Como criar um projeto do ZERO no MS Project

Dica: É boa ideia começar o planeamento antes de abrir o Microsoft Project.

Para recolher as suas ideias iniciais acerca dos objetivos do projeto, utilize uma aplicação
como o Word, o Excel, o OneNote ou o Outlook. Depois de todos terem aceite as suas ideias,
pode começar a planear a sua agenda com o Project.

Sugestões de gestão de projetos antes de começar...

 Certifique-se de que tem um projeto Certifique-se de que aquilo em que está a pensar
é, de facto, um projeto. Um projeto tem três características.
 É temporário e único. Conceber uma fábrica de produção de carros é um projeto porque
é uma atividade única. O fabrico de carros numa fábrica é uma série repetida de atividades
e, portanto, não é um projeto.
 Tem materiais a entregar claramente definidos Os materiais a entregar proporcionam
ao projeto atenção específica e um propósito. Os intervenientes não irão sentir que os
seus investimentos no projeto são úteis se os materiais a entregar não forem
discriminados de forma clara.
 Tem um início e um fim Sem um fim de projeto, os intervenientes e investidores não
irão usufruir do resultado do projeto nem dos benefícios que o seu investimento
proporcionou.

 Identificar restrições do projeto As restrições são fatores que limitam as opções do

gestor de projetos para estruturar e gerir o projeto. A maioria dos projetos tem três
restrições.
 Intervalo de tempo limitado As datas de fim para os principais materiais a entregar
normalmente marcam a duração geral do projeto.
 Pessoas e outros recursos limitados Os gestores de projeto normalmente têm um
número limitado de pessoas para trabalhar num projeto ou um orçamento limitado.
 Âmbito reduzido Um projeto é normalmente restrito pela quantidade de objetivos que a
equipa consegue cumprir. Se o projeto tem demasiadas funcionalidades ou materiais a
entregar, poderá não haver tempo suficiente na agenda para acabá-los a todos.
Uma alteração num constrangimento normalmente afeta as outras duas e pode afetar a
qualidade geral. Por exemplo, diminuir a duração do projeto faz com que o gestor de
projeto tome decisões sobre o número de trabalhadores necessários para concluir os
materiais a entregar do projeto. Se não houver trabalhadores suficientes, então encurtar o
projeto pode ter outras consequências como reduzir o âmbito do projeto.
 Identificar os intervenientes numa fase inicial Não há nada que afete mais um projeto
do que a impossibilidade de identificar os intervenientes vitais e a melhor forma de
comunicar com eles. Se não conseguir identificar um interveniente vital depois do início de
um projeto, o projeto pode parar ou ultrapassar o orçamento à medida que novos
objetivos e métodos são propostos.
 Passo 1: Recolher as suas ideias iniciais
Passo 2: Contacte os intervenientes
Elaborar relatórios
sobre o progresso
inicial
Participar numa
reunião online
Conversar por MI
com um membro da
equipa do projeto
Passo 3: Começar um projeto
Copiar e colar do Word para
o Project
Criar um novo projeto a partir
de um outro projeto ou
modelo
Importar dados do Excel para
o Project
Importar uma lista de tarefas
do SharePoint como um
projeto inicial
Objetivo de gestão de
projetos: Criar uma nova
agenda de projeto
Independentemente de onde estiver em termos de planeamento de projeto, um
relatório bem apresentado ajuda a ganhar a aceitação dos materiais a entregar do
projeto, por parte dos intervenientes.
Caso os intervenientes não possam estar presentes, utilize reuniões online para se ligar a
eles. Partilhe diapositivos do SharePoint, folhas do Excel ou notas do OneNote para
discutir planos de projeto iniciais. As pessoas podem participar em reuniões online no
respetivo escritório, em viagem ou nos seus dispositivos móveis.
Caso surjam questões enquanto está a trabalhar numa agenda de projeto, passe o rato
sobre o nome de alguém e partilhe uma MI utilizando o Lync.
Copie uma lista de tarefas no Word e cole-as no Project para começar rapidamente uma
agenda. O Project irá manter a formatação e a estrutura de destaque.
Crie um novo projeto baseado num modelo preenchido previamente com tarefas de projetos
semelhantes ao seu. Peritos da indústria criaram muitos destes projetos para ajudá-lo a
começar rapidamente.
Mova uma lista de tarefas que tenha sido iniciada no Excel para o Project. O Project manterá a
formatação e estrutura de destaque.
Os projetos, por vezes, começam com listas de tarefas no SharePoint para partilhar com outras
pessoas sem o Microsoft Project. Quando a lista de tarefas crescer até um determinado
tamanho, mova-a para o Project para continuar a trabalhar nela a partir daí.
Após ter guardado o seu projeto no Microsoft Project, pode começar a adicionar tarefas,
organizá-las, ligá-las umas às outras, adicionar pessoas, entre outros.
Projecto exemplo- reabilitação residencial que vai começar dia 14/8.
 Objectivos do projeto: trocar toada a fiação elétrica e refazer a pintura interna.
Então comecei a planear o seguinte
Agora vou estar na fase de realização do projeto - e vou ter de fazer o controlo e
atualização. Nota- Usualmente o projeto não ocorre como planeado e existirão sempre desvios na
fase da sua realização.
Então no grafíco de gattt a barra azul representa o que está a acontecer e o que vai acontecer de futuro (
basicamente, se uma tarefa se desvia do planeado (ex.: atrasa) tem efeitos nas tarefas sucessoras omo aumento
da sua duração). E sempre que não falam em linha de base, seja em trabela e relatórios é “o que está a acontecer
e o que vai acontecer no futuro”:
Finalmente, se quiser imprimir o meu projecto. Posso imprimir em qualquer fase do
projeto. Para imprimir ir a ARQUIVO-IMPRIMIR.

 É comum usar- papel A3 PARA PROJECTOS GRANDES. De resto , é usual A2 ou A4.

 Normalmente a folha de impressão é horizontal.
 Nas configurações de página. Posso meter um cabeçalho e um rodapé (nota-se que o rodapé por padrão indica
Pagína x). se for à aba legendas, por padrão é a legenda do Gantt, posso indicar como vão aparecer estas (ex.: em
todas as páginas, ultima pag,etc..).Recomento uma pagina apenas para legendas, pois o projeto pode ser grande.
E se eu quiser fazer a impressão de relatório? É a Mesma coisa, tenho de estar a ver
este no meu ecrã do pc e os passos são os mesmos.
Em relação aos relatórios, temos 2 coisas interessantes.

Nota- por vezes quando estamos a planear o nosso projeto,

podemos adicionar horas extra se necessário.