Anda di halaman 1dari 5

METODE PEMECAHAN MASALAH DALAM QUALITY CONTROL CIRCLE

Salah satu karakteristik dasar yang membedakan Total Quality Management dari sistem
manajemen lainnya, adalah dikembangkannya pola pengendalian mutu terpadu atau Total
Quality Control di semua unit usaha dan sektor kegiatan perusahaan / organisasi, dengan satu
tujuan yang sama, yakni menghasilkan suatu Kepastian Mutu (Quality Assurance), dengan
berpedoman pada Kebijakan Mutu (Quality Policy) yang telah ditetapkan oleh perusahaan /
organisasi.

Dikatakan pengendalian mutu yang terpadu, karena pengendalian mutu tidak hanya dilakukan
oleh QC Team / QC Manager atau Satuan Pengawas Intern, melainkan menjadi tanggung
jawab setiap individu di perusahaan / organisasi untuk mengendalikan mutu kerja dan hasil
kerjanya masing – masing, agar tidak menyimpang dari komitmen dan standar yang telah
disepakati bersama.

Pada prinsipnya semua personil yang terlibat dalam kegiatan organisasi sesungguhnya
mempunyai fungsi ganda dalam pekerjaannya, yang biasa disebut dengan Daily Function dan
Improvement Function, yaitu fungsi kerja rutin dan fungsi peningkatan mutu, yang dilakukan
secara simultan. Keberadaan Improvement Fuction inilah yang mendorong berkembangnya
dinamika kelompok pada perusahaan – perusahaan yang menerapkan Total Quality
Management. Secara umum bentuk – bentuk tim tersebut adalah sebagai berikut :

Cross Functional Team (Tim Lintas Fungsi), yang termasuk dalam kategori ini adalah : Tim
Manajemen Mutu (kelompok yang terdiri dari para Pimpinan Puncak dan Menengah) dan
Projek Kendali Mutu (QC Project yang terdiri dari para karyawan berbagai bagian / divisi).

Quality Control Circle(QCC), dikenal dengan Gugus Kendali Mutu (GKM), adalah salah satu
bentuk pengendalian mutu pada tingkat pelaksana. Bila diartikan, maka Quality Control
Circle adalah kelompok yang terdiri dari beberapa karyawan ( biasanya antara 3 – 10 orang),
pada suatu unit kerja yang sama di sebuah perusahaan, yang melaksanakan program
perbaikan atau peningkatan mutu, dengan menggunakan metode pemecahan masalah ”PDCA
Cycle” secara berkesinambungan, dan bertujuan memberikan kepuasan pelanggan yang
optimal, pun juga memberikan kepuasan bagi anggota kelompok itu sendiri.

Pemecahan masalah adalah media perantara untuk mencapai tujuan QCC / GKM, artinya
melalui pemecahan masalah ini peranan gugus akan memperoleh makna pengakuan serta
penghargaan yang diperlukan untuk mencapai tujuan akhir QCC / GKM, yaitu peningkatan
atau usaha dalam arti yang seluas – luasnya. Metode pemecahan masalah dalam QCC / GKM
secara umum dikenal dengan menggunakan tujuh (7) perangkat alat dan delapan (8) langkah
pemecahan masalah. Secara berurutan, penjelasan masing – masing bisa dilihat di bawah ini :
Perangkat alat pertama, Stratifikasi (Pengelompokan)

Adalah usaha untuk menguraikan dan mengklasifikasikan persoalan menjadi kelompok –


kelompok atau golongan sejenis atau menjadi unsur tunggal dari persoalan, sehingga
persoalan menjadi lebih sederhana dan mudah dimengerti serta menghindari salah
interpretasi.

Perangkat alat kedua, Check Sheet (Lembar Pengumpulan Data)

Adalah merupakan alat yang mutlak diperlukan bagi mereka yang melaksanakan penelitian
dan pengendalian kualitas atau kuantitas barang ataupun jasa. Karena dari data yang didapat
/dikumpulkan dapat mengambil suatu gambaran, kesimpulan ataupun keputusan yang akurat.
Tanpa mempunyai data membuat pengambilan kesimpulan / keputusan ataupun rencana
tindakan hanya berdasarkan kira – kira saja, sehingga bukan suatu yang mustahil akhirnya
kesimpulan / keputusan akan jauh dari yang diharapkan.

Perangkat alat ketiga, Diagram Pareto

Diagram ini digunakan untuk mengklasifikasikan masalah menurut sebab dan gejalanya.
Masalah didiagramkan menurut prioritas dan tingkat kepentingannya, dengan menggunakan
format grafik batang, dimana 100%menunjukan kerugian total. Prinsip yang mendasari
diagram ini adalah aturan “80 – 20” yang menyatakanbahwa “80% of the trouble comes from
20% of the problems”.

Perangkat alat keempat, Fishbone Diagram (Diagram Sebab Akibat)

Diagram ini diperkenalkan pertama kali pada tahun 1950 oleh seorang pakar kualitas
Jepang, Kaoru Ishikawa, yaitu diagram yang menunjukkan sebab akibat yang berguna untuk
mencari atau menganalisa sebab – sebab timbulnya masalah sehingga memudahkan cara
mengatasinya. Dengan diagram ini kita dapat menjabarkan banyak sekali semua penyebab,
mulai dari penyebab yang paling dekat dengan akibat (masalah), sampai penyebab yang tidak
dekat dengan akibat (masalah). Untuk memudahkan dalam menginventarisasi semua
penyebab yang berpengaruh terhadap akibat (masalah) dengan menggunakan diagram
Ishikawa harus mempertimbangkan faktor 4M dan 1L yaitu : Mesin, Material, Metode (cara),
Man (orang) dan Lingkungan, yang ditempatkan pada tulang ikan yang pertama.

Perangkat alat kelima, Control Chart (Control Chart)

Merupakan grafik garis dengan pencantuman batas maksimum dan minimum yang
merupakan batas daerah pengendalian. Peta kendali juga bisa dipergunakan untuk mengukur
apakah proses (kegiatan produksi) dalam keadaan terkendali atau tidak. Proses dikatakan
dalam keadaan terkendali jika unit yang diukur berada dalam batas – batas kendali. Pada peta
kendali bisa diketahui adanya penyimpangan tetapi tidak terlihat penyebab penyimpangan
tersebut. Peta kendali hanya menunjukkan perubahan data dari waktu ke waktu.

Perangkat alat keenam, Histogram

Histogram adalah bentuk dari grafik kolom yang memperlihatkan distribusi yang diperoleh
bila mana data dalam bentuk angka telah terkumpul. Meskipun suatu histogram dibuat
berdasarkan contoh data, namun tujuannya adalah untuk memberikan saran mengenai
kemungkinan distribusi keseluruhan data (populasi) yang contoh datanya diambil. Histogram
ini dipakai untuk menentukan masalah dengan melihat bentuk dan sifat dispersi dan nilai rata
– rata.

Perangkat alat ketujuh, Scatter Diagram (Diagram Tebar)

Diagram tebar adalah diagram yang digunakan untuk mengetahui apakah ada korelasi
(hubungan) atau tidak antara 2 variabel. Diagram tebar bisa juga digunakan untuk
mengetahui apakah suatu penyebab yang diduga mempengaruhi atau tidak terhadap akibat
(masalah) yang sedang dihadapi.

Sedangkan penjelasan mengenai delapan (8) langkah untuk pemecahan masalah, yang
merupakan siklus PDCA (Plan – Do – Check – Act), adalah sebagai berikut :

Langkah pertama, Identifikasi Masalah dan Pengumpulan Data

Ini adalah tahap pertama QCC / GKM. Di tahap ini umumnya setiap anggota gugus diminta
mengungkapkan apa saja masalah yang mereka alami di lingkungan kerja mereka. Masalah
yang diungkapkan bisa dari proses maupun hasil pekerjaan mereka sendiri. Lihatlah catatan
historis yang merekam berapa kali masalah tersebut terjadi. Lakukan hal yang sama untuk
tiap masalah yang diungkapkan anggota gugus, kemudian beri bobot masing – masing.

Langkah kedua, Menetapkan Tema dan Target

Pilih salah satu dari masalah yang muncul berdasarkan pembobotan yang sudah disepakati
bersama. Kemudian tentukan target perbaikan untuk masalah tersebut. Target yang dibuat
harus bersifat spesifik, terukur, dan ada jangka waktunya.

Langkah ketiga, Analisa Sebab Akibat


Kemudian masalah yang diambil tersebut di telusuri penyebabnya berdasarkan kategori
manusia, mesin, metode, dan material hingga ditemukan sebab utama dari tiap kategori.
Uraikan terus penyebab hingga yang paling dulu terjadi, akan tetapi jangan sampai
menyentuh area tanggung jawab proses sebelumnya, karena itu sudah berada di luar lingkup
pekerjaan anda.

Langkah keempat, Merancang Rencana Perbaikan

Setelah mengetahui sebab utama dari tiap masalah, tentu anda bisa merancang rencana
perbaikan. Usahakan sebisa mungkin membuat rencana perbaikan yang mengakomodasi
semua sebab utama yang ditemukan saat melakukan analisis sebab. Rencana perbaikan harus
memuat aktivitas, penanggung jawab, dan waktu pelaksanaan perbaikan.

Langkah kelima, Pelaksanaan Perbaikan

Setelah rancangan rencana perbaikan dibuat, maka segeralah lakukan perbaikan sesuai
rencana perbaikan yang sudah disepakati dan dibahas dengan matang oleh semua anggota
gugus. Catat setiap perubahan hasil dari perbedaan proses yang diaplikasikan. Dalam
melaksanakan perbaikan ini perlu dijelaskan juga tentang pentingnya kesungguhan dan
partisipasi penuh dari semua anggota gugus sesuai tugas yang sudah dibagikan dan
diharapkan juga semua pelaksanaan dari rencana perbaikan bisa diselesaikan sesuai dengan
waktu yang disepakati.

Langkah keenam, Evaluasi Hasil

Selanjutnya anda bandingkan kondisi proses dan hasil antara sebelum dan sesudah perbaikan.
jika setelah perbaikan hasil memang lebih baik, ambil proses yang berubah untuk
distandarkan. Jika masih belum, lakukan ulang langkah merancang rencana perbaikan dan
implementasi perbaikan. Lanjutkan kembali dengan evaluasi hasil.

Langkah ketujuh, Standarisasi

Setelah langkah perbaikan yang dilakukan sudah diperiksa dan bisa mengatasi penyebab
masalah yang dihadapi, langkah berikutnya perlu dibuatkan standarisasi yang bisa dijadikan
acuan kerja di lokasi kerja gugus dan ditujukan pula untuk mencegah masalah yang muncul
sebelumnya akan terulang lagi. Jika perlu standarisasi ini juga bisa disebarluaskan kepada
lokasi kerja yang lain yang sejenis dengan lokasi kerja gugus. Standarisasi yang dibuat bisa
meliputi standar untuk cara kerja (metode), manusia (operator/mekanik), material, mesin dan
lingkungan kerja
Langkah kedelapan, Menentukan Langkah Selanjutnya

Bahwa dasar QCC / GKM adalah siklus PDCA, untuk itu langkah terakhir adalah
menentukan langkah selanjutnya. Yang berarti bahwa perbaikan di tempat tersebut tidak
hanya berhenti sampai di situ, melainkan selalu berkesinambungan. Pahami pengertian gugus
kendali mutu tidak hanya sebatas sebagian – sebagian saja, melainkan secara keseluruhan.
Dengan memahami pengertian QCC / GKM secara menyeluruh, diharapkan kualitas hasil
produk ataupun jasa semakin baik dari waktu ke waktu.

Manfaat bagi karyawan dengan adanya kegiatan QCC / GKM adalah : diperolehnya
peningkatan pengetahuan dan kemampuan pribadi, tumbuhnya kemampuan pengendalian
diri, mampu berkomunikasi dan berpartisipasi dalam kegiatan kelompok, memahami dan
mampu menggunakan teknik – teknik pengendalian mutu, peningkatan kreatifitas,
mengembangkan cara berfikir yang kritis, serta kesadaran pentingnya mutu.

Hal positif yang juga akan tumbuh bersamaan dengan berkembangnya kegiatan QCC / GKM,
adalah terciptanya suasana kerja yang sangat kooperatif dan mendorong karyawan untuk
terus – menerus menggali kreatifitas dan potensi yang dimilikinya, mengingat bahwa tujuan
QCC / GKM ini adalah untuk mengoptimalkan aset yang dimiliki perusahaan / instansi
terutama pengembangan keterampilan dan diri pekerja secara lebih baik dan menghargai nilai
– nilai manusia serta menciptakan tempat kerja yang kondusif, guna meningkatkan mutu
dalam arti luas dan pertumbuhan perusahaan.

Disamping itu, penerapan QCC / GKM juga merupakan bentuk nyata keterlibatan semua
pihak, dalam hal ini mereka yang berada pada manajemen tingkat bawah, dalam peningkatan
dan pengembangan perusahaan / organisasi. Sasaran yang ingin dicapai melalui kegiatan
QCC / GKM, antara lain : mengurangi kesalahan kerja dan meningkatkan mutu,
meningkatkan kerja sama yang lebih baik, meningkatkan kepedulian karyawan dalam
menjalankan tugasnya, melatih ketrampilan karyawan dalam memecahkan masalah yang
dihadapinya, menanamkan kesadaran tentang pentingnya pencegahan sejak awal,
mengembangkan hubungan yang lebih harmonis dan komunikatif antara manajer dan
karyawannya, mendorong pengembangan pribadi dan kepemimpinan.