Teknologi Informasi Akuntansi dan Manajemen

“SIKLUS PENDAPATAN, SIKLUS PENGELUARAN DAN SIKLUS PRODUKSI”

Makalah

Disusun untuk memenuhi sebagian tugas mata kuliah

Teknologi Informasi Akuntansi dan Manajemen

Disusun oleh:
Irma Farida Mutiara 0291802001
Robby Tanuwijaya 0291802004

PROGRAM STUDI
MAGISTER AKUNTANSI
JAKARTA
2018
 BAB I
PENDAHULUAN

Siklus adalah rangkaian dua komponen atau lebih yang saling berhubungan dan berinteraksi
untuk mencapai suatu tujuan. Sistem informasi adalah cara teratur untuk mengumpulkan,
memproses, mengelola dan melaporkan informasi agar organisasi dapat mencapai tujuan dan
sasarannya. Sistem informasi akuntansi adalah sumber daya manusia dan model dalam
organisasi, yang bertanggung jawab terhadap persiapan informasi keuangan dan informasi
tersebut diperoleh dari mengumpulkan dan memproses berbagai transaksi perusahaan (Romney
& Steinbert, 2003).
Sistem akuntansi memiliki 5 siklus sub sistem, yaitu :
1. Siklus pendapatan (revenue siklus)
2. Siklus pengeluaran (expenditure cycle)
3. Siklus produksi (production cycle)
4. Siklus penggajian (payroll cycle)
5. Siklus keuangan (financing cycle)

Kelima siklus diatas memberikan data transaksi pada buku besar dan pelaporan (General Ledger
& Reporting Systems) untuk pencatatan dan komunikasi yang berhubungan dan penyiapan
laporan keuangan dan laporan manjerial lainnya (Romney & Steinbert, 2003).

Dalam makalah ini kami akan membahas tiga (3) siklus sub sistem, yaitu :
1. Siklus pendapatan (revenue siklus)
2. Siklus pengeluaran (expenditure cycle)
3. Siklus produksi (production cycle)

Makalah ini mencoba menjelaskan bagaimana sistem informasi sebuah organisasi mendukung
tiap-tiap aktivitas, dengan bersinerginya aktivitas dalam perusahaan akan dapat menciptakan
harmonisasi dalam rangkaian kegiatan perusahaan yang berujung pada tingkat profitabilitas yang
diharapkan dan memastikan bahwa perusahaan/bisnis tersebut menyediakan manajemen
informasi yang andal. Kegagalan suatu sistem akan berdampak buruk pada kinerja perusahaan
bahkan dapat menciptakan ancaman akan terjadinya kecurangan.

Untuk setiap aktivitas, kami menjelaskan bagaiamana informasi yang diperlukan untuk
menjalankan dan mengelola aktivitas-aktivitas tersebut agar dapat dikumpulkan, diproses dan
disimpan. Dalam makalah ini kami juga akan menjelaskan pengendalian yang diperlukan untuk
memastikan tidak hanya keandalaan (Realibilitas) atas informasi, tetapi juga pengamanan atas
sumber daya organisasi. Sehingga ancaman terhadap penyalahgunaan prosedur pekerjaan pada
perusahaan dapat dihindari.
 BAB II
ISI

1, SIKLUS PENDAPATAN : PENJUALAN DAN PENERIMAAN KAS

Siklus pendapatan ( revenue Cycle) adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan
informasi tekait yang terus menerus dengan menyediakan barang dan jasa kepada pelanggan dan
menerima kas sebagai pembayaran atas penjualan tersebut.

Informasi eksternal yang paling utama dari siklus ini adalah dengan pelanggan. Informasi
mengenai aktivitas siklus pendapatan juga mengalir ke siklus akuntansi lainnya. Sebagai contoh,
siklus pengeluaran dan produksi menggunakan informasi mengenai transaksi penjualan untuk
memulai pembelian atau produksi atas persediaan tambahan untuk memenuhi permintaan. Siklus
manajemen sumber daya manusia/penggajiam menggunakan informasi mengenai penjualan
untuk menghitung komisi atas penjualan dan bonus. Fungsi buku besar umum dan pelaporan
menggunakan informasi yang dihasilkan oleh siklus pendapatan guna menyiapkan laporan
keuangan dan laporan kinerja.

Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempat yang tepat
saat yang tepat untuk harga yang sesuai. Untuk mencapai tujuan tersebut, manajemen harus
membuat keputusan-keputusan penting sebagai berikut :

1. Sampai sejauh mana produk dapat dan harus disesuaikan dengan kebutuhan dan
keinginan pelanggan.
2. Seberapa banyak persediaan yang harus dimiliki dan dimana persediaan tersebut harus
ditempatkan.
3. Bagaimana seharusnya barang dagangan dikirim ke pelanggan, haruskah perusahaan
menjalankan fumgsi pengiriman sendiri atau menggunakan pihak ketiga yang
berspesialisasi dalam bidang pengiriman / logistik.
4. Berapa harga optimaluntuk setiap produk atau jasa.
5. Haruskah kredit diperpanjang untuk pelanggan, jika demikian persyaratan kredit apa
yang seharusnya ditawarkan dan seberapa banyak kredit yang dapat diperpanjang untuk
setiap pelanggan.
6. Bagaimana pemabayaran pelanggan dapat diproses untuk memaksimalkan arus kas.

Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tersebut mengarah pada bagaimana sebuah perusahaan

menjalankan empat aktivitas dasar pada siklus pendapatan, yang antara lain :
1. Entri pesanan penjual
2. Pengiriman
 3. Penagihan
4. Penerimaan kas

1. Entri Pesanan Penjualan

Penerimaan pesanan dari para pelanggan yang mencakup :

a) Pengambilan pesanan pelanggan
b) Persetujuan kredit
c) Memeriksa ketersediaan persediaan
d) Manjawab permintaan pelanggan
Pesanan pelanggan harus diterima teapt waktu, lalu semua data yang dibutuhkan untuk
memproses pesanan tersebut dikumpukan dan dicatat secara akurat. Oleh sebab itu, untuk
memastikan akurasi yang menyeluruh harus dilakukan pemeriksaan edit, antara lain :
a) Pemeriksaan Validitas
b) Uji kelengkapan
c) Uji kewajaran Persetujuan kredit
Menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut. Internal
dokumen yang dihasilkan oleh order entry penjualan, seperti : Pesanan penjualan, Slip
pengepakan, dan Kartu pengambilan barang.

a) Mengambil pesanan Pelanggan,

Data pesanan pelanggan dicatat dalam sebuah dokumen pesanan penjualan. Pemeriksaan
mengungkapkan bahwa pesanan penjualan berisi informasi mengenai nomor barang, kuantitas,
harga dan syarat penjuaan lainnya.

Ancaman dan Pengendalian

Sebuah ancaman dasar selama entri pesanan penjualan adalah bahwa data penting mengenai
pesanan akan hilang atau tidak akurat. Ini tidak hanya menciptakan inefisiensi (sesorang harus
memanggil pelanggan kembali dan memasukan ulang pesanan ke dalam sistem), tetapi juga
mungkin secara negativ mempengaruhi persepsi pelanggan sehingga memberikan dampak
negatif bagi penjualan di masa depan. Sistem ERP (Enterprise resource planning) menggunakan
berbagai pengendalian edit entri data untuk menanggulangi ancaman ini. Sebagai contoh,
pengecekan kelengkapan dapat memastikan bahwa seluruh data yang diperlukan, seperti baik
alamat pengiriman dan penagihan sudah di masukan. Pencarian otomatis atas data referensi yang
sudah tersimpan dalam file induk pelanggan, seperti alamat pelanggan, mencegah kesalahan
dengan mengeliminasi entri data,

Sebuah anacaman kedua yang dikaitkan dengan aktivitas entri pesanan penjualan memerhatikan
keabsahan dari pesanan. Jika sebuah perusahaan mengirimkan barang ke seorang pelanggan dan
palanggan tersebut menolak untuk memasukan pesanan, maka ada kehilangan yang potensial
atas aset.

b) Persetujuan Kredit

Sebagian besar penjualan bisnis ke bisnis dibuat secara kredit, oleh karena itu, ancaman siklus
pendapatan lainnya adalah kemungkinan pembuatan penjualan yang kemudian menjadi tidak
tertagih. Membutuhkan otorisasi yang tepat bagi setiap penjualan kredit menurunkan ancaman
ini.

Batas Kredit (credit limit) adalah saldo maksimum yang diizinkan manajemen untuk seorang
pelanggan berdasarkan sejarah kredit masa lalunya dan kemampuan untuk membayar. Untuk
menjadi efektif, persetujuan kredit harus dilakukan sebelum barang dikeluarkan dari persediaan
dan dikirimkan ke pelanggan. Meskipun demikian, masalah akan terjadi, dan beberapa pelanggan
pada akhirnya tidak membayar utangnya. Oleh karena itu, pengawasan cermat atas piutang
sangat penting.sebuah laporan yang berguna untuk melakukan hal ini adalah “laporan umur
piutang” dimana laporan tersebut mencantumkan saldo rekening pelanggan berdasarkan lamanya
waktu yang beredar. Informasi yang disediakan oleh laporan tersebut berguna untuk
memproyeksikan waktu arus kas masuk masa depan yang terkait dengan penjualan.

c) Memeriksa ketersediaan persediaan

Selain mengecek kredit seorang pelanggan, tenaga penjualan juga perlu menentukan apakah
persediaan cukup tersedia untuk mengisi pesanan sehingga para pelanggan dapat mengetahui
tanggal pengiriman yang diharapkan.

Jika persediaan cukup tersedia untuk mengisi pesanan, maka penjualan tersebut terpenuhi. Jika
tidak ada persediaan di tangan yang cukup untuk mengisi pesanan, pemesanan kembali (back
order) akan dilakukan.

Ancaman dan Pengendalian

Catatan persediaan yang akurat sangat penting untuk mencegah kehabisan atau kelebihan
persediaan. Kehabisan stok akan menyebabkan kerugian penjualan jika pelanggan tidak bersedia
menunggu dan malah membeli dari sumber lain. Sebaliknya, kelebihan persediaan meningkatkan
biaya penyimpanan dan bahkan mungkin akan mensyaratkan penurunan harga siginfikan yang
dapat mengurangi profitabilitas.

d) Menjawab permintaan pelanggan

Layanan pelanggan sangat penting sehingga banyak perusahaan menggunakan paket perangkat
lunak khusus yang disebut sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM-Customer
Relationship Management System). Sistem CRM membantu organisasi menjelaskan informasi
mengenai para pelanggan untuk memfasilitasi layanan yang lebih efisien.

2. Pengiriman

Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah mengisi pesanan pelanggan dan
mengirimkan barang yang diminta. Proses pengiriman terdiri atas dua kegiatan yaitu memilih
dan mengepak pesanan dan mengirimkan pesanan.

a) Mengambil dan mengepak pesanan.

Langkah pertama dalam mengisi sebuah pesanan pelanggan melibatkan pengangkatan barang
yang benar dari pesediaan dan mengepaknya untuk pengiriman.
Ancaman dan pengendalian

Salah satu masalah potensial adalah risiko pengambilan barang yang salah atau dalam kuantitas
yang salah. Ancaman lainnya melibatkan pencurian persediaan. Selain hilangnya aset, pencurian
juga dapat membuat catatan persediaan tidak akurat, yang dapat menyebabkan masalah dalam
memenuhi pesanan pelanggan.

Beberapa prosedur pengendalian yang dapat mengurangi resiko atas pencurian persediaan.
Pertama persediaan harus disimpan dalam lokasi yang aman dengan akses fisik yang terbatas
(pengendalian ) kedua, seluruh transfer persediaan dalam perusahaan harus didokumentasikan.
Jumlah yang dicatat dalam persediaan harus direkonsiliasikan secara periodik dengan
perhitungan persediaan fisik ditangan.

b) Mengirim pesanan

Langkah selanjutnya setelah dikeluarkan dari gudang adalah barang dikirim ke pelanggan. hal
yang perlu di perhatikan ketika mengirim pesanan pelanggan adalah pilihan metode pengiriman.
Banyak perusahaan telah memiliki armada angkut sendiri untuk pengiriman, tetapi ada juga yang
menggunakan jasa pengriman dari pihak ketiga seperti DHL, Federeal Express atau jasa
truscking lokal lainnya.

Ancaman dan pengendalian

Ada dua masalah potensial dalam pengriman yaitu pencurian dan kesalahan pengiriman.
Pencurian dapat meningkatkan biaya karena pencurian akan mengakibatkan barang hilang tanpa
adanya pengembalian kas. Untuk mengatasai masalah pencurian adalah pengiriman dapat
diprotek dengan melengkapi asuransi pengiriman, sehingga jika terjadi pencurian maka biaya
atas perolehan barang yang dikirim dapat di ganti oleh asuransi. Sedangkan mengirim barang
atau kuantitas yang salah serta mengirim kealamat yang salah dapat menyebabkan ketidakpuasan
pelanggan, sehingga menyebabkan kerugian penjualan di masa depan atau dapat menyebabkan
kerugian jika pelanggan tidak mau membayar atas kesalahan pengiriman tersebut.

Untuk menanggulangi masalah ini, bagian pengiriman /logistik perusahaan dapat mencocokan
terlebih dahulu barang yang hendak di kirim dengan pesanan pelanggan baik nama barang,
jumlah barang yang dipesan, no pemesanan dan alamat pengiriman, serta menandai atau
memberi nomor dokumen pada kartu pengambilan atau pengiriman barang untuk menghindari
pengiriman berganda atau pengiriaman ulang untuk satu pesanan yang sama.
 3. Penagihan

Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan melibatkan penagihan para pelanggan, aktivitas
ini melibatkan dua tugas yang terpisah tetapi terkait erat yaitu penagihan faktur dan
pemeliharaan piutang, yang dijalankan oleh dua unit terpisah.

a) Penagihan faktur

Penagihan yang akurat dan tepat waktu untuk barang yang dikirm sangat penting, dokumen dasar
yang dibuat dalam proses penagihan adalah faktur penjualan (sales invoice) yang berisi informasi
mengenai jumlah yang harus dibayar dan kemana harus mengirimkan pembayaran.

Ancaman dan pengendalian

Salah satu ancaman yang terkait dengan proses penagihan faktur adalah kegagalan untuk
menagih pelanggan. pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan mengurangi risiko ini terjadi
dengan sengaja sebagai contoh, jika seorang pegawai melakukan dua tugas ini secara bersamaan
maka pegawai tersebut dapat mengirimkan barang keteman tanpa menagihnya.

Kesalahan penagihan seperti salah harga dan penagihan pelanggan untuk barang yang tidak
dikiirmkan, mencerminkan potensi anacaman lainnya. Penagihan yang berlebihan dapat
menyebabkan ketidakpuasan pelanggan dan penagihan yang kurang menyebabkan kerugian aset.
Kalkulasi yang tidak tepat atas pajak penjualan dapat menyebabkan denda dan pinalti. Untuk
mengurangi risiko ini, maka petugas penagihan (billing) dapat mencocokan dengan surat pesanan
pelanggan, dan membandingkan dengan surat pengiriaman (delivery order) dari bagian gudang
atau logistik.

b) Pemeliharaan Piutang

Fungsi bagian piutang yaitu menggunakan informasi dalam faktur penjualan untuk mendebit
rekening pelanggan dan berikutnya mengkredit rekening pelanggan ketika menerima
pembayaran.

Ancaman dan pengendalian

Kesalahan dalam memelihara rekening pelanggan dapat mengarah pada kerugian penjualan
dimasa depan dan juga dapat mengindikasikan pencurian kas.untuk meminimalkan risiko ini
maka dapat dilakukan pengecekan jumlah dari seluruh pembayaran pelanggan yang diproses
harus sama dengan perubahan total dari seluruh saldo rekening pelanggan. untuk memastikan
bahwa seluruh pengiriman atau penerimaan uang telah diproses, jumlah piutang pelanggan harus
di bandingkan dengan jumlah cek yang diterima. Rekonsiliasi harus dilakukan oleh sesorang
yang tidak terlibat dalam pemrosesan transaksi aslinya.

4. Penerimaan Kas

Langkah terakhir dalam siklus pendapatan adalah penerimaan dan proses pembayaran dari para
pelanggan. mengelola arus kas sangat penting untuk keseluruhan profitabilitas, oleh karean itu
perusahaan secara terus menerus mencari cara yang tepat untuk mempercepat penerimaan
pembayaran dari pelanggan.

Ancaman dan pengendalian

Tujuan utama dari fungsi penerimaan kas adalah untuk mengamankan pengiriman uang
pelanggan. pemisahan tugas adalah prosedur pengendalian paling efektif untuk mengurangi
risiko atas pencurian kas yang dilakukan oleh pegawai. Secara umum penerimaan uang atau cek
dari pelanggan harus diminilasir dan dialihkan dengan metode transfer langsung dari rekening
bank pelanggan ke rekening perusahaan.

2. SIKLUS PENGELUARAN : PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS

Siklus pengeluaran (expenditure cycle) adalah serangakaian aktivitas bisnis dan operasi
pemrosesasan informasi terakit yang terus menerus berhubungan dengan pembelian serta
pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk
meminimalkan total biaya perolehan dan pemeliharaan persediaan, perlengkapan, dan berbagai
layanan yamg diperlukan perusahaan.
Berikut adalah diagram siklus pengeluaran :
Ancaman dan pengendalian

Kesalahan dalam data induk pemasok dapat menyebabkan pemesanan dari pemasok yang tidak
disetujui, pembelian bahan baku yang kualitasnya rendah, pengiriman yang tidak tepat waktu,
pengiriaman pembayaran ke alamat yang salah dan penipuan pembayaran ke pemasok fiktif.
Untuk menghindari risiko tersebut maka perlu di lakukan pengendalian integritas pemrosesan
data dan pembatasan atas akses induk, mengumpulkan dan mengawasi data kinerja pengiriman
pemasok.

Terdapat empat aktivitas utama dalam siklus pengeluaran yaitu :

1. Memesan bahan baku, perlengakapan dan jasa
2. Penerimaan
3. Menyetujui faktur pemasok
4. Pengeluaran kas

1. Memesan bahan baku, perlengkapan dan jasa

Aktivitas bisnis utama yang pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan bahan baku,
perlengkapan dan jasa. Pemesanan ini terlebih dahulu melibatkan untuk mengidentifikasi apa,
kapan dan berapa banyak yang dibeli, kemudian memilih dari pemasok mana untuk membeli.

Pengelolaan persediaan adalah menjaga stok yang cukup sehingga produksi dapat berlangsung
tanpa gangguan bahkan jika persediaan yang digunakan lebih besar dari yang diharapkan atau
jika pemasok terlambat dalam pengiriman. Atas pengelolaan ini perusahaan dapat meminimalkan
biaya yang antara lain biaya pemesanan termasuk seluruh biaya terkait dengan pemrosesan
transaksi pembelian, biaya penyimpanan adalah biaya yang dikaitkan dengan penahanan
persediaan dan biaya kehabisan stok adalah biaya yang dihasilakn dari kekkurangan persediaan
seperti penjualan yang hilang atau penundaan produksi.

Sistem persediaan yang sering digunakan adalah Reorder point, Materials requirements
plannung dan just in time. Reoder point menentukan kapan untuk memesan berdasarkan waktu
pengiriman dan tingkat yang diinginkan untuk menangani fluktuasi yang tidak diharapkan dari
permintaan. Perencanaan kebutuhan material (MRP) berupaya untuk mengurangi tingkat
persediaan yang dibutuhkan dengan meningkatkan akurasi teknik perkiraan untuk menjadwalkan
pembelian dengan lebih baik guna memenuhi kebutuhan produksi, sedangkan sistem just in time
berupaya untuk meminimalkan, tetapi tidak mengeliminsai secara total

Ancaman dan pengendalian

Catatan persediaan yang tidak akurat dapat menyebabkan kehabisan stok yang akan
mengakibatkan pada hilangnya penjualan, menyimpan persediaan berlebih dapat meningkatkan
biaya bahkan kesalahan atas penginputan barang juga dalah meningkatkan biaya atas memesan
batrang yang tidak diperlukan dapat menjadi ancaman karena akan menimbulkan biaya
tambahan. Unntuk menghindari hal ini maka diperluakan proyeksi atas penyediaan barang dan
jasa dan diperlukan pengecekan fisik barang setiap hari.

2. Penerimaan

Aktivitas kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan atas barang yang
dipesan. Laporan penerimaan mendokumentasikan detail mengenai setiap pengiriman, menerima
pengiriman atas barang yang tidak dipesan menghasilkan biaya yang terkait dengan
pembongkaran, penyimpanan dan pengembalian barang tersebut. Dalam hal ini maka diperlukan
pengecekan atas barang yang diterima hanya yang dipesan saja dengan mencocokan dengan
kartu pesanan pembelian, penghitungan yang keliru juga dapat menyebabkan ancaman, karena
dapat mempengaruhi nilai yang akan di bayar oleh perusahaan.

3. Menyetujui faktur pemasok

Departemen bagian hutang menyetujui faktur pemasok untuk pembayaran, sebuah kewajiban
hukum untuk membayar pemasok timbul pada saat barang diterima tetapi ada juga yang
mengakui hutang pada saat faktur diterima. Ketika faktur pemasok diterima, departemen bagian
hutang bertanggung jawab untuk mencocokannya dengan pesanan pembelian dan laporan
penerimaan yang berkaitan.
 4. Pengeluaran kas

Aktivitas final dalam siklus pengeluaran adalah membayar pemasok, pemanfaatan atas diskon
pembayaran yang tepat waktu dapat mengurangi biaya yang ditanggung perusahaan, tetapi dalam
hal arus kas maka diperlukan ketersediaan kas yang cukup tinggi untuk dapat memenuhi
permintaan pembayaran dengan diskon pembelian. Adapun bebrapa ancaman yang sering
ditemui dalam pengeluaran kas adalah, pembayaran untuk barang atau jasa yang tidak di terima,
oleh sebab itu pengendalian atas verifikasi dokumen dan barang atau jasa yang diterima
sangatlah penting. Salain itu ancaman lain adalah pencurian atau penyalahgunaan dana.

3. SIKLUS PRODUKSI

Siklus produksi adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait
yang terus-menerus berhubungan dengan pembuatan produk. Siklus produksi merupakan
penghubung antar subsistem lain dalam system informasi sebuah perusahaan. Contoh dalam
system informasi siklus pendapatan menyediakan informasi yang digunakan untuk
merencanakan tingkat produksi dan persediaan. Sebagai balasannya, system informasi siklus
produksi mengirimkan informasi ke siklus pendapatan mengenai barang jadi yang telah
diproduksi dan tersedia untuk dijual.
Ancaman umum pada siklus produksi ada tiga yaitu :
a. Data induk tidak akurat atau tidak valid
Untuk pengendalian dapat menggunakan cara :
1) Pengendalian integritas pengolaan data
2) Pembatasan akses terhadap data induk
3) Tinjauan pada semua perubahan terhadap data induk
 b. Pengungkapan yang tidak diotorisasi oleh informasi sensitive
1) Pengendalian akses
2) enkripsi
c. Kehilangan atau kehancuran data.
Backup dan prosedur pemulihan bencana.

Empat aktifitas dasar dalam siklus produksi adalah :

1. Desain produk
Tujuannya adalah untuk menciptakan sebuah produk yang memenuhi kebutuhan
pelanggan dari segi kualitas, daya tahan, dan fungsionalitas sementara secara simultan
meminimalkan biaya produksi.
Aktivitas desain produk menghasilkan dua output yaitu :
a. Daftar bahan baku
Sebuah dokumen yang menyebutkan nomor bahan baku, deskripsi dan kualitas dari
tiap-tiap komponen yang digunakan dalam sebuah produk.
b. Daftar operasi
Sebuah dokumen yang menspesifikasikan urutan langkah-langkah untuk membuat
produk, peralatan apa yang digunakan dan membutuhkan waktu berapa lama untuk
setiap langkah-langkah dalam melakukan produksi.
Ancaman yang muncul pada pada design produk yang buruk mengakibatkan
kelebihan biaya. Cara pengendalian yang dapat digunakan dengan cara melakukan
analisis akuntansi biaya yang timbul dari pilihan design produk atau analisis garansi dan
biaya perbaikan.
2. Perencanaan dan penjadwalan
Tujuannya adalah untuk mengembangkan rencana produksi yang cukup efisien untuk
memenuhi pesanan yang ada dan mengantisipasi permintaan jangka pendek sekaligus
meminimalkan persediaan bahan baku dan barang jadi.
Terdapat dua metode umum yang digunakan dalam perencanaan produksi yaitu :
a. Manufacturing Resource Planing (MRP)
Pengembangan dari perencanaan sumber daya bahan baku yang berupaya untuk
menyeimbangkan kapasitas produksi yang ada dengan kebutuhan bahan baku untuk
memenuhi permintaan penjualan yang diperkirakan.
b. Lean Manufacturing
Pengembangan dari prinsip-prinsip system persediaan just-in-time untuk seluruh
proses produksi dan untuk meminimalkan atau mengeliminasi persediaan bahan baku,
barang dalam proses dan barang jadi.
Terdapat empat dokumen yang dihasilkan dari proses perencanaan dan penjadwalan
yaitu:
a. Master Production Schedule
 Digunakan untuk menentukan seberapa banyak tiap-tiap produk untuk diproduksi
selama periode perencanaan dan ketika produksi tersebut terjadi.
b. Pesanan produksi (Production Order)
Sebuah dokumen yang mengotorisasi pembuatan dalam kuantitas yang telah
ditentukan pada produk tertentu.
c. Permintaan bahan baku (Materials Requisition)
Mengotorisasi penghapusan kuantitas yang diperlukan bahan baku dari ruang
penyimpanan ke lokasi pabrik dimana bahan baku tersebut digunakan.
d. Kartu pemindahan (Move Ticket)
Dokumen yang mengidentifikasi transfer internal dari bagian, lokasi dimana bagian
tersebut ditransfer, dan waktu transfer.
Ancaman yang terjadi pada bagian perencanaan dan penjadwalan adalah kelebihan dan
dibawah target. Hal tersebut dapat dikendalikan dengan cara menggunakan system
perencanaan produksi yang tepat dan melakukan peninjauan, persetujuan jadwal dan
pesanan produksi serta melakukan pembatasan akses terhadap pesanan produksi dan
jadwal produksi.

3. Operasi produksi
Proses pembuatan produk yang sebenarnya. Cara aktivitas ditentukan berdasarkan jenis
produk yang diproduksi dan tingkat otomatisasi yang digunakan dalam proses produksi.
Proses produksi yang menggunakan berbagai bentuk teknologi informasi seperti robot
dan mesin yang dikendalikan komputer disebut Computer-Intergrated Manufacturing
(CIM).
Dalam mengimplementasikan Computer-Intergrated Manufacturing, terdapat sebuah
dokumen yaitu Request For Proposal yang berfungsi sebagai sebuah permohonan yang
ditawarkan oleh organisasi atau departemen bagi pemasok untuk mengajukan penawaran
guna memasok sebuah aktiva tetap yang memiliki karakteristik spesifik.
Ancaman pada operasi produksi adalah :
a. Pencurian persediaan
Pengendalian yang dapat digunakan untuk mengurangi pencurian persediaan dengan
cara
1) Pengendalian akses fisik
2) Dokumentasi dari semua pergerakan persediaan
3) Pemisahan tugas-penyimpanan asset dari pencatatan dan otorisasi penghapusan
4) Pembatasan akses terhadap data induk persediaan
5) Perhitungan persediaan fisik secara periodic dan rekonsiliasi dari perhitungan
tersebut terhadap kuantitas yang dicatat.
b. Pencurian aktiva tetap
1) Pencatatan terhadap persediaan fisk dari semua aktiva tetap
2) Membatasi akses fisik terhadap aktiva tetap
 3) Memelihara catatan detail dari aktiva tetap, termasuk pelepasannya.
c. Kinerja yang buruk dapat dikendalikan dengan melakukan pelatihan dan laporan
kinerja.
d. Investasi suboptimal dalam aktiva tetap dapat dikendalikan dengan melakukan
persetujuan yang tepat dari perolehan aktiva tetap, termasuk penggunaan permintaan
proposal untuk menjaring berbagai penawaran kompetitif.
e. Kehilangan persediaan atau aktiva tetap dikarenakan kebakaran atau bencana lainnya
dapat dikendalikan dengan cara melakukan pengamanan fisik seperti menyediakan
apar dan mengasuransikan aktiva tetap.
f. Gangguan operasi dapat dikendalikan dengan cara backup atau rencana pemulihan
bencana.

4. Akuntansi biaya
Terdapat tiga tujuan utama yairu :
a. Menyediakan informasi untuk perencanaan, pengendalian dan pengevaluasian kinerja
operasi produksi.
b. Menyediakan data biaya yang akurat mengenai produk untuk digunakan dalam
penetapan harga dan keputusan bauran produk
c. Mengumpulkan dan memproses informasi yang digunakan untuk menghitung nilai-
nilai persediaan dan harga pokok penjualan yang muncul dalam laporan keuangan
perusahaan.
Untuk mencapai tujuan pertama, system akuntansi biaya harus didesign untuk
mengumpulkan data secara real-time mengenai kinerja aktivitas produksi, sehingga
manajemen dapat membuat keputusan yang tepat waktu.
Untuk mencapai tujuan kedua, system akuntansi biaya harus mengklasifikasikan biaya
berdasarkan berbagai kategori dan kemudian menentukan biaya-biaya tersebut ke produk
tertentu dan unit organisasi. Dalam melakukan pengklasifikasian biaya, system akuntansi
biaya dapat menggunakan metode-metode sebagai berikut :
a. Perhitungan biaya job-order
Sebuah system biaya yang menentukan biaya ke batch produksi tertentu atau
pekerjaan.
b. Perhitungan biaya proses
Sebuah system biaya yang menentukan biaya ke masing-masing proses atau pusat
kerja dalam siklus produksi dan kemudian menghitung biaya rata-rata untuk semua
unit yang diproduksi.
Ancaman yang terdapat dalam akuntansi biaya adalah :
a. Data biaya yang tidak akurat
Dapat dikendalikan dengan cara otomatisasi data sumber dan pengendalian integritas
pengolahan data.
b. Alokasi yang tidak tepat dari biaya overhead dapat dikendalikan dengan
menggunakan perhitungan biaya berbasis akitivitas yang didorong waktu.
c. Laporan yang menyesatkan dapat dikendalikan dengna menggunakan metric kinerja
inovatif.
 BAB III
KASUS & PEMBAHASAN

PT SFS merupakan salah satu perusahaan dagang yang menjual produk oli untuk kebutuhan
Industri atau pabrik. PT SFS memiliki nilai penjualan yang setiap tahunnya mengalami
peningkatan yang signifikan, tetapi tidak sebanding dengan laba dan arus kas yang mereka
miliki. Meskipun penjualan meningkat, tetapi PT SFS kesulitan dalam memenuhi biaya
operasional dan laba yang di hasilkan cenderung menurun. Dengan kondisi tersebut maka PT
SFS kesulitan untuk memperoleh kredit atau tempo pembayaran dari Prinsipal dan sulit
mendapatkan pinjaman dana dari bank.Oleh karena keadaan tersebut maka management PT SFS
mulai menginstruksikan setiap departemen untuk menganalisa dan melaporkan penyebab atas
masalah yang dihadapi. Dan setelah ditelusuri ternyata ditemukan masalah :

1. Adanya penumpukan barang di gudang

2. Aging piutang yang terlalu tinggi
3. Biaya atas pengiriman yang meningkat
4. Banyaknya piutang yang tidak tertagih
5. Tingginya biaya pajak akibat penjualan
6. Tingginya biaya penjualan (marketing fee, komisi)
7. Tingginya tingkat retur penjualan
8. Tingginya biaya bunga pinjaman

Setelah ditemukan penyebab masalah yang terjadi didalam perusahaan, maka dilakukan
pembenahan atas sistem yang telah berjalan selama ini, yaitu manajemen membenahi prosedur-
prosedur yang berhubungan dengan pendapatan yang antara lain:

1. Prosedur order penjualan

2. Prosedur penentuan jumlah kredit
3. Prosedur pengiriman
4. Prosedur pencatatan piutang
5. Prosedur penagihan
6. Prosedur pembelian persediaan
7. Prosedur pembayaran

Dalam anlisa tentang prosedur order penjualan ternyata terjadi ketidakefektifan yaitu, banyak
terdapat order penjualan yang terinput secara berulang (double) hal ini dikarenakan tidak adanya
sistem penomoran yang baik. Dalam hal pengririman pihak logistik tidak memeriksa kembali
barang yang di kirim antara surat DO (delivery order), SPMB (Surat Perintah Mengeluarkan
Barang) & PO (Purchase order), setelah pengiriman terjadi menyebakan adanya tagihan kapada
pelanggan , tagihan kepada pelanggan yang umumnya pembelian secara kredit. Atas tagihan ini
tidak ada pembatasan atau limit yang di berikan kepada pelanggan.

Pada departement penagihan ternyata terjadi juga kelemahan yaitu pihak penagihan tidak gencar
dalam memfollowup pelanggan untuk segera membayar tagihan sehingga menyebakan aging
atau umur piutang menjadi lama atau lebih panjang.

Pada departemen logistik atau persediaan ditemukan kelemahan yaitu tidak adanya perencanaan
pembelian persediaan yang baik, sehingga menimbulkan persediaan berlebih digudang yang
sama artinya dengan penumpukan kas dalam bentuk persediaan.

Dalam laporan keuangan mencatat adanya biaya marketing fee dan biaya bunga yang meningkat
yang disebabkan karena komisi atas penjualan terus dijalankan atau dikeluatkan tetapi tidak
sebanding dengan piutang yang tertagih. Beban bunga meningkat karena adanya penumpukan
kas dalam bentuk persediaan di gudang, sehingga modal tidak dapat berputar dengan lancar dan
aliran kas tersendat yang menyebabkan pemabayaran hutang ke bank melampaui batas jatuh
tempo yang menyebabkan tumpukan beban bunga yang terus menggunung.

Adapun solusi atas kasus yang dihadapi oleh PT SFS adalah :

1. Dimulai dari salesmen menawarkan produk pada pelanggan yang didatangi, kemudian
surat pesanan di berikan kepada sales admin, untuk dapat di cek kelengkapan dan
keabsahannya ( nama PT, alamat, No PO, Tanggal PO, nama barang, jumlah, harga,
otorisasi dsb) jika sudah sesuai maka ada 2 perlakuan untuk pelanggan, jika pelanggan itu
membeli secara kredit, maka orderan tersbut diserahkan kepada bagian kredit untuk
dapay di Cek limit atau batasannya. Jika pelanggan masih memiliki limit maka formulir
pemesanan dapat diteruskan ke bagian Logitsik untuk dapat di lakukan pengiriman.tetapi
jika pelanggan membeli secara tunai maka formulir pemesanan dapat diteruskan ke
bagian Logitsik untuk dapat di lakukan pengiriman,
2. Bagian pengiriman dapat memeriksa jenis barang yang di pesan dalam formulir
pemesanan dan memasukan dalam armada pengiriman disertai dengan pembuatan DO
yang sesuai dengan barang yang dikirim dan harus sesuai dengan PO. Bagian pengiriman
juga harus memeriksa alamat pengiriman yang dituju. Untuk mencegah terjadinya
kekeliruan dalam pengiriman yang dapat menyebabkan biaya.
3. Ketika barang telah diterima oleh pelanggan, pastikan bahwa pelanggan mengakui telah
menerima barang, dengan meminta tanda tangan atau otorisasi dari pejabat pelanggan
yang berwenang, dan langsung memberikan dokumen tersebut kepada bagian billing
atau penagihan untuk dibuatkan tagihan.
4. Kembali biiling memeriksa keabsahan dokumen pelanggan dan DO yang telah di
otorisasi, apakah sudah sesuai dengan permintaan pelanggan dan pengiriman yang
 dilakukan. Jika sudah sesuai maka billing dapat menerbitkan tagihan, faktur pajak dan
mengirimkan tagihan tersebut ke pelanggan.
5. Ketika billing telah mencetak tagihan maka tagihan tersebut berubah menjadi piutang,
dan pihak penagiahan harus segera menagih kepda pelanggan dengan jumlah, waktu yang
tepat. Perlu ditambahkan juga team penagihan harus mengingatkan pelanggan atas
pembayatannya sebelum jatuh tempo atau menanyakan apakah surat tagihan yang
diberikan sudah sesuai atau masih perlu ada tambahan. Hal ini dilakukan untuk
meminimalkan ulah pelanggan yang cenderung menunda pembayaran.
6. Jika piutang tersebut sudah tertagih makan bagian penagihan wajib memeriksa jumlah
yang ditransfer dengan jumlah yang ditagihkan. Atau jiak pelangan membayar dengan
cek / giro maka bagian penagihan wajib memeriksa kelengkapan penulisan cek secara
benar.
7. Untuk bagian logistik dalam memenuhi persediaannya dapat melakukan perencanaan
pemesanan persediaan agar tidak terjadi penumpukan. Perencanaan dapat dilakukan
dengan mendiskusikan atau bertanya kepad para sales atas komitmen jumlah penjualan
merka yang tetntunya telah disetujui oleh pihak manajemen.dengan adanya perencanaan
pembelian ini, maka akan mengurangi atau mengefektivkan jumlah pembayaram dengan
efektifnya jumlah pembayaran maka kebutuhan modal dari bank akan dapat disesuaikan,
dan bunga bank juga akan ikut tersesuaikan
8. Untuk menekan angka komisi atau marketing fee maka perusahaan dapat mengubah
metode pemberian komisi, jika awalnya perusahan menghitung komisi dari jumlah
penjualan maka sekarang perusahaan dapat menerapkan metode pembagian komisi dari
umur piutang (lamnya piutang tertagih) semakin cepat piutang tertagih maka persentase
komisi lebih tinggi, jika piutang tertagih melampaui batas waktu maka komisi akan
dihanguskan. Hal ini untuk menciptakan sinergi antara sales dengan bagian penagihan.
Sales akan dengan senang hati membatu bagian penagihan utnuk mengejar pembayaran
dari customer.
9. Semakin cepatnya penagihan yang diperoleh dari pelanggan, maka aliran kas perusahaan
akan membaik.
 BAB IV
KESIMPULAN

A. Kesimpulan

Setiap bagian dalam suatu perusahaan memiliki peran dan fungsinya masing-masing yang sangat
penting dalam mendukung tecapainya profitasbilitas perusahaan. Tidak ada satu departemen
yang lebih diutamakan karean semua bagian saling bersinergi. Untuk mensinergikan fungsi dari
tiap departemen diperlukan sistem informasi.

Sistem informasi sebuah organisasi mendukung tiap-tiap aktivitas, dengan bersinerginya

aktivitas dalam perusahaan akan dapat menciptakan harmonisasi dalam rangkaian kegiatan
perusahaan yang berujung pada tingkat profitabilitas yang diharapkan dan memastikan bahwa
perusahaan/bisnis tersebut menyediakan manajemen informasi yang andal. Kegagalan suatu
sistem akan berdampak buruk pada kinerja perusahaan bahkan dapat menciptakan ancaman akan
terjadinya kecurangan.

B. Saran

1. Perlu adanya SOP secara tertulis untuk semua sistem yang diterapkan dalam perusahaan
2. Perlu adanya pembagian tugas yang jelas
3. Perusahaan perlu melakukan analitikal untuk setiap sistem akuntansi ( pendapatan, beban,
produksi, sumber daya dan keuangan ) secara periodik.
4. Perusahaan perlu melakukan audit internal untuk mengaudit sistem yang dijalankan oleh
masing-masing departemen