Anda di halaman 1dari 98

LAPORAN AKHIR

LATIHAN INDUSTRI

ORGANISASI:

FOXBORO (M) SDN BHD


SUITE 1.01A MERCU PICORP
LOT 10, JALAN ASTAKA U8/84
BUKIT JELUTONG
40150, SHAH ALAM, SELANGOR

DISEDIAKAN OLEH :

NAMA : SITI NOOR HAZIMAH BINTI M.JEFFRI


NO PENDAFTARAN : 06DSK15F1064
PROGRAM : DIPLOMA SAINS KESETIAUSAHAAN
JABATAN : JABATAN PERDAGANGAN
LAPORAN AKHIR LATIHAN INDUSTRI

OLEH

SITI NOOR HAZIMAH BINTI M. JEFFRI


(06DSK15F1064)
DI

FOXBORO (M) SDN BHD

SUITE 1.01A MERCU PICORP

LOT 10, JALAN ASTAKA U8/84, BUKIT JELUTONG

40150, SHAH ALAM, SELANGOR

Laporan Akhir Latihan Industri ini dikemukakan kepada

Jabatan Perdagangan

Bagi Memenuhi sebahagian dari syarat

Penilaian Latihan Industri dan penganugerahan

Diploma Sains Kesetiausahaan

POLITEKNIK PORT DICKSON


DISEMBER 2017

ii
PENGESAHAN PELAJAR

“saya akui laporan akhir latihan industri ini adalah hasil kerja saya sendiri
kecuali nukilan dan ringkasan yang tiap-tiap satunya
telah saya jelaskan sumbernya”

Tandatangan :.............................................................
Nama Pelajar : SITI NOOR HAZIMAH BINTI M. JEFFRI
No. Pendaftaran : 17DSK15F1064
Tarikh :

DISAHKAN OLEH:

Tandatangan :................................................................
Nama Penyelia : PUAN AMY SHAZMIN BINTI AZMIR
Nama Organisasi : FOXBORO (M) SDN. BHD.
Tarikh :
Cap Organisasi :

iii
PENGHARGAAN

Bismilllahirahmanirahim. Assalamualaikum W. B. T .

Segala puji bagi Allah SWT pemilik sekalian alam, syukur kehadrat Ilahi kerana dengan taufik dan
hidayahNya, telah memberi saya keizinan untuk menyiapkan Laporan Akhir Latihan Industri ini. Buku
Laporan Akhir Latihan Industri ini adalah satu tanda penghargaan saya kepada semua pihak yang terlibat
dalam membantu dan memberi tunjuk ajar yang berguna semasa saya menjalani Latihan Industri, selama
6 bulan satu minggu dari 25 Oktober 2017 sehingga 13 April 2018.

Terlebih dahulu saya ingin mengucapkan ribuan terima kasih kepada Foxboro (M) Sdn. Bhd terutama
kepada Ketua Jabatan Field and Devices Foxboro (M) Sdn. Bhd, Puan Erma Noraznizah Binti Md Naser
dan warga Field and Devices kerana sudi menerima saya untuk menjalani Latihan Industri di syarikat
Foxboro (M) Sdn. Bhd . Tidak lupa juga kepada rakan-rakan sekerja saya yang telah banyak membantu
secara langsung mahupun tidak langsung sepanjang saya berada di syarikat Foxboro (M) Sdn. Bhd.

Saya juga ingin mengucapkan jutaan terima kasih kepada Unit Perhubungan Latihan Industri dan Jabatan
Perdagangan Politeknik Port Dickson yang banyak membantu dari penyediaan sebelum, semasa dan
selepas menjalani Latihan Industri dan penyediaan Laporan Akhir Latihan Industri.

Akhir kata, hanya kepada Allah Taala sahaja saya serahkan segala urusan, semoga kita semua diberi
taufiq dan hidayat untuk menuju ke jalan yang benar iaitu jalan yang diredhai di dunia dan di akhirat.

Sekian, terima kasih.

iv
ISI KANDUNGAN

KANDUNGAN MUKA SURAT


Judul i
Pengesahan Pelajar ii
Penghargaan iii
Isi Kandungan iv
Senarai Jadual vi
Senarai Rajah vii

BAB 1 PENGENALAN LATIHAN INDUSTRI


1.1 Pengenalan 2
1.2 Pendahuluan 3
1.3 Objektif Latihan Industri 4
1.4 Objektif Laporan Akhir Latihan Industri 5
1.5 Kepentingan Latihan Industri 5

BAB 2 LATAR BELAKANG ORGANISASI LATIHAN


2.1 Pengenalan Organisasi 9
2.2 Latar Belakang Penubuhan Organisasi 10
2.3 Aktiviti Organisasi 11
2.4 Ahli Lembaga Pengarah 15
2.5 Hala tuju Organisasi 16
2.6 Carta Organisasi 19

v
BAB 3 RINGKASAN AKTIVITI LATIHAN INDUSTRI
3.1 Pengenalan 21
3.2 Ringkasan Aktiviti Latihan Industri 22

BAB 4 LAPORAN TEKNIKAL


4.1 Pengenalan Pentadbiran Pejabat 43
4.2 Pentadbir Pejabat 44
4.3 Penggunaan Telefon 44
4.4 Sistem Pemfailan 48
4.5 Proses Kerja yang Dilakukan 53
4.6 Kesimpulan 72

BAB 5 DAPATAN DAN CADANGAN 74

BAB 6 KESIMPULAN 79

BAB 7 BIBLIOGRAFI / RUJUKAN 83

BAB 8 LAMPIRAN 85

vi
SENARAI JADUAL

NO. JADUAL TAJUK MUKA SURAT

3.1 Ringkasan Aktiviti Latihan Industri 41

4.1 Cara Pengendalian Telefon 46

vii
SENARAI RAJAH

NO. RAJAH TAJUK MUKA SURAT


2.1 Produk-produk Foxboro 12
2.2 Ahli Lembaga Pengarah Syarikat Foxboro 15
2.3 Rangkaian Perkhidmatan Pelanggan Foxboro 18
2.4 Carta Organisasi Field and Devices 19
4.1 Microsoft Outlook 53
4.2 Contoh Purchase Order 54
4.3 Contoh fail-fail nombor rujukan Quotation 55
4.4 Contoh dokumen pesanan pembelian 56
yang diterima daripada pelanggan.
4.5 Contoh dokumen Quotation. 56
4.6 Contoh dokumen Costing. 57
4.7 Contoh Purchase Order Acknowledgement. 57
4.8 Contoh Purchase Order Acceptance. 58
4.9 Fail-fail yang disediakan untuk memudahkan 59
untuk mendapatkan tandatangan.
4.10 Data-data Purchase Order yang diterima 60
direkodkan ke dalam MI Order 2018.
4.11 Proses menyediakan Purchase Requisition. 61
4.12 Contoh acceptance of order yang dihantar kepada 65
pelanggan melalui emel.
4.13 Contoh dokumen Credit Note Instructions. 66
4.14 Contoh dokumen Billing Instructions. 67
4.15 Contoh arahan emel yang diterima daripada 68
Proposal Engineer untuk decline quotation.
4.16 Contoh emel yang dihantar oleh pelatih kepada 68
pelanggan untuk decline quotation.
4.17 Proses membuat pemfailan dokumen OAC 70
(Order Acceptance Checklist).

viii
BAB 1

PENGENALAN
LATIHAN
INDUSTRI

2
BAB 1
PENGENALAN LATIHAN INDUSTRI

1.1 PENGENALAN

Latihan Industri merupakan salah satu syarat yang diwajibkan kepada para pelajar
Politeknik di seluruh negara Malaysia bagi memenuhi sistem pengajian serta sebagai
syarat untuk penganugerahan Sijil atau Diploma yang diiktiraf oleh Kementerian. Bagi
Politeknik-politeknik seluruh negara Malaysia, para pelajar akan menjalani Latihan
Industri pada semester enam bagi Kursus Diploma.

Tempoh masa yang diperuntukkan bagi seseorang pelajar itu untuk menjalani Latihan
Industri ialah semasa lebih kurang 20 minggu. Penempatan latihan industri pelajar semasa
menjalani amali ialah di Jabatan kerajaan atau semi kerajaan. Peraturan dan prosedur
permohonan adalah mengikut sepertimana yang telah ditetapkan oleh pihak Politeknik.

Oleh yang demikian, latihan industri lebih cenderung kepada bidang teknikal, para
pelajar seharusnya memanfaatkan segala ilmu yang dipelajari di Politeknik supaya segala
tugas dan kerja yang diberikan oleh pihak organisasi dapat dilaksanakan dengan
sempurna. Para pelajar perlu mematuhi segala peraturan dan arahan yang ditetapkan oleh
pihak organisasi sepanjang menjalani latihan industri di organisasi tersebut.
Dalam sistem pembelajaran Politeknik Malaysia , semua Politeknik menerapkan satu
sistem yang berdasarkan prosedur Jabatan Pendidikan Teknikal Malaysia. Setiap bidang
atau jurusan pembelajaran di Politeknik perlu mewajibkan pelajarnya melalui latihan

3
industri ataupun praktikal. Pelajar-pelajar yang telah berjaya menjalani latihan industri
layak untuk meneruskan pengajian ke peringkat seterusnya.

1.2 PENDAHULUAN

Bersyukur saya ke hadrat Ilahi kerana dengan izinNya dapatlah saya menamatkan
latihan industri dengan sempurna pada tempoh yang ditetapkan serta menyedia laporan
latihan industri saya pada masa dan waktu yang ditetapkan.

Dalam tempoh masa 6 bulan 1 minggu bermula pada 25 Oktober 2017 hingga 13
April 2018, saya telah menjalani latihan industri di Foxboro (M) Sdn. Bhd. di bahagian
‘Field Devices Department’. Dalam tempoh saya berada di organisasi ini, saya melalui
pengalaman baru dalam hidup saya terutama di dalam alam pekerjaan. Sewaktu saya
berada di organisasi ini, saya dapat mempraktikkan apa yang saya belajar secara teori
sewaktu di Politeknik. Selain itu, saya juga berpeluang mempelajari beberapa perkara
yang baru sewaktu menjalani latihan industri di organisasi ini.

Aspek penting dalam mengikuti latihan industri ini ialah, ia dapat memberi
peluang kepada para pelajar untuk mengenali alam pekerjaan yang sebenar. Seterusnya,
ia dapat meningkatkan pengetahuan para pelajar serta mengenal pasti cara untuk
mengatasi masalah yang timbul semasa berada di tempat kerja. Ia juga dapat
menambahkan keyakinan dalam diri pelajar mengikut kemampuan pelajar.

Berikutnya, menjalani latihan industri adalah merupakan cara terbaik untuk


melatih pelajar bergaul dengan rakan sekerja dan juga pihak atasan. Semasa menjalani
latihan industri pelajar dapat peluang bagaimana cara untuk berkomunikasi bersama
rakan sekerja dan juga pihak atasan yang berada di organisasi tersebut. Hal ini demikian
kerana, tingkah laku juga merupakan salah satu aspek penting yang perlu dititik beratkan
di alam pekerjaan.

Secara tidak langsung, ia juga dapat mewujudkan sikap lebih berdisiplin,


bertanggungjawab dan berupaya menguji keyakinan diri dalam membuat keputusan
untuk menyelesaikan sesuatu masalah yang dihadapi. Justeru itu, latihan industri dapat

4
memenuhi objektif untuk melahirkan graduan yang berkualiti untuk mengisi kekosongan
di alam pekerjaan pada masa hadapan.

1.3 OBJEKTIF LATIHAN INDUSTRI

Para pelajar yang mengambil apa-apa jenis kursus yang ditawarkan di mana-mana
politeknik perlulah menjalani latihan industri dalam satu tempoh yang ditetapkan. Latihan
Industri ini merupakan salah satu syarat yang diwajibkan ke atas setiap pelajar sebelum
dianugerahkan sijil atau diploma daripada Politeknik Kementerian Pengajian Tinggi.
Berikut antara objektif utama latihan industri ini diwujudkan:

1. Mendedahkan kepada para pelajar dengan alam pekerjaan sebenar.


2. Membolehkan pelajar menghubung kaitkan teori yang telah dipelajari di
Politeknik dengan aspek-aspek praktikal di firma atau sebaliknya.
3. Menanam semangat kerja berpasukan dan hubungan baik sesama pekerja di
organisasi tersebut.
4. Dapat menanamkan sikap amanah, bertanggungjawab dan berkeyakinan tinggi
semasa latihan industri dijalankan dan di masa akan datang.
5. Supaya dapat menyediakan laporan rasmi dan tugasan lain yang diarahkan oleh
Politeknik seperti menyediakan buku laporan latihan industri.

1.4 OBJEKTIF LAPORAN AKHIR LATIHAN INDUSTRI

Apabila tamat latihan industri yang dijalankan di sesebuah organisasi tersebut,


maka setiap pelajar diharuskan membuat atau menyediakan laporan lengkap dan
mengikut piawaian yang telah ditetapkan oleh pihak Politeknik. Ia adalah bertujuan untuk
menilai sejauh manakah keberkesanan latihan industri yang dijalankan pelajar sepanjang
tempoh tersebut. Laporan ini dibuat kerana ia merupakan satu dokumen penting di mana
untuk dijadikan sebagai bahan bukti terhadap latihan yang diikuti. Ia juga sebagai garis
panduan dan rujukan ketika temuduga kelak.

5
Laporan yang telah lengkap akan diserahkan dan disemak oleh pensyarah-
pensyarah yang berkenaan apabila pelajar kembali semula mendaftar semesta yang
berikut. Suatu kerja yang dilakukan secara baik tidak memberi makna jika ia tidak dicatit
atau dimuatkan dalan bentuk buku laporan untuk dijadikan bahan rujukan kelak.

Oleh itu, penulisan laporan memerlukan kepada pemerhatian khusus dari pelajar.
Piawaian ini juga melatih pelajar supaya mematuhi kepada arahan-arahan dan segala
peraturan yang ditetapkan. Laporan ini juga mestilah mudah difahami oleh pensyarah
yang memeriksa dan juga firma serta pihak-pihak lain untuk penilaian serta rujukan
terhadap laporan tersebut. Dengan itu, dapatlah saya menyiapkan sebuah buku laporan di
mana ia memuatkan segala teknik-teknik latihan dan maklumat bidang sains
kesetiausahaan khususnya. Saya berharap buku ini dapat memberi manfaat kepada semua
pihak secara langsung atau tidak langsung.

1.5 KEPENTINGAN LATIHAN INDUSTRI

Latihan industri dapat memberi banyak manfaat kepada para pelajar. Selain itu,
tempoh masa panjang untuk menjalani latihan industri yang telah ditetapkan oleh pihak
Politeknik memberi kelebihan kepada pelajar berbanding dengan institusi pengajian lain
yang hanya menyediakan tempoh yang singkat untuk menjalani latihan industri di
sesebuah organisasi.

Seterusnya, latihan industri ini membolehkan para pelajar mengaplikasikan teori


yang dipelajari semasa berada di Politeknik kepada praktikal dan juga sebaliknya.
Sebagai seorang penuntut di Politeknik, teori dan praktikal merupakan perkara yang
penting semasa menjalani Latihan Industri.
Latihan Industri amat penting kepada para pelajar kerana:

 Pelajar dapat berdikari dengan cara mengenali cabaran dunia luar dan bertemu
orang-orang yang baru di sekeliling mereka.
 Mengasah bakat dan minat para pelajar terhadap setiap tugasan yang telah
diberikan oleh penyelia atau kakitangan di syarikat tersebut.
6
 Mematangkan kehidupan serta pemikiran pelajar dalam menempuhi tempoh
Latihan Industri.
 Dapat membentuk sahsiah diri dan keterampilan para pelajar ke arah yang lebih
positif agar mereka lebih berkeyakinan apabila bekerja kelak.
 Mengetahui serta mempelajari lebih mendalam lagi bagaimana sesuatu pekerjaan
itu dilaksanakan secara sistematik dan bagaimana menyelesaikan masalah yang
timbul.

7
BAB 2

LATAR
BELAKANG
ORGANISASI
LATIHAN

8
BAB 2

LATAR BELAKANG ORGANISASI LATIHAN

Nama Organisasi: Foxboro (M) Sdn. Bhd.


Alamat Organisasi: Foxboro Malaysia Sdn. Bhd. (33244-T), Suite 1.01A, Mercu
Picorp, Lot 10, Jalan Astaka U8/84, Bukit Jelutong, 40150 Shah Alam, Selangor Darul
Ehsan, Malaysia.
Tel: +603-7845 4588
Fax: +603-7845 3588
Email: info@foxmay.com.my
Website: http: http://www.foxmay.com.my/

9
2.1 Pengenalan Organisasi

Foxboro (Malaysia) Sdn Bhd adalah syarikat terkemuka dalam sistem kawalan
dan peralatan yang telah ditubuhkan sejak tahun 1908 tetapi hanya ditubuhkan di
Malaysia pada tahun 1977. Foxboro Malaysia adalah sebahagian daripada syarikat
antarabangsa yang 49% ekuiti dimiliki oleh Invensys Operation Management dan 51%
daripadanya dimiliki oleh Teknologi Impak Progresif (PiTech). Syarikat FOXBORO
dinamakan sempena bandar di Massachusetts (AS). Ia kemudiannya diperoleh oleh
“Siebe plc Windsor (UK)” pada tahun 1990, yang kemudiannya digabungkan dengan
“British Tire Rubber (BTR)” untuk membentuk Invensys plc. Hari ini, Foxboro
menyediakan penyelesaian yang paling inovatif dan bijak dalam industri Automasi dan
Kawalan. Ibu pejabat utama terletak di Bukit Jelutong, Shah Alam, tetapi juga
mempunyai 2 cawangan di Paka dan Bintulu. Foxboro Malaysia adalah contoh syarikat
pemacu bumiputra sepenuhnya yang mampu bersaing di peringkat antarabangsa.

Foxboro (Malaysia) Sdn. Bhd. memasarkan pelbagai sistem kawalan untuk


kebanyakan industri dari produk automasi bijak mereka kepada sistem instrumentasi dan
“SCADA”. Foxboro (Malaysia) Sdn. Kakitangan Bhd menyokong produk kawalan
proses Foxboro keseluruhan termasuk Rekabentuk, Kejuruteraan, Fabrikasi, Integrasi,
Pentauliahan, Latihan dan Penyelenggaraan. Kebolehpercayaan FOXBORO sebagai
pemain komited dalam sektor perindustrian terbukti dengan Perkhidmatan
Penyelenggaraan Sepanjang Hayat, Perkhidmatan Prestasi Sepanjang Hayat dan Jangka
Hayat mencapai kesempurnaan 99,999%, atau kecacatan sifar.

Tambahan pula, mereka mempunyai pautan kekal kepada “Fox Watch”,


penyedia perkhidmatan diagnosis jauh mereka, yang mana kita harus membolehkan untuk
bertindak dengan cekap dengan peralatan yang sesuai dan tenaga kerja yang sesuai.
FOXBORO Malaysia berkembang maju dalam bidang kejuruteraan dan perkhidmatan
pelanggan. Sokongan teknikal tempatan mereka telah bertambah kuat dari segi
pengetahuan dan kepakaran mereka dalam bidang Automasi dan Penyelesaian Loji Pintar
serta Penyelesaian Automasi Bangunan.

Dari segi rekod jejak FOXBORO Malaysia, mereka telah memperoleh reputasi
yang baik dengan konsep Penjual Alat Utama (MIV) mereka berdasarkan Pensijilan ISO

9
9001 mereka. Bersama fizikal bunyi yang baik, kami bangga dengan pasukan
perkhidmatan selepas jualan mereka yang berkebolehan jurutera yang berkelayakan dan
respons pantas mereka kepada situasi yang menuntut. FOXBORO Malaysia adalah
penggabungan, percubaan dan benar dari Penyelesaian Automasi Pintar dan Kepuasan
Pelanggan, bergantung kepada 90% kepakaran teknikal tempatan.

2.2 Latar Belakang Penubuhan Organisasi

Foxboro (Malaysia) Sdn Bhd telah ditubuhkan pada tahun 1977. Barisan
perniagaan syarikat termasuk pengedaran borong jentera dan peralatan perindustrian.

Foxboro (Malaysia) adalah sebuah syarikat usaha sama yang dibentuk di antara
“Progressive Impact Technology” (PITECH) dan “The Foxboro Company” (Boston,
Massachusetts, Amerika Syarikat) dengan 51% ekuiti dimiliki oleh PITECH dan bakinya
oleh “The Foxboro Company”. Pada masa itu, Syarikat Foxboro dimiliki oleh Siebe PLC,
sebuah syarikat berasaskan Inggeris.

Pada tahun 1999, Foxboro menjadi syarikat Invensys kerana penggabungan


Siebe PLC dengan BTR PLC yang membentuk Invensys PLC. Bahagian penyelesaian
automasi Invensys PLC, Invensys Sistem Pengurusan Operasi, adalah pemimpin global
dalam bidang automasi dan teknologi maklumat, sistem, perisian penyelesaian,
perkhidmatan & perundingan. Baru-baru ini pada awal 2014, Invensys PLC dibeli oleh
“Schneider Electric”.

Terletak di Bukit Jelutong Shah Alam, Zaid Bin Abdullah adalah pengasas
Progressive Impact Corporation (PICORP) dan pemegang saham utama PICORP.
PICORP adalah syarikat induk PITECH dan Zaid memegang jawatan pengarah di semua
anak syarikat Syarikat. Kegiatan teras PICORP terutama dalam penyediaan perundingan
persekitaran, pemantauan, perkhidmatan ujian dan kejuruteraan pengurusan sisa.

Foxboro (Malaysia) memasarkan pelbagai sistem kawalan untuk kebanyakan


industri dari produk automasi pintar kami kepada instrumentasi dan sistem SCADA.
Pekerja kami menyokong produk kawalan proses Foxboro keseluruhan termasuk

10
“Design”, Engineering, Fabrikasi, Integrasi, Pentauliahan, Latihan dan
Penyelenggaraan. Foxboro menyediakan produk dan perkhidmatan dalam pelbagai
industri termasuk “Oil & Gas”, “Power”, “Pulp & Paper”, “Food & Beverages”,
“Water and Wastewater” untuk menamakan beberapa. Pelanggan kami bergantung
kepada kami untuk membantu mereka menghasilkan produk berkualiti dengan harga
yang kompetitif - dengan selamat, tepat dan tepat.

2.3 Aktiviti Organisasi

Produk dan perkhidmatan terkemuka Foxboro Malaysia jatuh ke dalam


beberapa kategori yang berkaitan antara lain: Sistem Siri Pintar (I / A) Sistem Kawalan
Teragih (DCS), SCADA dan Unit Terminal Jauh, Sistem Automasi Terminal dan
Pengukuran dan Instrumentasi Lapangan. Foxboro Malaysia, dengan kakitangannya
menyokong pelbagai produk kawalan proses Foxboro termasuk Design, Engineering,
Fabrication, Integration, Commissioning, Training and Maintenance. Foxboro
berkembang maju dalam bidang kejuruteraan dan perkhidmatan pelanggan. Operasi
mereka mempunyai pengalaman yang luas dalam mengendalikan reka bentuk,
kejuruteraan, perolehan, perkhidmatan tapak dan sokongan yang berkaitan dengan projek
akar rumput, revitalisasi semula instrumentasi dan projek pemodenan-semua dilakukan
secara tempatan. Semua produk dan perkhidmatan dibangunkan, dihantar dan diservis
mengikut garis panduan yang diperakui ISO 9001: 2000.

Sistem dan komunikasi sistem I / A dibina atas hierarki rangkaian, dengan setiap
peringkat menyediakan kawasan geografi, perkhidmatan, dan jalur lebar yang meluas.
Hierarki ini terdiri daripada Rangkaian Kawalan Mesh dan bas Lapangan. Senibina Siri I
/ A menggunakan Rangkaian Mesh dengan komunikasi data 100 Mbps di antara Stesen
Kejuruteraan (AW) / Stesen Pengendali (WP's) / Processor Control (FCP270's) dan
Ethernet Switches.

Rangkaian Mesh dianggap sebagai rangkaian kawalan dalam sistem Siri I / A.


Bas lapangan adalah rangkaian yang mengawal komunikasi dengan segmen input / output
sistem Siri I / A. Setiap suis Ethernet menyediakan domain perlanggaran yang berasingan
dan mengawal lalu lintas secara tempatan dan cekap. Setiap stesen (AW / WP / FCP)

11
dalam sistem baru disambungkan kepada suis Ethernet pada 100 Mbps. Pemproses
kawalan (FCP270) dalam sistem baru berkomunikasi dengan FBM sedia ada. FBM
berkomunikasi dengan peranti lapangan dan sistem pihak ke-3 pada kelajuan berubah-
ubah, bergantung pada sistem.

"I/A Series System : DCS – Foxboro I/A System”

“I/A Series System : DCS – Foxboro A2 System”

“I/A Series Intelligent SCADA / RTU”

“Measurements & Instruments : Foxboro”

“Measurements & Instruments : Foxboro


ECKARDT”
“Solutions”

Rajah 2.1 menunjukkan produk-produk Foxboro

2.3.1 I / A SISTEM SERIES: DCS - FOXBORO I / A SYSTEM

Sistem kawalan teragih I / A Series® dari Foxboro, dapat meningkatkan operasi,


prestasi dan penggunaan aset secara menyeluruh di perusahaan pembuatan moden.
Komponen utama Infusion ™ System Control Enterprise, sistem Siri I / A menawarkan
keupayaan yang paling besar untuk memberikan prestasi yang optimum bagi operator,
jurutera dan kakitangan penyelenggaraan.

2.3.2 I / A SISTEM SERIES: DCS - SISTEM FOXBORO A2

Satu unit Sistem Proses Invensys telah memperluaskan sistem kawalan


diedarkan Foxboro A2 yang murah (DCS) dengan produk baru yang kompak yang

12
menggabungkan kawalan dan teknologi I / O ke dalam plat asas atau casis yang
diperkembangkan. Seperti PLC, ini boleh digunakan secara bebas atau sebagai
sebahagian daripada rangkaian yang dikawal oleh pusat. Pengawal T2550 adalah produk
pertama dalam talian Foxboro A2 untuk menggabungkan kawalan proses penuh dan
fungsi I / O dalam padat dan pemasangan asas padat dan pemasangan penamatan. Setiap
unit boleh mempunyai sehingga dua pengendali proses, yang boleh beroperasi dalam mod
simplex atau dalam mod berlebihan pilihan. Tiada kejuruteraan tambahan yang
diperlukan untuk membuat sistem berlebihan.

2.3.3 I / A SERIES INTELLIGENT SCADA / RTU

Ia boleh bergantung kepada Invensys untuk menyediakan penyelesaian SCADA


bertaraf dunia sebagai sebahagian daripada Sistem Kawalan Perusahaan infusi
keseluruhan. Sebagai sebahagian daripada ini, terdapat beberapa produk perkakasan
Jenama Foxboro pilihan yang digunakan untuk menyokong sistem SCADA di seluruh
dunia, dengan sokongan 24/7 penuh global dari Invensys. Foxboro SCD5200
menggabungkan ciri-ciri dan faedah komponen Foxboro RTU50 Series dengan tahap
komunikasi, integrasi dan pembungkusan kejuruteraan yang lebih tinggi. Antara muka
pengguna grafik terkini yang disediakan untuk alat diagnostik yang telah terbukti semasa
kemerdekaan platform alat dikekalkan. Alat konfigurasi juga ditingkatkan dan
diperluaskan untuk memberikan kecekapan dalam kejuruteraan, penyelenggaraan sistem,
dan pengurusan konfigurasi.

2.3.4 PENGUKURAN & INSTRUMEN: FOXBORO

Barisan lengkap bidang terbukti, peralatan proses yang mantap untuk aplikasi
yang menuntut kualiti produk tanpa kompromi dengan ketepatan pengukuran yang baik
dan prestasi kestabilan. Pengukuran & Instrumen termasuk suhu, tekanan, aliran, analitik,
kedudukan katup dan sebagainya. Pembungkusan proses maju dan fungsi
mikropemproses dalam pemancar suhu Foxboro mencapai kebolehpercayaan yang tinggi
dan fleksibiliti medan boleh dikonfigurasikan. Kejuruteraan lasak dan teknologi pengukur
tolok ukur silikon yang boleh dipercayai dalam pemancar tekanan Foxboro memberikan

13
prestasi pengukuran yang tidak dapat dikalahkan dalam aplikasi yang paling mencabar.
Ukur semua aliran cecair, gas dan stim dengan Vortex terbaik, Coriolis dan meter aliran
magnet untuk permohonan anda. Prestasi jaminan Foxboro dengan jaminan terbaik dalam
perniagaan.

2.3.5 PENGUKURAN & INSTRUMEN: FOXBORO ECKARDT

Foxboro ECKARDT membangun dan mengeluarkan ketepatan tinggi,


instrumen kestabilan jangka panjang, perisian pintar dan sistem yang cemerlang untuk
kejuruteraan mengukur dan kawalan. Jurutera Jualan bidang Kejuruteraan mereka
bersedia untuk membantu memilih penyelesaian optimum untuk menyelesaikan masalah
proses anda. Jurutera Perkhidmatan Field mereka menyediakan sokongan Pelanggan
Pertama untuk memastikan prestasi pelanggan yang optimum. Jurutera Sokongan
Teknikal mereka juga boleh didapati untuk sokongan telefon segera.

2.3.6 SOLUSI

Untuk memaksimumkan prestasi dan sumbangan bawah aset-aset operasi,


organisasi perlu bergerak melampaui pendekatan operasi tradisional dan merangkul
kaedah dan teknologi baru yang membolehkan hasil pengeluaran yang paling tinggi pada
kos yang paling rendah, sementara beroperasi secara selamat dan alam sekitar. Invensys
Foxboro menyediakan pelbagai penyelesaian yang bertujuan menangani cabaran ini,
menggabungkan kepakaran dan pengalaman global kami yang luas dengan keadaan
model pemodelan dan perisian simulasi. Hasilnya adalah serta-merta dan signifikan,
termasuk hasil yang lebih baik, mengurangkan penggunaan tenaga, mengurangkan
pengeluaran dan ketersediaan yang lebih tinggi. Penyelesaian mereka termasuk integrasi
dengan sistem perniagaan pelanggan untuk menyediakan perisikan perniagaan masa
nyata, yang membolehkan anda mengoptimumkan keuntungan dalam masa nyata.

14
2.4 AHLI LEMBAGA PENGARAH

EXECUTIVE DEPUTY CHAIRMAN

ENCIK ZAID ABDULLAH

GROUP CHIEF EXECUTIVE OFFICER

DATO’ DR LOKMAN IBRAHIM

GENERAL MANAGER

ENCIK MUZAFFAR ISMAIL

PROJECTS MANAGEMENT & HUMAN RESOURCES SUPPLY CHAIN MANAGEMENT


ENGINEERING DEPARTMENT DEPARTMENT DEPARTMENT FINANCE DEPARTMENT

ENCIK IR ZAIRIL RAKON PUAN ANIZA AKMAR ABD RAHIM PUAN ASIAH M. SALEH PUAN NURAFIDAH IDRIS

BUSINESS DEVELOPMENT CUSTOMER SERVICES


DEPARTMENT DEPARTMENT

PUAN KAMARIAH MOHAMAD ENCIK MOHD AIMEE ADNAN

Rajah 2.2 menunjukkan Ahli Lembaga Pengarah Syarikat Foxboro.

15
2.5 HALATUJU ORGANISASI

Foxboro (M) Sdn.Bhd adalah komited untuk menyediakan produk dan perkhidmatan
tahap kualiti yang tinggi sepadan dengan ‘state-of-the-art’ dalam industri yang
digunakan. Hala tuju ini adalah untuk menghasilkan produk yang selamat dan boleh
dipercayai yang memenuhi semua spesifikasi yang diterbitkan oleh syarikat untuk produk
tersebut dan memenuhi keperluan pertimbangan setiap spesikasi dan syarat aplikasi
setakat yang diketahui dan diterima oleh syarikat.

2.5.1 Visi Syarikat

“Untuk menyediakan Penyelesaian Kendalian & Instrumentasi ke Arah Kepuasan


Pelanggan Keseluruhan.”

2.5.2 Misi Syarikat

“Untuk melangkah maju dengan teknologi canggih dan peningkatan berterusan, dengan
jaminan bahawa kami akan berada di sana 24 jam sehari, setiap langkah.”

16
2.5.3 Lokasi Foxboro (M) Sdn. Bhd

IBU PEJABAT FOXBORO (M) SDN. BHD

Ibu Pejabat
Foxboro Malaysia Sdn. Bhd. (33244-T)
Suite 1.01A, MERCU PICORP,
Lot 10, Jalan Astaka U8/84,
Bukit Jelutong, 40150 Shah Alam,
Selangor Darul Ehsan,
MALAYSIA.

Email: info@foxmay.com.my

Website: http://www.foxmay.com.my

Telephone: +603-7845 4588

Fax: +603-7845 3588

CAWANGAN-CAWANGAN FOXBORO (M) SDN.BHD

Cawangan Paka Cawangan Bintulu


Foxboro Malaysia Sdn. Bhd. Foxboro Malaysia Sdn. Bhd.
PT 205. Lot 26, Lot 19, 1st Floor,
1st Floor, Pusat Niaga Paka, Medan Jaya Commercial Centre,
Jalan Besar, Bandar Paka, Jalan Hussein Onn,
23100 Paka, 97008 Bintulu,
Terengganu, MALAYSIA. Sarawak, MALAYSIA.

Telephone: +609-827 6231 Telephone: +086-339 711


Fax: +609-827 6232 Fax: +086-339 712

17
2.5.4 RANGKAIAN PERKHIDMATAN PELANGGAN FOXBORO (M)
SDN.BHD

RANGKAIAN PERKHIDMATAN PELANGGAN FOXBORO

(MALAYSIA) SDN. BHD.

PAKA

BINTULU

S.ALAM

Rajah 2.3 menunjukkan Rangkaian Perkhidmatan Pelanggan Foxboro.

18
2.6 CARTA ORGANISASI

HEAD OF DEPARTMENT

PUAN ERMA NORAZNIZAH BT MD


NASER

SALES ENGINEER SALES ENGINEER PROPOSAL ENGINEER DOCUMENT CONTROLLER

PUAN NORAZLINA BT ENCIK ALLIF IZZUDDIN BIN PUAN NADZATUL FATEN PUAN NORHASLINDA BT
IBRAHIM ABDULLAH AFEEQA BT SAIRON UMAR BKHI

Rajah 2.4 menunjukkan Carta Organisasi “Field and Devices”.

19
BAB 3

RINGKASAN
AKTIVITI
LATIHAN
INDUSTRI

20
BAB 3
RINGKASAN AKTIVITI LATIHAN INDUSTRI

3.1 Pengenalan

Pelajar yang menjalani latihan industri perlu mencatatkan segala aktiviti


sepanjang tempoh latihan industri di dalam buku jurnal refleksi yang telah dibekalkan
kepada para pelajar sebelum menjalani latihan industri. Buku jurnal refleksi perlu
dicatatkan aktiviti setiap hari oleh para pelajar. Laporan yang ditulis perlu mendapatkan
tandatangan pengarah setiap minggu untuk disahkan.

Melalui buku jurnal tersebut, pengarah atau pengurus sesebuah syarikat dapat
memberikan komen atau cadangan yang bernas dalam produktiviti yang dihasilkan
pelajar selama mereka menjalani latihan industri sekaligus dapat memberi peluang
kepada para pelajar memperbaiki hasil kerja dari hari ke hari.

21
3.2 Ringkasan Aktiviti Latihan Industri

MINGGU CATATAN HARIAN

i. Lapor diri kepada pegawai yang bertugas iaitu


Cik Hana di Level 5 dan dikehendaki mengisi
PERTAMA borang latihan industri serta menerima surat
tawaran latihan industri, sebuah komputer riba
dan kad akses pekerja.
ii. Taklimat daripada Cik Hana mengenai syarikat
Foxboro (M) Sdn. Bhd dan didedahkan peraturan
seperti cara pemakaian, tugasan dan aktiviti di
syarikat ini.
iii. Ditempatkan di Bahagian ‘Field and Device’
(25/10/2017 – 27/10/2017) atau dikenali sebagai FD di syarikat Foxboro (M)
Sdn. Bhd di bawah ‘Business Development
Department’.
iv. Menerima manual cara penggunaan sistem laman
web ‘Citadon’.
v. Diberi tunjuk ajar penggunaan atau alatan yang
selalu digunakan pentadbir sepanjang membuat
aktiviti harian dan bulanan.
vi. Diberi tunjuk ajar penggunaan ‘server’
Foxboro” dan cara memproses ‘Purchase
Order’.
i. Menghadiri ‘stand-up meeting’ di Open Area,
tingkat 1.
KE 2 ii. Memeriksa emel dan membuka Portal SUS
(Supplier Self Service) untuk memeriksa
‘Purchase Order’.
iii. Menerima dan memproses ‘Purchase Order’
(30/10/2017 – 04/11/2017) daripada syarikat Sagawise Resources Sdn. Bhd.

22
iv. Menghantar emel kepada Jo daripada syarikat
Sagawise Resources Sdn. Bhd untuk ‘acceptance
of order’.
v. Menghantar ‘billing instruction’ kepada Jabatan
Kewangan di tingkat 5.
vi. Melengkapkan dokumen yang diperlukan oleh
syarikat Bumi Armada dan menghantar emel
kepada Encik Shahrul daripada syarikat Bumi
Armada untuk ‘attachment of transmittal
number’.
vii. Menghadiri ‘Brainstorming’ yang diadakan
selama dua hari di Training Room.
viii. Menerima dokumen OAC (Order Acceptance
Checklist) daripada Muhammad (Jabatan
Kewangan).
ix. Menerima dokumen OAC (Order Acceptance
Checklist) daripada Muhammad (Jabatan
Kewangan).
x. Menyediakan ‘final document’ untuk syarikat
Petra Resources Sdn. Bhd.
xi. Menghadiri majlis ‘Picorp Volleyball
Tournament’ di Dewan Besar Tanjung, Seksyen
19 Shah Alam.
i. Menghadiri ‘stand-up meeting’ di Open Area,
tingkat 1.
KE 3 ii. Memeriksa emel dan membuka Portal SUS
(Supplier Self Service) untuk memeriksa
‘Purchase Order’.
iii. Menyediakan ‘final document’ untuk syarikat
(03/07/2017 – 07/07/2017) Petra Resources Sdn. Bhd.
iv. Menerima dan memproses ‘purchase order’
daripada syarikat Sagawise Resources Sdn. Bhd
dan Petronas Carigali Sdn.Bhd.

23
v. Menghadiri majlis Kuliyah Selasa di Surau Ad-
din, tingkat 5.
vi. Menyediakan ‘Purchase Requisition’ untuk
‘Purchase Order’ yang diterima.
vii. Menghadiri mesyuarat bersama syarikat Emery
di War Room 1.
viii. Menghadiri mesyuarat BCC bersama Jabatan
Kewangan War Room 1.
ix. Menghantar emel kepada Jo daripada syarikat
Sagawise Resources Sdn. Bhd untuk ‘acceptance
of order’.
x. Menyediakan ‘credit note instruction’ untuk
syarikat Wehaya dan hantar kepada Jabatan
Kewangan.
xi. Mengimbas ‘credit note instruction’ untuk
dimasukkan ke dalam server.
xii. Menghantar salinan dokumen ‘credit note
intstruction’ kepada Muhammad (Jabatan
Kewangan) melalui emel.
xiii. Menyediakan ‘Purchase Order
Acknowledgement’ dan ‘Purchase Order
Acceptance’ untuk ‘Purchase Order’ daripada
syarikat Sapura Energy.
xiv. Menyediakan ‘Purchase Requisition’ untuk
syarikat Garuda Mekar.
i. Menghadiri ‘stand-up meeting’ di Open Area,
tingkat 1.
KE 4 ii. Memeriksa emel.
iii. Menghantar dokumen ‘Purchase Order’ kepada
Kak Mar (Sales Operator) untuk ‘review’.
(10/07/2017 – 14/07/2017) iv. Menghantar dokumen permintaan OAC (Order
Acceptance Checklist), ‘credit note instruction’

24
dan ‘Purchase Requisition’ kepada Jabatan
Kewangan.
v. Menghantar emel kepada Cik Dayang daripada
syarikat Petronas untuk ‘revise Purchase Order’.
vi. Menghantar emel kepada Cik Joanne daripada
syarikat Fuji Electric untuk ‘update shipment’.
vii. Menerima dan memproses ‘Purchase Order’
daripada syarikat MSMelt (C) Sdn. Bhd dan
BASF Petronas.
viii. Menghantar emel kepada Muhammad dan Kak
Ita daripada Jabatan Kewangan untuk ‘request
MI Number’.
ix. Menghantar emel kepada Shahrul daripada
syarikat Sapura Energy untuk ‘acceptance of
order’.
x. Menghantar emel kepada Encik Shariman
daripada syarikat BASF Petronas untuk
‘acceptance of order’.
xi. Menghantar emel kepada Encik Hegazi daripada
syarikat MSMelt (C) Sdn. Bhd untuk
‘acceptance of order’.
xii. Mengimbas dokumen ‘Purchase Order
Acknowledgement’ dan ‘Purchase Order
Acceptance’ yang telah ditandatangani untuk
dimasukkan ke dalam server.
i. Menghadiri ‘stand-up meeting’ di Open Area,
tingkat 1.
KE 5 ii. Memeriksa emel.
iii. Memproses ‘Purchase Order’ daripada syarikat
Petronas.
(17/07/2017 – 21/07/2017) iv. Menghadiri majlis Kuliyah Selasa di Surau Ad-
din, tingkat 5.

25
v. Memasukkan data ‘Customer Purchases Records
2010-2015’ ke dalam Microsoft Excel.
vi. Menghadiri majlis ‘Birthday Bash by PGSRC’ di
Open Area, tingkat 1.
vii. Menghantar dokumen ‘latest Foxmay BFO
Opportunity, MI Order 2017, Outgoing
Quotation Sheet 2017’ kepada ‘FD Group’
melalui emel.
viii. Menyediakan ‘billing instruction’ untuk syarikat
Petra Resources Sdn. Bhd.
ix. Membuat tugasan ‘FY18 Business Plan’ melalui
Microsoft Excel.
i. Menghadiri ‘stand-up meeting’ di kawasan
terbuka, tingkat 1.
KE 6 ii. Menyemak dokumen yang diminta oleh Kak
Linda (FD Document Controller) di laman web
Citadon.
(24/07/2017 – 28/07/2017) iii. Menghadiri majlis Kuliyah Rabu di Surau Ad-
din, tingkat 5.
iv. Menerima dan memproses ‘Purchase Order’
daripada syarikat ZSR Vortices Sdn. Bhd.
v. Menyediakan ‘Purchase Order
Acknowledgement’ dan ‘Purchase Order
Acceptance’.
vi. Menyediakan ‘Purchase Requisition’ di ‘Admin
Common Area’.
i. Menghadiri ‘stand-up meeting’ di Open Area,
tingkat 1.
KE 7 ii. Menghantar emel kepada Encik Syafeeq
daripada syarikat Petra Resources untuk
‘acceptance of order’.
iii. Menyediakan ‘Purchase Order
(31/07/2017– 04/08/2017) Acknowledgement’, ‘Purchase Order

26
Acceptance’ dan ‘Purchase Requisition’ untuk
‘Purchase Order’ daripada syarikat Petronas
Research.
iv. Menghantar tugasan ‘FY18 Business Plan’
kepada Kak Erma (FD Manager) melalui emel.
v. Menghadiri mesyuarat BCC bersama Jabatan
Kewangan di War Room 1.
vi. Menghadiri majlis Kuliyah Selasa di Surau Ad-
din, tingkat 5.
vii. Menerima dan memproses ‘Purchase Order’
daripada syarikat Malaysia LNG Sdn. Bhd. dan
Sagawise Resources Sdn. Bhd.
viii. Menyediakan ‘Purchase Requisition’ untuk
‘Purchase Order’ daripada syarikat ZSR
Vortices Sdn. Bhd.
ix. Menghantar invois proforma melalui emel
kepada Encik Iqbal daripada syarikat Petronas.
i. Menghadiri ‘stand-up meeting’ di Open Area,
tingkat 1.
ii. Menghantar emel kepada Farah dan Jo daripada
KE 8 syarikat Sagawise Resources Sdn. Bhd. untuk
‘acceptance of order’.
iii. Menyediakan ‘billing instruction’ untuk syarikat
Petra Resources Sdn. Bhd.
(07/08/2017 – 11/08/2017) iv. Mengesahkan ‘Purchase Order’ daripada
syarikat Petronas Research Sdn. Bhd di Portal
SUS (Supplier Self Service).
v. Menerima dokumen ‘Purchase Requisition’
yang telah ditandatangani oleh Kak Fida
(Finance Manager).
vi. Menghantar dokumen Kak Lynn (Sales
Engineer) kepada pegawai Jabatan Sumber
Manusia.

27
vii. Menghantar salinan dokumen ‘Purchase Order’
daripada syarikat Petra Resources Sdn. Bhd.
kepada Muhammad (Jabatan Kewangan).
viii. Menghantar borang permohonan cuti Kak Faten
(Proposal Engineer) kepada Kak Maji
(receptionist).
ix. Menghantar ‘Purchase Requisition’ kepada Kak
Baayah (Supply Chain Management
Department).
x. Menghantar ‘Purchase Requisition’ kepada Kak
Fida (Finance Manager). .
xi. Menerima dan memproses ‘Purchase Order’
daripada syarikat LOTTE Chemical Titan (M)
Sdn. Bhd dan Celectric Sdn. Bhd.
xii. Menghantar emel kepada Encik Zulkifli daripada
syarikat ZSR Vortices untuk ‘acceptance of
order’ dan permintaan bayaran pendahuluan
sebanyak 50% atas ‘Purchase Order’ .
xiii. Menghantar emel kepada Cik Noraslinda
daripada syarikat LOTTE Chemical Titan (M)
Sdn. Bhd untuk ‘acceptance of order’ .
xiv. Menghantar emel kepada Muhammad dan Kak
Ita daripada Jabatan Kewangan untuk ‘request
MI Number’ untuk ‘Purchase Order’ daripada
syarikat Celectric Sdn. Bhd.
xv. Menghadiri mesyuarat bersama FD Team di War
Room 1.
xvi. Menghantar salinan dokumen ‘Purchase Order’
untuk permintaan OAC (Order Acceptance
Checklist) dan ‘credit note instruction’ kepada
Jabatan Kewangan.
xvii. Menghantar dokumen daripada Jabatan Sumber
Manusia kepada Kak Lynn, Jabatan Kewangan

28
syarikat Pitech, Jabatan Kewangan syarikat
Cosasco dan Pengurus Besar Foxboro.
xviii. Menyediakan ‘billing instruction’ untuk syarikat
Malaysia LNG Sdn. Bhd.
xix. Menyediakan ‘Purchase Requisition’ untuk
‘Purchase Order’ daripada syarikat Celectric
Sdn. Bhd.
i. Menghadiri ‘stand-up meeting” di Open Area,
tingkat 1.
KE 9 ii. Menghantar dokumen ‘Purchase Requisition’
kepada Allif (Sales Engineer) dan Kak Fida
(Finance Manager) untuk mendapatkan
tandatangan.
iii. Menerima dan memproses ‘Purchase Order’
(14/08/2017 – 18/08/2017) daripada syarikat TNB Janamanjung dan BASF
Petronas.
i. Menerima dan memproses ‘Purchase Order’
daripada syarikat Sagawise Resources Sdn. Bhd.
KE 10 ii. Menyediakan ‘Purchase Order
Acknowledgement’ dan ‘Purchase Order
Acceptance’.
(21/08/2017 – 25/08/2017) iii. Menyediakan “billing instruction”.
iv. Menghantar emel kepada Jo daripada syarikat
Sagawise Resources Sdn. Bhd. untuk
‘acceptance of order’.

29
i. Menghadiri “One Picorp stand-up meeting” di
tingkat 5.
KE 11 ii. Menerima dan memproses ‘Purchase Order’
daripada syarikat Petronas Penapisan (Melaka)
Sdn Bhd. dan syarikat Petronas Carigali Sdn.
Bhd.
(01/01/2018-05/01/2018) iii. Membuat pemfailan untuk dokumen-dokumen
OAC 2017.
iv. Mengesahkan ‘Purchase Order’ daripada
syarikat Petronas di Portal SUS (Supplier Self
Service).
i. Menerima dan memproses ‘Purchase Order’
daripada syarikat Petronas Chemical Ethylene,
KE 12 Wehaya Petroservices Sdn. Bhd, Petronas
Carigali Sdn. Bhd. dan Garuda Mekar Sdn. Bhd.
ii. Menyediakan ‘Purchase Requisition’ utnuk
‘Purchase Order’ daripada syarikat Petronas
Carigali Sdn. Bhd.
iii. Mengesahkan ‘Purchase Order’ daripada
(08/01/2018 – 12/01/2018) syarikat Petronas di Portal SUS (Supplier Self
Service).
iv. Menghadiri mesyuarat “Brainstorming FD
Team” di War Room.
v. Menghadiri mesyuarat BCC bersama Jabatan
Kewangan di War Room.
vi. Menghadiri majlis Kuliyah Selasa dan Kuliyah
Rabu di Surau Ad-din, tingkat 5.
vii. Menyediakan “billing instruction” untuk
‘Purchase Order’ dari syarikat Wehaya
Petroservices Sdn. Bhd. dan hantar kepada
Jabatan Kewangan.

30
viii. Menghantar emel kepada Cik Soreah daripada
syarikat Wehaya Petroservices Sdn. Bhd. untuk
‘acceptance of order’.
ix. Menyediakan ‘acknowledgement card’ untuk
menolak RFQ (Request For Quotation) dan
hantar kepada Encik Florence daripada syarikat
Ocean Might melalui emel.
i. Menghadiri “stand-up meeting” di Open Area,
tingkat 1.
KE 13 ii. Menyediakan ‘Purchase Order
Acknowledgement’ dan ‘Purchase Order
Acceptance’ untuk semua ‘Purchase Order’
yang diterima.
iii. Menerima dan memproses ‘Purchase Order’
(15/01/2018 – 19/01/2018) daripada syarikat Agarcorp Sdn. Bhd, Sagawise
Resources Sdn. Bhd dan Petronas Carigali SKO.
iv. Menghadiri mesyuarat “Field and Device” di
War Room.
v. Menyediakan ‘Purchase Requisition’ untuk
‘Purchase Order’ syarikat Sagawise Resources
Sdn. Bhd dan Petronas Carigali SKO.
vi. Menerima dokumen OAC (Order Acceptance
Checklist) daripada Muhammad (Jabatan
Kewangan).
i. Menghadiri “stand-up meeting” di Open Area,
tingkat 1.
KE 14 ii. Menghantar ‘Purchase Requsition’ untuk
syarikat Petronas Carigali SKO dan Sagawise
Resources Sdn. Bhd. kepada Kak Fida (Finance
Manager) untuk mendapatkan tandatangan.
iii. Membuat salinan dokumen ‘Purchase Order’
untuk dihantar kepada Kak Nor (Supply Chain
(22/01/2018 – 26/01/2018) Management) bersama ‘Purchase Requsition’

31
yang telah ditandatangani oleh Kak Fida
(Finance Manager).
iv. Menghantar emel kepada Encik Bakri daripada
syarikat Garuda Mekar Sdn. Bhd untuk
‘acceptance of order’.
v. Menerima dan memproses ‘Purchase Order’
daripada syarikat BASF Petronas Chemicals..
vi. Menyediakan ‘Purchase Order
Acknowledgement’ dan ‘Purchase Order
Acceptance’ untuk semua ‘Purchase Order’
yang diterima.
vii. Mengimbas ‘Purchase Order Acknowledgement’
dan ‘Purchase Order Acceptance’ yang telah
ditandatangani untuk dimasukkan ke dalam
server.
viii. Membuat fail baru untuk dokumen OAC (Order
Acceptance Checklist) 2018.
ix. Menghantar emel ‘acceptance of order’ kepada
wakil syarikat Sagawise Resources Sdn. Bhd dan
BASF Petronas Sdn. Bhd.
x. Menghantar salinan asal ‘Purchase Requisition’
bersama salinan dokumen ‘Purchase Order’
kepada Kak Nor (Supply Chain Management).
i. Menghadiri “stand-up meeting” di Open Area,
tingkat 1.
KE 15 ii. Menerima dan memproses ‘Purchase Order’
daripada syarikat Petronas Gas Berhad.
iii. Menyemak ‘Purchase Order’ di Portal SUS
(29/01/2018 – 02/02/2018) (Supplier Self Service) dan memproses
‘Purchase Order’ yang diterima.
iv. Menerima dokumen OAC (Order Acceptance
Checklist) daripada Muhammad (Jabatan
Kewangan).

32
v. Menghantar dokumen ‘Datasheet’ melalui laman
web Citadon.
vi. Menghantar emel kepada Encik Kazari daripada
syarikat Woodgroup untuk memaklumkan
mengenai dokumen yang telah dihantar di laman
web Citadon.
vii. Menghantar emel kepada Jo daripada syarikat
Sagawise Resources Sdn. Bhd untuk ‘acceptance
of order’.
viii. Menyediakan ‘Purchase Order
Acknowledgement’ dan ‘Purchase Order
Acceptance’ untuk semua ‘Purchase Order’
yang diterima.
ix. Menghantar salinan dokumen ‘Purchase Order’
Sagawise untuk proses OAC (Order Acceptance
Checklist) kepada Muhammad (Jabatan
Kewangan).
x. Menghantar ‘Purchase Requisistion’ untuk
syarikat Petronas Gas Berhad dan Petronas
Carigali SBO kepada Kak Fida (Finance
Manager) untuk mendapatkan tandatangan.
xi. Membuat salinan ‘Purchase Requisition’ untuk
dijadikan sebagai rujukan.
i. Menghadiri “One Picorp stand-up meeting” di
Open Area, tingkat 1.
KE 16 ii. Menghantar emel kepada Cik Sarah daripada
syarikat Petronas Gas Berhad untuk ‘acceptance
of order’.
iii. Menghantar emel kepada Cik Yusniah daripada
(05/02/2018 – 09/02/2018) syarikat Petronas Carigali Sdn. Bhd untuk
‘acceptance of order’.
iv. Menghadiri mesyuarat “BCC” bersama Jabatan
Kewangan di War Room.

33
v. Menghadiri “Staff Briefing” di ruang
gimnasium, level 5.
vi. Menghantar emel kepada Cik Aishah daripada
syarikat BASF Petronas untuk ‘acceptance of
order’.
vii. Menghantar jadual mingguan kepada “Field and
Device team” melalui emel.
i. Menghadiri “stand-up meeting” di Open Area,
tingkat 1.
KE 17 ii. Menyemak ‘Purchase Order’ di Portal SUS
(Supplier Self Service) dan memproses
‘Purchase Order’ yang diterima.
iii. Menyediakan ‘Purchase Requisition’ untuk
‘Purchase Order’ syarikat Malaysia LNG Sdn.
Bhd.
(12/02/2018 – 16/02/2018)
iv. Menghantar emel kepada Cik Rita dan Encik
Nazreen daripada syarikat Petronas untuk
‘acceptance of order’.
v. Menghantar jadual mingguan kepada “Field and
Device team” melalui emel.
i. Menghadiri “stand-up meeting” di Open Area,
tingkat 1.
KE 18 ii. Menghantar borang permintaan perjalanan Kak
Lynn (Sales Engineer) kepada Kak Niza (HR
Manager) dan Kak Fida (Finance Manager)
untuk mendapatkan tandatangan.
(19/02/2018 – 23/02/2018)
iii. Mengambil dokumen OAC (Order Acceptance
Checklist) yang sudah siap daripada Muhammad
(Jabatan Kewangan)
iv. Menghantar dokumen OAC (Order Acceptance
Checklist) dan borang cuti Kak Linda (FD
Document Controller) kepada ‘General
Manager’ untuk mendapatkan tandatangan.

34
v. Menerima dan memproses ‘Purchase Order’
daripada syarikat Sapura Exploration dan
Production
vi. Menghantar jadual mingguan kepada ‘Field and
Device team’ melalui emel.
vii. Menyediakan ‘Purchase Requisition’ untuk
‘Purchase Order’ syarikat Sabah Shell.
viii. Menghantar emel kepada Muhammad dan Kak
Ita daripada Jabatan Kewangan untuk ‘request
MI Number’.
i. Menghadiri “stand-up meeting” di Open Area,
tingkat 1.
KE 19 ii. Menerima dokumen ‘Purchase Requisition’
yang sudah ditan datangani daripada Kak Fida
(Finance Manager).
iii. Membuat salinan ‘Purchase Requisition’ untuk
(26/02/2018 – 02/03/2018) dijadikan sebagai rujukan.
iv. Membuat salinan dokumen ‘Purchase Order’
untuk dihantar kepada Kak Nor (Supply Chain
Management) bersama salinan asal ‘Purchase
Requisition’ .
v. Menebuk dokumen ‘Purchase Order’ untuk
dimasukkan ke dalam fail OAC (Order
Acceptance Checklist) .
vi. Menghantar jadual mingguan kepada ‘Field and
Device team’ melalui emel.
vii. Menyemak emel melalui Microsoft Outlook.
viii. Menyemak pesanan pembelian di Portal SUS
(Supplier Self Service) dan memproses
‘Purchase Order’ yang diterima.
ix. Menyediakan ‘Purchase Requisition’ untuk
‘Purchase Order’ syarikat Petronas Carigali
SKO dan Air Products.

35
x. Menyediakan ‘Purchase Order
Acknowledgement’ dan ‘Purchase Order
Acceptance’ untuk semua ‘Purchase Order’
yang diterima.
i. Menerima dan memproses ‘Purchase Order’
daripada syarikat Exxonmobil, BASF Petronas
KE 20 Chemicals dan Celectric Sdn. Bhd.
ii. Menyediakan ‘Purchase Requisition’ untuk
‘Purchase Order’ daripada syarikat Exxonmobil,
BASF Petronas Chemicals dan Celectric Sdn.
(05/03/2018 – 09/03/2018) Bhd.
iii. Menghadiri mesyuarat “BCC” bersama Jabatan
Kewangan di War Room.
iv. Mengisi data ‘Purchase Order’ ke dalam MI
Order 2018.
v. Menyediakan ‘Purchase Order
Acknowledgement’ dan ‘Purchase Order
Acceptance’ untuk semua ‘Purchase Order’
yang diterima.
vi. Menghadiri “Annual General Meeting PGSRC”
di open area, tingkat 1.
vii. Menghantar dokumen ‘Purchase Order’ kepada
Kak Mar (Sales Operator) untuk “review”.
viii. Menghantar dokumen ‘Purchase Order’
Celectric Sdn. Bhd untuk mendapatkan
tandatangan daripada General Manager.
ix. Menghadiri ‘Staff Briefing with Dato’ Lokman’
di Ruang Gimnasium, level 5.
i. Menghadiri “stand-up meeting” di Open Area,
tingkat 1.
KE 21 ii. Menghantar ‘Purchase Requisition’ untuk
syarikat Celectric Sdn. Bhd kepada Kak Fida

36
(Finance Manager) untuk mendapatkan
tandatangan.
iii. Menghantar jadual mingguan kepada ‘Field and
(12/03/2018 – 16/03/2018) Device team’ melalui emel.
iv. Menghantar surat permohonan cuti Kak Lynn
(Sales Engineer) kepada Kak Niza (Human
Resource Manager).
v. Menghantar salinan dokumen ‘Purchase Order’
Celectric Sdn. Bhd kepada Muhammad (Jabatan
Kewangan) untuk dokumen OAC (Order
Acceptance Checklist).
vi. Menghantar invois yang sudah ditandatangani
kepada Kak Leha (Jabatan Kewangan).
vii. Menghantar emel kepada Cik Juliana daripada
syarikat Celectric Sdn. Bhd untuk ‘acceptance of
order’.
viii. Menghantar dokumen ‘Purchase Order’ kepada
Kak Mar (Sales Operator) untuk “review”.
ix. Menghadiri mesyuarat ‘Schneider Electric’ di
War Room 1.
x. Menerima dan memproses ‘Purchase Order’
daripada syarikat Sagawise Resources Sdn. Bhd.
xi. Menerima dokumen OAC (Order Acceptance
Checklist) daripada Muhammad (Jabatan
Kewangan).
xii. Mengimbas dokumen Woodgroup untuk
dimasukkan ke dalam server.
xiii. Menolak RFQ (Request For Quotation)
pelanggan melalui emel.
xiv. Menghadiri mesyuarat bersama Haji Johar (CEO
PICORP) di Board Meeting Room.
xv. Menerima ‘Purchase Requisition’ daripada Kak
Fida (Finance Manager).

37
xvi. Membuat salinan ‘Purchase Requisition’ untuk
disimpan sebagai rujukan.
xvii. Membuat salinan dokumen ‘Purchase Order’
untuk dihantar bersama salinan asal ‘Purchase
Requisition’ kepada Kak Nor (Supply Chain
Management).
xviii. Menebuk semua dokumen OAC (Order
Acceptance Checklist) yang sudah
ditandatangani untuk dimasukkan ke dalam fail
OAC (Order Acceptance Checklist).
i. Menghadiri ‘stand-up meeting’ di Open Area,
tingkat 1.
ii. Penyelia praktikal dari Politeknik Port Dickson
KE 22 datang memantau pelajar pratikal.
iii. Menerima dan memproses ‘Purchase Order’
daripada syarikat Petronas Gas Berhad.
iv. Mengisi data ‘Purchase Order’ di dalam MI
(19/03/2018 – 23/03/2018) Order 2018.
v. Menyediakan ‘Purchase Requisition’ untuk
‘Purchase Order’ Petronas Gas Berhad.
vi. Menolak RFQ (Request For Quotation)
pelanggan melalui emel.
vii. Menerima dokumen OAC (Order Acceptance
Checklist) daripada Muhammad (Jabatan
Kewangan).
viii. Menerima dan memproses ‘Purchase Order’
daripada syarikat Sagawise Resources Sdn. Bhd.
i. Menghadiri “stand-up meeting” di Open Area,
tingkat 1.
KE 23 ii. Menolak RFQ (Request For Quotation)
pelanggan melalui emel.

(26/03/2018 – 30/03/2018)

38
iii. Menghantar emel kepada Jo daripada syarikat
Sagawise Resources Sdn. Bhd untuk ‘acceptance
of order’.
iv. Menghantar emel kepada Cik Nadiah daripada
syarikat Petronas Gas Berhad untuk ‘acceptance
of order’.
v. Menghantar dokumen ‘Purchase Requisition’
kepada Kak Fida (Finance Manager) untuk
mendapatkan tandatangan.
vi. Menerima dokumen OAC (Order Acceptance
Checklist) yang sudah ditandatangani daripada
General Manager.
vii. Menghantar salinan asal dokumen ‘Purchase
Requisition’ bersama salinan dokumen
‘Purchase Order’ kepada Kak Nor (Supply
Chain Management).
viii. Menerima dan memproses ‘Purchase Order’
daripada Sagawise Resources Sdn. Bhd.
ix. Menghantar emel kepada Muhammad (Jabatan
Kewangan) untuk request MI Number untuk
‘Purchase Order’ daripada syarikat Sagawise
Resources Sdn. Bhd.
x. Menghantar salinan dokumen ‘Purchase Order’
kepada Muhammad (Jabatan Kewangan) untuk
urusan dokumen OAC (Order Acceptance
Checklist) .
i. Menghadiri “One Picorp stand-up meeting” di
Open Area, tingkat 1.
KE 24 ii. Menerima dan memproses ‘Purchase Order’
daripada BASF Petronas Chemicals Sdn. Bhd.
dan Garuda Mekar (M) Sdn. Bhd.
(02/04/2018 – 06/04/2018) iii. Menghantar emel kepada Muhammad (Jabatan
Kewangan) untuk request MI Number untuk

39
‘Purchase Order’ daripada syarikat BASF
Petronas Chemicals Sdn. Bhd. dan Garuda
Mekar (M) Sdn. Bhd.
iv. Mengisi dan mengemas kini data semua
‘Purchase Order’ yang baru diterima dalam
Microsoft Excel (MI Order 2018).
v. Menolak RFQ (Request For Quotation)
pelanggan melalui emel.
vi. Menghantar emel kepada Encik Lam daripada
syarikat Celectric Sdn. Bhd untuk “update
shipment”.
vii. Menghantar emel kepada Encik Gaithri untuk
pengesahan borang EUS dan tarikh penghantaran
barang yang baru.
viii. Menghantar borang perjalanan Allif (Sales
Engineer) kepada Jabatan Sumber Manusia.
ix. Menghadiri mesyuarat ‘BCC’ bersama Jabatan
Kewangan di War Room 1.
x. Menghantar emel kepada Jo daripada syarikat
Sagawise Resources Sdn. Bhd. untuk
‘acceptance of order’.
xi. Menerima dokumen OAC (Order Acceptance
Checklist) daripada Kak Mar (Sales Operator)
dan menghantar dokumen tersebut kepada
General Manager untuk mendapatkan
tandatangan.

i. Menghadiri “stand-up meeting” di Open Area,


KE 25 tingkat 1.
ii. Menerima dan memproses ‘Purchase Order’
daripada syarikat Effi Dynamics Sdn. Bhd dan
(09/04/2018 – 13/04/2018) BASF Petronas Chemicals Sdn. Bhd.

40
iii. Menerima dokumen OAC (Order Acceptance
Checklist) daripada Muhammad (Jabatan
Kewangan)
iv. Menghantar dokumen OAC (Order Acceptance
Checklist) kepada Kak Mar (Sales Operator) dan
Encik Muzzafar (General Manager) untuk
mendapatkan tandatangan.
v. Membuat pemfailan untuk dokumen OAC
(Order Acceptance Checklist) yang sudah
ditandatangani.

Jadual 3.1 menunjukkan Ringkasan Aktiviti Latihan Industri.

41
BAB 4

LAPORAN
TEKNIKAL

42
BAB 4
LAPORAN TEKNIKAL

4.1 PENGENALAN PENTADBIRAN PEJABAT

Pentadbiran pejabat adalah satu set aktiviti sehari-hari yang berkaitan dengan
perancangan kewangan, penyimpanan dan pengebilan rekod, personel, pengedaran fizikal
dan logistik, dalam organisasi. Seorang pekerja yang menjalankan aktiviti ini biasanya
dipanggil pentadbir pejabat atau pengurus pejabat, dan memainkan peranan penting
dalam mana-mana infrastruktur organisasi, tanpa mengira skala. Banyak jawatan
pentadbiran memerlukan calon untuk mempunyai kemahiran maju dalam aplikasi
perisian Microsoft Word, Excel dan Akses.

4.1.1 DEFINISI PENTADBIRAN PEJABAT

Pentadbiran pejabat menurut Wikipedia adalah set aktiviti harian yang berkaitan
pelan kewangan, pembayaran bil dan rekod pengurusan, sumber manusia, dan
pengagihan dan logistik fizikal, dalam sebuah pertubuhan atau pejabat.

Pentadbiran pejabat termasuklah rancangan tugasan untuk para perkerja, mengawasi


perkerja, dan mencadang barang-barang keperluan dan pembaikian alatan pejabat.

43
4.2 PENTADBIR PEJABAT

Pentadbir pejabat mempunyai tanggungjawab untuk memastikan bahawa


aktiviti pentadbiran dalam organisasi berjalan dengan cekap, dengan menyediakan
struktur kepada pekerja lain di seluruh organisasi. Aktiviti-aktiviti ini boleh terdiri
daripada bertanggungjawab ke atas pengurusan sumber manusia, belanjawan dan rekod,
untuk menjalankan peranan mengawasi pekerja lain. Tanggungjawab ini boleh berbeza-
beza bergantung kepada majikan dan tahap pendidikan.

Tugas merangkumi:
 Memahami dan melaksanakan asas akaun dan proses pentadbiran (contoh:
tuntutan / meninggalkan pelaksanaan permohonan / bayaran dan lain-lain)
 Merekodkan, menyediakan, mengisihkan, mengelaskan, dan memfailkan
maklumat.
 Mengisihkan, membuka dan menghantar mel
 Membuat fotokopi dan memfaksimile dokumen
 Menyediakan laporan kerja rutin
 Merekodkan pengeluaran peralatan kepada kakitangan
 Melayani panggilan telefon atau pertanyaan elektronik dan menyambungkan
kepada orang yang berkenaan
 Menyalin maklumat ke dalam komputer, dan membaca pruf serta membetulkan
salinan
 Membantu tugasan khidmat pelanggan
 Menyelia, menjadual dan memantau tugasan pekerja lain

4.3 PENGGUNAAN TELEFON

4.3.1 PENGENALAN

Penggunaan teknologi moden di dalam pejabat sudah tidak asing lagi bagi
sesebuah syarikat. Sesebuah syarikat atau organisasi perlu mempunyai panduan dan etika

45
sendiri berkenaan kaedah menjawab panggilan mahupun membuat panggilan luar. Cara
kita menjawab sebarang panggilan yang diterima melambangkan imej organisasi kita.

4.3.2 ETIKA MENGGUNAKAN TELEFON

“Mending your Manners”/ bersopan-santun adalah penting dalam menjaga nama


baik sesebuah organisasi. Seringkali berlaku kekasaran tanpa disedari semasa dalam
talian kerana tidak mengetahui etika dan cara-cara yang betul untuk mengendalikan
panggilan.

Antara cara yang betul dalam pengendalian telefon ialah;

 Menjawab panggilan sebelum deringan yang ketiga, walaupun sedang


melakukan sesuatu kerja. Cara ini dapat menjaga reputasi dan imej
syarikat melalui cara kita berkomunikasi.
 Perkenalkan nama organisasi mula-mula menjawab panggilan
 Dengar teliti apa yang dikehendaki pemanggil.
 Sekiranya ragu-ragu, bertanyakan sekali lagi dengan mengulang
maklumat yang telah diberitahu pemanggil.
 Terus mencatat apa yang diberitahu oleh pemanggil perkara penting
seperti tarikh, nama pemanggil atau organisasi dan tujuan panggilan
dibuat.
 Sekiranya pemanggil ingin bercakap dengan orang lain, minta dia tunggu
sebentar dan tanyakan terlebih dahulu sama ada orang yang dikehendaki
akan menjawab panggilan atau tidak.
 Sekiranya perlu menamatkan panggilan secara tiba-tiba, anda perlu
menggunakan cara yang paling lembut agar tidak menyakitkan hati
pemanggil.
 Akhiri perbualan dengan ucapkan terima kasih untuk melambangkan
organisasi anda adalah sebuah firma yang terbaik dan berkualiti dan
kakitangan jabatan yang cekap dan profesional.

46
4.3.3 CARA PENGENDALIAN TELEFON
Jadual 4.1: Cara pengendalian telefon

TEKNIK/CARA PENERANGAN

Membuat panggilan  Membuat senarai pelanggan


yang ingin dihubungi terlebih
dahulu
 Mencari nombor telefon yang
ingin dihubungi dahulu
 Menekan butang hijau
 Dan mulakan perbualan
 Pastikan tahu tujuan
membuat panggilan supaya
tidak menyusahkan orang
yang dihubungi
 Catatkan segala pertanyaan
yang mahu diutarakan dan
maklumat berkaitan supaya
anda tidak perlu membuat
panggilan semula
 Pastikan semua pertanyaan
disuarakan dengan berhemah.
Sebaik baiknya mulakan
pertanyaan dengan gelaran
yang baik seperti encik, puan
atau Datuk sekiranya
penerima panggilan
mempunyai gelaran itu
Menjawab Panggilan  Apabila telefon berdering
tekan butang hijau

47
 Jawab dengan berhemah dan
dengar dengan teliti apa yang
disampaikan oleh pemanggil
 Sekiranya pemanggil ingin
bercakap dengan orang yang
berkenaan, meminta untuk
pemanggil menunggu
seketika.
 Butang “volume control”-
Cara Pengendalian memperlahankan atau
menambah kelantangan
bunyi telefon

 Butang “flash”- mengakhiri


percakapan telefon lalu
membuat panggilan baru
tanpa memutus line

 Butang “redial”- mendial


ulang panggilan keluar yang
terakhir secara automatik

4.3.4 KESIMPULAN

Penggunaan telefon ini banyak mengajar pelatih tentang cara-cara berkomunikasi


dengan betul dan cara-cara menjawab panggilan telefon dengan baik dan sopan. Pelajar
juga dapat belajar cara menggunakan telefon dengan betul dan baik. Bersopan santun
adalah penting dalam keberkesanan perbuatan menerusi telefon. Oleh itu, kita haruslah
sedaya upaya mengelak dari melakukan sebarang kesalahan serta kekasaran semasa
berkomunikasi dengan pelanggan semasa membuat atau menjawab panggilan telefon
kerana ianya melambangkan identiti sesebuah syarikat atau organisasi.

48
4.4 SISTEM PEMFAILAN

Sistem pemfailan sangat penting dalam setiap organisasi. Segala dokumen dan
maklumat penting syarikat perlu disimpan dengan betul supaya mudah dicari dan dapat
mengelakkan dokumen-dokumen atau maklumat syarikat daripada tercicir atau hilang.
Sistem pemfailan yang berkesan terhasil daripada perancangan dan pengurusan yang teliti
dan sistematik ke atas fail-fail yang membawa kepentingan kepada firma.
Memandangkan dokumen-dokumen tersebut adalah penting, maka tanggungjawab setiap
staf di Sime Darby Industrial Sdn Bhd akan mengendalikan dokumen tersebut ke dalam
fail.

Fail mempunyai kepentingan seperti;

i. Menyediakan maklumat kepada pengguna pada masa dan bentuk yang diperlukan.
ii. Pengguna dapat menggunakan segala maklumat yang telah direkodkan dalam
tempoh masa yang panjang.
iii. Sebagai bahan rujukan
iv. Menyimpan maklumat dan dokumen perniagaan
v. Membantu membuat keputusan dan perjalanan syarikat. Sistem fail bertujuan
untuk memudahkan pencarian maklumat di dalam keadaan yang pantas, mudah
dan selamat.

Faktor-faktor yang terbaik boleh diambil kira seperti;-

i. Boleh diubah suai


ii. Boleh dikemaskini
iii. Kesamaan
iv. Penjimatan kos
v. Penyelarasan dan kawalan
vi. Mudah dikesan atau dicari

49
4.4.1 KELEBIHAN SISTEM PEMFAILAN

Sistem pemfailan mempunyai banyak kelebihan dan tujuannya.


Antara kelebihan tersebut adalah;

i. Mempertingkatkan kualiti pentadbiran jabatan dengan memberikan semua


tumpuan terhadap proses pendokumentasian pengurusan maklumat, sistem fail
dan penyimpanan rekod.
ii. Mendapatkan pengetahuan bagi menyediakan sebuah buku panduan / buku
manual pengurusan fail dan rekod.
iii. Dapat menguruskan sistem pelaksaan fail secara sistematik dan konsisten tanpa
menimbulkan kekeliruan.
iv. Dapat melicinkan operasi sebuah syarikat

4.4.2 PERALATAN / DOKUMEN YANG DIGUNA PAKAI

a. Rak Fail

Rak fail digunakan untuk menyimpan segala dokumen sama ada firma
ataupun pelanggan . pada rak fail dilekatkan label mengikut abjad dan membuat
pembahagian antara ruang untuk jenis fail seperti ruang untuk fail pekerja, fail
Job Description dan sebagainya.

b. Alat Penebuk Lubang

Alat penebuk lubang digunakan untuk menebuk kertas semasa membuat


proses pemfailan.

c. “Plastic Fastener”

Digunakan untuk mengikat surat supaya tidak berselerak dan mudah


memperkemaskan dokumen dan surat.

50
d. Klip

Alatan kecil yang sangat diperlukan untuk mengepil dokumen-dokumen


di Sime Darby Industrial.

e. “Stapler”
Terdapat dua jenis stapler diguna pakai iaitu stapler besar dan stapler
kecil. Sekiranya dokumen yang hendak distaplerkan tebal dan banyak, perlulah
menggunakan stapler yang bersaiz besar.

4.4.3 PEMFAILAN MENGIKUT TARIKH DAN KRONOLOGI

Prosedur memfail dan mengikut susunan tarikh adalah merupakan satu


kaedah yang digunakan bagi memfailkan surat atau dokumen oleh firma mengikut
tarikh seperti yang tercatat di dalam surat yang diterima. Hal ini bermakna, segala
dokumen yang diterima awal akan difailkan terlebih dahulu, manakala dokumen
yang diterima kemudian akan disusun di bahagian atas sekali di dalam fail.

4.4.4 PEMFAILAN MENGIKUT TAJUK ATAU PERKARA

Dokumen boleh disusun mengikut tajuk atau perkara dan kemudian


disusun mengikut turutan abjad. Panduan utama kepada perkara-perkara berkaitan
dengan urusan yang berkaitan dengan projek-projek yang telah dijalankan oleh
firma / syarikat, slip gaji pekerja, dan lain-lain lagi. Kebaikan pemfailan jenis ini
adalah dapat mengumpulkan segala maklumat dan dokumen yang berkaitan dapat
dikumpulkan bagi mendapatkan rujukan yang mudah dan cepat.

4.4.5 PEMFAILAN MENGIKUT JENIS DOKUMEN

Setiap dokumen yang diterima daripada pelanggan akan disertakan


dokumen data syarikat pelanggan tersebut. Ini memudahkan kerja bagi pihak
pengurusan sumber manusia dalam proses pemfailan. Antara data dan dokumen
pelanggan ialah:-

51
i. OAC (Order Acceptance Checklist)
ii. Tax Invoice
iii. Delivery Records
iv. MI NO 2017 / 2018
v. Purchase Order

4.4.6 PROSES PEMFAILAN

i. Menyusun Dokumen Pelanggan


Setiap dokumen pelanggan seperti Pesanan Pembelian, Sebut Harga, Kos,
Pengesahan Pesanan Pembelian, Penerimaan Pesanan Pembelian, OAC (Order
Acceptance Checklist), Ta yang diterima daripada pelangan akan disemak sebelum
dijilid mengikut tarikh dan nombor syarikat pelanggan tersebut sebelum dimasukkan
ke dalam fail. Proses kerja adalah membuat penyemakan dan penyusunan mengikut
jenis dokumen.

ii. Menyusun ‘Tax Invoice’


‘Tax Invoice’ yang diterima daripada pihak Jabatan Kewangan perlu disemak
terlebih dahulu sebelum disusun mengikut tarikh dan nombor pesanan pembelian
yang dinyatakan dalam dokumen tersebut. Proses kerja adalah membuat penyemakan
dan menyusun ‘tax invoice’ tersebut di dalam ‘tray’ yang disediakan dan dilabelkan
mengikut bulan dan tahun.

4.4.7 MEMASUKKAN SEGALA DOKUMEN KE DALAM FAIL YANG


BERSESUAIAN DAN TEMPAT FAIL DISIMPAN.

Setelah selesai menyusun segala dokumen yang ingin disimpan, proses menebuk
lubang dan memasukkan ke dalam fail merupakan proses yang terakhir dalam sistem
pemfailan ini serta menyimpan kesemua fail tersebut di dalam rak simpanan fail.

4.4.8 PENGISIAN BORANG

Terdapat beberapa jenis borang yang disediakan mengikut kategori yang ingin
dipohon. Ia memudahkan kerja bagi pihak pengurusan dan pentadbiran Foxboro untuk

52
proses pengasingan borang dan tindakan yang akan diambil serta borang-borang yang
disediakan mempunyai format yang tersendiri. Antara borang yang disediakan adalah
seperti:-

i. Borang Permohonan Cuti

Borang ini adalah untuk pekerja – pekerja yang ingin memohon cuti.
Butiran-butiran hendaklah diisi mengikut terma dan syarat.

ii. Borang kelulusan bayaran balik rawatan klinik bukan panel

Borang ini adalah borang bayaran balik atau dikenali sebagai ‘Claim’
untuk pekerja-pekerja yang mendapatkan rawatan bukan panel dari pihak
Foxboro.

iii. Borang permohonan peralatan komputer

Borang ini adalah bertujuan untuk memohon barangan komputer yang


telah habis atau sesutu kerosakan. Contohnya, sekirangan ubat dakwat
komputer telah habis, haruslah mengisi borang berikut dan hantar kepada
pihak IT untuk tindakan selanjutnya.

iv. Borang permohonan alat tulis/Bahan pencetak/kertas

Borang ini adalah bertujuan untuk memohon barang peralatan pejabat


seperti alat tulis, bahan bercetak atau kertas yang sudah habis.

v. Borang memohon kenderaan untuk urusan rasmi

Borang ini adalah bertujuan untuk memohon kenderaan pejabat sekiranya


staf-staf mempunyai urusan kerja diluar pejabat.

53
vi. Borang permohonan penempahan tiket kapal terbang bagi urusan kerja
staf

Sekiranya staf-staf mempunyai urusan kerja yang memerlukan mereka


untuk memendekkan perjalanan, borang ini perlu diisi dan dihantar ke unit
pentadbiran sekurangnya seminggu sebelum untuk memudahkan proses tiket
kapal terbang.

vii. Borang kebenaran untuk meninggalkan pejabat dalam waktu kerja di


bawah perintah AM 5 Bab 6

Borang ini bertujuan untuk pekerja yang mempunyai urusan peribadi yang
tidak dapat dielakkan sekiranya tempoh pegawai meninggalkan pejabat dalam
waktu bekerja melebihi 4 jam atau separuh daripada waktu bekerja sehari yang
ditetapkan pada hari tersebut, maka pegawai dikehendaki mengambil cuti
rehat atau cuti lain yang berkelayakan.

4.5 PROSES KERJA YANG DILAKUKAN

4.5.1 Menyemak emel dengan menggunakan Microsoft Outlook

Rajah 4.1 Microsoft Outlook

54
Microsoft Office Outlook adalah aplikasi pengurusan maklumat peribadi
Microsoft Office Suite. Aplikasi ini biasanya digunakan untuk menghantar dan membaca
mel elektronik (e-mel). Walau bagaimanapun, aplikasi ini juga mempunyai fungsi-fungsi
seperti nota, jurnal, jadual kerja dan kalendar. Microsoft Outlook boleh menyediakan
akses peti mel, kalendar, dan jadual yang dikongsi apabila digabungkan dengan Microsoft
Exchange Server. Pelatih menggunakan aplikasi Microsoft Outlook ini adalah untuk
menyemak dan membaca emel secara offline, mengirim emel dengan cepat, melakukan
penjadualan, membuat dan mengurus buku alamat dan sebagainya.

i. On komputer riba.
ii. Click Microsoft Outlook.
iii. Click ‘Send / Receive ( All Folders)’ untuk menyemak emel yang masuk.

4.5.2 Menerima dan memproses ‘Purchase Order’

Purchase Order atau pesanan pembelian adalah dokumen komersial dan tawaran
rasmi pertama yang dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual, yang menunjukkan jenis,
kuantiti, dan harga yang dipersetujui bagi produk atau perkhidmatan. Ia digunakan untuk
mengawal pembelian produk dan perkhidmatan daripada pembekal luaran.

Rajah 4.2 Contoh ‘Purchase Order’ yang diterima daripada pelanggan melalui
emel.

55
i. ‘Purchase Order’ diterima daripada pelanggan melalui emel di Microsoft
Outlook.
ii. Save ‘Purchase Order’ ke dalam server mengikut nombor rujukan Quotation.

Rajah 4.3 Contoh fail-fail nombor rujukan Quotation yang terletak di dalam server.

iii. Selepas save, cetak dokumen Purchase Order bersama dokumen Quotation
dan Costing yang berada di dalam fail no rujukan Quotation yang berkenaan.

56
Rajah 4.4 Contoh dokumen pesanan pembelian yang diterima daripada pelanggan.

Rajah 4.5 Contoh dokumen Quotation.

57
Rajah 4.6 Contoh dokumen Costing.

iv. Menyediakan Purchase Acknowledgement dan Purchase Acceptance untuk


Purchase Order yang diterima daripada pelanggan untuk mengesahkan
pembelian.

Rajah 4.7 Contoh Purchase Order Acknowledgement.

58
Rajah 4.8 Contoh Purchase Order Acceptance.

v. Save dan print dokumen Purchase Order Acknowledgement dan Purchase


Order Acceptance.
vi. Letakkan di dalam fail untuk mendapatkan tandatangan daripada Sales
Engineer, Proposal Engineer dan Head Of Department.

59
Rajah 4.9 Fail-fail yang disediakan untuk memudahkan untuk mendapatkan
tandatangan.

vii. Merekod data pesanan pembelian pelanggan dalam Microsoft Excel (MI
ORDER 2018)

60
Rajah 4.10 Data-data Purchase Order yang diterima direkodkan ke dalam MI
Order 2018.

4.5.3 Menyediakan Purchase Requisition.

Dokumen ini dihasilkan oleh jabatan pengguna atau kakitangan stor untuk
memberitahu pembelian barang-barang yang perlu dibeli, kuantiti mereka, dan jangka
masa. Ia juga mungkin mengandungi kebenaran untuk meneruskan pembelian. Dokumen
ini juga dipanggil permintaan pembelian atau permintaan (requisition).

61
Rajah 4.11 Proses menyediakan Purchase Requisition.

(i)

(ii)

62
(iii)

(iv)

63
(v)

(vi)

64
i. Menghantar emel kepada Muhammad dan Kak Ita daripada Jabatan
Kewangan untuk request MI Number.
ii. Apabila pihak Jabatan Kewangan menghantar emel ‘done’ menandakan
MI No sudah dibuka, permintaan pesanan pembelian boleh disediakan
menggunakan komputer di Admin Common Area.
iii. Pilih software “Timberline” untuk menyediakan ‘Purchase Requisition’,
masukkan username dan password, kemudian log on.
iv. Click ‘Tasks’ dan click ‘Enter Requisitions’.
v. Isi ‘form’ tersebut dengan menggunakan maklumat daripada Purchase
Order, Quotation dan Costing.
vi. Apabila selesai mengisi maklumat yang diperlukan di ruang kosong, cetak
‘form’ ini dan pastikan ‘review’ sebelum cetak.
vii. Apabila sudah mencetak borang permintaan pesanan pembelian ini,
haruslah mendapatkan tandatangan daripada ‘Sales Engineer’, ‘Finance
Manager’ sebelum dihantar kepada ‘Supply Chain Management’ untuk
‘enter order’.
viii. Menghantar dan mencetak emel pembelian pelanggan.
ix. Apabila sudah menghantar dokumen-dokumen pesanan pembelian
(Purchase Requisition, Purchase Order, Quotation, Costing), haruslah
menghantar ‘acceptance of order’ kepada pelanggan melalui emel dan
mencetak emel tersebut untuk dimasukkan ke dalam fail ‘delivery records’
untuk dijadikan rekod pembelian.

4.5.4 Menghantar ‘Acceptance of Order’ kepada pelanggan melalui emel.

Acceptance of Order adalah permintaan yang disahkan oleh satu pihak kepada
yang lain untuk membeli, menjual, menghantar, atau menerima barang atau perkhidmatan
di bawah terma dan syarat tertentu. Apabila diterima oleh pihak penerima, suatu perintah
menjadi kontrak yang mengikat secara sah.

65
Rajah 4.12 Contoh acceptance of order yang dihantar kepada pelanggan melalui
emel.

i. Buka Microsoft Outlook.


ii. Click New Email.
iii. Isi alamat emel pelanggan pada ruangan ‘To’.
iv. Isi alamat-alamat emel staf ‘Field and Devices’ pada ruangan ‘Cc’.
v. Isi Purchase Order No pelanggan pada ruangan subjek.
vi. Attach dokumen Purchase Order Acknowledgement dan Purchase
Order Acceptance yang sudah ditandatangani.
vii. Isi detail tentang Purchase Order yang diterima daripada
pelanggan.
viii. ‘Click’ send.

4.5.5 Menyediakan Credit Note Instructions.

Credit Note Instructions atau memorandum kredit (memo) adalah dokumen


komersial yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli. Nota kredit bertindak sebagai
dokumen Sumber untuk jurnal Semula Jualan. Dalam erti kata lain, nota kredit adalah
bukti pengurangan dalam jualan.Ia juga boleh menjadi dokumen dari bank kepada

66
pendeposit untuk menunjukkan baki pendeposit sedang dalam keadaan selain daripada
deposit, seperti pengumpulan oleh bank nota pendeposit yang dapat diterima.

Rajah 4.13 Contoh dokumen Credit Note Instructions.

i. ‘Click’ template Credit Note Instructions yang terdapat dalam server.


ii. Isi details dengan menggunakan dokumen Purchase Order.
iii. Print dokumen-dokumen yang berkenaan.
iv. Attach dokumen-dokumen yang berkenaan bersama Credit Note
Instructions dan hantar kepada Jabatan Kewangan untuk proses
seterusnya.

4.5.6 Menyediakan Billing Instructions.

Billing instructions atau arahan pengebilan adalah pembayaran digunakan untuk


memaparkan kaedah pembayaran untuk tempahan bagi kakitangan meja depan, juruwang
dan lain-lain. Arahan penagihan yang jelas yang jelas akan membantu kedua-dua
kakitangan meja depan melakukan penyelesaian yang tepat kepada tetamu pada waktu
check out dan untuk mengelakkan pertikaian selanjutnya nanti.

67
Rajah 4.14 Contoh dokumen Billing Instructions.

i. ‘Click’ template Billing Instructions yang terdapat dalam server.


ii. Isi details dengan menggunakan dokumen Purchase Order.
iii. Print dokumen-dokumen yang berkenaan.
iv. Attach dokumen-dokumen yang berkenaan bersama Billing
Instructions dan hantar kepada Jabatan Kewangan untuk proses
seterusnya.

4.5.7 Menolak permintaan Quotation pelanggan melalui emel.

Quotation atau sebut harga pelanggan adalah penyata janji rasmi (dikemukakan
biasanya sebagai tindak balas kepada permintaan sebut harga) oleh pembekal berpotensi
untuk membekalkan barang atau perkhidmatan yang diperlukan oleh pembeli, pada harga
tertentu, dan dalam tempoh tertentu. Sebut harga juga boleh mengandungi syarat jualan
dan pembayaran, dan jaminan. Penerimaan sebut harga oleh pembeli merupakan
perjanjian yang mengikat kedua-dua pihak. Pelatih akan menjalankan tugas ini sekiranya
Proposal Engineer mengarahkan untuk menolak permintaan quotation tersebut kepada
pelanggan melalui emel.

68
Rajah 4.15 Contoh arahan emel yang diterima daripada Proposal Engineer
untuk decline quotation.

Rajah 4.16 Contoh emel yang dihantar oleh pelatih kepada pelanggan untuk
decline quotation.

i. Buka Microsoft Outlook.


i. Click New Email.

69
ii. Isi alamat emel pelanggan pada ruangan ‘To’.
iii. Isi alamat emel Proposal Engineer dan Sales Operator pada
ruangan ‘Cc’.
iv. Isi RFQ (Request For Quotation) No pelanggan pada ruangan
subjek.
v. Isi detail tentang penolakan permintaan quotation yang diterima
daripada pelanggan.
vi. ‘Click’ send.

4.5.8 Membuat pemfailan untuk dokumen OAC (Order Acceptance Checklist).

OAC (Order Acceptance Checklist) adalah dokumen yang disediakan oleh pihak
Jabatan Kewangan semasa sesebuah pembelian daripada pelanggan sedang diproses.
Dokumen yang perlu dikemukakan kepada pihak Jabatan Kewangan untuk menyediakan
OAC ini ialah salinan dokumen Purchase Order, Quotation, Costing, Purchase Order
Acknowledgement, Purchase Order Acceptance dan dokumen-dokumen yang berkenaan
seperti emel daripada pelanggan atau sebagainya. Tugas pemfailan ini akan dilakukan
setelah mendapatkan tandatangan daripada Head of Department, Sales Operator dan
General Manager.

70
Rajah 4.17 Proses membuat pemfailan dokumen OAC (Order Acceptance
Checklist).

(i)

(ii)

71
(iii)

(iv)

72
i. Mengambil dokumen-dokumen OAC yang sudah ditandatangani di
bilik General Manager dan sediakan fail OAC dan penebuk lubang.
ii. Menyusun dokumen-dokumen OAC mengikut MI Number.
iii. Menebuk semua dokumen OAC.
iv. Memasukkan semua dokumen ke dalam fail OAC yang telah
disediakan.

4.6 Kesimpulan

Laporan aktiviti ialah sebahagian daripada satu laporan yang sangat berguna
untuk masa hadapan kepada pelatih sebagai rujukan. Aktiviti dan tugasan yang diberikan
sangat membantu pelatih dari segi pengalaman dalam menempuh alam pekerjaan yang
sebenar. Tugasan yang diberikan juga berkaitan dengan pekerjaan yang sebenar sebagai
setiausaha. Ilmu yang diberikan tidak akan disia-siakan malah dapat membantu pelatih
menjadi seorang yang berkeyakinan tinggi.

Aktiviti yang ditugaskan oleh pelatih sangat berguna bagi masa depan setiap
pelajar. Pelatih pasti memanfaatkan setiap tugasan yang diberikan.

73
BAB 5

DAPATAN DAN
CADANGAN

74
BAB 5

DAPATAN DAN CADANGAN

Latihan industri penting kepada pelajar sebagai pelengkap kepada


penganugerahan sijil atau diploma kepada pelajar selepas menamatkan pengajian mereka.
Pelajar dinasihatkan untuk menjalani sesi latihan industri selama tempoh masa satu
semester yang telah ditetapkan oleh pihak Politeknik.

Sepanjang menjalani tempoh latihan industri di Foxboro (M) Sdn. Bhd, pelbagai
pengetahuan dan pengalaman perlu saya belajar dan ikuti. Walau bagaimanapun, tidak
semua sempurna dan terdapat jurang yang boleh diperbaiki supaya kerja dibuat dengan
lebih berkesan.

Terlalu banyak yang masih perlu dipelajari pada setiap hari kerana pasti ada
situasi yang berbeza yang memerlukan pelajar sendiri tahu bagaimana untuk berurusan
dengan situasi tersebut. Dengan setiap peluang yang diberikan, pelajar harus merebut
peluang yang wujud untuk pelajar-pelajar bagi melengkapkan diri mereka dengan
pengetahuan yang berguna dan dapat digunakan pada suatu hari nanti.

Di samping itu, sikap terbuka dan boleh menerima komen, pendapat mahupun
teguran adalah orang lain adalah satu sikap yang menggalakkan dan membolehkan pelajar
untuk memperbaiki kaedah untuk memastikan kualiti kerja.

75
Kursus latihan industri semula jadi bagi setiap pelajar di mana ia boleh membantu dan
mendedahkan pelajar kepada banyak perkara dan juga memberi manfaat kepada pelajar
itu sendiri. Cadangan yang membina atau idea yang bijak akan mempunyai kesan positif
kepada organisasi mereka sendiri untuk melihat kelemahan mereka sendiri dan
mengekalkan atau meningkatkan kelebihan yang sedia ada dalam menerajui dan
meneruskan perjuangan bagi organisasi itu sendiri untuk menjadi lebih maju dalam masa
depan yang kompetitif.

6.1 JURULATIH ATAU PELAJAR

Terdapat beberapa komen yang perlu dilakukan oleh setiap pelajar latihan industri dalam
pelbagai perkara. Antaranya ialah;

i. Membuat persediaan yang lengkap dan berkeyakinan tinggi

Sebelum pelatih menjalani latihan industri, tenaga pelajar perlu memastikan


bahawa keyakinan yang tinggi boleh dipamerkan semasa latihan industri dengan
persediaan sedikit atau peralatan yang diperlukan. Ia juga membantu untuk
memberi kesan yang positif kepada syarikat atau firma itu dan boleh memberikan
komitmen yang baik untuk latihan di seluruh industri.

ii. Pemilihan organisasi yang sesuai

Sebelum memulakan latihan industri, pelajar perlu membuat beberapa ulasan dan
memilih organisasi yang betul untuk menjadi serasi dengan bidang semasa
pengajian di politeknik. Ia bertujuan untuk membolehkan pelajar memohon apa
yang telah dipelajari dalam pengurusan organisasi untuk mengelakkan sebarang
konflik bidang masing-masing.

iii. Keghairahan dan semangat tinggi yang sepatutnya

Setiap pelajar mestilah mempunyai keazaman dan semangat yang tinggi untuk
mempelajari latihan industri dalam masa yang ditetapkan. Pelajar perlu

75
menanamkan perasaan tidak mudah berputus asa dalam melakukan aktiviti-
aktiviti kajian baru serta menunjukkan ketabahan dan juga perlu belajar dalam
bidang baru. Pelajar perlu bersedia untuk menangani pelbagai situasi yang sering
berlaku dalam pengurusan sesebuah organisasi seperti bantahan daripada
pelanggan, dimarahi pihak atasan dan sebagainya.

6.2 POLITEKNIK

Sebelum memulakan latihan industri, pihak Politeknik akan memberikan


pengetahuan dan gambaran kecil kepada pelajar untuk menjalani latihan industri. Walau
bagaimanapun, ia masih tidak mencukupi dan perlu diperbaiki oleh pihak Politeknik
sendiri supaya pelajar boleh berjaya dalam melengkapkan latihan industri. Antaranya
adalah seperti berikut;

i. Memberi penerangan yang jelas dan gambaran yang sempurna.

Politeknik adalah keperluan yang jelas untuk memberi tumpuan kepada objektif dan
skop latihan industri kepada semua pelajar tanpa sebarang masalah. Di samping itu,
keadaan utama kepada pelajar untuk mengelakkan rasa janggal semasa latihan industri
mereka. Buku laporan latihan industri sering memberi masalah kepada pelajar-pelajar
kerana kurang pendedahan dan penjelasan akan memberi petunjuk kepada penyediaan
laporan akhir. Oleh itu, pensyarah boleh menunjukkan contoh buku laporan latihan
industri telah diselesaikan untuk memahami dengan sepenuhnya oleh pelajar dan
membantu pelajar untuk menyediakan laporan akhir dengan betul.

ii. Lawati kuliah dan mengkaji untuk latihan industri pelajar

Politeknik perlu menyimpan lawatan dan kajian untuk pelajar latihan industri.
Tujuannya adalah untuk memantau organisasi mengikut kawasan yang diambil oleh
pelajar. Di samping itu, pensyarah boleh mengikuti perkembangan disiplin pelajar latihan
industri. Ia juga mencerminkan perhatian kepada pelajar politeknik untuk latihan industri.
Politeknik juga perlu mengetahui apa-apa masalah yang dihadapi oleh pelajar dan untuk
menyediakan jalan penyelesaian yang terbaik dalam apa jua keadaan.

76
6.3 ORGANISASI (FOXBORO)

FOXBORO merupakan organisasi yang mengikuti perkembangan dan menerima


pelajar untuk menjalani latihan industri. Semasa latihan industri, pelajar yang terlibat
dalam organisasi mempunyai banyak kerja untuk dipelajari dan pengalaman tersebut akan
dibawa ke dalam dunia pekerjaan yang sebenar selepas tamat pengajian. Justeru, terdapat
beberapa cadangan yang positif yang boleh digunakan oleh organisasi. Antaranya ialah;

i. Keperhatian tentang pandangan pelajar

Pihak organisasi boleh mengadakan mesyuarat ringkas dengan pelajar yang


menjalani latihan industri pada setiap bulan supaya pelajar boleh memberi pendapat
tentang kerja-kerja yang telah dilakukan. Di samping itu, pelajar juga boleh mengetahui
maklumat lanjut dalam sistem organisasi dan mempelajari segala ilmu yang baru kepada
mereka. Ia juga akan menutup sistem komunikasi dua hala antara pelajar dan pertubuhan-
pertubuhan ini boleh memberi banyak faedah kepada kedua-dua belah pihak.

ii. Teruskan pengambilan pelajar untuk latihan industri

Foxboro (M) Sdn. Bhd perlu terus mengambil pelajar latihan industri kerana ia adalah
sebuah organisasi yang boleh memberikan banyak pengalaman dan pengetahuan untuk
pelajar latihan industri. Dengan ini, pelajar dapat menjalani latihan industri dengan betul
dan berkesan.

iii. Pendedahan yang lebih mencabar

Organisasi adalah untuk mendedahkan pelajar bagaimana untuk menguruskan


sesebuah organisasi sebagai satu cara untuk berkomunikasi dan berkhidmat kepada
pelanggan. Ia juga melatih pelajar untuk berkomunikasi dan bersemuka dengan orang
ramai, terutamanya bagi organisasi yang menjalankan perniagaan dan melatih para
pelajar bagi memasuki rundingan dan promosi syarikat.

77
BAB 6

KESIMPULAN

78
BAB 6
KESIMPULAN

Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia (KPT) telah menetapkan semua pelajar


Politeknik untuk menjalani latihan industri sebagai syarat sebelum menerima ijazah untuk
sijil atau diploma. Latihan industri telah membawa banyak manfaat dan ganjaran kepada
setiap pelajar.

Latihan Industri adalah untuk mendedahkan pada para pelajar kepada suasana
persekitaran kerja yang sebenar. Ia adalah suasana yang berbeza di mana pelajar perlu
lebih berdisiplin, tanggungjawab, amanah dan profesional dalam setiap kes.

Sikap pintar juga amat penting untuk menangani masalah inventori peribadi untuk
memperbaiki dunia dalam memahami cabaran perniagaan dan ujian sama ada jatuh atau
meningkatkan prestasi sesebuah organisasi.

Sepanjang enam (6) bulan tujuh (7) hari, latihan industri ini bermula dari 25
Oktober 2017 sehingga 13 April 2018 di syarikat Foxboro (M) Sdn. Bhd, pelbagai
pengetahuan dan pengalaman telah saya perolehi.

Dengan itu, saya juga mampu menyemai kepercayaan dan tanggungjawab untuk
aktiviti-aktiviti atau kerja yang telah dilakukan. Banyak perkara baru yang telah saya
pelajari, antara yang boleh digubal adalah seperti berikut;

79
i. Dapat memahami dunia perniagaan dan pelbagai risiko dan
cabaran
ii. Belajar bagaimana untuk berkomunikasi dengan berkesan sama
ada dengan pelanggan mahupun kakitangan syarikat
iii. Boleh memahami dan mengkaji sistem pengurusan organisasi yang
memerlukan kemahiran yang tinggi
iv. Membangunkan tahap keyakinan yang tinggi untuk berurusan
dengan tingkah laku yang berbeza daripada individu yang berbeza
v. Pelajar boleh menimba ilmu dan pengalaman yang banyak sebagai
aset semula jadi untuk bergerak ke dalam dunia kerja yang sebenar
vi. Pelajar dapat membina hubungan yang baik di semua peringkat
masyarakat sama ada dengan pekerja kanan, orang bawahan atau
pelanggan yang datang berurusan.

Latihan industri telah memberi peluang untuk merasai keadaan mereka sendiri,
bekerja mempunyai banyak perbezaan dengan situasi pembelajaran mereka selama ini.

Di samping itu, Politeknik juga banyak memberi petunjuk dan pengetahuan


mengenai latihan industri untuk dilaksanakan dengan betul. Saya ingin mengucapkan
terima kasih kepada Politeknik Port Dickson dan syarikat Foxboro (M) Sdn. Bhd lantas
untuk menerima kehadiran saya dengan senang hati dan tidak pernah gagal untuk
memberi bimbingan dan tunjuk ajar dalam tempoh latihan industri ini.

Setelah tamat dalam latihan industri ini, saya lebih yakin dalam segala perkara
berbekalkan pengalaman bekerja dan saya sangat pasti bahawa ia akan berguna di alam
pekerjaan sebenar nanti.

Kesimpulannya latihan industri adalah untuk memberi manfaat kepada pelajar


nanti kerana ia membekalkan setiap pelajar dengan pengalaman dan pengetahuan yang
berguna. Justeru itu, pelajar boleh memberi komitmen yang baik kepada setiap tugas yang
diarahkan dan mendisiplinkan diri, terutamanya pekerjaan yang melibatkan
berkumpulan.

80
Syarikat Foxboro (M) Sdn. Bhd juga memberi banyak sokongan dan dorongan
kepada pelajar latihan industri dalam usaha untuk mendidik mereka dan mengajar
generasi masa depan pelajar kepada aspek-aspek pengurusan pejabat dengan masa depan
yang lebih cerah.

Secara keseluruhannya latihan industri adalah untuk mendedahkan pelajar kepada


dunia sebenar dan untuk mengajar pelajar menguruskan sebuah organisasi secara
sistematik untuk bersaing dengan ekonomi berdaya maju pada masa kini.

81
BAB 7

BIBILIOGRAFI/
RUJUKAN

82
BAB 7

BIBLIOGRAFI / RUJUKAN

Temuramah

1. Puan Kamariah Binti Mohamad. Head Of Sales Operations (4 April 2018)


2. Puan Amy Shazmin Binti Azmir. Senior Project Administrator (4 April 2018)
3. Puan Nadzatul Faten Afeeqa Binti Sairon. Proposal Engineer (4 April 2018)

Internet

1. http://www.foxmay.com.my/abt_history.php
2. http://www.picorp.com.my/about-corporate#board
3. https://en.wikipedia.org/wiki/Credit_note
4. https://en.wikipedia.org/wiki/Purchase_order
5. www.businessdictionary.com/definition/purchase-requisition.html

Buku

1. Aiena Binti Abdul Shukor. Buku Laporan Latihan Industri Politeknik Sultan
Idris Shah.
2. Nurul Amira Binti Mohd Yusof. Politeknik Tuanku Sultanah Bahiyah.
3. Ahmad Shafiq Bin Jamian. Politeknik Muadzam Shah.

83
BAB 8

LAMPIRAN

84
BAB 8

LAMPIRAN

8.1 BANGUNAN MERCU PICORP

85
8.2 LOBI MERCU PICORP

Receptionist di Lobi, Mercu Picorp

Ruang menunggu di Lobi, Mercu Picorp

86
8.3 PEJABAT FOXBORO (M) SDN. BHD.

Pintu hadapan pejabat Foxboro Suasana di dalam Foxboro

Bilik General Manager Foxboro Open Area di Tingkat 1

87
8.4 ANTARA JABATAN DALAM MERCU PICORP

JABATAN SUMBER MANUSIA

JABATAN KEWANGAN

88
8.5 BILIK GERAKAN DI MERCU PICORP

Store Room di Tingkat 1 Server Room di Tingkat 1

Activity Room di Ground Floor War Room di Tingkat 1

89
8.6 SISTEM YANG DIGUNAKAN OLEH FOXBORO

PORTAL SUS PETRONAS (SUPPLIER SELF SERVICE)

SERVER FOXBORO

90