BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Pada era informasi dan globalisasi menyebabkan lingkungan bisnis
mengalami perubahan yang sangat pesat dengan tingkat persaingan ketat. Oleh
karena itu perusahaan-perusahaan dituntut untuk melakukan kegiatan
operasionalnya secara efektif dan efisien umtuk mempertahankan eksistensinya,
sehingga pengetahuan merupakan kekuatan yang sangat penting untuk membantu
manajer dalam pengambilan keputusan. Informasi yang berkualitas yaitu
informasi yang akurat, relevan, dan tepat waktu sehingga keputusan bisnis yang
tepat dapat dibuat yang disesuaikan dengan sistem informasi yang diterapkan di
masing-masing perusahaan. Dengan demikian, pengelolaan sistem informasi
merupakan hal yang sangat penting untuk dilakukan.

Sistem informasi juga diperlukan dalam pengadaan bahan baku untuk

kelancaran proses pembelian bahan baku dari pemasok serta kepada pembeli.
Prosedur pembelian bahan bakumelibatkan beberapa bagian dalam perusahaan
dengan maksud agar pelaksanaan pembelian bahan baku dapat diawasi dengan
baik. Salah satu penyebab terjadinya kekacauan-kekacauan dalam prosedur
pembelian bahan baku adalah lemahnya pengendalian intern pada sistem dan
prosedur yang mengatur suatu transaksi. Untuk mengatasi masalah tersebut, maka
setiap perusahaan perlu menyusun suatu sistem dan prosedur yang dapat
menciptakan pengendalian intern yang baik dalam mengatur pelaksanaan
transaksi perusahaan.

Bagi perusahaan yang bergerak dalam industri manufaktur, sistem

informasi produksi yang efektif merupakan suatu keharusan dan tidak lepas dari
persoalan persediaan bahan baku, karena sebagian besar modal perusahaan terikat
pada proses produksi perusahaan tersebut. Dengan adanya sistem informasi yang
 efektif, maka kekacauan-kekacauan yang umum terjadi dalam bidang
produksi seperti jadwal produksi yang tidak realistis, pemborosan dan terjadinya
kekurangan persediaan yang terjadi selama proses produksi dapat dihindari dan
ditangani.

Sampai saat ini, pengertian pengendalian intern telah dikemukakan oleh

banyak pihak. Dalam arti sempit, pengendalian intern didefinisikan sebagai
pengecekan untuk memeriksa kecermatan penjumlahan. Sedangkan dalam arti
luas, pengendalian intern adalah semua alat-alat yang digunakan oleh pimpinan
perusahaan untuk melakukan pengawasan. Sistem informasi produksi
memfokuskan pada aspek-aspek seperti: pemesanan, penyimpanan, dan
ketersediaan bahan baku dan perlengkapan produksi; penjadwalan mesin, fasilitas
dan tenaga kerja untuk memproses bahan baku menjadi bahan jadi; mendesain dan
menguji produk dengan jumlah sesuai rencana, kualitas yang baik dan biaya yang
dianggarkan. Dengan kata lain, sistem informasi produksi bertujuan mendukung
fungsi produksi dan operasi yang terdiri atas aktivitas yang berkaitan dengan
perencanaan dan pengendalian produksi barang dan jasa.

Untuk mencapai tujuan perusahaan manajemen bertanggung jawab

terhadap praktek pembelian bahan baku dan produksi dalam perusahaan yang
dikelola dan harus secara terus-menerus mengawasi sistem pengendalian intern
yang sudah ditetapkan. PT. Philips Indonesia merupakan perusahaan yang
bergerak di bidang Manufacturing Lighting yang bermerk dagang produk lighting
dengan kurang lebih ada 700 items yang terdiri atas dua tipe yaitu Gelas Pijar dan
VTL (Neon / TL). Aktivitas perencanaan dan pengendalian pembelian
bahan baku dan produksi menjadi semakin kompleks. Untuk dapat melakukan
aktivitas perencanaan dan pengendalian pembelian bahan baku dan produksi
sebagai penghasil informasi. Oleh karena itu, penulis tertarik untuk mengevaluasi
sistem informasi pembelian bahan baku dan produksi sebagai penyedia informasi
perencanaan dan pengendalian pembelian bahan baku dan produksi.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah maka permasalahan yang dibahas
dapat dirumuskan sebagai berikut:

1. Bagaimana sistem informasi pembelian bahan baku dan produksi yang telah
diterapkan di PT. Philips Indonesia?

2. Apakah evaluasi sistem informasi pembelian bahan baku dan produksi

sebagai penyedia informasi untuk perencanaan dan pengendalian pembelian
bahan baku dan produksi pada PT. Philips Indonesia?

1.3 Tujuan Penelitian

Tujuan yang ingin dicapai dengan dilakukannya penelitian ini adalah:

1. Untuk mengetahui sistem informasi pembelian bahan baku dan produksi

yang telah diterapkan di PT. Philips Indonesia.

2. Untuk mengetahui apakah evaluasi sistem informasi pembelian

bahan baku dan produksi sebagai penyedia informasi untuk perencanaan dan
pengendalian pembelian bahan baku dan produksi di PT. Philips Indonesia.

1.4 Manfaat Penelitian

Sesuai dengan tujuan dilakukannya penelitian ini, maka manfaat yang
diharapkan dapat diperoleh adalah:

1. Bagi Perusahaan

Penelitian ini akan memberikan suatu gambaran yang jelas akan pentingnya
pengendalian intern dalam perusahaan, sehingga perusahaan dapat melakukan
 evaluasi diri dan mengambil tindakan yang perlu untuk memperbaiki
sistem pengendalian intern yang ada saat ini.

2. Bagi Pembaca

Penelitian ini dapat digunakan sebagai bahan kajian ataupun study komparatif
dalam mengevaluasi sistem pengendalian intern perusahaan pada umumnya.
Melalui penelitian ini diharapkan pembaca dapat memperoleh masukan yang
berarti dalam mengimplementasikan sistem pengendalian serta masalah-masalah
yang mungkin akan dihadapi.

3. Bagi Ilmu Pengetahuan,

Khususnya dalam bidang akuntansi, penelitian ini akan menambah

perbendaharaan karya ilmiah, khususnya mengenai aspek pengendalian, dengan
harapan akan bermanfaat sebagai bahan masukan berupa studi kasus yang dapat
dipelajari dan dipahami.
 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Landasan Teori

2.1.1 Pengertian sistem dan Prosedur

Menurut Yogianto (1995:1) yang mengutip dari Jerry Fritz Gerald dan
Warren D. Stalling, pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur
mendefinisikan sistem sebagai berikut “ Suatu sistem adalah suatu jaringan yang
saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan
atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”.

Sedangkan prosedur menurut Yogianto (1995:1) mengutip dari Richard F.

Neuschel, didefinisikan sebagai berikut: “Suatu prosedur adalah urut-urutan yang
tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa (what) yang harus
dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakan, kapan (when) dikerjakan, dan
bagaimana mengerjakannya.

Definisi sistem menurut Mulyadi (1993:2) sebagai berikut:

a. Setiap sistem terdiri atas unsur-unsur.

b. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan.

c. Unsur-unsur tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.

d. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.

Pengertian prosedur menurut Zaki Baridwan (1990:3) adalah merupakan urutan

pekerjaan klerikal yang melibatkan beberapa orang dalam suatu bagian atau lebih,
disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi yang
sering terjadi.

2.1.2 Sistem Informasi Akuntansi

2.1.2.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Bodnard dan Hopwood (2000:23) sistem informasi akuntansi
adalah kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk
mengubah data menjadi informasi.

Menurut Baridwan (1996:4) sistem informasi akuntansi adalah suatu komponen

organisasi yang mengumpulkan, menggolongkan, mengolah, menganalisa dan
komunikasikan informasi keuangan yang relevan untuk pengambilan keputusan
kepada pihak-pihak luar (seperti inspeksi pajak, investor dan kreditur ) dan pihak-
pihak dalam (terutama manajemen ).

2.1.2.2 Tujuan Penyusunan Sistem Informasi Akuntasi

Tujuan umum penyusunan sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut:

1. Untuk memperbaiki informasi yang diberikan oleh sistem dalam kualitas,

ketepatan waktu atau struktur dari informasi tersebut.

2. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yang

berarti memperbaiki daya andal informasi akuntansi dan menyediakan catatan
yang lengkap sebagai pertanggungjawaban dalam melindungi harta perusahaan.

3. Untuk menurunkan biaya dalam menyelenggarakan catatan akuntansi.

Dari ketiga tujuan tersebut harus dipertimbangkan pada waktu penyusunan suatu
sistem informasi akuntansi, sehingga dapat diharapkan tidak ada salah satu tujuan
yang terlewatkan.
2.1.2.3 Faktor–faktor yang dipertimbangkan dalam penyusunan sistem
informasi akuntansi
Penyusunan sistem informasi akuntansi untuk suatu perusahaan perlu
mempertimbangkan beberapa faktor penting antara lain:

1. Sistem informasi akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip cepat

yaitu sistem informasi akuntansi harus menyediakan informasi yang diperlukan
dengan cepat dan tepat waktu serta dapat memenuhi kebutuhan dan kualitas yang
sesuai..

2. Sistem informasi yang disusun harus memenuhi prinsip aman yaitu sistem
informasi harus dapat membantu menjaga keamanan harta milik perusahaan.

3. Sistem informasi akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip murah

yang berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem informasi akuntansi
tersebut harus dapat ditekan sehingga relatif tidak mahal.

2.1.3 Teknologi Informasi

Dalam era globalisasi informasi yang berkembang sangat pesat,
sistem informasi akuntansi mengalami banyak perubahan dalam tahun-tahun
terakhir ini. Penggunaan teknologi komputer mendapat perhatian yang sangat
besar karena memungkinkan manajemen informasi yang dibutuhkan
untuk pengambilan keputusan dengan cepat dan tepat.

Untuk memahami Sistem informasi akuntansi berbasis komputer

perlu pengenalan terhadap struktur kemampuan dan operasi dari komputer.
2.1.3.1 Komponen Utama Suatu Komputer
Menurut Cushing (1992 : 110) ”Komputer adalah suatu alat elektronik
dengan kecepatan yang tinggi yang mampu melaksanakan serangkaian instruksi
yang akan mernungkinkannya untuk melakukan serangkaian operasi tanpa campur
tangan manusia”.

Sistem komputer merupakan kombinasi yang terintegrasi dari empat komponen

yaitu hardware, software, procedure dan personnel.

Menurut Bordnar, George (2000 : 71) ”Sistem komputer merupakan kombinasi

terpadu dari perangkat keras (Hardware), Perangkat
lunak (software), komunikasi, sumber daya manusia, sumber daya informasi,
dan prosedur-prosedur pemrosesan”.

Mcleod (1995 : 109) menjelaskan tentang komponen komputer tersebut sebagai

berikut. Software adalah program-program dan prosedur-prosedur kerja yang
dibutuhkan untuk mengintruksikan hardware dalam melakukan fungsinya.
Sedangkan Hardware adalah peralatan fisik yang digunakan untuk melakukan
berbagai aktivitas dari sistem yang berbasis komputer, adapun
komponen hardware sebagai berikut :

a. Input Devices yaitu suatu alat atau media yang menerima input data untuk
diproses.

b. Central processing unit (CPU) yaitu bagian internal komputer yang

berfungsi sebagai pusat pengolahan dan pengendalian dari keseluruhan
sistem pemrosesan data CPU yang terdiri dari bagian-bagian yang
masing-masing mempunyai tugas sendiri, tetapi merupakan satu kesatuan
yang saling melengkapi.yaitu :

1. Control unit adalah bagian yang bertugas mengendalikan

dan mengkoordinasikan keseluruhan sistem kerja komputer.
 2. Arithmetic Logic unit (ALU) adalah bagian yang bertugasmelaksanakan
perhitungan arithmatika dasar, penyusunan data,pemindahan data serta
membandingkan data.

3. Primary Memory Unit adalah bagian yang menerima data dan program
dari input devices dan penampungan ini hanya bersifat sementara saja.

c. Output devices yaitu alat yang menerima hasil pengolahan

dari CPU melalui unit penyimpanan dan memberikan hasil pengolahan.

2.1.3.2 Files
Dalam memproses data dengan komputer dikenal istilah file, file itu terdiri
dari record-record yang menggambarkan kesatuan data yang sejenis, empat
kategori utama file menurut Cushing yang disadur oleh Kosasi (1992 : 69) Yaitu:

a. Master file (File Transaksi) : adalah suatu file permanent dari catatan-
catatan yang berisi data berjalan (Current) atau hamper berjalan yang secara
teratur dimutakhirkan (up date).

b. Transaction file (file transaksi) : adalah arsip catatan-catatan

yang mencerminkan aktivitas berjalan dalam suatu organisasi yang dipakai untuk
memutakhirkan suatu master file.

c. Table file (file meja) : adalah suatu master file mengenai data
referensi biasanya berupa angka/nomor yang dicari dan diperbaiki
selama pengolahan data untuk membantu kalkulasi atau tugas akhir.

d. Indeks file (file Indeks) : adalah suatu master file pengidentifikasian catatan
dan lokasi penyimpanan file.

2.1.3.3 Pengertian Proses Data Elektronik (PDE)

Pemrosesan secara electronic dalam suatu perusahaan
bukanlah sesuatu yang baru, karena banyak memberikan keuntungan pada
perusahaan. Oleh sebab itu Electronic Data Processing (EDP) merupakan dasar
dari Sistem informasi akuntansi di setiap perusahaan.

Pengertian Proses data Electronik (PDE) Menurut Bordnar (2000 :

4) adalah ”Pemanfaatan teknologi komputer untuk melakukan pemrosesan data-
data transaksi dalam suatu organisasi”.

Dari definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa pemrosesan data-data

dalam perusahaan akan lebih efisien apabila diproses secara komputerisasi,
mengingat beragam macam informasi dalam perusahaan menjadikan pihak
manajemen tidak lagi memanfaatkan sistem manual dikarenakan banyak
kekurangannya jika dibandingkan dengan sistem komputerisasi.

2.1.3.4 Sistem Pemrosesan Data

Menurut Cushing (1995 : 68) terdapat dua cara untuk memproses data
melalui terminal yaitu :

a. Batch processing (Sistem pengolahan data secara kelompok)

Pada sistem ini data termasuk dalam kelompok sejenis besar atau sampai pada
waktu yang telah ditentukan, barulah data yang telah dikumpulkan tersebut
diproses. Sistem ini tepat untuk digunakan pada aplikasi yang menyangkut
volume transaksi yang dibutuhkan bersifat periodik.

b. Online processing (Sistem pengolahan data secara langsung)

Metode ini mempunyai karakteristik yang tertentu, dimana setiap

transaksi yang terjadi secara langsung dan segera digunakan untuk
memperbaharui file indeks. Sistem ini tepat untuk diterapkan pada aplikasi
yang membutuhkan informasi yang baru bila setiap saat diperlukan.
Misalnya faktur penjualan yang telah kembali dari pelanggan dapat dimasukkan
ke komputer dan akan diproses kedalam file yang berhubungan
seperti file master piutang.
2.1.4 Sistem Pengendalian Intern

2.1.4.1 Pengertian Sistem Pengendalian Intern

Menurut Mulyadi (1993:165) sistem pengendalian intern meliputi struktur
organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasi untuk menjaga kekayaan
organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong
efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Definisi sistem pengendalian intern tersebut menekankan tujuan yang

hendak dicapai dan bukan pada unsur yang membentuk sistem tersebut. Dengan
demikian pengertian pengendalian intern tersebut di atas berlaku baik dalam
perusahaan yang mengolah informasinya secara manual dengan mesin pembukuan
maupun computer.

2.1.4.2 Tujuan Sistem Pengendalian Intern

Tujuan sistem pengendalian intern adalah sebagai berikut:

1. Menjaga catatan dan kekayaan organisasi

Kekayaan fisik suatu perusahaan dapat dicuri, disalahkan atau hancur karena
kecelakaan kecuali jika kekayaan tersebut dilindungi dengan pengendalian yang
memadai.

2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi

3. Manajemen memerlukan informasi keuangan yang teliti dan andal untuk

menjalankan kegiatan usahanya. Banyak informasi yang digunakan oleh
manajemen untuk dasar pengambilan keputusan penting. Pengendalian intern
dirancang untuk memberikan jaminan proses pengolahan data akuntansi akan
menghasilkan informasi keuangan yang teliti dan andal.

4. Mendorong efisiensi.
5. Pengendalian intern ditujukan untuk mencegah duplikasi usaha yang tidak
perlu atau pemborosan dalam segala kegiatan bisnis perusahaan dan untuk
mencegah penggunaan sumber daya perusahaan yang tidak efisien.

6. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Untuk mencapai tujuan perusahaan, manajemen menetapkan kebijakan dan

prosedur. Struktur pengendalian intern ditujukan untuk memberikan jaminan yang
memadai agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh karyawan perusahaan.

2.1.4.3 Unsur-Unsur Pengendalian Intern

Unsur –unsur pokok pengendalian intern adalah sebagai berikut:

1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara

tegas.

2. Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung jawab

fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan
kegiatan-kegiatan pokok perusahaan.

3. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan memberikan perlindungan yang

cukup terhadap kekayaan , hutang, pendapatan dan biaya.

Dalam organisasi, transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat
yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh
karena itu, harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk
otorisasi terlaksananya setiap transaksi.

4. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi.

Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur

pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak
diciptakan cara-cara untuk menjamin praktek yang sehat dalam pelaksanaannya.
5. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

Bagaimanapun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur

pencatatan serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktek yang
sehat semuanya sangat tergantung pada manusia yang melaksanakannya.

2.1.4.4 Flowchart
Flowchart dipergunakan untuk menggambarkan proses kegiatan dalam
suatu organisasi. Flowchart berupa bagan untuk keseluruhan sistem termasuk
kegiatan-kegiatan manual dan aliran atau arus dokumen yang dipergunakan dalam
sistem.

Penggambaran flowchart harus menggunakan cara-cara dan ketentuan-ketentuan

yang berlaku secara lazim dalam sistem informasi akuntansi, sehingga tidak
menimbulkan kebebasan yang tidak mempunyai standar dalam
menggambarkan sistem. Dalam sistem informasi akuntansi diperoleh kesepakatan
dari pihak-pihak yang berkompeten untuk digunakannya standar simbol yang
dipakai untuk menggambarkan bagan atau flowchart.

Berikut ini akan disajikan simbol standar yang digunakan oleh analis sistem untuk
membuat bagan alir dokumen yang menggambarkan sistem tertentu.

GAMBAR 2.1

Simbol Bagan Alir Dokumen

Simbol Nama Keterangan

Dokumen Digunakan untuk semua jenis dokumen.

yang merupakan formulir untuk
merekam transaksi
Dokumen rangkap Menggambarkan dokumen asli dan
tembusannya

Berbagai dokumen Menggambarkan berbagai jenis

dokumen yang digabungkan bcrsama
dalam satu paket

Catatan Menggambarkan caiatan akuntansi yang

digunakan untuk mencatat data vang
direkam sebelumnya di dalam dokumen

Penghubung Menggambarkan alir dokumen dibuat

pada halaman yang mengalir dari atas ke bawah dan dari kiri
sama kekanan. Simbol penghubung
yang memungkinkan aliran dokumen
berhenti di suatu lokasi pada halaman
tertentu dan kembali berjalan pada
halaman yang sama.

Penghubung Untuk menggambarkan bagan alir

pada halaman yang dokumen suatu sistem diperlukan lebih
berbeda dari satu halaman.
Kegiatan manual Untuk menggambarkan kegiatan manual
seperti : menerima order, mengisi
formulir,membandingkan dll

Keterangan/komenta Untuk menambahkan komentar agar

r pesan yang disampaikan lebih jelas

Menunjukkan tempat penyimpanan

dokumen

Arsip sementara

Arsip permanen Menunjukkan tempat penyimpanan

dokumen secara permanen yang tidak
akan diproses lagi

On-line computer Menggambarkan pengolahan komputer

process secara on-line
Keying, Typing Menggambarkan pemasukan data ke
dalam komputer melalui on-line terminal

Pita magnetic Menggambarkan arsip komputer yang

berbentuk pita magnetik

On-line storage Menggambarkan arsip komputer yang

berbentuk on-line (di dalam memori
komputer)

Keputusan Menggambarkan keputusan yang harus

dibuat dalam proses pengolahan data.
Keputusan yang dibuat ditulis dalam
simbol |

Garis alir Menggambarkan arah proses pengolahan

data

Persimpangan garis Jika dua garis alir bersimpangan, untuk

alir menunjukkan arah masing-masing garis,
 salah satu garis dibuat melengkung

Pertemuan garis alir Digunakan jika dua garis alir bertemu

dan salah satu garis mengikuti garis
lainnya

Mulai/berakhir Menggambarkan awal dan akhir suatu

sistem akuntansi

Masuk ke sistem Menggambarkan kegiatan diluar sistem

masuk ke dalam alir sistem

Keluar ke sistem lain Menggambarkan kegiatan (di luar

sistem) keluar dari sistem

2.1.5 Sistem dan prosedur pembelian bahan baku

2.1.5.1 Pengertian dan tujuan sistem dan prosedur pembelian bahan baku
Sistem dan prosedur pembelian mengatur cara-cara dalam melakukan
semua pembelian baik barang maupun jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Tujuan dari sistem dan prosedur pembelian bahan baku adalah:
1. Mencegah pemborosan, karena membeli barang yang seharusnya tidak
diperlukan

2. Mencegah permainan harga yang dapat merugikan perusahaan.

3. Mencegah pembelian fiktif.

4. Memperpendek masa transaksi dari mulai pesanan sampai barang datang.

2.1.5.2 Fungsi- fungsi yang terkait dalam pembelian bahan baku

Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku adalah
sebagai berikut:

1. Fungsi Gudang

Dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku, fungsi gudang bertanggung jawab
untuk mengajukan permintaan pembelian bahan baku kepada fungsi pembelian
sesuai dengan persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang
telah diterima oleh fungsi penerimaan barang.

2. Fungsi Pembelian

Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi

mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan
barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang terpilih.

3. Fungsi Penerimaan

Fungsi penerimaan bertanggung jawab untukmelakukan pemeriksaan terhadap

jenis, mutu dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan
dapat atau tidaknya barang tersebut diterima perusahaan. Fungsi ini juga
bertanggung jawab menerima barang dari transaksi retur penjualan.

4. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggung jawab terhadap pencatatan hutang dan pencatatan
persediaan. Fungsi pencatatan hutang bertanggung jawab mencatat terjadinya
hutang, sedangkan fungsi pencatatan persediaan bertanggung jawab mencatat
harga pokok barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.

2.1.5.3 Jaringan prosedur yang membentuk sistem informasi akuntansi

pembelian bahan baku
Jaringan prosedur yang membentuk sistem informasi akuntansi pembelian
bahan bakuadalah sebagai berikut:

1. Prosedur Permintaan Pembelian Bahan Baku

Dalam prosedur permintaan pembelian bahan baku ini fungsi gudang mengajukan
permintaan pembelian bahan baku dalam formulir surat permintaan pembelian
bahan baku kepada bagian pembelian.

2. Prosedur permintaan penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok

Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan

penawaran harga kepada pemasok atas dasar harga yang relatif di bawah standar
untuk mendapatkan informasi tentang harga barang dan berbagai syarat pembelian

yang lain, untuk memungkinkan pilihan pemasok yang akan dituju oleh
perusahaan.

3. Prosedur Order Pembelian

Dalam prosedur order pembelian ini, fungsi pembelian mengirimkan surat order
pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kapada unit-unit
organisasi lain dalam perusahaan tentang order pembelian yang telah dikeluarkan.

4. Prosedur Penerimaan Barang

Dalam prosedur ini, fungsi penerimaan barang melakukan pemeriksaan mengenai
jenis, kuantitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok dan kemudian
membuat laporan penerimaan barang.

5. Prosedur Pencatatan Hutang

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang

berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan hutang atau
mengarsipkan sumber sebagai pencatatan hutang.

6. Prosedur Distribusi Pembelian

Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebet dari transaksi pembelian
untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

2.1.5.4 Dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi pembelian

bahan baku
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi
pembelian bahan baku menurut Mulyadi adalah sebagai berikut:

1. Surat Permintaan Pembelian (SPP).

2. Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH).

3. Surat Order Pembelian (SOP).

4. Laporan Penerimaan Barang (LPB).

5. Surat Perubahan Order (SPO).

6. Bukti Kas Keluar (BKK).

2.1.5.5 pengendalian intern sistem dan prosedur pembelian bahan baku

Sistem pengendalian intern yang terjadi dalam sistem informasi akuntansi
pembelian bahan baku adalah sebagai berikut:
1.Diadakan pemisahan fungsi antara fungsi pembelian dan fungsi penerimaan,
fungsi akuntansi, fungsi penyimpanan barang.

2 Perlu adanya sistem otorisasi dan prosedur pencatatan data-data akuntansi yang
berkaitan dengan pembelian, sistem otorisasi dan prosedur pembelian adalah
sebagai berikut:

a.Surat permintaan pembelian oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan di
dalam gudang, atau oleh fungsi pemakaian barang, untuk barang yang langsung
dipakai.

b.Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih
tinggi.

c.Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang.

d.Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi.

e. Pencatatan terjadinya hutang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung
dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang dan faktur dari
pemasok.

F Pencatatan ke dalam kartu hutang dan register bukti kas keluar diotorisasi
dengan fungsi akuntansi.

3. Adanya praktek yang sehat di dalam sistem pembelian bahan baku.

a. Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.

b. Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.

c. Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan.
 d. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban atas penawaran harga dari para
pemasok.

e. Barang hanya diperiksa dan terima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini
telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.

f. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari

pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan
membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.

g. Terdapat pengecekam terhadap harga, surat pembelian dan ketelitian

perkalian dalam faktur pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk
dibayar.

h. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu hutang secara periodik di

rekonsiliasi dengan rekening kontrol hutang dalam buku besar.

i. Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat

pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh
potongan tunai.

j. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap lunas oleh fungsi
pengeluaran kas setelah cek dikirim ke pemasok.

2.1.6 Sistem dan Prosedur Produksi

2.1.6.1 Pengertian Sistem dan Prosedur Produksi

Menurut Assauri (2001:75) proses produksi adalah cara, metode dan
teknik untuk menciptakan atau menambah kegunaan suatu barang atau jasa
dengan menggunakan sumber-sumber (tenaga kerja, mesin, bahan baku dan dana
yang ada).

Menurut Baroto (2002:13) Produksi adalah suatu proses pengubahan

bahan baku menjadi produk jadi. Sistem produksi adalah sekumpulan aktivitas
untuk pembuatan suatu produk, di mana dalam pembuatan ini melibatkan tenaga
kerja, bahan baku, mesin, energi, informasi, modal dan tindakan manajemen.
2.1.6.2 Fungsi-fungsi yang terkait Dalam Produksi
1.Bagian Order Penjualan

Bagian order penjualan bertanggung jawab atas penerimaan order dari langganan
dan meneruskan order tersebut ke departemen produksi untuk diproses sesuai
dengan formulir yang disediakan. Bagian order penjualan melayani order dari
langganan berdasar persediaan produk jadi yang ada di gudang.

2.Departemen Produksi

Departemen produksi berfungsi untuk membuat perintah produksi bagi bagian-

bagian yang ada di bawahnya yang terkait dalam pelaksanaan proses produksi dari
bagian order penjualan. Departemen produksi biasanya dibantu oleh bagian
perencanaan dan pengawasan produksi dalam pembuatan order produksi tersebut.
Order produksi dituangkan dalam bentuk tertulis dalam dokumen order produksi
yang dilampiri dengan surat kebutuhan bahan dan daftar kegiatan produksi.

3.Bagian Produksi

Bagian ini bertanggung jawab atas pelaksanaan produksi sesuai surat order
produksi yang diterima dari departemen produksi dan daftar bahan serta daftar
kegiatan produksi yang melampiri surat order produksi tersebut.

4. Bagian Perencanaan dan Pengawasan Produksi

Bagian ini berfungsi sebagai staff pembantu departemen produksi dalam

merencanakan dan mengawasi kegiatan produksi.

5.Bagian Gudang

Bagian ini bertanggung jawab atas pelayanan permintaan bahan baku, bahan
penolong dan barang lain yang digudang. Selain itu bagian ini juga berfungsi
untuk menerima produk jadi yang diserahkan oleh fungsi produksi.
2.1.6.3 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Pengendalian Produksi
1. Prosedur Order Produksi

Dalam prosedur ini surat order produksi dikeluarkan untuk mengkoordinasikan

pengolahan bahan baku menjadi barang jadi. Surat order produksi ini dikeluarkan
oleh departemen produksi berdasar order dari pembeli yang diterima fungsi
penjualan.

2. Prosedur Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang

Prosedur ini digunakan untuk meminta bahan dari gudang

3. Prosedur Pencatatan Jam Kerja Tenaga Kerja Langsung

Pelaksanaan kegiatan produksi memerlukan prosedur pencatatan jam tenaga kerja

langsung dalam hubungannya dengan order produksi yang bersangkutan.

4. Prosedur Produksi Selesai

Order produksi yang telah selesai dikerjakan perlu diserahkan dari fungsi produksi
ke fungsi gudang. Prosedur produk selesai merupakan prosedur penyerahan
produksi selesai dari fungsi produksi ke fungsi gudang.

2.1.6.4 Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Produksi

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem pengendalian produksi menurut
Mulyadi (2001:413) adala sebagai berikut:

1. Surat order produksi

Dokumen ini merupakan surat perintah yang dikeluarkan oleh departemen

produksi yang ditujukan kepada bagian-bagian yang terkait dengan proses
pengolahan produk untuk memproduksi sejumlah produk dengan spesifikasi, cara
produksi, fasilitas produksi, dan jangka waktu tertentu.

2. Daftar kebutuhan bahan

Dokumen ini merupakan daftar jenis dan kuantitas bahan baku yang diperlukan
untuk memproduksi produk sesuai pesanan.

3.Daftar kegiatan produksi

Dokumen ini merupakan daftar urutan jenis kegiatan dan fasilitas mesin yang
diperlukan untuk memproduksi produk.

4 Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang

Dokumen ini merupakan formulir yang digunakan oleh fungsi produksi untuk
meminta bahan baku dan bahan penolong untuk memproduksi suatu produk.

5. Bukti pengembalian barang gudang

Dokumen ini merupakan formulir yang digunakan oleh fungsi produksi untuk
mengembalikan bahan baku dan bahan penolong ke fungsi gudang. Pengembalian
ini umumnya disebabkan karena adanya sisa bahan yang tidak dipakai dalam
proses produksi.

6.Kartu jam kerja

Dokumen ini merupakan kartu untuk mencatat jam kerja tenaga kerja langsung.

7. Laporan produk selesai

Laporan produk selesai dibuat oleh fungsi produksi untuk memberitahukan

selesainya produksi pesanan kepada fungsi perencanaan dan pengendalian
produksi, fungsi gudang, fungsi penjualan, dan fungsi akuntansi persediaan dan
akuntansi biaya.

2.1.6.5 Pengendalian Intern Sistem dan Prosedur Produksi

Menurut Assauri (1993:148) pengendalian produksi adalah kegiatan untuk
mengkoordinir aktivitas-aktivitas pengerjaan agar waktu penyelesaian yang telah
ditentukan dapat dicapai dengan efektif dan efisien.
Ada dua jenis pengendalian intern untuk produksi, yaitu:

1. Flow control, yaitu pengendalian produksi yang dilakukan terhadap arus

pekerjaan sehingga dapat menjamin kelancaran proses pekerjaan dimana suatu
tingkat hasil tetap. Jenis pengendalian ini dilakukan untuk proses produksi terus-
menerus yang memiliki arus yang relatif tetap, mesin yang digunakan khusus, dan
hasil produksinya mempunyai bentuk dan jenis yang sama dalam jangka waktu
tertentu. Dalam pengendalian arus dilakukan suatu koordinasi dari suatu arus
pekerjaan menurut cara yang telah ditentukan semula.

2. Order control, yaitu pengendalian pengerjaan pesanan di mana pengendalian

dilakukan terhadap produk yang dikerjakan, sehingga dapat sesuai dengan
keinginan si pemesan baik mengenai bentuk, jenis, dan kualitasnya. Pada
pengendalian jenis ini digunakan pada proses produksi terputus-putus, dimana
mesin yang digunakan adalah mesin serbaguna dan barang yang diproduksi
mempunyai bentuk dan jenis yang berbeda-beda sesuai dengan pesanan.

Standar produksi dibuat dan diterapan pada setiap bagian pada proses produksi
secara keseluruhan. Dalam pengendalian produksi ada tiga standar yang harus
dipenuhi, yaitu: Standar waktu. Untuk menentukan standar waktu dibutuhkan
penelitian mengenai variasi dari waktu untuk setiap bagian dari proses produksi.
Standar waktu diwujudkan dalam skedul produksi.

1. Standar biaya. Standar biaya dibuat atas kerjasama dengan bagian akuntansi
biaya. Pengendalian biaya dilakukan untuk menjaga agar tidak terjadi
penyimpangan terhadap standar biaya.

2. Standar kualitas. Standar kualitas dibuat berdasarkan hasil penelitian

terhadap kualifikasi produk yang diinginkan oleh pelanggan. Standar ini
diperlukan untuk menilai apakah produk yamg dihasilkan sudah sesuai dengan
kualifikasi yang diinginkan pelanggan.
 BAB III

METODA PENELITIAN

3.1 Definisi Operasional

1. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Bahan Baku

Sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku merupakan suatu kerangka dari
prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu
skema yang menyeluruh, untuk dapat melaksanakan suatu kegiatan pembelian
bahan baku dalam rangka menyediakan bahan guna mencapai tujuan perusahaan.

2. Sistem Informasi Akuntansi Produksi

Merupakan suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang

disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk dapat melaksanakan
suatu kegiatan produksi dalam rangka menghasilkan produk guna mencapai tujuan
perusahaan.

3. Sistem Pengendalian Intern

Adalah semua cara dan struktur organisasi serta alat-alat yang dikoordinasikan
yang digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk melakukan pengecekan
terhadap kekayaan yang dimiliki perusahaan dengan melakukan pemeriksaan
ketelitian dan kebenaran data akuntansi. Selain itu juga untuk memajukan tingkat
efisiensi dalam operasi.

3.2 Ruang Lingkup Penelitian

Ruang lingkup penelitian pada skripsi ini adalah sistem informasi
akuntansi pembelian bahan baku dan sistem informasi akuntansi produksi yang
diterapkan oleh PT. Philips Indonesia yang berlokasi di Jalan Brebek Industri I
Kav 5-19 Sidoarjo 61256 sebagai penyedia informasi untuk perencanaan dan
pengendalian pembelian bahan baku dan produksi. Lingkup penelitian ini hanya
teratas pada pengevaluasian sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku dan
sistem informasi akuntansi produksi yang telah diterapkan di perusahaan. Diawali
dengan meneliti sistem yang sedang berjalan, kemudian berdasarkan penelitian
tersebut peneliti mencoba memberikan masukan untuk melengkapi kekurangan-
kekurangan dari sistem tersebut.Usulan ini daharapkan dapat membantu
manajemen dalam perencanaan dan pengendalian proses pembelian
bahan bakudan produksi.

3.3 Jenis dan Sumber Data

Jenis data yang dibutuhkan dalam penelitian ini adalah data primer dan
data sekunder yang dijelaskan sebagai berikut:

a. Data primer, data yang diperoleh langsung dari perusahaan meliputi

observasi dan wawancara langsung terhadap pihak manajemen dan karyawan
perusahaan di lokasi penelitian.

b. Data sekunder, data yang diperoleh dari hasil olahan yang sudah ada di
lokasi penelitian berupa dokumen-dokumen dan prosedur.

3.4 Prosedur Pengumpulan Data

Prosedur pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini, antara
lain:

1. Observasi langsung, melakukan pengamatan terhadap prosedur dan

pengambilan keputusan yang berkaitan dengan pengendalian pembelian
bahan baku dan produksi dengan jalan antara lain melakukan peninjauan dokumen
dan catatan.

2. Wawancara, dilakukan kepada pihak terkait dalam pengendalian pembelian

bahan baku dan produksi.

3. Pengamatan, dilakukan apabila hasil wawancara masih belum menggambarkan

sistem informasi akuntansi secara jelas.

Teknik Analisa
Analisa permasalahan dilakukan berdasarkan data-data yang telah diperoleh dari
perusahaan untuk menemukan permasalahan yang ada, kemudian dibandingkan
dengan teori yang diperoleh dari berbagai literatur untuk selanjutnya ditarik
kesimpulan permasalahan. Langkah-langkah teknik analisa yang digunakan pada
penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Mengidentifikasi dan merumuskan permasalahan yang dipahami perusahaan.

2. Mengumpulkan data yang berhubungan dengan sistem pengendalian intern

pembelian bahan baku dan produksi yang diterapkan perusahaan.

3 Mengevaluasi struktur pengendalian intern pembelian bahan baku dan produksi

kemudian membandingkannya dengan teori-teori yang diperoleh dari literatur.

4. Menyimpulkan kelemahan dan menyarankan perbaikan terhadap sistem

pengendalian intern pembelian bahan baku dan produksi yang selama ini
dijalankan perusahaan.