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COLOMBI A:

MANUAL DE SEGURI DAD


SOPs
Contenido
INTRODUCCION ................................................................................................................ 3
OBJETIVO........................................................................................................................... 4
RENDICION DE CUENTAS Y RESPONSABILIDAD .......................................................... 4
SOP INFORMACION .......................................................................................................... 5
GUIA PARA LOS USUARIOS DE LOS SOP ...................................................................... 5
01 Procedimiento de Seguridad - Conducta del Personal ................................................... 6
02 Procedimiento de Seguridad - Visitantes Internacionales .............................................. 7
03 Procedimiento de Seguridad - Visitantes a las Sedes de Plan ....................................... 9
04 Procedimiento de Seguridad - Viajes del Personal ................................................. 10
05 Procedimiento de Seguridad - Viajes en Transporte Público/ alquilados ................... 11
06 Procedimiento de Seguridad - Guardas de Seguridad ............................................... 13
07 Procedimiento de Seguridad - Planes contra incendios y simulacros ........................ 15
08 Procedimiento de Seguridad - Seguridad de la Oficina.............................................. 18
09 Procedimiento de Seguridad - Reglamentos para Conductores ................................ 20
10 Procedimiento de Seguridad- Control de desplazamientos del personal en
vehículos Plan ................................................................................................................... 25
11 Procedimiento de Seguridad - Visitas a Proyectos .................................................... 27
Visitas a los sitios de proyectos ..................................................................................... 28
12 Procedimiento de Seguridad - Seguridad Vehicular................................................... 29
13 Procedimiento de Seguridad - Retenes Ilegales ........................................................ 31
14 Procedimiento de Seguridad - Desaparición o Retraso en la llegada del
personal 33
15 Procedimiento de Seguridad - Recepción de Amenazas ........................................... 34
16 Procedimiento de Seguridad - Protestas / Disturbios ................................................. 36
17 Procedimiento de Seguridad- Lineamientos en casos de Protestas
Masivas/Disturbios ............................................................................................................ 37
18 Procedimiento de Seguridad - Procedimiento de Alerta de Emergencia................... 41
19 Procedimiento de Seguridad - Reporte de Incidentes ................................................. 43
20 Procedimiento de Seguridad - Uso de equipos de comunicación ............................. 45
21 Procedimiento de Seguridad - Casos de Extorsión ................................................... 47
22 Procedimiento de Seguridad - Secuestro.................................................................. 49
23 Procedimiento de Seguridad - Atraco / Asalto............................................................ 51
INTRODUCCION

El presente documento establece una serie de Procedimientos Operativos


Estándares (SOP) para la gestión de la seguridad en la Oficina de País y las
Unidades de Programas de Fundación Plan. Los SOPs son un componente clave
en el marco de gestión de seguridad de Plan y son un recurso esencial para
asegurar el cumplimiento de las mejores prácticas de seguridad.

Los SOPs están diseñados para comunicar con claridad las expectativas de la
organización con respecto a las actividades seguridad y proteccióndel personal.
Así mismo los SOPs tratan las vulnerabilidades de la operación de Plan y reducen
el impacto de los incidentes de seguridad, en caso de que ocurran.
En términos generales, se pueden clasificar en dos grupos:

 Orientación para una práctica óptima – basada en la amenaza y el contexto,


diseñada para reflejar la estrategia de seguridad apropiada y reducir las
probabilidades de un incidente de seguridad
 Planes de contingencia – procedimientos para apoyar al personal en la
coordinación de las respuestas a los incidentes de seguridad, o a las
amenazas.

Ambas formas de SOP ofrecen una comprensión común sobre el enfoque de la


organización hacia la gestión de seguridad y una guía a seguir en los casos en
que se hace necesario reforzar el criterio personal mediante las políticas de Plan.
Al seguir las directrices detalladas en estos SOP, la organización podrá demostrar
que busca reducir los riesgos operativos a través de estrategias de gestión de
riesgos proactivas. No es la intención de los SOP reemplazar el sentido común,
sino más bien establecer protocolos de acción para reducir la probabilidad de
ocurrencia de incidentes de seguridad o su impacto en caso de que llegaren a
suceder.

Con el fin de que los SOPspermanezcan actualizados y reflejen la realidad, es


imprescindible incentivar al personal para reportar todoincidente de seguridad,
que permita la revisión de un SOP cuando corresponda.
Si luego de leer este documento, desea obtener masasesoría u orientación sobre
cualquier sección de los SOP, su producción y utilización, por favor comuníquese
con el Punto Focal de Seguridad de la CO (CO Security Focal Point).

OBJETIVO

Estos SOP tienen como objetivo servir de referencia de mejores prácticas al


Equipo de Respuesta de Seguridad (SRT) de Fundación Plan, para permitir que
sus miembros elaboren sus propios SOP, según convenga, con miras a lograr una
rápida y total implementación para mantener la seguridad y la protección de Plan
en Colombia.

Además, se espera que los distintos tipos de consultores o contratistas que


realizan trabajos para Fundación Plan sigan todo SOP aplicable a sus labores y
cumplan con las instrucciones, una copia de la cual se les entregará a su arribo al
país o al inicio de sus labores.

RENDICION DE CUENTAS Y RESPONSABILIDAD

Los SOP están aprobados por la Presidencia de la Fundación y,


por ello, las directrices contenidas en los mismos son de
obligatorio cumplimiento. Se debe informar al personal que
podrán aplicarse medidas disciplinarias, entre ellas la
suspensión o despido, en caso de incumplimiento con un SOP
que comprometa la seguridad de los demás. Por otra parte,
Fundación Plan se reserva el derecho de resarcirse de los
costos o gastos resultantes o asociados con el incumplimiento
de un SOP.

El desconocimiento de un SOP no seráuna excusa o constituirá motivo para su


incumplimiento.

ES responsabilidad de todos leer y comprender a cabalidad el contenido de un


documentos SOP e informarse de todo SOP institucional implementado.. A nivel
de las PU, los gerentes, deben asegurarse que todo el personal está debidamente
informado y comprenden a fondo todo SOP pertinente.

De encontrarse fuera del país en gestiones oficiales de Plan, donde corresponda,


deberán observarse, en lo posible, los SOP del programa de país dado que
todavía son aplicables
SOPINFORMACION

Colombia Country Office ( IssueNumber:


Oficina: CO ) 2

Writtenby: Plan IH & Punto Focal de Amended:


Pais

Checkedby: Dirección País Amended:

Original Julio 2009 Amended:


DraftFecha: Marzo 2012
Classification of Sin restricciones Amended:
thisdocument:

Estos SOPs deben ser revisados anualmente o después de cualquier cambio


importante en las actividades principales del programa, o como resultado directo
de un cambio en la situación de seguridad

La fecha de la revisión para estos SOP´s es:Enero de 2013

GUIA PARA LOS USUARIOS DE LOS SOP

Estos SOPsseránaplicables a las siguientes categorías de personal y visitantes:

Categoría 1) Personal de Fundación Plan


Categoría 2) PersonalInternacional &Oficinas Nacionales
Categoría 3) Contratistas, empleados, consultores, etc., que hayan sido
contratados
Categoría 4) Patrocinadores y visitantes de Fundación Plan

Los SOP deben ser representativos de un enfoque participativo o de equipo que


refleje tanto los principios de Plan como las realidades del entorno operativo. Al
partir de una experiencia colectiva, los SOP crean conciencia que, a su vez,
contribuye al cumplimiento.

Los SOP deben tener titularidad y debe designarse a un individuo como punto de
contacto de los SOP. Todo SOP debe ser aprobado por el la Presidencia.
Considere la naturaleza de la amenaza particular para la que desea hacer planes
o mitigar y determine las medidas preventivas o directrices que puede tomar para
reducir la probabilidad o el impacto de dicha amenaza.

Enumere estas medidas en oraciones breves con viñetas. No es la finalidad del


SOP servir de política detallada sino más bien de directriz de procedimiento.

01 Procedimiento de Seguridad - Conducta del Personal

PAÍS COLOMBIA
ASUNTO Conducta del Personal
APLICA A Personal de Plan
FECHA 31/07/2009
1

FECHA DE REVISIÓN 30/01/2012


PUNTO DE CONTACTO GERENTES DE PU/DIRECTORES
DEL SOP

Descripción General:

Este SOP ha sido diseñado para delinear la posición de Fundación Plan respecto
2

a la conducta del personal durante su relación laboral.

Detalles del SOP:


• Siga las directrices del Código de Conducta para la conducta del personal
y de los visitantes, en relación con: Conducta fuera del horario de trabajo,
Religión y Política, Confidencialidad, Vestuario, etc.
• Tenga en cuenta en todo momento como sus acciones y conducta pueden
afectar su seguridad personal y la reputación de Fundación Plan.
3

• Mantenga siempre una actitud consciente y sensible hacia las


prácticasculturales.
• Promueva siempre los principios de imparcialidad y neutralidad de la
organización
Excepciones:
• Solamente en una situación de emergencia donde haya una amenaza
directa para la seguridad del personal podrá un empleado de Fundación
4

Plan entrar en una zona considerada de alto riesgo o con restricciones


de acceso

Aprobado por: Presidencia


5

02 Procedimiento de Seguridad - Visitantes Internacionales

PAIS Colombia
ASUNTO Visitantes Internacionales
1

APLICABLE A Empleados de Plan


FECHA 31/07/2009
FECHA DE REVISION 30/01/2012
PUNTO DE CONTACTO DIRECTOR JURÍDICO Y DE GESTIÓN DE
DEL SOP RIESGO

Generalidades:

Este SOP ha sido diseñado para presentar la posición de Fundación Plan con
respecto de los visitantes internacionales.
Contiene información y procesos esenciales que deben realizarse antes de que los
2

visitantes internacionales puedan viajar a Colombia..


Para efectos de este SOP, un visitante internacional es cualquier visitante o
consultor que viene del extranjero.

Detalles del SOP:


Visitantes Internacionales:
• Su misión debe estar aprobada por la Presidencia
• Previo a la misión, se debe enviar información sobre seguridad y sobre el
país (Ver TravelAdvisoryColombia)
• Los visitantes deben ser recibidos en el aeropuerto y acompañados a la
oficina de Plan u hotel asignado.
• Los visitantes deberán recibir las recomendaciones de seguridad tan pronto
3

como sea posible en su visita.


• Los visitantes deben tener por lo menos un teléfono celular disponible para
comunicación durante su estadía en el país
• Los visitantes deben tener consigo en todo momento un carné de Plan o
fotocopia de su pasaporte.

Excepciones:
• Ninguna
4

Aprobado por: Presidencia


5
03 Procedimiento de Seguridad - Visitantes a las Sedes de Plan

PAIS Colombia
ASUNTO Visitantes a las Sedes de Plan
APLICABLE A Empleados de Plan
FECHA 31/07/2009
1

FECHA DE REVISION 30/01/2012


PUNTO DE DIRECTOR JURÍDICO Y DE GESTIÓN DE
CONTACTO SOP RIESGO/PUNTO FOCAL DE SEGURIDAD PU

Generalidades:

Este SOP ha sido diseñado para presentar la posición de Fundación Plan con
2

respecto a los procedimientos para los visitantes a las oficinas de Plan

Detalles del SOP:

Todo ingreso a las instalaciones debe ser previamente autorizado


Todos los visitantes deben ser anunciados y acompañados.

• El visitante reporta su llegada a través del video citófonoala recepcionista.


• El recepcionista informa al anfitrión de la visita y solicita autorización para el
3

ingreso del visitante


• El guardia registra al visitante en el libro de registros
• El anfitrión va a recibir al visitante en la recepción.
• El huésped es acompañado por el anfitrión hasta la salida una vez terminada
la reunión.

Excepciones:
• Las pertenencias personales de los miembros del personal de Plan no están
4

sujetas a registro..

Aprobado por: Presidencia


5
04 Procedimiento de Seguridad - Viajes del Personal

PAIS Colombia
ASUNTO Viajes del Personal
APLICABLE A Empleados de Plan
FECHA 31/07/2009
1

FECHA DE REVISION 30/01/2012


PUNTO DE CONTACTO SOP DIRECTOR JURÍDICO Y DE GESTIÓN DE
RIESGO/PUNTO FOCAL DE SEGURIDAD PU

Generalidades:
2

Este SOP ha sido diseñado para presentar la posición de Fundación Plan con
respecto a los procedimientos para los viajes del personal.

Detalles del SOP:

Toques de queda y restricciones de viaje


Es su responsabilidad cumplir con cualquier toque de queda impuesto en el país y
verificar con su Punto Focal de Seguridad las posibles restricciones de viaje antes
de salir de su oficina para hacer visitas de campo.
Algunas veces Fundación Planpuede decidir aplicar sus propias restricciones de
viaje. Estos deben ser acatados en todo momento.
Viajes dentro del país

Ningún miembro nuevo del personal o visitante de un programa no podrá viajar al


terreno, sin antes recibir las debidas recomendaciones de seguridad del Punto
Focal de Seguridad de Plan.
Cuando usted viaje en algún vehículo deberá acatar el SOP de Viajes en Vehículo.

Viajes internacionales
Si lleva consigo pertenencias de Plan, tales como teléfonos celulares o
computadores portátiles, asegúrese de darles el cuidado adecuado.
Antes de salir de vacaciones devuelva todo equipo de comunicación de
emergencia, tales como teléfonos satelitales/radios, junto con todos sus accesorios
al Punto Focal de Seguridad el día anterior a su partida.
Si se encuentra fuera del país en asuntos de Plan, en donde fuere pertinente, los
SOPs del programa del país aún son aplicables
3
4 Excepciones:

Aprobado por: Presidencia


5

05 Procedimiento de Seguridad - Viajes en Transporte Público/ alquilados

PAIS Colombia
ASUNTO Viajes en Transporte Público (o vehículos
alquilados por Plan)
APLICABLE A Empleados de Plan
1

FECHA 31/07/2009
FECHA DE REVISION 03/03/2011
PUNTO DE CONTACTO SOP DIRECTOR JURÍDICO Y DE GESTIÓN DE
RIESGO/PUNTO FOCAL DE SEGURIDAD PUs

Generalidades:
2

Este SOP ha sido diseñado para presentar la posición de Fundación Plan con
respecto de los procedimientos para viajar en transporte público en función de
trabajo
Detalles del SOP:

Viajes en bus

• Coordine con alguien de Plan para que lo recoja en su destino final.


• Siempre planifique su viaje entre las 6 am y las 6 pm.
• No se duerma durante el viaje, manténgase despierto y alerta.
• Informe a su punto focal de seguridad local o nacional cuándo va a viajar y
por qué ruta.
• Reporte al Punto Focal de Seguridad, el momento de la salida y los datos del
bus que esta abordando.
• Evite conversaciones largas con extraños.
• Nunca revele a nadie detalles personales, donde vive, su número de
teléfono, etc. Ni revele detalles sobre los programas de Plan si no es
estrictamente necesario
• Siempre que sea posible, viaje con alguien más.

Viajes en Taxi
• Trate de pedir taxis sólo a través de un servicio de taxi..
• No tome un taxi en la calle.
3

• Fíjese en el recorrido por donde lo lleva el taxista, no se quede dormido.


• Si le ofrecen tomar un atajo, rehúse cortésmente y pida que sólo se utilicen
las calles principales.
• No permita que se recojan a otros pasajeros una vez iniciado el viaje.
• Evite compartir el taxi con desconocidos.
• Si ya hay alguna otra persona en el taxi aparte del conductor, no se suba.
• En la medida de lo posible utilice el cinturón de seguridad del taxi.

Viajes en Moto

• Se prohíbe el uso de mototaxis como medio de transporte para asuntos


oficiales de Plan

Viajes en Vehículos alquilados por Plan


• Asegúrese que el vehículo a contratar cuente con los implementos de
seguridad (cinturones, equipo de carretera, etc)
• Verifique que los documentos del vehículo y del conductor estén vigentes
(SOAT, licencia, etc)
4 Excepciones:

Aprobado por: Presidencia


5

06 Procedimiento de Seguridad - Guardas de Seguridad

PAIS Colombia
ASUNTO Guardas de Seguridad
APLICABLE A Guardas de Seguridad de Plan
FECHA 31/07/2009
1

FECHA DE REVISION 30/01/2012


PUNTO DE CONTACTO SOP DIRECTOR JURÍDICO Y DE GESTIÓN DE
RIESGO/PUNTO FOCAL DE SEGURIDAD PUs

Generalidades:

Este SOP ha sido diseñado para presentar la posición de Fundación Plan con
2

respecto ala seguridadfísica brindada a través de los guardias de seguridad


subcontratados.

Detalles del SOP:

• El punto focal de seguridadpreparará y comunicará instrucciones claras,


relativas a las diferentes funciones de los guardias (consigna general).
• Todos los guardias deben llevar uniforme apropiado asignado por la
3

compañía de seguridad respectiva.


• Deben realizarse reuniones periódicas con la empresa de seguridad.
• Los guardias deben estar familiarizados con los SOPs pertinentes.
• Los guardias de seguridad no podrán portar armas

Excepciones:
4


5 Aprobado por: Presidencia
07 Procedimiento de Seguridad - Planes contra incendios y simulacros

PAIS Colombia
ASUNTO Planes contra incendios y simulacros
APLICABLE A Empleados y Visitantes
FECHA 31/07/2009
1

FECHA DE REVISION 30/01/2012


PUNTO DE CONTACTO SOP DIRECTOR JURÍDICO Y DE GESTIÓN DE
RIESGO/PUNTO FOCAL DE SEGURIDAD PUs

Generalidades:

Este SOP ha sido diseñado para presentar la posición de Fundación Plan con
respecto a las disposiciones para casos de incendios y emergencias.

Es importante que dentro de cada oficina se nombre a un Líder de Incendios y


2

Primeros Auxilios. En las PUs esto puede ser una responsabilidad compartida.
Los líderes de evacuación deben recibiralgunas instrucciones acerca de su papel
y responsabilidades, incluyendo capacitación en manejo de equipos y primeros
auxilios. Cada oficina deberá contar con un líder de incendios entrenado y en
oficinas con más de 20 empleados debe haber dos.
Detalles del SOP:

Planes y simulacros contra incendios


• Todas las oficinas de Fundación Plandeben contar con un plan de
incendios, el cual se debe revisar y actualizar anualmente.
• Cada oficina debe tener un punto de reunión para incendios claramente
identificada.
• Todas las oficinas deben contar con equipos contra incendios (detectores
de humo), señales fotoluminiscentesde las salidas de emergencia y planes
contra incendios en cada edificio
• Todas las oficinas deben tener un líder de incendios.
• Durante su inducción, los nuevos empleados debes ser informadossobre
los simulacros de incendio.
• Deben realizarse simulacros de incendio por lo menos una vez cada tres
meses.
• El líder de incendios debe llevar un registro escrito de cada simulacro
realizado.
• Al sonar la alarma de incendio todos los miembros del personal deben ir al
punto de reunión para incendios que les haya sido asignado.
3

• Ningún empleado de Fundación Plan, debe tratar de apagar un incendio


grande, a no ser que haya sido entrenado para hacerlo.
• Ningún empleado de Fundación Plan, debe tratar de entrar a uno oficina en
llamas, para rescatar a otros empleados, activos o artículos personales.

Deberes del Líder de incendios y seguridad


• Responsabilidad por el almacenamiento de material peligroso.
• Ejercicios trimestrales de simulacro de incendio.
• Mantenimiento de los extinguidores y de cualquier otro equipo contra
incendios.
• Estar entrenado en el uso de extinguidores y capacitado para enseñar a los
demás como usarlos.
• Dar instrucciones sobre los simulacros de incendio a empleados nuevos y
visitantes.
• Elaboración de un plan de incendios para el edificio.

Entrenamiento
• Cada oficina de Fundación Plan deberá capacitar un grupo de personas en
primeros auxilios básicos.

4 Excepciones:

Aprobado por: Presidencia


5
08 Procedimiento de Seguridad - Seguridad de la Oficina

PAIS Colombia
ASUNTO Seguridad de la Oficina
APLICABLE A Empleados de Plan
FECHA 31/07/2009
1

FECHA DE REVISION 30/01/2012


PUNTO DE DIRECTOR JURÍDICO Y DE GESTIÓN DE
CONTACTO SOP RIESGO/PUNTO FOCAL DE SEGURIDAD PUs

Generalidades:
2

Este SOP ha sido diseñado para presentar la posición de Fundación Plan, en


relación con la seguridad de las oficinas
Detalles del SOP:

Seguridad de la Oficina

Al final de la jornada laboral se deben realizar los siguientes procedimientos:


Apagar los computadores
Los computadores portátiles, se deben guardar en un sitio seguro, a menos que la
oficina tenga rejas en las ventanas. El uso de guayas se refiere a la protección del
equipo durante el día
La última persona que sale de la oficina es responsable de apagar el aire
acondicionado, las luces y cerrar con llave al salir.

Personal con llaves

Cada oficina debe llevar un registro actualizado de las personas que tienen llaves.
Este registro lo debe guardar el Punto Focal de seguridad o el Coordinador de
Logística
El Punto focal de seguridad debe mantener un juego completo de llaves de todas
las puertas. En la CO se podrá mantener una copia bajo llave en el área de
Operaciones
Política de escritorio limpio
Al final de la jornada laboral, todos los archivos y documentos se deben devolver a
su sitio original o deben ser guardados en los escritorios bajo llave.
Documentos restringidos y confidenciales
Estos documentos deben mantenerse en todo momento bajo llave, excepto
cuando están en uso. En ningún momento se podrán dejar expuestos.

Eliminaciónde documentos confidenciales


Cuando ya no son necesarios, los documentos confidenciales como expedientes
de empleados, etc. deben ser triturados en la maquina ubicada en el segundo
piso.
3

Excepciones:
4

Aprobado por: Presidencia


5
09 Procedimiento de Seguridad- Reglamentos para Conductores

PAIS Colombia
ASUNTO Reglamentos para Conductores
APLICABLE A Conductores de Plan
FECHA 31/07/2009
1

FECHA DE REVISION 30/01/2012


PUNTO DE DIRECTOR JURÍDICO Y DE GESTIÓN DE
CONTACTO SOP RIESGO/PUNTO FOCAL DE SEGURIDAD PUs

Generalidades:
2

Este SOP está diseñado para presentar la posición de Fundación Plan referente a
las normas y regulaciones de tránsito.

Detalles del SOP:

Alcohol y drogas
De llegarse a establecer que el consumo de alcohol o drogas sea factor
contribuyente en un accidente, Plan se reserva el derecho de cobrarle al
conductor el costo total de la reparación del vehículo y los gastos médicos, así
como los perjuicios que se pudieren generar. Al conducir un vehículo de Plan sólo
se permitirá el uso de medicamentos bajo formula médica que no perjudiquen la
capacidad de conducir. Queda terminantemente prohibido usar cualquier otro tipo
de medicamento.
Fundación Plan tiene una política de no fumar en todos sus vehículos.
Artículos prohibidos
Se prohíbe el transporte en vehículos Plan de los siguientes artículos:

Alcohol
Drogas
Armas de fuego o de cualquier otro tipo – cuchillos, machetes, espadas, etc.
Personas prohibidas
Está prohibido el transporte de las personas siguientes en los vehículos de Plan,
excepto en un caso de emergencia.
Cualquier miembro de servicios uniformados (Policía, Ejército, Marina, Fuerza
Aérea)
Cualquier otra clase de combatientes (Actor Armado Ilegal)
Personas que no son empleados de Plan, salvo cuando se haya firmado el
documento de exoneración de responsabilidad
3
Toda persona civil o militar que cargue cualquier tipo de arma.
Beneficiarios u otras personas de la comunidad, excepto en circunstancias
especiales
Personas desconocidas
Horas de uso
Todos los conductores deben tomarse un descanso de 30 minutos después de 4
horas de manejo continuo.
Para los viajes de más de 8 horas de duración se deberán usar dos conductores.
De no ser posible, se usara un solo conductor, él cual deberá tener un descanso
de una hora por cada 5 horas de conducción.
Bajo condiciones normales ningún conductor deberá trabajar en turnos de más de
10 horas.
Seguridad de los vehículos
Durante los desplazamientos, el conductor debe asegurarse que las puertas del
vehículo permanezca cerradas y con los seguros puestos.
Los equipos y provisiones transportados en el vehículo deben estar bien sujetados
y cubiertos con una manta.
Los maletines de los computadores y otros equipos, deben guardarse fuera de la
vista de las personas que se acercan al vehículo.
Manejo de noche
En condiciones normales de operación, ningún vehículo de Fundación Plan,
deberá transitar fuera de los límites de una aldea/pueblo/ciudad después de que
haya anochecido. Sin importar si todavía hay luz o no, se consideran viajes de
noche los que suceden entre las 6 p.m. y las 6 a.m. del día siguiente
Los desplazamientos en horario nocturno requieren de una aprobación previa del
Punto Focal de Seguridad y el Gerente en las PUs.
Equipo de seguridad para los vehículos
Todos los vehiculos de Fundación Plan deben contar con el equipo mínimo de
seguridad que se detalla a continuación. Hay que advertir a los servicios de
transporte subcontratados que sus vehículos deben llevar este equipo como parte
obligatoria del contrato de arrendamiento cuando trabajan para Plan.
Extinguidor
Botiquín de primeros auxilios
Triángulos de aviso
Llanta de repuesto y cruceta.
Caja de herramientas básicas
Linterna y pilas de repuesto o Linterna recargable con conexión a la bateria del
carro
Manta
Gato

Revisión de vehículo antes de la salida


Cada conductor de Fundación Plan, es responsable de chequear su vehículo a
diario antes de salir de la oficina. Este chequeo diario incluye:
Inspección visual completa alrededor del vehículo
Nivel de combustible
Nivel de aceite del motor y del liquido del radiador
Limpieza y funcionamiento de todas las luces y señales del vehículo
Verificar que la bocina esté funcionando
Verificar que el vehículo tenga el equipo de seguridad adecuado (según la lista
anterior)
Verificar que el equipo de comunicación del vehículo (VHF) esté funcionando.
Verificar que el vehículo esté limpio y en condiciones presentables.
Reportar cuanto antes al Coordinador de Gestión, cualquier falla del vehículo.
Leyes de tránsito y accidentes
Todos los conductores de Fundación Plan, deben conocer y acatar todas las leyes
de tránsito que se aplicables en el país.
Debe conocer y seguir los requisitos/procedimientos legales para manejar un
accidente de tránsito en la vía.
Límites de velocidad
Seguir los límites establecidos en las normas de tránsito
Al viajar en caravana, se debe mantener una distancia de 75 a 100 metros entre
los vehículos
3
Manejo del equipo de comunicación
Los teléfonos celulares no se pueden usar mientras el conductor está manejando.
Si se encuentra sólo y necesita responder a una llamada, debe detenerse en un
sitio seguro antes de contestar.
No se le permite a ningún vehículo de Plan viajar fuera de los límites del pueblo /
villa / ciudad sin tener algún equipo de comunicaciones (radio o teléfono) que
tenga cobertura dentro de la red de comunicaciones.
Uso del cinturón de seguridad
Es mandatorio que todas las personas que viajan en vehículos Plan usen el
cinturón de seguridad
Esto aplica a los pasajeros del asiento delantero como los del asiento posterior

Procedimiento para vehículos averiados


Bajo ninguna circunstancia, salvo que sea una urgencia extrema, se puede dejar
abandonado un vehículo de Plan cuando se ha varado
Use su radio VHF, celular o teléfono satelital para solicitar ayuda y espere con el
vehículo hasta que llegue la asistencia.
Vehículo incendiado
Si el vehículo en que está viajando se incendia, deténgalo de inmediato en forma
controlada.
Todos los ocupantes deben abandonar el vehículo inmediatamente y alejarse por
lo menos 100 metros de él.
El conductor debe tratar de apagar el fuego con el extinguidor. Sin embargo, si no
lo logra, también tendrá que alejarse hasta una distancia segura.
Nadie debe tratar de rescatar equipos de un vehículo que está en llamas.

Registro de entrada y salida


3

Al usar un vehículo de Plan en misión oficial durante horas laborales, se debe


registrar su entrada y salida de la oficina.

Procedimiento en accidentes de tránsito


Asegúrese de seguir los requisitos legales para manejar un accidente de tránsito
en Colombia
Informe a su oficina que está envuelto en un accidente de tránsito y el tipo de
asistencia que necesita: médica, de seguridad o recuperación del vehículo.
Póngase en contacto con los servicios de emergencia si es necesario.
Asegure la escena del accidente para evitar cualquier peligro adicional.
Utilice guantes si es necesario brindar primeros auxilios.
No deje solo, un vehículo inmovilizado.
Prepare un informe del accidente a la mayor brevedad posible.

Reabastecimiento de combustible
El conductor es responsable de monitorear el nivel de combustible del vehículo al
finalizar su día de trabajo y en caso de que se requiera, proceder al tanqueo al
final del día.
En períodos que requieren normas de seguridad más estrictas, el nivel de
combustible del vehículo nunca deberá ser inferior a medio tanque.

Estacionamiento
Excepciones:
4

Aprobado por: Presidencia


5

10 Procedimiento de Seguridad- Control de desplazamientos del personal en


vehículos Plan

PAIS Colombia
ASUNTO Control de desplazamientos del personal en
vehículos Plan
APLICABLE A Empleados Plan
1

FECHA 31/07/2009
FECHA DE REVISION 30/01/2012
PUNTO DE CONTACTO DIRECTOR JURÍDICO Y DE GESTIÓN DE
SOP RIESGO/PUNTO FOCAL DE SEGURIDAD PUs

Generalidades:

Este SOP está diseñado para presentar la posición de Fundación Plan con
2

respecto de transporte en cualquier vehículo de Plan.


Los vehículos de Plan incluyen: Vehículos de propiedad de Plan, contratados o
alquilados
Detalles del SOP:
• Todos los viajes deben tener una autorización o permiso de viaje. Es deber
del conductor diligenciarla (Anexo A 1)
• Nota: Los Puntos focales de seguridad monitorearan los vehículos e
informarán de cualquier retraso.
• Los viajes locales deben documentarse con el Coordinador de Gestión.
• El Security Clearance debe ser tramitado y aprobado.
• En los viajes por fuera del casco urbano de las PU se deben reportar al
COS de Naciones Unidas.
• El jefe del grupo debe comunicar que han a su destino.
• Los vehículos de Plan no pueden llevar persona(s) no autorizada(s). El
3

conductor debe asegurar contar con los formatos de exoneración de


responsabilidad (disclaimers) para que viajen personas autorizadas no
miembros del personal (A3).
• El grupo debe contar con medios de comunicación de emergencia.
• Los vehículos de Plan deben contar con suministros completos de
emergencia (Adjunto A2).
• Los vehículos no deben acercarse a menos de 50 metros de distancia de
transportes militares o de la policía. Al acercarse a un puesto de control
militar o de policía, los vehículos deberán mantener al menos una distancia
de dos vehículos con el de enfrente.

Excepciones:
En caso de emergencias, los conductores pueden recibir autorización verbal
4

telefónicamente para viajar.

Aprobado por: Presidencia


5
11 Procedimiento de Seguridad - Visitas a Proyectos

PAIS Colombia
ASUNTO Visitas a Proyectos
APLICABLE A Empleados de Plan
FECHA 31/07/2009
1

FECHA DE REVISION 30/01/2012


PUNTO DE DIRECTOR JURÍDICO Y DE GESTIÓN DE
CONTACTO SOP RIESGO/PUNTO FOCAL DE SEGURIDAD PUs

Generalidades:
2

Este SOP está diseñado para presentar la posición de Fundación Plan con
respecto de las visitas del personal de Plan a los sitios de los proyectos.
Detalles del SOP:

Visitas a los sitios de proyectos


• En cualquier situación de fase II, la visita a sitios de proyectos deben incluir
como mínimo a 2 empleados.
• Asegúrese de llevar el equipo de seguridad adecuado antes de salir de la
oficina.
• Cada empleado portará un silbato para llamar la atención de otros
empleados durante una emergencia (se puede oír un silbato a mayor
distancia que la voz humana).
• Toda persona que visita un proyecto debe llevar consigo algún equipo de
comunicación.
• En cualquier situación de alto riesgo, al llegar al sitio del proyecto hay que
establecer una línea de comunicación continua.
• El conductor debe permanecer en todo momento con el vehículo de Plan.
• En una situación volátil o de alto riesgo el personal de campo debe trabajar
siempre en parejas.
3

• En lo posible, el personal de campo debe mantenerse en contacto visual


con el vehículo.
• En cualquier momento que un miembro del equipo se sienta inquieto o ha
recibido una amenaza verbal o física, todo el equipo deberá retirarse de
inmediato del sitio de proyecto e informar a la oficina.
• Un empleado de Fundación Plannunca debe entrar en discusiones con la
comunidad.
• Si es necesario tratar un tema delicado, esto se debe hacer con
representantes elegidos en el sitio y no con una multitud en un foro abierto.
• Sonar la bocina por parte del conductor o un silbato de alguien del equipo
serán señales para que todo el personal regrese de inmediato al vehículo.
• Si por alguna razón usted está retrasado en su regreso, deberá notificar de
ello a la oficina / punto focal de seguridad
• Cuando el trabajo ha concluido y todo el equipo está por irse, informe de
ello a la oficina (utilice el radio VHF o teléfono celular)
• Al regresar a la oficina registre su regreso.

Excepciones:
4


Aprobado por: Presidencia
5

12 Procedimiento de Seguridad - Seguridad Vehicular

PAIS Colombia
ASUNTO Seguridad Vehicular
APLICABLE A Empleados de Plan
FECHA 31/07/2009
FECHA DE REVISION 30/01/2012
PUNTO DE CONTACTO DIRECTOR JURÍDICO Y DE GESTIÓN DE
SOP RIESGO/PUNTO FOCAL DE SEGURIDAD PUs

Generalidades:
2

Este SOP está diseñado para presentar la posición de Fundación Plan con
respecto a los viajes del personal en vehículos de Plan
Detalles del SOP:

Viajar en vehículos
Al viajar en cualquier vehículo, siempre utilice el cinturón de seguridad.
Al viajar en vehículo, siempre lleve ropa de abrigo y una bolsa pequeña con
bebida y algo de comida. Si el vehículo sufre una avería mientras se encuentra en
el campo, es posible que se quede en el lugar por buen tiempo.
Asegúrese de tener a la mano su carnéde Plan, para presentarla en los puestos
de control alrededor del país.
Al viajar, mantenga las puertas del vehículo cerradas con sus seguros puestos en
todo momento.
El vehículo sólo debe dejarse estacionado y desatendido en lugares seguros. En
lugares inseguros, el conductor deberá permanecer siempre con el vehículo.
Consulte el Punto Focal de Seguridad de Plan para más recomendaciones de
viaje.

Control y Velocidad devehículo

Si usted viaja en un vehículo de Fundación Plan, será co-responsable del control


de velocidad y seguridad del vehículo. Si el conductor ignora sus instrucciones de
mantener el vehículo a una velocidad segura, informe al Punto Focal de Seguridad
o al Departamento de Talento Humano.
3. Registro de entrada/salida
Asegúrese de llenar el formulario de solicitud de viaje cuando va a emprender una
visita de campo. Estos formularios están disponibles en el área de operaciones
4. Equipo de comunicaciones
Cerciórese de que al viajar en vehículo Plan, tenga alguna forma de comunicación
entre su grupo.
3

Excepciones:
4

Aprobado por: Presidencia


5
13 Procedimiento de Seguridad - Retenes Ilegales

PAIS Colombia
ASUNTO Retenes Ilegales
APLICABLE A Empleados de Plan y visitantes
FECHA 31/07/2009
1

FECHA DE REVISION 30/01/2012


PUNTO DE DIRECTOR JURÍDICO Y DE GESTIÓN DE
CONTACTO SOP RIESGO/PUNTO FOCAL DE SEGURIDAD PUs

Generalidades:
2

Este SOP está diseñado para presentar la posición de Fundación Plan respecto
del paso por puestos de control/retenes.
Detalles del SOP:

Procedimiento detallado en un puesto de control


• Observe el retén a la distancia y sin detenerse, para hacerse una idea de lo
que está pasando. ¿Todo parece normal, o hay signos de algún problema?
• Si sospecha que hay riesgo de violencia o de otros problemas graves, dé la
vuelta y aléjese, solo si es seguro hacerlo, si no es posible devolverse,
evalúe la posibilidad de reportar lo que esta sucediendo a su punto focal de
seguridad (si no hay riesgo )
• Baje el volumen de su radio.
• Guarde mapas, cámaras, teléfonos satelitales, etc.
• Quítese las gafas de sol.
• Acérquese lentamente al puesto de control.
3

• Espere a ser llamado para adelantarse al puesto de control /reten


• Tenga lista la documentación del vehículo y su identificación personal.
• Solo una persona debe hablar por el grupo, las demás deben guardar
silencio.
• No haga movimientos corporales bruscos o repentinos. Anuncie sus
movimientos.
• No ofrezca salir del vehículo. Hágalo solamente si se le ordena.
• Permanezca atento a lo que sucede a su alrededor, en especial de la
conducta de los que manejan el puesto de control /reten.
• Sea cortés, respetuoso todo el tiempo.
• Esté preparado para contestar las preguntas de quiénes son y hacia dónde
se dirigen, etc.

Excepciones:
4

• La seguridad del personal siempre debe tener prioridad en los incidentes


críticos de seguridad

Aprobado por: Presidencia


5
14 Procedimiento de Seguridad - Desaparición o Retraso en la llegada del
personal
PAIS Colombia
ASUNTO Desaparición o Retraso en la llegada del
personal
APLICABLE A Empleados de Plan
1

FECHA 31/07/2009
FECHA DE REVISION 30/01/2012
PUNTO DE CONTACTO DIRECTOR JURÍDICO Y DE GESTIÓN DE
SOP RIESGO/PUNTO FOCAL DE SEGURIDAD PUs
Generalidades:

Este SOP está diseñado para presentar la posición de Fundación Plan respecto de
las acciones inmediatas que se requieren cuando la llegada del personal, o de un
visitante, tiene algún retraso. Es importante seguir los siguientes pasos para evitar
2

que las falsas alarmas afecten el plan de contingencia.


Es esencial que todo el personal esté informado y recuerde que su seguridad
personal siempre será de prioridad en incidentes críticos de seguridad

Detalles del SOP:


• Llame al conductor o a los pasajeros y averigüe la razón del retraso.
• Revise la hora estimada de llegada e informe a los guardias.
• Si no se puede establececontacto, haga indagaciones en
o el sitio/contacto de destino
o la Policía
o fuentes locales
3

• Si aunno puede establecer contacto, entonces:


o Envíe un vehículo de búsqueda desde el punto más cercano al último
contacto
o Alerte al Punto Focal de Seguridad o de no ser posible a la
Presidencia, maneje el asunto como de personas desaparecidas y
remítase al Plan de Crisis.

Excepciones:

4

Aprobado por: Presidencia


5
15 Procedimiento de Seguridad- Recepción de Amenazas

PAIS Colombia
ASUNTO Recepción de Amenazas
APLICABLE A Empleados de Plan
FECHA 31/07/2009
1

FECHA DE REVISION 30/01/2012


PUNTO DE DIRECTOR JURÍDICO Y DE GESTIÓN DE
CONTACTO SOP RIESGO/PUNTO FOCAL DE SEGURIDAD PUs

Generalidades:

Este SOP está diseñado para presentar la posición de Fundación Plan con
respecto de las acciones inmediatas quedeberán tomarse cuando el personal
2

reciba amenazas verbales o escritas.


Es esencial que todo el personal esté informado y recuerde que su seguridad
personal siempre tendrá prioridad en incidentes críticos de seguridad.

Detalles del SOP:


• Tome nota y registre todos los detalles de la amenaza lo más pronto
posible.
• Guarde cualquier evidencia sustancial (cartas, notas, etc.) en una bolsa
plástica transparente y restrinja su manipulación para conservar las
pruebas.
• Asegúrese de que el incidente sea reportado al interior de Plan y a las
autoridades.
3

• Determine cualquier amenaza inmediata al personal o a visitantes.


• Reduzca la exposición del personal y la organización.
• Evalúe la naturaleza de la amenaza (personal o contra la organización) y
recomiende el procedimiento adecuado a seguir.
• Registre todas las decisiones y lleve registro de los asuntos/acciones
pertinentes.

Excepciones:

4
Aprobado por: Presidencia
5
16 Procedimiento de Seguridad - Protestas / Disturbios

PAIS Colombia
ASUNTO Protestas / Disturbios
APLICABLE A Empleados de Plan
FECHA 31/07/2009
1

FECHA DE REVISION 30/01/2012


PUNTO DE CONTACTO DIRECTOR JURÍDICO Y DE GESTIÓN DE
SOP RIESGO/PUNTO FOCAL DE SEGURIDAD PUs

Generalidades:
2

Este SOP ha sido diseñado para presentar la posición de Fundación Plan


referente a la forma de actuar en una situación de desorden civil.

Detalles del SOP:


• Todo el personal deberá seguir las directrices adjuntas para Protestas
Masivas / Disturbios.
• En lo posible, evite toda protesta o disturbio.
• Cuando sea seguro, reporte cualquier contacto con manifestantes a su
punto focal de seguridad.
3

• Permanezca en calma y continúe evaluando la situación para su propia


seguridad personal.
• Prepare un plan de emergencia personal con puntos de encuentro para su
familia y colegas.

Excepciones:
4

• Siempre dé prelación a la seguridad del personal.

Aprobado por: Presidencia


5
17 Procedimiento de Seguridad- Lineamientos en casos de Protestas
Masivas/Disturbios

PAIS Colombia
ASUNTO Lineamientos en casos de Protestas
Masivas/Disturbios
APLICABLE A Empleados de Plan
1

FECHA 31/07/2009
FECHA DE REVISION 30/01/2012
PUNTO DE CONTACTO DIRECTOR JURÍDICO Y DE GESTIÓN DE
SOP RIESGO/PUNTO FOCAL DE SEGURIDAD PUs
2 Generalidades:

Este SOP ha sido diseñado para presentar la posición de Fundación Plan


referente a la forma de actuar en una situación de desorden civil.
Detalles del SOP:

Si ha recibido información de antemano que se va a dar una manifestación o


disturbio en su área:

o Almacene suministros para una semana de alimentos, agua,


medicinas y otros artículos de consumo casero.
o Llene recipientes grandes y de diversos tamaños con agua para
tomar y cocinar en caso de aumento en los disturbios o para apagar
un incendio.
o Si posee automóvil o motocicleta, mantenga el tanque de
combustible lleno.
o Compre tiempo extra para su teléfono celular y manténgalo cargado.
o Guarde una reserva de dinero en efectivo.
o No estacione su vehículo en la calle sino en un área más segura.
o De ser posible, quédese con amigos o familiares durante el período
de tensión previsto.
o Si le preocupa dejar su residencia vacía y tiene familia, considere
trasladarlos donde familiares o amigos, o pida a un vecino que vigile
su propiedad.
o Cierre las persianas o cortinas.
o Ubique o prepare una habitación segura dentro de su residencia.
Mude las camas o colchones y los alimentos a una habitación que
ofrezca el máximo de protección en caso de tiroteo en la calle.
o Repase los planes de emergencia con su familia.

Si se encuentra dentro de un edificio y se da una manifestación o disturbio


3

por fuera:

• Quédese dentro y cierre las persianas y cortinas.


• Manténgase alejado de las ventanas y de las habitaciones que dan hacia la
calle.
• Evite mirar por la ventana para ver lo que está pasando en la calle.
• Si es de noche, apague todas las luces y haga el mínimo ruido posible
(hable en susurros).
• Coloque su celular en modo silencioso.
• Verifique que todas las ventanas y puertas del edificio o residencia estén
cerradas con llave.
• Llene recipientes con suficiente agua.
• Informe a la Oficina de Plan de su situación cuanto antes y cuando sea
seguro hacerlo.
• No intente moverse del edificio hasta pasadas varias horas del cese de los
disturbios.
• Si los disturbios prosiguen durante varios días, por lo usual el momento
más seguro para trasladarse es de 4:00 a.m. a 6:00 a.m., sujeto a la
imposición de un toque de queda.
• Designe a alguien para seguir las noticias locales por radio.
• Tenga en cuenta que pueden haber toques de queda de día y de noche
impuestas por las fuerzas de seguridad a raíz de los disturbios.
• Tenga en cuenta que el sonido de disparos puede provenir del gas
lacrimógeno o las balas de hule disparadas por la policía.
• Trate de mantener el movimiento dentro del edificio a un mínimo. No
encienda las luces ya que puede atraer la atención.
• De encontrarse frente a saqueadores armados, no ofrezca resistencia.
Entrégueles lo que piden a menos que sienta que su vida corre peligro.
• Si decide moverse en un vehículo de Plan el día siguiente, procure tener
alta visibilidad.
• Si levanta una barricada en su residencia, cerciórese de poder salir en
caso de una emergencia.

Si se encuentra en la calle cuando se da una manifestación o disturbio:

• Evítelos y trate de dar la vuelta.


• Evite en lo posible tener contacto con los manifestantes.
• Mantenga un bajo perfil y no llame la atención.
• Aléjese lentamente de los manifestantes.
• Trate de buscar refugio en una iglesia u otro edificio adecuado.
• Si se acerca a un cordón militar o de la policía, coloque sus manos encima
de la cabeza con las palmas abiertas. No haga gestos bruscos..
• Si hay gas lacrimógeno en la calle, tan pronto como sea posible cubra la
boca y nariz con un pañuelo húmedo.
• Si tiene gas lacrimógeno en los ojos, lávelos con abundante agua. Evite
frotar los ojos ya que esto producirá mayor irritación.
• Obedezca todas las instrucciones de las fuerzas de seguridad.
• De producirse un tiroteo, póngase a cubierto de una vez y permanezca ahí
hasta detenerse el tiroteo.
3

Si anda en vehículo o motocicleta y queda en medio de una manifestación o


disturbio:

• Baje de velocidad de inmediato.


• Trate de alejarse por una calle lateral.
• Desabróchese el cinturón de seguridad en caso de tener que abandonar el
vehículo rápidamente ante una situación de emergencia.
• De ser seguro, detenga el vehículo y deje que la multitud pase de lado.
• Cerciórese que todas las puertas del vehículo estén cerradas con sus
seguros puestos y que cualquier mapa o equipo de comunicaciones esté
guardado fuera de vista para no dar la impresión de ser policía encubierto.
• Permanezca en calma.
• En caso de ser seguro, de la vuelta al vehículo lentamente y aléjese.
• No siga manejando dentro del área de los disturbios. De ser necesario,
abandone el vehículo y escape a pie.
• Sólo como último recurso deberá tratar de utilizar el vehículo para salir por
la fuerza de la situación ya que esto aumenta de manera significativa el
riesgo para todos los ocupantes del vehículo.
• Al acercarse a la fuerzas de segundad, baje la velocidad y encienda las
luces intermitentes de advertencia. Si es de noche, apague las luces
principales y encienda las luces interiores.
• Siga todas las instrucciones recibidas de las fuerzas de seguridad.
Excepciones:
4

• Siempre dé prelación a la seguridad del personal.

Aprobado por: Presidencia


5

18 Procedimiento de Seguridad - Procedimiento de Alerta de Emergencia

PAIS Colombia
ASUNTO Procedimiento de Alerta de Emergencia
APLICABLE A Empleados de Plan
FECHA 31/07/2009
1

FECHA DE REVISION 30/01/2012


PUNTO DE CONTACTO DIRECTOR JURÍDICO Y DE GESTIÓN DE
SOP RIESGO/PUNTO FOCAL DE SEGURIDAD PUs

Generalidades:
Este SOP ha sido diseñado para presentar la posición de Fundación Plan respecto
de procedimientos de alerta en situaciones de emergencia y las medidas que
2

deberán seguir los empleados y visitantes, luego de escuchar la señal de alerta de


emergencia.
Detalles del SOP:
Toda emergencia, diferente a un incendio, será alertada de la siguiente manera:
• Tres (3) toques de manera continua, ya sea con silbato, sirena, bocina, o
con gritos de Emergencia, Emergencia, Emergencia!
• Acción: Acuéstese en el piso, boca abajo lejos de las ventanas, si es posible
cubriéndose bajo algún escritorio. Quédese ahí durante aproximadamente
30 segundos.
• Si todo permanece en calma, salvo por la alerta de advertencia, vaya
rápidamente al punto de reunión asignado, llevando sus pertenencias de
mano más urgentes. Si siente o escucha cualquier explosión quédese
acostado en el suelo bajo cubierta hasta que todo está en calma y luego
diríjase a cualquier área de reunión, atento al peligro de cualquier
infraestructura dañada que se le pueda caer en el camino.
• En el área de reunión la persona designada irá a averiguar lo que ha
pasado. Esto puede tomar algunos minutos (mantenga la calma).
3

• Dicha persona regresará al área de encuentro e informará a todos de la


situación, hará un registro de los presentes y ordenará al guardia o la
persona designada que controle el incidente. Si es necesario, en este
momento se debe contactar el servicio de emergencia.
• Todas las personas en el punto o puntos de reunión deben permanecer
juntas en el sitio, hasta que llegue ayuda o se resuelva la situación. Como
alternativa,podrán evacuar en grupo desde el punto seguro más cercano
hasta un área segura de espera fuera de la zona de peligro.
• Nadie debe volver al área de emergencia, hasta que alguien con autoridad
no de la orden de fin de la alerta.
• Todos los visitantes y huéspedes son la responsabilidad de sus anfitriones
• En cuanto sea posible la persona de mayor jerarquía que esté presente
deberá hacer un registro de todos los presentes y tratar de averiguar por los
que faltan. Luego se hace un primer reporte por teléfono al PUM o CD,
quienes informaran las acciones adicionales a tomar.

Excepciones:
Solamente en el área segura de espera podrá la persona de más rango presente
autorizar a voluntarios para que retornen al área de emergencia, con el fin de
ayudar a evacuar a los heridos (no artículos). Se debe documentar que estas
4

personas vuelven al área de emergencia y que lo hacen por voluntad propia.

Aprobado por: Presidencia


5
19 Procedimiento de Seguridad - Reporte de Incidentes

PAIS Colombia
ASUNTO Reporte de Incidentes
APLICABLE A Empleados de Plan
FECHA 31/07/2009
1

FECHA DE REVISION 30/01/2012


PUNTO DE CONTACTO SOP DIRECTOR JURÍDICO Y DE GESTIÓN DE
RIESGO/PUNTO FOCAL DE SEGURIDAD PUs

Generalidades:
Este SOP ha sido diseñado para establecer la posición de Plan, en relación con el
reporte de incidentes. La política de seguridad de Plan indica cuales incidentes
son mandatarios para reportar.
2

Los reportes mandatorios de incidentes, serán preparados y enviados por el Punto


Focal de Seguridad en coordinación con el Comité de Seguridad del País (SRT).

Detalles del SOP:


• El reporte de incidentes deber ser breve y contener sólo información
verídica y objetiva
• Un reporte de incidente cubrirá la siguiente información:
o Quien (estuvo involucrado en el incidente)
o Donde (Donde tuvo lugar el incidente)
o Que (que paso, que sucedió)
o Cuando (fecha y hora)
3

o Seguimiento (que acciones se tomaron, que tipo de apoyo o asesoría


necesita)
• El Punto Focal de Seguridad deberá llevar un registro de todos los
incidentes de seguridad , mandatorios o no
• Ver attachment
Unidades de Programa

PUM

COORDINADOR
STAFF
DE GESTION
4

Nivel Nacional

UNIDADES DE
PUNTO FOCAL DE
PROGRAMA (PUM
SEGURIDAD PRESIDENCIA
/COORDINADOR
NACIONAL
DE GESTION)

Aprobado por: Presidencia


5
20 Procedimiento de Seguridad - Uso de equipos de comunicación
PAIS Colombia
ASUNTO Uso de equipos de comunicación
APLICABLE A Empleados de Plan
FECHA 31/07/2009
1

FECHA DE REVISION 30/01/2012


PUNTO DE CONTACTO DIRECTOR JURÍDICO Y DE GESTIÓN DE
SOP RIESGO/PUNTO FOCAL DE SEGURIDAD PUs

Generalidades:
Este SOP ha sido diseñado para establecer la posición de Fundación Plan, en
2

relación con las comunicaciones

Detalles del SOP:


• Todo el personal debe tener siempre al menos un sistema de comunicación
(celular personal – celular Plan o Radio VHF portátil)
• Todos los vehículos que salen de la oficina debe llevar: un teléfono satelital y
un radio VHF
• Todo el personal debe ser incluido en el árbol de llamadas de emergencia
• Fundación Plan será incluida en el árbol de llamadas de seguridad de UNDSS
• El árbol de llamadas de emergencia será probado trimestralmente y su
3

efectividad será evaluada


• El punto focal de seguridad de cada oficina es responsable por la actualización
y prueba de los árboles de llamadas
• Todo el personal debe programar los números de emergencia en sus teléfonos
celulares

Excepciones:

4

Aprobado por: Presidencia Fecha:


5
21 Procedimiento de Seguridad - Casos de Extorsión

PAIS Colombia
ASUNTO Casos de Extorsión
APLICABLE A Empleados de Plan y sus dependientes
FECHA 21/12/2012
1

FECHA DE REVISION 12/2013


PUNTO DE CONTACTO DIRECTOR JURÍDICO Y DE GESTIÓN DE
SOP RIESGO/PUNTO FOCAL DE SEGURIDAD Pus

Generalidades:
Este SOP ha sido diseñado para establecer una primera guía en caso de que
usted se vea enfrentado a un incidente de extorsión. El SOP no reemplaza de
2

ninguna forma la obligación de reportar inmediatamente lo sucedido a su Punto


Focal de Seguridad, quien le dará una mayor orientación.
Detalles del SOP:
• Se entiende por extorsión la exigencia de un dinero o beneficio de algún tipo a
cambio de permitir las operaciones de Plan o de su personal o cuando se exige
dicho beneficio para no atentar contra la integridad o la vida de los empleados
o sus familias.

• Fundación Plan no paga dinero ni entrega beneficios a extorsionistas


bajo ninguna circunstancia.

• Con el fin de evitar ser víctima de esta modalidad delictiva usted debe: 1) No
contestar llamadas en su celular de números desconocidos. 2) No recibir
papeles o documentos en la calle de personas desconocidas. 3) Mantener en
reserva (en lo posible) sus datos personales (como número su número
telefónico privado). 4) No dar datos personales de sus compañeros de trabajo,
ni informar donde se encuentran. 5) Mantener un perfil discreto en todo
momento. 6) No utilizar en lugares visibles (vehículos, agendas y otros)
calcomanías, pegatinas, escudos o cualquier otro distintivo que pueda indicar
3

los lugares que frecuenta o su posición social. 7) Mantener con discreción y


reserva los datos como presupuesto de Plan o sus proyectos. 8) No iniciar
conversaciones en la calle con desconocidos y mucho menos suministrar datos
personales en estos casos.

• Si usted recibe una llamada extorsiva: 1) Ponga mucha atención a todos los
datos que le den en la llamada y no cuelgue el teléfono antes que la llamada
termine. De ser posible tome nota de las exigencias y demás información.
Todos los detalles pueden ser importantes por pequeños o irrelevantes que
parezcan en un primer momento. 2) No se comprometa a pagar dinero o
entregar beneficios. 3) No dé información suya o de ninguna otra persona a
quien llama. 4) No utilice insultos o groserías contra quien la está llamando. 5)
comuníquese de inmediato con su Punto Focal de seguridad con el fin de
recibir mayor orientación. 6) En cuanto le sea posible haga un reporte detallado
del incidente ocurrido poniendo en el toda la información que tenga.

Excepciones:
• No hay Excepciones en la aplicación de éste SOP.
4
Aprobado por: Presidencia
5

22 Procedimiento de Seguridad -Secuestro

PAIS Colombia
ASUNTO Secuestro
APLICABLE A Empleados de Plan
FECHA 31/07/2009
1

FECHA DE REVISION 30/01/2012


PUNTO DE CONTACTO DIRECTOR JURÍDICO Y DE GESTIÓN DE
SOP RIESGO/PUNTO FOCAL DE SEGURIDAD PUS

Generalidades:
Este SOP ha sido diseñado para establecer una primera guía en caso de que
usted se vea enfrentado a este a un incidente de secuestro suyo o de un
2

compañero. El SOP no reemplaza de ninguna forma la obligación de reportar


inmediatamente lo sucedido a su Punto Focal de Seguridad, quien le dará una
mayor orientación
Detalles del SOP:
• Se entiende por secuestro la retención ilegal de una o mas personas con un
propósito económico, político o de algún otro tipo.
• Fundación Plan no paga dinero ni accede a exigencias hechas por
secuestradores bajo ninguna circunstancia.
• Para evitar ser víctima de secuestro es importante tomar las siguientes
medidas: 1) Portar siempre los elementos de visibilidad de la organización. 2)
Realizar los reportes de seguridad exigidos por la organización
(securityclearence), 3) Antes de salir a campo usted debe tener claro el
propósito de la visita. 4) Llamar a la comunidad antes de salir a dicho lugar con
el fin de corroborar las condiciones de seguridad del lugar a ser visitado. 5) No
llevar grandes sumas de dinero. 6) Evitar hablar en público sobre presupuestos
3

de Plan o de proyectos. 7) En lo posible variar las rutas y horarios.


• En caso de que usted tenga noticia de que alguno de sus colegas ha sido
retenido de forma ilegal o usted haya presenciado dicha retención póngase en
contacto inmediatamente con su supervisor y el punto focal de seguridad para
informar el hecho.
• Si usted ha presenciado los hechos, trate en lo posible de escribir o memorizar
tantos detalles como pueda, en especial, el lugar, la hora y cualquier otra
información mencionada por los captores.
• El punto focal de seguridad de la oficina comunicará lo sucedido a la
Presidencia y las instancias correspondientes en otros niveles de la
organización y elaborará un reporte tan detallado como pueda del de incidente.

Excepciones:
• No hay excepciones para este SOP
4

Aprobado por: Presidencia


5
23 Procedimiento de Seguridad - Atraco / Asalto

PAIS Colombia
ASUNTO Atraco / Asalto
APLICABLE A Empleados de Plan
FECHA 31/07/2009
1

FECHA DE REVISION 30/01/2012


PUNTO DE CONTACTO DIRECTOR JURÍDICO Y DE GESTIÓN DE
SOP RIESGO/PUNTO FOCAL DE SEGURIDAD PUS

Generalidades:
Este SOP ha sido diseñado para establecer una primera guía en caso de que
usted se vea enfrentado a este a un incidente de asalto/atraco. El SOP no
2

reemplaza de ninguna forma la obligación de reportar inmediatamente lo sucedido


a su Punto Focal de Seguridad, quien le dará una mayor orientación

Detalles del SOP:

Para evitar ser víctima de un atraco/asalto se recomienda: 1) Evite transitar por


zonas despobladas. 2) Mantenga un perfil discreto. 3) Porte siempre los elementos
de visibilidad de la organización. 4) No lleve con usted grandes sumas de dinero.
5) No chatee o hable por celular en la calle. 6) cumpla estrictamente los horarios
de entrada y salida. 7) No converse con extraños en la calle. 8) Cambie
constantemente sus rutas y rutinas. 9) Si usted sospecha que alguien lo está
siguiendo o puede tener intención de asaltarlo busque mantener una distancia de
al menos 20 mts con ésta persona. Procure buscar de forma inmediata un lugar
concurrido o entre a un centro comercial y pida ayuda a las personas de
3

seguridad.

Si usted es víctima de un atraco/asalto es importante que tenga en cuenta lo


siguiente: 1) Bajo ninguna circunstancia oponga resistencia. 2) Evite en lo posible
que el asaltante lo lleve a otros lugares ya que esto podría agravar la situación. 3)
No haga movimientos rápidos que pudieran confundir al atacante haciéndolo
pensar que usted está armado. 4) No amenace al atacante. 5) Una vez que el
atacante se haya marchado busque un lugar seguro y reporte el incidente para
recibir mayor orientación al respecto.

Excepciones:
• No hay excepciones para este SOP.
4
Aprobado por: Presidencia
5