi.
MENYATUKAN PROYEK SISTEM KEDALAM RENCANA BISNIS

Organisasi perlu mengembangkan rencana sistem informasi yang mendukung rencana

bisnis mereka secara keseluruhan, yang berisi pernyataan dari tujuan perusahaan dalam
menentukan bagaimana teknologi informasi akan mendukung pencapaian tujuan tersebut.
Laporan menunjukkan bagaimana tujuan umum akan dicapai oleh proyek-proyek sistem
tertentu. Ini mengidentifikasi tanggal target khusus.

FAKTOR KRITIS UNTUK MENCAPAI KESUKSESAN atau Critical Success Factors

(CSFs)
Langkah untuk menyusun rencana system informasi adalah :

INFORMATION SYSTEMS PLAN

1. Tentukan Tujuan dari Rencana

 Ikhtisar isi rencana
 Organisasi bisnis saat ini dan masa depan
 Proses bisnis utama
 Strategi manajemen

2. Strategis Rencana Bisnis Alasan

 Situasi saat ini
 Organisasi bisnis saat ini
 Perubahan lingkungan
 Tujuan utama dari rencana bisnis
 Rencana strategis perusahaan

3. Sistem masa kini

Sistem utama yang mendukung fungsi bisnis dan proses kemampuan infrastruktur
saat ini, diantaranya :
-Perangkat keras
-Perangkat lunak
-Database
-Telekomunikasi dan Internet
 Kesulitan memenuhi kebutuhan bisnis
 Tuntutan masa depan diantisipasi

4. Perkembangan Baru
Proyek sistem baru:
 Deskripsi proyek
 Alasan Bisnis
  Peran aplikasi 'dalam strategi

Kemampuan infrastruktur baru yang diperlukan:

 Perangkat keras
 Perangkat lunak
 Database
 Telekomunikasi dan Internet

5. Strategi Manajemen
 Rencana akuisisi
 Tonggak dan waktu
 Penataan kembali organisasi
 Reorganisasi internal
 Kontrol manajemen
 Inisiatif pelatihan utama
 Strategi personil Rencana

6. Pelaksanaan
 Kesulitan diantisipasi dalam pelaksanaan
 Laporan kemajuan

7. Persyaratan Anggaran
 Persyaratan
 Potensi penghematan
 Pembiayaan
 Siklus akuisisi
Pendekatan CSF bergantung pada wawancara dengan manajer untuk mengidentifikasi
CSF mereka. CSF individu dikumpulkan untuk mengembangkan CSF untuk seluruh
perusahaan. Sistem kemudian dapat dibangun untuk memberikan informasi tentang
CSF ini.

ANALISIS PORTOFOLIO

Analisis portofolio dapat digunakan untuk mengevaluasi sistem proyek alternatif.

Analisis portofolio menyediakan semua informasi organisasi sistem proyek dan aset,
termasuk infrastruktur, dan kontrak outsourcing.

Perusahaan harus memeriksa portofolio mereka dari proyek-proyek dalam hal potensi,
keuntungan dan kemungkinan risiko.

MODEL SKOR
 Sebuah model scoring berguna untuk memilih proyek dimana banyak kriteria perlu
dipertimbangkan. Lalu memberikan bobot untuk berbagai fitur sistem dan kemudian
menghitung jumlah tertimbang. Perusahaan harus memutuskan antara dua alternatif
perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) sistem.

C. MEMBANGUN NILAI BISNIS SISTEM INFORMASI

BIAYA SISTEM INFORMASI DAN MANFAAT

BIAYA MANFAAT BERWUJUD MANFAAT TAK BERWUJUD

(TABUNGAN BIAYA)

 peningkatan  Pemanfaatan aset

 perangkat
produktivitas ditingkatkan
keras
 Biaya operasional yang  Peningkatan kontrol
 telekomuni
lebih rendah sumber daya
kasi
 mengurangi tenaga kerja  Peningkatan
 perangkat
lunak  Biaya komputer rendah perencanaan organisasi
 Biaya penjual lebih  Peningkatan fleksibilitas
 layanan
rendah organisasi
 personil
 Biaya administrasi dan  Informasi lebih tepat
profesional yang lebih waktu
rendah  Lebih banyak Informasi
 Mengurangi tingkat  Peningkatan
pertumbuhan beban pembelajaran organisasi
 Biaya fasilitas berkurang  Persyaratan mencapai
hukum
 Ditingkatkan goodwill
karyawan
 Peningkatan kepuasan
kerja
 Peningkatan
pengambilan keputusan
 peningkatan operasi
 Kepuasan klien yang
lebih tinggi
 Citra perusahaan yang
lebih baik

PENGANGGARAN MODAL UNTUK SISTEM INFORMASI

Model penganggaran modal adalah salah satu teknik yang digunakan untuk mengukur
nilai investasi dalam modal jangka panjang proyek-proyek investasi.
 Model penganggaran modal utama untuk mengevaluasi proyek-proyek IT adalah:
Metode payback, tingkat akuntansi pengembalian investasi atau rate of return on
investment (ROI), nilai masa kini, dan internal rate of return (IRR)

BATAS DARI MODEL KEUANGAN

Fokus tradisional pada aspek keuangan dan teknis dari Sistem Informasi cenderung
mengabaikan dimensi sosial dan organisasi sistem informasi yang dapat mempengaruhi
biaya yang sebenarnya dan manfaat dari investasi. Keputusan investasi 'sistem informasi
perusahaan tidak mempertimbangkan biaya gangguan organisasi yang disebabkan oleh
sistem baru, seperti biaya untuk pelatihan, dampak dari penggunaan sistem baru terhadap
produktivitas, atau manajer perlu banyak waktu untuk mengawasi perubahan sistem yang
baru. Seringkali diabaikan dalam analisis keuangan tradisional (Ryan, Harrison, dan
Schkade, 2002).

D. MENGELOLA RESIKO PROYEK

DIMENSI RESIKO PROYEK

1. Ukuran proyek
2. Struktur proyek
3. Pengalaman akan teknologi

MERUBAH MANAJEMEN DAN KONSEP DARI IMPLEMENTASI

Implementasi mengacu pada semua kegiatan organisasi bekerja, termasuk mengadopsi,

manajemen, dan mencari inovasi, seperti sistem informasi baru. Dalam proses
implementasi, analis sistem adalah mengubah agen.

Proyek Sistem Informasi memiliki resiko gagal ketika partisipasi pengguna yang tidak
benar dalam proses pengembangan sistem, kurangnya dukungan manajemen, dan
manajemen yang buruk saat proses implementasi. Ada tingkat kegagalan yang sangat
tinggi di antara proyek yang melibatkan rekayasa ulang proses bisnis, aplikasi
perusahaan, dan merger dan akuisisi karena mereka membutuhkan perubahan organisasi
yang luas.

SUMBER :

Chapter 14 : Managing Projects . Laudon, Kenneth C., and Jane P. Laudon. Management
information systems : managing the digital firm. Boston: Prentice Hall, 2012. Print.